Facturación Electrónica en México

Transcripción

1 Facturación Electrónica en México A partir del 1 de enero de 2011 entraron en vigor las modificaciones al Artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, referente a la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales (C.F.D.) o Facturas Electrónicas. Es por esto que al realizar una transacción en cualquiera de nuestros mostradores, usted recibirá una factura impresa y también tendrá la opción de recibir, por correo electrónico, una copia electrónica de la misma. Esta versión electrónica estará disponible en formatos PDF y XML, para ser guardada o impresa a su conveniencia y deberá ser solicitada a través de un portal en fedex.com/mx En cumplimiento de la normativa fiscal del SAT (Secretaría de Administración Tributaria), la factura que FedEx le proporcionará contendrá elementos fiscales para que la factura electrónica tenga la misma validez que una factura impresa. Las facturas que FedEx le proporcionará contendrán los siguientes elementos fiscales: Serie de certificado y número de folio (Ej.: Serie=GDLA; y folio=164) Fecha de expedición Número y año de aprobación; y número de certificado * Todas las facturas requieren un número de RFC (Número de Registro Federal de Contribuyentes). Si no tiene uno o no desea utilizarlo, un número de RFC genérico se utilizará en lugar (XAXX ). Sello digital Cadena original Leyenda: Este documento es una impresión de un Comprobante Fiscal Digital. 1

2 RECIBO PROVISIONAL Cuando haga un envío que no sea cargado a su cuenta FedEx a través de una recolección (envíos pre-pagados), usted recibirá un recibo provisional como el que se muestra a continuación. El número que se encuentra en la esquina superior derecha, se puede ingresar al momento de solicitar su factura electrónica a través de nuestro portal de fedex.com/mx Cuando le sea entregado este recibo, es muy importante verificar que toda la información esté escrita correctamente y con claridad. Si algún dato es incorrecto o ilegible, por favor, pida al Courier que haga las correcciones adecuadas. Utilice este número como Número de Referencia en línea, al momento de hacer la solicitud de su factura electrónica en fe- Importante: Si le dan este recibo cuando haga una transacción en el mostrador, por favor NO use el número de recibo (número de referencia en línea). Utilice el número de rastreo o de guía en su lugar, cuando haga la solicitud de su factura en fedex.com/mx Ejemplo del Comprobante Fiscal Digital de una factura a crédito (cargada a su cuenta FedEx). Serie de certificado y número de folio (Ej.: Serie=FE; y folio=24697) Fecha de emisión Número y año de aprobación; y número de certificado Leyenda: Este documento es una impresión de un Comprobante Fiscal Digital. * Todas las facturas requieren un número de RFC (Número de Registro Federal de Contribuyentes). Si no tiene uno o no desea utilizarlo, un número de RFC genérico se utilizará en lugar (XAXX ). Sello digital Cadena original 2

3 SOLICITUD DE FACTURAS ELECTRÓNICAS Cómo acceder al portal para solicitar su factura electrónica? Hay dos maneras para acceder al portal de solicitud de facturas electrónicas: A. Utilice directamente la siguiente liga: B. En el portal de fedex.com/mx, en la sección Manejo de su Cuenta, dé clic en la opción Ver/Pagar facturas en línea. En la página de FedEx Billing Online, dé clic en la liga Solicite Comprobantes Fiscales Ejemplo opción B: Que Información se Necesita para la Búsqueda? Se pueden buscar 3 tipos de Facturas: Facturas de Contado generadas en Mostrador, Facturas a Crédito emitidas a Clientes con Cuenta FedEx (asociadas a dicha cuenta) y Facturas de Aduana por aranceles y Servicios de Importación. Para TODOS esos casos los siguientes campos deben completarse en la solicitud: RFC para el cual se genero la Factura (si el cliente no proporciono un RFC al momento de generar la Factura se utilizo el Genérico: XAXA ) donde se va a recibir la factura Dependiendo del tipo de Factura, además se debe introducir la siguiente información en la solicitud: UNO de estos números para Facturas de Contado (Mostradores y Aduanas) - Numero de guía - Numero de referencia en línea - Serie+Folio Los siguientes datos para Facturas a Crédito (Facturas a Cuenta) - Para buscar varias facturas - Numero de cuenta - Fecha de la factura - Para buscar una factura especifica - Serie+Folio Y 3

4 Como buscar Factura de Contado generadas: 1. Facturas de Mostradores NOTA: Esta busqueda es tambien llamada Quick Search pues retorna un solo documento A. Ingrese los datos obligatorios: i. Número de RFC*: Debe contar con mínimo 11 dígitos. ii. Correo electrónico en dónde se recibirá la factura electrónica. B. Ingrese sólo UNO de los siguientes datos: i. Número de rastreo (número de guía) ii. Referencia en línea iii. Número de factura (Folio) A B 2. Facturas de Aduanas NOTA: Esta busqueda es tambien llamada Quick Search pues retorna un solo documento A. Ingrese los datos obligatorios: i. Número de RFC**: Debe contar con mínimo 11 dígitos. ii. Correo electrónico en dónde se recibirá la factura electrónica. B. Ingrese sólo UNO de los siguientes datos: i. Número de rastreo (número de guía) ii. Referencia en línea iii. Número de factura (Folio) A B *NOTA: El RFC puede ser ingresado en cualquier formato, mayúsculas, minúsculas o mezclado PERO se recomienda ingresarlo siempre todo en MA- YUSCULAS, porque mas adelante al momento de abrir los archivos con las Facturas, el sistema requiere ingresar el RFC en el mismo formato que se ingreso en la solicitud. 4

5 Como buscar Facturas a Crédito Cargadas a Cuenta FedEx: 1. Ingrese los datos obligatorios: i. Número de RFC*: Debe contar con mínimo 11 dígitos. ii. Correo electrónico en dónde se recibirá la factura electrónica. iii. Ingrese el número de cuenta FedEx al cual se cargó el envío de su factura. iv. Ingrese el rango de fechas en las que se generaron la (s) factura (s) a crédito.** *NOTA: El RFC puede ser ingresado en cualquier formato, mayúsculas, minúsculas o mezclado PERO se recomienda ingresarlo siempre todo en MAYUSCULAS, porque mas adelante al momento de abrir los archivos con las Facturas, el sistema requiere ingresar el RFC en el mismo formato que se ingreso en la solicitud. **NOTA: #1: Se debe ingresar siempre rangos menores a 1 mes. Si se ingresa un rango mayor, la respuesta del portal sera que no se encontraron Facturas. #2: El formato en el que se debe ingresar la fecha es mm/dd/ aaaa, para la busqueda de Facturas con Cuentas el Rango de Fecha es un Campo Obligatorio. i ii iii iv 5

6 Cómo abrir los archivos de su factura electrónica? Aproximadamente 10 minutos después de haber solicitado su factura electrónica, recibirá un correo electrónico con los archivos en PDF y XML de su factura. 1. Dé clic en la carpeta adjunta en el correo electrónico y clic Open para abrir el archivo. 2. Se abrirá una ventana con los archivos solicitados. Dé clic en el archivo que desee abrir. 3. A continuación, cuando le haces clic al documento, aparecerá una pantalla solicitando una contraseña (password). Ingrese su número de RFC para poder abrir el archivo solicitado. El RFC que ingrese debe ser exactamente como lo ingresó al momento de solicitar la factura electrónica. Nota: La contraseña es el RFC que se escribió en el portal de busquedas Ejemplo: Facturas de Contado Mostradores y Aduanas (Un solo document) Ejemplo: Facturas a Credito (varios documentos) Un PDF contiene todas las facturas Un archive contiene todos ls XML correspondientes a los CFDs 6

7 en Que no se Encontró la Factura (ejemplo) Ejemplos de Errores Comunes: 1. Typos ingresando data 2. El mismo RFC se tiene que ser ingresado en el portal de busca y el adjunto ABC123456TS0 ABC123456TSO ABC123456TS0 NOTA: Ingrese el mismo RFC en estas dos locaciones; ambas en el MISMO formato independientemente de si se ingreso en mayusculas, minusculas o mezclado, simplemente deben ser iguales. 7

8 3. Recibos Provisionales IMPORTANTE: Si el recibo viene de un mostrador, y NO de una RECOLECTA, no se puede utilizar el numero de referncia online. Se tiene que escribir claro en el recibo Tips para busqueda de Factura Electronicas Tips Genéricos A) Si posee una copia Impresa de su Factura Electrónica, verifique que la información siendo ingresada para la búsqueda coincide con la que aparece en la Factura (RFC, Numero de Guía para el caso de Facturas de Contado, etc. B) Al hacer la solicitud de la factura, asegúrese que se está proporcionando la información correctamente. Introduzca la información correcta en su campo correspondiente. Por ejemplo, ingrese el número de rastreo o de guía en el campo que se indica en la forma C) Si transcurrido un tiempo prudencial de haber enviado la solicitud aun no ha recibido respuesta, puede realizar nuevos intentos de realizar la búsqueda. No hay límite de solicitudes ni de tiempo para las descargas. Si los problemas persisten puede contactar a nuestro personal de soporte al cliente cuando lo desee. Tips Para la Búsqueda de Facturas de Contado A) Asegúrese que el RFC que utiliza para la búsqueda es el correcto. El RFC que introduzca servirá tanto para hacer la búsqueda de su factura, como para abrir los archivos indicados como contraseña. Este número debe contener por lo menos 11 dígitos y debe ser exactamente el mismo número que el agente de servicio o al Courier CAPTURO al momento de realizar la Factura. Si posee una copia Impresa de la Factura o un recibo puede verificar como se capturo. Este tip aplica también para el Numero de Guía. B) Use el número de rastreo o de guía en la búsqueda para obtener la factura más reciente. Al hacer la búsqueda con el número de guía como criterio, obtendrá la versión más reciente de su factura. Por ejemplo, si se acredita una factura y se generó una nueva factura con el mismo número de guía (re-facturación), la búsqueda le proporcionará la nueva factura. C) Uso del número de referencia en línea en la búsqueda para obtener una factura específica. Si desea buscar una factura original o nota de crédito, utilice el número de referencia en línea del documento específico que está buscando. Tips Para la Búsqueda de Facturas a Crédito A) Asegúrese de Ingresar tanto el número de Cuenta como el rango de Fechas para realizar la búsqueda de varias Facturas a Crédito, sin Ingresar ninguno de los criterios para la búsqueda de Facturas de Contado. B) Al Ingresar el rango de Fechas asegúrese de utilizar los Formatos correctos (indicados en secciones anteriores de este documento) y de NO Ingresar rangos mayores a 1 mes, puesto que de hacerlo, la búsqueda retornaría como resultados que NO se encontraron Facturas. 8

9 Qué hacer en caso de problemas al solicitar su factura electrónica, a pesar de revisar los puntos anteriores? Si tiene alguna pregunta o duda, póngase en contacto con servicio al cliente de FedEx por contact y tenga a la mano la siguiente información: El nombre de su compañía bajo el cual se realizó la factura Número de RFC Número de guía para el caso de las facturas de contado El mostrador en el que hizo esta operación, en caso de que sea una factura de contado realizada en un mostrador o una recolección de contado. Fecha de la factura de contado o rango de fechas de la factura de crédito. 9