UNIVERSIDAD AUSTRAL DE CHILE VICERRECTORIA DE FINANZAS Y APOYO MANUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA UNIDADES ACADÉMICAS DESCENTRALIZADAS

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1 UNIVERSIDAD AUSTRAL DE CHILE VICERRECTORIA DE FINANZAS Y APOYO MANUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA UNIDADES ACADÉMICAS DESCENTRALIZADAS VALDIVIA CHILE 1991

2 Manual de Ejecución Presupuestaria Unidades Académicas Descentralizadas Presentación Uno de los aspectos que incidirá en el mejoramiento de la eficacia Institucional, dice relación con el propósito de la autoridad universitaria, en orden a descentralizar la ejecución presupuestaria de los diversos programas que desarrollan las unidades académicas. La actividad académica por su naturaleza, debe configurarse con una alta dosis de dinamismo, la cual solo es posible al disponer de suficiente autonomía administrativa para asumir los procedimientos que implican una decisión económica, respecto a que alternativa de gasto o Inversión, es más aconsejable con los recursos disponibles para el efecto. Esta mayor responsabilidad de las unidades ejecutoras en asuntos operativos de gestión, si bien les recarga administrativamente su accionar, les debiera facilitar la expedición de sus requerimientos de bienes y servicios, sin que esto, implique una pedida de la capacidad de control y evaluación Institucional. Sin embargo, es conveniente tener presente, que el sano propósito de descentralización de las decisiones de carácter económico, no debe confundirse con medidas de duplicación de funciones o tareas en lo administrativo, por cuanto de generarse un fenómeno así, sólo agravaría la ineficiencia organizacional, cuyas consecuencias serian de desorden y descontrol. La descentralización de aspectos administrativos en las unidades responsables de materializar las funciones universitarias, debe entenderse como una acción complementaria con los organismos centrales, mediante una adecuada coordinación entre la oportuna ejecución y el adecuado control que debe imperar en la organización, sujeto a las normas establecidas de general aplicación. El presente manual, ha sido elaborado con el fin de servir de guía de consulta permanente, a las unidades académicas que asuman responsabilidades relacionadas con la descentralización, en cuanto a las normas y procedimientos que regulan los aspectos administrativos de la ejecución presupuestarla. El volumen de operaciones económicas que se generan por el normal desarrollo de las funciones propias de una Universidad, Hacen indispensable el disponer de ágiles procedimientos para atender oportunamente las múltiples y heterogéneas demandas, que surgen en materias tales como: administración financiera, personal, bienes y servicios y administración de inversiones.

3 Cualquier duda que surja en su aplicación, podrá ser consultada a la Dirección de Finanzas o a cualquiera de sus departamentos dependientes, según sea el caso. Es conveniente resaltar, que la voluntad de descentralizar que Impulsa la actual administración de la Universidad, se origina en el convencimiento, de que sólo el total compromiso personal de cada miembro académico, con las tareas y responsabilidades que le competen en el desempeño de sus funciones de docencia, Investigación y extensión, constituyen la base motivacional, que con esfuerzo y creatividad, permitirá superar las limitaciones o carencias que actualmente nos afectan. Las tareas y responsabilidades administrativas que ahora pretenden radicarse Junto al hacer de cada programa académico, obligan a la organización central de los asuntos económicos y administrativos, a mejorar cualitativamente sus obligaciones, reorientando su accionar, hacia la entrega de una mayor capacidad de análisis para la toma de decisiones, a la propia organización académica, como también, a las distintas autoridades y organismos responsables del gobierno universitario.

4 Capítulo I Normas y Procedimientos de Ejecución Presupuestarla Descentralizada En este capitulo, so describirán sucintamente, los diversos procedimientos de cada uno de los aspectos que inicialmente se administrarán en forma descentralizada por las unidades académicas básicas, sin perjuicio que de manera paulatina, se vayan incorporando a esta concepción, otras materias que se estimen convenientes y posibles. Se entiende que aquellos asuntos de ejecución presupuestarias no mencionados en este Manual, se regulan en su administración, por las normas pertinentes de general aplicación. Por unidad descentralizada, se entenderá aquella unidad o programa académico, que es generador de recursos propios en forma permanente y que Justifique por su volumen, el actuar de manera ágil en su administración, sin menoscabo de los requerimientos de control central para fines de información relevante a las autoridades superiores de la Universidad. Este tipo de unidades, deberán cumplir toda las condiciones y exigencias que se fijen por la Vicerrectoría de Finanzas y Apoyo Administrativo, para la administración de una cuenta corriente bancaria, disponible exclusivamente para cursar los pagos de los bienes y servicios adquiridos sin intervención de los organismos centrales de la Universidad y conforme a los procedimientos descritos en el presente Manual. Los procesos de ejecución presupuestaria que se canalizarán de manera descentralizada total o parcialmente y por consiguiente sujetos a un procedimiento especial, serán los siguientes : 2.1 Administración Descentralizada de Cuenta Corriente Mancarla 2.2 Emisión de Guías de Despacho y Facturación 2.3 Ingresos de Fondos a la Universidad 2.4 Abono de Intereses a Ingresos Propios 2.5 Sumas a Rendir y bendiciones de Cuentas 2.6 Adquisiciones Descentralizadas 2.7 Adquisición de Material Bibliográfico 2.6 Alhajamiento y Equipamiento de Oficinas 2.9 Alimentos y Bebidas en el desempeño de funciones 2.10 Gastos de Representación 2.11 Honorarios por Trabajos Específicos 2.12 Suscripciones a Diarios y Revistas

5 2.13 Traslado o estadía de terceras personas o invitados 2.14 Venta ocasional de bienes y servicios por partes de terceras personas a la Universidad 2.15 Anexos 2.1 Administración Descentralizada de Cuenta Corriente Bancaria De su Autorización a) Las Facultades que generen recursos propios y que por consecuencia requieran de agilidad en la ejecución de sus presupuestos asignados, podrán, a través de su Decano, solicitar a la Vicerrectoría de Finanzas y Apoyo Administrativo, la apertura de una cuenta corriente bancaria, destinada a solventar los pagos provenientes de requerimientos de gastos incurridos de manera descentralizada con cargo al presupuesto de alguna de sus unidades o subprogramas y de acuerdo, a las normas que rigen este tipo de operaciones administrativas en la Universidad y a las cuales se refiere el presente Manual. La Vicerrectoría de Finanzas y Apoyo Administrativo evaluará cada solicitud y determinara la cuantía de los fondos que se dispondrán por la vía de una cuenta corriente autónoma. b) Aprobada la solicitud de la cuenta corriente, el Departamento de Tesorería de la Corporación, iniciará las gestiones tendientes a obtener la apertura de la cta. cte. previa selección del Banco, lo que se avisará a la unidad respectiva. c) Obtenidos los antecedentes de Identificación de la cuenta corriente bancaria, estos deberán ser remitidos a la Fiscalía, para la confección del respectivo mandato, el cual, deberá individualizar expresamente el banco y el número de la cuenta corriente para el cual se está otorgando. Este documento, debe contemplar la delegación en a lo menos tres apoderados como firmas responsables de la dotación estable de la respectiva Facultad, que podrán determinarse entre quienes ocupen cargos como los siguientes, teniéndose presente, que cualquiera sea la combinación de las tres firmas autorizadas para administrar la cuenta, deberá siempre encontrarse la del respectivo Decano : - Pro decano; - Secretario Académico; - Director de Instituto, - Encargado Administrativo De su Apertura a) La cuenta corriente debe ser a nombre de la Universidad, Incorporando la identificación de la Facultad responsable de su administración. b) Se deberán llenar los respectivos registros de firma de las personas autorizadas, conforme a lo establecido en el mandato de delegación del Rector.

6 2.1.3 De su Operatoria a) Los abonos a la cuenta corriente, corresponderán sólo a los depósitos por los montos autorizados y girados por la administración central para la reposición de los fondos a mantener en cuenta corriente, según se establece en el punto a, de este Manual. b) Todo movimiento que registre la cuenta corriente, debe contar con la debida documentación de respaldo, conforme a las exigencias del respectivo procedimiento administrativo contable, que regula el tipo de operación a que corresponde. c) Todo giro de cheque dará origen a la emisión de un Comprobante de Egreso, de uso Interno de cada macrounidad, cualesquiera sea el sentido que lo origine. Este documento debe contener los datos fidedignos del cheque y se extenderá en cuadruplicado con la distribución siguiente: - Original: Unidad Emisora, - Duplicado: Interesado, - Triplicado: Departamento de Contabilidad y Presupuestos, - Cuadruplicado: Digitación. d.) los cheques deben ser extendidos en forma manual por el encargado administrativo y junto con el comprobante de egreso y la documentación sustentante, entregados para la firma de los mandatarios. e) Los cargos efectuados a través de giros de cheques o de transferencias bancarias, deben siempre llevar la firma de dos mandatarios. Aquellos cargos efectuados directamente a la cuenta corriente por el banco, deberán contar con la autorización escrita de los apoderados y respaldados por el respectivo documento emitido por la entidad bancaria. f) Los talonarios de cheques necesarios para la operación de la cuenta corriente, por tener el carácter de especies valoradas, deben ser retirados por una persona debidamente autorizada por los mandatarios de la cuenta y custodiados adecuadamente por alguno de los apoderados de la misma De su Financiamiento y Uso a) Los fondos, serán transferidos periódicamente por el Departamento de Tesorería, mediante un depósito en la respectiva cuenta corriente bancaria, en función de los ingresos generados y del saldo disponible a la fecha de la reposición, previo análisis de los antecedentes y sus respectivas rendiciones de gastos aceptadas por el Departamento de Contabilidad, habida revisión y validación de la documentación sustentatoria pertinente. Las macro-unidades deberán programar mensualmente sus necesidades de caja e informar al Departamento de Tesorería para el traspaso de fondos correspondientes.

7 b) Una vez depositados los fondos, el Departamento de Tesorería remitirá al encargado administrativo de la macro-unidad la documentación sustentante del depósito en cuenta corriente, para su registro en el respectivo Libro Banco. c) Los giros o cargos a la cuenta corriente, deberán corresponder a cheques emitidos, sobre los cuales exista documentación sustentatoria y fidedigna. Esta documentación deberá ser remitida al Departamento de Contabilidad hasta antes del 2º día del mes siguiente, como plazo máximo, para su control y registro respectivo lo que habilitará a la unidad para solicitar la reposición de fondos en su cuenta corriente. Se deberá adjuntar a la documentación la programación de gastos correspondiente. d) Se entenderá por documentación sustentatoria, aquella que es legalmente aceptada (boletas, boletas de máquinas registradoras, facturas, documentos bancarios, boletas de servicios o facturas de compra según corresponda). e) Si producto de la aplicación de este sistema, se incurriera en déficit presupuestario en los subprogramas que manejan fondos asignados por la Universidad o en los subprogramas de Ingresos propios, las unidades deberán destinar recursos propios a fin de cubrir dichos déficit, lo que se considerará como antecedente al momento del traspaso de fondos en cuenta corriente. f) No podrán cursarse o pagarse por este medio los siguientes conceptos de gasto: - Viáticos y Pasajes; - Bienes disponibles a través de la Bodega Central (fungibles, mobiliario u otros en stocks); - Importaciones; - Servicios de reparación o mantención de edificios; - Cajas chicas o fondos rotatorios menores en efectivo (para estos efectos, se deberá utilizar el Fondo Fijo Central) - Distribución de recursos generados a participantes en proyectos, convenios y venta de bienes o servicios. - Contratos que por su naturaleza, sea de conveniencia su administración centralizada (mantención de máquinas de oficina, seguros, servicio de copiado y otros) - Rubros específicos que expresamente se limiten por la Vicerrectoría de finanzas y Apoyo Administrativo. g) El rechazo definitivo de un egreso, por el Departamento de Contabilidad y Presupuestos, dará origen al inmediato cargo en, la cuenta corriente de los funcionarios responsables (mandatarios) de la correcta aplicación de las presentes normas en la macro-unidad, siéndole descontado el monto involucrado, de la próxima liquidación de su remuneración. h) Para todos los efectos administrativos y legales, los apoderados ser fin solidariamente responsables del manejo de la cuenta corriente y de los hechos que de éste se deriven.

8 2,1.5 De la Imputación y contabilización de los gastos a) Todo pago que signifique el giro de un cheque de la cuenta corriente dará origen a la emisión de un documento contable llamado "Comprobante de egreso - Uso interno". Será responsabilidad del encargado Administrativo la emisión e Imputación del Comprobante de Egreso, según las siguientes consideraciones: - Se registrará diaria o semanalmente en formulario "Resumen de Comprobantes de Egreso", todo el movimiento de la cuenta corriente y que por giro de cheques de origen a la emisión de un comprobante de egreso, los que se registrarán en forma correlativa y orden cronológico con sus correspondientes contabilizaciones, Esta información pasará previa revisión del Depto. de Contabilidad y Presupuesto, a digitación para el proceso computacional. - Para la contabilización de los gastos por concepto de pago a proveedores se procederá de acuerdo al punto 2.6 letra h, del presente Manual. - Para la imputación de las Rendiciones de Cuentas se procederá de acuerdo al procedimiento indicado en el punto 2.5. letra f., de este Manual De su Conciliación y Control a) Se deberán llevar un Libro de Banco, donde se registrara diariamente el saldo disponible en la cuenta, y en forma cronológica, todas las operaciones de depósitos (abonos: sólo desde Tesorería) y el detalle de los cheques girados (cargos: de diverso tipo). b) Asimismo, deberá contarse con un archivo correlativo para las cartolas de movimiento de la cuenta corriente (copias, por cuanto los originales se emplearán según lo indicado en la siguiente letra d). c) La cuenta debe ser conciliada semanalmente por el encargado administrativo de la respectiva Macro-unidad De su Cierre d) El último día hábil de cada mes, se deberá remitir la conciliación bancaria de la cuenta corriente, al Departamento de Contabilidad, conjuntamente con los originales de los cartolas de la cuenta corriente, correspondientes al periodo; documentación que quedará en poder de dicha unidad, así como del Libro de Banco para su revisión. El Vicerrector de Finanzas y Apoyo Administrativo esta facultado para ordenar la revocación del mandato que autoriza la apertura de este tipo de cuentas corrientes bancarias en forma descentralizada, cuando acontezca alguna de las siguientes causales: a) El sobregiro en los subprogramas presupuestarios de la macrounidad en forma reiterada.

9 b) La detección de alguna irregularidad, en el uso de la cuenta corriente para fines diferentes a los autorizados. c) La vez que se presente sobregiro de la cuenta corriente bancaria, derivado de la administración de la misma. d) El protesto de cheques por cualesquiera de sus causales. e) La pérdida de un documento de pago. Dado que la responsabilidad de su custodia corresponde al encargado administrativo, este hecho determinará el que deba asumir los costos do publicación de avisos por "orden de no pago, por tres veces consecutivas en un diario local y los avisos correspondientes a la entidad bancaria. f) La no entrega oportuna al Departamento de Contabilidad de la conciliación bancaria mensual solicitada. g) El pago reiterado de conceptos de gastos no autorizados. h) El incumplimiento del o parte del procedimiento administrativo establecido por la Vicerrectoría de Finanzas y Apoyo Administrativo, para cada una de las materias susceptibles de canalizar en forma descentralizadas, en conformidad al presente Manual. 2.2 Emisión de Guías de Despacho y Facturación Las unidades que generen ingresos por actividades afectas a Impuesto, estarán obligadas a emitir en conformidad a las normas legales vigentes, boletas, guías de despacho o facturación, según corresponda, labor esta última que también estará a cargo de la propia unidad generadora del recurso cuando no se hubiese emitido la respectiva petición de facturación al encargado administrativo de la Macrounidad o al Departamento de Contabilidad y Presupuestos según se estime más conveniente. Por estas actividades, de acuerdo con la ley, la Universidad recuperará el IVA recargado se separadamente en las facturas emitidas por los proveedores, situación que deberá ser claramente instruida y supervisada por la unidad al Departamento de Contabilidad y Presupuestos, cuando se trate de gastos originados por las referidas actividades. El movimiento de IVA (Debito y Crédito fiscal), no afectará los subprogramas presupuestarios, cargándose o abonándose en estos casos solamente los correspondientes valores netos. A su vez, aquellas unidades que, en compensación de servicios prestados a terceros, reciban especies valoradas en canje, deberán informar de inmediato al Departamento de Contabilidad y Presupuestos, los documentos que permitan contabilizar los respectivos ingresos y los gastos por su uso o consumo, sin perjuicio de la obligación de suscribir los convenios o contratos pertinentes. Con el fin de uniformar los criterios administrativos de las unidades generadoras de recursos en la emisión de documentación controlada por el Servicio de lmpuestos Internos, Estas deberán dar cumplimiento a las siguientes instrucciones:

10 a) Se emitirá Guía de Despacho (que deben ser solicitadas en el Departamento de Contabilidad y Presupuestos), en el momento que el cliente retira el bien adquirido de la unidad generadora, conteniendo dicho formulario la siguiente información: - Fecha de emisión; - Identificación del Cliente (nombre o razón social, RUT, dirección, comuna, giro, etc.); - Especificaciones (cantidad, Nº de unidades, características del bien, precio neto.) - Condiciones de pago; - Firma del Cliente en señal de recepción conforme (ángulo inferior derecho del formulario); - Firma y timbre del Jefe de la unidad generadora de recursos (ángulo inferior Izquierdo del formulario). b) La Guía de Despacho se deberá emitir en original y tres copias, de acuerdo a la siguiente distribución: - Original: Cliente, entregando además el, o los bienes adquiridos; - Duplicado: Servicio de Impuestos Internos, conservándose como respaldo para la emisión de la correspondiente factura; - Triplicado: Control Tributario, entregándolo al cliente junto con el original; - Cuadruplicado: Unidad emisora, para archivo y control. c) Las Guías de Despacho deben ser facturadas, antes del quinto día después de emitidas y dentro del periodo tributario mensual correspondiente. Será responsabilidad del Jefe de la unidad presupuestaria generadora, controlar la oportuna y correcta facturación en los plazos anteriormente señalados. d) La venta de servicios externos por parte de las unidades presupuestarias generadoras (es decir, que no sean bienes), no originarán la emisión de Guías de Despacho, si no que una petición de facturación, mediante comunicación interna u oficio, dirigida al Encargado Administrativo de la Facultad, siendo el resto del trámite igual que para el caso de venta de bienes. Se entenderá por regla general, que toda venta o prestación de servicios será exenta de impuestos, excepto para las unidades que se encuentran autorizadas para la recuperación del Impuesto al valor agregado. Para optar por este régimen se solicitará la correspondiente autorización al Departamento de Contabilidad y Presupuesto. e) La cobranza de las facturas emitidas por las unidades descentralizadas generadoras de recursos, será de su exclusiva responsabilidad, asegurándose que el respectivo Cliente, les remita directamente el correspondiente pago sin intervención de la administración central. f) El ingreso del dinero o medios de pago (cheque o letras), deberán ser remitidos íntegramente al Departamento de Tesorería, conforme a lo señalado en el punto 2.3, para validar su recepción por parte de la Universidad y proceder a

11 efectuar las imputaciones contables y presupuestarias, que respalden la disponibilidad de los fondos por parte de la unidad que los generó. Bajo ninguna circunstancia, se admitirá el depósito de los recursos llegados directamente a la unidad que los generó, en cuentas corrientes bancarías descentralizadas. Para una mayor precisión sobre esta exigencia, se debe consultar el acápite 2.3 de este Manual. e) En la eventualidad que una unidad prestadora de servicios o que comercializa bienes, no emita la correspondiente Factura de Venta, su emisión es de responsabilidad del encargado administrativo o en su defecto encomendada al Departamento de Contabilidad y Presupuestos a partir del duplicado de la respectiva Guía de Despacho y en los plazos correspondientes. La cobranza de estas facturas se regirá por el siguiente procedimiento: - El Departamento de Contabilidad y Presupuestos enviara en cobranza todas las facturas cuya emisión se haya generado por la recepción del duplicado de las Guías de Despacho recibidas directamente de las unidades presupuestarias generadoras, - El Departamento de Contabilidad y Presupuestos enviará copia de cada Factura en cobranza al Departamento de Tesorería y a las unidades presupuestarlas generadoras correspondientes; - El Departamento de Tesorería controlará que los pagos se efectúen en los plazos pactados. En caso de mora, dicha unidad enviara a cada cliente una reiteración de cobro, dándole un plazo perentorio de gracia para cancelar la factura; - Si al término del plazo de gracia, el cliente no ha cancelado la factura, el Departamento de Tesorería enviará los antecedentes a Asesoría Jurídica o a las empresas de cobranzas de acuerdo a convenios vigentes, a objeto que se inicien las acciones legales que correspondan, en resguardo de los intereses de la Universidad; h) Cuando se requiera anular una Guía de Despacho, la unidad presupuestaria generadora deberá asegurarse de recuperar el original, duplicado y triplicado del formulario, dejando constancia de la anulación del documento, adjuntándolo al cuadruplicado para archivo y control de la unidad. i) Por su parte, los servicios internos que se presten entre sí las unidades presupuestarias, no originarán la emisión de una Guía de Despacho, puesto que estas prestaciones deberán cobrarse mediante nota de cargo interno. J) Cada unidad presupuestaria generadora de recursos, deberá mantener un archivo apropiado con las Guías de Despacho emitidas y, con las copias de las facturas que ella originaron. K) El Departamento de Contabilidad y Presupuestos controlará permanentemente que este archivo se encuentre debidamente actualizado.

12 2.3 Ingresos de Fondos a la Universidad Todos los dineros que la Universidad recaude por matrícula, venta de servicios, aportes por convenios, recuperación de préstamos, venta de apuntes o por cualquier otro concepto, deben ser ingresados íntegramente al Departamento de Tesorería. De allí que aquellas unidades que perciben Ingresos por alguno de estos motivos, deberán remitirlos en el mismo día a más tardar al día siguiente al Departamento de Tesorería, cumpliendo para esto, con las instrucciones que a continuación se indican, para una correcta y adecuada recepción y control de los valores que se envíen, teniendo especial cuidado, de no entregar bajo circunstancia alguna, dineros y valores a otras dependencias de la Corporación. Por ningún motivo, se podrán efectuar gastos o pagos, cualquiera sea su naturaleza o circunstancias, con lo ingresos que periódicamente se recauden en forma descentralizada, existiendo para éstos efectos, el mecanismo de sumas a rendir o fondo fijo central vigentes en la Universidad, según corresponda. Aquellos programas de extensión, perfeccionamiento, prestación de servicios, proyectos específicos y otro similares a los que se les autorice recaudar, descentralizadamente, cuotas de inscripción, matrícula y otros análogos, deberán remitir al Departamento de Tesorería las nóminas de los participantes inscritos en dichas actividades, para que esta unidad ejerza el control de recaudación de Ingresos pertinentes, en cada oportunidad en que los fondos sean ingresados en Caja de la Universidad, Junto con la documentación de respaldo correspondiente. Las normas y procedimientos relativos al ingreso de lo fondos recaudados descentralizadamente, serán los siguientes : a) Todo ingreso de dinero y/o documentos debe ser totalmente ingresado a cajas del Departamento de Tesorería, mediante el documento denominado Comprobante de recaudación, según el formato que se indica en el punto 2.15 de los Anexos. b) El dinero en efectivo y documentos, deberán ser entregado en el Departamento de Tesorería personalmente en las mañanas, en los Horarios de atención al publico de 8.30 a hrs., c) Por Cada ingreso de dinero y/o documentos se debe solicitar en forma inmediata copia del Comprobante de recaudación, debidamente firmado y timbrado por el cajero. d) Todo ingreso a caja del Departamento de Tesorería tendrá validez, sólo si se encuentra respaldado con un Comprobante de Recaudación; copia que deberá mantenerse debidamente archivada. e) Para efectos de control, la fecha del ingreso será la que registre el timbre en el comprobante de recaudación respectivo. f) Los cheques y otros documentos de valores podrán ser enviados

13 excepcionalmente por correspondencia al Departamento de Tesorería, los cuales deberán venir a nombre de la Universidad Austral de Chile, cruzado y cerrándose las palabras "o al portador. El ingreso de estos valores generará un Comprobante de Recaudación el que será remitido a la unidad para su control correspondiente. g) El procedimiento que deberán seguir aquellas unidades, debidamente autorizadas por la Dirección de Finanzas, que recauden fondos en forma descentralizada, es el siguiente: - Solicitar un talonario de "Comprobantes de recaudación al Departamento de Tesorería. - EI comprobante deberá ser llenado de la siguiente manera : Nº : Corresponde a un número correlativo preimpreso que asegura un adecuado control de la emisión. Fecha : Colocar el día, mes y año en que se emite el documento. Unidad o Nombre del depositante: Indica el destino de los Ingresos recaudados. Concepto : Será completado por el cajero. Correspondiente : señalar claramente a que concepto corresponde el dinero que se ingresa (Facturas, boletas,) Detalle del lngreso : Se deberá llenar los espacios correspondientes según si se trata de pagos en efectivo, con cheques al día, cheques a fecha, vale vista, cheque en moneda extranjera u otros medios de pago. Total : Corresponde al valor total que se ingresa y que debe ser igual a la suma del detalle del ingreso. Abonar a : Debe señalar claramente el o los códigos presupuestarios a que corresponde abonar el valor ingresado. Firma y timbre del depositante : Debe ser firmado y timbrado por el Jefe de la Unidad respectiva. Firma y timbre de Caja : Corresponde al Cajero una vez, revisado y contado los valores que se ingresan, timbrar y firmar el comprobante de depósito y entregar una copia al depositante en el mismo momento. - El comprobante, será emitido en triplicado, según la distribución que se indica: Original : Comprobante de Ingreso. Duplicado : Departamento de Presupuesto Triplicado: Unidad o Depositante para su control. - Será responsabilidad de las unidades generadoras de ingresos el implementar un adecuado sistema de control que permita el debido resguardo de los valores recaudados, su integridad y el oportuno ingreso en cajas del Departamento de Tesorería. h) Cuando en la unidad se produzca un cambio del funcionario administrativo que ejecuta estas labores de recaudación descentralizada, su Director o Jefe deberá solicitar al Departamento de Contraloría se proceda con las disposiciones que para entrega de cargos se deben cumplir. Practicada esta exigencia se levantará un acta, con copia al Departamento de

14 Contabilidad y Presupuesto y al Departamento de Tesorería, en el que conste clara y precisamente la situación de dineros y recibidos de ingreso a la fecha de entrega del cargo. i) Cualquier consulta relacionada con esta materia será resuelta por el Departamento de Tesorería. j) Las únicas excepciones a las normas dispuestas en los puntos anteriores son las que a continuación se indican, por las razones que se señalan: - Casinos, por disponer de máquinas registradoras automáticas en los diferentes puntos de venta; - Cine Club, conciertos y similares que operan con talonarios de entradas comúnmente utilizados en éste tipo de espectáculos. Con todo, estos también deberán ser custodiados y controlados por el Departamento de Contabilidad y Presupuesto; 2.4 Abono a ingresos Propios de intereses y Diferencia por Tipo de cambio Abono de Intereses a Ingresos propios a) La Universidad abonará intereses a los ingresos propios efectivos de las unidades, que se mantengan bajo custodia en la tesorería central de la Corporación, en la medida que se cumplan las siguientes disposiciones y procedimientos: b) El tiempo mínimo que deberán permanecer Inmovilizados estos valores en efectivo, será de treinta días, no siendo considerado para dichos efectos, los ingresos devengados a la fecha; c) El monto mínimo para estos efectos, será de 50 UF; d) La tasa de interés mensual será fijada por la Dirección de finanzas, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes y corresponderá al valor promedio de mercado por captaciones, respecto del tipo de interés de referencia del sistema financiero en dicho periodo e) La unidad que desee emplear esta modalidad de inversión, deberá cada vez que lo desee, comunicar por escrito las características de la operación a la Dirección de finanzas. f) Esta misma modalidad, deberá emplearse para las renovaciones de los depósitos, ya que a su fecha de vencimiento, dejarán de percibir intereses. g) Para todos los efectos señalados precedentemente, los cheques post-fechados, se considerarán efectivos, sólo en el momento en que los valores respectivos sean debidamente abonados en cuenta corriente bancaria de la Universidad Abono de Diferencia Tipo de Cambio a Ingresos propios a) Los ingresos recibidos en dólares, se abonarán al respectivo subprograma al tipo de cambio existente el día en que se realice el ingreso en el Departamento de Tesorería. b) Mensualmente el Departamento de Contabilidad y Presupuestos aplicara sobre el saldo del subprograma la variación experimentada por el dólar en los últimos treinta días, abonando el monto obtenido.

15 2.5 Sumas a Rendir y Rendiciones de cuentas Dado que las unidades de gestión descentralizada, dispondrán de fondos en una cuenta corriente dedicada, podrán cursar sumas a rendir con carácter excepcional, a aquellas personas de la Facultad, que deben efectuar gastos, que por su naturaleza especializada o condiciones, no sea aconsejable materializar por vía de los procedimientos administrativos establecidos. Para este propósito, la persona solicitante, deberá Hacer su petición de sumas a rendir a la Oficina Administrativa de la respectiva facultad, detallando él o los objetivos de gastos que se desean cubrir y la probable fecha de rendición (no superior a 30 días calendario). El Decano o la autoridad que este designe para estos efectos, se reservara el derecho de cursar o no las sumas a rendir solicitadas por la unidad. La administración del mecanismo de suma a rendir, deberá regirse estrictamente conforme a lo siguiente: a) Se entiende por sumas a rendir, aquellos montos de dinero puestos a disposición de un funcionario de la Universidad, para atender gastos de funcionamiento debido a necesidades urgentes de las unidades, programas o proyectos universitarios. Estas sumas a rendir, no se autorizaran, cuando se considere que la adquisición o pago se pueda canalizar por los procedimientos administrativos normales. b) La autoridad o Jefatura de la unidad que requiera dichos recursos deberá presentar mediante Comunicación Interna visada por el respectivo Director de la Unidad Académica Básica, una solicitud de sumas a rendir, que contendrá los siguientes datos: - Individualización de la unidad solicitante; - Nombre del funcionario de la unidad solicitante que empleará la suma a rendir; - Descripción de los gastos que se efectuarán con dichos recursos; - Firma y timbre del Director de la unidad solicitante. c) La solicitud de sumas a rendir, deberá ser presentada a la Oficina Administrativa, quien obtendrá la autorización del Decano o quien corresponda y ordenara la entrega de dinero mediante cheque nominativo. d) Los gastos que se efectúen con estos fondos, deberán acreditarse, documentadamente, mediante factura, boleta o recibos, las que deberán venir a nombre de la Universidad Austral de Chile, (RUT ). En caso de recibo, se deberá emitir por quien realizó el gasto un documento ad-hoc de rendición sin comprobante, que deberá ser autorizado por su Inmediato superior Jerárquico; esta modalidad sólo podrá emplearse por operaciones no superiores a 0,25 UT. e) La referida rendición de gastos, deberá efectuarse en un formularlo de Rendición de cuentas que la Oficina Administrativa proporcionará en el momento de hacer entrega del cheque respectivo y contendrá los siguientes datos: - Individualización de la unidad solicitante (en caso que el gasto comprometa a

16 más de una unidad, deberá obtenerse las autorizaciones correspondientes). - Nombre del funcionario de la unidad solicitante. - Monto a rendir recibido. - Detalle y valor de cada uno de los comprobantes que se acompañan a la rendición de sumas. - Comprobante de ingreso acreditando el ingreso a caja del Departamento de Tesorería, del saldo de la suma a rendir solicitada y no utilizada (cuando corresponda). - Firma del funcionario y visto bueno con timbre del Directivo de la unidad. e) El reingreso de saldos se canalizara a través del Departamento de Tesorería mediante el comprobante de depósito Interno, del cual una copia se adjuntará a la rendición de gastos respectiva. la Rendición de cuentas presenta saldo a favor del funcionario, el encargado administrativo procedería emitir un comprobante de egreso a fin de restituirle la diferencia. f) Para la contabilización de las sumas a rendir se procederá como sigue: Según Comprobante de Egreso - Uso Interno: - Cargo : Se cargará la cuenta "Sumas a Rendir", código Abono : Se abonará la cuenta corriente Nº.. del Banco XXX, Código... Según la Rendición del Gasto - Asiento de Diario: - Cargo : Se cargará a la Unidad y al ítem de gasto que corresponda. - Abono : Se abonará siempre a la Cuenta "Sumas a Rendir", Código g) No podrán cursarse nuevos requerimientos de sumas a rendir. Hasta no haber rendido cuenta de aquellos recursos que se hayan entregado con anterioridad a la misma persona. Tampoco podrán cursarse bajo ninguna circunstancia, para atender pagos de viáticos y pasajes del personal de la Universidad, así como para pagar Honorarios, cualquiera sea su naturaleza u origen. h) El Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuestos, rechazará parcial o totalmente, toda rendición de cuenta que no cumpla con los siguientes requisitos: - Que todos los gastos estén debidamente documentados, ya sea mediante factura, boleta o recibo. - Que los gastos no correspondan a adquisiciones de bienes que sólo deben ser abastecidos desde la bodega Central. - Que la unidad presupuestaria, en el lapso de tiempo transcurrido entre la petición y la rendición correspondiente, hubiere agotado su presupuesto. i) El plazo de rendición no podrá ser superior a 30 días calendarios, desde la fecha de entrega de la suma a rendir. Excedido este periodo, se ordenará el cargo en la cuenta corriente del funcionario a quien se le giró el cheque, siéndole descontado de la próxima liquidación de su remuneración.

17 2.6 Adquisiciones Descentralizadas Las diferentes unidades presupuestarias, podrán efectuar directamente adquisiciones de bienes o materiales no disponibles en la bodega Central, debiendo utilizar para ello, el formulario "Carta de Compra", que permite formalizar y uniformar esta modalidad de adquisición. Las adquisiciones descentralizadas de bienes, no Incluye los requerimientos de importaciones, modalidad que continuará siendo regulada, conforme a las disposiciones pertinentes del Departamento de Abastecimientos de la Universidad. Para operar bajo el régimen de compras descentralizadas, deberán seguirse las normas que a continuación se describen: a) Será necesario dos cotizaciones como mínimo, las que deben contar con la firma y timbre del proveedor. Si ello no es posible, se deberá indicar la razón. En caso que la elección del proveedor, corresponda a una cotización que no sea la de menor valor, deberá señalarse expresa y fundamentadamente en el reverso de ésta, la razón técnica o de otro tipo que motivó la decisión. b) No se exigirá cotización, en caso que el conjunto o total de la adquisición según factura sea igual o inferior a 1UTM. c) Los artículos cotizados deberán ser equivalentes, ya que de lo contrario se desvirtuará el objeto de esta exigencia administrativa, que tiene por finalidad, garantizar la objetividad del proceso y salvaguardar el interés económico de la Universidad. d) La unidad deberá efectuar directamente el compromiso con el proveedor, mediante la referida Carta de Compra, cuya descripción operativa es la siguiente: - Nº : número correlativo de la Carta de Compra, que colocará y controlará el respectivo Encargado Administrativo de Facultad. - Anexo: para facilitar una eventual consulta del proveedor, a continuación del número pre-impreso del teléfono de la mesa central de la Universidad, se colocará el número de anexo que identifica a la unidad que coloca la Carta de Compra. En caso Isla Teja, se tarjara el teléfono pre-impreso y se anotará el que corresponda. - Unidad Solicitante: es imprescindible anotar la identificación para los fines de facturación de la compra. - Códigos (Unidad - Programa - Subprograma) : los que correspondan con exactitud, para asegurar una adecuada imputación contable-presupuestaria. - La Carta de Compra debe extenderse con dos copias, cuya distribución es la siguiente: Primera : para entregar al proveedor, Junto al original del documento Segunda : para el control de la unidad que la emite. - Nombre del funcionario que retira: para resguardar la adecuada utilización de la Carta de Compra, deberá señalarse el nombre del funcionario que ha de retirar o recibir el o los bienes adquiridos, sin perjuicio de la documentación de entrega que debe respaldar la recepción conforme de la mercadería.

18 - Firma y timbre del Directivo de la unidad : la suscripción de la carta de compra por quien este debidamente Habilitado para el efecto, garantizará la validez de la operación para el cumplimiento de los compromisos económicos y de los procedimientos administrativos pertinentes. - Con todo, al pie del formularlo, se deja expresa petición al proveedor, donde se le solicita que tanto en la Factura, como en la respectiva Guía de Despacho, se agregue el nombre de la unidad presupuestaria en todos los documentos o comunicaciones que origine la operación. - Este formulario, deberá solicitarse al Departamento de Publicaciones y será de cargo de la unidad presupuestaria solicitante. e) Recepcionados los bienes en la unidad requirente, el Directivo de ella, estampará en el reverso de la respectiva factura su firma y timbre en señal de haber recibido conforme. A continuación, mediante comunicación interna, la enviará a la Oficina Administrativa de la respectiva Facultad, solicitando su oportuno pago. Junto a la Factura de compra que deberá siempre venir a nombre de Universidad Austral de chile, RUT , deberá adjuntarse la copia de la Carta de Compra y cuando proceda, las respectivas cotizaciones. f) Por lo anterior, ninguno de estos bienes será recepcionado y entregado por la bodega de la Universidad. g) En caso de tratarse de bienes de capital, el Encargado Administrativo de la Facultad, antes de rendir los fondos al Departamento de Contabilidad y Presupuestos, emitirá la correspondiente Guía de Alta según las normas pertinentes, remitiéndola para su verificación a la unidad central responsable de administrar los inventarios de bienes físicos en la Corporación. Una de las copias del formulario de Alta, deberá adjuntarla a los documentos soportantes de la respectiva contabilización. h) Para la contabilización de las compras se procederá de acuerdo a lo siguiente: - Cargos: Se cargarán siempre la Unidad, Programa, Subprograma y al ítem de Gasto que corresponda, por el valor total de la factura. las Unidades que recuperen IVA, cargarán a gasto el valor neto y a la cuenta IVA Crédito Fiscal, código OO1, el impuesto correspondiente. - Abono: Se abonará siempre la cuenta Corriente Nº XXX del Banco XXX, Código XXX. i) El Departamento de Contabilidad y Presupuestos, no cursara la contabilización de las compras efectuadas descentralizadamente, sin que se hayan cumplido todos los requisitos anteriormente señalados, teniéndose presente que para la compra de material bibliográficos o de mobiliario de oficina, deberán cumplir con exigencias formales adicionales según lo descrito en los dos siguientes acápites de este capítulo. j) Como generalmente las facturas por las compras directas en plaza, que efectúan las unidades llegan al Departamento de Abastecimientos, en muchos casos hay dificultades para identificar la unidad adquiriente, por lo que se hace indispensable que al efectuar una compra por el mecanismo descentralizado, se entregue al proveedor la Carta de Compra y se solicite a éste que se adjunte la copia de esta, a la respectiva factura.

19 k) Con respecto a las compras directas fuera de plaza, también deberá usarse la Carta de Compra y solicitar al proveedor, que en el o los paquetes, se considere como destinatario, el nombre de la unidad que efectúa la compra, ya que en su gran mayoría estos paquetes vienen sólo a nombre de la Universidad, lo cual crea dificultades para su entrega, por desconocerse, que unidad formuló el pedido. 2.7 Adquisición de Material Bibliográfico Sin perjuicio de mantener lo relativo a la centralización del programa de compras del material bibliográfico a través de la Biblioteca Central con los fondos de asignación global que anualmente se contempla en el Presupuesto de la Universidad, las unidades descentralizadas podrán adquirir libros, revistas científicas, tecnológicas, literarias o artísticas, discos fonográficos, cintas magnetofónicas, micro-películas, micro-fichas, films, film-loops, casettes, videocasettes, compac-disc, etc., que se financien con el presupuesto de cada unidad, a través del mecanismo de compra descrito en el acápite anterior. Sin embargo, dado que es altamente conveniente mantener un adecuado registro de la totalidad de libros o equivalentes que se adquieren, la unidad que lo compra, antes de solicitar el pago de la respectiva factura, deberá obtener de la biblioteca Central, un certificado en que conste el debido registro bibliográfico del nuevo material. 2.8 Alhajamiento y Equipamiento de Oficina En la medida que la Bodega Central de la Universidad, no disponga del stock necesario para satisfacer la demanda de alhajamiento y equipamiento de oficina, las unidades descentralizadas podrán efectuar directamente compras del mobiliario de oficina que requieran, sujeto al procedimiento descrito para las adquisiciones descentralizadas. Con el fin de tender a una disminución en los costos de Inversión y mantención del mobiliario de oficinas, así como también de las máquinas de escribir y similares, se deberán aplicar un conjunto de especificaciones técnicas que regulan esta materia. Para ello, el Departamento de Abastecimientos, con la aprobación del Departamento de Arquitectura en lo que respecta a mobiliario y alhajamiento de dependencias, dispondrá mediante un instructivo, las especificaciones técnicas que deberán cumplirse para salvaguardar aspectos estéticos y económicos de interés para la Universidad. El Departamento de Contabilidad y Presupuestos, junto a las exigencias formales previstas para la contabilización de las facturas de compra, en el caso del mobiliario y alhajamiento de oficina, deberá obtener una visación el Departamento Abastecimientos, organismo que fiscalizará el cumplimiento de las correspondientes especificaciones técnicas. 2.9 Alimentos y Bebidas en el Desempeño de funciones Los gastos en alimentación y bebidas en el desempeño funcionario, por razones de continuidad o buen servicio, se regirá por las siguientes normas: a) Los Directivos con rango de Decano o superior están facultados para efectuar gastos en alimentos y bebidas que se originen en reuniones de trabajo que ocasionalmente deban realizar en los fines que les sean propios, en audiencias con

20 funcionarios de la Universidad, como también con ocasión de visitas que concurran a sus dependencias. Estos gastos podrán realizarse tanto dentro de la Universidad, a través de sus servicios de casinos, compra directa o requisiciones de bodega, según corresponda, como también fuera de los recintos corporativos, a través de servicios privados; este tipo de gasto, sólo podrán corresponder a los siguientes productos: - Café o te - Azúcar o sucedáneos - Bebidas gaseosas o similares - Galletas - Sandwichs - Repostería b) Por otra parte, el Directivo de la respectiva Macro-unidad, podrá autorizar el pago de gastos en alimentos y bebidas originados en exigencias propias de tareas administrativas o de servicios impostergables para el normal funcionamiento de la Universidad, que deban cumplirse fuera de las jornadas de trabajo habituales, o en sábados, domingos y festivos. Estos gastos serán imputables al subprograma presupuestario de operación de la unidad. Estos gastos podrán realizarse tanto dentro de la Universidad, a través de sus servicios de casinos, o también fuera de ella a través de servicios privados, las rendiciones de cuenta por estos gastos deberán detallar el propósito que los hubiere motivado, la identificación de los funcionarios que participaron en las tareas, la o las fechas en que dichos compromisos fueron originados y la correspondiente autorización del Directivo de la respectiva macro-unidad. Estos gastos sólo podrán corresponder a los siguientes conceptos : - Cafe o te; - Azficar o sucedáneos: - Bebidas gaseosas o similares; - Sandwictis; - nefrigerlo (almuerzo o comida). c) Los Directivos, Jefaturas o encargados de unidades, programas o proyectos, cuya ejecución se financie con recursos íntegramente proporcionados por terceros, podrán con cargo a dichas sumas, efectuar gastos en alimentación y bebidas que justificadamente sea conveniente incurrir en determinadas circunstancias para su mejor realización. La realización de este tipo de gastos, tanto dentro de la Universidad, a través de sus servicios de casinos o requisiciones de Bodega, según corresponda, como fuera de ella a través de servicios privados sólo podrá corresponder a los siguientes conceptos: - Café o te: - Azúcar o sucedáneos; - Bebidas gaseosas o similares; - Sandwichs y galletas; - Almuerzo, comida o cóctel.

21 d) El Departamento de Contabilidad y Presupuestos deberá verificar que en los casos de servicios privados o a través de los casinos universitarios, todos estos gastos en alimentación y bebidas se encuentren debidamente respaldados mediante documentación fidedigna ( boleta, factura según corresponda). e) Los gastos de alimentación que originen las salidas a terreno de alumnos y que correspondan a actividades contenidas en los planes y programas de estudios vigentes en la Universidad, así como también aquellos originados en eventos o viajes que ellos realicen para participar en competencias deportivas, artísticas, culturales o de cualquiera otra índole, deberán ser formalizados mediante la promulgación de una Resolución por parte del Decano de la Facultad, en la que deberán quedar expresamente establecidos los siguientes antecedentes : - Identificación adecuada del grupo beneficiado: - Propósito u objetivo del gasto; - Financiamiento presupuestario; - Monto mínimo a pagar o reembolsar. f) Para el adecuado cumplimiento de estas disposiciones, las unidades presupuestarías con cargo a su presupuesto de operación, podrán efectuar adquisiciones de menaje vajilla, cristalería, cuchillería, mantelería, etc.), las que también podrán ser realizadas por aquellas unidades que no se encuentren facultadas para incurrir en gastos de alimentos y bebidas en el desempeño funcionario, según las disposiciones antes señaladas. Sin perjuicio de lo anterior, los gastos en alimentos y bebidas en este último caso deberán ser financiados por el propio personal de la respectiva unidad Gastos de Representación Sólo los directivos con rango de Decano o superior, podrán cursar con los comprobantes respectivos, los pagos efectuados por necesidades de representación, que justificadamente se originen en el desempeño de su cargo o en las actividades de sus unidades dependientes, según corresponda y habida consideración de las disponibilidades presupuestarias. Las normas y procedimientos relativos a los gastos de representación, se regirán conforme a lo siguiente, teniéndose presente que, sólo tienen el propósito de optimizar las disponibilidades presupuestarias de las unidades, mediante un manejo prudente y eficiente de los gastos de operación asignados a cada uno de ellos. a) La autoridad que haya dispuesto el gasto de representación, deberá señalar expresamente por escrito, al reverso de la boleta, factura o traspaso presupuestario, el propósito u objetivo que motivó el gasto, y el nombre completo, cargo y servicio, empresa o institución a la que pertenece la persona objeto del gasto, facilitando con ello la posterior revisión por parte de las instancias controladoras Internas o externas competentes. b) Quedan excluidas de cualquiera posibilidad de autorización, los gastos derivados de reuniones que puedan tener los funcionarios de la Universidad a título personal o privado, en celebración de días especiales, como podrían ser por ejemplo: onomásticos, cumpleaños, conmemoraciones profesionales, bienvenidas, despedidas, nacimientos, fiesta de navidad, fiestas patrias atenciones especiales a funcionarios de una unidad, etc.