MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD

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2 E-CONTABILIDAD FINANCIERA NIVEL 1 MÓDULO 4. FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD. Unidad Didáctica 1: Los Hechos Contables. Definición y clases. o Definición y características: En contabilidad se entiende por hecho contable toda operación realizada por la empresa que afecte a la compasión de su patrimonio. En conclusión, podemos decir que los hechos contables se caracterizan por: - Pueden ser independientes a la gestión de la empresa: por ejemplo, un incendio. - Pueden afectar al patrimonio presente o futuro. - Son hechos significativos. - Influyen directamente en la empresa. o Clases: Podemos utilizar tres criterios para clasificar los hechos contables: a) Hechos contables simples y compuestos: 1 Hechos simples: Intervienen como máximo dos elementos patrimoniales. 2 Hechos compuestos: Intervienen más de dos elementos. b) Atendiendo a la estructura económica y financiera: 1 Expansivos: Son aquellos que aumentan la estructura económica y financiera de la empresa. Sólo hay dos hechos expansivos: - Aumento de activo y aumento del pasivo. - Aumento del activo y aumento del patrimonio neto. 2 Reductivos: Son aquellas que reducen la estructura económica y financiera. - Disminución del activo y del pasivo. - Disminución del activo y el patrimonio neto. 3 Neutros: Son aquellos que no afectan a la cuantía de la estructura económica y financiera: - Aumento o disminución del activo. - Aumento o disminución del pasivo. - Aumento o disminución del patrimonio neto. 1

3 - Aumento del patrimonio neto y disminución del pasivo. - Disminución del patrimonio neto y aumento del pasivo. 4 Combinados: Son hechos compuestos, ya que contienen una combinación de los hechos anteriores. c) Atendiendo a las variaciones en el patrimonio neto: 1 Hechos permutativos: Son los hechos contables que provocan cambios en el activo y/o en el pasivo, pero no modifican el valor del capital patrimonial (neto). Su movimiento se recoge en las cuentas patrimoniales. Dentro de éstos se distinguen: - Permuta de activo: Por ejemplo, se cobra a un cliente. - Permuta de pasivo: Por ejemplo, se acepta la letra de un proveedor. - Permuta de neto: Por ejemplo, destino de reservas a capital. - Permuta de activo y pasivo por aumento de ambas en el mismo importe: Por ejemplo, se reciben stocks a crédito. - Permuta de activo y pasivo por disminución: Por ejemplo, se paga una letra aceptada. 2 Hechos modificativos: Son los que suponen un incremento o disminución de activo o pasivo, provocando una variación del capital patrimonial o neto. Cuando se produce un aumento del activo o una disminución del pasivo no compensado, existe un beneficio, y la modificación es aumentativa. Sin embargo, si la modificación consiste en una reducción del activo o un aumento del pasivo provocará una pérdida, y la modificación se considera diminutiva. Dentro de estos hechos se distinguen: - Modificativo por aumento de pasivo: Por ejemplo, cobro de intereses bancarios. - Modificativo por disminución de activo: Por ejemplo, sustracción de mobiliario. - Modificativo por aumento de pasivo: Por ejemplo, se adeudan intereses de una póliza. - Modificativo por disminución de pasivo: Por ejemplo, un proveedor rebaja una deuda. La diferencia que provocan estos hechos no está compensada, y se recoge en las cuentas de gestión (gastos o ingresos). 3 Hechos mixtos: Estos hechos suponen una mezcla de los dos anteriores, ya que existe una permuta pero al no ser iguales los valores de los objetos permutados producirá simultáneamente un aumento o disminución en el capital o neto. Estos hechos son los más comunes en la contabilidad. Así, Por ejemplo, si se vende un género que costó 30 euros a 50 euros 2

4 se produce un incremento de activo (entrada de dinero) frente a una disminución de activo (salida de mercancía), generándose una diferencia de 20 euros, que incrementa el capital. Tanto en los hechos modificativos como en los mixtos, el neto empresarial aumenta o disminuye de valor debido a pérdidas o beneficios que tiene la empresa como consecuencia de sus operaciones, pero no sería suficiente con identificar estos aumentos o disminuciones de neto, ya que la empresa necesita información de por qué se producen estos beneficios o pérdidas. Por ello se utilizan las cuentas de gestión, que reflejan los diferentes gastos o ingresos producidos por las variaciones de neto. Unidad didáctica 2: la Cuenta. o Concepto: Se puede definir una cuenta como un instrumento contable que sirve para representar, valorar y registrar los cambios de valor que se producen en un elemento patrimonial. Por tanto, a cada elemento patrimonial se le asignará una cuenta que lo represente. Cada cuenta tendrá un nombre, que refleje el significado del elemento patrimonial al que se refiere. Tradicionalmente las cuentas se representan en forma de T. En la parte superior aparece el nombre de la cuenta. Se denomina DEBE a la parte izquierda de la cuenta, y HABER a la parte derecha. NOMBRE DEBE HABER 3

5 o Clasificación de las cuentas: Las cuentas pueden clasificarse en dos grandes grupos: a) Cuentas patrimoniales o de balance o integrales. Son aquellas que representan elementos del patrimonio, es decir, representan bienes, derechos u obligaciones. Estas cuentas pueden ser de activo o pasivo. b) Cuentas diferenciales, de gestión o de resultados. Representan gastos e ingresos. Por tanto, podemos representar los tipos de cuentas de la siguiente manera: - CUENTAS DE ACTIVO CUENTAS PATRIMONIALES - CUENTAS DE PASIVO. CUENTAS DE GESTIÓN - CUENTAS DE GASTOS - CUENTAS DE INGRESOS o Terminología de las cuentas: - Abrir una cuenta es poner el título de la misma en la página correspondiente del Mayor. - Cargar, debitar o adeudar es anotar una cantidad en el Debe. - Abonar, acreditar o datar es anotar una cantidad en el Haber. - Saldo de una cuenta es la diferencia entre la suma del Debe y el Haber. El saldo será deudor si el debe es mayor que el haber. El saldo será acreedor si el debe es menor que el haber. El saldo será nulo o cero si el debe y el haber son iguales. Gráficamente, para hallar el saldo se traza una línea, se suma el debe y el haber, se traza otra línea, y la diferencia se anota en el lado que haya sumado más 4

6 Ejemplo D H Saldar una cuenta es anotar el saldo en la parte cuya suma era menor, para que ambas sumas sean iguales y su saldo ahora sea cero Ejemplo: En el ejemplo anterior la cuenta se salda de la siguiente forma: D H D H Podemos observar que en primer lugar se ha sumado el debe y el haber de la cuenta, obteniendo por diferencia un saldo en el debe de 300, y en segundo lugar se ha trasladado dicho saldo al haber para conseguir que ambas partes de la cuenta sumen igual y consecuentemente quede saldada. - Cerrar una cuenta es anotar las sumas, después de saldada la cuenta, subrayando las cantidades para indicar que no se va a escribir más en ella. 5

7 o Leyes de funcionamiento de las cuentas: Las leyes que rigen el funcionamiento de las cuentas contables son las siguientes: 1. Ley del desglose: Mediante esta ley podemos asignar a un mismo elemento patrimonial diferentes cuentas para: - reducir el tamaño del elemento patrimonial: Por ejemplo, se puede diferenciar el concepto mercaderías en mercaderías A, B y C. - para reflejar las diferentes situaciones: se puede diferenciar compra de mercaderías y venta de mercaderías. 2. Ley de integración: Es el caso contrario a la ley de desglose. Nos permite pasar de varias cuentas a una sola. Refleja el mismo elemento patrimonial en una sola cuenta 3. Ley de eliminación: Cuando un mismo elemento patrimonial resulta cargado y abonado en un mismo hecho económico, sólo se contabilizará la diferencia. 4. Ley de coordinación: Todas las cuentas pueden relacionarse con todas las cuentas. 5. Ley de adecuación y diferenciación de la nomenclatura: Tenemos que encontrar un nombre para cada cuenta que la defina. Cada elemento patrimonial tiene su cuenta con su nombre. Unidad Didáctica 3: El método contable de la partida doble y la teoría del cargo y el abono. o El método de la partida doble: La contabilidad es un conjunto de técnicas para representar el patrimonio y las operaciones de una empresa. Ese conjunto de normas o técnicas establecidas arbitrariamente es lo que se conoce con el nombre de sistema contable y a la forma de aplicar dicho sistema se le denomina método contable. Desde los orígenes del comercio se establecieron unos métodos que se fueron haciendo más complejos conforme más necesario era detallar la información contable y mas complicadas las operaciones mercantiles. El Método de la Partida Doble tuvo su origen en el siglo XV, cuando el monje perteneciente a la Orden Franciscana describe en su obra "Summa de Aritmética, Geometría, Proportioni et Proportionalita" el "Método Veneciano" de teneduría de libros, que recién en el siglo siguiente recibe el nombre de Método de la Partida Doble. 6

8 La aplicación del método a lo largo de los años sufrió modificaciones. A las denominadas escuelas del "cuentismo", le siguió la escuela del "personalismo" que desarrolló Giussepe Cerboni, en su obra "Legismografía". Cerboni, para explicar el funcionamiento del método se basaba en una ficción: "detrás de cada cuenta existe una persona", por eso el nombre de la escuela. Alguno de los principios que se originan con ese razonamiento son: - "Quien recibe debe a quien entrega" - "No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor" Esta técnica es aplicable en las cuentas de contenido personal (Clientes), no así en las cuentas objetivas (Caja) y menos en las cuentas de gastos (Alquileres, Intereses). La escuela del Personalismo tuvo una de sus primeras aplicaciones en la contabilidad estatal italiana desde 1877 a 1892 y su práctica se difundió hasta pocos años antes de la crisis mundial del año 30. A partir de los años 30, comenzó a utilizarse la técnica americana, más comprensiva y práctica, que modificó algunos aspectos y principios de la partida doble. Hoy es aplicada en casi todo el mundo. La partida doble - denominador común de todos los sistemas contables de uso más difundido - constituye una idea abstracta que, para que sea práctica, debe revestirse de todo un conjunto de normas que metodicen la manera de registrar las distintas transacciones. Las reglas del cargo y del abono. Como cada transacción es una ecuación, los valores cargados y abonados necesitan ser iguales, en todas y cada una de ellas. Afortunadamente, las diferentes ramas de la contabilidad, no obstante su evolución, siguen aplicando en forma regular las mismas reglas del cargo y del abono, que son básicamente las mismas para las cuentas de las empresas, de los individuos, del ingreso nacional, de la balanza de pagos o de las corrientes de fondos. (J. P. Powelson). CARACTERÍSTICAS. - Se registra utilizando cuentas. - Como mínimo, una cuenta posee un nombre, una parte llamada Debe y otra parte llamada Haber. 7

9 - Una operación, para ser registrada, se puede traducir en dos efectos sobre el patrimonio. En esencia, el método consiste en realizar una doble anotación, o sea, anotar en una cuenta en el debe y en otra cuenta en el haber. Siendo el importe anotado en el debe igual al anotado en el haber. Esta igualdad en el registro de cada operación hace que no se altere la igualdad patrimonial: A = P + PN Es decir: LA SUMA DE LAS PARTIDAS ASENTADAS EN EL DEBE ES IGUAL A LA SUMA DE LAS PARTIDAS ASENTADAS EN EL HABER. La técnica contable actual se basa en los aumentos y disminuciones de las cuentas considerando la clase de cuenta según su naturaleza: Esquema sintetizador de débitos y créditos Débitos Créditos Activo inicial y aumentos Disminuciones del Activo Disminuciones del Pasivo Pasivo inicial y aumentos Disminuciones del Patrimonio Neto Patrimonio Neto inicial y aumentos PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL MÉTODO DE LA PARTIDA DOBLE 1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. 2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. 3. Todo valor que entra debe ser equivalente al que sale. 4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. 5. Las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan. 8

10 o La Teoría del Cargo y el Abono: La teoría del cargo y el abono está basada en el método de la partida doble. Este método establece unos convenios de cargo y abono, es decir, fija los motivos por los cuales se cargan y abonan las cuentas en función de su clase: - Cuentas de activo: se cargan por las existencias iniciales que tenga el elemento patrimonial que representa dicha cuenta al principio del período contable. También se cargan por los aumentos de valor que experimente el elemento. Se abonan por las disminuciones de de valor que experimente el elemento. - Cuentas de pasivo: Funcionan al revés de las de activo. Se cargan por las disminuciones de valor que experimente el elemento que represente, y se abonan por el valor de las existencias iniciales y por los aumentos de valor que sufra dicho elemento. - Cuentas de gasto: Siempre se cargan, excepto al final del período contable, que se abonan por su saldo total para saldarlas. - Cuentas de ingresos: Siempre se abonan, excepto al final del período contable, que se cargan por su saldo total para saldarlas. Estos convenios de cargo y abono, como su propio nombre indica, están establecidos así arbitrariamente. Es esencial tenerlos siempre presentes a la hora de contabilizar. Se pueden esquematizar de la siguiente manera: CUENTAS DE ACTIVO CUENTAS DE PASIVO D H D H Ex. iniciales Disminuciones Disminuciones Ex. iniciales Aumentos Aumentos CUENTAS DE GASTOS CUENTAS DE INGRESOS D H D H Siempre Siempre Ejemplos Ejemplo1: La cuenta de activo MOBILIARIO según la teoría del cargo y el abono se carga por las existencias iniciales. Al principio del año el valor de los muebles que teníamos en la empresa es de

11 . En ese caso la cargaríamos por esa cantidad. También se carga por los aumentos de valor, es decir, si aumenta el valor del mobiliario por haber comprado una estantería de 600, se carga dicha cantidad. Por último, si vendemos una mesa valorada en 1200 se abona dicha cantidad porque al disminuir un activo las cantidades se abonan. MOBILIARIO D Ejemplo 2: La cuenta de pasivo PROVEEDORES se abonará por las existencias iniciales, es decir, por lo que debamos a los proveedores al principio del año ( ). Se abonará también por lo que aumente de valor, en este caso por aumentar lo quedábamos a los proveedores (normalmente por volver a comprar a crédito). Por ejemplo, si compramos debemos abonar dicha cantidad. Ya cargará cuando disminuya su valor, que en esta cuenta será cuando paguemos a los proveedores. Por ejemplo, les pagamos D PROVEEDORES H H Ejemplo 3: Las cuentas de gasto generalmente se cargan siempre, por lo tanto, cada vez que se produzca un gasto realizaremos un cargo. Por ejemplo, si hay que pagar a los trabajadores por su trabajo, cargaremos la cuenta SUELDOS Y SALARIOS. SUELDOS Y SALARIOS D H Ejemplo 4: Por el contrario, las cuentas de ingreso siempre las abonaremos. Si, por ejemplo, ingresamos euros por el alquiler 10

12 de un local de la empresa abonaremos en la cuenta INGRESOS POR ARRENDAMIENTOS. INGRESOS POR ARRENDAMIENTOS D H A continuación ofrecemos algunos ejemplos de cómo se registran los hechos contables según el método de la partida doble: Ejemplo1: Compramos género (mercaderías) por valor de 2. Las anotaciones que deben realizarse son: COMPRAS CAJA D H D H 2 2 (Gastos) (Activo) Ejemplo 2: Adquirimos mercaderías por valor de 4 euros, pagando 1 euro en efectivo, aceptando una letra de cambio por 2 euros y dejando el resto pendiente de pago: Gastos COMPRAS CAJA 4 1 activo EFECTOS A PAGAR 2 Activo PROVEEDORES 3 Activo Ejemplo 3: Vendemos mercaderías por 5 euros, cobrando 4 euros por banco y quedando el resto pendiente de cobro. 11

13 BANCO VENTAS 4 5 Activo Ingresos CLIENTES 1 Activo Ejemplo 4: Compramos maquinaria por importe de 7 abonando un talón de 6 euros y dejando el resto pendiente. Activo MAQUINARIA BANCO 7 6 Activo ACREEDOR 1 Pasivo Ejemplo 5: Pagamos al personal por importe de 4 mediante caja y el banco nos carga en cuenta intereses por 0,25 GASTOS DE PERSONAL CAJA 4 4 Gastos Activo GASTOS FINANCIEROS BANCO 0,25 0,25 Gastos Activo 12

14 Unidad Didáctica 4: Planificación y normalización contable. Cualquier empresa necesita, para llevar su contabilidad, realizar antes una planificación contable, que consiste en establecer una serie de cuentas que va a utilizar, ordenadas en grupos y codificadas, definiendo claramente el contenido de cada una y su funcionamiento. Sin embargo, es necesario que la codificación contable de las distintas empresas sea homogénea, ye que existen diferentes agentes que deberán tener acceso a esa contabilidad: - El Estado: Necesita interpretar la información contable de las empresas para verificar su situación y sus resultados, principalmente por motivos fiscales (impuesto sobre beneficios). - Los socios de la empresa: Necesitan comprender la información de los libros contables, sobre todo aquellas empresas cuya gestión recae en órganos de representación. - Los acreedores: requieren saber cuál es la situación de la empresa, sobre todo para poder establecer relaciones con ella. Todas estas razones justifican la normalización contable, o dicho de otra forma, la imposición por parte de un órgano superior, que normalmente es el Estado, de unas normas básicas que creen un lenguaje contable común para todas las empresas en un determinado territorio. Unidad Didáctica 5: Registros contables. Libros contables. o Registros contables: Se puede efectuar de distintas maneras ya convenidas, pero la técnica más extendida y habitual, es la descrita por Fray Luca Pacioli, que a lo largo del tiempo se ha ido perfeccionando. Mediante esta técnica, la empresa registra contablemente las operaciones que día a día realiza en el libro Diario y, al mismo tiempo, anota los movimientos - incrementos y disminuciones - que experimentan los distintos elementos en el libro Mayor. 13

15 o Libros contables En este apartado se estudian los soportes sobre los que se registran las operaciones contables. Tradicionalmente estos soportes han sido libros, pero en los últimos años se han sustituido por programas informático. En cualquier caso la finalidad es la misma. o Clasificación de los libros contables Según su importancia, los libros contables se pueden clasificar en: - Libros principales: o Diario o Mayor o Libro de Inventario y Cuentas anuales. - Libros auxiliares: o Libro de Caja o Libro de Efectos a pagar o Libro de Efectos a cobrar o Libro de Cuentas de Clientes o Libro de Cuentas de proveedores, etc. En este tema se analizan los libros contables principales, que se llevan en todas las empresas. Los libros auxiliares son muy variados, y cada empresa utiliza los que considera más convenientes. Estos libros suelen seguir el método de la partida simple y llevan un control individualizado de determinadas partidas (caja, bancos, clientes ). También pueden clasificarse los Libros Contables según su obligatoriedad: - Libros obligatorios: o Diario o Libro de Inventario y Cuentas anuales. - Libros voluntarios: o Libro mayor o Libros auxiliares A continuación se detallan los libros contables más importantes. LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES Es un libro obligatorio que contiene los siguientes documentos: - Balances - Inventarios - Cuenta de pérdidas y ganancias - Memoria Las cuentas anuales son el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria. Por ello este libro se denomina Inventarios y Cuentas Anuales. 14

16 LOS BALANCES: Es un esquema valorado de la composición del patrimonio de una empresa ordenado en masas patrimoniales. Se pueden diferenciar dos tipos de balances, el de Situación y el Comprobación, que se caracterizan cada uno por lo siguiente: - Balance de Situación: o Se hace una vez al año, al final del ejercicio. o En él no aparecen las cuentas de gestión (gastos e ingresos), ya que previamente a su realización ya se han saldado. o Tiene un formato único y obligatorio impuesto por el Plan General de Contabilidad. Sigue la ordenación de menor a mayor disponibilidad en el activo y de menor a mayor exigibilidad en el pasivo. - Balance de Comprobación: o Puede realizarse el número de veces que se desee para analizar la composición del patrimonio y verificar si coinciden los saldos con los saldos del Libro Mayor. Legalmente es obligatorio realizar un Balance de Comprobación cada tres meses o cada mes, dependiendo del tamaño de la empresa. o En él aparecen las cuentas de gestión y las cuentas patrimoniales. o No tiene un formato único ni obligatorio. LOS INVENTARIOS Un inventario es lo mismo que un balance pero mucho más detallado. En un Balance se observan únicamente los nombres de las cuentas, las sumas y los saldos. Sin embargo, en los inventarios se detallan las unidades y las cantidades, y el valor total de cada elemento. El inventario es el instrumento esencial para llevar correctamente la contabilidad, para conocer inmediata y cuantitativamente la composición del patrimonio empresarial. Los inventarios pueden ser generales o parciales según comprendan todo el patrimonio o sólo una parte. No existe un modelo único de inventario, pero suele seguirse la siguiente estructura: - Encabezamiento: Contiene los datos siguientes: o Número de orden o Fecha o Nombre y apellidos del comerciante o razón social. o Domicilio 15

17 o La denominación General o parcial - Cuerpo: Contiene las cuentas detalladas con unidades, precio unitario, cantidades parciales y totales. Se dividen Activo y Pasivo, al final figura el neto como una diferencia. - Pie: En el se certifica el neto patrimonial y se firma por el administrador, gerente o jefe de contabilidad. LIBRO MAYOR Es un libro en el que se destina un folio a cada cuenta, donde se anotan todos los movimientos producidos en un determinado elemento patrimonial con sus correspondientes cargos, abonos y saldos. Este libro, aunque ya no es obligatorio, es necesario para conocer en cualquier momento la evolución y situación de un elemento patrimonial, por lo que sigue siendo llevado por la mayoría de las empresas. Existen muchos formatos de libro mayor, pero el más común suele ser así: CAJA, EUROS Fecha Concepto Nº DEBE HABER SALDO Asiento 1 Enero Efectivo según apertura 2 Enero Compra de mercaderías Etc. El formato del Mayor para el estudio de la contabilidad se simplifica de la siguiente forma: CAJA, EUROS LIBRO DIARIO Es un libro principal y obligatorio, y se destina a registrar por orden cronológico las operaciones que realiza la empresa (hechos contables). Sigue el método de la partida doble, que supone que en todo hecho contable intervienen al menos dos cuentas, una que se carga y otra que se abona. 16

18 En el Libro Diario tradicional las cuentas que se cargan se escriben en la parte izquierda y las cuentas que se abonan en la parte derecha. A esto se le denomina realizar un asiento en el Diario. Los apuntes que se realizan en el Diario se pasan automáticamente al Mayor. Ejemplo: Una empresa compra materias primas por 100 euros a crédito. En esta operación intervienen dos elementos del patrimonio que se modifican: uno de activo (materias primas) que aumenta su valor, y otro de pasivo (deudas que tenemos con proveedores) que también aumenta. Al aumentar una cuenta de activo se carga, y al hacerlo con una de pasivo se abona. Los asientos en el Mayor serían los siguientes: MATERIAS PRIMAS PROVEEDORES En el Libro Diario el asiento correspondiente sería: Fecha 100 Materias primas Proveedores a Este es el método tradicional, también llamado Diario Americano. Existe otro método que se ha impuesto últimamente por ser el más utilizado en los programas informáticos, y que se denomina Diario Italiano. Ejemplo Vamos a ver cómo se reflejan los anteriores hechos contables en el Diario Italiano. Nº Fecha Concepto o descripción Cuenta Debe Haber Asiento Compras de materias Materias primas Primas Compras de materias Proveedores primas Pago al proveedor Proveedores Pago al proveedor Proveedores

19 Como podemos observar, se utiliza una línea para cada cuenta que intervenga, y en el concepto o descripción se realiza una explicación breve del hecho contable. Existen dos tipos de asientos: - Asientos simples: Son aquellos en los que sólo intervienen dos cuentas, una que se carga y otra que se abona. - Asientos compuestos: Se cargan y abonan varias cuentas. Estos asientos tienen una forma diferente en el Diario Americano. Según el Código de Comercio, en el diario se anotarán todas las operaciones que realiza la empresa. Sin embargo, será válida la anotación conjunta de de los totales de las operaciones siempre que se cumplan los siguientes requisitos: - Se correspondan a una misma fecha de emisión. - Su importe conjunto, IVA incluido no supere los 2.253,80 - En el caso de las facturas recibidas, el importe de cada una IVA incluido no supere los 450,76. Unidad Didáctica 6: El Ciclo Contable. Como bien sabemos, el objetivo de la Contabilidad es el de elaborar información económica que, posteriormente habrá de ser comunicada a una serie de usuarios, ya sean internos o externos, para ayudarles en la toma de decisiones económicas. La información ha de ser elaborada para luego ser comunicada. En esta elaboración, una vez identificados y valorados los hechos contables, de forma detallada, se siguen una serie de etapas, en relación a la información destinada a los usuarios externos. Estas etapas forman el Ciclo contable. En el Ciclo Contable se pueden distinguir las siguientes fases: 1. Inventario inicial: es la relación del patrimonio de la empresa a principios del ejercicio. A partir de los datos del inventario, se pueden abrir las cuentas que representan dicho patrimonio. 2. Asiento de apertura: Consiste en cargar las cuentas de activo por sus existencias iniciales y abonar las cuentas de pasivo por sus existencias iniciales. La forma que tomaría este asiento en el Libro Diario Americano sería: 1 CUENTAS DE ACTIVO a a a a CUENTAS DE PASIVO 2 18

20 El asiento de apertura es siempre el primero del ejercicio, el número 1 y generalmente tiene como fecha el 1 de Enero. 3. Asiento de Gestión: Son todos los asientos que se realizan a lo largo del año, tanto en el Diario como en el Mayor para registrar los hechos contables que lleva a cabo la empresa durante su gestión. 4. Balances de Comprobación: Al menos trimestralmente la empresa debe confeccionar estos Balances de comprobación o de sumas y saldos e incorporarlos al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. 5. Proceso de Regularización: En principio el proceso de regularización se realiza al final de un período contable, es decir, una vez que el que se han contabilizado todas aquellas operaciones que, de forma significativa han afectado o pueden afectar de manera directa y concreta al patrimonio empresarial. Este proceso tiene un doble objetivo: o Determinar el resultado del período contable o ejercicio económico. o Reflejar a través del saldo de las correspondientes cuentas la situación de los elementos patrimoniales, obteniendo una visión ajustada del patrimonio empresarial. Para poder cumplir con estos dos objetivos el proceso de regularización está compuesto por una serie de asientos en el diario y el mayor que pueden diferenciarse en dos etapas fundamentales: PRIMERA ETAPA Asientos necesarios para obtener una visión ajustada de la situación patrimonial de la empresa y para poder determinar el resultado. - Clasificación correcta - Contabilización de operaciones no formalizadas. - Adecuación del saldo de todas las cuentas en función del inventario extracontable efectuado. - Periodificación. - Amortización. - Provisiones. Tras esta primera etapa ya se puede decir que: o Los valores de las cuentas reflejan la verdadera situación de los elementos patrimoniales correspondientes, es decir, la verdadera situación de la empresa. 19

21 o Se han contabilizado todos los ingresos y los gastos del período, y por tanto se puede pasar a determinar el resultado general de la empresa. Es necesario señalar que los asientos de esta etapa no han de realizarse obligatoriamente por este orden, aunque antes de determinar el resultado del ejercicio es necesario haber conseguido los objetivos de las dos etapas. SEGUNDA ETAPA Asientos necesarios para determinar el resultado. - Determinación de los resultados parciales si se desea. -traslado de los distintos tipos de resultado a las Cuentas de Pérdidas y Ganancias. - Contabilización del Impuesto de Sociedades y asimilados. Una vez conseguidos los objetivos de esta etapa se puede pasar a determinar el resultado del ejercicio. 6. Formulación de Cuentas Anuales: Elaborar las tres cuentas anuales, es decir, el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria. En el Balance de situación no aparecen las cuentas de ingresos y gastos porque se han saldado con anterioridad. 7. Asiento de cierre: En este asiento se pretende cerrar todas las cuentas. Para ello se cargan todas las cuentas de pasivo y se abonan todas las de activo. XX CUENTAS DE PASIVO a a a CUENTAS DE ACTIVO XX 8. Trámites establecidos en la Legislación Mercantil: Se estudiarán más adelante. Por tanto, el ejercicio contable del año siguiente comenzará con un inventario inicial que coincidirá con el final del año que se ha cerrado, y con un asiento de apertura que será el inverso del asiento de cierre. 20

22 FASE 1. Inventario inicial 2. Asiento de apertura. 3.Asientos de gestión 4. balance de comprobación 5. Proceso de regularización 6. Cuentas Anuales 7. Asiento de cierre LIBROS Inventario y cuentas anuales Diario y Mayor Diario y Mayor Inventario y cuentas anuales Inventario y cuentas anuales Inventario y cuentas anuales Diario y Mayor 21

23 PROCESO CONTABLE GENERAL DE UN PERÍODO ECONÓMICO SITUACIÓN PATRIMONIAL INICIAL 0 Balance Comprobación SITUACIÓN PATRIMONIAL FINAL 1 Balance de Situación (i) Balance de situación (f) a b Asientos diario y Asientos diario y Asientos diario y mayor mayor mayor a. Apertura Periodificiación a. Res.parciales b. Registro H.C. Amortización b. Pdas y gcias. Provisiones 1 Otros 2 3 Regularización Asientos diario y mayor Reparto beneficios Asientos diario y mayor CIERRE 4 5 HECHOS CONTABLES DOCUMENTADOS Facturas, recibos, contratos Inventario final extracontable CUENTA GENERAL DE RDTOS 22