MANUAL DEL EJECUTIVO DE PROYECTOS

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1 Vicerrectoría de Gestión Económica y Administrativa Unidad para el Apoyo Administrativo de Proyectos Académicos MANUAL DEL EJECUTIVO DE PROYECTOS VALDIVIA, 2012

2 INDICE INTRODUCCIÓN Objetivo... 1 Alcances... 2 Referencias. 2 FUNCIONES DEL EJECUTIVO DE PROYECTOS. 3 Descripción Genérica.. 3 Descripción Específica 3 Dependencia Requisitos... 4 Competencias o Aptitudes.. 4 INSTITUCIÓN SUBSIDIARIA. 5 Administración de los Proyectos.. 5 De la Recepción De la Gestión De la Rendición.. 6 De la Auditoria... 6 INSTITUCIÓN BENEFICIARIA... 7 Administración de la Cuenta Corriente Bancaria De la Solicitud De la Apertura.. 8 De su Operatoria De su Financiamiento y Uso De la imputación y Contabilización de los Gastos De su Conciliación y Control De su Cierre Gestión del Personal De la Contratación.. 13 De los Pagos. 13 Sumas a Rendir De la Solicitud. 14 De la Rendición.. 15 De su control Adquisiciones... 17

3 1 INTRODUCCIÓN OBJETIVO. El presente documento tiene por propósito definir y establecer la metodología para identificar, analizar y describir las responsabilidades de los funcionarios que asumen tareas relacionadas con aplicar y hacer cumplir las bases y/o normativas de rendición de gastos establecidas por terceros, así como también ejecutar los procedimientos administrativos establecidos por la Institución. Constituyéndose de esta manera en una herramienta objetiva, transparente y válida para la toma de decisiones y la gestión de los recursos humanos en la Unidad para el Apoyo Administrativo de Proyectos Académicos (en adelante la Unidad).

4 2 ALCANCES. El presente manual abarca las actividades de recepción y confección de Autorizaciones de Pago, de Contabilización del pago a través del Sistema Contable Fin700, la confección del cheque o gestión del pago por medio del Departamento de Tesorería según corresponda. En lo referente a rendición de gastos a terceros, actividades de recepción, gestión y seguimiento de proyectos. Este manual tiene aplicación para los funcionarios de la Unidad y el Apoyo Administrativo de Proyectos Académicos (en adelante el Ejecutivo). Las funciones y responsabilidades establecidas en el presente manual corresponden a lineamientos generales que cada Ejecutivo debe cumplir, sin embargo dependiendo del tipo de proyecto se pueden establecer diferentes actividades a las mencionadas en este documento, de acuerdo a las necesidades que surjan en el transcurso de su labor. REFERENCIAS. Manual del Encargado Administrativo UACH. Instructivo de Operación y Procedimientos para el Desarrollo Técnico y Financiero de Proyectos Financiados por el Comité Innova Chile de Corfo. Manual de Declaración de Gastos de Conicyt.

5 3 FUNCIONES DEL EJECUTIVO DE PROYECTOS DESCRIPCIÓN GENÉRICA. Funcionario responsable de la correcta ejecución presupuestaria de los proyectos bajo su cargo, aquello implica programar, organizar, dirigir y ejecutar las distintas actividades financieras de los proyectos, del mismo modo, respetar las normas administrativas contables de la Universidad, elaborando informes cuando le sea requerido. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA. Implica desarrollar funciones como: Lectura y análisis de las bases, manuales y/o rendiciones de cuenta, del proyecto. Elaborar archivo Excel con el detalle del presupuesto reformulado, identificando claramente los aportes comprometidos por las partes involucradas. Cautelar el cumplimiento de las normas establecidas en la adjudicación del proyecto, en lo concerniente a los aspectos financieros. Registrar, autorizar y emitir pagos (proveedores, funcionarios, instituciones internas y externas) Realizar rendiciones de gastos a las Instituciones que otorgan los subsidios Efectuar seguimiento de los pagos, atender y dar respuesta a las auditorias. Mantener un adecuado orden de archivadores, con toda la documentación exigida de respaldo, que facilite el control de la Universidad y de los auditores. Emitir y registrar Facturas Exenta. Control de todos los movimientos contables. Recolectar la información para la gestión de boletas de garantía. Mantener sistema de información financiera de los proyectos, permanentemente actualizada

6 4 Relacionarse directamente con los Departamentos del área financiera de la Universidad Entregar informes periódicos de ejecución presupuestaria y financiera que sean de su competencia. Preparar y entregar análisis de cuentas y conciliación de la cuenta bancaria de los proyecto bajo su cargo. Asistir a reuniones para la correcta gestión de los proyectos y cuando se trate de analizar y resolver un problema determinado. Entre otros. Dependencia: Funcional, depende del Departamento de Contabilidad. Directa, depende del Jefe de la Unidad. Requisitos: Título Técnico Profesional o Título Universitario, en el área contable y/o administrativo, obtenido en la Universidad, Centro de Formación Técnica, Instituto Profesional o equivalente. Competencias o Aptitudes: Dada la confidencialidad y relevancia de la información de los proyectos, se requiere de una persona honesta, discreta y leal con el cargo, con preeminencia del interés general sobre el particular, con capacidad de colaborar y cooperar con los demás, preocupándose no sólo por las responsabilidades propias sino también por las del resto del equipo de trabajo. Debe ser ordenada, demostrando un continuo afán de organizar y controlar el trabajo y la información. De este modo, se espera un alto grado de compromiso con la Universidad.

7 5 INSTITUCIONES SUBSIDIARIAS ADMINISTRACIÓN DE LOS PROYECTOS De la Recepción El ejecutivo una vez asignado un proyecto deberá leer las bases, manuales e instructivos de rendiciones del proyecto asignado. Toda la información de adjudicación del proyecto deberá quedar organizada en un archivador especialmente asignado para ello. Del mismo modo, tendrá la obligación de representar la información antes mencionada en un archivo Excel detallando el presupuesto del proyecto, identificando los aportes de las partes involucradas, así como también identificar los aportes valorados y no valorados. Corresponderá al trabajo en equipo entre el ejecutivo y su jefe directo la determinación de los códigos presupuestarios a solicitar, de la pertinencia en la apertura de una cuenta corriente y del trámite para solicitar la (s) boleta (s) de Garantía. De la Gestión La naturaleza de los proyectos es dinámica, por ende la consecución de las metas establecidas inicialmente dependerá del grado de reacción del equipo del proyecto, principalmente en la capacidad de los Directores y demás colaboradores para modificar sus planes y responder adecuadamente a las exigencias del entorno y cómo transmitan y hagan participe de estas decisiones al Ejecutivo a cargo del proyecto. Clave de éxito en la gestión de los proyectos, es la oportuna y fluida comunicación entre el Director del Proyecto y las Instituciones Asociadas, son los miembros del equipo apoyados por el Ejecutivo los encargados de solicitar los aportes comprometidos en el convenio del proyecto. Para asegurar la correcta administración presupuestaria del proyecto se dispone de uno o más Códigos Presupuestarios en el cual sólo se deben registrar movimientos

8 6 atingentes al proyecto, y donde el Ejecutivo será responsable de analizar los registros en él ocurridos. De la Rendición del Proyecto Parte de las normativas establecidas por la Institución que aporta el subsidio incluye la rendición de los fondos otorgados en forma de anticipo, para ello se han establecido diversos mecanismos, qué dependiendo de la Institución puede incluir la rendición a través de una plataforma virtual, rendición a través de formularios o ambos a la vez. Es competencia del Ejecutivo, velar que los gastos rendidos correspondan a lo establecido por la Institución Subsidiaria, en orden de cumplir con las normas relativas a la adquisición de bienes y contratación de servicios, de la inutilización de documentos (timbres) y de la imputación de gastos al presupuesto del proyecto. De la Auditoria Toda rendición de gastos implica una o varias auditorias en lo que dure el proyecto, esta puede corresponder a una muestra o al total de gastos rendidos. Es labor del Ejecutivo atender dicha auditoria manteniendo durante todo el proyecto un adecuado orden de los archivadores, con el respaldo de toda documentación original, cotizaciones a la vista si fueran necesarias, así como también formularios internos de rendición y/o asientos contables cuando aplique.

9 7 INSTITUCIÓN BENEFICIARIA ADMINISTRACIÓN DE LA CUENTA CORRIENTE BANCARIA De la solicitud: La apertura de una cuenta corriente bancaria se debe solicitar ante el Jefe de la Unidad, sólo en aquellos proyectos en los que en sus bases se establezca la necesidad de contar con una, para uso exclusivo del proyecto, de lo contrario la gestión de pagos se realizará a través del Departamento de Tesorería. El jefe de la Unidad será el encargado de gestionar la solicitud de apertura ante el Departamento de Tesorería y la incorporación de la cuenta en la plataforma bancaria vigente, para la cual el ejecutivo debe poseer clave de acceso. La solicitud de la cuenta se realizará con cargo al subprograma que cuente con presupuesto en el ítem para dichos intereses. La Vicerrectoría, a través del Jefe del Departamento de Tesorería, evaluará cada solicitud de apertura de cuentas corrientes bancarias, de acuerdo a las necesidades de los proyectos y/o la Universidad. Aprobada la solicitud de la Cuenta Corriente, el Departamento de Tesorería efectuará los trámites necesarios para materializar la apertura y la confección del mandato respectivo, a través de la Dirección Jurídica, adjuntados los siguientes antecedentes: Identificación de la Institución Financiera. Número de la Cuenta Corriente.

10 8 Al menos tres apoderados como firmas responsables, pudiéndose dar cualquier combinación de los siguientes cargos: Investigador principal Investigador alterno Participante del proyecto que se posea contrato vigente con la Universidad. Decano de la Facultad Director de Instituto Jefe de Tesorería. Los Ejecutivos retirarán del Departamento de Tesorería, tarjetones para la obtención de firmas de los apoderados. De la Apertura: La cuenta corriente debe ser a nombre de la Universidad Austral de Chile, incorporando la identificación del Proyecto, a través del código otorgado por la Institución Subsidiaria. Se deberán llenar los respectivos registros de firma de las personas autorizadas, conforme a lo establecido en el mandato de delegación del señor Rector. De su operatoria: La administración de la cuenta corriente será de responsabilidad exclusiva del ejecutivo a cargo del proyecto que dio origen a la cuenta, para ello se contará con clave de acceso a la plataforma bancaria vigente y al sistema Fin700.

11 9 Todo Movimiento que registre la Cuenta Corriente, debe contar con la debida documentación de respaldo, conforme a las exigencias del Manual o Instructivo vigente de la Entidad Subsidiaria en los cuales se regulan los tipos de operaciones. Los abonos a la Cuenta Corriente bancaria, corresponderán a los anticipos de recursos otorgados por terceros y/o a las regularizaciones pertinentes. Toda emisión de cheque dará origen a la confección de un Comprobante de Egreso, que contendrá los datos fidedignos del cheque respecto del número de serie, fecha, valor y beneficiario. El ejecutivo, una vez emitido el cheque, lo entregará para la firma de dos mandatarios debidamente autorizados. Una vez firmado corresponde el registro del mismo en el Módulo de Tesorería del Sistema Fin700 El Ejecutivo será responsable de realizar el depósito del cheque. Ya efectuado el depósito, el comprobante de depósito debe ser archivado junto con el comprobante de egreso, a los cuales se le adjuntará la documentación de sustento (autorización de pago, factura, boleta, etc.) Los cargos efectuados directamente a la cuenta corriente por el banco, deberán estar respaldados por el respectivo documento emitido por la entidad bancaria, el cual deberá ser solicitado al Departamento de Tesorería de la Universidad.

12 10 El Ejecutivo será responsable de solicitar y retirar, en el Departamento de Tesorería, los talonarios de cheques que sean necesarios para la operación de la cuenta corriente, los cuales se mantendrán en la Unidad almacenados en la caja fuerte destinada a ello. Dentro de los primeros 12 días del mes, corresponderá realizar regularizaciones de sueldos y demás cargos internos aplicados en el código presupuestario. De su financiamiento y uso Una vez identificado un depósito en la respectiva cuenta corriente bancaria, corresponderá al ejecutivo la asignación del depósito al código presupuestario del proyecto, mediante la elaboración e ingreso por caja del Comprobante de Recaudación. Los giros o cargos a la cuenta corriente, deberán corresponder a cheques emitidos, sobre los cuales exista documentación sustentatoria y fidedigna en los registros contables de la Unidad, mediante el respectivo comprobante de Egreso. Se entenderá por documentación sustentatoria, a toda aquella que es legalmente aceptada, como las boletas y facturas de compraventa, debidamente autorizadas por el S.I.I., confeccionada en forma manual o mediante algún medio informático, Boletas de Honorarios, que además estén emitidas conforme a las exigencias del Manual o Instructivo vigente de la Entidad que otorga el Subsidio. Adicionalmente, se entenderá como respaldo de sustento, las Autorizaciones de Pago. Los cheques y comprobantes de egresos inutilizados por cualquier motivo (manchados, destruidos por impresora, errores en su confección, etc.) deberán anotarse en el correlativo correspondiente y reemitirse de acuerdo a las instrucciones del Administrador del Módulo Tesorería.

13 11 El rechazo definitivo de un egreso, por el Departamento de Contabilidad u otra unidad externa fiscalizadora, dará origen al cargo inmediato en cuenta corriente de los funcionarios responsables de la correcta aplicación de las normas establecidas por la Instituciones Subsidiarias, siéndole descontado el monto involucrado, de la próxima liquidación de remuneración, sin perjuicio de las eventuales acciones legales que correspondan. Para todos los efectos administrativos y legales, los apoderados serán solidariamente responsables del manejo de la cuenta corriente y de los hechos que de éste se deriven. De la imputación y contabilización de los gastos: Será responsabilidad del Ejecutivo la emisión de los cheques en forma correlativa y orden cronológico, con sus correspondientes contabilizaciones, registros y sustentos en el sistema contable de la Universidad. Toda la documentación será ordenada y archivada, de acuerdo a las instrucciones del Manual o Instructivo vigente de la Entidad Subsidiaria, en un lugar que garantice la consulta permanente de las unidades fiscalizadoras internas o externas y permanezcan durante el período que determine la Ley (seis años comerciales). De su conciliación y control: Se deberá llevar un Libro de Banco, de forma Computacional, donde se registrará periódicamente, el saldo disponible en la cuenta, y en forma cronológica, todas las operaciones de depósitos, cheques girados y cargos bancarios.

14 12 Periódicamente se deberá contar con archivo correlativo de las cartolas bancarias del movimiento de la cuenta corriente, las que deberán ser ingresadas a Sistema Financiero Fin700, por el Departamento de Contabilidad. Mensualmente el Departamento de Contabilidad realizará la Conciliación Bancaria por el período contable. De su cierre: Una vez finalizado y finiquitado el proyecto de parte de la Institución Subsidiaria, será de responsabilidad del ejecutivo realizar la solicitud de cierre ante el Departamento de Tesorería. Sin perjuicio de lo anteriormente expuesto el Vicerrector de Gestión Finanzas, está facultado para ordenar la revocación del mandato que autoriza la apertura de este tipo de Cuentas Corrientes Bancarias, cuando acontezca uno o más de los siguientes motivos: Uso de la cuenta corriente para fines diferentes a los autorizados. Detección de irregularidades en el uso de la cuenta. El protesto de cheques por falta de fondos u otra causal que afecte los antecedentes comerciales de la Universidad Austral de Chile. El pago reiterado de conceptos de gastos no autorizados.

15 13 El incumplimiento total o parcial del procedimiento general establecido por la Vicerrectoría de Gestión Económica y Administrativa y / o específico de las unidades dependientes de la administración financiera o fiscalizadora interna o externa. La pérdida de un documento original de pago. Dado que la responsabilidad de la custodia es del mandatario, este debe asumir las obligaciones por multas y/o costos de publicación de avisos por orden de no pago, por tres veces consecutivas en un diario de circulación local y los avisos correspondientes a la entidad bancaria. GESTIÓN DEL PERSONAL De la Contratación. Conforme sea necesario, el ejecutivo será el encargado de gestionar la contratación del personal a participar en el proyecto, la gestión se realizará ante el Departamento de Personal, previo análisis presupuestario de los recursos del proyecto. De los Pagos. Una vez gestionado el contrato los pagos se realizarán de acuerdo al calendario de remuneraciones que establece el Departamento de Personal, corresponderá al beneficiario del pago cobrar su cheque en la respectiva facultad a la que corresponde el proyecto. Quedando bajo la obligación del Ejecutivo la solicitud de la correspondiente Boleta de Honorarios y/o Liquidación de Sueldos. En los casos en los cuales no es necesaria la contratación de la persona, el ejecutivo realizará todo el proceso del pago (Sol. de Boleta de Honorarios, Autorización de Pago, Contabilización, presentar ante el Departamento de Tesorería toda la información, retirar cheque de Tesorería y depositar)

16 14 SUMAS A RENDIR Se entiende por Suma a rendir, aquellos montos de dinero puestos a disposición de un funcionario de la Universidad, en forma excepcional, para atender gastos y/o compras, de funcionamiento debido a necesidades urgentes, que por su naturaleza especializada o condiciones, no sea aconsejable materializar por la vía de los procedimientos administrativos normales. De la solicitud: El ejecutivo podrá cursar Sumas a Rendir a aquellas personas que participen en el proyecto y que posean contrato vigente con la Universidad, siempre y cuando estén en conocimiento del motivo de dicha suma. El funcionario solicitante, deberá realizar la petición mediante formulario de Autorización de Pago indicando con nombre y RUT el funcionario responsable, el código presupuestario que soportará los gastos detallando él o los objetivos de gastos que desea cubrir, firma y timbre del jefe de Proyecto. La fecha de rendición no debe exceder a 30 días. El monto a gestionar no podrá exceder del millón de pesos, en los casos que este monto sea superior, el funcionario solicitante deberá pedir una excepción al Departamento de Presupuesto. El ejecutivo, cursará las peticiones de Sumas a Rendir, si se cumplen los siguientes requisitos: Funcionario responsable, no registra otras Sumas a Rendir pendientes con cargo al subprograma solicitado.

17 15 Código presupuestario, tiene disponibilidad suficiente para comprometer Suma a Rendir La naturaleza de la adquisición no se pueda canalizar por los procedimientos normales. No se cursarán Sumas a Rendir, para atender pagos de viáticos, pagos de honorarios, cualquiera sea la naturaleza u origen, ni tampoco para financiar la compra de activos. De la Rendición: Los gastos que se efectúen con estos fondos, deben acreditarse documentadamente, mediante factura o boleta, las que deberán venir a nombre de la Universidad Austral de Chile, de acuerdo a lo siguiente: En caso de facturas, deben emitirse a nombre de Universidad Austral de Chile, RUT , Independencia 641, Valdivia, se debe identificar el proyecto ya sea por su nombre o su código, este documento debe detallar los bienes y servicios que se adquieren, con indicación de características y valores individuales. Los recibos sea cual sea su origen no serán aceptados como documentos de respaldo del gasto incurrido. Las boletas de compraventa deben contener, en lo posible, el detalle de las compras. La Rendición de cuentas, se efectuará en el formulario diseñado para este tipo de operaciones, completando todos los datos que se solicitan y transcribir detalle, motivo y

18 16 valor de cada uno de los documentos de sustentos. Dicho formulario debe venir con la firma y el Rut del funcionario responsable identificando el número de Autorización de Pago de la Suma a Rendir solicitada. El reintegro de saldos ya sea a favor de la Universidad o del funcionario, deberá realizarse en las cajas y horarios habilitados por el Departamento de Tesorería, previa confección del correspondiente comprobante de Recaudación que debe confeccionar el ejecutivo, con el fin de transcribir correctamente las claves de calce de la Suma a Rendir. De su Control: El ejecutivo será responsable de contabilizar, liquidar y controlar los saldos correspondientes a los funcionarios pertenecientes a los proyectos bajo su cargo, mediante la emisión de informes, cobranzas y controles que debe efectuar en conjunto con el Departamento de Contabilidad. El Ejecutivo, rechazará total o parcialmente, toda rendición de cuenta que no cumpla con los siguientes requisitos: Que los gastos sean imputables al presupuesto del proyecto. Que todos los gastos estén debidamente sustentados y documentados, ya sea mediante factura o boleta. Que los documentos de sustentos sean legibles y no contengan enmendaduras y que correspondan a los legalmente emitidos por el vendedor. Que los gastos correspondan a los motivos por el cual fueron solicitados.

19 17 El Jefe del Departamento de Presupuesto o del Departamento de Contabilidad, como unidades encargadas de controlar, la ejecución de las normas presupuestarias y contables, podrán rechazar total o parcialmente una Rendición de Cuentas. El plazo de rendición no podrá ser superior a 30 días calendario, desde la fecha de entrega de la Suma a Rendir. Excedido este período, se ordenará el cargo en la cuenta corriente del funcionario responsable (a quien se le giró el Cheque), y le será descontado de la próxima liquidación de remuneraciones. Al 31 de diciembre de cada año, no deben existir saldos por este concepto, por lo que el Departamento de Contabilidad está facultado para establecer plazos máximos de otorgamiento y rendición. ADQUISICIONES. En lo relativo a las exigencias para la adquisición de bienes y contratación de servicios, el Ejecutivo tendrá la obligación de cumplir con lo establecido en las bases, manuales y/o instructivos emitidos por las Instituciones Subsidiarias, principalmente con lo referente al tipo de documento (boletas o facturas), cotizaciones, licitaciones (Públicas o Privadas). Una vez adquirido el bien se procederá a la emisión de la Autorización de Pago previo registro de las facturas en el Módulo correspondiente del Sistema Fin700, posterior a ello se deberá dar requerimiento de pago, emisión del cheque y confección del comprobante de egreso. En los casos de bienes inventariables el registro del activo se tendrá que consignar a la Macro Unidad donde se destinará, es de competencia del Departamento de Contabilidad realizar el alta del Activo, previa presentación de parte del Ejecutivo de la información correspondiente. (Factura, Autorización de Pago, Cotizaciones si aplica)

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