Guía de Referencia Rápida

Transcripción

1 El experto mundial en viajes de negocios.

2 LA PLATAFORMA DE ADMINISTRACIÓN DE VIAJES Y COLABORACIÓN LÍDER EN EL MUNDO. Soluciones eficaces de colaboración en línea. Los viajes son el segundo gasto controlable más importante para la mayoría de las organizaciones. Por este motivo, la política de viajes de una corporación, y la forma en que se administra, afecta significativamente sus utilidades netas. CTS Online combina innovación tecnológica y experiencia en el sector turístico para ofrecer lo mejor en viajes y colaboración en línea a corporaciones y viajeros corporativos de todo el mundo.

3 Ingresando a CTS Online. Puede entrar a la liga y en el panel central de la página dar click en CTS Online Reserva Aquí También puede ingresar directamente a: URL: Buscando Ayuda Para apoyo en el proceso de la reserva puede dar click en Ayuda. Lea siempre los anuncios y mensajes que el Departamento de Viajes publica. Use las Herramientas de Viaje en la página de inicio para consulta de mapas, clima, reloj mundial, etc. Use el Estado de Llegada y Salida de Vuelos para recibir información actualizada. Actualizando su Perfil Antes de hacer su primera reserva de un click en Perfil: Valide y actualice datos como: Información Personal, Preferencias, Viajeros Frecuentes, etc. Seleccione a su Asistente u Organizador de Viajes.

4 Configurar su Organizador de Viajes PARA VIAJEROS: 1. En su Perfil, de click en Mis Organizadores bajo Configuración de Organizadores. 2. Complete la información del Organizador de Viajes en la sección de permisos, para asignarlo como tu Organizador de Viajes o para hacer cambios a tu perfil. 3. Dé click en Agregar Organizador, ingrese su primer nombre y apellido y de click en Buscar. 4. Dé click en Agregar al lado del nombre. PARA ORGANIZADORES DE VIAJES: 1. En su Perfil, de click en Mis Viajeros, bajo la Configuración de Organizadores. 2. Complete la sección de s, para determinar quién recibirá la confirmación vía Dé click en Agregar Viajero, ingrese nombre de Viajero y dé click en Buscar. 4. Dé click en Agregar al lado del nombre. El nombre aparecerá en el Portal del Organizador, en la página de inicio. 5. Continúe agregando Viajeros como sea necesario. Encuéntrame el Mejor Viaje. Fechas, horarios y locaciones están basados en cómo ingresó a la página de inicio. Si desea hacer una reservación de avión, auto y hotel debe seleccionar las opciones en la página de inicio. Proveedores Preferenciales están indicados con *** Puede buscar más opciones dando click en los encabezados de las columnas. Si desea ver su itinerario actual, dé un click en Mostrar Detalles. Si desea cambiar la búsqueda de vuelos, durante el proceso de reservación dé un click a Modificar Búsqueda que se encuentra en la parte superior de la página. Desde la página de inicio de búsqueda Encuéntrame el Mejor Viaje. 1. Elija las opciones apropiadas para Vuelos y/u Hotel. 2. Seleccione Viaje Sencillo, Viaje Redondo o Destinos Múltiples, después ingrese las ciudades, fechas y horarios. También puede elegir más opciones de Clase de Servicios y Tipo de Tarifa. 3. Dé click en Iniciar la Búsqueda. Acceso a Reservaciones Previas Para ingresar a sus reservaciones dé click en Viajes, que se localiza en la barra del menú. Dé click en Escoger para seleccionar el viaje que usted desee ver. Podrá tener acceso a Viajes Activos, Viajes Anteriores y Viajes Cancelados de 13 meses anteriores. Plantillas de Viaje. Para reservar de forma rápida viajes repetitivos de avión y hotel, se puede crear una Plantilla de Viaje desde la página de Detalles del Viaje, solo se da un nombre a la plantilla y un click en Guardar Plantilla. Para usar una plantilla dé click en Plantillas, después se elige la plantilla que queremos usar. Se ingresan las nuevas fechas del viaje y se da un click en Cotizar Itinerario. Aéreo BUSCAR POR PRECIO Los itinerarios se mostrarán en orden de precios del más bajo al más alto. Para desplegar vuelos sin escalas dé click en la opción Sin Escalas. Para desplegar una línea aérea en específico dé click en el logo de la aerolínea. Para elegir el itinerario deseado dé click en Seleccionar. Seleccione los asientos para cada uno de los segmentos aéreos. BUSCAR POR HORARIO Elija el Origen y Destino así como las fechas de salida y regreso. Seleccione el vuelo deseado dando click en Seleccionar. Seleccione los asientos para cada uno de los segmentos aéreos.

5 Hotel Usted puede buscar Hoteles por: dirección o ciudad, cerca del aeropuerto, cerca de las oficinas de Monex, o cualquier otro punto de interés, o bien por propiedades con tarifas negociadas de Monex. Para ver hoteles cerca de las oficinas de Monex, dé click a Mostrar las locaciones de Monex y otros puntos de interés. Seleccione el hotel y tarifa dando un click en Seleccionar. Cómo Cancelo una Reservación? En CTS Online puede cancelar sus reservaciones siempre y cuando la Agencia de Viajes no haya emitido el boleto, una vez que la Agencia lo emite y desee hacer algún cambio o cancelación deberá contactarlos directamente. Dé click en Viajes, abra la reservación que desee cancelar. Dé click en Cancelar Itinerario. Lea el mensaje e indique que está de acuerdo, y dé click en Cancelar Viaje Ahora. Confirmando Reservaciones Puede modificar o cancelar cualquier segmento de su itinerario y al dar un click en Modificar/Cancelar. Verifique Información de Viajero, Contacto de Emergencia, Información de Facturación, Motivo de viaje en Comprar un Viaje. CTS Online despliega una página con la Confirmación de Cancelación, si desea obtener la clave de cancelación por parte del proveedor, deberá contactar directamente a la Agencia de Viajes.

6 Preguntas Frecuentes INGRESANDO AL SISTEMA Debo utilizar CTS Online para hacer todas mis reservaciones de viajes de negocios? Sí, dentro de la herramienta podrás realizar todas las reservaciones necesarias de avión, hotel y/o auto. Cómo ingreso a CTS Online? Puedes ingresar con los siguientes datos: URL: el sistema te pedirá que te identifiques. User ID: Es tu corporativo. Contraseña: Es genérica (Ej: monex). La primera vez que te registres, el sistema te pedirá que la cambies por una propia. Esta nueva debe contener al menos 5 caracteres y es sensible a mayúsculas y minúsculas. Qué puedo hacer para recordar mi contraseña? Debes ir a la sección de perfil, y entrar a la liga que dice Contraseña Olvidada. Ahí deberás dar respuesta a una pregunta que te sea fácil de recordar. Qué pasa si olvidé mi contraseña y no puedo recuperarla mediante la pregunta? Para cualquier duda acerca del uso del sistema, puedes contactar a tu Gerente de Cuenta ONLINE: Juan Carlos Cifuentes [email protected] Tel. Directo: Puedo ingresar a CTS Online fuera de la red de Monex? Sí, para entrar al sistema solo debes tener un equipo con acceso a Internet, puede ser de la oficina, desde tu casa, o cualquier lugar público que te permita conectar a Internet. RESERVANDO EN CTS ONLINE Puedo reservar vuelos que incluyan varias ciudades como destino y/u origen? Sí, puedes utilizar la opción de destinos múltiples, donde podrás poner inicialmente hasta 3 tramos de vuelo. En caso de necesitar más destinos múltiples, te aconsejamos realizar tu reservación directamente con tu consejero de viajes asignado. Puedo hacer una reservación de hotel sin tener que reservar el segmento aéreo? Sí, tú decides cuales servicios requieres por cada reservación que realices y con cuáles proveedores. Por qué el sistema no me despliega los precios de los vuelos? Seguramente estás buscando por horario, por lo cual el sistema realiza la búsqueda con esa prioridad y posteriormente te dará el costo de tu solicitud. Aunque busques por horario, el sistema siempre te dará alternativas más económicas, en caso de haberlas. Cómo puedo saber que obtengo la mejor tarifa que haya en sistema? Puedes realizar tu búsqueda por PRECIO, para que te despliegue un cuadro comparativo por costo de todas las aerolíneas que presenten el servicio en el tramo solicitado. Hay tips para una búsqueda óptima de hotel? Puedes buscar el hotel por cercanía a la dirección exacta a dónde vas a llegar, en caso de no tenerla, puedes buscar por cercanía al aeropuerto. También puedes buscar por mapa, para ver geográficamente el hotel que más te convenga. Te aconsejamos observar a detalle los servicios incluidos en la habitación y las políticas de CADA tarifa, ya que éstas pueden cambiar dentro de un mismo hotel o tipo de cuarto. Cómo sé que concluí el proceso de reservación en línea? Ya sea que le hayas dado Comprar o Guardar Viaje, el sistema te da un código de reservación ( localizador ). Además de esto recibes un correo electrónico con la confirmación de la reservación. Con ese correo electrónico puedes estar seguro que tu reservación fue enviada a la agencia para expedición de boletos. Cómo sé que la agencia de Viajes recibió mi reservación? Una vez que le des comprar o guardar viaje, automáticamente la agencia recibe tu reservación de dos maneras: Mediante correo electrónico y en un queue de reservas en Sabre para que siempre tu solicitud pueda ser atendida de manera oportuna. Cuándo se expide un boleto de la reservación que hice en CTS Online? De acuerdo a políticas internas de MONEX, una vez concluido el proceso dentro de CTS Online, la agencia procede a realizar los controles de calidad y a la emisión del boleto. Posteriormente, tu consejero de viaje asignado enviará un correo con confirmación, emisión de boletos y todos los documentos necesarios para tu viaje. Las tarifas que vemos en línea son garantizadas? Las tarifas no se garantizan hasta que se realiza la emisión del boleto. DESPUÉS DE RESERVAR Si la agencia realiza algún cambio en la reservación que yo realicé desde CTS Online, puedo verlo? Sí, en la pantalla de viajes puedes encontrar tu reservación y ésta se sincronizará cuando la abras nuevamente. Cómo cancelo o cambio una reservación? Mientras tu boleto no haya sido emitido, tú mismo puedes modificar o cancelar la reservación. Si el boleto ya fue emitido, deberás hacerlo a través de la agencia de viajes. Cómo tramito un reembolso de una reservación en línea? Si tienes un boleto que no has utilizado, es importante que lo notifiques al Consejero de Viajes asignado a MONEX, quien te podrá orientar sobre cuál es el mejor uso que se le puede dar a ese boleto, o bien puede apoyarte con el reembolso, si es que éste aplica según las restricciones de la tarifa pagada. Dónde encuentro mis claves de confirmaciones en CTS Online? En la página de confirmación de reservaciones, al lado de cada uno de los servicios viene su clave de confirmación. Frecuentemente viajo al mismo destino y utilizó los mismos proveedores, puedo guardarla como plantilla? Sí, una vez que termines tu reservación y recibes tu clave de confirmación en esta página puedes guardar tu viaje como plantilla y darle un nombre. ORGANIZADOR DE VIAJES Cuál es la diferencia entre Viajero y Organizador de Viajes? El viajero es quien puede hacer viajes para sí mismo y el organizador de viajes también puede hacer viajes para terceros. Cuántos viajeros puedo tener dados de alta en mi perfil? Puedes tener los viajeros que desees y en la pestaña de viajeros frecuentes tener a las personas a las que les haces reservas con mayor frecuencia. Puedo reservar viajes para personas externas a MONEX? Sí, con la previa autorización de MONEX, puedes entrar a la función de resevar invitados, donde podrás hacer reservas para personal externo a MONEX. Deberás ingresar todos los datos del invitado ya que no estará cargado en el sistema. Me llegará notificación cuando hago una reserva para otra persona? Sí, cada vez que hagas una reserva o cambio para cualquiera de tus viajeros, recibirás notificación por . Como organizador de viajes puedo actualizar el perfil de mis viajeros? Sí, es posible siempre y cuando la empresa y viajero hayan autorizado esta funcionalidad. Cómo doy de alta a un empleado para ser su organizador de viajes? Ingresas a tu perfil, en la parte inferior de la pantalla viene la liga mis viajeros, le das agregar viajero buscas por nombre y/o apellido, localizas a tu viajero y le das click en agregar.

7 Tips Adicionales Al ingresar por primera vez a tu sesión en CTS Online, te aconsejamos ir al perfil cambiar tu clave y personalizarlo para que el sistema recuerde tus preferencias de viaje, viajeros frecuentes, números de visas, pasaportes, despliegues de moneda, etc. Cuando viajes en vuelo redondo o destinos múltiples, en lo posible debes usar la misma aerolínea para garantizar las mejores tarifas, conexiones y acumulación de millas/kms. Las compras de boletos en aerolíneas de bajo costo son inmediatas e irreversibles, por lo que debes estar seguro que SÍ vas a viajar antes de hacer tu compra con estos proveedores (Interjet y Volaris). Al reservar tu hotel, recuerda siempre validar: 1. Monto de la tarifa y moneda. 2. Servicios incluidos en la tarifa. 3. Política de cancelación y penalidades de cada tarifa a seleccionar. (un hotel puede manejar múltiples tipos de tarifa por habitación. Valida que el nombre que aparece en el campo información de viajero coincida con el de la persona que va a viajar. En caso de vuelos internacionales, el nombre de la reserva debe estar exactamente igual al del pasaporte. DATOS DE CONTACTO: Luis Fernando Rincón Ramos Ejecutivo de Cuenta Tel.: (55) [email protected] Jessica Paola Corante Acevedo Jefe In House Tel.: (55) [email protected] SOPORTE TÉCNICO CTS ONLINE Juan Carlos Cifuentes Tel. Directo: [email protected] El experto mundial en viajes de negocios.