Herramientas para llevar la contabilidad de tu empresa

Transcripción

1 Herramientas para llevar la contabilidad de tu empresa 1

2 ÍNDICE 1 Introducción 3 Contabilidad Diez Free 2 KEME Contabilidad 4 Repositorios de Aplicaciones de Software libre

3 1 Introducción 3

4 INTRODUCCIÓN Introducción : Los programas de contabilidad permiten la elaboración de facturas de compras y ventas, administrar sus plazos, gestión de la tesorería, preparación de balances y cuenta de resultados, nóminas etc. En este caso es muy cómodo hacer uso de las soluciones disponibles en la nube que permiten consultar las facturas, introducir los gastos, conocer el estado actual de la facturación o incluso expedir una factura desde cualquier lugar. Es una forma de llevar la contabilidad de tu empresa de manera fácil y sencilla.

5 2 KEME Contabilidad 5

6 KEME CONTABILIDAD Introducción : KEME es una aplicación diseñada desde un principio para llevar contabilidades. Aunque su desarrollo se ha centrado en las características y prestaciones de un programa de contabilidad, se le ha incorporado un módulo de facturación.

7 KEME CONTABILIDAD KEME puede trabajar con las principales bases de datos Open-Source, como son: PostgreSQL MySQL SQLITE SQLITE nos proporciona gran sencillez en la administración, mientras que PostgreSQL o MySQL proporcionan gran potencia en ambientes multiusuario, así como integridad transaccional.

8 KEME CONTABILIDAD Características : Proceso de registros de IVA, adquisiciones y entregas intracomunitarias de bienes, y elaboración de los libros de facturas emitidas/recibidas. Cuadros de vencimientos para cuentas con procesado de cobros o pagos automáticos. Registros para amortizaciones de inmovilizado con realización de asientos de forma automática para cada ejercicio. Posibilidad de registrar la depreciación del inmovilizado desde el punto de vista fiscal, con informe de las diferencias entre el criterio contable y fiscal. Regularización, cierre y apertura de ejercicios de forma automática. Conciliación de cuentas. Tipos de diario definidos por el usuario.

9 KEME CONTABILIDAD Interacción con la pantalla principal:

10 KEME CONTABILIDAD Edición y alta de empresas: La creación de una nueva contabilidad la realizamos dando de alta una empresa. Mediante este proceso añadimos una nueva base de datos que va a contener los datos de la empresa y toda su información contable: libro diario, vencimientos, IVA, amortizaciones, estados contables personalizados para cada empresa, asientos modelo, etc. Cada empresa tendrá su propia configuración en la que definiremos parámetros que condicionarán el funcionamiento de la aplicación en aspectos tales como el IVA, vencimientos, regularización, etc.

11 KEME CONTABILIDAD Edición y alta de empresas: Plan General de Contabilidad Número de dígitos de las subcuentas Seleccionamos la opción del menú Empresa Nueva empresa

12 KEME CONTABILIDAD Configuración de empresa: En este apartado editamos el contenido de ciertas variables que van a condicionar el funcionamiento de la aplicación para la contabilidad de la empresa seleccionada. En esta captura se muestra la pestaña de Datos de empresa.

13 KEME CONTABILIDAD Configuración de empresa: Bajo la pestaña parámetros se introducen varias variables que condicionan el funcionamiento de la aplicación: Grupos contables correspondientes al Plan General de Contabilidad En caso de que no deseemos que en nuestra aplicación aparezca los registros de libro de facturas emitidas porque ya los procesa otro programa de facturación, dejaremos en blanco el apartado de IVA Repercutido. Haríamos lo mismo en el caso del IVA Soportado.

14 KEME CONTABILIDAD Ejercicios Contables: Antes de introducir apuntes tendremos que haber definido el ejercicio contable al que irán referidos, para ello seleccionaremos desde el menú de la aplicación Empresa Ejercicios Contables. Código: Puede estar constituido por cualquier cadena de carácter alfanumérico, no tiene porqué coincidir con el año natural del ejercicio. Apertura: Fecha de apertura del ejercicio. Cierre: Fecha de cierre del ejercicio. Cerrado: Indica si en el ejercicio se ha practicado el cierre contable. Prox_asiento: Muestra el número del próximo asiento del ejercicio correspondiente. Prox_Recepción: Muestra el número de ejercicio contable.

15 KEME CONTABILIDAD Ejercicios Contables: Para añadir un nuevo ejercicio pulsaremos el botón Nuevo. Acto seguido aparecerá la plantilla de nuevo ejercicio. Podemos introducir ejercicios que no coincidan con el año natural, esto es, que no tienen porqué comenzar por el 1 de enero y terminar el 31 de diciembre. El botón Editar fecha de cierre del diálogo de ejercicios permite cambiar la fecha en la que se cerrará el ejercicio contable; esto es útil para aquellas situaciones en las que, por causas excepcionales (tales como liquidación de la empresa, fusión, absorción, etc.) la fecha en la que cerraremos el período no coincide con la prevista inicialmente.

16 KEME CONTABILIDAD Ejercicios Contables: En la parte derecha de la ventana también podremos distinguir dos apartados que nos van a permitir acceder de forma rápida a los asientos automáticos y a los estados contables.

17 KEME CONTABILIDAD Edición del plan contable: La opción del menú principal Plan contiene varios elementos que van a permitirnos la edición del Plan Contable. Podremos así crear y editar grupos, subgrupos, cuentas, subcuentas. La forma de operar es bastante sencilla; para dar de alta una nueva subcuenta, nos basta con introducir un código nuevo y pulsar la tecla INTRO, a continuación editaremos la descripción de la subcuenta y pulsaremos el botón Aceptar. Sugerencia: Al igual que en otras aplicaciones contables, podemos simplificar la introducción de códigos de subcuentas sustituyendo varios ceros seguidos por un punto (. ); de esta forma no tenemos porqué preocuparnos de contar cada dígito para lograr la longitud exacta.

18 KEME CONTABILIDAD Edición del plan contable: Si estamos operando sobre una subcuenta que represente a una determinada persona física o jurídica (clientes, proveedores, acreedores, etc.) podemos añadir más información en la pestaña Datos personales.

19 KEME CONTABILIDAD Edición del plan contable: La pestaña Aspectos contables nos va a permitir automatizar la introducción de ciertos datos en la introducción de asientos. Vencimientos asociados permitirá la generación automática los vencimientos de la cuenta auxiliar cuando terminemos algún asiento. IVA Asociado permite vincular información de tipo impositivo y cuenta de IVA a una cuenta de ingreso/gasto para que se procese en la tabla de edición de asientos. También podemos asociar cuentas de IVA y de retención IRPF para que se procesen automáticamente en los asientos.

20 KEME CONTABILIDAD Editar tipos de vencimientos: Los tipos de vencimientos se van a utilizar en la plantilla de edición de cuentas auxiliares para asociarlas a un conjunto de vencimientos de forma automática (por ejemplo a un proveedor o cliente). Esto va a permitir la automatización total de la entrada de vencimientos tras la introducción de asientos. El proceso de alta/edición consiste en asignarle a un código una lista de vencimientos (en días) separados por comas.

21 KEME CONTABILIDAD Tipos de IVA: La opción IVA Tipos de IVA nos abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos dar de alta y editar los distintos tipos de IVA.

22 KEME CONTABILIDAD Completa gestión de IVA: Operaciones exentas. Adquisiciones intracomunitarias. Entregas intracomunitarias. Adquisiciones intracomunitarias de servicios (autofacturas). Adquisiciones de servicios procedentes del extranjero (autofacturas). Prestaciones de servicios en la Unión Europea.

23 KEME CONTABILIDAD Introducir nuevos asientos: La forma para introducir asientos contables se realiza a través de la tabla de apuntes. Para acceder a este diálogo, basta con seleccionar Diario Nuevo asiento. Se nos abrirá un cuadro de diálogo en el que pondremos la fecha de la operación correspondiente.

24 KEME CONTABILIDAD Introducir nuevos asientos: Para introducir información en la tabla de asientos pasaremos de columna a columna pulsando la tecla TAB; para completar una línea pulsaremos la tecla INTRO. A medida que vaya continuando la edición se irán actualizando los distintos elementos del cuadro de diálogo y se detectará el cuadre del asiento, en cuyo caso bastará pulsar INTRO para su incorporación definitiva al libro diario.

25 KEME CONTABILIDAD Introducir nuevos asientos: En la siguiente captura se nos muestra cómo sería un asiento contable totalmente terminado.

26 KEME CONTABILIDAD Búsqueda de subcuentas en la tabla de edición de asientos: En muchas ocasiones no recordamos los códigos de las cuentas auxiliares que necesitamos cuando estamos introduciendo apuntes contables. Para nosotros esto no es ningún inconveniente, podemos suministrar parte del código de una cuenta auxiliar (bastaría con indicar, por ejemplo el grupo al que pertenece) y pulsar la tecla TAB; aparecerá entonces un cuadro de diálogo en el que podremos buscar cómodamente el código completo que desconocemos.

27 KEME CONTABILIDAD Conciliación de cuentas: Mediante esta herramienta cruzamos la información de nuestras cuentas con la de los agentes económicos que interactúan con nosotros, tales como bancos, clientes, proveedores, etc. A través de la importación de cuentas bancarias.

28 KEME CONTABILIDAD Gestión documental: KEME permite enlazar copias de documentos en formato gráfico o pdf con sus asientos correspondientes. Esto agiliza la verificación contable.

29 KEME CONTABILIDAD Facturación: Esta versión incorpora una utilidad de facturación que se enlaza automáticamente con la contabilidad.

30 KEME CONTABILIDAD Generación de informes: KEME permite la exportación de algunas consultas elaboradas, tales como balances de sumas y saldos, estados contables, mayores en formato XML. Esto permite la utilización de herramientas externas para realizar informes. KEME MAYOR BSS ESTADOS DIARIO RESUMEN ireport XML XSLT

31 3 Contabilidad Diez Free 31

32 Introducción : Mediante esta aplicación podrá realizar todos las apuntes contables de su empresa (tanto individual como con carácter societario). Está diseñada para permitirnos la grabación de una manera ágil, eficaz y sencilla. Es idónea para su uso tanto en despachos profesionales como en la propia empresa. Nos da la posibilidad de grabar y consolidar asientos, realizar el cálculo de amortizaciones, generar modelos para su envío a la Agencia Tributaria, tendremos acceso a los Libros Oficiales, etc. Cada empresa será una base de datos independiente en la que se puede configurar un Plan Contable distinto, activar control de cobros/pagos, los módulos de contabilidad Financiera, Digitalización de Facturas, por todo esto la aplicación nos solicitará cuando se va a realizar el acceso a la misma la elección de la empresa con la que se va a trabajar.

33 Introducción : También cabe destacar que se encuentra totalmente integrada con el resto de programas, permitiendo la contabilización automática de las facturas emitidas a través del programa de Facturación de Despachos o la creación automática de los asientos de nóminas, según los datos introducidos en la aplicación Nominas y Seguridad Social. El software se mantiene siempre actualizado con las últimas modificaciones legislativas, de forma totalmente gratuita para el usuario. La aplicación está limitada a 300 asientos anuales, si en algún momento sus necesidades superan esta cifra o requiere aumentar otras capacidades del programa, siempre tendrá la opción de ampliarla.

34 INTRODUCCIÓN Características: Multiempresa. Tenemos la posibilidad de crear tantas empresas como necesitemos dentro de la aplicación. Este proceso nos facilita comenzar a trabajar con la aplicación tomando la opción Datos Estándar, puesto que partimos de una empresa creada con todo lo necesario para empezar a contabilizar. Ejercicios Contables en Línea. A diferencia de otras aplicaciones existentes en el mercado que nos obligan a salir del programa para cambiar de ejercicio, en el nuestro sólo con cambiar la fecha o periodo en la pantalla que nos encontremos se accede a los movimientos seleccionados. Además pueden llevarse contabilidades con ejercicios contables que coincidan o no con el año natural puesto que los periodos los define el usuario. Series de asientos. Que podemos asimilar con carpetas de archivo, es decir, de la misma forma que los documentos los agrupamos por similitud entre ellos, los asientos los vamos a grabar en series, siendo una herramienta que nos va a facilitar posteriormente la búsqueda de documentos.

35 Interacción con la pantalla principal: DEFINICIONES. Comenzamos definiendo nuestro campo de trabajo, con los parámetros y valores por defecto de nuestra contabilidad, como son periodos contables, series de asientos o el plan de cuentas, etc. ASIENTOS. Toda la mecanización de apuntes se realiza en este menú a través de las diferentes pantallas, introducción general, grabación de facturas, apuntes por tesorería, amortizaciones, predefinidos y los asientos que se generan en los procesos de apertura y cierre de ejercicio. También tendremos regularización de existencias.

36 Interacción con la pantalla principal: LISTADOS. Una vez grabada toda la información en este menú visualizamos todos los listados tanto con datos de facturas como de asientos contables. Libro de IVA, listado de facturación, balance de sumas y saldos, extracto de cuenta o cuentas anuales. LIQUIDACIONES. Las obligaciones fiscales con la Agencia Tributaria se agilizan con los pagos fraccionados y declaraciones informativas que dispone la aplicación. UTILIDADES. Todos los diferentes procesos y herramientas que pone la aplicación a disposición del usuario están disponibles en este menú, tales como emisión de gráficas, cambio de datos, localización de errores o importación de datos entre contabilidades.

37 Interacción con la pantalla principal: PROCESOS. En este menú se encuentran diferentes utilidades del sistema como el generador de informes, la realización y restauración de copias de seguridad, configuración del puesto de trabajo, la selección de favoritos, información sobre las diferentes versiones de la aplicación y el acceso al área de cliente. FAVORITOS. Podemos definir en este apartado las funciones de la aplicación con las que más trabajamos de forma que crearemos un menú personalizado.

38 Contabilidad de una empresa: Para acceder a la ficha de empresas seleccionamos en el menú el botón de Empresas. 1. Rellenamos el campo de código cuyo primer dígito obligatoriamente tiene que ser una letra, pudiendo ser los cinco dígitos siguientes letras o números. 2. NIF, Nombre, Tipo de Empresa, Tipo de Plan de cuentas (Plan Pymes o Plan General Contable) y Dígitos del plan. 3. El resto de los datos los podemos rellenar una vez creada la empresa.

39 Contabilidad de una empresa : Crear con el plan de cuentas y parámetros Standard. Con esto crea el plan de cuentas seleccionado entre: - Plan General Contable (PYMES y General) - Plan Entidades Sin Fines Lucrativos (PYMES y General) - Plan de Cooperativas (PYMES y General) Además de esto carga los parámetros Standard que pasamos a comentar mas detalladamente:

40 Contabilidad de una empresa : Parámetros, nos rellena datos como la pestaña de facturas predefinidas o la cuenta de P y G en la pestaña de asignación de cuentas. Periodos Contables, nos crea el periodo contable en el que nos encontramos. Subcuentas de IVA, las subcuentas a utilizar dependiendo del porcentaje pudiendo ser la misma en todos ellos y las subcuentas para la retención en facturas. Series De Asientos, nos crea las series que en líneas generales son las más comunes entre nuestros clientes: a. Facturas Emitidas b. Facturas Recibidas c. Tesorería d. Varios e. Asientos Automáticos Conceptos, nos crea conceptos para utilizar posteriormente en la contabilización con * y el número de concepto que queremos incluir.

41 Trabajar con más de una actividad : En el caso de trabajar con más de una actividad, se deben dar de alta en la pestaña de Datos Empresa, en la tabla que aparece a la derecha.

42 Trabajar con más de una actividad : Una vez dadas de alta las actividades, en la pantalla de Series de Asientos, aparece una nueva columna en la cual asignamos la actividad a la que imputar cada una. En estos casos daremos de alta una serie de facturas expedidas y recibidas por cada actividad con la que trabajemos.

43 Trabajar con más de una actividad : Finalmente, en las pantallas de listados tendremos un nuevo campo de actividad con el que filtrar la información.

44 Períodos Contables : En la pantalla Periodos Contables, se crean los diferentes periodos que vamos a utilizar. Es importante recordar, que cambiando en cada pantalla la fecha o periodo se puede realizar la introducción de datos o su visualización sin la necesidad de salir del programa para cambiar de ejercicio. Damos de alta: Código del ejercicio Fechas Periodo anterior BD Anterior Por defecto Cerrado

45 Cómo dar de alta cuentas contables: La creación se realiza dentro de la pestaña de subcuentas, indicando el código. Si introducimos sólo los tres primeros dígitos, (por ejemplo 430), la aplicación busca el siguiente que corresponde ( ).

46 Cómo dar de alta cuentas contables: Todo lo que indiquemos en esta pantalla nos ayudará posteriormente para una introducción de las facturas más rápida. (Dirección y teléfonos, tipo de retención y su %).

47 Cómo dar de alta cuentas contables: La emisión de las fichas de Clientes /Proveedores se pueden obtener en papel o en Excel. También podemos acceder a la ficha desde Definiciones / PLAN DE CUENTAS / Clientes. Esto mismo se puede hacer en el caso de Inmovilizado, Existencias y Tesorería; en este caso, también puede ser a través del icono de archivo adjunto.

48 Definición de I.V.A. Prorrata. Los tipos de I.V.A. están creados por fechas y porcentajes, de forma que a la hora de introducir facturas el programa aplicará el tipo de I.V.A. que esté definido para la fecha de expedición que se indique en la pantalla de facturas.( Menú/DEFINICIONES). Las subcuentas de I.V.A. las definiremos en Definiciones/GENERAL/Parámetros. Esta pantalla nos permite: Por una parte, simplificar la asignación de todos los tipos de facturas a una misma subcuenta de IVA soportado / repercutido sin diferenciar el % de IVA. Por otra, detallar todos los tipos de facturas con los que trabajamos a una subcuenta de IVA soportado / repercutido para cada % de IVA.

49 Definición de I.V.A. Prorrata. Utilizar la misma subcuenta para todo tipo de facturas y porcentajes.

50 Definición de I.V.A. Prorrata. Utilizar la misma subcuenta para todo tipo de facturas pero diferenciando por porcentajes.

51 Definición de I.V.A. Prorrata. Diferenciar subcuenta tanto por tipo de facturas como por porcentaje.

52 Definición de I.V.A. Prorrata. En el caso de que tengamos que aplicar la regla de la prorrata, la forma de configurarlo en la aplicación es accediendo a Definiciones / GENERAL / Parametrización y activar la opción de Aplicar prorrata de I.V.A.

53 Introducción de asientos. 1.Indicamos el Ejercicio y la Serie donde contabilizamos el asiento, así el programa nos dará el número de documento de forma correlativa. 2. Indicaremos la fecha y las subcuentas con su importe correspondiente en el Debe o en el Haber. Para la introducción de la subcuenta, se podrá hacer conociendo su número o accediendo a la tabla de consulta F12. La podemos crear con el botón de Insertar (INS).

54 Introducción de asientos. 1. Introducir los apuntes de tesorería indicando los movimientos de una cuenta bancaria. 2. Indicar la subcuenta bancaria, la serie en la que queremos contabilizar. Lo haremos manualmente indicando cada movimiento, la fecha, la subcuenta de contrapartida y la cantidad en la casilla de pago o de ingreso, obteniendo así un número de documento de forma automática.

55 Introducción de asientos. Los datos a introducir están agrupados en bloques: Datos Factura, IVA, Retención, Recargo de equivalencia, Total factura, Contrapartidas, Cobro / Pago Factura y Observaciones.

56 Introducción de asientos. Una vez introducidos los datos anteriores podemos seleccionar la factura para obtener una ficha en papel. Se encuentran otras características de la factura que puedan ser menos habituales.

57 Introducción de asientos. En esta pantalla calcularemos el asiento que abrirá nuestro diario de movimientos. Este asiento lo genera el programa con los datos que dispone del cierre del ejercicio anterior, pudiéndose realizar manualmente en caso de ser el primer ejercicio con el que se trabaja en nuestra aplicación.

58 Introducción de asientos. Todos los asientos se pueden borrar y volver a calcular las veces que estimemos oportuno. Si se quiere modificar algo para volver a rehacer el cierre, es necesario en Definiciones / GENERAL / Periodos Contables, seleccionar el ejercicio y quitarle la marca de Periodo Cerrado.

59 Introducción de asientos. Una vez realizada la regularización de los grupos 8 y 9 (en el caso de que tengamos saldo en estas cuentas), regulación de existencias y la realización del asiento de pérdidas y ganancias. El programa nos preguntará si deseamos continuar con el proceso de cierre abriéndonos la siguiente pantalla. Generará el asiento de cierre del período.

60 Introducción de asientos. Con el dato del resultado del ejercicio del asiento anterior salda los importes de las cuentas del grupo 1 al 5 (Existencias, inmovilizado, cuentas financieras, acreedores y deudores, etc.)

61 Libros Oficiales: En el programa se generan el Balance, la cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Estado de Cambios de Patrimonio.

62 Libros Oficiales: En los casos de Balance y Cuenta de Pérdidas y Ganancias, los listados aparecerán en varios formatos: Borrador: Nos muestra los saldos de cada grupo. Formato Oficial: Realiza el cálculo a tiempo real de las partidas con los datos que tenemos en contabilidad. Formato Oficial detallado: Nos muestra con el desglose del formato oficial el detalle de las subcuentas, grupos o subgrupos y los importes de cada una de ellos.

63 Libros Oficiales: En este caso se muestra un Balance de Situación PYMES en el que aparece desglosado Activo, Pasivo y Patrimonio Neto.

64 Liquidaciones: Dentro del menú de Liquidaciones se encuentran los Pagos fraccionados y Declaraciones Informativas disponibles en la aplicación para su presentación en la Agencia Tributaria.

65 Liquidaciones: Para los pagos fraccionados se puede generar el fichero para su envío a la Agencia Tributaria, obtener un borrador de los datos y por último, su generación en PDF para aquellos declarantes que puedan presentarlos en papel. En el resto de los casos basta con acceder a la declaración correspondiente para que la aplicación realice unos cálculos de cada modelo generando el archivo para su envío a la A.E.A.T.

66 Liquidaciones: Es importante señalar que se permite la introducción manual de datos en cada uno de ellos.

67 Ampliaciones: En este apartado nos encontramos con el acceso al impuesto del ejercicio así como ejercicios anteriores, teniendo cada uno su acceso individualizado.

68 Utilidades: Buscar importes: Facilita encontrar asientos que se hayan introducido, y de los que se tengan datos parciales, tales como la cantidad que aparece en el debe o en el haber, por el número de la subcuenta o texto incluido en el concepto.

69 Utilidades: Bloqueo subcuentas: En el menú de Utilidades nos encontramos la función mediante la cual podemos bloquear los movimientos de una subcuenta. Damos de alta en la tabla seleccionando en F12 la subcuenta e indicando una fecha después de lo cual no se podrán modificar asientos. Para deshacer el bloqueo seleccionamos la subcuenta y borramos el registro.

70 Gráficas: Desde el menú de Utilidades / Análisis Contable existe la posibilidad de determinar la situación económico-financiera de nuestra empresa a través de diferentes gráficos y ratios. Según los datos introducidos, se realiza un análisis patrimonial, financiero y económico, que se muestra en tres pestañas.

71 Gráficas: Según los datos introducidos, se realiza un análisis patrimonial, financiero y económico, que se muestra en tres pestañas.

72 Gráficas: También tenemos la posibilidad de obtener balance, cuenta de pérdidas y ganancias y saldos acumulados en modo gráfico. Los datos los podemos visualizar tanto en años como en meses.

73 Alternativas:

74 6 ANEXO: Repositorios de aplicaciones de software libre 74

75 REPOSITORIOS DE APLICACIONES DE SOFTWARE LIBRE Repositorios de aplicaciones de software libre diezfree.com/contabilidad.html