SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA IT-DRM-GA-01 Versión 04

2 Derechos Reservados 2003 Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V. Subdirección General de Administración Dirección de Recursos Materiales Gerencia de Adquisiciones Viaducto Miguel Alemán No. 105, 2º Piso, Col. Escandón México, D.F., C.P , Tel Ext La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., dándole el crédito correspondiente. IT-DRM-GA-01 Versión 04

3 HOJA DE AUTORIZACION Elaboró Gabino Cruz Vázquez Subgerente de Licitaciones Revisó Alberto Ortiz Rivera Gerente de Adquisiciones Aprobó Armando Nolasco Hernández Director de Recursos Materiales IT-DRM-GA-01 Página 1 de 21 Versión 04

4 Revisión 01 Página (s) Modificada (s) Ver descripción de la solicitud de cambios (varias páginas) SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Adecuación para incorporar políticas, responsabilidades y actividades necesarias para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores. Fecha de Emisión 27/02/04 02 Página 12 de 22 Adicionar el conector No 10 en la actividad 15 28/05/04 03 Ver descripción de solicitud de cambio Varias modificaciones por revisión del Gerente de Adquisiciones. 15/06/05 30/11/06 IT-DRM-GA-01 Página 2 de 21 Versión 04

5 C O N T E N I D O Número Tema Página 1. Objetivo 4 2. Alcance 4 3. Referencias 4 4. Políticas 5 5. Responsabilidades 6 6. Definiciones 9 7. Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de Actividades Registros Anexos 21 IT-DRM-GA-01 Página 3 de 21 Versión 04

6 1. OBJETIVO. Dar cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias en materia de contratación de bienes y servicios, que en el ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades, requieren cada una de las áreas que integran la estructura organizacional del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. (CPTM), asegurando el suministro de los bienes y/o servicios solicitados especificados para obtener las mejores condiciones de precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes conforme lo establece el artículo 134 Constitucional y lo regula la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (LAASSP), su Reglamento y demás disposiciones aplicables. 2. ALCANCE. Esta instrucción de trabajo especifica las actividades que deben realizarse y aplica a todas las Unidades Administrativas que requieran la contratación de bienes, servicios o campañas de publicidad, relaciones públicas o mercadeo directo para el cumplimiento de programas operativos o adecuado desempeño de sus funciones, y que dentro de su presupuesto disponible y conforme a la normatividad vigente, se deba contratar mediante el procedimiento de Licitación Pública. 3. REFERENCIAS. 3.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 3.2 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 3.3 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 3.4 Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento. 3.5 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 3.6 Ley Federal de Procedimiento Administrativo. 3.7 Código Civil para el Distrito Federal. 3.8 Código Federal de Procedimientos Civiles. 3.9 Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación publica que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría de la Función Pública por transmisión electrónica o medio magnético Guía Electrónica de Servicios Administrativos del Consejo Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal Acuerdos emitidos por la Secretaría de Economía, relativa a Tratados de Libre Comercio IT-DRM-GA-01 Página 4 de 21 Versión 04

7 4. POLITICAS. Los bienes o servicios requeridos por diversas áreas deberán solicitarse mediante el formato FO- DRM-GA-01 Requisición de Compra (DRM-02) de la Guía Electrónica de Servicios Administrativos, la que deberá ser autorizada por el servidor público con facultades para ello, y contener la autorización presupuestal suficiente para la adquisición de los bienes o contratación de los servicios o campañas requeridas. A dicha requisición, las áreas usuarias deberán adjuntar el anexo técnico correspondiente con la descripción detallada de las especificaciones y características técnicas de los bienes, servicios o campañas solicitadas. La Dirección de Recursos Materiales, es la única área facultada para gestionar la adquisición de bienes y contratación de servicios solicitados por las diversas áreas, promoviendo, la oportuna formalización de los contratos y pedidos, con estricto apego a la LAASSP. La Dirección de Recursos Materiales en coordinación con la Dirección de Recursos Financieros consolidarán el programa detallado de requerimientos, que cada una de las áreas operativas y administrativas, solicite anualmente (Programa Anual de Adquisiciones). La Dirección de Recursos Materiales, será el conducto para informar al personal adscrito a la misma, sobre los cambios y disposiciones emitidas por las autoridades reguladoras en materia de adquisiciones, presupuesto, políticas y disposiciones aplicables. La Dirección de Recursos Materiales supervisará que la información derivada de los procesos de licitación pública, se envíe oportunamente al sistema de compras gubernamentales Compranet. El Comité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios, tomará conocimiento en su primera sesión ordinaria de cada ejercicio, del volumen anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios programados, así como, de los montos de adjudicación a que se sujetará la Entidad de acuerdo con la autorización del Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación. Es responsabilidad de los servidores públicos de las áreas usuarias que autoricen la requisición de compra de bienes o servicios, el verificar que estos sean adecuados y necesarios para el cumplimiento de los programas, actividades y objetivos encomendados. Tratándose de asesorías, estudios e investigaciones, congresos, ferias, exposiciones, o eventos análogos, las áreas usuarias deberán acompañar a la requisición de compra, aquellos documentos que por su naturaleza sean requeridos por la LAASSP y demás disposiciones aplicables. Cuando se requiera celebrar licitación de carácter internacional, el área usuaria deberá acreditar que el caso se ubica en alguno de los señalados en la LAASSP y normatividad aplicable, previa validación de la Dirección de Recursos Materiales. IT-DRM-GA-01 Página 5 de 21 Versión 04

8 Evaluación: I. Efectuar una evaluación por proveedor dentro del proceso de evaluación técnica y económica. 5. RESPONSABILIDADES. Director de Recursos Materiales. (DRM) 5.1 Aprobar y apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo. 5.2 Instruir para que los procesos de licitación pública estén apegados a la normatividad vigente. 5.3 Instruir que los requerimientos formulados por las áreas solicitantes, se atiendan oportunamente. 5.4 Autorizar el procedimiento de adquisición de bienes o contratación de servicios o campañas requeridos por las Áreas Usuarias (AU), firmando el formato de requisición, enviado por estas. 5.5 Aprobar la selección de licitantes que resulten solventes porque satisfacen la totalidad de los requerimientos solicitados en las bases, de conformidad con la normatividad vigente, también la evaluación. 5.6 Vigilar la formalización de los pedidos y contratos con los licitantes que resulten con adjudicación, como resultado del proceso de licitación pública. 5.7 Atender, en su caso, las inconformidades presentadas por los licitantes participantes en los procesos de Licitación Pública, en los términos de la LAASSP. 5.8 Convocar al Órgano Interno de Control, al área solicitante, a la Coordinación de Asuntos Jurídicos, a la Dirección de Recursos Financieros y a cualquier otro servidor público que considere necesario para integrar el Subcomité Revisor de Bases (SUBREBA), así como para participar en los diferentes eventos de los procedimientos de Licitación Pública. 5.9 Presidir los diferentes eventos derivados del procedimiento de Licitación Pública, vigilando que se elabore el acta respectiva, esta actividad la podrá delegar al Gerente de Adquisiciones o al Subgerente de Adquisiciones y Subgerente de Licitaciones Determinar sobre la admisión o desechamiento de las propuestas presentadas por los licitantes en el procedimiento de Licitación Pública, esta actividad la podrá delegar al Gerente de Adquisiciones o al Subgerente de Adquisiciones o Subgerente de Licitaciones Instruir que se transmita la información derivada de las licitaciones públicas al sistema de compras gubernamentales Compranet Representar al Consejo como autoridad compradora Coordinar la tarea de entrega de documentación e información, cuando esta sea requerida oficialmente por auditores externos e internos en la practica de diferentes auditorias o fiscalizaciones Promover y supervisar la atención de las necesidades de capacitación que se requieran por el personal a su cargo. IT-DRM-GA-01 Página 6 de 21 Versión 04

9 5.15 Coordinar la presentación de los asuntos que deban ser sometidos a consideración del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (CAAS). Gerente de Adquisiciones. (GL) 5.16 Revisar y mantener actualizada esta Instrucción de Trabajo Coadyuvar con la Dirección de Recursos Materiales, en las funciones y responsabilidades que le corresponden Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo Integrar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (PAAAS), de conformidad con los requerimientos formulados por cada área Instruir la elaboración y envío oportuno de los diferentes reportes e informes contemplados en la LAASSP, disposiciones e instancias diversas Vigilar que se transmita la información derivada de las licitaciones públicas al sistema de compras gubernamentales Compranet Coordinar la programación o planeación de los eventos derivados del procedimiento de Licitación Pública, y supervisar que se realicen conforme a la LAASSP Detectar y reportar las necesidades de capacitación que el personal a su cargo requiera Coordinar las actividades del personal a su cargo, de conformidad a los programas, proyectos, facultades y actividades asignadas Atender cuando le sea requerido a los proveedores o prestadores de servicio así como representantes de diferentes áreas, en relación con la adquisición de bienes o contratación de servicios Supervisar y en su caso llevar a cabo la integración y operación del padrón de proveedores del Consejo. Subgerente de Licitaciones. (SL) 5.27 Elaborar y apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo Atender las instrucciones de su superior jerárquico en el desarrollo de los procesos de licitación pública de adquisiciones y contratación de servicios y campañas Transmitir oportunamente la información derivada de las licitaciones públicas al sistema de compras gubernamentales Compranet y en la página del Consejo Atender con oportunidad las requisiciones que le sean turnadas, de acuerdo a las instrucciones recibidas y en apego a la normatividad vigente Preparar en coordinación con el Gerente de Adquisiciones, las bases, anexos y cualquier otra documentación o información relativa al proceso de licitación pública Programar la reservación de salas de juntas y supervisar el equipamiento de las mismas para llevar a cabo los eventos derivados del procedimiento de Licitación Pública. IT-DRM-GA-01 Página 7 de 21 Versión 04

10 5.33 Elaborar o formular el acta correspondiente de cualquier acto derivado del procedimiento de Licitación Pública, ya sea por presidir el acto, o bien por auxiliar en el desarrollo del mismo Elaborar los diferentes informes generados por la Gerencia de Adquisiciones y mantener actualizado el padrón de proveedores con la información generada en la evaluación de proveedores Coadyuvar en la atención de licitantes, proveedores o prestadores de servicio, así como representantes de las áreas usuarias, en relación con los procesos de licitación, cuando así se requiera Contribuir al buen desarrollo de los diversos eventos del proceso de licitación pública reportando cualquier eventualidad para su inmediata atención Integrar la información necesaria para solicitar la elaboración del contrato respectivo, una vez emitido el fallo del proceso de licitación pública Elaborar él, o los pedidos de bienes que resulten con motivo del fallo correspondiente, cuidando especialmente se detalle las características aceptadas así como la marca, modelo y garantía de los mismos Custodiar y mantener ordenados los documentos derivados de los procesos de licitación pública que le hayan sido asignados, en tanto no sean transferidos para su archivo final Revisar las garantías de compromiso de contratos o pedidos y dar seguimiento a la liberación de las garantías Integrar la carpeta del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Subgerencia de Adquisiciones. (SA) 5.42 Apegarse a las disposiciones contenidas en este Manual de Procedimientos Atender las instrucciones del Director de Recursos Materiales o Gerente de adquisiciones, en cuanto a la contratación de bienes, servicios o campañas requeridos por las diferentes áreas usuarias y que deban ser atendidos a través de licitación pública Coadyuvar en la elaboración de bases, anexos, actas, convocatorias, pedidos, inserciones y cualquier otra documentación que derive del proceso de contratación mediante licitación pública Llevar a cabo la reservación de salas de juntas y equiparlas con equipo administrativo e informático para la celebración de los eventos derivados del procedimiento de Licitación Pública Alimentar el sistema de compras gubernamentales Compranet, con la información de las etapas y eventos derivados de los procesos de licitación pública Coadyuvar en la elaboración de los diferentes informes que le sean requeridos a la Gerencia de Adquisiciones Informar cuando se detecte cualquier eventualidad que pudiera afectar el desarrollo del proceso de licitación pública. IT-DRM-GA-01 Página 8 de 21 Versión 04

11 5.49 Archivar en forma ordenada y oportuna la documentación generada en los diferentes etapas del proceso de adquisición o contratación, integrando un expediente por cada Licitación Pública. 6. DEFINICIONES. 6.1 Licitación Pública.- Procedimiento de contratación por el cual la Administración Pública elige a persona física o moral que le ofrece al Estado las condiciones más convenientes en términos de precio, calidad, financiamiento, oportunidad, eficiencia, eficacia, honradez, economía e imparcialidad. 6.2 Pedido.- Instrumento legal, mediante el cual se formaliza entre el CPTM y el proveedor, la adquisición de un bien determinado. Su estructura se encuentra regulada por la LAASSP. 6.3 Contrato.- Instrumento legal, mediante el cual se formaliza entre el CPTM y el proveedor, la adquisición de un bien o la contratación de un servicio determinado. Su estructura se encuentra regulada por la LAASSP. 6.4 Área usuaria.- Aquella que de conformidad con las políticas y normatividad vigentes, solicitan a la Dirección de Recursos Materiales, la adquisición de un bien o la contratación de un servicio o campaña, indispensable para el desempeño de sus funciones o cumplimiento de programas. 6.5 Compranet.- Sistema electrónico de compras gubernamentales que la Secretaría de la Función Pública utiliza como mecanismo integral, transparente, auditable y de amplia difusión sobre los procedimientos de contrataciones gubernamentales del ámbito federal. 6.6 Licitante.- La persona que participe mediante entrega de propuestas en cualquier procedimiento de Licitación Pública. 6.7 Proveedor.- La persona que celebre con el CPTM contratos o pedidos. 6.8 Bienes.- Los artículos, materiales o equipos solicitados por las diferentes áreas, susceptibles de ser controlados, resguardados o inventariados, así como los definidos por la LAASSP. 6.9 Servicios.- Aquellas actividades que tienen como objeto el mantenimiento, conservación o reparación de algún equipo o maquinaria, o bien la realización de algún proyecto, estudio, actividad del CPTM, así como los definidos por la LAASSP Campaña.- Conjunto de actividades en materia de publicidad, relaciones públicas o de mercadeo directo, encaminadas a promocionar a México como destino integral y competitivo Bases.- Documento que contiene las condiciones o cláusulas necesarias para regular tanto el procedimiento de Licitación Pública, como el contrato de adjudicación Anexo Técnico.- Documento que contiene especificaciones y requisitos de carácter técnico de unas bases. Son elaboradas por las áreas usuarias con el fin de plantear todos los requerimientos necesarios para la ejecución de los servicios o campañas solicitadas, o bien, para la contratación de los bienes requeridos. IT-DRM-GA-01 Página 9 de 21 Versión 04

12 7. METODO DE TRABAJO. Este diagrama presenta de forma general las actividades para el proceso de contratación de bienes, servicios o campañas, mediante licitación pública. Para mayores detalles, ver el punto 7.2, de este mismo documento. 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO. IT-DRM-GA-01 Página 10 de 21 Versión 04

13 INICIO Anexo Técnico Requisición D.R.M. 1 Recibe y verifica requisición, oficio de SHCP y anexo técnico Acuse de Compranet Bases aprobadas D.R.M. 11 Envía a la DRF bases aprobadas para su venta Bases aprobadas D.R.M./G.A./S.A. 12 Realiza junta de aclaraciones Acta Proyecto de bases 2 Cumple con los requisitos? SI D.R.M./G.A./S.L. 5 Elabora proyecto de bases D.R.M. 6 Convoca al Subcomité Revisor de Bases y envía SUBREBA 7 Revisa y propone adecuaciones al proyecto de bases 8 Se aprueba proyecto de bases? SI D.R.M./G.A./S.L. 9 Elabora bases finales y Convocatoria Proyecto de bases Oficio NO Proyecto de bases Acta de revisión del Subcomité NO Bases aprobadas Convocatoria D.R.M./G.A./S.A. Bases 10 aprobadas y Publica convocatoria y bases Convocatoria y envía a Compranet Acuse de Compranet D.R.M. 3 Regresa Requisición al área usuaria A.U. 4 Corrige ó complementa 3 1 Anexo Técnico Requisición Oficio ó Nota Documentación entregada por los licitantes D.R.M./G.A./S.A. 13 Realiza el acto de presentación y apertura de propuestas Propuestas Evaluación técnica 14 Cumple con requisitos para participar? SI D.R.M./G.A./S.A. 16 Acepta propuestas para análisis D.R.M. 17 Envía propuestas técnicas al área usuaria para su análisis D.R.M./G.A./S.A. 18 Recibe resultado del análisis técnico 19 Evaluación técnica bien estructurada? SI A NO Acta Guía Propuestas técnicas Oficio Acuse de Compranet Acta D.R.M./G.A./S.A. 15 Desecha propuestas y declara procedimiento desierto Acta D.R.M. 20 NO Regresa evaluación técnica para su modificación Oficio IT-DRM-GA-01 Página 11 de 21 Versión 04

14 A 21 Se cuenta con al menos una propuesta técnica solvente? SI NO 15 G.A./S.L. 28 Pedido Elabora, formaliza Fianza pedido y obtiene fianza Acuse de Compranet D.R.M./G.A./S.A. 22 Analiza propuestas económicas D.R.M./G.A./S.A. 23 Elabora Dictamen del procedimiento Guía de evaluación/tabla comparativa Dictamen G.A./S.L. 29 Abre expediente individual, archiva contrato/pedido, fianza y elabora evaluación Expediente de proveedores individual Evaluación de proveedores FIN D.R.M./G.A./S.A. 24 Realiza acto de comunicación de fallo Acuse de Compranet Acta/Oficio de notificación D.R.M. 25 Es un bien? NO 26 Solicita contrato al Jurídico Oficio SI 28 Contrato D.R.M./G.A./S.A. 27 Formaliza contrato y obtiene fianza Fianza Contrato Acuse de Compranet IT-DRM-GA-01 Página 12 de 21 Versión 04

15 7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES. RESPONSABLE PASO Director ACTIVIDAD Recibe y verifica requisición, oficio de SHCP y anexo técnico. Recibe el formato DRM-02 "Requisición de Compra, u oficio de la SHCP Anexo Técnico, el Asistente Administrativo revisa que se encuentre debidamente formulado por el área solicitante. DOCUMENTO DE TRABAJO Requisición y Anexo Técnico. 1.2 Firma requisición y en su caso, turna a la Gerencia de Adquisiciones. 2. Cumple con los requisitos? No. Ir al punto 3. Sí. Continuar en el punto 5. Director Área usuaria. 4. Regresa requisición al área usuaria. Indica el motivo de la devolución y solicita la información que considere necesaria para la adquisición de los bienes, contratación de servicios o contratación de campañas, en el entendido de que la requisición podrá ser atendida solamente cuando la información esté completa. Corrige o complementa. Oficio o nota informativa. Director / Subgerente En su caso, obtiene documentación complementaria y/o corrige requisición o anexo técnico y vuelve a paso 1. Elabora proyecto de bases. Elabora documento de bases integrando el anexo técnico con especificaciones del área usuaria y requisitos contenidos en la LAASSP y demás disposiciones normativas aplicables. Proyecto de Bases. 5.2 Programa calendario de eventos con actividad, fecha y horario, considerando plazos establecidos en la LAASSP. 5.3 Director Se difunde en la página del Consejo, las prebases con 5 días hábiles previos al Subcomité de revisión de bases. Convoca al Subcomité Revisor de Bases. Suscribe oficio para reunir al Subcomité Revisor de Base, integrado por cuando menos los representantes de: Órgano Interno de Control, Coordinación de Asuntos Jurídicos, Área Usuaria y Oficio y proyecto de bases. IT-DRM-GA-01 Página 13 de 21 Versión 04

16 RESPONSABLE PASO Subcomité Revisor de Bases ACTIVIDAD Dirección de Recursos Financieros. Revisa y propone adecuaciones al Proyecto de Bases. Revisa que todos y cada uno de los requisitos y especificaciones que integran el proyecto de bases, se apeguen a disposiciones contendidas en la LAASSP y demás requisitos normativos aplicables, así como que las características técnicas sean acordes a las condiciones de mercado. DOCUMENTO DE TRABAJO Acta de Revisión del Subcomité. Director / Gerente 7.2 En su caso se incorporarán los comentarios de los particulares en caso de proceder. 7.3 Revisa que se hagan las adecuaciones o modificaciones para obtener las bases finales. 8. Se aprueba Proyecto de Bases? No. Ir al punto 3. Director Sí. Continua en el punto 9. Elabora Bases finales y Convocatoria. Aprueba las bases finales y turna vía electrónica o medio magnético para formular la convocatoria. Bases aprobadas y convocatoria. Subgerente 9.2 Supervisa que se elabore la convocatoria en el Sistema Compranet. 9.3 Envía las bases por medio electrónico y escrito a cada uno de los integrantes del Subcomité Revisor de Bases para que asistan a los eventos señalados en Bases y Convocatoria. Director / Subgerente Supervisa que los oficios y bases por medio electrónico, sean distribuidos oportunamente a los integrantes del Subcomité Revisor de Bases. Publicar Convocatoria y Bases. Cotiza costo de publicación de Convocatoria en el Diario Oficial de la Federación. Solicita y obtiene recursos para pago de publicación. Bases aprobadas, convocatoria y acuse Compranet 10.3 Tramita la inserción de la Convocatoria en el Diario Oficial de la Federación Transmite Convocatoria y Bases al sistema Compranet, vía electrónica. IT-DRM-GA-01 Página 14 de 21 Versión 04

17 RESPONSABLE PASO Director Realiza venta de Bases. ACTIVIDAD Suscribe oficio de solicitud adjunta Bases aprobadas y turna a la Caja General del CPTM para venta de bases. DOCUMENTO DE TRABAJO Factura o comprobante. D.R.F Caja General 11.2 Recibe Bases y las pone a disposición del público en general para consulta y venta. En caso de venta expide factura por el importe del costo de las mismas La venta de Bases se realiza también a través del sistema Compranet, en cuyo caso, cada Licitante obtiene el comprobante a través del mismo sistema El periodo de venta se establece en la Convocatoria y Bases respectivas. Director / Subgerente Realiza Junta de Aclaraciones. En la fecha y horario programado, levanta lista de asistencia de licitantes y de servidores públicos y se da respuesta a preguntas formuladas por los licitantes, previa comprobación de que hayan adquirido las bases correspondientes Acta de Junta de Aclaraciones y acuse Compranet 12.2 La Coordinación de Asuntos Jurídicos, asesora en la formulación de respuestas de carácter jurídico o de aplicación de la LAASSP El Órgano Interno de Control, asesora y vigila que el acto se desarrolle en concordancia con la LAASSP así como que las respuestas sean transparentes para los licitantes. Subgerentes 12.4 Elabora acta con las preguntas y respuestas formuladas en este evento, la cual es firmada por los asistentes, previa lectura de la misma Entrega copia del acta a todos los asistentes contra acuse de recibido en el acta original Archiva el acta original en el expediente del procedimiento; dicha acta, queda a disposición de los licitantes que no hayan asistido al evento y a solicitud de estos se les entrega copia fotostática de la misma Transmite información del acta al sistema Compranet, vía electrónica. IT-DRM-GA-01 Página 15 de 21 Versión 04

18 RESPONSABLE PASO Director / Subgerente ACTIVIDAD Acto de Presentación y Apertura de Propuestas. En la fecha y horario indicado en las bases y convocatoria, levanta lista de asistencia de licitantes y servidores públicos y recibe de los licitantes sus propuestas. Verifica en el sistema Compranet si existen propuestas enviadas por ese medio, en cuyo caso, procede en primer término, a abrir la propuestas que se hayan presentado por escrito en el acto y posteriormente, los enviados a través de medios de comunicación electrónica. La Coordinación de Asuntos Jurídicos, auxilia en la revisión de los documentos solicitados para participar, e informa resultado a quien preside el acto para que proceda a admitir o desechar las propuestas, según se trate. La única persona facultada para admitir o desechar propuestas es quien preside el acto Elabora acta en la que se hace constar las propuestas técnica aceptadas para su análisis, así como las que hubieren sido desechadas y las causas que lo motivaron, la cual es firmada por los asistentes, previa lectura de la misma señalando la forma en que se dará a conocer el fallo. Archiva el acta original en el expediente del procedimiento; dicha acta, queda a disposición de los licitantes que no hayan asistido al evento y a solicitud de estos se les entrega copia fotostática de la misma. Transmite información del acta al sistema Compranet, vía electrónica. DOCUMENTO DE TRABAJO Documentación entregada por licitantes, Acta y acuse Compranet. 14. Cumple con requisitos para participar? Se deberá contar con cuando menos la propuesta de un licitante. No. Ir al punto 15. Sí. Continuar en el punto 16. IT-DRM-GA-01 Página 16 de 21 Versión 04

19 RESPONSABLE PASO Director / Subgerente ACTIVIDAD Desecha propuestas y declara procedimiento desierto. Informa en el mismo acto que no se cuenta con cuando menos una propuesta que cumpla con requisitos solicitados en bases, y declara el procedimiento desierto. Podrá realizar una segunda convocatoria, a partir del punto 10. En caso de declararse desierto un segundo procedimiento de Licitación, la adquisición del bien, contratación del servicio o campaña podrá adjudicarse mediante un procedimiento de Invitación a Cuando Menos Tres Personas o de Adjudicación Directa, en este último caso, previo dictamen del Comité de Adquisiciones. DOCUMENTO DE TRABAJO Acta de apertura de propuestas Director / Subgerente Acepta propuestas para análisis. Recaba rúbrica de por lo menos un licitante si asistiese y el servidor público que preside el evento dando lectura en voz alta del importe total de cada propuesta. Acta de apertura de propuestas. Director Envía Propuestas al área usuaria para su análisis. Suscribe oficio conteniendo el nombre de cada licitante cuya propuesta fue aceptada para evaluación, adjuntando las propuestas técnicas originales y Guía GU-DRM-GA-02 y turna al área usuaria Oficio solicitud, guía y propuestas para evaluación. Área Usuaria Recibe propuestas y efectúa evaluación conforme a la guía, considerando lo establecido en bases, junta de aclaraciones y lo dispuestos en la LAASSP y turna a la Dirección de Recursos Materiales. Director Recibe resultado de análisis técnico. Recibe, análisis y verifica se haya evaluado la totalidad de propuestas y en su caso, turna a la Gerencia o Subgerencia de Adquisiciones. Evaluación técnica. Subgerente Revisa el resultado de la evaluación conforme a lo establecido en bases y que la descripción de motivos de incumplimiento, en su caso, sea clara y esté directamente relacionado con lo solicitado. IT-DRM-GA-01 Página 17 de 21 Versión 04

20 RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD 19. Evaluación técnica bien estructurada? DOCUMENTO DE TRABAJO Director No. Ir al punto 20. Sí. Continuar en el punto 21. Regresa evaluación técnica para su modificación. Suscribe oficio conteniendo el detalle de correcciones o modificaciones a elaborar y turna al área usuaria. Área usuaria, recibe, oficio junto con propuestas y procede conforme al punto 17.2 Oficio solicitud de correcciones. 21. Se cuenta con al menos una propuesta técnica solvente? No. Ir al punto 15. Sí. Continuar en el punto 23. Director / Subgerente Analiza propuestas económicas. Suscribe documento de evaluación económica. Verifica condiciones ofertadas contra condiciones solicitadas en bases utilizando la Guía GU-DRM-GA- 03. Guía de evaluación / Tabla comparativa Elabora tabla de análisis comparativo de precios y selecciona propuestas con el precio más bajo. Director. Subgerente Elabora dictamen del procedimiento. Elabora dictamen del proceso con la reseña cronológica de los actos del procedimiento, las propuestas aceptadas, las rechazadas, así como sus motivos para ello, conforme al artículo 36 y 36 Bis de la LAASSP. Dictamen conforme a LAASSP. Director / Subgerente Realiza acto de comunicación de fallo. En la fecha, horario y lugar señalados, comunica el resultado obtenido por cada uno de los licitantes. Elabora el acta con el resultado del fallo contemplando: nombre de los licitantes cuyas propuestas económicas fueron desechada y las Acta de fallo / oficio de notificación y acuse Compranet IT-DRM-GA-01 Página 18 de 21 Versión 04

21 RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD razones que se tuvieron para ello; nombre de los licitantes que resultaron solventes; nombre del licitante a quien se le adjudica el contrato o pedido y las partidas o conceptos y el monto asignado y la información para firma de contrato y presentación de garantías. Coordinación de Asuntos Jurídicos, asesora en redacción de acta y sustentos legales. Subgerente, entrega copia del acta a todos los participantes contra acuse de recibido en el acta original. Archiva el acta original en el expediente del procedimiento; dicha acta, queda a disposición de los licitantes que no hayan asistido al evento y a solicitud de estos se les entrega copia fotostática de la misma. Transmite información del acta al sistema Compranet, vía electrónica y de manera particular, transmite los datos del licitante ganador y la partida o concepto asignado con su respectivo importe. Es un bien? No. Ir al punto 28. Sí. Continua en el punto 30. DOCUMENTO DE TRABAJO Director. 26. Solicita contrato al Jurídico. Oficio solicitud Suscribe solicitud de elaboración de contrato adjuntando copia de requisición de compra, fallo, propuesta técnica y económica así como la documentación que se haya establecido en bases y turna a la Coordinación de Asuntos Jurídicos. Coordinación de Asuntos Jurídicos 26.2 Elabora contrato y turna a la Dirección de Recursos Materiales para revisión y en su caso, formalización. Director Formaliza contrato y obtiene fianza Recibe contrato en tres tantos originales y turna para revisión del área usuaria y del proveedor. Contrato y Fianza, acuse Compranet Gerencia / Subgerencia 27.2 Recaba firmas de suscripción del contrato y obtiene fianza de garantía de cumplimiento. IT-DRM-GA-01 Página 19 de 21 Versión 04

22 RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO DE TRABAJO 27.3 Transmite los datos relevantes del contrato al sistema Compranet, vía electrónica o en medio magnético. Subgerente Elabora, formaliza pedido y obtiene fianza. Elabora él o los pedidos respectivos, de acuerdo al fallo emitido y conforme a las especificaciones contenidas en las bases y propuestas aceptadas. Pedido, Fianza y acuse Compranet Formaliza el pedido a través de recabar las firmas correspondientes Obtiene fianza de garantía de cumplimiento Transmite los datos relevantes del pedido al sistema Compranet, vía electrónica o en medio magnético. Subgerente / Asistente Abre expediente individual y archiva contrato o pedido y fianza. Integra expediente individual con cuando menos: un tanto del contrato o pedido con firmas originales y copia de fianza. Expediente individual. 8. REGISTROS. No. de Control Nombre Responsable de Conservarlo Tiempo de Conservación Disposición FO-DRM-GA-01 (DRM-02) Requisición de Compra Gerente de Adquisiciones 3 Años/Archivo muerto S/N Expediente (Carpeta) Gerente de Adquisiciones 3 Años/Archivo muerto IT-DRM-GA-01 Página 20 de 21 Versión 04

23 9. ANEXOS. Anexo No. Nombre No. de Control 1 Requisición de Compra FO-DRM-GA-01 *(DRM-02) 2 Guía para evaluación de propuestas técnicas GU-DRM-GA-02 3 Guía para evaluación de propuestas económicas GU-DRM-GA-03 * Guía Electrónica de Servicios Administrativos IT-DRM-GA-01 Página 21 de 21 Versión 04