Procedimiento "Inspecciones de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente" Transporte S.A.

Transcripción

1 Transporte S.A. "Inspecciones de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente" PS.047 Revisión 1 Válido desde: Página: 1/ 11 Tabla de Ediciones Revisión Fecha Detalle de Modificaciones Inclusión de plazos en tiempos en el cuadro de responsabilidades, para realizar el análisis de causa raíz de los hallazgos, definir las acciones inmediatas, correctivas y/o preventivas, definir los responsables y fechas de implementación. - Inclusión de responsabilidades en el seguimiento a observaciones realizadas a Sitios de Proyectos. - Inclusión del proceso de Inspección de Requisitos de Gestión de Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente para la Evaluación de Proveedores. - Creación de la lista de verificación LS.023 Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional. - Inclusión de normas técnicas en documentos co-vigentes de acuerdo a cambios en el FS.116 Informe de Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional. - Inclusión de diagramas de flujo para los procesos de Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional y de Inspección de Requisitos de Gestión de Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente para la Evaluación de Proveedores Revisiones anteriores P Revisiones anteriores - ITO.002 I INDICE PAG. 1. OBJETIVO Y ALCANCE 2 2. DESARROLLO 2 3. REGISTROS DE CALIDAD 7 4. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 10 Elaboración Aprobació No bre: D orales / -I Gutiérrez/ ogales Carga: Inspeclires Líderes de SSMS / Jefe de Seg ida Operativa Fecha: Nombre : Walte Irmiento /b isf Inchauste Cargo: Gerente S MS / Gere neral Fecha:

2 PS.047 Revisión 1 Válido desde: Página: 2/ OBJETIVO Y ALCANCE Objetivo: Establecer el proceso para ejecutar las inspecciones internas de seguridad y salud ocupacional en así como el proceso para realizar inspecciones de la gestión de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente de sus proveedores. El objetivo de las inspecciones internas de seguridad y salud ocupacional es evaluar el cumplimiento de normas técnicas y procedimientos de seguridad y salud ocupacional, en el marco de la Política de Desarrollo Sostenible de El objetivo de las inspecciones de la gestión de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente de los proveedores es verificar el cumplimiento de requisitos de gestión de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente para la habilitación de proveedores en la Base de Proveedores de la Empresa. Alcance: El presente procedimiento es aplicable a todos los sitios de continuidad operativa (estaciones y cuadrillas de mantenimiento de líneas) y a proyectos de expansión y de continuidad (contratistas) de Asimismo, es aplicable a los proveedores de servicios que requieran ser incorporados o reactivados en la Base de Datos de Proveedores de según el RF.002 Reglamento de Gestión de Proveedores. 2. DESARROLLO 2.1 Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional. Nota: El Monitoreo Ambiental es el mecanismo de verificación de la gestión de aspectos ambientales de los sitios operativos, acorde a lo establecido en el PS.007 Gestión de Licencias Ambientales y Monitoreos Ambientales. Ver diagrama de flujo Subproceso 1 Inspector Líder de SSMS Jefe de Seguridad Operativa/Jefe de Salud Ocupacional Gerente de SSMS Jefe Operativo / Jefe Mtto. Líneas / Gerente de Proyectos Gerentes de Operación Gas/Líquidos/Ingenierí a/mantenimiento Resp. del Sitio / Contratistas Gerente de Operaciones Elaborar el Programa Anual de Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional en el último trimestre de la gestión anterior, definiendo los sitios (de acuerdo al Anexo 1), el cronograma y el equipo de inspección. Difundir el Programa Anual de Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional. C R A C I R I I I I

3 PS.047 Revisión 1 Válido desde: Página: 3/ 11 Inspector Líder de SSMS Jefe de Seguridad Operativa/Jefe de Salud Ocupacional Gerente de SSMS Jefe Operativo / Jefe Mtto. Líneas / Gerente de Proyectos Gerentes de Operación Gas/Líquidos/Ingenierí a/mantenimiento Resp. del Sitio / Contratistas Gerente de Operaciones Elaborar el Plan Individual de Inspecciones para cada sitio, según punto , y enviarlo al responsable del sitio a inspeccionar mínimamente 10 días hábiles antes de la realización de la inspección. Realizar la reunión de apertura, ejecutar la inspección y realizar la reunión de cierre informando sobre los resultados a los responsables del sitio inspeccionado. Comunicar los hallazgos de la inspección al responsable del sitio y a su supervisor para su revisión y validación. Realizar el análisis de causa raíz de los hallazgos, definir las acciones inmediatas, correctivas y/o preventivas, definir los responsables y fechas de implementación, aplicando criterios descritos en el punto en un plazo no mayor a los 15 días hábiles desde la fecha de la inspección. R A I I I R I R I I C R CR Elaborar el informe de la inspección en el formulario FS.116 detallando lo acordado en el punto anterior. R C Revisar y aprobar el informe de la inspección. R I I R R I R Cargar el informe de la inspección al sistema de seguimiento de intranet. Ejecutar las acciones inmediatas/ preventivas/ correctivas resultantes de la inspección y enviar evidencia de ejecución de acciones al Inspector Líder de SSMS. Revisar y aprobar cuando corresponda el cierre de hallazgos de las inspecciones en función a la evidencia presentada e informar al responsable del Sitio/Contratista. R I I C R R I I

4 PS.047 Revisión 1 Válido desde: Página: 4/ 11 Inspector Líder de SSMS Jefe de Seguridad Operativa/Jefe de Salud Ocupacional Gerente de SSMS Jefe Operativo / Jefe Mtto. Líneas / Gerente de Proyectos Gerentes de Operación Gas/Líquidos/Ingenierí a/mantenimiento Resp. del Sitio / Contratistas Gerente de Operaciones Realizar la verificación de la eficacia de las acciones tomadas en la siguiente inspección según lo establecido en el punto Elaborar indicadores semestrales sobre el estado de las acciones preventivas/correctivas y reportarlos. Realizar el seguimiento al Programa Anual de Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional para asegurar su cumplimiento. R I I I I R A I I I I CR R I Reprogramar las inspecciones en caso que se incumpla el programa anual de inspecciones internas de seguridad y salud ocupacional debido a imposibilidad de alguna de las partes, previa justificación del Gerente de R I A I* I* I* I* Operaciones Gas / Líquidos / Ingeniería / Mantenimiento e informar sobre el nuevo programa anual de inspecciones a quien corresponda. R: Responsable A: Aprueba C: En coordinación con I: Informado I*: Informado si corresponde CR: Co-Responsable Competencias del Inspector Líder de SSMS El Inspector Líder de SSMS deberá cumplir con las competencias descritas en su perfil de cargo, además de tener independencia (no inspeccionar al área a la que pertenece) para realizar inspecciones internas de Seguridad y Salud Ocupacional Desarrollo de las Inspecciones Programa Anual de Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional: Se deberá contar con un Programa Anual de Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional para servicios de continuidad operativa y de proyectos de expansión y de continuidad. Este programa debe ser aprobado por el Gerente de SSMS y comunicado a todos los involucrados según cuadro de responsabilidades del presente procedimiento.

5 PS.047 Revisión 1 Válido desde: Página: 5/ 11 El programa anual deberá incluir los siguientes sitios: Estaciones de bombeo y compresión que se encuentren en operación. Proyectos de expansión y de continuidad operativa que tenga una duración mayor a tres meses. Proyectos con duración menor a tres meses y de riesgo alto. Cuadrillas de mantenimiento de líneas. Excepcionalmente, en los siguientes casos se podrá modificar el Programa Anual de Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional previa aprobación del Gerente de SSMS: A requerimiento del Gerente de SSMS o la Alta Dirección. A solicitud del Gerente de Operaciones Gas / Líquidos / Ingeniería / Mantenimiento del sitio inspeccionado, justificando la reprogramación. Causas externas imprevistas (bloqueos, inclemencias climáticas, mal estado del camino, etc.) Elaboración del Plan Individual de Inspecciones Los Planes Individuales de Inspecciones deberán incluir el objeto, el alcance, los criterios y el cronograma de la inspección. El cronograma y logística de la inspección deberá ser coordinada con los responsables de los sitios o contratistas a ser inspeccionados, según corresponda, como mínimo con 10 días hábiles antes de la inspección programada Ejecución La ejecución de la inspección comprende de las siguientes fases: a. Reunión inicial b. Desarrollo de la inspección c. Reunión de cierre a) Reunión inicial La inspección se inicia con la reunión inicial con el propósito de confirmar el Plan Individual de la Inspección dando a conocer nuevamente el objeto, el alcance, los criterios y el cronograma para realizar dicha inspección. b) Desarrollo de la inspección Las actividades de inspección incluyen un recorrido físico por todas las áreas de la instalación. Los inspectores podrán utilizar los siguientes métodos para recopilar información: Entrevistas Observación Revisión de documentos, incluyendo registros El Inspector Líder de SSMS deberá estar siempre acompañado por el personal responsable del sitio designado por su inmediato superior y deberá realizar la inspección llenando la Lista de Verificación LS.023. Se deberán tomar acciones inmediatas cuando los inspectores identifiquen hallazgos que comprometan directamente a la Salud y/o Seguridad.

6 PS.047 Revisión 1 Válido desde: Página: 6/ 11 c) Reunión de cierre El Inspector Líder de SSMS deberá realizar la reunión de cierre en el sitio inspeccionado para: Presentar los hallazgos y conclusiones de la inspección. Se debe aclarar que la evidencia recopilada durante la inspección se basó en la información disponible. d) Preparación y distribución del Informe de Inspección Interna El Inspector Líder de SSMS deberá informar sobre los resultados de la inspección a través del formulario FS.116 a las instancias que correspondan según el cuadro de responsabilidades del presente procedimiento. El informe de inspección deberá proporcionar un registro completo, preciso y claro de la inspección, incluyendo: objetivos, alcance, hallazgos, causa raíz, acciones inmediatas/preventivas/correctivas, responsables, fechas de implementación, conclusiones, entre otros Consideraciones Importantes El Jefe Operativo, Jefe de Mantenimiento Líneas o Gerente de Proyectos según corresponda, es el responsable de identificar y determinar en coordinación con el Inspector Líder de SSMS: o La causa raíz del hallazgo. o o La acción preventiva o correctiva. Los responsables y fechas de implementación de las acciones. El Inspector podrá observar el análisis de causa raíz, las acciones propuestas y las fechas de implementación. Las inspecciones no eximen a los responsables de sitios y contratistas de la responsabilidad de dar cumplimiento y una constante atención a las exigencias del Sistema de Gestión de Negocios de y a los controles especificados en los procedimientos vigentes Tipos de Hallazgos (No Conformidad y Mejora Continua) Clasificación Definición Acciones Alto Recurrente (0) Cuando se identifica el incumplimiento reiterado de un hallazgo Alto de una inspección previa. Igual al caso de acciones para hallazgos Altos

7 PS.047 Revisión 1 Válido desde: Página: 7/ 11 Clasificación Definición Acciones Alto (1) Cuando se identifique una o más de las siguientes situaciones: Incumplimiento que pueda provocar daño mayor, fatalidad o fatalidades múltiples a las personas de acuerdo a la severidad descrita en la matriz de riesgos FG.011. Incumplimiento de requisitos relacionados a procesos que incluyan actividades con nivel de riesgo alto de acuerdo al PS.040, Anexos 4 y 5. Incumplimiento total de las normas técnicas vigentes descritas en el punto 4.3. Medio (2) Incumplimiento que puede provocar un daño menor a las personas de acuerdo a la severidad descrita en la matriz de riesgos FG.011. Incumplimiento de controles operativos definidos en los procedimientos e instructivos del Sistema de Gestión de Negocios. Incumplimiento parcial de las normas técnicas vigentes descritas en el punto 4.3. Bajo (3) Incumplimiento que puede provocar daño leve o sin efecto a las personas de acuerdo a la severidad descrita en la matriz de riesgos FG.011. Mejora Continua Cuando se identifiquen buenas prácticas (4) recomendadas. Nota: No es considerada una no conformidad. Se deberán implementar acciones correctivas y/o preventivas en un plazo no mayor a 3 meses. Se deberán tomar acciones inmediatas cuando sea posible. Si la implementación de la acción correctiva no fuese posible dentro del plazo establecido, se deberá implementar obligatoriamente, una Solución Temporal con medidas sustitutivas que minimicen el riesgo hasta niveles aceptables, mientras se implemente la solución definitiva. Este proceso se realizará previa validación de la Gerencia de SSMS. Se deberán implementar acciones correctivas y/o preventivas en un plazo no mayor a 6 meses. Se deberán tomar acciones inmediatas cuando sea posible. Se deberá tomar una acción correctiva/preventiva en un plazo no mayor a 9 meses. Se deberá tomar una acción preventiva en un plazo razonable Seguimiento a) Seguimiento de hallazgos Los hallazgos detectados deberán ser registrados en el sistema de seguimiento de Intranet con el fin de hacer seguimiento al cierre de las acciones acordadas. Este sistema informa periódicamente a través de correos electrónicos sobre el estado de los hallazgos, permitiendo a su vez que los responsables de los sitios inspeccionados soliciten al Inspector Líder de SSMS el cierre de acciones adjuntando evidencia documental.

8 PS.047 Revisión 1 Válido desde: Página: 8/ 11 Además, este sistema permite generar reportes e indicadores para el seguimiento de hallazgos producto de las inspecciones. b) Verificación de la Eficacia de las acciones correctivas/preventivas en Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional. El Inspector Líder de SSMS deberá verificar en una inspección posterior, la eficacia de las acciones correctivas y/o preventivas tomadas. Para cada acción resultante de hallazgos de inspecciones previas, se deberá registrar la eficacia en el formulario FS.116. de acuerdo a los siguientes criterios: Fue eficaz : Cuando No es recurrente No fue eficaz : Cuando Es recurrente 2.2 Inspección de Requisitos de Gestión de Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente para la Evaluación de Proveedores Ver diagrama de flujo Subproceso 2 Inspector Líder de SSMS Jefe de Seguridad Operativa Encargado de la Inspección Analista de Base de Datos de Proveedores de GACSA Proveedor de Servicios Solicitar al Inspector Líder de SSMS la inspección de Requisitos de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente a proveedores vía correo electrónico. Designar al personal competente para realizar la inspección, ver punto Elaborar el Plan de Inspección que deberá incluir: El objeto, alcance y los criterios de la inspección. Logística consensuada con el proveedor. Enviar el Plan de Inspección por correo electrónico al proveedor. I R R C I I R I Realizar la reunión de apertura, ejecutar la inspección utilizando las listas de verificación LF.004 para servicios de construcción y supervisión, LF.005 para certificación y calibración de equipos, LF.006 para servicios de catering, LF.007 para servicios de transporte, según corresponda y realizar la reunión de cierre. R I Cargar el LF.004, LF.005, LF.006, LF.007 según corresponda, al Sistema de Evaluación y Control de Proveedores (S.E.C.P.), el cual informará automáticamente a los proveedores y a GACSA sobre los resultados de la inspección a través del envío de un correo electrónico. R C I I Competencias del Encargado de Inspecciones El encargado de realizar Inspecciones de Requisitos de Gestión de Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente a proveedores deberá cumplir con los siguientes requisitos:

9 PS.047 Revisión 1 Válido desde: Página: 9/ 11 Independencia (no tener conflicto de interés con proveedores). Formación en Auditoría de Sistemas de Gestión (Auditor interno Trinorma ISO 9001, ISO y OHSAS 18001). Conocimiento del Sistema de Gestión de Negocios de Conocimiento de los requisitos legales aplicables a en materia de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Criterios de Calificación de la Inspección de Calidad y SSM a Proveedores En relación a las preguntas de Inspección Cumple No Cumple No aplica Cuando se evidencia el cumplimiento de los requisitos detallados en las listas de verificación LF.004, LF.005, LF.006, LF.007, según corresponda. Cuando no existe evidencia del cumplimiento del punto indicado en la norma. Cuando no es aplicable a la actividad referida en la norma Criterios de aprobación de la Inspección de Calidad y SSM a Proveedores Porcentaje Calificación Aclaraciones 86% - 100% A Habilitada 66% - 85% B Habilitada 51% - 65% C Habilitada 0% - 50% D Descalificada El porcentaje se obtiene en base a la sumatoria de las respuestas afirmativas evaluadas (cumple) incluidas en los formularios LF.004, LF.005, LF.006, LF.007 según corresponda, este proceso se realiza de forma automática mediante una fórmula incluida en los formularios electrónicos en Excel. 3. REGISTROS DE CALIDAD Responsable del Registro Tipo de almacenamiento Tiempo de Almacenamiento Programa Anual de Inspecciones Internas aprobado Inspector Líder SSMS Jefe de Seguridad Operativa Original: Papel Copia: Papel Permanente

10 PS.047 Revisión 1 Válido desde: Página: 10/ 11 Plan Individual de Inspecciones FS Informe de Inspección Seguridad y Salud Ocupacional LS Inspección Seguridad y Salud Ocupacional Evidencias de ejecución de acciones LF.004 Inspección de Requisitos Gestión de Calidad y SSMS (Servicios de Construcción y Supervisión) LF.005 Inspección de Gestión de Calidad y SSMS (Certificación y Calibración de equipos) LF.006 Inspección de Gestión de Calidad y SSMS (Servicios de Catering) LF.007 Inspección de Requisitos de Gestión de Calidad y SSMS (Servicios de Transporte) Responsable del Registro Inspector Líder SSMS Jefe de Seguridad Operativa Inspector Líder Responsable Sitio Operativo Inspector Líder Responsable Sitio Operativo Inspector Líder Tipo de almacenamiento Original: Papel Copia: Electrónico Original: Electrónico y/o Papel Copia: Electrónico Original: Electrónico y/o Papel Copia: Electrónico Original: Electrónico y/o Papel Tiempo de Almacenamiento Permanente Permanente Permanente Permanente Inspector Líder Original: Electrónico Permanente Inspector Líder Original: Electrónico Permanente Inspector Líder Original: Electrónico Permanente Inspector Líder Original: Electrónico Permanente 4. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 4.1 Anexos Anexo 1: Listado de sitios a ser inspeccionados. 4.2 Indicadores de Gestión Indicador Responsable Frecuencia Cumplimiento del Programa Anual de Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Inspectores Líderes Trimestral Ocupacional. Estado de acciones de inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional Inspectores Líderes Trimestral

11 PS.047 Revisión 1 Válido desde: Página: 11/ Materiales de Referencia Documentos co-vigentes - FS.116 Informe de Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional - LS.023 Inspecciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional - PS.007 Gestión de Licencias Ambientales y Monitoreos Ambientales. - RF.002 Reglamento de Gestión de Proveedores - PF.031 Registro y Evaluación de Proveedores - Normas técnicas vigentes: - NB 512 Norma Boliviana de calidad de agua potable para consumo humano. - NB Norma Boliviana de símbolos gráficos - Colores, señales y carteles de seguridad. - NB Norma Boliviana de extintores portátiles contra incendios - Requisitos de selección instalación, aprobación y mantenimiento. - NB Norma Boliviana de sistema de gestión vehicular - Requisitos para operaciones de transporte vehicular terrestre. - NB/ISO 6385 Norma Boliviana/ISO Principios ergonómicos para el diseño de sistema de trabajo. - OSHA 29 CFR 1910 Estándares de seguridad y salud ocupacional. - OSHA 29 CFR 1926 Regulaciones de seguridad y salud ocupacional para construcciones. - NFPA 11 Norma para espumas de baja, media y alta expansión. - NFPA 15 Norma para sistemas fijos aspersores de agua para protección contra incendios. - NFPA 25 Inspección, prueba y mantenimiento de sistemas de protección de incendios a base de agua. - NFPA 70 Seguridad eléctrica en lugares de trabajo. - NFPA 101 Código de seguridad humana. - ANSI Z Técnicas analíticas de seguridad. - ASME B31.8 Tuberías de transporte y distribución de gas. - ASME B31.4 Tuberías de transporte de hidrocarburos líquidos y otros líquidos. - ASME B30 Puente grúas y de pórtico. - ASME B16.5 Bridas de tuberías y accesorios de brida. - API RP 520 Dimensionamiento, selección e instalación de los dispositivos de alivio de presión en refinerías. - API 526 Válvulas de seguridad y alivio bridadas. - API 576 Inspección de dispositivos de alivio de presión. - API SPEC 6D Especificación para válvulas de tubería. - API RP 521 Guía para alivio de presión y sistemas de despresurización. - API 527 Tensión de asiento para válvulas de seguridad. - API 653 Inspección, reparación, alteración, y reconstrucción de tanques. - API 1104 Norma para la soldadura y tuberías. - API 2000 Ventilación atmosférica y baja presión en tanques de almacenamiento. - API 2015 Entrada segura y limpieza de tanques de almacenamiento de petróleo.