Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral del Sistema Integrado de Gestión de la

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1 MODELO: EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL DOCUMENTO DE TRABAJO: SEGUIMIENTO A ETAPA PRACTICA Objetivo del Documento de Trabajo: Establecer los lineamientos que asume el CTCM para el seguimiento a la etapa por parte de los instructores y demás responsables de dicha actividad de conformidad con el Procedimiento GFPI-P-006 Dirección General Responsables: Subdirector de Centro Líder Contrato de aprendizaje y Práctica. Administrador SOFIA PLUS Aprendiz Líder Bienestar Etapa Practica Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral del Sistema Integrado de Gestión de la Alcance: Inicia con el Registro opción Etapa hasta la Entrega de reportes de fallas Definiciones y Generalidades Etapa : La etapa de los programas de formación Titulada es la segunda etapa dentro del plan de formación Integral en el SENA la cual inicia con una fase lectiva, luego la y finaliza con la certificación del estudiante. Es aquella en la cual el aprendiz SENA, aplica, complementa, fortalece y consolida sus competencias, en términos de conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes y valores. Debe permitirle al aprendiz aplicar en la resolución de problemas reales del sector productivo los conocimientos, actitudes, habilidades y destrezas pertinentes a las competencias del programa de formación, asumiendo estrategias y metodologías de autogestión. Debe desarrollarse dentro de los tiempos estipulados en los diseños curriculares de los respectivos programas: 6 meses para las tecnologías y 6 o 3 meses para los programas técnicos. ALTERNATIVAS PARA DESARROLLAR LA ETAPA PRODUCTIVA: Contrato de Aprendizaje Vínculo laboral En SENA Monitoria Pasantía Contrato de Aprendizaje: El aprendiz gestiona la consecución de contrato de aprendizaje con empresas reguladas por el SENA. El aprendiz es patrocinado por la empresa desde la etapa lectiva. Se implementa el SGVA. Vínculo Laboral: Desempeño en una empresa a través de vinculación laboral o contractual en actividades relacionadas con el programa de formación de conformidad con la normativa dispuesta para contratos de aprendizaje. La constancia de cumplimiento a satisfacción es expedida por la empresa respectiva. El aprendiz/trabajador debe recibir el 100% de la remuneración acordada y firmada en el contrato de trabajo; con seguridad social completa y pago de parafiscales, con derecho a la carga prestacional legal (prima, cesantías, vacaciones etc.). Si el aprendiz al iniciar su formación está vinculado laboralmente a una empresa donde está realizando labores afines con la especialidad en la que se está formando en el SENA, puede solicitar al coordinador académico el seguimiento por FECHA 11/ 11/ 2014 CÓDIGO: DTSEP-C005-M-10 Versión: 03 Página 1 de 10

2 parte de los responsables asignados por el centro de formación, para ser avalada como práctica una vez haya cursado el 50% de su formación lectiva. Se propenderá por que el aprendiz establezca vínculo laboral formal o contractual desestimulando la informalidad. En SENA: Al interior del SENA se cuenta con 4 posibilidades para desarrollar la etapa : Proyecto Productivo: Creación de empresa: Cuando se definen los proyectos en el marco de un programa de formación y estos posibilitan la simulación de entornos productivos reales, y la aplicación de conocimientos, habilidades y destrezas pertinentes a las competencias del programa para cumplir con el objetivo de la etapa ; la constancia de cumplimiento la expide el subdirector de centro. Los proyectos productivos deben conducir a la constitución de una empresa en cualquiera de las modalidades vigentes en Colombia. El Aprendiz prepara el proyecto (plan de negocios) en la etapa lectiva, y en la etapa implementa el modelo empresarial que diseñó, asumiendo estrategias y metodologías de liderazgo, emprendimiento y autogestión. El aprendiz debe inscribir su idea de negocio en la unidad de emprendimiento del centro; el proyecto, debe ser aceptado por la coordinación académica. Debe realizar su práctica en el proyecto de empresa que formuló en el proyecto. El certificado para validar esta práctica debe ser el resultado de la aceptación del instructor de la unidad de emprendimiento, el coordinador del grupo y el subdirector del centro. Producción de centros: El aprendiz hace parte activa de los procedimientos de producción de productos o elementos en su centro de formación. -Sena empresa didáctica: Cuando el centro SENA cuenta con empresa didáctica o simulación de empresa en la cual el aprendiz aplique los conocimientos de su área de formación Sena proveedor Sena: Cuando se da el intercambio de aprendices según las necesidades y proyectos que tengan los centros del SENA. Monitoria: Por monitoria se entiende el conjunto de actividades mediante las cuales los aprendices seleccionados apoyan los procesos de formación a través de actividades complementarias, para garantizar mayores niveles de calidad en todos los elementos que confluyen en el proceso de aprendizaje. De acuerdo con la reglamentación establecida en la institución para los procesos de aprendizaje, el desarrollo de monitorias por parte de los aprendices SENA en las especialidades que son afines tecnológicamente a su programa de formación en un centro de formación del SENA será contemplado como alternativa para la etapa. La constancia o certificado de cumplimiento a satisfacción de las actividades de monitoria, la expide el subdirector de centro de acuerdo con las horas asignadas por resolución. Estas monitorias pueden otorgarse ad-honorem o con reconocimiento económico mensual, si existe disponibilidad presupuestal. El estímulo principal será su reconocimiento como aprendices destacados y una vez finalizado su proceso de aprendizaje, formarán parte del semillero de futuros instructores-tutores SENA. La designación de los aprendices monitores debe estar mediada por concurso abierto que ofrezca transparencia y seriedad en el proceso de selección. Cada Centro de Formación Profesional deberá realizar el proceso respectivo. En ningún caso los monitores remplazarán a los responsables directos de los procesos que gestiona la Entidad. CLASES DE MONITORÍAS: Monitorias para apoyo a programas de aprendizaje en el centro Monitorias para apoyo a programas de integración en la educación media. Monitorias para apoyo al plan de bienestar de aprendices. Monitorias para apoyo a proyectos de emprendimiento. Monitorias para apoyo a los proyectos de formación producción. Monitorias para apoyo a programas de formación virtual. FECHA 11/ 11/ 2014 CÓDIGO: DTSEP-C005-M-10 Versión: 03 Página 2 de 10

3 REQUISITOS 1. Estar matriculado en un programa de formación técnica profesional o tecnológica. 2. Haber logrado como mínimo el 25% de los resultados de aprendizaje, establecidos en el programa de formación *. 3. Ser aprendiz SENA con una antigüedad mínimo de tres meses. 4. No tener medidas formativas, condicionamiento de matrícula, faltas académicas o disciplinarias durante el trimestre inmediatamente anterior a la apertura de la convocatoria Pasantía: Espacios o entidades donde el aprendiz pueda aplicar las actividades que desarrolla y las competencias adquiridas durante su proceso de formación; la constancia de cumplimiento la expide el subdirector de centro. PROCESO PARA EL DESARROLLO DE PASANTÍA: 1. Inducción previo a la pasantía 2. Desarrollo de la pasantía 3. Evaluación y formalización el SENA TIPOS DE PASANTÍAS: En empresas o microempresa En el sector público En ONG. Se propenderá porque la entidad en la cual el aprendiz realice su pasantía, aporte un apoyo de sostenimiento mínimo al aprendiz que al menos le permita pagar su seguridad social y cubrir gastos de transporte y/o alimentación. Documentos Asociados - DTSEP-F001-M-10 Formato Bitácora del aprendiz en etapa - DTFPI-F012-M-10 Formato Planeación, seguimiento y evaluación etapa - (publicado en Documento de Trabajo Ejecución de FPI) - DTFPI-F009-M-10 Formato Cronograma (publicado en Documento de Trabajo Ejecución de FPI) - DTFPI-F017-M-10 Formato Control diario de cumplimiento académico (publicado en Documento de Trabajo Ejecución de FPI) - DTCA-F001-M-07 Formato Reporte Novedades de aprendices (publicado en Documento de Trabajo Contrato de aprendizaje) - GD-F-007 Formato de Acta (SIG DG) - GD-F-014 Formato Asistencia (SIG DG) - GD-F-011 Formato Carta (SIG DG) - GFPI-F-022 Formato Plan de Evaluación y seguimiento etapa lectiva (SIG DG) - GFPI-F-024 Formato Plan de mejoramiento/plan de actividades complementarias (SIG DG) - GFPI-F-023 Control ubicación aprendices etapa (SIG DG) - GFPI-F-065 Selección Alternativa Etapa (SIG DG) FECHA 11/ 11/ 2014 CÓDIGO: DTSEP-C005-M-10 Versión: 03 Página 3 de 10

4 ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO INICIO INICIO 1 Registrar opción Etapa 2 Seleccionar Instructores de Etapa 3 Realizar Inducción al instructor de Etapa 4 Realizar Taller Inducción a la vida laboral 5 Verificar Estado de Aprendices en SOFÍA 1 1 Registrar opción de etapa una vez el formato gestionado por parte de los aprendices durante el Documento de Trabajo de inducción. 2 El coordinador postulará a los instructores de seguimiento a etapa quienes tendrán dedicación de tiempo completo a esta labor, teniendo en cuenta el número de aprendices por ficha y la cantidad de instructores que se requieran. La decisión de contratación de instructores de seguimiento a etapa seguirá siendo tomada por el Subdirector de centro, previas sugerencias del comité integrado por los coordinadores de cada área, el de Formación Profesional, el líder de Contrato Etapa, líder de Bienestar de Aprendices y líder de Mejora Continua. Este comité presentará sugerencia al subdirector, sobre la permanencia o terminación de la labor como instructor de seguimiento, previa evaluación de desempeño. El Comité de etapa se reunirá cada dos meses o antes si es necesario con el fin de hacer seguimiento o revisión de casos. 3 Realizar inducción y actualización a los instructores de Etapa como mínimo dos veces al año de acuerdo a las necesidades; constancia que hará parte del portafolio de evidencias del instructor. 4 Realizar el taller de inducción a la vida laboral a los aprendices, un trimestre antes de iniciar la etapa, el taller debe ser liderado por la Coordinación de Bienestar de Aprendices, en el cual, entre otras actividades, se actualiza la opción tomada por los aprendices para el desarrollo de su etapa y se presentan los instructores de seguimiento a etapa para cada ficha. 5 El instructor de Etapa asignado, verifica en SOFIA PLUS la información de todos y cada uno de los aprendices que acompañará durante el plan; su Líder Contrato de Aprendizaje y Etapa. Administrador del sistema SOFIA PLUS Comité de etapa. Subdirector de centro. Líder Contrato de Aprendizaje y Etapa Líder Bienestar Aprendices Líder Contrato de Aprendizaje y Etapa. seguimiento a etapa seguimiento a etapa Sofía Plus -GFPI-F-065 Selección Alternativa Etapa GD-F-007 Formato de Acta GD-F-014 Formato Asistencia Lista de chequeo Acompañamiento a portafolio instructores seguimiento GD-F-014 Formato Asistencia GD-F-014 Formato Asistencia GFPI-F-065 Selección Alternativa Etapa SOFIA PLUS FECHA 11/ 11/ 2014 CÓDIGO: DTSEP-C005-M-10 Versión: 03 Página 4 de 10

5 estado y su opción de etapa. 1 6 El instructor gerente de Proyecto entrega al instructor de seguimiento de etapa, información sobre todos y cada uno de los aprendices de su ficha, para iniciar el plan de seguimiento de esta etapa Instructor Gerente de Proyecto GD-F-007 Formato de Acta 6 Entregar información 7 Establecer reuniones con instructores de etapa 7 El coordinador académico establece reunión mensual con los instructores de seguimiento a etapa. Con el fin que el aprendiz acuda al instructor de Seguimiento a Etapa ante cualquier inquietud o situación que se le presente, el instructor de seguimiento establece el horario de atención en el CTCM, indicando hora y lugar de atención, el cual será divulgado a los aprendices y personal involucrado con la etapa. Etapa GD-F-007 Formato de Acta GD-F-014 Formato Asistencia Lista de chequeo Acompañamiento a Portafolios instructores seguimiento. Correo Electrónico - DTFPI-F017-M-10 Formato Control diario de cumplimiento académico 8 Realizar Seguimiento Presencial a Aprendices 2 8 El instructor realiza seguimiento presencial a aprendices ejecutando las siguientes actividades: a) Conocer todos los integrantes de la ficha a la cual acompaña. (Establecer listado con datos de contacto, saber ubicación y estado, solicitar al instructor Jefe de grupo la información al respecto). b) Establecer canales de comunicación con los aprendices. (Envío de correos, registro de llamadas que evidencien contactos e intenciones de comunicación con el aprendiz). c) Llevar registros y evidencias de todos los contactos y acompañamientos realizados. d) Diligenciar los formatos elaborados para tal fin. e) Motivar a los aprendices a realizar prontamente la etapa. f) Preparar las reuniones de seguimiento a etapa y convocar a los aprendices. g) Realizar gestiones y contactos para realizar las actualizaciones y/o capacitaciones que requieren los aprendices. h) Establecer con las empresas las funciones que puede realizar el aprendiz según su programa de formación. i) Acudir a las empresas o espacios de práctica de los Etapa Aprendiz Empresario GD-F-007 Formato de Acta GD-F-014 Formato Asistencia - DTFPI-F009-M-10 Formato Cronograma - DTFPI-F012-M-10 Formato planeación, seguimiento y evaluación etapa GFPI-F-024 Formato Plan de mejoramiento/plan de actividades FECHA 11/ 11/ 2014 CÓDIGO: DTSEP-C005-M-10 Versión: 03 Página 5 de 10

6 2 9 Realizar seguimiento Virtual a los aprendices 3 aprendices para establecer las funciones que puede realizar el aprendiz según su programa de formación, evidenciar la labor realizada confirmar la pertinencia de las competencias con el programa de formación y si se están llevando a cabo durante el plan. j) Ser mediador y conciliador entre aprendiz y empresa en caso de dificultad e inconformidad. k) El instructor de seguimiento debe realizar al menos dos visitas presenciales a la entidad en la cual realizan la etapa sus aprendices: Una visita inicial, con el fin de establecer y clarificar las funciones de los estudiantes en la entidad y cronograma de visitas. Diligenciar el formato Seguimiento y Evaluación Etapa. Una visita de verificación y/o valoración final del desempeño del aprendiz una vez finaliza su etapa. l) Reportar mensualmente al líder de Contrato de Aprendizaje y Etapa las novedades de aprendices en el Formato Reporte Novedades de aprendices, copia del formato GFPI-F-023 (SIG DG) n) Llevar portafolio con evidencias de seguimiento a los aprendices y presentarlo al coordinador académico. o) Al finalizar la etapa el instructor de seguimiento debe emitir juicio evaluativo de la práctica con base en las evidencias que ha recabado en su seguimiento. El último documento solicitado al aprendiz será la certificación de la empresa. p) Una vez finaliza el aprendiz o la ficha, el instructor entrega las evidencias del seguimiento al coordinador académico. q) El se realiza de manera presencial y virtual. r) Revisar al menos en cada reunión de etapa, el portafolio o bitácora que deben llevar los aprendices. s) Intervenir cuando se presente algún inconveniente o duda durante la práctica realizada por el aprendiz, ya sea por parte de la empresa o del aprendiz, haciendo contacto con la entidad para aclarar o concertar alternativas de solución a dichas situaciones. Se deberá levantar acta de dichas reuniones con el fin de dejar evidencia de lo realizado. 9 El instructor de, realiza seguimiento virtual a los aprendices ejecutando las siguientes actividades: a. Ingresar a la dirección b. Realizar el seguimiento virtual de forma permanente ingresando a los diferentes links como Anuncios, Etapa práctica, programa, guías de aprendizaje, material de apoyo, evidencias, foros, entre otros servicios que permiten un seguimiento eficiente a la etapa seguimiento a etapa Aprendiz complementarias F33-P06-11 GFPI Condicionamiento de matrícula F34-P06-11 GFPI Cancelación de matrícula - DTCA-F001-M-07 Formato Reporte Novedades de aprendices - DTFPI-F017-M-10 Formato Control diario de cumplimiento académico GFPI-F-023 Control ubicación aprendices etapa Blackboard Correo electrónico GFPI-F-023 Control ubicación aprendices etapa - DTFPI-F017-M-10 FECHA 11/ 11/ 2014 CÓDIGO: DTSEP-C005-M-10 Versión: 03 Página 6 de 10

7 3. El instructor también hará seguimiento virtual a través de llamadas o correos electrónicos a la entidad para verificar el desempeño del aprendiz. Deberá quedar evidencia o registro de dichas actividades en el Formato Control diario de cumplimiento académico y Formato Cronograma. El instructor de Etapa revisa y evalúa la bitácora que elaboran los aprendices tanto en forma física como virtual según sean las competencias a evaluar al menos cada 15 días. Formato Control diario de cumplimiento académico DTFPI-F009-M-10 Formato Cronograma - DTSEP-F001-M-10 Formato Bitácora del aprendiz en etapa 10 El líder de Contrato Etapa envía trimestralmente a las coordinaciones académicas e instructores de seguimiento, la relación de fichas que por fecha inician la etapa para su verificación e información, según SOFIA PLUS. Recibe las novedades que se reporten ante la revisión de las fichas en el formato Reporte Novedades de Aprendices. Etapa SOFIA PLUS -- DTCA-F001-M-07 Formato Reporte Novedades de aprendices 10 Reportar fichas 11 Enviar informe 11 El líder de Contrato Etapa envía mensualmente a los coordinadores académicos e instructores de seguimiento a etapa, el informe mensual general y específico de aprendices con contrato de aprendizaje con el fin de complementar información sobre el estado de cada aprendiz de la ficha orientada. Así mismo, recibe el reporte de novedades que surjan luego de la revisión del mismo, en el formato Reporte Novedades de Aprendices. Etapa -- DTCA-F001-M-07 Formato Reporte Novedades de aprendices 12 Registrar empresas 13 Realizar reunión etapa con aprendices 4 12 Etapa, elabora el listado de empresas en las cuales los aprendices del CTCM se encuentran realizando la etapa Este registro deberá ser actualizado de forma permanente y estará a disposición de coordinadores e instructores según sea necesario. 13 Realizar con los aprendices una reunión de etapa liderada por los instructores de seguimiento el último jueves de cada mes, de 2 a 6 p.m. en la cual se realizan las siguientes actividades: Diligenciar acta sobre los temas tratados en GD-F-007 Formato de Acta (SIG DG) Recolectar y actualizar información sobre los aprendices haciendo uso de los formatos GFPI-F-023 (SIG DG) Etapa Etapa Registro de empresa GD-F-007 Formato de Acta GFPI-F-023 Control ubicación aprendices etapa FECHA 11/ 11/ 2014 CÓDIGO: DTSEP-C005-M-10 Versión: 03 Página 7 de 10

8 4 14 Reportar modificación de alternativa de etapa y Formato GFPI-F-065 (SIG DG) Establecer necesidades de capacitación y actualización a implementar en próximas sesiones. 14 El aprendiz reporta cualquier modificación de alternativa de etapa al instructor de seguimiento o al gerente de proyecto y al coordinador académico quien da el visto bueno para que el encargado de SOFIA haga la modificación inmediata de dicho registro en SOFIA PLUS. Bienestar de Aprendices Aprendiz Jefe de grupo Encargado de SOFIA PLUS. GFPI-F-065 Selección Alternativa Etapa SOFIA PLUS 15 Remitir informe 15 El líder de Contrato Etapa, elabora mensualmente un informe de opciones de etapa y lo remite al comité primario e instructores de seguimiento de etapa. Etapa Informe de opciones de etapa 16 Documentar portafolio 16 El instructor de Etapa documenta el portafolio con las evidencias de seguimiento de las fichas de las cuales es responsable; en este portafolio deben encontrarse diligenciados los formatos elaborados para el seguimiento a esta etapa. seguimiento etapa Portafolio de evidencias 17 Revisar portafolio 18 Evaluar etapa 19 Informar situaciones e inconvenientes 17 Mensualmente el coordinador académico de cada área, hace revisión del portafolio de los instructores de seguimiento a etapa como requisito previo al pago de servicios teniendo en cuenta lista de chequeo acompañamiento a portafolios instructores seguimiento. Este portafolio que lleva el instructor será entregado a los coordinadores del área una vez finaliza la ficha o al finalizar el seguimiento. 18 El instructor de Etapa revisa y evalúa la bitácora que elaboran los aprendices tanto en forma física como virtual según sean las competencias a evaluar. académico Instructores de seguimiento a etapa Lista de chequeo acompañamiento a portafolios instructores seguimiento Blackboard - DTSEP-F001-M-10 Formato - DTSEP-F001-M-10 Formato Bitácora del aprendiz en etapa. SOFIA PLUS 5 19 El aprendiz no podrá renunciar por cuenta propia a la entidad en la cual se encuentra realizando su etapa. Debe informar al instructor de seguimiento sobre las situaciones o inconvenientes que se presenten de manera que éste pueda intervenir en la solución de dichos Aprendiz Correo electrónico GD-F-011 Formato Carta FECHA 11/ 11/ 2014 CÓDIGO: DTSEP-C005-M-10 Versión: 03 Página 8 de 10

9 inconvenientes Entregar Documentación 21 Evaluar etapa 22 Entrega de soportes 23 Reporte de faltas 20 Una vez el aprendiz finaliza su etapa entrega al instructor de seguimiento las evidencias respectivas y solicita a la entidad en la cual hace su práctica, una certificación que debe contener: datos del aprendiz, fecha de ingreso y terminación de la práctica, funciones desarrolladas y breve evaluación de su desempeño. Debe entregarse en papel membretado de la entidad, firma y sello (si lo hay) del representante legal o jefe inmediato. 21 El instructor de Etapa registra la respectiva evaluación o juicio de cada aprendiz que finalice la etapa, como requisito para certificación. De igual forma realiza el registro de dicha evaluación en el Formato GFPI-F-022 (SIG DG) 22 El instructor de entrega al coordinador de área los soportes o evidencias de la terminación de etapa junto con el juicio evaluativo en el formato GFPI-F-022 (SUG DG) y en SOFÍA PLUS de los aprendices que cumplan con dicha etapa. Aprendiz seguimiento Certificación de la empresa -DTFPI-F012-M-10 Formato planeación, seguimiento y evaluación etapa GFPI-F-022 Formato Plan de Evaluación y seguimiento etapa Portafolio de evidencias SOFIA PLUS GFPI-F-022 Formato Plan de Evaluación y seguimiento etapa -DTFPI-F012-M-10 Formato planeación, seguimiento y evaluación etapa FIN 23 El Etapa reporta al coordinador académico, cuando un aprendiz comete una falta estipulada en el reglamento del aprendiz, una vez agotado el debido proceso por parte del mismo. El coordinador debe dar curso según lo estipulado en el reglamento del aprendiz; citar a comité de evaluación y seguimiento para que se estudie su situación y se argumente la recomendación pertinente. Etapa Citación a comité de evaluación y seguimiento Correo electrónico FIN FECHA 11/ 11/ 2014 CÓDIGO: DTSEP-C005-M-10 Versión: 03 Página 9 de 10

10 Control de los Cambios Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio Solicitado por 01 Noviembre 30 de 2013 Documento Original Comité SIG 02 Enero 07 de 2014 Se realiza por la Implementación del SIG con base en los lineamientos de la Dirección General y el Centro de Gestión Administrativa SIG 03 Noviembre 11 de 2014 Se realiza por la Implementación del MSIG con base en los lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa MSIG FECHA 11/ 11/ 2014 CÓDIGO: DTSEP-C005-M-10 Versión: 03 Página 10 de 10