Manual para enviar pedidos/reclamaciones/cancelaciones de Libros y Reclamaciones de Revistas

Transcripción

1 Manual para enviar pedidos/reclamaciones/cancelaciones de Libros y Reclamaciones de Revistas Flujo de envio de pedidos / reclamaciones/cancelaciones...2 NOTAS IMPORTANTE:...3 Encolar ordenes...4 Reclamar/Cancelar Libros...14 Reclamación de revistas...22 Grabar las ordenes/reclamaciones/cancelaciones...30 Procesar ordenes/reclamaciones/cancelaciones...30

2 Flujo de envio de pedidos / reclamaciones/cancelaciones Inicio Entrar a Millennium a ENCOLAR las ordenes hacer relclamacione s /Cancelacione s Fin Imprimir al correo electrónico las ordenes / reclamacio Revisar y/o enviar Ordenes /reclamaciones por fax Grabar el mensaje del correo electrónico con las ordenes/ reclamaciones por enviar Ir al correo Electrónico: Adquisicione s. Entrar al Navegador y autenticarse Envio de ordenes de prov con correo electrónico Seleccionar campus y archivo por enviar Revisar Ordenes /reclamac iones a enviarse

3 NOTAS IMPORTANTES: 1. Siempre antes de encolar o comenzar a reclamar hay que verificar que no haya nada pendiente de impresión, porque sino podrían enviar avisos falsos. 2. Siempre antes de imprimir verificar que se estén imprimiendo ordenes/reclamaciones/cancelaciones de su campus. 3. En las órdenes y los cardex el campo de DIRECCION de RECEPCION debe corresponder al campus, sino no podrán enviar las solicitudes.

4 Encolar ordenes/pedidos de LIBROS 1. Abrir el modulo de adquisiciones en el submodulo ordenes. 2. El encolamiento de las ordenes lo puede hacer un auxiliar de adquisiciones y se puede hacer de las siguientes formas: 1. Al crear la orden

5 2. Si el registro ya esta creado hay que traerlo a pantalla: a. Puede hacerse registro por registro

6 b. Haciendo una lista de todos los ordenes que se van a encolar y trabajar con esa lista

7 Una vez que se tiene el registro en pantalla, Marcar ENCOLAR PC.

8 Grabar el registro encolado, dando clic en el botón CERRAR y luego seleccionar SI en la ventana que aparece, como se muestra abajo. Al terminar ese registro aparece de nuevo la ventana con los registros de la lista que escogiste. Repite los pasos anteriores hasta que termines de encolar las ordenes deseadas. Al finalizar, cierra la ventana con los registros de la lista que escogiste. NOTA IMPORTANTE: Todos los órdenes a enviar deben tener: a. Fecha de orden b. Fondo c. Proveedor d. Estatus = O ORDEN e. CODIGO1 = A Autorizado

9 3. Cambiarse al submodulo ENVIAR.

10 4. Seleccionar la opción Imprimir/Enviar: Esta opción solo la pueden utilizar supervisores y coordinadores.

11 5. Seleccionar las ordenes que se van a enviar.

12 6. Enviar a impresión, escoger opción IMPRIMIR SELECCIÓN si en el paso anterior escogiste solo algunas para imprimir (de lo contrario se enviaran todas las ordenes que aparecen encoladas en esta pantalla): 7. Enviar la impresión al correo electrónico ( Printer ) 8. Revisar que haya llegado el correo electrónico y Especificar si se imprimió correctamente. Si se selecciona NO entonces las ordenes quedarán encolados, es importante seleccionar SI para evitar envíos duplicados.

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14 Reclamar/Cancelar Libros 1. Hacer una lista de registros de órdenes del campus, en esta lista se deben incluir todas las órdenes del campus. Esto es muy importante para asegurarse de que solo se trabajará con órdenes de SU campus. Los scopes no aplican en esta parte del sistema, sino hacen una lista podrían reclamar/cancelar registros de otros campus. 2. Ir al submodulo de Reclamaciones/Cancelaciones

15 3. Seleccionar el modo de reclamación a través de una lista. 4. Seleccionar la lista con la que se va a trabajar.

16 5. El sistema ira mostrando las ordenes para reclamar/cancelar, presionar el botón de la acción que se quiera. 6. Al terminar mostrará el número ordenes reclamadas o canceladas en MILLENNIUM (AUN NO SE ENVIAN AL PROVEEDOR)

17 7. Ir al submodulo ENVIAR

18 8. Seleccionar el submodulo IMPRIMIR RECLAMACIONES/CANCELACIONES y asegurarse de que todas las ordenes pertenecen al campus que esta enviando las cancelaciones. Si lo consideran conveniente también pueden limitar por proveedor o por ubicación. 9. Imprimir las reclamaciones/cancelaciones 10. Asegurarse de que este seleccionado 1 copia e IMPRIMIR RECLAMACION/CANCELACION.

19 11. Seleccionar la impresora de correo electrónico.

20 12. Teclear el correo electrónico.

21 13. Confirmar de que se imprimió correctamente cuando ya hayan visto el mensaje en su correo. 14. Salir de millennium para proceder a enviar las reclamaciones/cancelaciones a los proveedores.

22 Reclamación de revistas 1. Hacer una lista de registros de órdenes del campus, en esta lista se deben incluir todas los cardex del campus. Esto es muy importante para asegurarse de que solo se trabajará con cardex de SU campus. Los scopes no funcionan en esta parte del sistema, sino hacen una lista podrían reclamar registros de otros campus. 2. Ir al submodulo de Reclamaciones (CLAIMING) 3. Indicar que se trabajar con una lista ya creada

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24 4. Seleccionar la lista con la que se trabajará. 5. Seleccionar el cardex que se reclamará.

25 6. Reclamar 1 o varios fascículos según recomiende el sistema. 7. Al terminar de revisar la lista el sistema avisara cuantos cardex y cuantos fascículos serán reclamados. 8. Ir al submodulo de enviar reclamaciones.

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27 9. Verificar que están incluidas todas las reclamaciones e imprimir, según los rangos que deseen. Es muy importante que este marcada la opción: IMPRIMIR RECLAMACION ANCHO

28 10. Seleccionar enviar por correo electrónico.

29 11. Poner el correo electrónico a donde se enviará la impresión. 12. Confirmar la impresión del correo electrónico cuando se haya recibido el correo.

30 Grabar las ordenes/reclamaciones/cancelaciones. Ir al correo electrónico: a. Abrir el mensaje que contiene las órdenes enviadas en el paso anterior. b. Grabar el mensaje con formato tipo TEXTO Procesar ordenes/reclamaciones/cancelaciones 1. Abrir la siguiente dirección: 2. Autenticarse con el correo electrónico del tec. 3. Definir si serán Pedidos / reclamaciones / Cancelaciones 4. Seleccionar el campus que va a enviar los ordenes 5. Definir a que cuenta se enviaran los acuses de recibos y las copias de los avisos. 6. Buscar el archivo donde se grabo el mensaje que contiene los órdenes.

31 7. Al dar clic en CONTINUAR aparecerán los datos de cuantos proveedores hay en el sistema Millennium registrados y cuantos campus. Si no hay errores, oprimir CONTINUAR.

32 8. En el Paso 2 se muestran todas las órdenes que se están procesando para que el supervisor/coordinador de adquisiciones se entere de cuales no podrán ser enviadas. Leer las instrucciones que aparecen en pantalla para una descripción. 9. Si se está de acuerdo con el listado, oprimir CONTINUAR. 10. En la siguiente pantalla, se pide una confirmación de envió. OPRIMIR CONTINUAR para enviar las ordenes.

33 11. El sistema enviará los ordenes y mostrará los datos de lo enviado: 12. Ir al correo que se eligió en el punto 5: adquisiciones.(campus)@itesm.mx / revista.(campus)@itesm.mx y enviar por fax u otros métodos las ordenes que no fueron enviadas por correo. El Subject o Tema del correo electrónico especifica aquellas que requieren ser enviadas por estos métodos.