PRESTAMO DE DOCUMENTOS. SGD ORFEO VERSION 3.9.2

Transcripción

1 PRESTAMO DE DOCUMENTOS. SGD ORFEO VERSION 3.9.2

2 PRE-REQUISITOS Antes de abordar los contenidos de este manual debe tener conocimientos previos acerca del ingreso al aplicativo (información contenida en el manual de Operaciones en Modulo General y el Manual de Radicación de Entrada). 1. SOLICITAR FISICO. Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado a ser solicitado. Seguidamente debe carga la bandeja de la carpeta seleccionada como se muestra en la siguiente imagen. Para realizar la solicitud es necesario ingresar al radicado, por la fecha como se muestra en la anterior imagen en el recuadro rojo. Una vez se ingrese al radicado debe cargar la siguiente imagen. 1. Es importante verificar que corresponde el No radicado al que se va solicitar el físico.

3 2. En este recuadro se tienen dos opciones. - En este se permite consultar el No de radicado solicitado y Al oprimir debe cargar la siguiente imagen: La imagen o el cuadro que carga permiten realizar la búsqueda para observar el estado de los radicados solicitados, se tienen 4 opciones. 1. En esta barra se debe editar el No de radicado a buscar. 2. Es permite filtra la información que se va a buscar por el requerimiento solicitado, si es anexo, documento o ya sean los dos en una lista desplegable. 3. En este permite filtrar la información según el estado como se visualiza en la imagen, en una lista desplegable. 4. Esta opción permite modificar la fecha para una óptima consulta.

4 Una vez completado los datos se debe oprimir GENERAR y permitirá observar la información pertinente con el préstamo como se muestra en la siguiente imagen. Desde esta consulta se puede cancelar la solicitud desde la parte del recuadro - Esta opción es la que ya permite solicitar el documento físico del radicado al que ingresamos, la pantalla que carga es la siguiente. 1. Si el radicado llegase a tener anexo, se podrá hacer el requisito documento y anexo o solo el documento sea el caso. 2. Se tienen dos opciones. 1- Al oprimir este permite registrar la solicitud y debe cargar la siguiente imagen. La imagen que carga confirma la información del radicado solicitado y además nos da la opción de cancelar la solicitud en la parte derecha en el recuadro.

5 2- Este botón permite retornar a la página de la información del radicado, como se muestra en la siguiente imagen.

6 2. PERMISO DE PRESTAMO. Este permiso lo debe activar el personal encargado del usuario administrador del aplicativo y se realizar de la siguiente manera. Para ingresar a dar los permisos de préstamo debe oprimir configurar, seguidamente carga un menú desplegable y la opción que debe seleccionar será USUARIOS, como se observa en la imagen Al seleccionar esta opción debe cargar la siguiente imagen y debe oprimir Adm. Roles seleccionado con el recuadro. Se debe seleccionar como se visualiza en el recuadro Roles vs Módulos En esta pantalla se debe seleccionar dependencia y el rol al que se le quiere dar o quitar permisos.

7 Después de haber seleccionado la dependencia y el rol se debe oprimir lo que hará la vista de los permisos organizada como se observa en la siguiente imagen: Los recuadros resaltan el nombre de las categorías que contienen los permisos. La opción en la que se encuentra el permiso es Radicado Acción como se muestra en el recuadro negro. El segundo recuadro de color rojo, este es el permiso que se debe activar, una vez se haya realizado, se debe cerrar sesión para refrescar los cambios. NOTA. Este permiso se activa para el personal encargado de archivo, el cual deberá entregar el documento físico solicitado.

8 3. PRESTAMO. Para acceder a esta opción es necesario que el usuario tenga el permiso, el cual se activa como ya mencionado en el anterior ítem. Para ir a esta opción es necesario dirigirse a DOCUMENTO y en esta seleccionar Préstamo como se observa en el recuadro rojo. Al oprimir este ítem debe cargar la siguiente imagen. En este se tienen dos opciones 1. En el recuadro rojo son datos de búsqueda. - Se selecciona el estado en el que se encuentra el radicado que se desea buscar - Solicita expediente o radicado para optimizar la búsqueda - Solicita la dependencia a la que se le tiene el prestado el documento Seguidamente se debe dar BUSCAR si se está realizando la búsqueda y debe visualizar la información del radicado en el recuadro verde. Si se desea volver a buscar debe oprimir LIMPIAR y este cargara de nuevo la pantalla inicial de búsqueda. 2. En el recuadro verde de la imagen anterior se visualiza la información de búsqueda o los radicados pendientes para autorizar o negar el préstamo. La información que nos suministra en esta bandeja es No de radicado, Expediente, Usuario, Dependencia, Fecha de solicitud, Tiempo de espera y que requerimiento.

9 En esta bandeja se realizar el préstamo como se observa en la siguiente imagen, en el recuadro naranja. Se tienen dos opciones. 1- PRESTAR. Al oprimir este se autoriza la acción y debe cargar la siguiente imagen. Este formato confirma el No de radicado, solicita la fecha de vencimiento del documento, se debe agregar una observación ya completo el formato se debe oprimir préstamo. Para confirmar la acción realizada emerge una ventana como se muestra en la imagen anterior. Una vez realizada la acción debe cargar la siguiente pantalla, la cual confirma la acción requerida. 2- NEGAR PRESTAMO. Al oprimir este se cancela la solicitud y emerge una ventana la cual confirma la acción realizada, se observa en la siguiente imagen.

10 Una vez realizada la acción debe cargar la siguiente pantalla, la cual confirma la acción requerida. NOTA. Es importante tener estipulado el tiempo de préstamo de los documentos.