FAQ GUIA DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS FRECUENTES SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA TECFOOD

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1 FAQ GUIA DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS FRECUENTES SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA TECFOOD DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS - SUBGERENCIA DE CAPACITACIÓN

2 FAQ, Guía de Preguntas y Respuestas Frecuentes sobre el Funcionamiento del Sistema Tecfood Es una herramienta de rápido acceso para resolver algunas dudas o problemas generales con el software Tecfood de manera efectiva. 1 Utilice el menú interactivo. Para acceder a una respuesta inmediata haga clic sobre una pregunta y se dirigirá automáticamente a la respuesta GENERALIDADES Qué es Tecfood? Qué se necesita para ingresar a Tecfood? Qué es un usuario y contraseña de Tecfood? Cómo puedo obtener un usuario y una contraseña de Tecfood? Dónde ingreso mis datos personales? Puede trabajar más de un usuario a la vez en Tecfood? 2 Haga clic sobre el ícono ubicado en a parte inferior de la respuesta para volver al menú principal Qué es Tecfood? Qué es Tecfood? oveído por Teknisa Brasil) que brinda apoyo administrativo para la Planificación de control de inventarios y control del costo diario. Tecfood es un sistema de control de gestión, (proveído por Teknisa Brasil) que brinda apoyo administrativo para la Planificación de minutas, ingreso de documentos y contabilidad, control de inventarios y control del costo diario.

3 FAQ GUIA DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS FRECUENTES SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA TECFOOD Indice GENERALIDADES Qué es Tecfood? Qué se necesita para ingresar a Tecfood? Qué es un usuario y contraseña de Tecfood? Cómo puedo obtener un usuario y una contraseña de Tecfood? Dónde ingreso mis datos personales? Puede trabajar más de un usuario a la vez en Tecfood? Cómo puedo obtener una VPN? Ya tengo una VPN, cómo la instalo y/o configuro en mi sistema? Mi VPN está instalada pero no funciona. Cada vez que abro algún Módulo de Tecfood me aparece un mensaje que dice El sistema perderá validez... Afecta esto en el correcto funcionamiento del sistema? Cada vez que ejecuto un Módulo de Tecfood aparece un mensaje que dice Removiendo archivos temporales y no abre.

4 PRINCIPALES MODULOS DE TECFOOD Módulo Documentos Fiscales de Entrada Qué es el Módulo Documentos Fiscales de Entrada? Se puede modificar un documento ya ingresado? Se puede eliminar un documento ya ingresado? El informe de documentos (Romaneo de Facturas de Entrada) no coincide con los documentos ingresados. RE de Facturas Integración: La suma del Control de Inscripción, (Rut) es distinta a la del Registro. Al momento de cerrar el día el Sistema arroja un mensaje que dice; RE de Facturas de Entrada debe ser emitido. Módulo Documentos Fiscales de SALIDA Qué es el Módulo Documentos Fiscales de Salida? Cómo se realiza una transferencia de insumos a otro Centro? Qué es una Devolución Virtual al Proveedor? Cómo realizo una Devolución Virtual al Proveedor? Módulo PLANIFICACIÓN DE ALIMENTACIÓN INDUSTRIAL Que es el Módulo de Planificación y Alimentación Industrial? Cómo se emiten los Requerimientos? Módulo STOCK Qué es el módulo de Stock? Cómo puedo revisar mi Inventario? Cómo se ingresan los inventarios? Cómo puedo corregir un inventario defectuoso en la(s) Bodega(s)? Cómo puedo corregir un Inventario partiendo de cero con un Stock nuevo? Al realizar las salidas de Bodega me aparece un error que dice: Inclusión Bloqueada. Dónde puedo encontrar más ayuda sobre el uso del Sistema?

5 GENERALIDADES Qué es Tecfood? Tecfood es un sistema de control de gestión, (proveído por Teknisa Brasil) que brinda apoyo administrativo para la Planificación de minutas, ingreso de documentos y contabilidad, control de inventarios y control del costo diario. Qué se necesita para ingresar a Tecfood? Para ingresar a Tecfood necesita; Un computador que tenga instalado el sistema y todos sus componentes, un acceso vía VPN, (clave de seguridad para establecer conexión a los servidores Tecfood) una conexión a Internet estable, además de un usuario y contraseña de acceso al Sistema. Qué es un usuario y una contraseña de Tecfood? Es un acceso personal que lo identifica como persona autorizada para operar en Tecfood, el usuario siempre está asociado a un número de rut y la contraseña puede variar entre números, letras o una combinación de ambos. Como puedo obtener un usuario y una contraseña de Tecfood? Para obtener un usuario y una contraseña de Tecfood debe solicitar autorización a su jefe directo quien dirigirá un al Administrador del Sistema en la casilla: domingo.mendez@compass-group.cl Puede trabajar más de un usuario a la vez en Tecfood? El límite de usuarios conectados simultáneamente por Centro es de 2 toda vez, que el Centro cuente con más de una cuenta VPN asignada. VPN = Una Conexión a Tecfood

6 Dónde ingreso mis datos personales? Cada vez que inicie un módulo de Tecfood usted verá los siguientes campos, algunos están disponibles para ingresar datos y otros no. Dirección: Este campo siempre debe tener registrada la siguiente dirección IP: :212 que corresponde a la ubicación en Internet del servidor de aplicación. Site: Corresponde al código de Centro al que accederá. Operador: Corresponde al rut del usuario, debe considerar que si por ejemplo su rut es: , lo deberá ingresar como: sí su rut es menor a 10 millones, deberá anteponer 3 ceros; etc. Clave: Corresponde a su contraseña personal de acceso Cómo puedo obtener una VPN? Para obtener una VPN, debe ponerse en contacto con el Depto. de Tecnología en el informática@compass-group.cl Ya tengo una VPN, cómo la instalo y/o configuro en mi Sistema? Póngase en contacto con el Depto. de Tecnología en el informática@compass-group.cl Mi VPN está instalada pero no funciona Póngase en contacto con el Depto. de Tecnología en el informática@compass-group.cl

7 Cada vez que abro algún Módulo de Tecfood me aparece un mensaje que dice El sistema perderá validez... El uso del Sistema Tecfood se encuentra afecto al pago de una licencia de validez para un periodo determinado. Generalmente la renovación de estas son actualizadas los últimos 7 días antes del vencimiento. Afecta esto en el correcto funcionamiento del sistema? NO, esta condición no afecta de ninguna manera el comportamiento del Sistema Tecfood. Cada vez que abra Tecfood y aparezca este mensaje, solo debe dar click en el botón Ok y podrá realizar sus labores con normalidad. Cada vez que ejecuto un Módulo de Tecfood aparece un mensaje que dice Removiendo archivos temporales y no abre El Sistema no logra cargar todos los componentes necesarios para su correcto funcionamiento, reiniciando la computadora esto debería quedar resuelto automáticamente. Si después de haber reiniciado su equipo el problema aun permanece, póngase en contacto con el Depto. de Tecnología en el informática@compass-group.cl

8 MÓDULO DOCUMENTOS FISCALES DE ENTRADA Qué es el módulo Documentos Fiscales de Entrada? Es el módulo que está destinado al ingreso de todos los documentos contables que recibe en su Centro de Operaciones. Cada vez que reciba una Factura, Guía de Despacho, Nota de Crédito, Débito, Transferencia desde otro Centro, etc, deberá ingresarla aquí para ser registrada en la contabilidad y en el control de stock e inventarios. Se puede modificar un documento ya ingresado? Algunos datos de los documentos ya ingresados pueden ser modificados en los siguientes casos: El documento a modificar se encuentra ingresado en un día no cerrado, usted podrá modificar; Proveedor, Serie, Num. de Documento, Precio unitario de Productos y cantidad de Productos. El documento a modificar se encuentra ingresado en un día ya cerrado, póngase en contacto con el Soporte Técnico. Se puede eliminar un documento ya ingresado? Si el error cometido al momento del ingreso no permite que el documento sea modificado, en algunos casos este puede ser eliminado solo si: El documento a eliminar se encuentra ingresado en un día no cerrado, usted podrá eliminar cualquier documento ingresado siempre y cuando el total de los insumos o parte de ellos no haya sido rebajado en algún servicio o transferido a otro Centro. El documento a eliminar se encuentra ingresado en un día ya cerrado, este no podrá ser eliminado pues ya no se encuentra en Tecfood si no, que en los sistemas de contabilidad. Póngase en contacto con el Soporte Técnico. El informe de documentos, (Romaneo de Facturas de Entrada) no coincide con los documentos ingresados Asegúrese de que el informe que ha seleccionado es: LCMF de Entrada ( Fecha de Ingreso ) y que la fecha inicial / final son las correctas.

9 RE de Facturas Integración: La suma del Control de Inscripción (rut) es distinta a la del Registro Si ha recibido este mensaje y está seguro que ha sumado correctamente todos los documentos ingresados asegúrese de no tener entre los ingresos transferencias recibidas desde otros Centros. Si ha recibido e ingresado transferencias desde otros Centros, debe considerar que en estos casos el Rut del remitente será igual a los últimos 3 dígitos de su Centro de Costos. Así si fuera el caso de haber recibido una transferencia por parte del Centro: 1040, CadeIdepe, razón social Eº Compass Servicios S.A. bajo el rut , código de centro de costos , deberá considerar este último para validar el rut, ( = 691) Al momento de cerrar el día el Sistema arroja un mensaje que dice: RE de Facturas de Entrada debe ser emitido Si usted ve este mensaje al momento de cerrar el día es porque aun no ha hecho el RE o este está mal hecho. Para asegurarse que el RE se emita correctamente, siga los siguientes pasos en el mismo orden en que se grafica: Una vez ingresados y validados todos los datos IMPRIMA. VISUALICE el informe. Haga una copia en GUARDAR COMO. Salga desde el icono SALIR No debe ingresar BODEGA. Finalmente, vuelva a intentar cerrar el día.

10 MÓDULO DOCUMENTOS FISCALES DE SALIDA Qué es el Módulo Documentos Fiscales de Salida? Es el módulo destinado a registrar rebajas del inventario por conceptos de transferencias realizadas a otros Centros o Devolución virtual al Proveedor. Cómo se realiza una transferencia de insumos a otro Centro? Hay dos formas de realizar y registrar una transferencia a otro Centro: Transferencia hacia un Centro de la misma razón social, por ejemplo: Compass Catering S.A K. Dentro del módulo DFS vaya al menú Ingresos y seleccione Ingreso de Facturas, el tipo de operación para esta transferencia debe ser 02, Traspaso casino (misma Razón Social) apóyese en la siguiente imagen: Transferencia hacia un Centro con distinta razón social. Para esta transferencia debe utilizar el tipo de operación 10, Guía Despacho (T. Dif. Empresa) el destinatario debe ser la razón social del Centro de destino.

11 Qué es una Devolución Virtual al Proveedor? Es un procedimiento administrativo que tiene como finalidad rebajar del stock productos facturados por el proveedor pero, que no fueron recepcionados en las bodegas porque no venían físicamente o porque fueron devueltos por no cumplir con las normas mínimas de calidad. Cómo realizo una Devolución Virtual al Proveedor? Dentro del módulo DFS vaya al menú Ingresos y seleccione Ingresos de Facturas, el tipo de operación para esta devolución debe ser 06, (Solicitud N. Crédito dif. Cantidad) la serie debe ser (S) salida, ingrese el proveedor y seleccione el documento de origen, en cantidad indique la cantidad que está devolviendo o no llegó, finalmente cierre la factura para guardar los cambios y rebajar el Stock. Apóyese en la imagen a continuación:

12 MÓDULO PLANIFICACIÓN Y ALIMENTACIÓN INDUSTRIAL Qué es el Módulo Planificación y Alimentación Industrial? Es el módulo destinado a la elaboración de los diferente platos que usted ve traducido en recetarios, minutas y requerimientos de producción de los diferentes servicios de su Centro, es la matriz donde se origina el flujo de la información que alimenta al resto de los módulos de Tecfood. Cada vez que una minuta es generada para un Centro, se activa un complejo proceso que parte con el cálculo de las necesidades de consumo v/s las necesidades de compra, el resultado de esta operación arroja una vista general, (Previa) del estado de los stock en los diferentes Centros involucrados en el proceso de cálculo y que finalmente es liberada al Depto. de Abastecimiento donde los diferentes Compradores emiten las correspondientes As, (autorizaciones de suministro / ordenes de compra) a los proveedores para que estos despachen las diferentes MPA y otros insumos que usted recibe en sus Bodegas. Cómo se emiten los Requerimientos? En el módulo Planificación y Alim Industrial, vaya hasta el menú requerimiento y seleccione uno según su necesidad: Requerimiento por servicio: resumen total de los productos necesarios servicio por servicio, ideal para despachos de bodega. Requerimiento por servicio analítica: informe detallado similar a una carta de trabajo de todos los servicios, platos y preparaciones, ideal para la producción. Requerimiento por Sector: informe detallado por área de producción, Cocina Fría, Cocina Caliente, Repostería, etc ) Ejemplo de Requerimiento por Servicio Analítica:

13 MÓDULO STOCK Qué es el módulo de Stock? Es el módulo destinado al control y tratamiento de los inventarios, todos los insumos recepcionados en el módulo DFE, son cargados automáticamente en este módulo para ser despachados mediante salidas por consumo y salidas por transferencias. Cómo puedo revisar mi Inventario? Para revisar su inventario, vaya al menú Informes / Informes de Stock / Posición de Stock, aquí seleccione el informe: Inventario de Stock, indique la Bodega a consultar, (si tiene solo una Bodega, este campo debe quedar vacío) seleccione una fecha para la consulta, el tipo de costo debe ser: Costo Promedio Neto de la Epoca Pesos Chilenos, marque la opción Ordenar por Nombre, finalmente seleccione el rango de productos a consultar, apóyese en la siguiente imagen:

14 Cómo se ingresan los inventarios? En Tecfood el Inventario es una operación única que se realiza, toda vez que un Centro es incorporado a Tecfood, para esto se utiliza la herramienta; Implantación de Stock que tiene por objetivo cargar en el sistema toda la existencia inventariable disponible en las Bodegas. Cómo puedo corregir un inventario defectuoso en la(s) Bodega(s)? Como medida de corrección existe la herramienta: Ajuste de Inventario, el ajuste solo modifica cantidades de productos existentes en Stock, no corrige precios ni permite agregar un producto sin existencia, esta operación requiere autorización de su jefe directo. Cómo puedo corregir un Inventario partiendo de cero con un Stock nuevo? Esta operación equivale a una Implantación de Stock nueva, debe ser autorizada por el Depto. de Finanzas. Al realizar las salidas de Bodega me aparece un error que dice: Inclusión Bloqueada Si ve este mensaje es porque ya existe una salida de Bodega para ese servicio, vuelva a ingresar al menú:

15 Y seleccione cambiar para modificar las salidas: Dónde puedo encontrar más ayuda sobre el uso del Sistema? Para obtener más ayuda sobre el uso de Tefood vaya a la página de Compass College en el siguiente link: