SEIEM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ALMACÉN UNIDAD DE MODERNIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO

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1 SEIEM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ALMACÉN UNIDAD DE MODERNIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO SEPTIEMBRE 2011

2 Código: 205C34103 DERECHOS RESERVADOS Primera edición 16 de enero 2009 Actualización Septiembre 2011 Gobierno del Estado de México Secretaría de Educación Educativos Integrados al Estado de México Ave. Prof. Agripín García Estrada #1306 Santa Cruz Azcapotzaltongo Toluca, Estado de México C. P Impreso y hecho en Toluca, Méx. Printed and made in Toluca, Méx. La reproducción parcial o total de este documento, podrá efectuarse mediante la autorización exprofeso de la fuente y dándole el crédito correspondiente. Página: II

3 Código: 205C34103 Índice Pág. Presentación Objetivo General Identificación e Interacción de Procesos Relación de Procesos y Procedimientos IV V VI VII Descripción de los Procedimientos Alta de Contrato, Oficio de Donación o Documento Legal que Avale la Compra o la Adquisición del Bien 205C34103/01 Entrada Física de Bienes al Almacén 205C34103/02 Registro de Entradas al Almacén 205C34103/03 Almacenamiento de Bienes Recibidos 205C34103/04 Salida de Bienes del Almacén 205C34103/05 Distribución y Captación de Materiales 205C34103/06 Embarques 205C34103/07 Simbología Registro de Ediciones Distribución Validación Créditos VIII IX X XI XII Página: III

4 Código: 205C34103 Presentación La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, el Licenciado Enrique Peña Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los problemas públicos su prioridad. En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de la calidad. El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión de los Educativos Integrados al Estado de México. La estructura organizativa, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este organismo público descentralizado del Ejecutivo Estatal. Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad. Página: IV

5 Código: 205C34103 Objetivo General Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de las actividades que realiza el Departamento de Almacén, en la recepción, almacenamiento, conservación y abastecimiento de los bienes adquiridos, con el propósito de conservarlos en óptimas condiciones de uso y proporcionarlos a las unidades administrativas de SEIEM, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo. Página: V

6 Código: 205C34103 Identificación e Interacción de Procesos Proceso: Desarrollo Integral para la recepción, guarda y entrega de materiales a los planteles educativos de Educativos Integrados al Estado de México. ALTA DE CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN ENTRADA FÍSICA DE BIENES AL ALMACÉN REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACÉN DESARROLLO INTEGRAL PARA LA RECEPCIÓN, GUARDA Y ENTREGA DE MATERIALES A LOS PLANTELES EDUCATIVOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS INTEGRADOS AL ESTADO DE MÉXICO ALMACENAMIENTO DE BIENES RECIBIDOS SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN EMBARQUES DISTRIBUCIÓN Y CAPTACIÓN DE MATERIALES Página: VI

7 Código: 205C34103 Relación de Procesos y Procedimientos Proceso: Desarrollo Integral para la recepción, guarda y entrega de materiales a los planteles educativos de Educativos Integrados al Estado de México. Procedimientos: Alta de Contrato, Oficio de Donación o Documento Legal que Avale la Compra o la Adquisición del Bien. Entrada Física de Bienes al Almacén. Registro de Entradas al Almacén. Almacenamiento de Bienes Recibidos. Salida de Bienes del Almacén. Distribución y Captación de Materiales. Embarques. Página: VII

8 Código: 205C34103/01 Página: 1 de 8 Nombre del Procedimiento: Alta de Contrato, Oficio de Donación o Documento Legal que Avale la Compra o la Adquisición del Bien. Objetivo: Cuantificar, mediante el sistema de control de almacén, los contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, enviados por el Departamento de Adquisiciones debidamente requisitados. Alcance: Aplica a los servidores públicos de los Departamentos de Adquisiciones y Almacén, así como a la Oficina de Control Documental, adscritos a Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su cargo la elaboración o actualización de los manuales de procedimientos. Áreas que involucra: Departamento de Adquisiciones, y Oficina de Control Documental. Aplica al Jefe del Departamento de Adquisiciones, Jefe del y Jefe de la Oficina de Control Documental, que tenga a su cargo la recepción, organización y seguimiento de altas de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes. Referencias: Manual General de Organización de Educativos Integrados al Estado de México. Septiembre del Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del Reglamento Interior de Educativos Integrados al Estado de México. Gaceta del Gobierno, 10 de junio del Responsabilidades: Descripción de Procedimientos Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Adquisiciones: Enviar al, copia de la requisición de compra, copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, que acredite los bienes y revisar que estén autorizadas y requisitadas correctamente para los trámites correspondientes.

9 Código: 205C34103/01 Página: 2 de 8 Es responsabilidad del Jefe del : Recibir del Jefe de Departamento de Adquisiciones, copia de la requisición de compra, copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien y revisa que estén requisitados correctamente. Turnar copia de requisición de compra, copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos. Es responsabilidad de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos: Recibir copias de requisiciones, copias de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes. Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos: Recibir documentos y verificar que el proveedor se encuentre registrado en el catálogo correspondiente. Registrar al proveedor en el catálogo y archivar el documento para su identificación. Codificar el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, con base en el catálogo de artículos y partidas presupuestales, si esta registrado el proveedor. Generar en el Sistema Integral de Almacén, el reporte de contratos oficios de donaciones o documento legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes. Archivar la copia de la requisición de compra, copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Definiciones: Alcance.- Establecer los parámetros de servidores públicos que están involucrados en el procedimiento y especificar sus funciones en el mismo. Calidad.- En lo referente a los materiales e insumos, deben de contar con las especificaciones que el usuario demanda. Defectuoso.- Es todo aquel material que cuenta con desperfectos en su forma física que no están contenidos en las especificaciones solicitadas. Especificación.- Definición precisa y ordenada que describe la lógica y finalidad de las funciones de los procesos, que se efectúan en un programa.

10 Código: 205C34103/01 Página: 3 de 8 Departamento.- Constituye una sección definida de un organismo, sobre el cual ejerce su autoridad un jefe que es responsable de la realización de funciones específicas. Diagramas.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos AMSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (bloque). Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Eficiencia.- Capacidad de desempeñar una tarea mediante el aprovechamiento racional de recursos y del tiempo. Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso generalmente en papel mediante alguno de los medios de reproducción grafica. En algunos casos contiene, además de información, instrucciones para llenarse o utilizarse. Manual de Procedimientos.- El medio o instrumento de información que consigna, en forma metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación. Objetivo.- Son los propósitos que se debe alcanzar en un tiempo y espacio determinado, con cada procedimiento, estableciendo las acciones que se llevaran a cabo, para lograr el resultado esperado. Procedimiento.- Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea específica, dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolución, con características de acción concatenada, dinámica y progresiva, que concluye con la obtención de un resultado. El proceso implica la utilización de recursos para trasformar elementos de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo. Proveedor.- Es la persona física o moral que tiene a su cargo el abastecer los materiales, insumos o servicios adquiridos por el organismo. Referencias.- Es el apartado que incluye documentos jurídicos y administrativos, que tiene relación con la descripción de los procedimientos y su aplicación en el área de trabajo. Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material o insumo, que por alguna causa hace falta.

11 Código: 205C34103/01 Página: 4 de 8 Vo. Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien. Validación.- Aceptación de un documento una vez que ha sido revisado y aprobado. Insumos: Copia de requisición de compra, copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Resultados: Altas de contratos, oficios de donaciones, documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes materiales e Insumos, registrados ordenadamente para su consulta. Interacción con otros procedimientos: Entrada Física al Almacén.

12 Código: 205C34103/01 Página: 5 de 8 Políticas El, deberá, verificar que los contratos, oficios de donaciones, documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, estén debidamente fiscalizadas y soportadas por su requisición de compra. Corresponderá al, codificar los contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, con base en el catálogo de artículos. El, será el encargado de capturar en el Sistema de Control de Almacenes, a los proveedores que no se encuentren en el catalogo de proveedores. El, emitirá el catálogo de proveedores por número de clave y descripción. El, generará el reporte de los contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, en el sistema de control del almacén a su superior jerárquico.

13 Código: 205C34103/01 Página: 6 de 8 Desarrollo No Responsable Actividad 1 Departamento de Adquisiciones 2 Departamento de Almacén Envía al, copia de requisición de compra, contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, hoja de fiscalización y revisa que estén debidamente requisitados. Recibe del Departamento de Adquisiciones, copia de la requisición de compra, contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, y hoja de fiscalización. Revisa que estén requisitadas correctamente. ESTÁN REQUISITADAS CORRECTAMENTE? 3 NO. Se devuelven al Departamento de Adquisiciones. 4 SI. Turna copia de requisición de compra, contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien y hoja de fiscalización a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos para trámite. 5 Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos Recibe documentos y verifica que el proveedor se encuentre registrado en el catálogo correspondiente. ESTÁ REGISTRADO EL PROVEEDOR? 6 NO. Registra al proveedor en el catálogo correspondiente. 7 SI. Codifica el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, con base en el catálogo de artículos y partidas presupuestales. 8 Genera en el Sistema Integral de Almacenes, el reporte de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes, para consultas posteriores. 9 Archiva la copia de la requisición de compra, contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra, la adquisición del bien, con la hoja de fiscalización. Se enlaza con el procedimiento de Entrada Física al Almacén. FIN.

14 Código: 205C34103/01 Página: 7 de 8 Diagrama PROCEDIMIENTO: ALTA DE CONTRATO, OFICIO : DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DEPARTAMENTO DE ALMACÉN OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS INICIO 1 ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN, COPIA DE REQUISICIÓN, CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, HOJA DE FISCALIZACIÓN Y REVISA QUE ESTÉN DEBIDAMENTE REQUISITADOS 2 RECIBE DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES, COPIA DE REQUISICIÓN, CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, HOJA DE FISCALIZACIÓN, REVISA QUE ESTÉN REQUISITADAS CORRECTAMENTE 3 NO ESTAN REQUISITADAS CORRECTAMENTE? SI 4 SE DEVUELVEN AL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES TURNA COPIA DE REQUISICIÓN, CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, CON LA HOJA DE FISCALIZACIÓN, A LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS. PARA TRÁMITE 5 RECIBE DOCUMENTOS Y VERIFICA QUE EL PROVEEDOR SE ENCUENTRE REGISTRADO EN EL CATÁLOGO 7 SI ESTÁ REGISTRADO EL PROVEEDOR? NO 6 CODIFICA CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, CON BASE EN EL CATÁLOGO DE ARTÍCULOS Y PARTIDAS PRESUPUESTALES REGISTRA AL PROVEEDOR EN EL CATÁLOGO CORRESPONDIENTE 8 GENERA EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ALMACENES, EL REPORTE DE CONTRATOS, OFICIOS DE DONACIONES O DOCUMENTOS LEGALES QUE AVALEN LA COMPRA O LAS ADQUISICIONES DE LOS BIENES, PARA CONSULTAS POSTERIORES 9 ARCHIVA, COPIA DE LA REQUISICIÓN DE COMPRA, CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN Y HOJA DE FISCALIZACIÓN. SE ENLAZA CON EL PROCEDIMIENTO DE ENTRADA FÍSICA AL ALMACÉN. FIN

15 Código: 205C34103/01 Página: 8 de 8 Medición Indicador para medir el número de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes: Número mensual de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes recibidos Número mensual de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes registrados Registros de evidencias: = Porcentaje de número de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes atendidos Reporte de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes registrados, que emite el sistema integral de almacenes.

16 Código: 205C34103/02 Página: 1 de 9 Nombre del Procedimiento: Entrada Física de Bienes al Almacén. Objetivo: Asegurar que los artículos y/o bienes que entran al, cumplan con las especificaciones requeridas en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Alcance: Descripción de Procedimientos Servidores públicos del Departamento de Adquisiciones, y Oficina de Recepción y Despacho, adscritos a Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su cargo la recepción, captación y entrega de los bienes que están en resguardo del. Áreas que involucra: y Oficina de Recepción y Despacho. Aplica al Jefe del, Jefe de Oficina de Recepción y Despacho, que tengan a su cargo verificar la entrada física de bienes al almacén y asegurar que cumplan con las especificaciones requeridas de no ser así devolverlas a el(los), proveedor (es) para su recuperación física. Referencias: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Gaceta del Gobierno 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones. Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del Responsabilidades: Es responsabilidad del :

17 Código: 205C34103/02 Página: 2 de 9 Revisar que los proveedores al momento de la entrega de los materiales presenten el formato múltiple y el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien debidamente fiscalizado y autorizado. Revisar que los materiales recibidos cumplan con las especificaciones requeridas en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, así como el resguardo de estos hasta su entrega. Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Recepción y Despacho Revisar que los bienes que reciba el, cumplan con las especificaciones señaladas en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Una vez revisados los bienes, entrega factura o remisión en original y cinco copias, así como copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Una vez registrada el alta en el Sistema de Control de Almacenes, entrega los bienes a la Oficina de Guarda y Surtimiento de material de consumo. En el caso de que los bienes no cumplan con lo especificado en el contrato, oficio de donación, o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, serán devueltas al proveedor. Definiciones: Alcance.- Establecer los parámetros de servidores públicos que están involucrados en el procedimiento y especificar sus funciones en el mismo. Calidad.- En lo referente a los materiales e insumos, deben de contar con las especificaciones que el usuario demanda. Defectuoso.- Es todo aquel material que cuenta con desperfectos en su forma física y que no están contenidos en las especificaciones solicitadas. Especificación.- Definición precisa y ordenada que describe la lógica y finalidad de las funciones de los procesos, que se efectúan en un programa. Diagramas.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos AMSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (bloque).

18 Código: 205C34103/02 Página: 3 de 9 Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Eficiencia.- Capacidad de desempeñar una tarea mediante el aprovechamiento racional de recursos y del tiempo. Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso, para la recolección de datos específicos. En algunos casos contiene instrucciones, para llenarse o utilizarse. Manual de Procedimientos.- Instrumento administrativo que consigna, en forma metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación. Objetivo.- Son los propósitos que se debe alcanzar en un tiempo y espacio determinado, con cada procedimiento, estableciendo las acciones que se llevaran a cabo, para lograr el resultado esperado. Procedimiento.- Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea específica, dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolución, con características de acción concatenada, dinámica y progresiva, que concluye con la obtención de un resultado. El proceso implica la utilización de recursos para trasformar elementos de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo. Proveedor.- Es la persona física que tiene a su cargo el abastecer los materiales, insumos o servicios adquiridos por el organismo. Referencias.- Es el apartado que incluye documentos jurídicos y administrativos, que tiene relación con la descripción de los procedimientos y su aplicación en el área de trabajo. Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material o insumo que por alguna causa hace falta. Vo. Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien. Validación.- Aceptación de un documento una vez que ha sido revisado y aprobado.

19 Código: 205C34103/02 Página: 4 de 9 Insumos: Copia de requisición de compra. Copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Copia de la hoja de fiscalización. Original y cinco copias del documento que describa los artículos que entrega el proveedor. Resultados: Reporte de Altas de los materiales contenidos en los contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes, quedan bajo resguardo del. Interacción con otros procedimientos: Alta de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes.

20 Código: 205C34103/02 Página: 5 de 9 Políticas El horario para recepción de materiales y/o bienes será de 8:30 a 15:00, a fin de brindar una atención eficaz y eficiente. En los casos en los que la entrega de bienes al Almacén por parte de los proveedores, no se cuente con el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra, o la adquisición del bien, debidamente fiscalizado y requisitado; o bien deban ser revisados por el área usuaria o por el Sistema Estatal de Informática; estos bienes deberán ingresarse al Subsistema de Bienes a Revisión. El, a través del Jefe de la Oficina de Recepción y Despacho, será el responsable de verificar que un 10% de cada uno de los materiales y/o bienes recibidos cumpla con las especificaciones señaladas en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. El, rechazará los materiales y/o bienes que no cumplan con los requerimientos indicados en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien correspondiente. Corresponderá a la, vigilar que la recepción de los materiales y/o bienes se realice con base en lo especificado en el presente manual.

21 Código: 205C34103/02 Página: 6 de 9 Desarrollo No Responsable Actividad 1 Proveedor Entrega al factura / remisión, en original y cinco copias debidamente requisitadas. 2 Recibe por parte del proveedor la factura / remisión, en original y cinco copias y turna a la Oficina de Recepción y Despacho para lo conducente. Original.- Proveedor 1ª copia.- 2ª copia.- Oficina de Guarda y Surtimiento 3ª copia.- Adquisiciones 4ª copia.- Oficina de Recepción y Despacho 5ª copia.- Inventarios 3 Oficina de Recepción y Despacho Recibe documentación y solicita a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Esta dado de alta? 4 No. Solicita al Departamento de Adquisiciones que envié la copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, de la requisición y hoja de fiscalización. 5 Si. Recibe el material y confronta con el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, que cumpla con las características indicadas. Cumple con las características indicadas? 6 No. Comunica al proveedor que el material no cumple con lo especificado en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien y devuelve el material junto con la factura y archiva la 4ª copia. 7 Si. Recibe material y determina. Está completo el material?

22 Código: 205C34103/02 Página: 7 de 9 8 No. Comunica al proveedor y devuelve los faltantes del material junto con la factura y archiva la 4ª copia. 9 Si. Recibe el material, sella de recibido la factura y/o nota de remisión, contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, la entrega a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos para lo conducente. Se enlaza con el procedimiento de Registro de Entradas al Almacén. FIN.

23 Código: 205C34103/02 Página: 8 de 9 Diagrama PROCEDIMIENTO: ENTRADA FÍSICA DE BIENES AL ALMACÉN PROVEEDOR DEPARTAMENTO DE ALMACÉN OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO INICIO 1 ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN FACTURA / REMISIÓN, EN ORIGINAL Y CINCO COPIAS DEBIDAMENTE REQUISITADAS 2 RECIBE DEL PROVEEDOR LA FACTURA / REMISIÓN, EN ORIGINAL Y CINCO COPIAS, TURNA A LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO, PARA LO CONDUCENTE 3 RECIBE DOCUMENTACIÓN Y SOLICITA A LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS, COPIA DEL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL. BIEN. 4 NO ESTA DADO DE ALTA? SI 5 SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES QUE ENVÍE EL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, DE LA REQUISICIÓN Y HOJA DE FISCALIZACIÓN RECIBE MATERIAL Y CONFRONTA CON LA COPIA DEL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, QUE CUMPLA CON LAS CARACTERÍSTICAS INDICADAS 7 SI CUMPLE CON LAS CARACTERÍSTICAS INDICADAS? NO 6 9 SI RECIBE MATERIAL Y DETERMINA ESTA COMPLETO EL MATERIAL? NO 8 COMUNICA AL PROVEEDOR QUE EL MATERIAL NO CUMPLE CON LO ESPECIFICADO EN EL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN Y DEVUELVE. EL MATERIAL JUNTO CON LA FACTURA Y ARCHIVA LA 4ª COPIA RECIBE MATERIAL, SELLA DE RECIBIDO LA FACTURA Y/O NOTA DE REMISIÓN, CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN, DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN Y LA ENTREGA A LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS PARA LO CONDUCENTE COMUNICA AL PROVEEDOR Y DEVUELVE LOS FALTANTES DEL MATERIAL JUNTO CON LA FACTURA Y ARCHIVA LA 4ª COPIA FIN SE ENLAZA CON EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACÉN

24 Código: 205C34103/02 Página: 9 de 9 Medición Indicador para medir el número de entradas físicas al Almacén: Número mensual de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes Número mensual de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes atendidos = % de entradas físicas atendidas Registros de evidencias: Contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes recibidos.

25 Código: 205C34103/03 Página: 1 de 8 Descripción de Procedimientos Nombre del Procedimiento: Registro de Entradas al Almacén. Objetivo: Cuantificar y almacenar los bienes y/o materiales recibidos en el, mediante el Sistema de Control de Almacenes. Alcance: Personas que afecta: Servidores públicos del Departamento de Inventarios, Departamento de Almacén, y Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, adscritos a Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su cargo la cuantificación y almacenamiento de los materiales resguardados por el. Áreas que involucra: Departamento de Inventarios,, Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos y Oficina de Recepción y Despacho. Aplica al Jefe del Departamento de Adquisiciones, Jefe del, Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos y al Jefe de la Oficina de Recepción y Despacho, que tengan a su cargo verificar y supervisar que los materiales e insumos que entren al almacén sean registrados adecuadamente para una localización más rápida. Referencias: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Gaceta del Gobierno 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones. Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del Responsabilidades: Es responsabilidad del Jefe de : Verificar que la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, registre oportunamente los bienes y/o materiales recibidos en el almacén, en el sistema de control de almacenes.

26 Código: 205C34103/03 Página: 2 de 8 Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Control Documental: Recibir de parte de la Oficina de Recepción y Despacho, factura o remisión y copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, que amparan los bienes recibidos. Revisar que los datos asentados en la factura o remisión coincidan con los del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Proceder a dar el alta correspondiente en el Sistema de Control de Almacenes. Entregar al proveedor la factura original con el alta correspondiente. Realizar los trámites de entrada y salida simultánea. Estos trámites podrán realizarse en los casos en los que los bienes hayan sido entregados en sitio por parte del proveedor, siempre y cuando se presente al, documento probatorio con firma de recibido que avale que los bienes fueron recibidos a satisfacción; dicho documento probatorio soportará la entrada. Definiciones: Alcance.- Establecer los parámetros de servidores públicos que están involucrados en el procedimiento y especificar sus funciones en el mismo. Calidad.- En lo referente a los materiales e insumos, deben de contar con las especificaciones que el usuario demanda. Defectuoso.- Es todo aquel material que cuenta con desperfectos en su forma física que no están contenidos en las especificaciones solicitadas. Especificación.- Definición precisa y ordenada que describe la lógica y finalidad de las funciones de los procesos, que se efectúan en un programa. Diagramas.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos AMSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (bloque). Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Eficiencia.- Capacidad de desempeñar una tarea mediante el aprovechamiento racional de recursos y del tiempo. Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso, para la recolección de datos específicos. En algunos casos contiene instrucciones, para llenarse o utilizarse

27 Código: 205C34103/03 Página: 3 de 8 Manual de Procedimientos.- El medio o Instrumento de información que consigna, en forma metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación. Objetivo.- Expresión cualitativa de los propósitos que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio determinados. Manifestación de intenciones que se quieren cumplir y que especifican con claridad en que y para que se proyecta y se debe realizar determinada acción. Procedimiento.- Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea específica, dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolución, con características de acción concatenada, dinámica y progresiva, que concluye con la obtención de un resultado. El proceso implica la utilización de recursos para trasformar elementos de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo. Proveedor.- Es la persona física o moral que tiene a su cargo el abastecer los materiales, insumos o servicios adquiridos por el organismo. Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material o insumo que por alguna causa hace falta. Vo.Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien. Insumos: Factura y/o remisión en original y cinco copias. Copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Resultados: Que se tenga un registro al 100% de las entradas de cada uno de los materiales e insumos. Interacción con otros procedimientos: Entrada Física de Bienes al Almacén.

28 Código: 205C34103/03 Página: 4 de 8 Políticas El a través de la Oficina de Control Documental, deberá registrar las entradas de almacén en el sistema de control de almacenes. Corresponderá al, turnar a los Departamentos de Contabilidad, Adquisiciones, Programación y Presupuesto, Inventarios, y Dirección de Recursos Materiales y Financieros, dentro de los primeros diez días hábiles de cada mes, reporte de entradas de almacén de los bienes y/o materiales, y copia de las facturas de dichos bienes al Departamento de Adquisiciones. El, deberá remitir copia de la entrada de Almacén y de la factura correspondiente, al Departamento de Inventarios, cuando se trate de bienes muebles de activo fijo, para que acuda a inventariarlos. El, vigilará que toda la información derivada del registro de entradas al almacén, sea debidamente capturada en el sistema de control de almacenes. El deberá contar con un mes para la preparación de las actividades del inventario físico. El entregará en los primeros 10 días hábiles de cada mes los informes correspondientes. El, vigilará que la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, se apegue a los lineamientos establecidos en el presente Manual.

29 Código: 205C34103/03 Página: 5 de 8 Desarrollo No RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Oficina de Recepción y Despacho Turna la factura y/o remisión, copia del contrato oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, para su autorización. 2 Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos Recibe de la oficina de recepción y despacho, la factura y/o remisión, copia del contrato, oficio de donación o documento legal, que avale la compra o la adquisición del bien, revisa que estén debidamente selladas y firmadas de recibido. Está correcta? 3 No. Indica las observaciones al contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien y a la factura y/o remisión y devuelve a la oficina de recepción y despacho para los ajustes correspondientes. 4 Si. El jefe de oficina revisa de qué tipo de bienes se trata. 5 Que tipo de bienes son? Bienes de consumo: Elabora con base en la factura y/o remisión y la copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, la entrada de almacén de bienes de consumo, en original y 3 copias, cuya distribución es la siguiente: Original.- Proveedor. 1ª Copia-.- Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos. 2ª Copia.- Departamento de Adquisiciones.

30 Código: 205C34103/03 Página: 6 de 8 3ª Copia.- Oficina de Guarda y Surtimiento. 4ª Copia.- Oficina de Recepción y Despacho. 6 Bienes de activo fijo Asigna el número de alta de Entrada al Almacén de Bienes de Consumo y registra en el libro de altas. Elabora con base en la factura y/o remisión y copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, la entrada de almacén de bienes muebles, en original y 5 copias cuya distribución es la siguiente: Original.- Proveedor. 1ª Copia-.- Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos. 2ª Copia.- Departamento de Adquisiciones. 3ª Copia.- Departamento de Inventarios. 4ª Copia.- Oficina de Guarda y Surtimiento. 5ª Copia.- Oficina de Recepción y Despacho. Notifica al Departamento de Inventarios para que acudan a inventariar los bienes recibidos. (Se conecta con el procedimiento de Alta de Bienes del Departamento de Inventarios). 7 Asigna el número de alta de Entrada al Almacén de Bienes Muebles y registra en el libro de altas. Se enlaza con el Procedimiento de Almacenamiento de Materiales Recibidos. Fin.

31 Código: 205C34103/03 Página: 7 de 8 Diagrama PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACÉN OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS INICIO 1 TURNA FACTURA Y/O REMISIÓN, COPIA DEL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, PARA SU AUTORIZACIÓN 2 R RECIBE DE LA OFICINA DE RECEPCIÓN DESPACHO LA Y FACTURA Y/O REMISIÓN, COPIA DEL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, REVISA QUE ESTÉN DEBIDAMENTE SELLADAS Y FIRMADAS 3 NO ESTA CORRECTA? SI 4 INDICA OBSERVACIONES DEL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, FACTURA Y/O REMISIÓN Y DEVUELVE A LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO PARA LOS AJUSTES. CORRESPONDIENTES EL JEFE DE OFICINA REVISA DE QUE TIPO DE BIENES SE TRATA 5 QUE TIPO DE BIENES SON? 6 BIENES DE CONSUMO BIENES DE ACTIVO FIJO 7 ASIGNA EL NÚMERO DE ALTA DE LA ENTRADA DE ALMACÉN DE BIENES Y REGISTRA EN EL LIBRO DE ALTAS FIN SE ENLAZA CON EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACÉN

32 Código: 205C34103/03 Página: 8 de 8 Medición Indicador para medir el número de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes. Número mensual de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes. Número mensual de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes. registrados = Porcentaje de entradas de almacén Registros de evidencias: Registro de entradas al almacén.

33 Código: 205C34103/04 Página: 1 de 8 Nombre del Procedimiento: Almacenamiento de Bienes Recibidos. Objetivo: Numerar, clasificar y almacenar los bienes y/o materiales de manera eficaz y eficiente para su pronta localización y conservación. Alcance: Personas que afecta: Servidores públicos de la Oficina de Guarda y Surtimiento, adscrito al de Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su cargo la guarda y custodia de los materiales y bienes que entran al Almacén. Áreas que involucra: Oficina de Guarda y Surtimiento. Aplica al Jefe de Oficina de Guarda y Surtimiento, que tengan a su cargo registrar y almacenar los materiales solicitados de acuerdo a sus características. Referencias: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Gaceta del Gobierno 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones. Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del Responsabilidades: Descripción de Procedimientos Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Guarda y Surtimiento: Recibir de la Oficina de Recepción y Despacho copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, la factura y/o remisión, junto con el material y revisa que estén completos. Indicar las observaciones y devolver a la Oficina de Recepción y Despacho para su corrección en caso de que no esté correcta.

34 Código: 205C34103/04 Página: 2 de 8 Verificar características del material, con base en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, factura y/o remisión. Clasificar el bien y/o material de acuerdo a sus características (peso, volumen, cantidad.) rotación en el almacén y/o estante asignado. Adecuar el lugar destinado para el bien (aseo, tarjeta de estante, ordenar existencias, etc). Acomodar el bien y/o material en el lugar asignado. Registrar en la tarjeta de estante la entrada de los bienes, tomando como referencia la factura y/o remisión. Definiciones: Alcance.- Establecer los parámetros de servidores públicos que están involucrados en el procedimiento y especificar sus funciones en el mismo. Archivar.- Colocar documentos importantes en orden alfabético. Calidad.- En lo referente a los materiales e insumos, deben de contar con las especificaciones que el usuario demanda. Control.- Comprobación, inspección de un material especifico tomando en cuenta sus características físicas. Defectuoso.- Es todo aquel material que cuenta con desperfectos en su forma física que no están contenidos en las especificaciones solicitadas. Cronológica.- Tiene por objeto determinar el orden y fecha de sucesos históricos. Manera de computar los tiempos. Departamento.- Constituye una sección definida de un organismo, sobre el cual ejerce su autoridad un jefe que es responsable de la realización de funciones específicas. Diagramas.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos AMSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (bloque). Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Eficiencia.- Capacidad de desempeñar una tarea mediante el aprovechamiento racional de recursos y del tiempo. Estante.- Armario con anaqueles y sin puertas que sirve para colocar los materiales o insumos propios de un almacén.

35 Código: 205C34103/04 Página: 3 de 8 Especificación.- Definición precisa y ordenada que describe la lógica y finalidad de las funciones de los procesos, que se efectúan en un programa. Factura.- Documento fiscal que asienta la cantidad, características, costo unitario, costo total, impuestos cobrados y el total de la adquisición de bienes o servicios, además de contener el nombre, razón social y registro fiscal tanto del comprador como del proveedor. Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso generalmente en papel mediante alguno de los medios de reproducción gráfica. En algunos casos contiene, además de información, instrucciones para llenarse o utilizarse. Manual de Procedimientos.- Instructivo administrativo que consigna, en forma metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación. Objetivo.- Expresión cualitativa de los propósitos que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio determinados. Manifestación de intenciones que se quieren cumplir y que especifican con claridad en que y para que se proyecta y se debe realizar determinada acción. Procedimiento.- Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea específica, dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolución, con características de acción concatenada, dinámica y progresiva, que concluye con la obtención de un resultado. El proceso implica la utilización de recursos para trasformar elementos de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo. Proveedor.- Es la persona física o moral que tiene a su cargo el abastecer los materiales, insumos o servicios adquiridos por el organismo. Referencias.- Es el apartado que incluye documentos jurídicos y administrativos, que tiene relación con la descripción de los procedimientos y su aplicación en el área de trabajo. Recepción.- Acción y efecto de recibir. Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material que ya era parte del mismo. Remisión.- Documento en el que se especifica el material, cantidad y monto económico de los bienes que se van a adquirir. Registro.- Registro en que hace constar que el material es el especificado en una factura para que no haya malentendidos.

36 Código: 205C34103/04 Página: 4 de 8 Rotación.- Movimiento de los materiales para que se tenga un control sobre el bien. Sucesión.- Entrada o continuación de una persona o cosa en lugar de otra. Vo. Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien. Validación.- Aceptación de un documento una vez que ha sido revisado y aprobado. Insumos: Copia de la factura y/o remisión, junto con el material. Tarjeta de estante. Resultados: Control adecuado y ágil de los bienes que se reciben en el almacén hasta el momento de su entrega. Interacción con otros procedimientos: Salida de Bienes de Almacén.

37 Código: 205C34103/04 Página: 5 de 8 Políticas El a través de la Oficina de Guarda y Surtimiento, deberá, clasificar los bienes y/o materiales de acuerdo a sus características (volumen, peso, resistencia). La Oficina de Guarda y Surtimiento del acomodará los bienes y/o materiales de acuerdo a su rotación en el almacén. El comunicará la disponibilidad de los bienes, una vez que se haya realizado el alta correspondiente en el sistema de control de almacenes. Corresponderá al a través de la Oficina de Control Documental, informar oportunamente a la, de las existencias reales de los bienes y/o materiales existentes en el almacén. La Oficina de Guarda y Surtimiento del, registrará los movimientos de cada bien y/o material. La Oficina de Guarda y Surtimiento del, manejará una tarjeta de control de estante por cada bien y/o material almacenado. El, deberá vigilar que la Oficina de Guarda y Surtimiento, cumpla con las normas internas establecidas para su operación. La, deberá vigilar que los bienes y/o materiales, queden bajo custodia del, y se tomen las medidas pertinentes, para que estén debidamente clasificados y almacenados.

38 Código: 205C34103/04 Página: 6 de 8 Desarrollo No Responsable Actividad 1 Oficina de Recepción y Entrega copia de la factura y/ o remisión junto con el Despacho material a la Oficina de Guarda y Surtimiento. 2 Oficina de Guarda y Surtimiento Recibe de la Oficina de Recepción y Despacho copia de la factura y/o remisión, junto con los materiales y revisa que estén completos. 3 Está correcta? NO. Indica las observaciones y devuelve a la Oficina de Recepción y Despacho para su corrección. 4 SI. Verifica características del material, con base en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, factura y/o remisión. 5 Está correcto? NO. Indica que no corresponde y devuelve a la Oficina de Recepción y Despacho. 6 Si. Clasifica el bien y/o material de acuerdo a sus características (peso, volumen, cantidad, etc.), almacena y verifica la rotación en el almacén y/o estante asignado. 7 Adecua el lugar destinado para el bien (aseo, tarjeta de estante, ordenar existencias, etc.) 8 Acomoda el bien y/o material en el lugar asignado 9 Registra en la tarjeta de estante, la entrada de los bienes, tomando como referencia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, la factura y/o remisión. Se enlaza con el procedimiento de Salida de Bienes de Almacén. FIN