PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL PROYECTO "VENTANILLA UNICA ON- LINE, REINGENIERIA DE PROCESOS" PARA EL AYUNTAMIENTO DE JEREZ

Transcripción

1 PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL PROYECTO "VENTANILLA UNICA ON- LINE, REINGENIERIA DE PROCESOS" PARA EL AYUNTAMIENTO DE JEREZ

2 INTRODUCCIÓN La modernización o transformación continua del sector público constituye una necesidad de la sociedad actual, que exige a su Administración una mayor eficacia, eficiencia, calidad y una mayor orientación a la ciudadanía; y todo ello en un entorno cambiante y complejo. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, fija como objetivo fomentar el uso de las tecnologías de la información y comunicación en las actividades administrativas, para que, a partir del 31 de diciembre del 2009, todos los ciudadanos puedan relacionarse y realicen la totalidad de sus gestiones con las administraciones por medios telemáticos. La aprobación de esta ley, y la existencia de un entorno tecnológico que ha propiciado el desarrollo de herramientas cada vez más accesibles y potentes, es el resultado de la evolución de la sociedad contemporánea y del acceso abierto y cada vez más ágil a las nuevas tecnologías que ha comportado un nuevo modelo de relación entre los ciudadanos y la administración. Todos estos cambios permiten redefinir el modelo de prestación de servicios, de atención y de relación con los ciudadanos. Conscientes de este hecho, el Ayuntamiento de Jerez, con espíritu crítico y una especial preocupación por la mejora permanente, ha decidido realizar una evaluación del trabajo desarrollado hasta la fecha, y que pretende: Obtener una visión general, integrada y completa, de la actual Gestión Administrativa del municipio de Jerez. Conocer el grado de cumplimiento de todos los objetivos hasta la fecha, analizar las razones que han motivado las principales desviaciones. Conocer las principales áreas de Administración sobre las que es preciso actuar. El Ayuntamiento de Jerez plantea la extensión de sus procesos con el objetivo de buscar la máxima eficacia y eficiencia de los mismos, y así ofrecer a los ciudadanos de Jerez un servicio de calidad con el mayor rendimiento de los servicios disponibles, a través de una ventanilla única adaptada a la directiva de Servicios Los principales motivos que originan este análisis-diagnóstico se pueden resumir en la obtención de agilidad y eficacia de los procesos mediante una mayor autonomía, donde la capacidad de interlocución, la rapidez en la gestión y la flexibilidad de las estructuras son elementos prioritarios. En definitiva se persigue la mejora continua de la calidad de los servicios y satisfacción de los usuarios, La ciudadanía. 1. OBJETO El objetivo principal del proyecto es el análisis, diseño y puesta en explotación de nuevos procedimientos de gestión para su integración con el Sistema de Información Municipal así como con la "carpeta ciudadana ( con la consiguiente adaptación a la normativa europea de la "Directiva de Servicios".

3 Con ello se pretende obtener una mejora de los servicios prestados y de la eficiencia de los mismos, incluyendo: Orientación al ciudadano: Acercar la actividad del Ayuntamiento del municipio de Jerez a las necesidades de los ciudadanos, clientes y de la sociedad en general, mediante la reorientación de sus procesos. Mejora de la eficiencia de la relación de la administración con sus ciudadanos, empleados y proveedores. Extensión de los procesos y procedimientos clave que se llevan a cabo en el Ayuntamiento. Automatización e informatización, para simplificar y racionalizar los procedimientos, como para acercar a los ciudadanos la Administración electrónica. Adaptación de la Ventanilla Única a la Directiva de Servicios. Objetivos estratégicos establecidos para el proyecto: 1. Mejorar y facilitar las relaciones entre los ciudadanos/empresas y la Administración, incrementando la oferta de servicios que puede ofrecer a través de distintos canales y extendiendo, a través del uso generalizado de las nuevas tecnologías, la Administración 24 horas. 2. Simplificar la tramitación administrativa, tanto externa como interna sobre la base de que una Administración moderna facilita las gestiones y trámites que realiza el ciudadano/empresa, reduce los tiempos de respuesta y mejora la gestión interna de sus procesos. 3. Implicar a toda la organización para conseguir una Administración más moderna y racional que permita la asunción plena de responsabilidades y la promoción de ideas e iniciativas, orientadas a la mejora de las condiciones de trabajo, así como a la adaptación de la organización a las necesidades y exigencias demandadas por el ciudadano/empresa. 4. Extender y generalizar las nuevas tecnologías. Este factor colabora directamente en la consecución de los objetivos citados anteriormente, lo que redundará en una mejora continua de los servicios prestados por el Ayuntamiento de Jerez. 5. Alcanzar un mayor grado de eficiencia en el funcionamiento de la Administración local. No sólo se trata de mejorar la calidad de los servicios públicos prestados, sino que además debe hacerse teniendo presente que el municipio gestiona recursos públicos, por lo que su adecuada utilización se considera algo prioritario en cualquier política de calidad, teniendo como objetivo la utilización de los menores costes posibles para la consecución de los fines establecidos. 7. Con la adaptación de la Ventanilla Única a la Directiva de Servicios, los proveedores de servicios dispondrán de un medio electrónico que permita obtener toda la información sobre los procedimientos y trámites necesarios para el acceso y ejercicio de una actividad de servicios, así como realizar estos trámites por vía electrónica a través de un único punto ante la autoridad competente.

4 2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS TRABAJOS A REALIZAR El proyecto consistirá en desarrollar sobre la plataforma del Sistema de Información Municipal ya disponible del Ayuntamiento de Jerez, un mínimo de 30 nuevos procedimientos que se detallaran al inicio del proyecto, así como la construcción de los servicios necesarios, adaptados a la directiva de servicios promulgada por la unión Europea, para su integración dentro de la carpeta ciudadana del portal telemático municipal "via010.com". Esto permitirá a los ciudadanos el acceso electrónico y la realización de transacciones completas relativas a un conjunto de trámites administrativos, a través de la Carpeta Ciudadana existente. Asimismo, la reciente Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, establece los requerimientos básicos que han de inspirar y cumplir un proyecto de las características del reseñado. En consecuencia, las ofertas que se presenten a este procedimiento abierto deberán estar adaptadas a las estipulaciones y objetivos definidos por la mencionada ley. El objeto de los trabajos incluidos en el contrato que regula este pliego es la implantación de los sistemas y servicios necesarios para cumplir con los siguientes objetivos: Dar cumplimiento a la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Mejorar la eficacia y la eficiencia de la gestión municipal y de los servicios municipales por medio de la implantación de las técnicas e instrumentos que aportan los nuevos modelos de gestión y tecnológicos. Promover y facilitar las relaciones con la ciudadanía mediante la habilitación de nuevos canales de comunicación y tramitación telemática. Para alcanzar los objetivos de este contrato la empresa adjudicataria llevará a cabo los trabajos de consultoría, desarrollo, asistencia técnica y asesoría jurídica necesarios para: Desarrollo, instalación, parametrización y despliegue de los procedimientos administrativos que se detallen sobre el Sistema de Información Municipal que ya se encuentra desplegado en el Ayuntamiento de Jerez. La integración de los nuevos procedimientos y funcionalidades requeridas, a través de la construcción de los servicios necesarios, en la Carpeta Ciudadana existente en la actualidad dentro de la sede electrónica del Ayuntamiento de Jerez. La simplificación, racionalización, reingeniería e implantación de un mínimo de 30 procedimientos de gestión municipal que se definirán durante las fases iniciales del proyecto. Integración con el sistema de pago telemático y plataforma de firma (@firma) actualmente existente en el Ayuntamiento de Jerez. La transferencia tecnológica de los productos a implantar y la formación a usuarios del sistema, administradores y técnicos de la plataforma. La asistencia, asesoramiento y soporte durante todo el proceso de implantación y despliegue de los nuevos sistemas y procesos de gestión. La definición y ejecución de las acciones necesarias para una gestión eficiente del cambio.

5 3. REQUISITOS 3.1 Plataforma Tecnológica Se detallan a continuación las especificaciones tecnológicas en las que actualmente se sustenta tanto el Sistema de Información como la Carpeta Ciudadana, plataforma esta donde deberá operar los nuevos desarrollos: Sistema de Gestión (Sistema de Información Municipal) o Tecnología Cliente/Servidor o Desarrollo bajo PowerBuilder 11.5 o Base de datos SQLServer 2008 Entorno Web o Capa de Servicios Contrucción bajo PowerBuilder 11.5 Publicación bajo el monitor de transacciones EAServer. o Capa de Presentación ASP.NET MVC bajo c# 3.1 Requisitos Funcionales Se detalla a continuación las especificaciones funcionales que deberá tener el Sistema, estas se consideran umbrales mínimos, debiendo el licitador incluir cualquier otro elemento/funcionalidad no descrito específicamente y que sea necesario para el correcto funcionamiento del conjunto. Los procedimientos objetos del contrato, deberán integrarse dentro del Sistema de Información Municipal, utilizando el sistema de gestión de expedientes, registro de entrada y gestión documental actualmente en explotación. El Sistema propuesto deberá adaptarse a las interfaces gráficas actualmente existentes, tanto en la parte de gestión como en el navegador (interfaz web). Los servicios generados para su integración con la carpeta ciudadana y objeto de este contrato serán desplegados dentro de la actual carpeta del ciudadano, desarrollada por Ayuntamiento de Jerez, ajustándose a los requerimientos y restricciones tecnológicas de la misma. Se adaptará a la Plataforma de Firma actualmente en explotación (@Firma) 4. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO 4.1 Dirección del Proyecto Se formará un comité para la Dirección del Proyecto, que estará formado por un representante de la empresa Municipal Jesytel perteneciente al Ayuntamiento de Jerez, que tendrá la condición de Director de Proyecto, y un representante de la empresa adjudicataria que tendrá la condición de Jefe de Proyecto.

6 El Jefe de Proyecto realizará el seguimiento continuo de la evolución del proyecto, informando semanalmente al Director de proyecto. Además, el Jefe de Proyecto y el Director de Proyecto mantendrán reuniones mensuales para la revisión del grado de cumplimiento de objetivos. 4.2 Planificación del Proyecto Se elaborará un Plan de Trabajo que defina las tareas a realizar y los resultados a obtener en cada caso. Se aportará también la secuencia y el calendario/cronograma de módulos o agrupación de funcionalidades que se proponga seguir, así como los entregables obtenidos en cada fase. Este plan contemplará como mínimo el análisis y definición de alcance del Proyecto; diseño funcional, diseño técnico; desarrollo; plan de pruebas e implantación controlada, instalación completa del sistema, y formación a administradores y a usuarios del sistema. El plazo máximo de ejecución de los trabajos se estipula en 6 meses de duración. 4.3 Transferencia Tecnológica Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato el adjudicatario se compromete, en todo momento, a facilitar a las personas designadas por el Ayuntamiento a tales efectos, la información y documentación que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos, y herramientas utilizados para resolverlos. 5. DOCUMENTACIÓN 5.1 Consideraciones generales La documentación se entregará de forma que permita su revisión y actualización, así como el seguimiento adecuado del Proyecto por parte de los responsables designados por el Ayuntamiento. La documentación se entregará en papel y en soporte digital. La empresa adjudicataria será la responsable de mantener actualizada la documentación del proyecto a lo largo del mismo. 5.2 Documentación a entregar durante la ejecución del proyecto A continuación se enumeran los documentos que deben ser entregados al Ayuntamiento de Jerez como resultado de la ejecución de las distintas fases del proyecto objeto de este pliego: Plan detallado de trabajo. Análisis y definición del alcance del Proyecto. Documento de requisitos del sistema.

7 Documento de diseño funcional o especificación funcional de los procedimientos. Estructura del modelo de datos. Documento de diseño técnico. Documentación técnica de los desarrollos. Plan de pruebas. Plan de implantación. Manuales de usuarios según perfil. Información asociada a cada procedimiento implantado: descripción detallada, diagrama de flujo, la normativa de aplicación, documentos asociados al procedimiento, etc. Plan de Formación. La última versión de los fuentes de todos los módulos y componentes desarrollados e implantados expresamente para el proyecto por parte del adjudicatario. 6. PERÍODO DE GARANTÍA Y NIVELES DE SERVICIO En las ofertas deberán figurar las condiciones generales de garantía, así como el periodo ofertado, que será como mínimo de un año, contado a partir del acta de recepción conforme del objeto del contrato. Sin menoscabo de prestaciones adicionales que pudieran ofrecerse, el Servicio de Garantía incluirá un Servicio de Soporte que comprenderá: La resolución por la empresa adjudicataria de todas las incidencias o errores de funcionamiento de los elementos ofertados que se comuniquen por los servicios municipales o sean detectados por la propia empresa, incluyéndose en el apartado de incidencias aquellas producidas por actualización de versiones de cualquiera de los elementos software relacionados con el sistema producto de esta contratación. Suministro de nuevas revisiones / versiones de los elementos ofertados que vayan apareciendo en el mercado a lo largo del período de garantía y mantenimiento. La conclusión de la documentación incompleta y subsanación de la que contenga deficiencias. 7. PROPIEDAD INTELECTUAL DE LOS TRABAJOS El adjudicatario aceptará expresamente que la propiedad intelectual de todos los documentos, desarrollos y resultados de los trabajos realizados quedará en poder del Ayuntamiento, quien los podrá poner a total disposición de otras Corporaciones, así como transformarlos, reproducirlos o divulgarlos total o parcialmente. 8. CONTENIDO DE LAS OFERTAS Con independencia de la información que voluntariamente el licitador pueda adjuntar a su oferta, éste deberá incluir, como mínimo y en este orden, una Memoria Técnica donde se describa con la suficiente precisión la siguiente información: Planteamiento del licitador en relación al proyecto Descripción Técnica de la Solución Propuesta Arquitectura software, Tecnologías y Productos empleados

8 Relación de componentes de la Solución Tecnológica Memoria descriptiva (Metodología, Calidad, etc.). Descripción del Equipo Técnico del Proyecto Calendario Detallado de Ejecución del Proyecto Garantía y Confidencialidad Referencias en proyectos similares 9. PLAZO DE ENTREGA En la oferta que se realice, se especificará el plazo de entrega del conjunto del proyecto objeto del presente pliego, no pudiendo ser superior a 6 meses. 10. PRESUPUESTO El valor estimado de la oferta, según los términos relacionados en el presente pliego de condiciones, no superará la cantidad de CIENTO OCHENTA MIL euros ( ) incluido el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).