Las transacciones que hacen parte del acta de baja deben ser debidamente firmados y ratificados en el sistema de información.

Transcripción

1 PROCESO: GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGISTICA PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES Objetivo: Depurar los inventarios los bienes volutivos y consumo l SENA, dando baja a aquellos bienes que se encuentran en mal estado, inservible, obsoletos, que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la Entidad. Responsable: Director Administrativo y Financiero, Grupo Almacenes e Inventarios y Almacenistas la Dirección Regional y Centros. Alcance: Este procedimiento aplica para Grupo Almacenes e Inventarios la Dirección General, Almacenista, Directores y Subdirectores la Dirección. DEFINICIONES Bienes servibles: son aquellos bienes muebles que se encuentran en buenas condiciones, pero que la entidad no los requiere para el normal sarrollo sus funciones o aquellos bienes muebles que han cumplido su objeto y puen ser utilizados en otras áreas o penncias. Bienes inservibles: son aquellos bienes muebles que por su estado sgaste total, terioro u obsolescencia física o tecnológica, no son útiles para el servicio que ben prestar y tampoco es posible el aprovechamiento sus partes. Bajas bienes muebles: es el procedimiento administrativo mediante el cual el SENA ci retirar finitivamente un bien mueble sus activos. Se perfecciona mediante el acto administrativo que la orna, y en consecuencia se be realizar su scargue los inventarios, los registros contables y su retiro físico, previo el cumplimiento los requisitos establecidos para cada caso. Concepto técnico: es el acto reconocimiento técnico, físico y operacional que se le hace a un bien. Desmantelamiento: es la operación sarmar y sparejar un bien mueble con el fin que las partes que se encuentren en buen estado puedan ser reutilizadas. Donación: liberalidad l Sena para transferir gratuita e irrevocablemente un bien mueble su propiedad a otra persona jurídica recho público que lo acepte. Únicamente Destrucción bienes: reducir a pedazos o cenizas los bienes muebles objeto la baja. Una vez struidos los bienes muebles dados baja; el funcionario encargado administrar los inventarios en la be levantar y firmar el acta que berá ser suscrita por el ornador l gasto. Baja semovientes: sacrificar los animales que se encuentren en mal estado, siendo imposible su recuperación. El acta que be contener el concepto técnico un servidor público l Centro, competente don justifique el sacrificio. Venta bienes muebles: es la operación mercantil mediante la cual se transfiere a dominio ajeno un bien mueble dado baja a cambio dinero en el precio convenido. N 1 GENERALIDADES Profesionales idóneos en las diferentes áreas formación internos o externos l Sena, según el caso, podrán elaborar y firmar el concepto técnico por escrito, dirigido al Comité Bajas, terminando el estado los bienes inservibles u obsoletos, los cuales ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la Entidad El concepto técnico se ben incluir como mínimo, la información básica l equipo y el diagnostico que permita intificar claramente los motivos l daño y estado l bien mueble que se va a dar baja. El presinte comité bajas la, dando cumplimiento a la resolución No , cita al comité Bajas para analizar los documentos soportes la baja, se elabora el acta comité bajas en don se relacionan los bienes y el stino final. El acta entrega los bienes dados baja se firma una vez se hayan retirado los bienes las instalaciones l SENA. Las transacciones que hacen parte l acta baja ben ser bidamente firmados y ratificados en el sistema información. Se podrán donar los bienes muebles dados baja a otras entidas públicas, dando prioridad a los municipios y partamentos con base en las recomendaciones dadas por el comité bajas y el acto administrativo que así lo orne, teniendo en cuenta las normas especiales que rigen la materia y la que específicamente estén contenidas en el Código Civil. 7 Los documentos soportes baja son: el acta Comité bajas, concepto técnico, estudios conveniencia y oportunidad, ofrecimientos, resolución, acta entrega los bienes, documentos la venta por subasta pública el Martillo, y transacción baja emitida por el sistema información bidamente firmada y ratificada. 8 Se procerá al smantelamiento cuando tenga fines didácticos formación profesional para su utilización como repuestos o para fines similares. Realizada la baja l bien mueble con este fin, el stinatario berá darle la utilización para la cual fue ornada. 9 El be enviar los actos administrativos resultado l proceso baja al Grupo Almacenes e Inventarios la Dirección General l Sena, Grupo Servicios Generales y Grupo Contabilidad ntro los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecución la baja, con el fin ejercer control sobre el proceso baja, realizar los registros contables y actualizar las pólizas seguros.

2 PROCESO: GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGISTICA PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES La Entidad Estatal interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, be manifestarlo por escrito ntro los treinta (30) días Objetivo: Depurar los inventarios los bienes volutivos y consumo l SENA, dando baja a aquellos bienes que se encuentran en calendario siguientes a la fecha publicación l acto administrativo. En tal manifestación la Entidad Estatal be señalar la necesidad mal estado, inservible, obsoletos, que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la funcional que preten satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud. Entidad. Si hay dos o más manifestaciones interés Entidas Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal que primero haya manifestado 10 su interés be tener preferencia. Los representantes legales la Entidad Estatal titular l bien y la interesada en recibirlo, ben suscribir un acta entrega en la cual ben establecer la fecha la entrega material l bien, la cual no be ser mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir la suscripción l acta entrega. 11 La Entidad Estatal interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, be manifestarlo por escrito ntro los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha publicación l acto administrativo. En tal manifestación la Entidad Estatal be señalar la necesidad funcional que preten satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud. Si hay dos o más manifestaciones interés Entidas Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal que primero haya manifestado su interés be tener preferencia. Los representantes legales la Entidad Estatal titular l bien y la interesada en recibirlo, ben suscribir un acta entrega en la cual ben establecer la fecha la entrega material l bien, la cual no be ser mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir la suscripción l acta entrega. 12 Los documentos soporte l proceso bajas ben ser archivados acuerdo a lo establecido en la Tabla Retención Documental l Grupo Almacenes e Inventarios. DOCUMENTOS ASOCIADOS Acta comité baja. Resolución bajas. GIL-F-011 Formato Concepto Técnico Bienes. Acta Entrega. Estudio Técnico y Conveniencia. Inspección física entidad subastadora. GIL-F-013 Formato Ofrecimiento Bienes a dar Bajas Documento traslado bienes. RMATIVIDAD Artículo 32 la Ley noviembre 2003, cuando los órganos que conforman el Presupuesto General la Nación posean bienes muebles o inmuebles que en la actualidad no estén utilizando o que no sean necesarios para el sarrollo normal sus funciones, berán sarrollar todas las actividas tendientes a enajenarlos o arrendarlos, ofreciéndolos prioritariamente a los municipios y partamentos. Artículo 209 la Constitución Política Colombia 1991, que consagra que las autoridas administrativas ben coordinar sus actuaciones para el acuado cumplimiento los fines l Estado. La administración pública, en todos sus órnes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Artículo 267 la Constitución Política 1991, por medio l cual se suprime el control previo que ejercía la Contraloría General la República, se consagra el control posterior y selectivo. Artículo 269 la Constitución Política 1991, el cual consagra como obligación para las entidas públicas, diseñar y aplicar, según la naturaleza sus funciones, métodos y procedimientos control interno, conformidad con lo que disponga la ley. Ley 42 l 26 enero 1993 Sobre la organización l Sistema Control Fiscal Financiero y organismos que lo ejercen. Ley 87 l 29 noviembre Por la cual se establecen normas para el ejercicio l Control Interno en las entidas y organismos l estado y se dictan otras disposiciones". Ley 298 l 23 julio Por la cual se sarrolla el artículo 354 la Constitución Política la República Colombia, se crea la Contaduría General la Nación como una Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones. Ley 734 l 5 febrero Por la cual se adopta el Código Disciplinario Único. Ley , Por la cual se expi el Estatuto General Contratación la Administración Pública, y sus Decretos Reglamentarios. Ley , Por medio la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. Decreto No l 4 noviembre Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Control Interno las Entidas y Organismos la Administración Pública l Orn Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones Resolución No. 393 l 28 septiembre 2007, la Contaduría General la Nación, Por la cual se adopta el Manual para la Implementación l Molo Control Interno Contable MCICO 2007:1. Resolución No. 248 l 6 julio 2007, la Contaduría General la Nación, Por la cual se establece la información a reportar, lo requisitos y los plazos envío a la Contaduría General la Nación. Resolución No. 356 l 5 septiembre 2007, la Contaduría General la Nación, Por la cual se adopta el Manual Procedimientos l Régimen Contabilidad Pública. Resolución No. 354 l 5 septiembre 2007, la Contaduría General la Nación, Por la cual se adopta el Régimen Contabilidad Pública, se establece su conformación y se fine el ámbito aplicación. Resolución No. 355 l 5 septiembre 2007, la Contaduría General la Nación, Por la cual se adopta el Plan General Contabilidad Pública. Resolución No. 375 l 17 septiembre 2007, la Contaduría General la Nación, Por la cual se modifica los artículos 10 y 11 la Resolución No , respecto los puntos reporte la información contable a la Contaduría General la Nación. GIL-P-005 V.02

3 Inicio 1. Realizar cronograma y alistar bienes El Dirección General, be elaborar el cronograma actividas para sarrollar el proceso bajas, alistar físicamente los bienes inservibles, obsoletos, que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para Listado bienes a la Entidad y que son objeto la baja, acuerdo a sus características técnicas y dar baja generar el listado los bienes objeto la baja, con la siguiente información: Grupo activo l bien, scripción tallada, número placa inventario, fecha adquisición, marca, molo, serial, unidad medida, cantidad y valor en libros y elaborar estudio conveniencia y oportunidad. 2. Ofrecer los bienes ntro la Entidad a nivel nacional El que tenga bienes para dar baja en su boga inservibles, hace el ofrecimiento a través correo electrónico a la Direcciones Regionales y Centros, adjuntando diligenciado el GIL-F-013 Formato Ofrecimiento Bienes a dar Bajas y publicando en el link GIL-F-013 Formato \\snmfboghisfs\backups\grupo_almacen_e_inventarios\procesos DE BAJA Ofrecimiento NACIONAL Bienes a dar Bajas Se recibirán las solicitus al ofrecimiento durante los tres (3) días hábiles siguientes a la publicación, a través correo electrónico dirigido al Almacenista la que realizo la publicación. Se recibieron solicitus? Si se reciben solicitus al ofrecimiento interno, conecta con el procedimiento traslado bienes, lo contrario se continúa con la actividad 3. El Dirección General, be solicitar a través correo electrónico al área técnica o persona idónea, el GIL-F- 011 FORMATO CONCEPTO TÉCNICO DE BIENES los bienes objeto la baja La Oficina Sistemas o acuerdo al tipo bien. El concepto técnico be ser enviado a través persona idónea para correo electrónico al Presinte y Secretario l Comité Bajas, terminando emitir concepto el estado los bienes (inservibles, obsoletos, que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la Entidad). GIL-P-004- PROCEDIMIENTO TRASLADO DE BIENES El acuerdo a las solicitus recibidas be procer a realizar los traslados correspondientes a los centros formación que requieren los bienes acuerdo a los lineamientos l procedimiento GIL-P-004-PROCEDIMIENTO TRASLADO DE BIENES establecido por la Dirección General. Grupo Almacenes e Inventarios la Es aclarar, que los bienes a dar baja y que son objeto traslados entre Dirección General Centros, solo puen ser utilizados para smantelamiento con fines didácticos o reciclaje con fines formación, garantizando que el nuevo producto generado con dichos bienes sea ingresado al inventario l SENA. 3. Solicitar concepto técnico GIL-F-011 FORMATO CONCEPTO TÉCNICO DE BIENES V1 4. solicitar inspección los bienes a dar Baja El, para los bienes ofrecidos que no tuvieron requerimiento por parte la Dirección General, Direcciones Regionales o Centros l SENA, be solicitar al Grupo Almacenes e Inventarios la el acompañamiento un funcionario l aliado estratégico - Entidad Informe subastadora, para que realice la inspección física los bienes inservibles, sugerencia Precios obsoletos, que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la Entidad y que son objeto la baja y termine que bienes puen ser objeto venta a través subasta pública. Se ben clasificar los bienes por lotes y presentar el informe sugerencia precio con el valor base para cada lote. Los bienes son objeto Enajenación por venta en subasta pública? Act 9 Si los bienes acuerdo a la inspección física son objeto enajenación por venta en subasta pública. Conecta con la actividad N 9 "Elaborar acta comité bajas y adjuntar los documentos"

4 5. Solicitar la publicación bienes a donar en la página Web la entidad. El, para los bienes ofrecidos que no fueron solicitados por los más Centros, o que no son objeto venta en subasta pública, be diligenciar el GIL-F-013 Formato GIL-F-013 Formato Ofrecimiento Bienes a dar Bajas y la carta Ofrecimiento ofrecimiento, enviarlos a través correo electrónico dirigido a Bienes a dar Bajas publicacionesweb@sena.edu.co, solicitando su publicación; Dando cumplimiento a lo establecido en las normatividad vigente, Constitución Política Colombia art. 270, Ley , art. 100, Ley 850 l Se recibieron solicitus donación? EL, be recibir respuesta l ofrecimiento por parte entidas estatales, manifestando por escrito su interés ntro los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha publicación l acto administrativo. Es aclarar, que las solicitus que se reciban spués l tiempo no serán tenidas en cuenta para la donación. 6. Presentar solicitus al Comité Bajas Act 9 Si el, recibe solicitus por parte entidas públicas, se recopilan para presentar Respuesta l en el Comité Bajas. ofrecimiento por parte entidas Conecta con la actividad N 9, "Elaborar acta comité bajas y adjuntar los estatales documentos" Los bienes son objeto baja por sacrificio? El, acuerdo al concepto técnico informa al Comité Bajas si los bienes son objeto strucción o sacrificio. 7. Determinar los bienes baja por sacrificio 8. Determinar los bienes baja por strucción 9. Elaborar Acta Comité Bajas y adjuntar los documentos soporte El, acuerdo al concepto técnico informa al Comité Bajas el listado los bienes Listado cuyo stino final es el sacrificio semovientes. semovientes El sacrificio los semovientes be cumplir con las normas ambientales sacrificio vigentes y se be elaborar un acta firmada por todos las personas que participen en el sacrificio. El, acuerdo al concepto técnico informa al Comité Bajas el listado los bienes cuyo stino final es la strucción. Listado bienes La strucción los bienes be cumplir con las normas ambientales vigentes para strucción y se be elaborar un acta firmada por todas las personas que participan en la strucción. Acta baja. Concepto técnico. El be preparar los documentos soporte los posibles stinos los bienes a dar Almacenista Estudio Técnico y la conveniencia. baja los cuales son: concepto técnico, estudio Técnico y conveniencia, Inspección física inspección l martillo sobre los bienes que puen ser vendidos en subasta entidad subastadora. pública, solicitus para ser donados a otras entidas, listado los bienes que puen ser smantelados, los que serán struidos y preparar el comité. Estudio Conveniencia y Oportunidad. para 10. Citar a comité bajas El presinte l Comité Bajas la Presinte l Comité cita al Comité para dar cumplimiento al artículo tercero la Citación Bajas Resolución Aprobar y firmar acta comité Bajas Los miembros l Comité Bajas la Integrantes l comité Acta comité, aprueban y firman el acta Comité bajas, en don se bajas. bajas recomienda el stino final los bienes. 12. Expedir y firmar resolución bajas Comité Bajas la El Director Administrativo la el Director Regional o el Subdirector Centro, expi y firma la resolución baja Resolución Bajas bienes.

5 La stinación los bienes a dar baja, es enajenación por venta? Se be intificar si la stinación los bienes objeto a dar baja es la enajenación por venta. De ser afirmativo, se proce a terminar si es por subasta pública o por venta directa. La stinación los bienes a dar baja, es enajenación por venta en subasta pública? Se termina si la stinación los bienes a dar baja es por enajenación por venta en subasta pública. De ser afirmativo, se be conectar con el procedimiento Enajenación bienes muebles por venta en subasta pública, sino se continua con la actividad 13. Realizar el proceso contratación directa, según el manual contratación administrativa l Servicio Nacional Aprendizaje - SENA. Procedimiento Enajenación bienes muebles por venta en subasta pública El procedimiento enajenación bienes muebles por venta en subasta pública, especifica las actividas a realizar. 13. Realizar proceso Contratación Directa El realiza los estudios previos para una contratación directa con empresas con permisos Contratación Directa ambientales acuerdo a la naturaleza los bienes y/o se encargue la disposición los residuos Manual contratación administrativa. 14. Elaborar transacción baja Continua con los lineamientos establecidos en el Manual contratación administrativa. El, a través l sistema información, realiza la transacción baja bienes. Grupo Gestión Contractual la Dirección Administrativa y Financiera Nota baja 15. Entregar los bienes El, elabora y hace firmar el acta entrega los bienes donados, vendidos o struidos, según el caso; por parte l Regional o Acta entrega Centro y quien recibe los bienes. Se anexan al acta entrega los firmada documentos: fotocopia cedula ciudadanía quien retira los bienes, documento l representante legal y más documentos l adjudicatario. Todos los bienes ben ser retirados l SENA. 16. Ratificar la transacción 17. Informar bienes dados baja 18. Archivar documento soporte El en el sistema información ratifica la transacción, teniendo como soporte la Resolución baja, resolución baja y acta entrega firmada. Acta entrega. El Regional o el Centro, ntro los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega los bienes la Resolución baja baja, reporta a través correo electrónico al Coordinador l Grupo Contabilidad, al Coordinador l Grupo Servicios Generales y Adquisiciones y Listado bienes al Coordinador l Grupo Almacenes Inventarios la dados baja la resolución y el listado los bienes dados baja. El, be archivar la transacción baja los bienes acuerdo a las Tablas Informe General Retención Documental (TRD) l Grupo Almacenes e Inventarios y anexar Almacén copia al informe que se be presentar al Grupo Contabilidad. Fin