Plan República Dominicana

Transcripción

1 1 Puesto ENCARGADO/A ADMINISTRACIÓN Y Grado: C2 SERVICIOS GENERALES Departamento: Unidad Programas (PU) Fecha: Nov, del 2013 Reporta a: Gerente Unidad Programas Ubicación Azua, San Juan, Barahona A través de su trabajo en 50 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan busca alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través de incrementar sus ingresos, trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva. Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo. Propósito: Contribuir al desarrollo de las operaciones de la localidad, mejorando e implementando los procesos administrativos, servicios generales, compras y relaciones con proveedores locales en las unidades de programas (PUs); asegurando el cumplimiento de las políticas, procedimientos y estándares administrativos y de Protección de la Niñez en todas las operaciones. Dimensiones del Rol: Supervisa directamente Choferes, Conserjes, Auxiliar de Recepción & Seguridad, Técnico de ICT para un total de entre cuatro (4) y ocho (8) personas aproximadamente. Responsable por la administración de los fondos de caja chica por valor de RD$50,000; gestión de compras por valor de hasta Euros 10,000 (aprox. RD 530,000) y por los activos de la localidad, incluyendo los vehículos. Responsable por los procesos de compras, logística de transporte, seguridad, mantenimiento de las instalaciones y equipos, soporte técnico a usuarios, entre otros en la unidad de programas correspondiente. Responsable por la administración de los activos fijos de la PU, bajas, transferencias y creación de activos fijos. Responsabilidades Principales 1. Desarrollar y ejecutar los procesos y sistemas administrativos de las unidades de programas (PU s), conforme las políticas y procedimientos definidos por Plan en el Manual de Operaciones (FOB), a través de: Gestionar la logística de eventos y actividades en la unidad de programas; realizando reservaciones en hoteles y restaurantes, alquileres y arrendamientos y negociando con suplidores. Preparar, monitorear y dar seguimiento a la implementación del presupuesto asignado.

2 2 Realizar captura de retroalimentación de los usuarios de los sistemas administrativos, evalúa la eficacia y eficiencia de los procesos y sistemas y desarrolla las acciones para su mejoramiento tales como bases de datos, diseño de formularios, renovación de procesos, entre otros. Responsable de la divulgación y cumplimiento de las políticas interna y manual de operaciones, específicamente en la sección de administración. 2. Supervisar el aprovisionamiento de servicios relativos a la planta física de la localidad correspondiente, a través de: Coordinar el mantenimiento, limpieza, orden y funcionamiento de los espacios, mobiliarios y equipos de oficina, así como las reparaciones y mantenimientos que sean necesarios. Asegurar la disponibilidad de los servicios de agua, energía eléctrica, recogida de basura, teléfonos y redes, subscripciones de periódicos y revistas, alquileres de locales, pólizas de seguros, entre otras; coordinando mantenimientos pertinentes a planta eléctrica, aires acondicionados, fotocopiadoras, faxes y otros equipos; efectuando los pagos correspondientes, reportando fallas y gestionando adquisición o cambios requeridos para el buen funcionamiento de la oficina. Coordinar mudanzas y movimientos de mobiliarios y equipos. 3. Administrar la flota de vehículos y logística de transportación para las operaciones de la unidad de programas, a partir de: Monitorear las condiciones, buen uso, mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos asignados a la unidad de programas. Coordinar la logística de transportación en apoyo a las operaciones de los departamentos y en acuerdo con las unidades de programas, programando rutas de transporte inter-oficinas u otras localidades de acuerdo a requerimiento. Elaborar el reporte mensual de control de combustible y mantenimiento de los vehículos de la PU, así mismo, asegurar que los choferes lleven el control de movimientos de los vehículos. 4. Efectuar el proceso de compra de materiales y equipos requeridos para las operaciones de la oficina de país y las unidades de programas; a través de gestionar cotizaciones y análisis comparativos de suplidores Cuadro Canvas para las requisiciones recibidas, procesar las órdenes de compras y gestionar los pagos a suplidores conforme a las disposiciones del FOB (Manual de Operaciones Administrativas). Actualización de la base de datos de proveedores y contratistas Responsable de elaborar el reporte mensual de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar a proveedores y contratistas. Apoyo en logística para situaciones de emergencia y eventualidades 5. Gestionar el proceso de suministro de bienes y servicios; dando seguimiento a las entregas y condiciones de mercancías y servicios adquirido de acuerdo con las especificaciones, coordinando el despacho-recibo al/la solicitante; de acuerdo a las políticas administrativas de Plan RD. 6. Gestionar el proceso de pagos a proveedores; revisando las facturas y/o conduce del proveedor con los documentos de soporte correspondientes, emitir las solicitudes de pago, dar seguimiento a la entrega del cheque y descargos conforme las políticas institucionales.

3 3 7. Coordinar apoyo tecnológico al personal; supervisando el soporte brindado a los usuarios, instalación de equipos y software, backups; verificando que se cumplan con los planes de trabajo y canalizando requerimientos especiales de usuarios/as. 8. Supervisar al personal bajo su responsabilidad; a través de gestionar procesos de trabajo con acompañamiento a su equipo en la superación de los desafíos y el mejoramiento de procesos; motivar e impulsar el alto desempeño, enfoque en resultados y rendición cuentas; tomar decisiones pertinentes, retroalimentar; instruir y acompañar para propiciar el fortalecimiento de capacidades; así como, modelar las conductas y valores de Plan. 9. Contribuir a mantener un clima laboral donde se disfrute el trabajo, se respeten los derechos humanos y que permita la satisfacción de los colaboradores y la comunidad donde opera Plan. Realizar labores afines y complementarias adicionales, alineadas con los objetivos, valores, normas y ética de la organización y el cumplimiento de todas las políticas de Plan: Asumir el compromiso con la tolerancia cero (0) hacia el abuso infantil, el cabal cumplimiento de la política de Protección de la Niñez1, el procedimiento de reporte de incidentes de protección y el apoyo a los estándares de protección; así como mantener una conducta de acuerdo al Código de Conductas y Política de Silbato2 de Plan. Asumir el compromiso con la promoción de la igualdad de género y la inclusión, apoyando las campañas y las acciones definidas en los estándares de género. Mantener la integridad y confidencialidad en el manejo de los recursos e información (electrónica y física). Contribuir a mantener una cultura de alto desempeño, eficiencia, efectividad y rendición de cuentas. Indicadores de Éxito: 100% cumplimiento de normas del manual de operaciones y lineamientos de compras locales. 100% de los pagos a proveedores se procesan en el tiempo estipulado y con calidad. 100% de los proveedores y contratistas depurados y seleccionados conforme al manual de operaciones. 100% de los materiales y servicios entregados estén recibos conforme y a la entera satisfacción por los requirentes. Solución de Problemas: Manejo efectivo de retrasos en los tiempos de entrega del proveedor vs los requerimientos. Manejo efectivo de retrasos en los pagos a suplidores. Ocasionalmente podría requerir el manejo de conflictos con actores internos y/o externos. Presentar soluciones creativas, especialmente en circunstancia de limitaciones de recursos. Actuar con flexibilidad ante ocurrencia de imprevistos. 1 Anexo: Política de Protección de la Niñez Diga Si! A la Protección de la Niñez 2 Anexo: Código de Conducta y Política de Silbato.

4 4 Comunicaciones y Relaciones de Trabajo: Relación Contacto con: Nivel de Contacto Interna: Administración Oficina de Alto País (CO) Coordinadores/as Zona y/o Alto Asesor/a Comunitario/a Regional/IH: N/A Externa: Proveedores locales, Alto Oficinas Gubernamentales, Instituciones afines Propósito Canalizar compras mayores y logística Coordinación logística Gestión de compras, cotizaciones, validación de facturas, gestionar reparaciones, etc. Requisitos: Formación: Grado universitario en: Administración, Contabilidad o carreras afines. Certificación en logística, compras y/o negociación. Experiencia: Experiencia de tres (3) o más años en operaciones de compras, negociación y logística. Experiencia de tres (3) años supervisando personal. Experiencia de tres (3) años en manejo de presupuestos y cuadres contables Conocimiento/Habilidades: Conocimiento del mercado de bienes y servicios en la localidad. Proceso operativos-administrativos aprobados por Plan (FOB) Dominio de herramientas tecnológicas Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook). Competencias Conductuales: Conductas de Liderazgo: Alto rendimiento y desempeño. Capacidad para el análisis crítica y precisa. Toma de decisiones y gestión de riesgos. Influencia y comunicación para la construcción de relaciones interpersonales. Construye equipos efectivos y alianzas. Conocimiento de sí y resiliencia. Ética y rendición de cuentas Interés y alto compromiso de trabajo con niños y niñas. Ambiente físico y requerimientos: Visitar suplidores y tiendas de abastecimiento locales para el proceso de compras. Requiere manejar varias actividades a la vez. Ante situaciones de emergencia, puede requerir asumir roles o actividades adicionales. Nivel de Contacto con Niñas y Niños: Bajo: esporádicamente requerirá estar en contacto con niños, niñas, adolescentes y jóvenes.

5 5 Organigrama: Título Supervisor/a del Supervisor/a: Director/a Plan RD Título Supervisor/a Directo/a Gerente Unidad de Programas (PU) PUESTO DESCRITO: ENCARGADO/A SERVICIOS GENERALES Y ADMINISTRACIÓN Títulos Posiciones que Supervisa Técnico/a ICT (1) Auxiliar Recepción & Seguridad (1) Chofer (2) Conserje (1) Aprobación: Elaborado por: Revisado por: Nombre y Apellido Firma Fecha Osilia Mateo Carmen Monción Olga Figuereo Aracelis de los Santos Madaliz Camilo Aprobado por: Aracelys De Los Santos Empleado/a: Con la firma de este documento, el empleado/empleada se compromete a cumplir todo lo que en él está escrito.