Inicio. Operaciones. o Carrito de Compras o Armar Pedido o Importar Pedido o Exportar Facturas o Ofertas. Consultas

Transcripción

1 En el siguiente índice según el TÍTULO de su interés, podrá visualizar y consultar lo que desee Inicio Operaciones o Carrito de Compras o Armar Pedido o Importar Pedido o Exportar Facturas o Ofertas Todas Consultas Diarias Mensuales Transfers Productos Nuevos o Movimientos o Saldos o Lista de Precios o Notas de Recupero o Convenio Vencidos o Actualización de Precios Sistema NOVA o Actualización de Precios Sistema GEMA o Ventas con IVA o Consulta de Faltas o Ventas por Producto Impresión de Formularios o Nota de Devolución o Vale Psicotrópico o Vale Estupefaciente o Boleta de Deposito Catálogo de Productos o Ver Catálogos Revista de Ofertas o Ver Revista de Ofertas

2 INICIO El Sistema está preparado para funcionar bajo el navegador GOOGLE CHROME, en una resolución de 1024 x 768 como mínimo. Al ingresar al sitio, Ud. encontrará la Home, donde arriba a la derecha de la pantalla verá el acceso al sistema, como se muestra a continuación: Una vez que haya ingresado su nombre de usuario y contraseña, estará en condiciones de empezar a operar con nosotros. La página principal tiene una barra superior y otra lateral izquierda. La superior permite mostrar quien y donde se encuentra y al final un botón de abandonar el sistema. para A la izquierda se encuentra el Menú de Operaciones. Allí encontrará las distintas alternativas u opciones con las que puede operar.

3 OPERACIONES CARRITO DE COMPRAS El Carrito de Compras es una herramienta ágil, cómoda y segura. Le presentamos un Video Tutorial de cómo hacer el pedido desde el Carrito de Compra. Al ingresar al carrito, vemos una pantalla como esta:

4

5

6 OPERACIONES ARMAR PEDIDO Cuando se ingresa a Armar Pedido, se despliega una pantalla como la que se muestra a continuación: Cuadro texto para ingresar productos Datos: Fecha: Fecha del día, no modificable. Vencimiento: Fecha de vencimiento, no modificable. Sucursal: Sucursal desde donde se factura. Vendedor: Sólo para uso interno. Con Oferta: Incluye las ofertas en la facturación. Cliente: Se carga automáticamente y muestra: Tipo de cliente Condición Zona % Descuento 1, para medicamentos fundamentalmente % Descuento 2, para perfumería fundamentalmente Descripción: Por cada factura se debe seleccionar los productos. Para esto en el cuadro de texto escribir el nombre que corresponda. A medida que se escribe se van filtrando los datos y muestra sólo los productos que coinciden con lo escrito. De no mostrarse resultados es porque la descripción no

7 coincide con ningún producto de nuestra base de datos. Al lado de cada nombre aparecen íconos que dan características especiales de los mismos como: Neto Oncológico Reactivo Trazable Psicotrópico Cadena de Frío En Oferta No Disponible La elección del producto se puede realizar con el mouse, haciendo click sobre el mismo o con flecha abajo y arriba para moverse y Enter o Tab para seleccionar. Una vez elegido pasa a la cantidad. Esta por defecto es 1, pudiendo ser modificada. Si el producto no tiene existencia, aparece un cartel "El producto. No posee existencia por unos segundos. Si el producto está en oferta, se muestra el nombre de la oferta donde está disponible (ver selección de ofertas). Por cada renglón se muestra: Dev.: Si el producto tiene devolución. Disp.: Si el producto tiene existencia. Neto: Si se vende Neto. % IVA: Porcentaje de IVA discriminado en la factura. % Oferta: Porcentaje de oferta que se aplica. Pcio. Pub.: Precio de lista al público si es medicamento. Costo: Para los productos en falta no muestra nada ya que no afectan el total de la factura. Para los medicamentos, le aplica al precio de lista la conversión a precio farmacia. Luego se les aplica el descuento de oferta que tenga y el descuento de condición asignado a ese producto para el cliente. Si el producto tiene IVA discriminado y el cliente tiene factura tipo A, el valor correspondiente al impuesto se resta del costo ya que al final del documento se sumará. Ahora si el cliente del tipo de factura B, el valor del impuesto se incorpora al costo del producto. Total: Es el costo por la cantidad. Si seleccionamos un producto y luego queremos quitarlo de la factura, sólo debemos presionar, que es el pequeño botón a la izquierda del nombre del producto y el renglón completo se quitará. Hay que tener en cuenta que si este artículo pertenece a una oferta combinada donde hay involucrados otros productos, toda la oferta será quitada de la factura. A continuación se muestra una imagen con productos seleccionados:

8 En el final de la factura se muestran distintos subtotales: Subtotal 1: Subtotal de los productos con descuento tipo 1 (principalmente medicamentos). Subtotal 2: Subtotal de los productos con descuento tipo 2 (principalmente perfumería). Neto: Subtotal de productos sin descuento. IVA: Subtotal de IVA para los productos que están gravados. Percepción IB: Percepción de Ingresos Brutos de la Provincia. Total: Total a pagar por el cliente. Finalmente se puede Confirmar o Descartar. Si se descarta, anula todo lo realizado. Si se guarda, la factura se procesa y pasa a la asignación del reparto. Este se puede realizar en el momento o dejarlo para que lo asigne directamente la sucursal. Si se asigna, se debe elegir la fecha en que se lo enviará, y en función a esta, se mostrarán los posible repartos. Tambien se puede elegir Mostrador, indicando con esto que se retirará personalmente. Una vez finalizado se procesa completamente el documento. Les presentamos un ejemplo.

9 Selección de Ofertas En el cuadro de producto en oferta, figura el nombre, la descripción, si está disponible y un botón para la selección del mismo,. Se debe marcar haciendo click en este botón para que se abra el contenido de la oferta. Una vez seleccionada nos muestra los siguientes datos:

10 Producto: nombre del mismo. Neto: Si se facturará como neto. Mínimo: cantidad mínima a pedir para entrar en oferta. Máximo: cantidad máxima a pedir para entrar en oferta. Cantidad: cantidad pedida. Esta cantidad se debe completar y siempre sugiere la cantidad mínima a pedir. Es importante hacer algunas aclaraciones: las ofertas pueden ser de cantidad fija o variable. Esto figura en la parte superior, debajo del nombre de la oferta. Una oferta de cantidad fija, quiere decir que sólo se pueden completar las unidades para las cuales se ha designado la oferta. En el caso de ejemplo, 7 unidades, sólo se pueden elegir 7. Si fuera de características variable, el número que figura es el mínimo a comprar pudiendo ser mas unidades. Finalmente se puede modificar la cantidad de paquetes, que es la cantidad de veces que quiere repetir esta misma oferta. Si se agrega a la factura, vuelve a la facturación agregando los productos elegidos. Si se cancela (oprimiendo ), solo vuelve a la facturación y por ultimo si elegimos otra oferta, vuelve al principio de la selección de ofertas descartando lo que hubiésemos cargado en esta oferta.

11 OPERACIONES IMPORTAR PEDIDOS Cuando ingresa a la Importar Pedidos, se despliega una pantalla como la que se muestra a continuación: Esta es una utilidad que le permitirá que los pedidos que se generan desde su sistema, puedan cargarse automáticamente al pedido para Cofarsur. Hay 4 opciones de importación, dependiendo del formato de archivo que Ud. utilice. 1. NOVA 2. GEMA 3. Otra Droguería 4. Texto Una vez elegido el formato que le corresponde, se tiene que buscar el archivo donde su sistema lo deje disponible. Una vez seleccionado aparece así: Se puede seguir la gestión con el botón de Siguiente, Subir o Subir archivos, con cualquiera de los métodos llegará a lo mismo. Una vez subido, le aparecerá insertado dentro de un pedido. En este usted podrá, quitar o agregar nuevos productos, como lo hace habitualmente desde la facturación. Al final de la pantalla le va a mostrar todos los productos que no pudieron ser cargados por alguna discrepancia respecto de nuestra base de datos.

12 Pruebe buscándolos, puede que sea algún producto que no trabajamos o solo un error en la codificación del código de barra.. El formato de los archivos de Otra droguería y Texto se describen a continuación y en ambos casos son de texto plano, sin separador de campo: Otra Droguería Texto 1. Código de barra (13) 2. Nombre (30) 3. Cantidad (6) 1. Vacio (9) 2. Nombre (30) 3. Cantidad (7) 4. Código de barra (13)

13 OPERACIONES EXPORTAR FACTURAS Cuando ingresa a Exportar Comprobantes, se despliega una pantalla como la que se muestra a continuación: Al igual que en la opción anterior, Ud. tiene formatos para la exportación. En este caso solo dos. GEMA y Otro. Deberá seleccionar las fechas entre las cuales se encuentra el comprobante a exportar. A partir de aquí, tiene dos opciones: : Le genera la información de todos los documentos comprendidos entre las fechas seleccionadas o pantalla como sigue: : Le permite hacer una selección de los documentos a exportar. Esto lo lleva a una A la derecha de cada documento puede ir marcando los que quiere exportar. Una vez elegidos, solo debe presionar y automáticamente le abrirá una ventana para el guardado del mismo. Esta acción esta íntimamente relacionada con su sistema, por lo que debería coordinar con su proveedor para que todo se ejecute normalmente. El formato del archivo de exportación es como sigue: GEMA. Texto separado por ; Cabecera 1. C, Identificador de cabecera 2. Prefijo comprobante 3. Letra comprobante 4. Numero comprobante

14 5. Importe gravado 6. Importe exento 7. Importe IVA 8. Importe percepción 9. Importe total 10. Fecha comprobante Detalle 1. D, Identificador de cabecera 2. Numero comprobante 3. Código barras 4. Descripción 5. Cantidad OTRA. Texto plano sin separadores Cabecera 1. C, Identificador de cabecera (1) 2. Vacio (7) 3. Código Cliente (10) 4. Vacio (6) 5. Letra del comprobante (1) 6. Vacio (7) 7. Punto de venta (4) 8. Letra del comprobante (1) 9. Numero (8) 10. Vacio (3) 11. Nombre del cliente (40) 12. Vacio (16) 13. Monto Gravado (15) sin decimales 14. Vacio (1) 15. Monto Exento (15) sin decimales 16. Vacio (1) 17. Monto IVA (13) sin decimales 18. Vacio (19) 19. Monto Percepción (13) sin decimales 20. Vacio (3) 21. Monto Total (15) sin decimales 22. Vacio (1) 23. Fecha (10) AAAAMMDD

15 Detalle: 1. D, Identificador de cabecera (1) 2. Vacio (7) 3. Código Cliente (10) 4. Vacio (6) 5. Letra del comprobante (1) 6. Vacio (7) 7. Punto de venta (4) 8. Letra del comprobante (1) 9. Numero (8) 10. Vacio (27) 11. Código barras (13) 12. Vacio (11) 13. Nombre del producto (48) 14. Vacio (32) 15. Cantidad (6) 16. Vacio (2) 17. Precio unitario (13) sin decimales. 18. Vacio (19) 19. Subtotal (15) sin decimales.

16 OPERACIONES OFERTAS Cuando ingresa a la opción de Ofertas, se despliega un submenú con categorías primarias de las mismas. En ellas podrá encontrar: Todas Diarias Mensuales Nuevos Productos Transfers Cabe aclarar que la selección de una de las alternativas, solo realiza un primer filtro. Una vez consultando las ofertas filtradas, podrá volver al filtrar por otra selección y también realizar la compra de la oferta que desee. Las instrucciones para comprar están detalladas en la explicación del Carrito de Compras.

17 CONSULTAS MOVIMIENTOS Consulta de Documentos Cuando ingresa a la opción de MOVIMIENTOS, se despliega una pantalla cuya parte superior es como sigue: Tiene 4 opciones para la selección de los filtros. Estos son: Buscar por nombre: aquí aparece el nombre suyo ya pre-cargado. Desde: indicar la fecha desde la que se quiere hacer la consulta. Hasta: indicar la fecha desde la que se quiere hacer la consulta. Filtrar por: aquí se indica si el fango tomado de fecha va a actuar sobre la fecha del documento o la fecha de vencimiento del mismo. Una vez ingresado los datos, se presiona el botón de En el cuadro de DOCUMENTOS, que se muestra a continuación: y se mostrarán los resultados. Tenemos los siguientes datos: Fecha: del documento Vto.: Vencimiento del documento. En general es la misma fecha de emisión, salvo para aquellas ventas especiales que tienen fecha diferida (por ejemplo transfers) Número: del comprobante. Tipo: si es factura o crédito

18 Categoría: si es transfer, pañales PAMI, etc. $ Med: monto de lo que corresponde a medicamentos $ No Med: monto de lo que corresponde a los productos que no son medicamentos. P IB: percepciones de Ingresos Brutos realizada sobre el comprobante. $ Total: total a pagar por el documento. Unid. Med. Total de unidades de productos medicamento. Unid. No Med. Total de unidades de productos que no son medicamento. Unid. Total: total de unidades del comprobante. Cód. Resumen: Número de resumen en el que ingresó ese comprobante. De no tener número, está pendiente para el próximo resumen. Controlada: muestra dos estados. 1- si no está controlada o 2- si está preparada y controlada, lista para su entrega o despacho En reparto: Con los mismos íconos que la opción anterior, indica si ya la tiene el transporte para su entrega. Entregada: Con los mismos íconos que la opción anterior, indica si ya fue recibida por el cliente. Detalle: permite ver en detalle los datos de los operadores involucrados en el documento. Aparece un cuadro como el siguiente:

19 CONSULTAS CONSULTA DE SALDOS Cuando ingresa a la opción de SALDOS, se despliega una pantalla como la siguiente: Los filtros indicados son el cliente que se autocompleta, la fecha desde la cual se quiere ver los saldos. En esta fecha siempre está sugerida a partir del primer saldo impago que se tiene. De querer consultar distinto sólo deberá cambiarla. Por último, puede hacer click en el botón de Vencido, para que sólo muestre los resúmenes vencidos. Una vez que se presiona Buscar se despliegan los resultados: Número: número que identifica el tipo de movimiento. Tipo de Movimiento: describe la operación Fecha: fecha de cierre o emisión según corresponda Vto.: Fecha de vencimiento en caso de los resúmenes. Debe: monto que se debito en la cuenta. Haber: monto que se acreditó en la cuenta. Saldo: monto total que conformaba el saldo a la fecha del movimiento. Monto Pagado: Monto que se canceló para esa operación. Estado: indica si esta cancelado,, vencido,, o por vencer. Ver: muestra en detalle el tipo de movimiento que se generó. Al final del mismo se indican dos subtotales: Monto vencido: Subtotal que se encuentra vencido respecto de la fecha de pago. Monto Pendiente de vencer: Subtotal que se encuentra no vencido respecto de la fecha de pago.

20 CONSULTAS LISTA DE PRECIOS Cuando ingresa a la opción de LISTA DE PRECIOS, se despliega una pantalla como la que se muestra a continuación: Los datos que se deben ingresar para los filtros son los siguientes: Tipo de cliente: se autocompleta según el cliente que está consultando. Descuento adicional: se autocompleta según la condición del cliente. Línea: línea del producto deseada. Proveedor: fabricante del producto. Rubro: rubro del producto. Tipo de Producto: si es medicamento o perfumería. Ordenar por: permite elegir el orden deseado para el listado. Finalmente, después de presionar en buscar, se presentará un listado de resultados según los filtros aplicados, como sigue: Producto: nombre del mismo Precio: en el caso de medicamentos es público con IVA, si no, es farmacia con IVA. Precio con Dto.: en el caso de los no medicamentos, es el precio final que le queda

21 aplicando la condición de comercialización que tiene cada cliente. Min. Unid en Oferta: Si el producto está de oferta, indica el mínimo de unidades que deberá comprar para alcanzar la misma. DTO Oferta: porcentaje de descuento de oferta. Rubro: rubro con el que está identificado. Proveedor. Una vez mostrado los resultados, haciendo click sobre los distintos títulos del listado puede ir cambiando el orden de este.

22 CONSULTAS NOTAS DE RECUPERO Cuando ingresa a la opción de NOTAS DE RECUPERO, se despliega una pantalla como la siguiente: Los datos que se deben ingresar para los filtros son los siguientes: Mandataria: quien liquidó las notas. Convenio: a que convenio corresponde la liquidación. Utilizados: permite una selección más fina sobre la utilización por parte del cliente de los NRDs. Buscar por nombre: Se selecciona automáticamente. Desde: fecha desde la que se quiere consultar. Hasta: fecha hasta la que se quiere consultar.

23 Una vez oprimido buscar, mostrará un resumen de lo elegido como el siguiente: En el listado se encontrará: Cliente Per. Mes: mes liquidado. Per. Año: año liquidado. Numero: número de la NRD Importe: monto de la misma. Mandataria: nombre de la mandataria que liquidó. Convenio: nombre del convenio liquidado. Recibo: número del recibo donde se utilizó la NRD. El final del listado aparece una sumatoria de todas las NRD mostradas en el listado.

24 CONSULTAS OFERTAS COMPRADAS Cuando ingresa a la opción de OFERTAS COMPRADAS, se despliega una pantalla como la siguiente: Los datos que se deben ingresar para los filtros son los siguientes: Desde: fecha desde la que se quiere consultar. Hasta: fecha hasta la que se quiere consultar. Una vez oprimido buscar, mostrará un resumen de lo elegido. En el caso del ejemplo anterior se está mostrando un renglón donde dice el producto comprado en oferta, la cantidad de unidades con el descuento que se muestra en la última columna.

25 CONSULTAS CONVENIO DE VENCIDOS Cuando ingresa a la opción de NOTAS CONVENIO DE VENCIDOS, se despliega una pantalla como la que se muestra a continuación: Los datos que se deben ingresar para los filtros son los siguientes: Desde: fecha desde la que se quiere consultar. Hasta: fecha hasta la que se quiere consultar. Una vez oprimido buscar, mostrará en Resultado los datos que hacen referencia a los distintos medicamentos que se entregaron en convenio. Estos datos son: Fecha: fecha de recepción de los productos. Sucursal: sucursal que recibió los productos. Cliente: Usted. Producto Cantidad Acreditado: cantidad acreditado por el proveedor del mismo. Nota Devolución: Si ya fue devuelto, con que numero de nota de devolución se entrego a nuestro proveedor. Crédito: si fue acreditado, numero de la nota de crédito que se le hizo a su cuenta.

26 CONSULTAS Actualización de Precios Sistema NOVA En esta opción Ud., podrá encontrar exportar el archivo Prenova1.txt para guardarlo en su propia computadora, e importar los precios desde el Sistema de Farmacias de CyC NOVA. Directamente al hacer click en la opción, el Sistema le abrirá el cuadro de diálogo de Guardar Como

27 CONSULTAS Actualización de Precios Sistema GEMA En esta opción Ud., podrá encontrar exportar el archivo Baseperf.zip para guardarlo en su propia computadora, e importar los precios desde el Sistema de Farmacias GEMA Directamente al hacer click en la opción, el Sistema le abrirá el cuadro de diálogo de Guardar Como

28 CONSULTAS VENTAS CON IVA En esta opción Ud., podrá encontrar un detalle de todos sus documentos con información que normalmente le solicita su estudio contable. Cuando elije un período y el método de búsqueda (fecha de comprobante o de vencimiento) se despliega el resultado de la misma. A continuación se muestra un ejemplo: También puede realizar operaciones de exportación con los resultados.

29 CONSULTAS CONSULTA DE FALTAS Con esta herramienta, usted podrá reducir significativamente las Faltas. Diariamente cuando Ud. ingrese al sistema con su Clave, le aparecerá un aviso que dice. Es el listado de los productos que Ud. ha facturado en falta durante los últimos 7 días y que ahora tienen stock. Haciendo click en VER, Ud. Tendrá la posibilidad de facturarlos directamente desde este listado y así recuperar sus faltas. Para que este registro funcione, al hacer el pedido Ud. debe facturar los productos que están en FALTA. De este modo, el sistema lo registra, y le avisará en el caso de que el producto ingrese a la droguería. Además, si usted desea seguir una estadística más completa deberá ingresar en el menú CONSULTAS, al ítems CONSULTA DE FALTAS, y allí podrá utilizar varios filtros, para realizar las consultas que desee. En la consulta de faltas le aparecerá una pantalla en donde se solicita las fechas entre las cuales Ud. quiere consultar. Una vez ingresadas le sigue una pantalla como el ejemplo a continuación:

30 En el resultado se pueden ver los productos y cantidades que hemos dado en falta en sus pedidos, pero lo más importante, también si ese medicamento ingreso de nuestros proveedores para que pueda solicitarlo nuevamente de ser necesario. También podrá hacer exportaciones para trabajar de la manera necesaria el resultado de la consulta, como por ejemplo llevar los mismos a una planilla de Excel.

31 CONSULTAS VENTAS POR PRODUCTO Cuando ingresa a la opción de VENTAS POR PRODUCTO, se despliega una pantalla cuya parte superior es como sigue: Tiene las siguientes opciones para la selección de los filtros: Fecha desde: indicar la fecha desde la que se quiere hacer la consulta. Fecha hasta: indicar la fecha desde la que se quiere hacer la consulta. Tipo de Comprobante: Aquí puede elegir Facturas, Créditos o Todos Proveedor: Puede efectuar la consulta sobre las compras realizadas a CoFarSur de un único proveedor Agregar Producto: En el caso de querer consultar las compras realizadas CoFarSur de uno o algunos productos, deberá buscarlos aquí, dando click en el Botón AGREGAR por cada producto diferente Una vez ingresado los datos, se presiona el botón de resultados. y se mostrarán los

32 FORMULARIOS La opción de Formularios le permite imprimir distintos archivos con extensión PDF para realizar algunas operaciones con la droguería. A continuación se enumeran las mismas: 1. Nota de Devolución: formulario para enviar productos que se tienen que acreditar por parte de la droguería. Una vez impreso se deberá completar con los datos solicitados. 2. Vale de Psicotrópico: formulario para solicitar Psicotrópicos que tienen que ser realizado con vale. Una vez impreso se deberá completar con los datos solicitados. 3. Vale de Estupefaciente: formulario para solicitar Estupefacientes que tienen que ser realizado con vale. Una vez impreso se deberá completar con los datos solicitados. 4. Boleta de Depósito: Impresión de la boleta de depósito para el banco Nación. Para esto previamente debe llenar la cantidad a depositar y presionar el botón de generar.

33 CATALOGOS VER CATALOGOS Esta opción le permite visualizar los catálogos actualizados de las LINEAS de productos que comercializamos. Están en formato PDF, lo que le permite consultarlos o imprimirlos de ser necesario. En la opción del panel de Cartas de Colores, se encuentran todas las marcas de tinturas sin tener en cuenta a que laboratorio pertenecen. Los demás paneles contienen las distintas marcas agrupadas por laboratorio.

34 REVISTA VER REVISTA DE OFERTAS Cuando ingrese a la opción de ver Revistas de Ofertas, podrá consultar las publicaciones de ofertas mensuales, las cuales se encuentran en formato pdf, por lo que puede imprimir el contenido de ser necesario. Allí estarán las últimas ediciones de nuestro mailing en formato digital.