ESTUDIO DE VIABILIDAD Y CONVENIENCIA PARA EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES, LUBRICANTES

Transcripción

1 ESTUDIO DE VIABILIDAD Y CONVENIENCIA PARA EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES, LUBRICANTES y ADITIVOS, CON SERVICIO DE CAMBIO DE ACEITES Y FILTROS, PARA LOS VEHICULOS QUE HACEN PARTE DEL PARQUE AUTOMOTOR ACTIVO Y LA PLANTA DEL NIVEL CENTRAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO. 1. Justificación. La SNR-, es una Entidad descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho. Mediante Decreto 2163 de 2011 el Gobierno nacional modificó la estructura de la SNR y mediante Resolución 6126 del 29 de julio de 2011, el Superintendente de Notariado y Registro asignó funciones a los Grupos Internos de Trabajo de la Entidad, entre ellos el Grupo de Servicios Administrativos, al que corresponde Coordinar, promover y participar en las actividades concernientes a la adquisición y suministro oportuno de bienes y servicios y el mantenimiento de bienes muebles, con el fin de garantizar que las diferentes dependencias tengan los elementos necesarios para cumplir con su labor, por lo que se presenta el estudio previo y documentación donde se establece la necesidad de contratar un proponente que suministre combustibles, lubricantes y aditivos, con servicio de cambio de aceites y filtros, para los vehículos que integran el parque automotor activo de la Entidad a nivel nacional y la planta eléctrica del Nivel Central, de acuerdo con las normas legales vigentes de austeridad y de lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 3 del Decreto 2474 de Considerando que es misión de las Entidades Públicas velar por el cuidado y mantenimiento de los bienes a cargo de las mismas y dotar a los funcionarios y a las Instalaciones donde ejercen la función pública de elementos que permitan una correcta y eficiente prestación de los servicios a su cargo, en condiciones de comodidad, salubridad, oportunidad y continuidad para con estos y los usuarios del servicio prestado, se presenta este estudio previo para el suministro de combustibles y lubricantes, con servicio de cambio de aceites y filtros para el parque automotor activo de la SNR a nivel nacional y para la planta eléctrica del Nivel Central. 2. Descripción de la necesidad. La requiere para el óptimo y eficiente funcionamiento de los vehículos y maquinaria de su propiedad, el suministro de los combustibles, lubricantes y aditivos correspondientes y servicios conexos como suministro y cambio de filtros, con el fin de dar solución a las necesidades de la Entidad y brindar soporte a la Administración de la Superintendencia de Notariado y Registro. Página 1

2 Actualmente la SNR cuenta con un parque automotor conformado por 15 vehículos y una planta eléctrica, como instrumentos necesarios para el cumplimiento y desarrollo de sus funciones diarias, y es deber de la Entidad garantizar el funcionamiento oportuno, eficaz y eficiente de los bienes en mención, esto con el objetivo de contribuir al cumplimiento de las labores cotidianas de la Administración. De igual forma se observa que aunque la Entidad tiene en la actualidad en ejecución un contrato por el mismo objeto, dado el valor del mismo, este se encuentra próximo a terminar, razón por la cual se requiere adelantar una nueva contratación para tal fin. 3. Descripción del objeto a contratar. 3.1 OBJETO A CONTRATAR Contratar el suministro de combustibles (Gasolina Corriente y ACPM), lubricantes y aditivos, con servicio de cambio de aceites y filtros, para los vehículos que conforman el parque automotor activo de la SNR y para la planta eléctrica del Nivel Central, con posibilidad de suministro a nivel nacional. Los vehículos que a la fecha conforman el parque automotor activo de la SNR son: Nº AUTOMOVIL PLACAS 1 AVEO FAMILY OBH CHEVROLET SPARK OBI CHEVROLET CHEYENNE OBI SEAT LEON OBI NISSAN TIIDA OBI NISSAN TIIDA OBI NISSAN TIIDA OBI NISSAN FRONTIER OBI TOYOTA PRADO BLINDADA OBI TOYOTA PRADO BLINDADA CLQ MAZDA 6 OBI CAMIONETA FORD RANGER OBI CAMIONETA FORD RANGER OBI CAMIONETA FORD RANGER OBI CAMIONETA MERCEDES BENZ BLINDADA OBI 227 Página 2

3 La planta eléctrica del Nivel Central corresponde a una planta de 41 KVA 208/120V AC-60 HZ de ACPM. El contratista deberá garantizar a la SNR que en caso de cambio o aumento en los vehículos del parque automotor, estos se puedan incluir en los servicios contemplados bajo el objeto del presente proceso. 3.2 PLAZO DE EJECUCION El plazo de ejecución del contrato es de siete (7) meses, o hasta agotar el presupuesto, contados a partir de la firma del Acta de Inicio y el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACION: El presupuesto estimado para la ejecución de la presente contratación es de CUARENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS M/L. ($ ) incluido IVA, del presupuesto de funcionamiento, rubro Combustibles y Lubricantes FORMA DE PAGO: La forma de pago al contratista será por mensualidades vencidas. A su vez, como requisito previo cumplimiento de los trámites administrativos y financieros a que haya lugar deberá radicar los siguientes documentos: Certificación de recibido a satisfacción del objeto del contrato, suscrita por el Supervisor del contrato. Factura de venta especificando el valor unitario y total. Certificado o planilla de pago a los Sistemas de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Profesionales) y Aportes Parafiscales (Caja de Compensación Familiar, SENA e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar) de conformidad con la normatividad vigente y certificación o constancia de cumplimiento de las obligaciones laborales con el personal utilizado en la ejecución del objeto contractual. De conformidad con las leyes 789 de 2002 y 828 de LUGAR DE REALIZACION: Teniendo en cuenta que los vehículos de la SNR, especialmente los destinados a atender las actividades relacionadas con la Protección Patrimonial a la Población Desplazada y Restitución de Tierras a Víctimas del Despojo, Proyecto Sistematización y Modernización de los Servicios de la SNR Página 3

4 a Nivel Nacional, deben desplazarse hacia diferentes puntos de la geografía nacional, el lugar de realización del contrato será a nivel nacional. De acuerdo a la Oficinas de Registro a las que se encuentran adscritos los vehículos a cubrir con el presente proceso, el servicio de suministro de combustibles (Gasolina Corriente y ACPM), lubricantes y aditivos, con servicio de cambio de aceites y filtros, para el parque automotor activo de la SNR y para la planta eléctrica del Nivel Central, se requiere que el contratista dentro de la cobertura nacional cuente con una estación de suministro de combustible en el perímetro más cercano a cada una de las sedes, así: Bogotá: Calle 26 # Int 201. Medellín Sur: Carrera 52 # 42 75, Cali: Carrera 56 # 11A 20, Bucaramanga: Carrera 20 # y, Barranquilla: Carrera 42 D # 80A 136. Los proponentes deberán presentar en su propuesta información clara acerca de la ubicación de las estaciones de servicio a nivel nacional, a través de las cuales se prestará el servicio de suministro de combustibles, lubricantes y aditivos y el servicio de cambio de aceites y filtros. Adicionalmente en las propuestas deberá declararse por parte de los proponentes el compromiso de garantizar el suministro de lubricantes, aditivos y filtros originales, de marcas reconocidas y compatibles con las marcas y características de los vehículos. En caso de prestar el servicio a través de operadores (terceros), anexar la documentación que permita verificar el tipo de relación contractual. Cabe aclarar que la prestación a través de tercerización del servicio, no exime al proponente del cumplimiento de las obligaciones contractuales y no genera relación contractual entre la SNR y los terceros. 4. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección En cumplimiento del Decreto 2516 del 12 de julio de 2011, por el cual se reglamenta la modalidad de selección de mínima cuantía, se aplicará esta modalidad atendiendo a la regla general señalada por la Ley, garantizando la libre concurrencia y la transparencia en desarrollo de todas y cada una de las actividades que se realicen para terminar con éxito el presente proceso selectivo, escogiendo la oferta más favorable para la entidad y lograr satisfacer la necesidad previamente identificada en los estudios efectuados con anterioridad. La presente modalidad de selección se aplica teniendo en cuenta que la cuantía y el objeto de la contratación no corresponden a ningún otro procedimiento contractual establecido en la Ley 1150 y Página 4

5 su decreto reglamentario, garantizando la selección objetiva de la oferta más favorable a la entidad con la observancia estricta de los parámetros legales definidos para el efecto. 5. REQUISITOS TECNICOS 5.1 Requisitos Técnicos Teniendo en cuenta el uso diario del parque automotor, el tipo de servicio que se requiere y los tiempos en los cuales debe prestarse el servicio, se requiere contratar el suministro de combustible (gasolina corriente y ACPM), lubricantes y aditivos, con servicio de cambio de aceites y filtros para los vehículos y suministro de ACPM para la planta eléctrica del Nivel Central que posee la que cumpla como mínimo con sistema de control para el suministro de combustible, a través de Chip o similar. El CHIP debe ser único para cada vehículo y debe suministrar en cada tanqueada y/o cambio de aceite información por vehículo de fecha y hora, placa, kilometraje, tipo de combustible, galones, valor, cantidad cuartos de aceite utilizados, cantidad y referencia de filtros cambiados, discriminación de valores por cada suministro y servicio prestado. Esta información debe estar disponible en línea, en tiempo real, para el supervisor del contrato, de tal manera que permita efectuar un control efectivo. El objetivo de contratar el suministro de combustible con dicho sistema es aportar a la Entidad eficiencia y control. El proponente debe tener en cuenta que en desarrollo de la ejecución del respectivo contrato, debe cumplir mínimo con las siguientes especificaciones técnicas: 1. Prestar atención de suministro de combustible durante las 24 horas del día, los 7 días a la semana, de manera que garantice el suministro permanente, razón por la cual el contratista debe tener en cuenta que si se presentan hechos relacionados por ejemplo con daños de surtidores, contaminación de los combustibles, arreglos en los tanques subterráneos y patios de servicio y demás, los mismos no deben alterar el normal suministro del combustible. 2. Suministrar combustibles microfiltrados, con las especificaciones y procedimientos técnicos requeridos para la sustracción de agua. 3. Garantizar el cumplimiento de las características técnicas de operación y seguridad de los equipos de suministro de gasolina y ACPM motor instalado en cada una de las estaciones de servicio ofrecidas, los cuales se deben ajustar a los requerimientos y disposiciones legales vigentes. 4. Cumplir con la norma técnica N 1380 acogida por el Concejo Nacional de Normas mediante Resolución N 025 de 1995, acogida por el INCONTEC o por las disposiciones que la modifiquen. Cumplir con la ley 693 de 2001 y sus normas reglamentarias. 5. Contar con empleados que suministren el combustible con responsabilidad, seguridad y precisión, los cuales deben verificar la placa y el Kilometraje de cada vehículo antes del abastecimiento, con el fin de registrarlos en el medio magnético de control que se establezca. Página 5

6 6. Ofrecer y cumplir con la medida establecida para cada galón de Gasolina como de ACPM. 7. Aceptar los procedimientos administrativos que determine la Superintendencia de Notariado y Registro para la ejecución del contrato. 8. Suministrar lubricantes y filtros originales y de las características acordes a la marca y tipo de vehículo. 9. Prestar el servicio de cambio de aceites y filtros bajo condiciones técnicas. 5.2 Análisis Económico Para el presente proceso se ha tomado como precio de referencia el regulado por el Gobierno Nacional para combustibles (gasolina y ACPM), de acuerdo a lo reportado por el Ministerio de Minas y Energía en su página Web, a la fecha, así: PRECIOS DE REFERENCIA GASOLINA MOTOR CORRIENTE 2012 Fecha Enero Precios máximos Zonas cercanas a: ($ / Gal) Gasolina ACPM Bogotá 8.707, ,05 Barranquilla 8.474, ,51 Bucaramanga 8.509, ,70 Medellín 8.665, ,40 Cali 8.711, ,77 Los aumentos en precios de combustibles no podrán exceder los autorizados por el Gobierno Nacional y los mismos únicamente se podrán generar en los tiempos en que el mismo lo disponga. 6. GARANTIAS QUE AMPARAN PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRA CONTRACTUAL El incumplimiento a las obligaciones contractuales constituye el mayor riesgo para el normal desarrollo del objeto contractual por lo que el contratista deberá constituir a favor de la garantía única, que deberá cobijar los siguientes riesgos: - Cumplimiento: El 20% del valor del contrato, conveniencia por el plazo del contrato, más seis (6) meses a partir de la expedición de la póliza. Página 6

7 - Calidad de los bienes: El 20% del valor del contrato, con vigencia de seis (6) meses contados a partir de la expedición de la póliza. 8. CRITERIOS DE EVALUACION Y PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN Teniendo en cuenta que se trata de un contrato para la adquisición de bienes y/o servicios inferior de la menor cuantía, se tomará como factor de selección la propuesta que ofrezca el menor valor y reúna los requisitos solicitados por la Entidad para ser seleccionada por la oferta más ventajosa desde el punto de vista económico, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2516 DE Por lo anterior, el proponente deberá diligenciar la ficha (Anexo 1) con el fin de efectuar la comparación de precios respectiva. Teniendo en cuenta que para los combustibles, se trata de precios regulados, con un máximo establecido por el Gobierno Nacional, se tomarán los precios certificados a la fecha de entrega de la propuesta. Para los demás suministros lubricantes, aditivos y filtros, el proponente deberá certificar el precio al que lo suministrará durante el año El precio del aceite se deberá suministrar por medida de ¼ de galón. Los precios registrados en la ficha 1 se tomarán para la determinación del menor precio. 8.1 REQUISITOS HABILITANTES DOCUMENTOS JURIDICOS - Carta de presentación de la propuesta - Certificado de existencia y representación legal - Autorización al representante legal - Pago de aportes al sistema general de seguridad social y parafiscales-persona jurídica - Registro único Tributario - Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía - Fotocopia de la Libreta Militar 9.2 CRITERIOS DE VERIFICACIÓN TÉCNICA Y DE EXPERIENCIA De acuerdo con las especificaciones técnicas, los proponentes acreditarán su capacidad técnica para el presente proceso de selección dando cumplimiento a los requerimientos mínimos establecidos en el presente documento, lo que también quedará consignado en el texto de la invitación pública. Se ha considerado igualmente como requisito mínimo de verificación, que los proponentes acrediten con las certificaciones respectivas expedidas por los contratantes, la celebración, ejecución y Página 7

8 terminación de dos (2) contratos celebrados con Entidades Públicas o Privadas, cada uno por valor igual o superior al monto del presente proceso, que se haya ejecutado totalmente dentro de los tres (3) años anteriores a la apertura de la presente solicitud de oferta, cuyo objeto sea de la misma naturaleza al de la solicitud en curso. GARANTÍA TÉCNICA El contratista deberá cumplir con la norma técnica colombiana No acogida por el Consejo Nacional de Normas mediante Resolución No. 025 de 1995, acogida por el ICONTEC o por las disposiciones que la modifiquen o complementen. Cumplir con la LEY 693 de Obligaciones del contratista Ejecutar el objeto del presente contrato dentro de los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes. Presentar la documentación completa requerida por esta Entidad, conforme lo exige la Ley, cumpliendo con todos los requisitos. Constituir oportunamente la póliza con el amparo de los riesgos solicitados. Las demás necesarias para el cumplimiento del objeto. 11. Obligaciones del contratante Ejercer la vigilancia sobre el cumplimiento de las obligaciones del contratista a través del supervisor. Prestar al contratista la colaboración para el cumplimiento del objeto contractual. Cancelar el valor del contrato en la forma convenida. 12. Supervisión La vigilancia y control de la ejecución del contrato será ejercida por el Coordinador del Grupo de Servicios Administrativos de la. 13. Requisitos para la suscripción del contrato Para la suscripción del contrato deberán adjuntarse los siguientes documentos, que se constituyen Página 8

9 en requisitos previos para tal efecto y los que adicionalmente determine la Entidad. Certificado de existencia y representación legal, expedida por la Cámara de Comercio. Fotocopia del RUP. Cédula del representante legal. Libreta militar del representante legal. Planillas del pago de aportes parafiscales. Hoja de vida del DAFP. Declaración de bienes y rentas del DAFP. Declaración de no encontrarse inhabilitado para suscribir contratos con la Superintendencia ni el Gobierno Nacional. Cordialmente, MARIA EUGENIA QUINTERO GOMEZ Coordinadora Grupo de Servicios Administrativos Página 9