PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR LAS SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR LAS SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN CENTRO DE CONCILIACIÓN LUIS FERNANDO VÉLEZ VÉLEZ FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS RESOLUCIÓN 1474 DE AGOSTO 28 DE 1991 ELABORÓ Rodrigo González Cifuentes Comité l SGC FECHA 28-AGO-2013 APROBÓ Agueda Torres Marín FECHA 25-SEP-2013 CÓDIGO P VERSIÓN 01 REVISÓ Ana Milena Monsalve Flórez Julio César García Castrillón Jhon Jairo Tirado Quintero FECHA 24-SEP DEFINICIÓN Este procedimiento establece las actividas para dar trámite a las solicitus que se presenten ante el Centro Luis Fernando Vélez Vélez la Universidad Antioquia. Aplica para las solicitus presentadas por usuarios pertenecientes a los estratos 1, 2 generalmente; y 3 u otros forma excepcional, si revisadas las condiciones se constata que se trata una persona escasos recursos económicos. Todas las solicitus berán ser presentadas acor con el instructivo I , tener toda la información completa y la documentación anexa para ser tramitado como lo indica este procedimiento. 2. CONTENIDO PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIÒN 01 CONSULTORIO JURÍDICO/ practicantes en turno consulta Profesores Asesores turno consulta Práctica académica en 1A) Cuando la solicitud es presentada por un usuario que no es población objeto o es un asunto no conciliable; orientar al solicitante sobre el mecanismo a seguir. 1B) Cuando la solicitud se encuentra procente se continuará así: a) El estudiante tendrá a su cargo redactar la solicitud en el Sistema Integral Gestión Asuntos l Consultorio Jurídico -. Diligenciando todos y VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 1 14

2 cada uno los campos establecidos con la información clara, precisa y completa. b) El estudiante be escanear y montar en el los documentos que acompañan la solicitud y volverlos inmediatamente al solicitante. c) El profesor que se encuentre como asesor en el respectivo turno consulta berá revisar y aprobar la solicitud. 02 CENTRO DE Docente ocasional tiempo completo (Coordinador l centro) Recibe por medio l en la carpeta reparto, las solicitus para celebrar audiencia que fueron aprobadas por los asesores turno consulta. 2A) Los negocios en los cuales no se cumpla con las calidas l usuario este centro o se encuentren inmersos en eventos tales como documentación faltante, negocio para rechazo asesoría o para consulta, no serán repartidos, y el coordinador l Centro procerá a volverlo al Consultorio Jurídico, a través l, con indicación, uno a uno, los motivos su volución. 2B) Cuando se presente una solicitud que cumpla con los requisitos para ser tramitada por este centro se procerá así: a) Reparte las solicitus a los estudiantes practicantes l Centro a través l, forma manual o automática, según la posibilidad y la necesidad, en orn alfabético la lista. b) Realiza el reparto los días martes y jueves cada semana, ntro l horario atención l Centro, siempre y cuando las solicitus tengan toda la información completa y la documentación anexa. VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 2 14

3 03 CENTRO DE Profesores Asesores Área Nota: El reparto un caso, pese a lo anterior, pue realizarse en un día diferente e incluso fuera l horario antes mencionado, si existiere urgencia en la ejecución esta labor. La programación la audiencia será realizada así: a) Programa la fecha y hora la audiencia en el libro programador audiencias que se encuentra en el centro b) Diligencia el formato H para solicitus en materia civil o H para solicitus en materia familia. c) Imprime tres (03) copias la invitación serán más si las partes la audiencia o una ellas están conformadas por más una persona. d) El estudiante conciliador be entregar a la parte citante una copia la invitación y hacer firmar este la invitación que contiene al final la scripción NOTIFICACIÓN PERSONAL, la cual guardará con la respectiva constancia envío por correo postal la invitación a la parte citada que se scribe a continuación e) Enviar por correo postal al citado o citados, con diez (10) días anticipación, como mínimo, a la fecha programada para la audiencia, la tercera copia la invitación u otras f) El estudiante asignado be montar al tanto la invitación firmada por la parte citante, así como las guías envío a que hubiere lugar. En todo caso be ir formando el expediente en físico con toda esta documentación para ser entregada al Centro una vez culmine el trámite conciliatorio. VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 3 14

4 04 CENTRO DE / Práctica académica en Notas: Al momento enviar la invitación se be tener presente que el Remitente be ser el CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA (Calle 49 No. 42A - 39, oficina 112, Antigua Escuela Derecho, Mellín. Teléfonos Nº , ). En lo posible, todas las audiencias en materia familia berán contar con la asistencia estudiantes practicantes psicología y trabajo social, por acuerdo con el CAF (Centro Atención Familiar) programa práctica interdisciplinaria l Consultorio Jurídico Guillermo Peña Alzate al cual es adscrito este Centro. En razón dicho acompañamiento, los practicantes recho berán, antes la fecha y hora realización la audiencia, tener un contacto previo con estos practicantes con el fin permitirles conocer el caso y gestionarlo la mejor manera posible acuerdo a los requerimientos l mismo, es cir preparar metodológicamente la audiencia. El estudiante a cargo be hacer seguimiento virtual en la página web la oficina postal elegida la guía envío la citación para verificar su entrega previa a la fecha la audiencia a la parte citada. Con la finalidad prestar un servicio ágil y eficiente, para el día la audiencia, los estudiantes ben tener diligenciados previo a la misma, todos los formatos los posibles resultados la audiencia, bien sea en materia civil o familia acuerdo al caso. VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 4 14

5 05 CENTRO DE / Práctica académica en 06 CENTRO DE / Práctica académica en Antes ingresar a la sala audiencia, solicitar en las instalaciones l Centro, el formato que se creó con el fin obtener la información requerida por el sistema reporte los casos l Ministerio Justicia y l Derecho (H ), junto con los formatos evaluación la audiencia que ben llenar las partes al final la misma (H ). Nota: Dichos formatos ben ser diligenciados en su totalidad por las partes la audiencia con la ayuda l conciliador si fuere necesario, y entregados al Centro junto con los documentos que en físico se tuvieren l tramite conciliatorio una vez terminada la audiencia. 6A) Al momento celebración la audiencia tener en cuenta y manejar los siguientes aspectos: a) Llegado el día y la hora prevista para la realización la audiencia, el Conciliador no instalará ni iniciará la audiencia hasta tanto no haya verificado que la notificación la citación se haya efectuado en bida forma y que se encuentran presentes todas las partes la misma o que se requirieren para gestionar la resolución l conflicto. El conciliador dará a las partes un margen máximo quince (15) minutos para su llegada a las instalaciones l Centro don las recibirá. b) Una vez trasladados a la sala audiencia respectiva, el conciliador dará apertura a la audiencia con la bienvenida a las VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 5 14

6 partes la audiencia, la presentación suya y l centro, la presentación e intificación las partes la audiencia para lo cual berá exigir la exhibición los documentos intidad cada uno-, así como la presentación los más intervinientes a la misma y berá proseguir con la explicación l mecanismo, sus ventajas, limitantes y efectos, explicación l rol l conciliador, la metodología la audiencia y las reglas comportamiento que se requieren conservar a lo largo la misma. Si concurrieran a la audiencia representantes o aporados, ben acreditarse con los instrumentos legales pertinentes o conforme a por verbal que se otorgue en este momento ntro la audiencia para el caso los segundos, quienes se aclara ben ser siempre abogados. Cuando la representación sea hijos con respecto a los padres o viceversa, será obligatorio presentar prueba l parentesco y carácter representación legal. c) Una vez verificada por el conciliador la comprensión y aceptación las partes los aspectos antes enunciados, este berá patrocinar la intervención las partes, recolectar y analizar la información sobre el conflicto, conocer y confirmar los hechos que lo crearon, intificarlo y diseñar una estrategia negociación. VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 6 14

7 d) Bajo la dirección l conciliador se sarrollara la negociación con la generación opciones o fórmulas arreglo l conflicto, propuestas en principio por las partes la audiencia y/o en su fecto por el conciliador, con el fin ser batidas y elegir entre ellas la más conveniente para las partes. e) Consolidado el acuerdo o constatada seriamente su imposibilidad, se levantará el acta respectiva o la constancia no acuerdo, para la firma todos los intervinientes. Notas: En los asuntos familia se informará a las partes que en caso lograr ntro la audiencia, acuerdos relativos a la reglamentación visitas, custodia y cuidados personales, obligaciones alimentarias y permiso especial para salir l país los menores edad, en estos asuntos los efectos cosa juzgada formal l acta son relativos. (Se recomienda en la medida lo posible no acordar alimentos en especie, en caso acordarse, ben ser valorados en dinero). No olvidar explicar a las partes, en caso lograrse un acuerdo, que el Centro, si las partes lo permiten, hará un seguimiento cumplimiento l mismo (asunto que se encuentra enunciado en el formato Acta ). En caso necesario, el conciliador podrá realizar sesiones privadas previa autorización todas las partes la VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 7 14

8 audiencia a fin analizar por separado con cada una estas las razones que se opongan al perfeccionamiento una fórmula. 6B) Si las diferencias no pudieran resolverse en la audiencia, podrá suspenrse la misma cuantas veces fuera necesario a consiración o solicitud las partes y a juicio l conciliador. Para ello, el conciliador y las partes suscribirán una constancia suspensión en don se tallará el motivo la suspensión y la fijación nueva fecha y hora para su reanudación. 6C) Si el día la audiencia no compareciere una las partes la misma, o uno los llamados a asistir, el conciliador explicará a los comparecientes sobre los tres (3) días que otorga la ley para la justificación, y sobre la expedición la constancia no comparecencia y sus efectos para el cuarto (4) día siguiente, fecha para la cual citará a quien compareció para hacerle entrega la constancia en mención y procer al archivo l expediente. Nota: Si la parte que inasistió presenta justificación y solicita reprogramación la audiencia, es la parte que asistió quien ci si se reprograma o no, toda vez que el conciliador no valora la excusa. Si la inasistencia es ambas partes la audiencia, será el conciliador quien ci aún previa presentación excusa inasistencia, si se reprograma o no. 07 CENTRO DE Una vez finalizada la audiencia : a) Exhibe el documento final la audiencia al centro para ser revisado y firmado por el asesor VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 8 14

9 / Práctica académica en 08 CENTRO DE / Práctica académica en que allí se encontraré así mismo para procer con el registro l mismo. b) Hace firmar el documento por los comparecientes a la audiencia. c) Entrega las copias a las partes con la constancia registro y el documento original al centro junto con los resultantes l tramite conciliatorio, para su archivo inmediato. El archivo físico l expediente se realizara la siguiente manera: 8A) Si la audiencia terminó con un Acta, entrega al centro, todos los documentos que en físico se tuvieren l expediente junto con el formato l Ministerio totalmente diligenciado (H ), y el evaluación la audiencia (H ). 8B) Si la audiencia terminó con constancia no acuerdo o no comparecencia, entrega al centro, la invitación que contiene la notificación personal la parte citante, la constancia l envío la citación a la parte citada, el formato l Ministerio totalmente diligenciado (H ), y el evaluación la audiencia (H ), este último en el caso un no acuerdo específicamente. 8C) En caso sistimiento, entrega al centro, el formato sistimiento (H ) bidamente diligenciado y el formato resumen archivo l caso(h ). Este sistimiento berá igualmente escanearse y montarse al sistema. 8D) En caso archivo por concepto, entrega al centro, el concepto expedido por el practicante, con firma visto bueno l asesor en respectivo, y firma VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 9 14

10 recibido la parte citante con fecha l mismo, junto con el formato resumen archivo l caso (H ). Este concepto berá igualmente escanearse y montarse al sistema. 8E) En caso sinterés o requerimiento a la parte citante, entrega al centro, la copia l telegrama enviado, la constancia envío l telegrama junto con el formato resumen archivo l caso (H ). Tanto la copia l telegrama enviado como la constancia envío l telegrama berán escanearse y montarse al sistema. 8F)En caso imposibilidad notificación por volución correo, el conciliador podrá expedir una constancia o certificación imposibilidad notificación (H ), cuando luego enviada la citación a las partes o a cualquiera ellas, sea vuelta la misma por la oficina postal respectiva, por cualquiera las causales volución allí previstas, y no se tenga otra forma notificación la audiencia. Con la expedición esta certificación podrá archivarse el caso. Notas: En caso existir como parte una persona jurídica, siempre se berá archivar el expediente, inpendiente l resultado final la audiencia, junto con el certificado existencia y representación expedido por la Cámara Comercio y/o el por respectivo. Los formatos información para el Ministerio, evaluación la audiencia así como el resumen archivo l caso, se berán pedir en el centro, en la fecha realización la audiencia, o en la que se preten VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 10 14

11 realizar el archivo l caso. 09 CENTRO DE / Práctica académica en 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Solicita manera inmediata el archivo l caso por el, para lo cual procerá así: a) Una vez se haya concluido el trámite conciliatorio, y se tenga en el sistema escaneada la documentación antes indicada, dar click en la pestaña que se encuentra al final la pantalla l caso y que se nomina "solicitar archivo". b) Indicar las razones por las que se solicita el mismo, como por ejemplo: ya culminó el tramite conciliatorio con acta total o parcial, con constancia no acuerdo, no comparecencia, sistimiento, requerimiento o concepto -según fuere-, y agregando que la documentación ya fue entregada en físico al Centro. Nota: Si la documentación antes mencionada, en el punto 08, no ha sido entregada, no procerá el aval dicha solicitud, hasta tanto no se cumpla con esta obligación. Manual calidad (M ) Manual procedimiento los practicantes l consultorio jurídico Guillermo Peña Alzate la Universidad Antioquia Reglamento l consultorio jurídico Reglamento l Centro 4. REGISTROS CÒDIGO FORMATO H NOMBRE Desistimiento solicitud audiencia RESPONSABLE DE DILIGENCIAR Usuario/ LUGAR DE CLASIFICACIÓN TIEMPO DE retención DISPOSICIÒN VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 11 14

12 CÒDIGO FORMATO H H H H H H H H H H NOMBRE Formato evaluación la audiencia Formato resumen información para el ministerio Resumen negocios para archivo Invitación para audiencia en materia civil Acta total en materia civil Acta parcial en materia civil Constancia no acuerdo en una audiencia en materia civil Constancia suspensión audiencia en materia civil Constancia no comparecenci a a una audiencia en materia civil Constancia asunto no conciliable en civil RESPONSABLE DE DILIGENCIAR Usuario/ LUGAR DE CLASIFICACIÓN TIEMPO DE retención retención retención retención retención retención retención retención retención retención DISPOSICIÒN VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 12 14

13 CÒDIGO FORMATO H H H H H H H H H NOMBRE Invitación para audiencia en materia familia Acta total en materia familia Acta en materia familia - Unión marital hecho Acta en materia familia - Sociedad conyugal Constancia no acuerdo en una audiencia en materia familia Constancia suspensión audiencia en materia familia Constancia no comparecenci a a la audiencia en materia familia Constancia asunto no conciliable en materia familia Acta en materia familia - Liquidación sociedad patrimonial RESPONSABLE DE DILIGENCIAR LUGAR DE CLASIFICACIÓN TIEMPO DE retención retención retención retención retención retención retención retención retención DISPOSICIÒN VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 13 14

14 CÒDIGO FORMATO H NOMBRE Acta parcial en materia familia RESPONSABLE DE DILIGENCIAR LUGAR DE CLASIFICACIÓN TIEMPO DE retención DISPOSICIÒN 5. NOTA DE CAMBIO No aplica para la primera versión VIGILADO Ministerio Justicia y l Derecho Página 14 14