GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN SUBSECRETARIA DE EGRESOS GUÍA CONTABILIZADORA DEPENDENCIAS
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- Aarón Luna Olivera
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1 SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN SUBSECRETARIA DE EGRESOS GUÍA CONTABILIZADORA S No. I. DEUDORES DIVERSOS RUBRO II. III. IV. FONDOS REVOLVENTES ALMACÉN GENERAL V. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVO FIJO/ VI. VII. VIII. IX. INFRAESTRUCTURA PARA EL DESARROLLO Y PAGO DE NÓMINA A S DE OPERA EN CUENTAS DE ORDEN 117
2 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: I. DEUDORES DIVERSOS 01 Por el registro del saldo deudor de las dependencias al cierre de ejercicio, para igualar el egreso realizado, contra el ingreso ACREEDORES DIVERSOS DEUDORES DIVERSOS CENTRAL DOCUMENTO FUENTE: Balanza de Comprobación. PERIODICIDAD: Anual DIRECCIÓN GENERAL DE 118
3 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: II. FONDOS REVOLVENTES 01 Las comprobaciones que se efectúen por gastos que afecte el Fondo Revolvente, deberán observar en todos los casos los lineamientos y políticas de racionalidad y austeridad presupuestal así como se justificarán con la documentación soporte debidamente requisitada. La reposición del Fondo Revolvente o rotatorio, será de acuerdo a las necesidades de cada área, para lo cual se deberá enviar a la Secretaría de Finanzas y Planeación en el formato Solicitud Comprobación de Recursos DEUDORES POR REEMBOLSO FONDO REVOLVENTE FONDO REVOLVENTE DEUDORES POR REEMBOLSO CENTRAL - DEPEND. DOCUMENTO FUENTE: Copia de la Solicitud de Comprobación de Recursos (Reposición Fondo Revolvente) DIRECCIÓN GENERAL DE 119
4 CONCEPTO: III. GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE GUÍA CONTABILIZADORA S 01 Registro de servicios personales (Importe neto de nómina: incluyendo crédito al salario, honorarios y otros servicios personales). DOCUMENTO FUENTE: Resumen de nómina, listado de nómina. PERIODICIDAD: Quincenal 02 Se ingresa nuevamente al banco el importe del reintegro. Reintegros de cheques cancelados de la Nómina y retenciones a favor de terceros CUENTAS POR PAGAR DOCUMENTO FUENTE: Resumen de cheques cancelados de nómina PERIODICIDAD: Mensual DIRECCIÓN GENERAL DE 120
5 CONCEPTO: III. GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE GUÍA CONTABILIZADORA S 03 Por los recursos federales para llevar a cabo programas de obra pública ( RAMO 33) DOCUMENTO FUENTE: Ficha de depósito, solicitud de comprobación de recursos. DIRECCIÓN GENERAL DE 121
6 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: IV. ALMACÉN GENERAL 01 Por la compra de materiales y suministros. Trámite: Departamento de órdenes de pago Pago: Departamento de caja NOTA: La dependencia registrará mediante póliza de diario manual los movimientos de la cuenta de almacén contra patrimonio ALMACÉN CENTRAL DOCUMENTO FUENTE: Facturas de compra, relación del inventario elaborado por el área de control de inventarios. 02 Por el consumo de materiales y suministros ALMACÉN N/A N/A NOTA: El registro lo realiza cada dependencia mediante póliza de diario manual en base al informe de consumo que elabora el área de control de inventarios por todos los materiales otorgados a las usuarios. DOCUMENTO FUENTE: Reporte de consumo y solicitudes de materiales. PERIODICIDAD: Mensual DIRECCIÓN GENERAL DE 122
7 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: V. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVO FIJO / 01 Por las adquisiciones de bienes muebles que se realicen en el ejercicio, por compras consolidadas o específicas en cada dependencia. DOCUMENTO FUENTE: Facturas de compra e informe de control de inventarios MOBILIARIO Y EQUIPO VEHÍCULOS TERR. MARIT. Y AÉRREOS MAQ. Y HERR. Y APARATOS BIENES PARA BIBLIOTECA Y MUSEOS ARMAMENTO PATRIMO NIO EN SIAFEV 02 Por las adquisiciones de especies animales que se realicen en el ejercicio SEMOVIENTES EN SIAFEV DOCUMENTO FUENTE: Facturas de compra e informe de control de inventarios PERIOCIDAD: Eventual DIRECCIÓN GENERAL DE 123
8 GUÍA CONTABILIZADORA S CEPTO: V. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVO FIJO / 03 Alta de bienes muebles por donación, transferencia. DOCUMENTO FUENTE: Acta de donación o transferencia, y comprobantes de egresos realizados. PERIOCIDAD: Eventual MOBILIARIO Y EQUIPO VEHÍCULOS TERR. MARIT. Y AÉRREOS MAQ. Y HERR. Y APARATOS BIENES PARA BIBLIOTECA Y MUSEOS ARMAMENTO PATRIMO NIO 04 Alta de especies animales por donación, transferencia SEMOVIENTES PATRIMO NIO DOCUMENTO FUENTE: Acta de donación o transferencia, y comprobantes de egresos realizados. PERIOCIDAD: Eventual DIRECCIÓN GENERAL DE 124
9 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: V. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVO FIJO / 05 Baja de bienes muebles inventariables por venta, donación, transferencia, destrucción y obsolencia. DOCUMENTO FUENTE: Recibo oficial de ingreso por venta de bienes muebles Acta Administrativa. 06 BIENES INMUEBLES Adquisición del terreno o del inmueble a su costo original y gastos de egresos realizados. DOCUMENTO FUENTE: Escritura de compra/venta del bien inmueble y comprobantes de egresos realizados. PATRIMO NIO BIENES INMUEBLES MOB. Y EQUIP VEHÍCULOS TERR. MARIT. Y AÉRREOS MAQ. Y HERR. Y APARATOS BIENES PARA BIBLIOTECA Y MUSEOS ARMAMENTO DIRECCIÓN GENERAL DE 125
10 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: V. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVO FIJO / 07 Gastos de escrituración, legalización de contratos de cesión, por donaciones, adjudicaciones y/o expropiaciones, impuestos, derechos y costos de avalúos BIENES INMUEBLES DOCUMENTO FUENTE: Orden de pago, facturas, recibos de honorarios, declaraciones de pago de impuestos. 08 Gastos de rehabilitación, remodelación, adaptaciones, ampliaciones, adiciones, restauraciones, adecuaciones y otras de naturaleza similar que incrementan la vida útil del inmueble, conforme a la normatividad vigente BIENES INMUEBLES DOCUMENTO FUENTE: Facturas, estimaciones de obra, recibos. DIRECCIÓN GENERAL DE 126
11 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: V. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVO FIJO / 09 Altas por donaciones, cesiones, herencias o legados, el registro equivaldrá al valor catastral del bien, más los gastos adicionales erogados para formalizar el uso del bien BIENES INMUEBLES DOCUMENTO FUENTE: Acta de donación, cesión, o testamento y comprobación del gasto. 10 Por la venta de bienes inmuebles registradas a su valor histórico a la fecha de su baja y en su caso los gastos realizados por la operación BIENES INMUEBLES DOCUMENTO FUENTE: Recibo Oficial por venta de inmueble propiedad del Estado. DIRECCIÓN GENERAL DE 127
12 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: V. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVO FIJO / 11 Por la baja de bienes inmuebles registrada a su valor histórico, por donaciones a Municipios, entidades y otras organizaciones BIENES INMUEBLES DOCUMENTO FUENTE: Acta de donación, autorización del H. Congreso del Estado. 12 Baja por la pérdida de bienes inmuebles por desastres, terremotos y otros eventos BIENES INMUEBLES DOCUMENTO FUENTE: Acta administrativa NOTA: En caso de estar asegurados los bienes muebles e inmuebles, se hará el registro del ingreso. DIRECCIÓN GENERAL DE 128
13 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: VI. INFRAESTRUCTURA PARA EL DESARROLLO / 01 Pago de anticipos a contratistas según contrato. DOCUMENTO FUENTE: Recibo del Contratista y contrato de obra N/A N/A CIONE S CENTRAL DEPEND. 02 Pago de estimaciones y/o finiquito por la obra ejecutada. NOTA: Por la amortización del anticipo a contratistas, al momento de afectarse al gasto de la dependencia el sector central realiza el movimiento presupuestal y contable correspondiente. DOCUMENTO FUENTE: Factura y estimación de obra N/A N/A CIO NES CENTRAL DEPEND. 03 Importes ingresados por concepto de las cuotas del 5 al millar para supervisión de obras por la Contraloría General del Estado. N/A N/A DOCUMENTO FUENTE: Relación de retenciones por obra DIRECCIÓN GENERAL DE 129
14 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: VI. INFRAESTRUCTURA PARA EL DESARROLLO / 04 OBRAS POR ADCIÓN DIRECTA: Por el costo de la mano de obra, materiales, planeación, ingeniería, limpieza y todos aquellos indirectos que se generen para la ejecución de la obra, que no estén incluidos en los contratos de obra correspondiente, pero que sean necesarios para el funcionamiento de la misma. DOCUMENTO FUENTE: Listas de raya, facturas y recibos de honorarios. N/A N/A CENTRAL DEPEND. 05 Gastos efectuados por impuestos, derechos, gastos de importación, primas de seguro y todas las erogaciones necesarias para tener la obra de infraestructura en condiciones que permitan su óptimo funcionamiento. N/A N/A DOCUMENTO FUENTE: Recibos oficiales, enteros y facturas CENTRAL DIRECCIÓN GENERAL DE 130
15 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: VI. INFRAESTRUCTURA PARA EL DESARROLLO / 06 Incorporación de la obra ejecutada al Activo de la Dependencia. DOCUMENTO FUENTE: Finiquito de obra y acta de entrega recepción de la obra terminada. PERIODICIDAD: Anual INFRAES TRUCTURA PARA EL DESARROLLO NOTA ACTIVO FIJO/: El saldo contable de los bienes muebles, al 31 de diciembre, deberá estar apoyado con el listado de inventario físico que contenga descripción y valores, así como los documentos legales que amparen la propiedad. En el caso de bienes muebles, cada dependencia debe tener actualizado los resguardos (custodia) correspondientes, debidamente conciliado con el listado de inventario físico. Con respecto a bienes inmuebles, cada dependencia elaborara relación en la que se integre el saldo contable. Dicho documento debe contener: Tipo de inmueble, domicilio, valor asignado y clave catastral. El rubro Infraestructura para el Desarrollo debe indicar: Tipo de obra pública realizada, clasificación conforme a la Ley de Bienes, ubicación y valor registrado. Al cierre del ejercicio cada una de las dependencias y entidades deberán analizar el monto de las inversiones realizadas y cargadas en el ejercicio del presupuesto en los conceptos y partidas de gasto relativas a: muebles, inmuebles e infraestructura para el desarrollo, con el propósito de determinar su adecuada clasificación en el rubro de activo fijo. DIRECCIÓN GENERAL DE 131
16 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: VII. Y PAGO DE NÓMINA 01 Registro del costo de servicios personales (nóminas: incluyendo crédito al salario, honorarios y otros servicios personales y retenciones efectuadas, que afectan el presupuesto de egresos autorizado en el ejercicio en curso) DOCUMENTO FUENTE: Resumen de Nómina, Listado de nómina, relación de retenciones, fichas de depósitos. PERIODICIDAD: Quincenal 02 Liquidación de retenciones a favor de terceros (IPE, IMSS, SAR, Seguros de Vida, impuestos, pensiones alimenticias y otros) NOTA: Este registro lo genera el área de presupuesto en coordinación con recursos humanos del área central, próximamente se generará en las dependencias. DOCUMENTO FUENTE: Recibos, enteros, resúmenes de nómina. PERIODICIDAD: Mensual y bimestral. 03 Registro de cheques cancelados de la Nómina y retenciones a favor de terceros. DOCUMENTO FUENTE: Resumen de cheques cancelados de nómina y recibo oficial de reintegro. PERIODICIDAD: Mensual DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO DE EGRESOS RETENCIÓN DE NÓMINA RETENCIÓN DE NÓMINA CENTRAL N/A N/A RETENCIÓN DE NÓMINA PRESUPUESTO DE EGRESOS RETENCIÓN DE NÓMINA CENTRAL RETENCIÓN DE NÓMINA CENTRAL 132
17 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: VIII. 01 Por las ministraciones recibidas de la SEFIPLAN por concepto de Nómina y Compensación. DE DOCUMENTO FUENTE: Oficio de Ministraciones PERIODICIDAD: Quincenal para Nómina de base y Mensual para Compensación 02 Por la cancelación de deducciones de Nómina CUENTAS POR PAGAR DE DOCUMENTO FUENTE: Nómina PERIODICIDAD: Quincenal o Mensual DIRECCIÓN GENERAL DE 133
18 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: VIII. 03 Por el pago virtual del I,S,R, de Compensación CUENTAS POR PAGAR DE DOCUMENTO FUENTE: Resumen de I.S.R. PERIODICIDAD: Mensual 04 Por el pago de impuestos sobre arrendamiento y honorarios. DOCUMENTO FUENTE: Resumen de I.S.R IMPUESTOS, CUOTAS Y OTRAS RETEN DE PERIODICIDAD: Mensual DIRECCIÓN GENERAL DE 134
19 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: IX. DE OPERA EN CUENTAS DE ORDEN 01 Para registrar litigios pendientes de resolución judicial DOCUMENTO FUENTE: Acta Judicial LITIGIOS PENDIENTES DE RESOLUCION JUDICIAL RESOLU JUDICIALES DE LITIGIOS PENDIENTES 02 Para registrar como recursos ajenos los ingresos en cuentas de bancos de las dependencias RECURSOS AJENOS EN ADCION ADCION DE RECURSOS AJENOS DOCUMENTO FUENTE: Estado de cuenta bancario PERIODICIDAD: Mensual DIRECCIÓN GENERAL DE 135
20 GUÍA CONTABILIZADORA S CONCEPTO: IX. DE OPERA EN CUENTAS DE ORDEN 03 Para registrar las cuentas bancarias que manejan las dependencias internamente VALORES EN CUSTODIA CUSTODIA DE VALORES DOCUMENTO FUENTE: Numero de cuenta bancaria y estado de cuenta PERIODICIDAD: Mensual 04 Para registrar los documentos que quedan como garantía en las dependencias DE GARANTIAS GARANTIAS REGISTRADAS DOCUMENTO FUENTE: Fianza del proveedor o contratista.. NOTA: Las fianzas deberán estar a nombre de la Secretaría de Finanzas y Planeación. DIRECCIÓN GENERAL DE 136
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