MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

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1 SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS Edificio Administrativo 1º piso Teléfonos: /Fax No CE: dsia@.ula.ve Pag. WEB:

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3 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 1/1 Asunto: AUTORIDADES UNIVERSITARIAS AUTORIDADES UNIVERSITARIAS Léster Rodríguez Herrera RECTOR Humberto Ruiz VICERRECTOR ACADÉMICO Mario Bonucci VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Nancy Rivas de Prado SECRETARIA Jesús Calderón Director de la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA) MERIDA, DICIEMBRE 2006

4 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: ELABORACIÓN Página: 1/1 EQUIPO DE TRABAJO DISEÑO Y ELABORACIÓN DE: Lic. MARBELLA DEL V. CONTRERAS OVIEDO Lic. DIONELLY CAROLINA VERA OSORIO PERSONAL COLABORADORES Funcionarios (as) del Departamento de Contabilidad PERSONAL QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS. COORDINACIÓN Y ASESORIA Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMÍREZ Especialista Organizacional de la DSIA MÉRIDA, DICIEMBRE 2006

5 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: INDICE DEL MANUAL Página: 1/7 1. INTRODUCCIÓN 2. ANTECEDENTES HISTORICOS 3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Organigrama de la Dirección de Finanzas. Organigrama del Departamento de Contabilidad. Organigrama Funcional del Departamento de Contabilidad. 4. MODELO DE JERARQUIA DE SISTEMAS 5. DIRECTORIO 6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO 7. MODELOS DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO 8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio. Cadena de Valor del Sistema de Negocio. Árbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales). Árbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo). Cantidad de Procesos y Procedimientos Ejecutados en el Departamento de Contabilidad. 9. PROCESO 1: REGISTRO Índice del Proceso. Diagrama de Proceso de Registro. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Registro. Información General del Proceso de Registro. sub-proceso: Ingreso. Procedimientos: Diagrama de Actividades 1.1.1: Recepción, Distribución y Registro de los Movimientos de Ingresos. Procedimiento 1.1.1: Recepción, Distribución y Registro de los Movimientos de Ingresos. Diagrama de Actividades 1.1.2: Apertura o Modificación de Cuentas por Cobrar.

6 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: INDICE DEL MANUAL Página: 2/7 Procedimiento 1.1.2: Apertura o Modificación de Cuentas por Cobrar. Diagrama de Actividades 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada. Procedimiento 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada. Diagrama de Actividades 1.1.4: Revisión y Emisión de Solvencias Administrativas y/o Constancias de deuda por Pago de Prestaciones Sociales. Procedimiento 1.1.4: Revisión y Emisión de Solvencias Administrativas y/o Constancias de deuda por Pago de Prestaciones Sociales. Diagrama de Actividades 1.1.5: Revisión del Reporte Comparado de Ingresos. Procedimiento 1.1.5: Revisión del Reporte Comparado de Ingresos. Diagrama de Actividades 1.1.6: Elaboración de Asientos de Ajuste. Procedimiento 1.1.6: Elaboración de Asientos de Ajuste. Sub-Proceso: Egreso. Procedimientos: Diagrama de Actividades 1.2.1: Recepción, Distribución, Revisión y Registro de los Movimientos Bancarios Diarios de Pagos Centralizados. Procedimiento 1.2.1: Recepción, Distribución, Revisión y Registro de los Movimientos Bancarios Diarios de Pagos Centralizados. Diagrama de Actividades 1.2.2: Desincorporación de Bienes Muebles del Patrimonio Universitario. Procedimiento 1.2.2: Desincorporación de Bienes Muebles del Patrimonio Universitario. Diagrama de Actividades 1.2.3: Recepción y Distribución de Notas de Débito y Nota de Crédito Bancarios. Procedimiento 1.2.3: Recepción y Distribución de Notas de Débito y Nota de Crédito Bancarios. Diagrama de Actividades 1.2.4: Solicitud y Recepción de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago. Procedimiento A: Solicitud de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago.

7 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: INDICE DEL MANUAL Página: 3/7 Procedimiento B: Recepción de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago. Diagrama de Actividades 1.2.5: Revisión de las Rendiciones de Gastos de Fondos en Anticipos e Ingresos Propios. Procedimiento 1.2.5: Revisión de las Rendiciones de Gastos de Fondos en Anticipos e Ingresos Propios. Sub-Proceso: Revisión y Análisis. Procedimientos: Diagrama de Actividades 1.3.1: Revisión de las Nóminas Canceladas. Procedimiento 1.3.1: Revisión de las Nóminas Canceladas. Diagrama de Actividades 1.3.2: Análisis de las Cuentas Contables Obrar en Proceso, Anticipos a Contratistas y Anticipos a Proveedores. Procedimiento 1.3.2: Análisis de las Cuentas Contables Obrar en Proceso, Anticipos a Contratistas y Anticipos a Proveedores. Sub-Proceso: Actualización de las Tablas. Procedimientos: Diagrama de Actividades 1.4.1: Actualización de la Tabla de Conversión de Códigos de Gastos Presupuestarios a Códigos de Gastos Contables. Procedimiento 1.4.1: Actualización de la Tabla de Conversión de Códigos de Gastos Presupuestarios a Códigos de Gastos Contables. Diagrama de Actividades 1.4.2: Actualización de la Tabla de Conceptos de Deducciones de las Nóminas. Procedimiento 1.4.2: Actualización de la Tabla de Conceptos de Deducciones de las Nóminas. Diagrama de Actividades 1.4.3: Actualización de la Tabla de Conceptos de Ingresos a Tesorería. Procedimiento 1.4.3: Actualización de la Tabla de Conceptos de Ingresos a Tesorería.

8 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: INDICE DEL MANUAL Página: 4/7 10. PROCESO 2: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Índice del Proceso. Diagrama de Proceso de Análisis y Conciliación. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Análisis y Conciliación. Información General del Proceso de Análisis y Conciliación. Procedimientos: Diagrama de Actividades 2.1: Análisis de Cuentas del Pasivo. Procedimiento 2.1: Análisis de Cuentas del Pasivo. Diagrama de Actividades 2.2: Elaboración de Asientos de Ajuste. Procedimiento 2.2: Elaboración de Asientos de Ajuste. Diagrama de Actividades 2.3: Comparación entre el Reporte del Auxiliar Analítico y el Reporte de Movimiento Bancario. Procedimiento 2.3: Comparación entre el Reporte del Auxiliar Analítico y el Reporte de Movimiento Bancario. Diagrama de Actividades 2.4: Elaboración de Estados de Conciliación Bancaria. Procedimiento 2.4: Elaboración de Estados de Conciliación Bancaria. 11. PROCESO 3: ARCHIVO Índice del Proceso. Diagrama de Proceso de Archivo. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Archivo. Información General del Proceso de Archivo. Procedimientos: Diagrama de Actividades 3.1: Archivo de Asientos Contables y sus Soportes. Procedimiento 3.1: Archivo de Asientos Contables y sus Soportes. Diagrama de Actividades 3.2: Recepción y Archivo de la Información Contable y de Nómina a través de Medios Magnéticos Procedimiento 3.2: Recepción y Archivo de la Información Contable y de Nómina a través de Medios Magnéticos Diagrama de Actividades 3.3: Recepción y Archivo de Comprobantes de Cheques.

9 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: INDICE DEL MANUAL Página: 5/7 Procedimiento 3.3: Recepción y Archivo de Comprobantes de Cheques. Diagrama de Actividades 3.4: Recepción y Archivo de Tickets de Unidades de Producción. Procedimiento 3.4: Recepción y Archivo de Tickets de Unidades de Producción. Diagrama de Actividades 3.5: Búsqueda de Documentos para Fines de Jubilación solicitada por la Dirección de Personal, OAP y a Título Personal. Procedimiento 3.5: Búsqueda de Documentos para Fines de Jubilación solicitada por la Dirección de Personal, OAP y a Título Personal. Diagrama de Actividades 3.6: Búsqueda de Documentos solicitados por la Unidad de Auditoria Interna. Procedimiento 3.6: Búsqueda de Documentos solicitados por la Unidad de Auditoria Interna. Diagrama de Actividades 3.7: Depuración de Archivos Contables. Procedimiento 3.7: Depuración de Archivos Contables. 12. PROCESO 4: REGISTRO EN FORMATO Índice del Proceso. Diagrama de Proceso de Registro en Formato. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Registro en Formato. Información General del Proceso de Registro en Formato. Procedimientos: Diagrama de Actividades 4.1: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo Número 07 la Información de la Ejecución financiera y Presupuestaria. Procedimiento 4.1: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo Número 07 la Información de la Ejecución financiera y Presupuestaria. Diagrama de Actividades 4.2: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo Número 19 la Información del Proyecto del Presupuesto Anual. Procedimiento 4.2: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo Número 19 la Información del Proyecto del Presupuesto Anual.

10 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: INDICE DEL MANUAL Página: 6/7 13. PROCESO 5: CIERRE CONTABLE Índice del Proceso. Diagrama de Proceso de Cierre Contable. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Cierre Contable. Información General del Proceso de Cierre Contable. Procedimientos: Diagrama de Actividades 5.1: Cierre Contable Mensual. Procedimiento 5.1: Cierre Contable Mensual. Diagrama de Actividades 5.2: Cierre Contable Anual. Procedimiento 5.2: Cierre Contable Anual. 14. PROCESO APOYO 1: APOYO DE SERVICIO Índice del Proceso. Diagrama de Proceso de Apoyo de Servicio. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Apoyo de Servicio. Procedimientos: Diagrama de Actividades PA-1.1: Servicio de Limpieza en las Instalaciones Internas del Departamento de Contabilidad. Procedimiento PA-1.1: Servicio de Limpieza en las Instalaciones Internas del Departamento de Contabilidad. 15. PROCESO APOYO 2: APOYO SECRETARIAL Índice del Proceso. Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Apoyo Secretarial. Procedimientos: Diagrama de Actividades PA-2.1: Control de Entrada de Correspondencia. Procedimiento PA-2.1: Control de Entrada de Correspondencia. Diagrama de Actividades PA-2.2: Control de Salida de Correspondencia.

11 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: INDICE DEL MANUAL Página: 7/7 Procedimiento PA-2.2: Control de Salida de Correspondencia. Diagrama de Actividades PA-2.3: Solicitud, Recepción y Distribución de los Materiales y Suministros de la Oficina Central de Control de Bienes. Procedimiento A: Solicitud y Recepción de los Materiales y Suministros del Departamento de Contabilidad. Procedimiento B: Distribución de los Materiales y Suministros del Departamento de Contabilidad. Diagrama de Actividades PA-2.4: Control de Asistencia. Procedimiento PA-2.2: PA-2.4: Control de Asistencia. 16. PROCESO APOYO 3: ASISTENCIA EN CONTABILIDAD Índice del Proceso. Diagrama de Proceso de Asistencia en Contabilidad. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Asistencia en Contabilidad. Procedimientos: Diagrama de Actividades PA-3.1: Emisión de Solvencias Administrativas a los Estudiantes para Grados, Retiro o Cambio de Opción. Procedimiento PA-3.1: Emisión de Solvencias Administrativas a los Estudiantes para Grados, Retiro o Cambio de Opción. Diagrama de Actividades PA-3.2: Emisión de Solvencias Administrativas para Solicitud de Notas Certificadas. Procedimiento PA-3.2: Emisión de Solvencias Administrativas para Solicitud de Notas Certificadas. 17. MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES Modelo Actor Rol. Modelo Rol Actividad. Matriz Actores Procesos. 18. GLOSARIO DE TÉRMINOS 19. ANEXOS Formatos Planillas Utilizados en el Departamento de Contabilidad.

12 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: 1. INTRODUCCIÓN Página: 1/3 El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos, es una contribución que le permitirá al Departamento de Contabilidad de la Dirección de Finanzas de la Universidad de los Andes, contar con un apoyo actualizado contentivo de las descripciones de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones llevadas a cabo en cada uno de los puestos de trabajo, precisando responsabilidades y participaciones, proporcionando información a los futuros interesados en conocer el funcionamiento del mismo, pudiendo disipar inquietudes en la ejecución de los procedimientos. Desarrollado con mucha cautela y claro compromiso de presentar un trabajo bien realizado, gracias a la colaboración de cada uno de los funcionarios (as) que laboran en el Departamento de Contabilidad, quienes aportaron toda la información solicitada y la asesoría de la Ing. Elvia Elena Abreu Ramírez. El mismo, forma parte de la documentación que se genera del Sistema de Información Organizacional que viene desarrollando la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA), de acuerdo con la metodología establecida por el lenguaje UML (Unified Modeling Language) Lenguaje Unificado de Modelado de Negocios desarrollada por la Prof. Judith Barrios A. y el Prof. Jonás Montilva, de la Universidad de los Andes (ULA), el cual consta de seis etapas, a saber: Preparación Organizacional, Entender el Proceso Actual, Rediseño del Proceso, Desarrollo del Manual, Aprobación e Implementación del Manual y Medidas, Controles y Mejoramiento Continuo. El Manual consta de las siguientes secciones: Introducción, breve explicación al lector, acerca de los motivos y propósitos del mismo, metodología aplicada en el desarrollo del Manual así como una breve demostración de cómo están organizadas sus secciones. Antecedentes Históricos, muestra brevemente la evolución del Departamento de Contabilidad. Organigrama de la Unidad Administrativa, se presenta la estructura organizativa de la Dirección de Finanzas y del Departamento de Contabilidad.

13 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: 1. INTRODUCCIÓN Página: 2/3 Modelos, de Jerarquía de Sistemas, de Objetivos, de Reglas y de Procesos de Negocio que ilustra a través de diagramas el Sistema de Contabilidad, la Misión y Objetivos (Generales y Específicos) del departamento, la Base Jurídica que rige y sustenta los procesos y procedimientos llevados a cabo en el departamento además de ilustrar brevemente y en general el Proceso de Servicio de Contabilidad y los Árboles de Procedimientos (Fundamentales y de Apoyo), respectivamente. Proceso, descripción gráfica y narrativa de los procesos y procedimientos ejecutados en el Departamento de Contabilidad, representando una herramienta de conocimiento de las diferentes actividades desempeñadas en el departamento. Modelo de Actores y Unidades Organizacionales, presenta los diferentes actores y roles desempeñados por los mismos, las funciones establecidas por el Manual de Cargos de la Universidad de los Andes (ULA) así como las desempeñadas actualmente por los funcionarios del departamento y los procesos y procedimientos desarrollados en el Manual. Glosario de Términos, con la finalidad de facilitar el manejo del Manual y lograr uniformidad de criterios en su aplicación. Anexos, presenta los diferentes formatos y planillas utilizados por los funcionarios del departamento en la ejecución de sus actividades. La correcta interpretación y aplicación de este Manual, se traducirá en una mayor eficiencia operativa, ya que es un elemento dinámico, donde el lector que desee conocer sobre el mismo, podrá visualizar de forma sencilla y en cualquier momento los procedimientos que se ejecutan en el departamento, la forma de llevarlos a cabo y los responsables de que dichos procedimientos se ejecuten de forma óptima para alcanzar los objetivos que tiene planteado el departamento en concordancia con las leyes, reglamentos, códigos, estatutos, manuales, políticas y otras estipulaciones que afectan a la institución.

14 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: 1. INTRODUCCIÓN Página: 3/3 Es por ello que recomendamos, que sería oportuno que cada uno de los funcionarios que laboran en el Departamento de Contabilidad dedique un poco de su valioso tiempo, en leer el manual, darle un uso adecuado al mismo y preocuparse por actualizarlo en el momento que así lo consideren oportuno, a fin de contar siempre con una herramienta de múltiples ventajas actualizada.

15 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 1/1 Asunto: 2. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD El Consejo Universitario, en reunión celebrada el 15 de Marzo de consideró impostergable la reestructuración administrativa de la Institución para dotarla del apoyo gerencial requerido para el cabal cumplimiento de sus superiores objetivos. En consecuencia acordó eliminar la Dirección de Administración y crear la Dirección de Finanzas. La Dirección de Finanzas se fundó el 15 de Marzo de 1.977, adscrita al Vicerrectorado Administrativo, para atender todas las tareas financieras contables de la Institución, a la cual se adscribieron los Departamentos de Tesorería, Contabilidad y Bienes y Rentas; teniendo además las unidades y dependencias que fueran necesarias para el cumplimiento de sus finalidades. Hoy día la Dirección de Finanzas cuenta con cuatro (4) departamentos adscritos que son: Departamento de Tesorería, Oficina Central de Control de Bienes, Departamento de Contabilidad y Departamento de Nómina. El Departamento de Contabilidad tiene como misión Canalizar la totalidad de los registros financieros y patrimoniales de la Universidad, así como proporcionar la información a través de los Estados Financieros. (Memoria y Cuenta de la ULA año 2005). El Departamento de Contabilidad cuenta a su vez con tres secciones: Sección de Registro (9 personas laborando). Sección de Análisis (5 personas laborando). Sección de Archivo (2 personas laborando). Además con las Unidades de Apoyo Administrativo que proporciona: Apoyo Secretarial (1 persona laborando). Apoyo de Servicio (1 persona laborando). Apoyo de Asistencia en Contabilidad (1 persona laborando). Y como encargado de hacer que el departamento logre los objetivos planteados: Jefe del Departamento de Contabilidad: Lic. Napoleón Sosa.

16 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 1/4 Asunto: 3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

17 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 2/4 Asunto: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS Fuente:

18 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 3/4 ÁREA FINANCIERA Asunto: ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DIRECCION DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS SECCION DE REGISTRO SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION SECCIÓN DE ARCHIVO Fuente: Creación de las Analistas.

19 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 4/4 ÁREA FINANCIERA Asunto: ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DIRECCION DE FINANZAS DIRECTOR DE FINANZAS Prof. Ángel Rodríguez DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD JEFE DE CONTABILIDAD Lic. Napoleón Sosa APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS 1 Oficinista 1 Obrero ASISTENCIA EN CONTABILIDAD 1 Asistente de Contabilidad SECCIÓN DE REGISTRO JEFE DE LA SECCIÓN Lic. Libia Rojas SECCIÓN DE ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN JEFE DE LA SECCIÓN Lic. Yride Parra SECCIÓN DE ARCHIVO JEFE DE LA SECCIÓN Ramírez Alí 2 Contador. 3 Contabilista. 1 Secretaria Ejecutiva. 1 Archivista. 2 Contador. 1 Contabilista. 1 Asistente de Tesorería. Fuente: Creación de las Analistas.

20 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 1/2 Asunto: 4. MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS

21 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 2/2 Asunto: 4. MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS SISTEMAS FINANCIERO SUPRASISTEMA SUBSISTEMAS SISTEMA DE CONTABILIDAD Registro Análisis y Conciliación INTRA Apoyo Gerencial SISTEMA DE TESORERÍA INTER Archivo SISTEMA GERENCIAL FINANCIERO AMBIENTE EXTERNO SISTEMA DE NÓMINA SISTEMA DE CONTROL DE BIENES

22 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: 5. DIRECTORIO Página: 1/2

23 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: DIRECTORIO Página: 2/2 DIRECTORIO UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Nº NOMBRE Y APELLIDO CARGO EXTENSIÓN EXPERTO DEL DOMINIO CEDULA DE IDENTIDAD CONDICIÓN PERSONAL DIRECTIVO 1 Sosa Napoleón Jefe de Contabilidad 2555 X Fijo 2 Uzcátegui Freddy Analista de Nómina Fijo PERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJO SECCIÓN DE REGISTRO 3 Rojas Moreno Yhoset Onofre Contabilista Fijo 4 Volcanes Calderón Jesús G. Contabilista Fijo 5 Quintero De Rios Marisol Contabilista Fijo SECCIÓN ANALISIS Y CONCILIACIÓN 6 Pérez de Paredes Yajaira Contabilista 2560 X Fijo 7 Díaz Zambrano Haidée Contabilista Jubilado SECCIÓN ARCHIVO 8 Pérez Osorio María Auxiliadora Archivista Jubilado 9 Pineda Rojas Duglas José Archivista Fijo 10 Ramírez Fernández Alí Reinaldo Asistente de Tesorería 2561 X Fijo PERSONAL PROFESIONAL FIJO SECCIÓN DE REGISTRO 11 Rojas Méndez Libia Isabel Contador Jefe 2558 X Fijo 12 Vera Ramírez Yelitze Carolina Contador Fijo 13 Pernia Pernia Zuleima Contador 2558 X Fijo 14 González Rojas Elda Domiti Contador Obtuvo Cambio SECCIÓN ANALISIS Y CONCILIACIÓN 15 Parra Rivera Yride Coromoto Contador Jefe 2560 X Fijo 16 Quintero Dávila Neira Contador Fijo 17 Sulbarán Rancel Dorys Coromoto Contador Fijo PERSONAL DE APOYO 18 Aguaje Cepeda María Alejandra Oficinista Fijo 19 Villasmil Elio de Jesús Asistente de Contabilidad Fijo PERSONAL OBRERO FIJO 20 Morales Eddy Josefina Obrero Fijo PERSONAL ADSCRITO A OTRAS DEPENDENCIAS 21 González Yaritza Secretaria Ejecutiva Fijo 22 Peña Pacheco Mariela Archivista Fijo 23 Pizzani Avila Gladys María Asistente de Tesorería Fijo Fuente: Relación de Cargos de la Dirección de Finanzas.

24 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS Página: 1/5

25 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS Página: 2/5 Para realizar el Modelo de Objetivos se consulto la siguiente fuente histórica, tomando la más actualizada, es decir, la que se encuentra sombreada para realizar el modelado a través del Lenguaje UML Business. CONCEPTOS DEL MODELADO DE OBJETIVOS MISIÓN MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AÑO: 2005 Canalizar la totalidad de los registros financieros y patrimoniales de la Universidad, así como proporcionar la información a través de los Estados Financieros. PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AÑO: OBJETIVOS UNIDAD ADMINISTRATIVA:DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD FUENTE DE INFORMACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN - AÑO: 1993 PÁGINA WEB DE LA ULA - AÑO: OTRA FUENTE (especificar) VISIÓN OBJETIVO GENERAL CUALITATIVO "Mantener y proporcionar información sobre la situación económico financiera de la Universidad para la toma de decisiones, mediante el registro sistemático y oportuno de las trasacciones que realiza la Universidad". OBJETIVOS ESPECÍFICOS Registrar y analizar las transacciones de carácter financiero de ingreso y egreso que se originaron en la Universidad de los Andes. (Material impreso desarrollado por pasantes del Departamento de Contabilidad) 1. "Registrar y analizar las transacciones de carácter financiero que se originan en la Universidad de los Andes. 2.Registro de las transacciones financieras que originan los ingresos y egresos de la Universidad. 3.Recopilar, clasificar y archivar la documentación procesada en el departamento, base de los asientos contables. 4.Suministrar la información contable necesaria a las autoridades universitarias y a los entes que la requieran sobre la situación financiera de la Universidad y de las operaciones que ésta realiza". (Material impreso desarrollado por pasantes del Departamento de Contabilidad) CUANTITATIVO

26 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS Página: 3/5 CONCEPTOS DEL MODELADO DE OBJETIVOS MISIÓN MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AÑO: 2005 PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AÑO: OBJETIVOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD SECCION DE REGISTRO FUENTE DE INFORMACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN - AÑO: 1993 PÁGINA WEB DE LA ULA - AÑO: OTRA FUENTE (especificar) VISIÓN OBJETIVO GENERAL "Registrar las transacciones y operaciones generales de la Universidad, producto de la ejecución presupuestaria". CONCEPTOS DEL MODELADO DE OBJETIVOS MISIÓN MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AÑO: 2005 PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AÑO: OBJETIVOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION FUENTE DE INFORMACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN - AÑO: 1993 PÁGINA WEB DE LA ULA - AÑO: OTRA FUENTE (especificar) VISIÓN OBJETIVO GENERAL "Efectuar el análisis integral y comparativo de las cuentas de activos y pasivos y verificación de los saldos bancarios a fin de conocer el comportamiento de los mismos y constatar el cumplimiento de la normativa establecida para orientar la toma de decisiones".

27 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS Página: 4/5 OBJETIVOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD SECCION DE ARCHIVO CONCEPTOS DEL MODELADO DE OBJETIVOS MISIÓN MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AÑO: 2005 PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AÑO: FUENTE DE INFORMACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN - AÑO: 1993 PÁGINA WEB DE LA ULA - AÑO: OTRA FUENTE (especificar) VISIÓN OBJETIVO GENERAL "Recibir, despachar y archivar los documentos que genera el Departamento de Contabilidad".

28 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS Página: 5/5

29 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: 7. MODELO DE REGLAS Página: 1/2

30 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: MODELO DE REGLAS Página: 2/2

31 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 1/6 Asunto: 8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO

32 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 2/6 Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DEL SISTEMA DE NEGOCIO

33 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 3/6 Asunto: CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO

34 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 4/6 ÁREA FINANCIERA Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES)

35 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 5/6 ÁREA FINANCIERA Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYOS)

36 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 6/6 ÁREA FINANCIERA Asunto: CANTIDAD DE PROCEDIMIENTOS EJECUTADOS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

37 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 1/13 Proceso: 9. PROCESO 1: REGISTRO

38 Asunto: Proceso: REGISTRO Página: 2/13 INDICE DEL PROCESO 9. PROCESO 1: REGISTRO Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Información General Objetivo. Clientes: Iniciales. Finales. Entradas. Salidas. Dependencias y/o Personas Vinculadas: Internas. Base Legal Relacionada. Formularios. Recursos: Humanos. Tecnológicos: Computacionales. Materiales y Equipos. Sub-Proceso: Ingreso. Procedimientos: Diagrama de Actividades 1.1.1: Recepción, Distribución y Registro de los Movimientos de Ingresos. Procedimiento 1.1.1: Recepción, Distribución y Registro de los Movimientos de Ingresos. Diagrama de Actividades 1.1.2: Apertura o Modificación de Cuentas por Cobrar. Procedimiento 1.1.2: Apertura o Modificación de Cuentas por Cobrar. Diagrama de Actividades 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada. Procedimiento 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada. Diagrama de Actividades 1.1.4: Revisión y Emisión de Solvencias Administrativas y/o Constancias de deuda por Pago de Prestaciones Sociales.

39 Asunto: Proceso: REGISTRO Página: 3/13 INDICE DEL PROCESO Procedimiento 1.1.4: Revisión y Emisión de Solvencias Administrativas y/o Constancias de deuda por Pago de Prestaciones Sociales. Diagrama de Actividades 1.1.5: Revisión del Reporte Comparado de Ingresos. Procedimiento 1.1.5: Revisión del Reporte Comparado de Ingresos. Diagrama de Actividades 1.1.6: Elaboración de Asientos de Ajuste. Procedimiento 1.1.6: Elaboración de Asientos de Ajuste. Sub-Proceso: Egreso. Procedimientos: Diagrama de Actividades 1.2.1: Recepción, Distribución, Revisión y Registro de los Movimientos Bancarios Diarios de Pagos Centralizados. Procedimiento 1.2.1: Recepción, Distribución, Revisión y Registro de los Movimientos Bancarios Diarios de Pagos Centralizados. Diagrama de Actividades 1.2.2: Desincorporación de Bienes Muebles del Patrimonio Universitario. Procedimiento 1.2.2: Desincorporación de Bienes Muebles del Patrimonio Universitario. Diagrama de Actividades 1.2.3: Recepción y Distribución de Notas de Débito y Nota de Crédito Bancarios. Procedimiento 1.2.3: Recepción y Distribución de Notas de Débito y Nota de Crédito Bancarios. Diagrama de Actividades 1.2.4: Solicitud y Recepción de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago. Procedimiento A: Solicitud de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago. Procedimiento B: Recepción de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago. Diagrama de Actividades 1.2.5: Revisión de las Rendiciones de Gastos de Fondos en Anticipos e Ingresos Propios.

40 Asunto: Proceso: REGISTRO Página: 4/13 INDICE DEL PROCESO Procedimiento 1.2.5: Revisión de las Rendiciones de Gastos de Fondos en Anticipos e Ingresos Propios. Sub-Proceso: Revisión y Análisis. Procedimientos: Diagrama de Actividades 1.3.1: Revisión de las Nóminas Canceladas. Procedimiento 1.3.1: Revisión de las Nóminas Canceladas. Diagrama de Actividades 1.3.2: Análisis de las Cuentas Contables Obrar en Proceso, Anticipos a Contratistas y Anticipos a Proveedores. Procedimiento 1.3.2: Análisis de las Cuentas Contables Obrar en Proceso, Anticipos a Contratistas y Anticipos a Proveedores. Sub-Proceso: Actualización de las Tablas. Procedimientos: Diagrama de Actividades 1.4.1: Actualización de la Tabla de Conversión de Códigos de Gastos Presupuestarios a Códigos de Gastos Contables. Procedimiento 1.4.1: Actualización de la Tabla de Conversión de Códigos de Gastos Presupuestarios a Códigos de Gastos Contables. Diagrama de Actividades 1.4.2: Actualización de la Tabla de Conceptos de Deducciones de las Nóminas. Procedimiento 1.4.2: Actualización de la Tabla de Conceptos de Deducciones de las Nóminas. Diagrama de Actividades 1.4.3: Actualización de la Tabla de Conceptos de Ingresos a Tesorería. Procedimiento 1.4.3: Actualización de la Tabla de Conceptos de Ingresos a Tesorería.

41 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 5/13 Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE REGISTRO

42 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 6/13 Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE REGISTRO

43 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 7/13 Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE REGISTRO

44 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 8/13 Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE REGISTRO

45 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 9/13 Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE REGISTRO

46 Página: 10/13 Asunto: Proceso: REGISTRO INFORMACIÓN GENERAL INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO 1: REGISTRO OBJETIVO Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de registrar sistemática y oportunamente los movimientos de ingresos y egresos producto de la ejecución presupuestaria, revisar las nóminas canceladas, analizar las cuentas contables así como a los efectos de realizar la actualización de las tablas de conceptos y de conversión. CLIENTES INICIALES Facultad/Núcleo y/o Dependencia de la Universidad de los Andes (ULA). FINALES Facultad/Núcleo y/o Dependencia de la Universidad de los Andes. Archivo del Departamento de Contabilidad. ENTRADAS Solicitud del registro sistemático y oportuno de los movimientos de ingresos y egresos producto de la ejecución presupuestaria. Solicitud de revisión de las nóminas canceladas. Solicitud de análisis de las cuentas contables. Solicitud de actualización de las tablas de conceptos y de conversión. SALIDAS Reportes de Comprobantes de Diario de Ingresos a Caja e Ingresos Propios.

47 Página: 11/13 Asunto: Proceso: REGISTRO INFORMACIÓN GENERAL Reporte de Movimientos de Pagos Centralizados. Solvencias Administrativas para Pago de Prestaciones Sociales. Reporte de Comparado de Ingreso y Reporte de Balance de Comprobación. Carpetas de Rendiciones de Fondos en Anticipos e Ingresos Propios. Reportes de Comprobantes de Diario de Nóminas Canceladas. Reporte de Comprobante de Diario y soportes de Asientos de Ajustes. Actualización de la Tabla de Conversión y Tabla de Conceptos. DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS BASE LEGAL RELACIONADA INTERNAS Consejo Universitario. Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia. Dirección de Presupuesto. Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA). Dirección de Finanzas. Funcionarios que laboran en el Departamento de Contabilidad. Reglamento de Compras de Bienes y Contratación de Obras y Servicios. Reglamento de Viáticos. Normas para la Administración y Ejecución de Créditos Presupuestarios.

48 Página: 12/13 Asunto: Proceso: REGISTRO INFORMACIÓN GENERAL FORMULARIOS Manuales o catálogos de cuentas contables para el sistema de contabilidad pública elaborado por Programa de Modernización de la Administración Financiera del Estado. Clasificador de cuentas presupuestarias de Ingresos y Egresos presupuestarios. Sistema de cuentas de Contabilidad Pública (Catalogo de Cuentas). Instructivo del cierre presupuestario. Políticas y Normas de funcionamiento interno del Departamento de Contabilidad. Formato de Control de Revisión de Movimiento de Ingresos. Formato de Control de Revisión de Movimiento de Egresos. Formato de Reporte de Análisis de Cuenta Obras en Proceso. Formato de Reporte de Análisis de Cuenta Anticipo a Contratistas ó Anticipo a Proveedores. Formato de Cuadro Resumen Cuentas por Cobrar. Formato de Cuadro Resumen de Órdenes de Pago Anuladas. Formato de Relación de Deudas del Personal Docente y A.T.O. Formato de Cuadro de Asiento de Ajuste. Formato de Control de Entrega de Rendiciones de Fondos y Anticipos. Planilla para Incorporación al Patrimonio Universitario. Formato de Relación para Prestaciones Sociales.

49 Página: 13/13 Asunto: Proceso: REGISTRO INFORMACIÓN GENERAL RECURSOS HUMANOS Jefe de Contabilidad. Contador Jefe (1). Contador (4). Contabilista (3). Archivista (1). Oficinista (1). TECNOLÓGICOS: Computacionales Sistema de Contabilidad. MATERIALES Y EQUIPOS Materiales y equipos de oficina. Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes,...etc.

50 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESO Página: 1/1 Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS

51 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESO Página: 1/7 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS

52 Página: 2/7 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE Sub Proceso: INGRESOS INGRESOS RESPONSABLE ACCION CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) 1. Recibe de la Sección de Caja y Valores del Departamento de Tesorería, las remesas de los reportes de movimientos de ingresos a caja e ingresos propios con sus respectivos soportes y el libro de control de entrega del Departamento de Tesorería. 2. Compara la fecha y el monto de los reportes de movimientos de ingresos a caja e ingresos propios reflejados en el reporte de comprobante de diario con el libro de control de entrega del Departamento de Tesorería. 3. Coloca firma, fecha y hora en el libro de control de entrega del Departamento de Tesorería 4. Anota en la carpeta de control de revisión de movimientos de ingresos, los reportes de movimientos de ingresos a caja e ingresos propios, recibidos. 5. Entrega al Contador (a) de Ingresos la carpeta de control de revisión de movimientos de ingresos. CONTADOR (INGRESOS) 6. Coloca los reportes de movimientos de ingresos a caja e ingresos propios con sus respectivos soportes en un archivo temporal, con el fin de que el Contador (a) de Ingresos busque posteriormente los reportes. 7. Busca los reportes de movimientos de ingresos a caja diarios y los reportes de movimientos de ingresos propios, con sus respectivos soportes.

53 Página: 3/7 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE Sub Proceso: INGRESOS INGRESOS 8. Registra en la carpeta de control de revisión de movimiento de ingresos, los reportes de movimientos de ingresos. 9. Genera los asientos contables en el Sistema de Contabilidad. 10. Imprime el reporte de comprobante de diario de ingresos a caja y/o el reporte de comprobante de diario de ingresos propios. 11. Verifica la existencia física de los siguientes soportes: a) Ingresos a Caja (reintegros de año en curso y años anteriores, ajustes ejercicios anteriores, venta bruta de bienes, venta de servicios, aranceles y derechos universitarios, ingresos a la propiedad y otros): Copia de la Planilla de Depósito. Reporte de aranceles enterados. Recibo de ingreso (original). De acuerdo al caso: relación de ingresos con los recibos emitidos por caja, copia del estado de cuenta ó corte de cuenta, comprobante de retención de impuestos, entre otros. Revisa que la planilla de depósito contenga firma, sello y validación del banco. Revisa que el reporte de aranceles enterados contenga sellos y firmas de: responsable de caja principal y del Departamento de Tesorería (Ir al paso 12).

54 Página: 4/7 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE Sub Proceso: INGRESOS INGRESOS b) Ingresos Propios: Formato (CP-P01) de Control Presupuestario Reposición de Ingresos Propios emitido por cada Dependencia Universitaria. Recibo de ingreso (original). Cuando viene acompañado el recibo de ingreso por tickets de unidades de producción: anota en el recibo de ingreso, la cantidad exacta que suman dichas unidades. Separa los tickets de unidades de producción. Registra los tickets de unidades de producción en un libro control. Introduce los tickets de unidades de producción en un sobre. Coloca en el sobre el número de asiento, fecha y número del recibo de ingreso o de relación al cual pertenecen. Envía el sobre, al archivo del Departamento de Contabilidad. Ver Procedimiento 3.4 RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE TICKETS DE UNIDADES DE PRODUCCIÓN. Reporte de ingresos enterados. Recibo de caja. Relación de las personas que cancelaron ingresos.

55 Página: 5/7 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE Sub Proceso: INGRESOS INGRESOS Copia del estado de cuenta ó corte de cuenta, en algunos casos. 12. Revisa que los soportes contengan firmas y sellos del: Administrador (a) de la Facultad, Cajero (a) de la Facultad, Departamento de Tesorería. 13. Coteja en el reporte de comprobante de diario de ingresos a caja y/o en el reporte de comprobante de diario de ingresos propios los siguientes datos: código contable, descripción o concepto, código de dependencia, referencia, tipo de documento, debe, haber y saldo. a) Si están correctos los datos en el reporte de comprobante de diario de ingresos a caja y/o en el reporte de comprobante de diario de ingresos propios (Ir al paso 14). b) En caso contrario, si están incorrectos los datos en el reporte de comprobante de diario de ingresos a caja y/o en el reporte de comprobante de diario de ingresos propios: Verifica en el reporte de movimiento de ingresos a caja e ingresos propios del día, en la relación y soportes correspondientes: los errores en códigos contables, omisiones o cuentas inválidas. Si encuentra omisiones o cuentas inválidas: Realiza la modificación en el Sistema de Contabilidad.

56 Página: 6/7 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE Sub Proceso: INGRESOS INGRESOS Imprime el reporte de comprobante de diario de ingresos a caja y/o el reporte de comprobante de diario de ingresos propios. Revisa las correcciones realizadas (Ir al paso 14). Si encuentra errores en código (s) contable (s): Realiza oficio en un formato de Excel preelaborado. Envía el oficio al Departamento de Tesorería. Recibe del Departamento de Tesorería, posteriormente, oficio de notificación de las correcciones realizadas con el reporte de comprobante de diario de ingresos a caja y/o en el reporte de comprobante de diario de ingresos propios. Coloca el oficio en la carpeta asignada para ello. Traslada al archivador de la oficina. Fin del procedimiento. 14. Anexa el reporte de comprobante de diario de ingresos a caja y/o el reporte de comprobante de diario de ingresos propios, a los reportes de movimientos de ingresos a caja e ingresos propios con sus respectivos soportes. 15. Coloca los reportes de movimientos de ingresos a caja diarios e ingresos propios y sus respectivos soportes, en un archivo temporal, donde permanecen hasta el final del

57 Página: 7/7 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS mes, momento en que se realiza el cierre contable mensual. Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL.

58 Página: 1/1 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR

59 Página: 1/6 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR APERTURA O MODIFICACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

60 Página: 2/6 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR RESPONSABLE ACCION CONTADOR (INGRESOS) 1. Recibe del Departamento de Nómina, los oficios, soportes que respaldan los oficios (cuadro resumen de ingresos) y el libro de control de entrega. 2. Coloca firma, fecha y hora en el libro de control de entrega. 3. Entrega el libro de control de entrega, al funcionario (a) del Departamento de Nómina. 4. Coloca firma, fecha y hora del día en que recibe, a cada uno de los oficios. 5. Clasifica los oficios, por mes. 6. Archiva los oficios por mes en carpetas separadas. 7. Coloca las carpetas en el archivador. 8. Al momento de realizar el registro contable, busca la (s) carpeta (s) de los oficios en el archivador. 9. Ordena los oficios alfabéticamente. 10. Revisa la existencia física de los siguientes soportes: a) Oficio. b) Cuadro resumen de ingresos (donde especifican los ingresos, los descuentos y deducciones) 11. Revisa en el contenido de los oficios, que exprese deducciones de nómina, pagos indebidos o bloqueo de cuentas.

61 Página: 3/6 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR a) Revisa en el Censo de Personal del mes o meses anteriores, el cargo que ejerce el trabajador (a), la dependencia a la cual pertenece y la condición del trabajador (a) y anota los datos en el oficio. b) Verifica si el trabajador (a) tiene una cuenta por cobrar aperturada en la Institución, en el catálogo de cuenta o en el Sistema de Contabilidad: Si tiene una cuenta por cobrar aperturada en la Institución: anota en el oficio el código contable. En caso contrario, si no tiene una cuenta por cobrar aperturada en la Institución: asigna un código contable al trabajador (a), en el oficio. c) Verifica sumas de los conceptos expresados en el oficio. Si están correctos los cálculos expresados en el oficio: Elabora un cuadro resumen de cuentas por cobrar, para cada uno de los oficios. Imprime el cuadro resumen de cuentas por cobrar. Anexa el cuadro resumen de cuentas por cobrar, al oficio y cuadro resumen de ingresos. Archiva los documentos en la carpeta del mes correspondiente. Coloca la carpeta en el archivador, donde permanece hasta el final del mes (Ir al paso 12) En caso contrario, si están incorrectos los cálculos expresados en el oficio:

62 Página: 4/6 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR Notifica de forma verbal al Departamento de Nómina, el error encontrado. Espera cinco (5) días hábiles, el envío del nuevo oficio del Departamento de Nómina. Si recibe el nuevo oficio enviado por el Departamento de Nómina: Ejecuta el paso anterior 11- c. En caso contrario, si no recibe el nuevo oficio enviado por el Departamento de Nómina durante este lapso: o o o o o Realiza oficio solicitando la corrección de los errores de cálculos encontrados. Imprime el oficio. Coloca firma y sello en el oficio. Envía el oficio al Departamento de Nómina. Cuando recibe el nuevo oficio enviado por el Departamento de Nómina: Ejecuta el paso anterior 11- c. 12. Al final del mes, realiza un oficio dirigido al Contador (a) Jefe de la Sección de Registro, donde se especifica las cuentas por cobrar que se van a aperturar, modificar o eliminar en el mes. 13. Imprime el oficio. 14. Coloca firma y sello en el oficio.

63 Página: 5/6 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) 15. Entrega el oficio al Contador (a) Jefe de la Sección de Registro. 16. Recibe el oficio donde se especifican las cuentas por cobrar que se van a aperturar en el mes. 17. Actualiza (apertura, modifica o elimina) las cuentas por cobrar, en el Sistema de Contabilidad. CONTADOR (INGRESOS) 18. Notifica al Contador (a) de Ingresos, la apertura, modificación ó eliminación de las cuentas por cobrar realizadas en el Sistema de Contabilidad. 19. Recibe notificación de la apertura, modificación o eliminación de las cuentas por cobrar. 20. Busca la carpeta de los oficios del mes correspondiente, en el archivador. 21. Realiza el asiento contable en el Sistema de Contabilidad. 22. Imprime el reporte de comprobante de diario. 23. Coteja en el reporte de comprobante de diario y en el cuadro resumen de cuentas por cobrar los siguientes datos: código contable, concepto, código de dependencia, tipo de documento, cédula de identidad o referencia, montos (debe, haber y saldo).

64 Página: 6/6 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR a) Si están correctos los datos en el reporte de comprobante de diario: (Ir al paso 24) b) En caso contrario, si están incorrectos los datos en el reporte de comprobante de diario: Revisa el movimiento en el cuadro resumen de cuentas por cobrar y soportes correspondientes. Realiza la modificación en el Sistema de Contabilidad. Anota las correcciones en el reporte de comprobante de diario. Coloca firma y fecha en el reporte de comprobante de diario, para confirmar la corrección realizada y ejecuta el paso anterior Anexa el reporte de comprobante de diario al oficio con sus respectivos soportes. 25. Coloca el reporte de comprobante de diario y el oficio con sus respectivos soportes, en la carpeta correspondiente. 26. Coloca la carpeta en el archivador, donde permanecen hasta el final del mes, momento en que se realiza el cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL.

65 Página: 1/1 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA

66 Página: 1/4 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA

67 Página: 2/4 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA RESPONSABLE ACCION OFICINISTA 1. Recibe del Departamento de Nómina oficios para el registro de orden de pagos anuladas con los soportes que respaldan la operación y, soporte de entrega. 2. Revisa que la correspondencia recibida pertenezca al Departamento de Contabilidad. 3. Coloca firma, sello, fecha y hora en que se recibe los oficios, en el soporte de entrega. 4. Devuelve el soporte de entrega al funcionario del Departamento de Nómina. 5. Registra la entrada de los oficios en el libro control. JEFE DE CONTABILIDAD 6. Entrega al Jefe (a) de Contabilidad, los oficios con los soportes que respaldan la operación, recibidos. 7. Recibe los oficios con los soportes que respaldan la operación. 8. Revisa de manera general los oficios para el registro de orden de pagos anuladas con los soportes que respaldan la operación. 9. Entrega al Contador de Ingresos los oficios para el registro de orden de pagos anuladas.

68 Página: 3/4 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA CONTADOR (INGRESOS) 10. Recibe los oficios para el registro de orden de pago anulada, con sus respectivos soportes 11. Revisa el contenido de los oficios y sus respectivos soportes. 12. Revisa que las órdenes de pagos originales contengan firma / sello del Departamento de Tesorería y sello de anulado. 13. Verifica en el Sistema de Contabilidad y en los resúmenes de análisis de cuentas que exista el pasivo: Si existe el pasivo en el Sistema de Contabilidad o en los resúmenes de análisis de cuentas: a) Realiza cuadro resumen de órdenes de pago anuladas. b) Elabora asiento contable en el Sistema de Contabilidad. c) Imprime el reporte de comprobante de diario (Ir al paso 14) En caso contrario, si no existe el pasivo en el Sistema de Contabilidad: a) Busca en el asiento contable la cancelación del pasivo, en el archivo del Departamento de Contabilidad o en el archivo de la Sección de Análisis y Conciliación. b) Fotocopia el documento donde se canceló el pasivo.

69 Página: 4/4 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA c) Anexa la fotocopia del documento donde se canceló el pasivo a la orden de pago anulada y ejecuta el paso anterior 13-a. 14. Coteja en el reporte de comprobante de diario y en el cuadro resumen de órdenes de pago anuladas los siguientes datos: código contable, descripción o concepto, referencia, código de dependencia, tipo de documento, montos (debe, haber y saldo). a) Si están correctos los datos en el reporte de comprobante de diario: (Ir al paso 15). b) En caso contrario, si están incorrectos los datos en el reporte de comprobante de diario: Revisa el cuadro resumen de órdenes de pago anuladas, con la orden de pago anulada y soportes correspondientes. Realiza la modificación en el Sistema de Contabilidad. Imprime el reporte de comprobante de diario. Revisa las correcciones realizadas. 15. Anexa el reporte de comprobante de diario a la orden de pago anulada y sus respectivos soportes. 16. Coloca el reporte de comprobante de diario con sus respectivos soportes, en un archivo temporal, donde permanecen hasta el final del mes, momento en se realiza el cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL.

70 Página: 1/1 Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA Proceso: REGISTRO REVISIÓN Y EMISIÓN DE SOLVENCIAS Sub Proceso: INGRESOS ADMINISTRATIVAS Y/O CONSTANCIA DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES

71 Página: 1/5 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN Y Proceso: REGISTRO EMISIÓN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O Sub Proceso: INGRESOS CONSTANCIA DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES REVISIÓN Y EMISIÓN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O CONSTANCIAS DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES

72 Página: 2/5 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN Y Proceso: REGISTRO EMISIÓN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O Sub Proceso: INGRESOS CONSTANCIA DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES RESPONSABLE ACCION CONTADOR (INGRESOS) 1. Recibe del Departamento de Nómina, el Listado de pago de Prestaciones Sociales del Personal Docente y de Investigación (PDI) y Personal Administrativo, Técnico y Obrero (ATO) y/o copia del Formato (CP OP) de Control Presupuestario Orden de Pago. 2. Coloca firma, fecha y hora al Listado de pago de Prestaciones Sociales del Personal Docente y de Investigación (PDI) y Personal Administrativo, Técnico y Obrero (ATO) y/o copia del Formato (CP OP) de Control Presupuestario Orden de Pago, como señal de recibido. 3. Verifica si el trabajador (a) tiene deuda con la institución en el Sistema de Contabilidad y en los oficios enviados por el Departamento de Nómina, pendientes de registro contable. a) Si el trabajador (a) no tiene deuda con la institución: (Ir al paso 4). b) En caso contrario, si el trabajador (es) tiene (n) deuda (s) con la institución: Verificar en los registros correspondientes a las cuentas por cobrar: concepto (s) y monto (s) que adeuda. Si recibió un Listado de pago de Prestaciones Sociales del Personal Docente y de Investigación

73 Página: 3/5 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN Y Proceso: REGISTRO EMISIÓN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O Sub Proceso: INGRESOS CONSTANCIA DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES (PDI) y Personal Administrativo, Técnico y Obrero (ATO) Elabora una relación de deudas del personal docente y Administrativo, Técnico y Obrero (ATO). Imprime la relación de deudas del personal docente y Administrativo, Técnico y Obrero (ATO). Firma la relación de la (s) deuda (s) del trabajador (a) (Ir al paso 4). Si recibió copia del Formato (CP OP) de Control Presupuestario Orden de Pago : Anota en la copia del Formato (CP OP) de Control Presupuestario Orden de Pago, concepto y monto que adeuda el trabajador (a) el JEFE DE CONTABILIDAD 4. Entrega al Jefe (a) de Contabilidad los documentos respectivos para emisión de solvencia (s) administrativas y/o constancia de deudas para pagos de prestaciones sociales. 5. Recibe los documentos respectivos para emisión de solvencia (s) administrativas y/o constancia de deudas para pagos de prestaciones sociales. 6. Revisa de manera general los documentos respectivos para emisión de solvencia (s) administrativas y/o constancia de deudas para pagos de prestaciones sociales y una relación de deudas del personal docente y A.T.O., ser el caso.

74 Página: 4/5 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN Y Proceso: REGISTRO EMISIÓN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O Sub Proceso: INGRESOS CONSTANCIA DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES OFICINISTA 7. Entrega a la oficinista, los documentos respectivos para emisión de solvencia (s) administrativas y/o constancia de deudas para pagos de prestaciones sociales. 8. Recibe los documentos respectivos para emisión de solvencia (s) administrativas para pagos de prestaciones sociales y/o constancia de deudas. 9. Elabora en el computador, la (s) solvencia (s) administrativas y/o constancia de deudas para pagos de prestaciones sociales. 10. Elabora oficio respectivo. 11. Imprime la (s) solvencia (s) administrativas y/o constancia de deudas y el oficio. JEFE DE CONTABILIDAD 12. Entrega al Jefe (a) de Contabilidad la (s) solvencia (s) administrativas para pagos de prestaciones sociales, constancia de deudas o relación de deudas para pago de prestaciones sociales y el oficio. 13. Recibe la (s) solvencia (s) administrativas, constancia de deudas o relación de deudas para pagos de prestaciones sociales y el oficio. 14. Chequea la (s) solvencia (s) administrativas, constancia de deudas o relación de deudas para pagos de prestaciones sociales y el oficio.

75 Página: 5/5 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN Y Proceso: REGISTRO EMISIÓN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O Sub Proceso: INGRESOS CONSTANCIA DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES 15. Coloca firma en la (s) solvencia (s) administrativas, constancia de deudas o relación de deudas para pagos de prestaciones sociales y el oficio. OFICINISTA 16. Entrega a la oficinista la (s) solvencia (s) administrativas, constancia de deudas o relación de deudas para pagos de prestaciones sociales y el oficio. 17. Recibe la (s) solvencia (s) administrativas, constancia de deudas o relación de deudas para pagos de prestaciones sociales y el oficio. 18. Envía al Departamento de Nómina la (s) solvencia (s) administrativas para pagos de prestaciones sociales, constancia de deudas o relación de deudas para pago de prestaciones sociales y el oficio.

76 Página: 1/1 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DEL REPORTE COMPARADO DE INGRESOS

77 Página: 1/3 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DEL REPORTE COMPARADO DE INGRESOS REVISIÓN DEL REPORTE COMPARADO DE INGRESOS

78 Página: 2/3 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DEL REPORTE COMPARADO DE INGRESOS RESPONSABLE ACCION CONTADOR (INGRESOS) 1. Recibe del Departamento de Tesorería, el reporte comparado de ingresos. 2. Revisa el reporte comparado de ingresos. 3. Imprime el reporte de balance de comprobación correspondiente a los ingresos. 4. Coteja los saldos del reporte de balance de comprobación con los saldos del reporte comparado de ingresos. a) Si están correctos los saldos en el reporte de balance de comprobación y en el reporte comparado de ingresos: (Ir al paso 5). b) En caso contrario, si no están correctos los saldos en el reporte de balance de comprobación y en el reporte comparado de ingresos: Notifica de forma verbal al Departamento de Tesorería la disparidad de saldos. Ambos revisan los movimientos efectuados durante el mes. Surge respuesta a la disparidad de saldos. Corrigen la disparidad de saldos: Si el error es del Departamento de Tesorería, el Departamento de Tesorería lo corrige.

79 Página: 3/3 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DEL REPORTE COMPARADO DE INGRESOS Si el error es del Departamento de Contabilidad, el Contador (a) de Ingresos lo corrige. Imprime el reporte respectivo. 5. Archiva el reporte comparado de ingresos y el reporte de balance de comprobación con los soportes respectivos en el archivo del Departamento de Contabilidad.

80 Página: 1/1 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE ASIENTOS DE AJUSTE

81 Página: 1/3 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE ASIENTOS DE AJUSTE ELABORACIÓN DE ASIENTOS DE AJUSTE

82 Página: 2/3 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE ASIENTOS DE AJUSTE RESPONSABLE ACCION CONTADOR (INGRESOS) 1. Busca en el archivo del Departamento de Contabilidad, los soportes que respaldan los asientos contables que se detectaron con errores. 2. Elabora el asiento de ajuste en un cuadro de asiento de ajuste. 3. Imprime el cuadro de asiento de ajuste. 4. Coloca firma en el cuadro de asiento de ajuste. 5. Anexa al cuadro de asiento de ajuste los soportes que respaldan la operación. 6. Entrega el cuadro de asiento de ajuste con los soportes, al Contador (a) Jefe de la Sección de Registro ó al Jefe (a) de Contabilidad, para su respectiva autorización. CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) O JEFE DE CONTABILIDAD 7. Recibe el cuadro de asiento de ajuste y soportes. 8. Revisa contenido del cuadro de asiento de ajuste con los soportes. 9. Coloca firma en el cuadro de asiento de ajuste como señal de autorizado. 10. Entrega al Contador (a) de Ingresos, el cuadro de asiento de ajuste autorizado y soportes.

83 Página: 3/3 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESOS Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE ASIENTOS DE AJUSTE CONTADOR (INGRESOS) 11. Recibe el cuadro de asiento de ajuste autorizado y soportes. 12. Realiza el asiento de ajuste en el Sistema de Contabilidad. 13. Imprime el reporte de comprobante de diario. 14. Revisa el reporte de comprobante de diario. 15. Anexa al reporte de comprobante de diario los soportes respectivos. 16. Archiva reporte de comprobante de diario con los soportes respectivos en el archivo del Departamento de Contabilidad.

84 Página: 1/1 Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA Proceso: REGISTRO RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE Sub Proceso: EGRESOS LOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS

85 Página: 1/13 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS Sub Proceso: EGRESOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y REVISIÓN DE LOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS

86 Página: 2/13 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS Sub Proceso: EGRESOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS RESPONSABLE ACCION CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) 1. Recibe de la Sección de Habilitaduría del Departamento de Tesorería, las remesas del día de los reportes de movimientos bancarios diarios de pagos centralizados con sus respectivos soportes y libro de control de entrega del Departamento de Tesorería. 2. Compara la fecha del reporte de movimiento del día con la fecha reflejada en el libro de control de entrega del Departamento de Tesorería. 3. Coloca firma, fecha y hora en el libro de control de entrega del Departamento de Tesorería. 4. Distribuye entre los Contadores de Egresos los reportes de movimientos bancarios diarios de pagos centralizados, de acuerdo al volumen del día. 5. Asigna en la planilla de control de revisión de movimiento de egresos, los reportes de movimientos bancarios diarios de pagos centralizados, recibidos, a cada uno de los Contadores de Egresos. 6. Entrega la planilla de control de revisión de movimiento de egresos a cada uno de los Contadores de Egresos. 7. Coloca los reportes de movimientos bancarios diarios de pagos centralizados con sus respectivos soportes en un archivo temporal, con el fin de que cada uno de los Contadores de Egresos, busque los reportes de

87 Página: 3/13 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS Sub Proceso: EGRESOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS movimientos bancarios diarios de pagos centralizados que le CONTADOR (EGRESOS) fueron asignados en la planilla de control de revisión de movimiento de egresos. 8. Busca los reportes de movimientos bancarios diarios de pagos centralizados con sus respectivos soportes. 9. Registra en la planilla de control de revisión de movimiento de egresos, los reportes de movimientos bancarios diarios de pagos centralizados recibidos. 10. Organiza los soportes de acuerdo a los reportes de movimientos bancarios diarios de pagos centralizados. a) Compara la referencia de banco con las cuentas bancarias. b) Verifica la existencia física de los siguientes documentos: Si es un Pago de Reintegro. Efectuado con traslado: Original del Formato (CF-OP) de Control Financiero Orden de Pago Financiera. Copia del recibo de ingreso. Original de la orden de pago anulada. Nota de débito (original o copia). Oficio dirigido a la institución bancaria.

88 Página: 4/13 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS Sub Proceso: EGRESOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS Autorización del beneficiario (a) para que se le deposite en su respectiva cuenta bancaria (Ir al literal d). Efectuado con cheques: Original del Formato (CF-OP) de Control Financiero Orden de Pago Financiera. Copia del recibo de Ingreso. Original de la orden de pago anulada. Comprobante del cheque (Ir al literal d). Si es un Pago de deducciones de nómina. Efectuado con traslado: Oficio de autorización de traslado dirigido a la entidad bancaria. Nota de débito (original o copia). Relación de las deducciones pagadas. Memorandum y sus respectivos soportes (Ir al literal d). Efectuado con cheques: Comprobante del cheque. Relación de las deducciones pagadas. Memorandum y sus respectivos soportes (Ir al literal d).

89 Página: 5/13 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS Sub Proceso: EGRESOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS Si es un Pago de Compromiso de Años Anteriores ó con cargo al presupuesto de año en curso con el Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago. Identifica en el número correlativo del Formato (CP- OP) de Control Presupuestario Orden de Pago que los dos primeros dígitos correspondan al año que fue cargado presupuestariamente. Si el pago es efectuado con traslado: Oficio de autorización de traslado dirigido a la entidad bancaria. Original del Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago. Autorización del beneficiario (a) para que se le deposite en su respectiva cuenta bancaria. De acuerdo al caso: estado de cuenta, aprobación del Consejo Universitario, factura originales, cotizaciones originales, cuadro demostrativo de cálculos de pagos efectuados (deuda con el personal), cuadro demostrativo realizado por la Administración de la Dependencia que envía el Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago, nota de pedido, orden de compra u orden de servicio, entre otros. Cumpliendo con lo establecido en las Normas para la Administración y Ejecución de Créditos Presupuestarios. (Ir al literal c).

90 Página: 6/13 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS Sub Proceso: EGRESOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS Si el pago es efectuado con cheques: Comprobante del cheque. Original del Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago. De acuerdo al caso: estado de cuenta, Traslados. aprobación del Consejo Universitario, factura originales, cotizaciones originales, cuadro demostrativo de cálculos de pagos efectuados (deuda con el personal), cuadro demostrativo realizada por la Administración de la Dependencia que envía el Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago, nota de pedido, orden de compra u orden de servicio, entre otros. Cumpliendo con lo establecido en las Normas para la Administración y Ejecución de Créditos Presupuestarios (Ir al literal c). Dentro de la misma Institución efectuar pagos: bancaria, para Oficio dirigido a la institución bancaria. Nota de débito (original o copia) Nota de crédito (original o copia) (Ir al literal d). Entre diferentes instituciones bancarias: Comprobante de cheque.

91 Página: 7/13 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS Sub Proceso: EGRESOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS Planilla de depósito. Oficio de solicitud de traslado (Ir al literal d). Traslado interno de la Universidad de los Andes para reasignación de fondos entre cuentas bancarias, vía Internet. Oficio de autorización de traslado (Ir al literal d). Apertura ó Cancelación de Participaciones Bancarias. Apertura de la participación bancaria. Oficio dirigido al banco, para la apertura bancaria (Ir al literal d). Cancelación de participaciones bancarias. Nota de Crédito incluyendo capital más intereses. o Oficio enviado al banco por Tesorería, para la cancelación de la participación. o Corte de la cuenta bancaria. o Recibo de ingreso (Ir al literal d). Nota de Crédito de capital sin incluir los intereses. o Oficio enviado al banco por Tesorería, para la cancelación de la participación (Ir al literal d).

92 Página: 8/13 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS Sub Proceso: EGRESOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS Caja Chica: Pagos financieros: Original del Formato (CF-OP) de Control Financiero Orden de Pago Financiera. Copia del recibo de ingreso. Orden de pago anulada (Ir al literal d). Pagos presupuestarios año en curso: Original del Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago. Comprobante de Cheque. Soportes que respalden la operación. c) Si detecta la falta del Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago : Notifica al Contador (a) Jefe de la Sección de Registro sobre la falta del Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago, cancelada sin registro presupuestario por el Departamento de Tesorería. Fotocopia el Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago cancelada sin registro presupuestario por el Departamento de Tesorería. Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Registro fotocopia del Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago cancelada sin registro presupuestario por el Departamento de Tesorería. Ver

93 Página: 9/13 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS Sub Proceso: EGRESOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS Procedimiento SOLICITUD Y RECEPCION DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO. Posteriormente, recibe del Contador (a) Jefe de la Sección de Registro copia del oficio de solicitud del Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago debidamente registrado por la Unidad de Control Presupuestario, enviado al Departamento de Tesorería. Ver Procedimiento SOLICITUD YRECEPCION DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO. Anexa la copia del oficio de solicitud del Formato (CP- OP) de Control Presupuestario Orden de Pago, enviado al Departamento de Tesorería, al reporte de movimiento bancario diario de pago centralizado correspondiente. Realiza el registro de este movimiento bancario diario al momento de recibir el Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago debidamente registrado por la Unidad de Control Presupuestario. Ver Procedimiento SOLICITUD Y RECEPCION DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO. d) Revisa en los soportes respectivos (de acuerdo a la operación): Sello del Departamento de Tesorería, firma del Director (a) y Tesorero (a).

94 Página: 10/13 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS Sub Proceso: EGRESOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS Sello de recibido por el banco Número de oficio, fecha, beneficiario (a), número de cédula de identidad, concepto de pago, sello de traslado con indicación de la cuenta bancaria, fecha en que se realizo la operación y monto, número de cheque, entre otros. Coteja que la fecha de la nota de débito y la nota de crédito corresponda con el oficio (la fecha de las notas deben ser igual ó posterior a la fecha del oficio) Sello de imputación presupuestaria. La factura cumpla con las exigencias del SENIAT. Los comprobantes no presenten enmiendas. Las fechas correspondan al año en que el gasto fue cargado presupuestariamente. Indiquen la dependencia que adquiere el bien, o recibe el servicio. Indiquen la cantidad del bien, costo unitario e importe total por concepto. Indiquen el importe total de la factura. Estén escritos en forma clara y uniforme. Den fe de la cancelación del compromiso al proveedor. La fecha de nota de pedido, orden de compra u orden de servicio sea anterior o igual a la fecha de la factura.

95 Página: 11/13 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS Sub Proceso: EGRESOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS La fecha del cheque sea posterior o igual a la fecha de la factura. El concepto del gasto describa con precisión de la operación realizada. Cuando se adquieran bienes muebles, sello y firma del Departamento de Control de Bienes. Cumpliendo con lo establecido en las Normas para la Administración y Ejecución de Créditos Presupuestarios. 11. Verifica montos y código contable en todos los documentos (corrige si es necesario). En el caso de no presentarse disparidad de montos o códigos contables: (Ir al paso 12). En caso contrario, de presentarse disparidad de montos o códigos contables: a) El Contador (a) de Egresos notifica al Departamento de Tesorería de forma verbal la disparidad encontrada. b) Fotocopia los documento correspondientes. c) Entrega fotocopia de los documentos correspondientes a la disparidad encontrada, al Departamento de Tesorería. d) Espera notificación verbal y documentos respectivos de parte del Departamento de Tesorería, en un lapso no mayor a cinco (5) días hábiles.

96 Página: 12/13 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS Sub Proceso: EGRESOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS Transcurrido este lapso, si recibe respuesta del Departamento de Tesorería: (Ir al paso 12). En caso contrario, si no recibe respuesta del Departamento de Tesorería: Notifica al Contador (a) Jefe de la Sección de Registro, de forma verbal, la situación presentada, para que envíe oficio de notificación al Departamento de Tesorería. Posteriormente, recibe copia del oficio enviado al Departamento de Tesorería. Anexa la copia del oficio enviado al Departamento de Tesorería, al reporte de movimiento bancario diario de pagos centralizados correspondiente y ejecuta el paso anterior 11-d. 12. Realiza el asiento contable del movimiento del día, en el Sistema de Contabilidad. 13. Imprime el reporte de comprobante de diario. 14. Coteja en el reporte de comprobante de diario y los soportes los siguientes datos: código contable, concepto, referencia, código de la dependencia, tipo de documento, montos (debe, haber y saldo). a) Si la información contenida en el reporte de comprobante de diario, está correcto:

97 Página: 13/13 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Proceso: REGISTRO DISTRIBUCIÓN REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS Sub Proceso: EGRESOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS Coloca firma y fecha en el reporte de comprobante de diario. Agrupa el reporte de comprobante de diario con el reporte de movimiento bancario diario de pagos centralizados y sus respectivos soportes (Ir al paso 15). b) En caso contrario, si la información contenida en el reporte de comprobante de diario, está incorrecto y se trata de: Cuenta contable o monto: Realiza las correcciones necesarias en el Sistema de Contabilidad y ejecuta el paso anterior 13. Concepto, referencia, código de la dependencia, tipo de documento, montos (debe, haber y saldo). Realiza las correcciones necesarias en el Sistema de Contabilidad y en el reporte de comprobante de diario y ejecuta el paso anterior 14-a. 15. Coloca el reporte de comprobante de diario con el movimiento bancario diario y sus respectivos soportes, en un archivo temporal, donde permanecen hasta el final del mes, momento en se realiza el cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL.

98 Página: 1/1 Proceso: REGISTRO Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA Sub Proceso: EGRESO DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES DEL PATRIMONIO UNIVERSITARIO

99 Página: 1/3 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA Sub Proceso: EGRESO DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES DEL PATRIMONIO UNIVERSITARIO DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES DEL PATRIMONIO UNIVERSITARIO

100 Página: 2/3 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA Sub Proceso: EGRESO DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES DEL PATRIMONIO UNIVERSITARIO RESPONSABLE ACCION OFICINISTA 1. Recibe original y copia de oficio de la Oficina Central de Control de Bienes notificando la Desincorporación de bienes muebles y Recaudos A: a) Resolución del Consejo Universitario. b) Informe del Jefe (a) de Inventario. c) Informe de Recomendaciones (de ser el caso). 2. Revisa que la correspondencia recibida pertenezca al Departamento de Contabilidad. 3. Coloca firma, sello, fecha y hora en que se recibe los oficios, en original y copia de oficio. 4. Devuelve copia del oficio al Funcionario (a) de la Oficina Central de Control de Bienes. 5. Registra la entrada del oficio en el libro control. JEFE DE CONTABILIDAD 6. Entrega al Jefe (a) de Contabilidad, el oficio y Recaudos A. 7. Recibe el oficio y Recaudos A. 8. Revisa la información del oficio y Recaudos A. 9. Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Registro el oficio y Recaudos A.

101 Página: 3/3 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA Sub Proceso: EGRESO DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES DEL PATRIMONIO UNIVERSITARIO CONTADOR JEFE (SECCIÓN DE REGISTRO) 10. Recibe del Jefe (a) de Contabilidad el oficio y Recaudos A. 11. Revisa la información del oficio y Recaudos A. 12. Elabora asiento de ajuste en el Sistema de Contabilidad. 13. Imprime el Reporte de Comprobante de Diario. 14. Anexa al Reporte de Comprobante de Diario, el oficio y Recaudos A. 15. Coloca el Reporte de Comprobante de Diario en el archivo temporal, donde permanecen hasta el final del mes, momento en se realiza el cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL.

102 Página: 1/1 Proceso: REGISTRO Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE NOTAS DE DÉBITO Y Sub Proceso: EGRESO NOTAS DE CRÉDITO BANCARIOS

103 Página: 1/4 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE NOTAS DE DÉBITO Y NOTAS DE Sub Proceso: EGRESO CRÉDITO BANCARIOS RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE NOTAS DE DÉBITO Y NOTAS DE CRÉDITO BANCARIOS

104 Página: 2/4 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE NOTAS DE DÉBITO Y NOTAS DE Sub Proceso: EGRESO CRÉDITO BANCARIOS RESPONSABLE ACCION CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) 1. Recibe del Departamento de Tesorería, original y copia de oficio acompañado de las notas de débito y notas de crédito bancarios. 2. Coloca firma, fecha y hora en original y copia del oficio. 3. Devuelve copia del oficio al funcionario (a) del Departamento de Tesorería. 4. Verifica si las notas de débito y las notas de crédito bancarios están siendo recibidas antes o después de realizar el cierre contable mensual. a) Si las notas de débito y las notas de crédito bancarios están siendo recibidas antes de realizar el cierre contable mensual: CONTADOR (EGRESOS) Distribuye las notas de débito y las notas de crédito bancarios, según el Contador (a) de Egresos que corresponda, para que sean anexadas a sus respectivos reportes de movimientos bancarios diarios de pagos centralizados. Recibe las notas de débito y notas de crédito bancarios. Revisa las notas de débito y notas de crédito bancarios:

105 Página: 3/4 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE NOTAS DE DÉBITO Y NOTAS DE Sub Proceso: EGRESO CRÉDITO BANCARIOS Busca en el archivo temporal, los reportes de movimientos bancarios diarios de pagos centralizados, a los cuales corresponde las notas de débito y notas de crédito bancarios. Anexa las notas de débito y notas de crédito bancarios a los reportes de movimientos bancarios diarios de pagos centralizados correspondientes. Coloca los reportes de movimientos bancarios diarios de pagos centralizados en el archivo temporal. CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) Fin del procedimiento. b) Si la (s) nota (s) de débito y la (s) nota (s) de crédito bancarios están siendo recibidas después de realizar el cierre contable mensual: Busca en el Sistema de Contabilidad el número de asiento correspondiente a las nota (s) de débito ó a la (s) nota (s) de crédito bancarios. Anota el número de asiento en la (s) nota (s) de débito ó en la (s) nota (s) de crédito bancarios. Verifica si hay que realizar asientos de ajustes: Si no procede la realización del asiento de ajuste: (Ir al paso 5).

106 Página: 4/4 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE NOTAS DE DÉBITO Y NOTAS DE Sub Proceso: EGRESO CRÉDITO BANCARIOS En caso contrario, si procede la realización del asiento de ajuste: Realiza el asiento de ajuste en el Sistema de Contabilidad. Imprime el reporte de comprobante de diario. Anexa al reporte de comprobante de diario las notas de débito y las bancarios. notas de crédito Coloca el reporte de comprobante de diario, las notas de débito y las notas de crédito bancarios en un archivo temporal, donde permanecen hasta el momento del cierre contable mensual (Ir al paso 6) 5. Envía al archivo del Departamento de Contabilidad, las notas de débito y las notas de crédito bancarios. 6. Después de realizado el cierre contable mensual, envía el reporte de comprobante de diario, al archivo del Departamento de Contabilidad.

107 Página: 1/2 Proceso: REGISTRO Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A PARA SOLICITUD DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL Sub Proceso: EGRESO PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO

108 Página: 2/2 Proceso: REGISTRO Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B PARA RECEPCIÓN DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL Sub Proceso: EGRESO PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO

109 Página: 1/7 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL Sub Proceso: EGRESO PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE FORMATO (CP-OP) DE CONTROL PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO

110 Página: 2/7 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL Sub Proceso: EGRESO PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO PROCEDIMIENTO A: SOLICITUD DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO RESPONSABLE ACCION CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) 1. Recibe del Contador(a) de Egresos, notificación verbal y copia del Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago cancelada sin registro presupuestario por el Departamento de Tesorería. JEFE DE CONTABILIDAD 2. Entrega al Jefe (a) de Contabilidad, la copia del Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago cancelada sin registro presupuestario por el Departamento de Tesorería, para la realización del respectivo oficio de solicitud. 3. Recibe la copia del Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago cancelada sin registro presupuestario por el Departamento de Tesorería. OFICINISTA 4. Da instrucciones a la oficinista, para la trascripción del oficio a enviar al Departamento de Tesorería. 5. Recibe instrucciones, para la trascripción del oficio a enviar al Departamento de Tesorería solicitando el Formato (CP- OP) original de Control Presupuestario Orden de Pago. 6. Transcribe el oficio. 7. Imprime original y copia del oficio.

111 Página: 3/7 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL Sub Proceso: EGRESO PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO JEFE DE CONTABILIDAD 8. Entrega al Jefe (a) de Contabilidad los oficios. 9. Recibe oficios. a) Si el oficio cumple con las instrucciones exigidas: Coloca firma en oficio (s) (Ir al paso 10). b) En caso contrario, si el oficio no cumple con las instrucciones exigidas: Entrega oficio (s) a la oficinista, para su respectiva corrección y ejecuta el paso anterior 4. OFICINISTA 10. Entrega a la Oficinista los oficios firmados. 11. Recibe los oficios firmados. 12. Registra los oficios en el libro de control de salidas. 13. Entrega los oficios al Departamento de Tesorería. 14. Recibe del funcionario (a) a quien entrega, la copia del oficio sellado y firmado. JEFE DE CONTABILIDAD 15. Entrega al Jefe (a) de Contabilidad, la copia del oficio sellado y firmado. 16. Recibe la copia del oficio sellado y firmado. 17. Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Registro la copia del oficio sellado y firmado.

112 Página: 4/7 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL Sub Proceso: EGRESO PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) 18. Recibe copia del oficio sellado y firmado. CONTADOR (EGRESOS) 19. Entrega la copia del oficio al Contador (a) de Egresos correspondiente. 20. Recibe copia del oficio sellado y firmado. 21. Anexa el oficio al reporte de movimiento bancario diario de pagos centralizados del día respectivo.

113 Página: 5/7 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL Sub Proceso: EGRESO PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO PROCEDIMIENTO B: RECEPCIÓN DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO RESPONSABLE ACCION OFICINISTA 1. Recibe del Departamento de Tesorería oficio y el Formato (CP-OP) original de Control Presupuestario Orden de Pago debidamente registrado por la Unidad de Control Presupuestario. JEFE DE CONTABILIDAD 2. Entrega al Jefe (a) de contabilidad el Formato (CP-OP) original de Control Presupuestario Orden de Pago debidamente registrado por la Unidad de Control Presupuestario. 3. Recibe el Formato (CP-OP) original de Control Presupuestario Orden de Pago debidamente registrado por la Unidad de Control Presupuestario. 4. Revisa el Formato (CP-OP) original de Control Presupuestario Orden de Pago debidamente registrado por la Unidad de Control Presupuestario. 5. Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Registro el Formato (CP-OP) original de Control Presupuestario Orden de Pago debidamente registrado por la Unidad de Control Presupuestario.

114 Página: 6/7 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL Sub Proceso: EGRESO PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) 6. Recibe del Jefe de Contabilidad el Formato (CP-OP) original de Control Presupuestario Orden de Pago debidamente registrado por la Unidad de Control Presupuestario. CONTADOR (EGRESOS) 7. Entrega al Contador de Egresos correspondiente el Formato (CP-OP) original de Control Presupuestario Orden de Pago debidamente registrado por la Unidad de Control Presupuestario. 8. Busca en el archivo temporal, los reportes de movimientos bancarios diarios de pagos centralizados, a los cuales corresponde el Formato (CP-OP) original de Control Presupuestario Orden de Pago debidamente registrado por la Unidad de Control Presupuestario. 9. Anexa el Formato (CP-OP) original de Control Presupuestario Orden de Pago debidamente registrado por la Unidad de Control Presupuestario al reporte de movimiento bancario diario de pagos centralizados correspondiente. 10. Realiza el asiento contable en el Sistema de Contabilidad. 11. Imprime el reporte de comprobante de diario. 12. Coteja en el reporte de comprobante de diario y los soportes los siguientes datos: código contable, concepto, referencia, código de la dependencia, tipo de documento, montos (debe, haber y saldo).

115 Página: 7/7 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE FORMATOS (CP-OP) DE CONTROL Sub Proceso: EGRESO PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO a) Si la información contenida en el reporte de comprobante de diario, está correcto: Coloca firma y fecha en el reporte de comprobante de diario. Agrupa el reporte de comprobante de diario con el reporte de movimiento bancario diario de pagos centralizados y sus respectivos soportes (Ir al paso 13). b) En caso contrario, si la información contenida en el reporte de comprobante de diario, está incorrecto y se trata de: Cuenta contable o monto: Realiza las correcciones necesarias y ejecuta el paso anterior 10. Concepto, referencia, código de la dependencia, tipo de documento, montos (debe, haber y saldo). Realiza las correcciones necesarias en el Sistema de Contabilidad y en el reporte de comprobante de diario y ejecuta el paso anterior 12-a. 13. Coloca los reportes de movimientos bancarios diarios de pagos centralizados en el archivo temporal, donde permanecen hasta el final del mes, momento en se realiza el cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL.

116 Página: 1/1 Proceso: REGISTRO Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS Sub Proceso: EGRESO EN ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS

117 Página: 1/12 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS EN Sub Proceso: EGRESO ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS EN ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS

118 Página: 2/12 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS EN Sub Proceso: EGRESO ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS RESPONSABLE ACCION OFICINISTA 1. Recibe de funcionario (a) de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia, las carpetas de rendiciones de gastos de fondos en anticipos e ingresos propios. 2. Revisa en las carpetas de rendiciones de gastos de fondos en anticipos e ingresos propios, la existencia física de los siguientes documentos: a) Dos ejemplares de: Reportes de información de movimiento presupuestario. Original del Formato (CP-P02) de Control Presupuestario Rendiciones de Gasto. Reporte de detalle de gasto. b) Carpeta (s) contentiva (s) de la documentación de soportes de los gastos del Formato (CP-P02) de Control Presupuestario Rendiciones de Gasto. 3. Coteja en el Formato (CP-P02) de Control Presupuestario Rendiciones de Gasto y en el reporte de detalle de gasto los siguientes datos: a) El correlativo numérico de serial. b) El monto total.

119 Página: 3/12 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS EN Sub Proceso: EGRESO ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS Si coinciden en el Formato (CP-P02) de Control Presupuestario Rendiciones de Gasto y en el reporte de detalle de gasto el correlativo numérico de serial y montos totales: (Ir al paso 4). En caso contrario, si existe en algunos de los documentos inconsistencia de correlativo numérico de serial y montos totales: Devuelve la rendición al funcionario (a) de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia Fin del procedimiento. 4. Coloca firma, fecha y hora en los ejemplares de reporte de información de movimiento presupuestario. 5. Entrega al funcionario (a) de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia un ejemplar de: reporte de información de movimiento presupuestario, Formato (CP-P02) de Control Presupuestario Rendiciones de Gasto y reporte de detalle de gasto. 6. Clasifica las carpetas de rendiciones de gastos de fondos en anticipos e ingresos propios, de acuerdo a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia asignada a cada uno de los Contabilistas de Egresos. 7. Registra en la (s) planilla (s) de Control de Entrega de Rendiciones de Gastos de Fondos en Anticipos e Ingresos

120 Página: 4/12 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS EN Sub Proceso: EGRESO ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS Propios, los siguientes datos: Dependencia, Tipo de Rendición, Nº de CP-P02, Monto en Bs., Nº de Carpetas y Fecha de Recepción; de las carpetas de rendiciones de gastos de fondos en anticipos e ingresos propios asignada a cada uno de los Contabilistas de Egresos. CONTABILISTA (EGRESOS) 8. Entrega a cada uno de los Contabilistas de Egresos, las carpetas de rendiciones de gastos de fondos en anticipos e ingresos propios de acuerdo a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia que tenga asignada y la planilla de Control de Entrega de Rendiciones de Gastos de Fondos en Anticipos e Ingresos Propios. 9. Recibe la planilla Control de Entrega de Rendiciones de Gastos de Fondos en Anticipos e Ingresos Propios,, con las carpetas de rendiciones de gastos de fondos en anticipos e ingresos propios. 10. Compara los datos registrados en la planilla de Control de Entrega de Rendiciones de Gastos de Fondos en Anticipos e Ingresos Propios, con el reporte de información de movimiento presupuestario, el Formato (CP- P02) de Control Presupuestario Rendiciones de Gasto, el reporte de detalle de gasto y los Recaudos A. 11. Llena los datos de la Sección de Egresos Fondos y Anticipos de la planilla de Control de Entrega de Rendiciones de Gastos de Fondos en Anticipos e Ingresos Propios.

121 Página: 5/12 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS EN Sub Proceso: EGRESO ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS 12. Revisa en las carpetas de rendiciones de gastos, la existencia física de los siguientes documentos: a) Formato (CP-P02) de Control Presupuestario Rendiciones de Gasto. b) Reporte de detalle del gasto. c) Recaudos A: Comprobante de cheque. De acuerdo al caso: factura original, cotizaciones originales de diferentes casas comerciales (3), nota de pedido, orden de compra u orden de servicio, solicitud de viáticos, hoja de resumen de las actividades realizadas, comprobantes de retenciones de impuestos, copia del certificado del congreso - taller o curso que realizo el beneficiario (a), planilla de financiamiento, carta de invitación, aprobación para asistencia de actividades diversas, aprobación por parte de la Dirección de Personal para cancelación de personal contratado, entre otros. 13. Busca el código contable del cuentadante en el catálogo de cuenta. 14. Coloca el código contable del cuentadante en el Formato (CP-P02) de Control Presupuestario Rendiciones de Gasto. 15. Coteja en el Formato (CP-P02) de Control Presupuestario Rendiciones de Gasto y en el reporte de detalle de gasto:

122 Página: 6/12 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS EN Sub Proceso: EGRESO ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS Montos totales. Códigos contables. Si coinciden en el Formato (CP-P02) de Control Presupuestario Rendiciones de Gasto y en el reporte de detalle de gasto los montos totales, los códigos contables: Realiza la sumatoria de los montos individuales del reporte de detalle de gasto. Si coincide el monto de la sumatoria con el monto total reflejado en el reporte de detalle de gasto: (Ir al paso 16). Si no coincide el monto de la sumatoria con el monto total reflejado en el reporte de detalle de gasto: a) Notifica al Jefe (a) de Contabilidad, de forma verbal, la inconsistencia encontrada. b) Entrega al Jefe (a) de Contabilidad la carpeta de la rendición de gasto de fondos en anticipos e ingresos propios, para que realice su respectiva devolución. c) Fin del procedimiento. En caso contrario, si no coinciden en el Formato (CP- P02) de Control Presupuestario Rendiciones de Gasto y en el reporte de detalle de gasto los montos: Ejecuta el paso anterior 15-a. 16. Revisa los códigos contables y que corresponda lo reflejado en el reporte de detalle de gasto de la rendición de

123 Página: 7/12 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS EN Sub Proceso: EGRESO ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS gasto de fondos en anticipos e ingresos propios con los Recaudos A. a) Si la carpeta de rendición de gasto de fondos en anticipos e ingresos propios contiene bienes capitalizables: Llena la planilla para incorporación al patrimonio universitario. b) Si existe compatibilidad del código contable con respecto al gasto efectuado: (Ir al literal d). c) En caso contrario si existe incompatibilidad del código contable con respecto al gasto efectuado: Ejecuta el paso anterior 15-a. d) Verifica que los Recaudos A cumplan con los siguientes requisitos: Sello de imputación presupuestaria (en cualquier tipo de documento) La factura cumpla con las exigencias del SENIAT. Los comprobantes no presenten enmiendas. Las fechas correspondan al ejercicio económico financiero en ejecución. Indiquen la dependencia que adquiere el bien, o recibe el servicio. Indiquen la cantidad del bien, costo unitario e importe total por concepto. Indiquen el importe total de la factura.

124 Página: 8/12 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS EN Sub Proceso: EGRESO ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS Los datos estén escritos en forma clara y uniforme. Den fe de la cancelación del compromiso al proveedor. La fecha de nota de pedido, orden de compra u orden de servicio sea anterior o igual a la fecha de la factura La fecha del cheque sea posterior o igual a la fecha de la factura. El concepto del gasto describa con precisión de la operación realizada. Cuando se adquieran bienes capitalizables, se indique en la factura el número de registro de inventario. Las facturas que amparen reparaciones, compras de repuestos y/o accesorios lleven el número de registro de inventario. Las facturas que amparen reparaciones, compras de materiales, suministros, repuestos y accesorios para vehículos, indiquen el número asignado a la unidad por el Departamento de Transporte y la placa correspondiente. Cumpliendo con lo establecido en las Normas para la Administración y Ejecución de Créditos Presupuestarios, Reglamento de Viáticos y Reglamento de Compra de Bienes y Contratación de Obras y Servicios. e) Si no faltan documentos o no hay incumplimiento de requerimientos exigidos (Ir al paso 17).

125 Página: 9/12 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS EN Sub Proceso: EGRESO ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS f) En caso contrario, si faltan documentos o hay incumplimiento de requerimientos exigidos: Notifica a la Administración de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia, de forma escrita, la inconsistencia presentada. Espera respuesta de la Administración de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles. Si recibe respuesta de la de la Administración de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia (Ir al paso 17). En caso contrario, si no recibe respuesta de la Administración de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia: Procede a aperturar una cuenta por cobrar en partes iguales, tanto al administrador (a) de la Dependencia como al cuentadante, de acuerdo a las Normas para la Administración y Ejecución de Créditos Presupuestarios. Notifica al Administrador (a) de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia y al cuentadante, por escrito, la apertura de la cuenta por cobrar.

126 Página: 10/12 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS EN Sub Proceso: EGRESO ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS 17. Genera el reporte de comprobante de diario en el Sistema de Contabilidad. 18. Realiza el registro de las capitalizaciones (si es el caso) 19. Imprime el reporte de comprobante de diario. 20. Verifica en el reporte de comprobante de diario: que el código contable asignado al cuentadante sea el correspondiente a la rendición que se esta registrando. a) Si no observa inconsistencia de registro en cuanto a: código contable, monto o descuadre del asiento: (Ir al paso 21). b) En caso contrario, si observa inconsistencia de registro en cuanto a: código contable, monto o descuadre del asiento: Corrige la inconsistencia en el Sistema de Contabilidad. Anota la corrección en el reporte de comprobante de diario. Coloca firma y fecha en el reporte de comprobante de diario, para confirmar la corrección realizada. 21. Anexa la planilla de Incorporación al Patrimonio Universitario a la carpeta de rendición de gasto correspondiente (si es el caso). 22. Archiva el reporte de comprobante de diario, en la (s) carpeta (s) de rendición (es) de gasto (s).

127 Página: 11/12 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS EN Sub Proceso: EGRESO ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS 23. Coloca la (s) carpeta (s) de rendición (es) de gasto (s) en el archivo temporal, donde permanece bajo su custodia hasta el final del mes, momento en que se realiza el cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL. 24. Después de realizado el cierre contable mensual, recibe del Contador (a) Jefe de la Sección de Registro, los reportes de comprobantes de diario definitivos de las rendiciones de gastos de fondos en anticipos e ingresos propios, enviados por la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA) 25. Coloca los reportes de comprobantes de diario definitivos de cada una de las rendiciones de fondos en anticipos e ingresos propios, en sus respectivas carpetas de rendiciones de gastos. ARCHIVISTA 26. Traslada las carpetas de las rendiciones de gastos de fondos en anticipos e ingresos propios al archivo del Departamento de Contabilidad. 27. Recibe las carpetas de las rendiciones de gastos de fondos en anticipos e ingresos propios. 28. Identifica lomos de las carpetas de las rendiciones de gastos de fondos en anticipos e ingresos propios 29. Procede a serializar con el número de asiento correspondiente, cada uno de los reportes y recaudos archivados en las carpetas de rendiciones de gastos de fondos en anticipos e ingresos propios.

128 Página: 12/12 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE GASTOS DE FONDOS EN Sub Proceso: EGRESO ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS 30. Coloca en el archimóvil, las carpetas de rendiciones de gastos de fondos en anticipos e ingresos propios.

129 Página: 1/1 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: REVISIÓN Y ANALISIS Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE LAS NÓMINAS CANCELADAS

130 Página: 1/3 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE Sub Proceso: REVISIÓN Y ANALISIS LAS NÓMINAS CANCELADAS REVISIÓN DE LAS NÓMINAS CANCELADAS

131 Página: 2/3 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE Sub Proceso: REVISIÓN Y ANALISIS LAS NÓMINAS CANCELADAS RESPONSABLE ACCION CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) 1. Recibe del Departamento de Nómina, los reportes de deducciones del personal activo y jubilados pensiones y ayudas, el resumen de deducciones, el cuadre de banco y el resumen de gastos por cuenta presupuestaria. 2. Coloca firma, fecha y hora en el libro de control de entrega de reportes del Departamento de Nómina. 3. Imprime el reporte de comprobante de diario correspondiente a cada nómina cancelada en cada mes. 4. Coteja en el reporte de comprobante de diario y los reportes de deducciones del personal activo y jubilados pensiones y ayudas, en el resumen de deducciones y en el cuadre de banco los siguientes datos: montos, códigos contables. a) Si los montos y códigos contables están correctos: (Ir al paso 5). b) En caso contrario, si los montos ó códigos contables están incorrectos (errores, omisiones ó cuentas inválidas): Procede a realizar la corrección de las cuentas contables correspondientes a los registros contables, en el Sistema de Contabilidad. 5. Verifica los descuentos por pagos indebidos al personal para que las cuentas por cobrar asignadas en el reporte de comprobante de diario de nómina sean los correctos.

132 Página: 3/3 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE Sub Proceso: REVISIÓN Y ANALISIS LAS NÓMINAS CANCELADAS a) Si corresponden los descuentos por pagos indebidos a las cuentas por cobrar: (Ir al paso 6). b) En caso contrario, si no corresponden los descuentos por pagos indebidos a las cuentas por cobrar: Y el gasto corresponde al año en curso: se reversa el registro contable del gasto respectivo en el Sistema de Contabilidad. En caso contrario, si el gasto corresponde a años anteriores: se realiza el registro contable de ajuste respectivo en el Sistema de Contabilidad. 6. Imprime el reporte de comprobante de diario con las correcciones efectuadas y ajustes contabilizados. 7. Anexa el reporte de comprobante de diario con las correcciones efectuadas y ajustes contabilizados al reporte de comprobante de diario correspondiente a cada nómina cancelada en cada mes. 8. Coloca los reportes de las nóminas y soportes (reportes de comprobantes de diario) en el archivo temporal, donde permanecen hasta el final del mes, momento en se realiza el cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL.

133 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: REVISIÓN Y ANALISIS Página: 1/1 Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL ANÁLISIS DE LAS CUENTAS CONTABLES OBRAS EN PROCESO, ANTICIPOS A CONTRATISTAS Y ANTICIPOS A PROVEEDORES

134 Página: 1/4 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA EL ANÁLISIS DE Proceso: REGISTRO LAS CUENTAS CONTABLES OBRAS EN PROCESO, Sub Proceso: REVISIÓN Y ANALISIS ANTICIPOS A CONTRATISTAS Y ANTICIPOS A PROVEEDORES ANALISIS DE LAS CUENTAS CONTABLES OBRAS EN PROCESO, ANTICIPOS A CONTRATISTAS Y ANTICIPOS A PROVEEDORES

135 Página: 2/4 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA EL ANÁLISIS DE Proceso: REGISTRO LAS CUENTAS CONTABLES OBRAS EN PROCESO, Sub Proceso: REVISIÓN Y ANALISIS ANTICIPOS A CONTRATISTAS Y ANTICIPOS A PROVEEDORES RESPONSABLE ACCION CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) 1. Imprime los reportes de los movimientos de las cuentas contables: obras en proceso, anticipos a contratistas y anticipos a proveedores. 2. Busca en las carpetas asignadas a cada una de las cuentas: obras en proceso, anticipos a contratistas y anticipos a proveedores, los reportes de análisis del mes anterior de cada una de las mencionadas anteriormente. 3. Procede al análisis de las cuentas: obras en proceso, anticipos a contratistas y anticipos a proveedores. a) Verifica los reportes de análisis de las cuentas, de meses anteriores con los reportes de movimientos de las cuentas contables. b) Determina la inconsistencia de registros y/o correcciones a efectuar. 4. Revisa si el resultado del análisis de las cuentas amerita el registro de las capitalizaciones por obras en proceso y de la adquisición de bienes capitalizables: a) Si no amerita registro de capitalizaciones: (Ir al paso 5). b) En caso contrario, si amerita registro de capitalizaciones:

136 Página: 3/4 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA EL ANÁLISIS DE Proceso: REGISTRO LAS CUENTAS CONTABLES OBRAS EN PROCESO, Sub Proceso: REVISIÓN Y ANALISIS ANTICIPOS A CONTRATISTAS Y ANTICIPOS A PROVEEDORES Realiza el registro de las capitalizaciones por obras en proceso y de la adquisición de bienes capitalizables, en el Sistema de Contabilidad. Realiza el registro de cancelación de los anticipos a contratistas y anticipos a proveedores, en el Sistema de Contabilidad. Imprime el reporte de comprobante de diario. Anexa los soportes que respaldan el registro contable al reporte de comprobante de diario. Coloca el reporte de comprobante de diario y los soportes que respaldan registro contable en un archivo temporal, donde permanece hasta el final del mes, momento en que se realiza el cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL. 5. Verifica si hay que realizar asiento de ajuste: a) Si no amerita la realización de asiento de ajuste: (Ir al paso 6). b) En caso contrario, si amerita la realización de asiento de ajuste: Realiza el asiento de ajuste en el Sistema de Contabilidad. Imprime el reporte de comprobante de diario.

137 Página: 4/4 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA EL ANÁLISIS DE Proceso: REGISTRO LAS CUENTAS CONTABLES OBRAS EN PROCESO, Sub Proceso: REVISIÓN Y ANALISIS ANTICIPOS A CONTRATISTAS Y ANTICIPOS A PROVEEDORES Anexa al reporte de comprobante de diario, los soportes que respaldan el asiento de ajuste. Coloca el reporte de comprobante de diario y los soportes que respaldan el asiento de ajuste en un archivo temporal, donde permanece hasta el final del mes, momento en el que se realiza el cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL. (Ir al paso 9). 6. Actualiza el reporte de análisis de las cuentas obras en proceso, anticipos a contratistas y anticipos a proveedores. 7. Imprime el reporte de análisis de las cuentas obras en proceso, anticipos a contratistas y anticipos a proveedores. 8. Archiva los reportes de movimientos de las cuentas contables (auxiliar analítico): obras en proceso, anticipos a contratistas y anticipos a proveedores y los reportes de análisis de cuentas de obras en proceso, anticipos a contratistas y anticipos a proveedores, en las carpetas asignadas a cada una de las cuentas mencionadas anteriormente. 9. Después de realizado el cierre contable mensual, envía el reporte de comprobante de diario y los soportes que respaldan el asiento de ajuste al archivo del Departamento de Contabilidad.

138 Página: 1/1 Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA Proceso: REGISTRO ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE CONVERSIÓN DE Sub Proceso: ACTUALIZACIÓN DE TABLAS CÓDIGOS DE GASTOS PRESUPUESTARIOS A CÓDIGOS DE GASTOS CONTABLES

139 Página: 1/2 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Proceso: REGISTRO DE LA TABLA DE CONVERSIÓN DE CÓDIGOS DE Sub Proceso: ACTUALIZACIÓN DE TABLAS GASTOS PRESUPUESTARIOS A CÓDIGOS DE GASTOS CONTABLES ACTUALIZACIÓN DE LA TABLAS DE CONVERSIÓN DE CODIGOS DE GASTOS PRESUPUESTARIOS A CODIGOS DE GASTOS CONTABLES

140 Página: 2/2 Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Proceso: REGISTRO DE LA TABLA DE CONVERSIÓN DE CÓDIGOS DE Sub Proceso: ACTUALIZACIÓN DE TABLAS GASTOS PRESUPUESTARIOS A CÓDIGOS DE GASTOS CONTABLES RESPONSABLE ACCION CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) 1. Recibe de la Dirección de Presupuesto, oficio que expresa: inclusión, modificación y/o eliminación de cuentas presupuestarias de gastos. 2. Procede a actualizar (aperturar, modificar o eliminar) en el Sistema de Contabilidad el catálogo de cuentas contables y la tabla de conversión de códigos de gastos presupuestario a códigos de gastos contables.

141 Página: 1/1 Proceso: REGISTRO Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE CONCEPTOS DE Sub Proceso: ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DEDUCCIONES DE LAS NÓMINAS

142 Página: 1/2 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE CONCEPTOS DE DEDUCCIONES DE Sub Proceso: ACTUALIZACIÓN DE TABLAS LAS NÓMINAS ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE CONCEPTOS DE DEDUCCIONES DE LAS NÓMINAS

143 Página: 2/2 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE CONCEPTOS DE DEDUCCIONES DE Sub Proceso: ACTUALIZACIÓN DE TABLAS LAS NÓMINAS RESPONSABLE ACCION CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) 1. Recibe del Departamento de Nómina, oficio que expresa: Inclusión, Modificación y/o Eliminación de conceptos de Nóminas. 2. Procede a actualizar (aperturar, modificar o eliminar) en el Sistema de Contabilidad la tabla de conceptos de deducciones de las nóminas.

144 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: ACTUALIZACIÓN DE TABLAS Página: 1/1 Asunto: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE CONCEPTOS D E INGRESOS A TESORERÍA

145 Página: 1/2 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Sub Proceso: REVISIÓN Y ANALISIS LA TABLA DE CONCEPTOS DE INGRESOS A TESORERÍA DE ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE CONCEPTOS DE INGRESOS A TESORERIA

146 Página: 2/2 Proceso: REGISTRO Asunto: PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Sub Proceso: REVISIÓN Y ANALISIS LA TABLA DE CONCEPTOS D E INGRESOS A TESORERÍA DE RESPONSABLE ACCION CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) 1. Recibe del Departamento de Tesorería, oficio que expresa: Inclusión, Modificación y/o Eliminación de códigos y/o conceptos de Ingresos a Tesorería. 2. Procede a actualizar (aperturar, modificar o eliminar) en el Sistema de Contabilidad el catálogo de cuentas contables y la tabla de conceptos de ingresos a tesorería.

147 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 1/7 Proceso: 10. PROCESO 2: ANALISIS Y CONCILIACIÓN

148 Asunto: Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Página: 2/7 INDICE DEL PROCESO 10. PROCESO 2: ANALISIS Y CONCILIACION Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Información General Objetivo. Clientes: Iniciales. Finales. Entradas. Salidas. Dependencias y/o Personas Vinculadas: Internas. Base Legal Relacionada. Formularios. Recursos: Humanos. Tecnológicos: Computacionales. Materiales y Equipos. Procedimientos Diagrama de Actividades 2.1: Análisis de Cuentas del Pasivo. Procedimiento 2.1: Análisis de Cuentas del Pasivo. Diagrama de Actividades 2.2: Elaboración de Asientos de Ajuste. Procedimiento 2.2: Elaboración de Asientos de Ajuste. Diagrama de Actividades 2.3: Comparación entre el Reporte del Auxiliar Analítico y el Reporte de Movimiento Bancario. Procedimiento 2.3: Comparación entre el Reporte del Auxiliar Analítico y el Reporte de Movimiento Bancario. Diagrama de Actividades 2.4: Elaboración de Estados de Conciliación Bancaria. Procedimiento 2.4: Elaboración de Estados de Conciliación Bancaria.

149 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 3/7 ÁREA FINANCIERA Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE ANALISIS Y CONCILIACIÓN

150 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 4/7 Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DEL PROCESO DE ANALISIS Y CONCILIACIÓN

151 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: Página: 5/7 INFORMACION GENERAL INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO 2: ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN OBJETIVO Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de realizar el análisis integral y comparativo de las cuentas de pasivos y saldos de las cuentas bancarias de la Universidad de los Andes (ULA). CLIENTES INICIALES Departamento de Tesorería. Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA). FINALES Archivo de la Sección de Análisis y Conciliación Bancaria. ENTRADAS Solicitud para efectuar el análisis integral y comparativo de las cuentas de pasivos y saldos de las cuentas bancarias de la Universidad de los Andes (ULA). SALIDAS Reportes de Análisis Actualizados. Reporte de Auxiliar Analítico. Reporte de Movimiento Bancario. Reporte de Comprobante de Diario y Cuadros de Asientos de Ajustes. Estados de Conciliaciones Bancarias Estados de Cuentas Bancarios.

152 Proceso 2: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: Página: 6/7 INFORMACION GENERAL DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS INTERNAS Consejo Universitario. Dirección de Presupuesto. Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA). Dirección de Finanzas. Funcionarios que laboran en el Departamento de Contabilidad. BASE LEGAL RELACIONADA Manuales o catálogos de cuentas contables para el sistema de contabilidad pública elaborado por Programa de Modernización de la Administración Financiera del Estado. Clasificador de cuentas de Ingresos y Egresos Presupuestarios. Sistema de cuentas de Contabilidad Pública (Catalogo de Cuentas) Políticas y Normas de funcionamiento interno del Departamento de Contabilidad. FORMULARIOS Formato de Cuadro de Asiento de Ajuste. Formato de Reporte de Análisis. Formato de Relación de Pagos. Formato de Estado de Conciliación Bancaria. RECURSOS HUMANOS Jefe de Contabilidad.

153 Página: 7/7 Proceso 2: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: INFORMACION GENERAL Contador Jefe (1). Contador (2). Contabilista (2). Archivista (1). Oficinista (1). TECNOLÓGICOS: Computacionales Sistema de Contabilidad. MATERIALES Y EQUIPOS Materiales y equipos de oficina. Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes,...etc.

154 Página: 1/1 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE CUENTAS DEL PASIVO

155 Página: 1/12 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE CUENTAS DEL PASIVO 2.1 ANALISIS DE CUENTAS DEL PASIVO

156 Página: 2/12 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE CUENTAS DEL PASIVO RESPONSABLE ACCION CONTADOR JEFE (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) 1. Recibe los reportes de auxiliares analíticos de las cuentas del pasivo, enviados por la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA). 2. Verifica en el Sistema de Contabilidad que el saldo anterior y el total del reporte de auxiliar analítico coincida con el reporte de balance de comprobación del sistema. a) Si coinciden los saldos: (Ir al paso 3). b) En caso contrario, si no coinciden los saldos: Notifica al Jefe (a) de Contabilidad la situación. Recibe instrucciones del Jefe de Contabilidad para solventar la situación. Realiza las acciones necesarias. 3. Revisa que entre los reportes recibidos estén todas las cuentas del pasivo que tuvieron movimiento durante el mes a analizar. 4. Clasifica los reportes de auxiliares analíticos de las cuentas del pasivo, de acuerdo al grupo de cuentas asignadas a cada Contador (a) y/o Contabilista de la Sección de Análisis y Conciliación.

157 Página: 3/12 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE CUENTAS DEL PASIVO CONTADOR O CONTABILISTA 5. Entrega a los Contadores y/o Contabilista de la Sección de Análisis (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) y Conciliación, los reportes de auxiliares analíticos de las cuentas del pasivo a analizar. 6. Recibe reporte (s) de auxiliar (es) analítico (s) de la (s) cuenta (s) a analizar. 7. Busca el reporte de análisis del mes anterior, en la carpeta de la cuenta a analizar. 8. Revisa en el reporte del auxiliar analítico del mes a analizar y en el reporte de análisis del mes anterior los siguientes datos: beneficiario (a), referencia, concepto y monto. a) Marca con una tilde los movimientos que se correspondan, en el reporte del auxiliar analítico del mes a analizar y en el reporte de análisis del mes anterior. 9. Revisa la existencia de registros de pagos y pasivos globales y/o errores cometidos, en el reporte del auxiliar analítico del mes a analizar y en el reporte de análisis del mes anterior. a) Busca en el archivo del Departamento de Contabilidad, en la carpeta del asiento contable respectiva, el documento requerido. b) Extrae el documento requerido. c) Fotocopia el documento requerido.

158 Página: 4/12 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE CUENTAS DEL PASIVO d) Devuelve el documento, a la carpeta del asiento contable. e) Devuelve la carpeta del asiento contable, al archivo del Departamento de Contabilidad. f) Si en el registro se encuentra: Pagos y/o pasivos globales: Marca con una tilde los movimientos que se correspondan, en el reporte del auxiliar analítico del mes a analizar y en el reporte de análisis del mes anterior (Ir al literal g del paso 9) En otro caso, si encuentra disparidad en montos y/o cancelación de deudas sin pasivos registrados: Notifica al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, la situación encontrada. Recibe instrucciones del Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, para solventar la situación. Si el error fue cometido por el Departamento de Tesorería: o Elabora memorandum dirigido al Departamento de Tesorería. o Imprime original y copia del memorandum. o Coloca firma en original y copia del memorandum.

159 Página: 5/12 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE CUENTAS DEL PASIVO o Anexa al original del memorandum, los soportes respectivos. o Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, original y copia del memorandum con soportes respectivos (Ir al paso 10) Si el error fue cometido por el Departamento de Contabilidad: o Revisa el monto exacto por el cual se realizó la transacción. o Elabora el asiento de ajuste. Ver Procedimiento 2.2 ELABORACION DE ASIENTOS DE AJUSTE (Ir al paso 10). g) Identifica en el reporte del auxiliar analítico del mes a analizar los movimientos que no estén reflejados en el reporte de análisis de cuentas del mes anterior: 10. Actualiza (incluye o elimina según corresponda) el reporte de análisis. 11. Imprime el reporte de análisis actualizado. 12. Elabora relación detallada de pagos parciales a cargo de un registro global pendiente de pago. 13. Imprime la relación detallada de pagos parciales a cargo de un registro global pendiente de pago. 14. Anexa al reporte del auxiliar analítico del mes analizado, los soportes que respaldan el análisis realizado. 15. Analiza en el reporte de análisis actualizado, los registros pendientes de cancelaciones de años anteriores.

160 Página: 6/12 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE CUENTAS DEL PASIVO Busca en el archivo del departamento de contabilidad, la carpeta de asiento contable correspondiente. Busca en la carpeta de asiento contable el reporte de comprobante de diario con los soportes respectivos, donde aparece registrado inicialmente el movimiento. Extrae documento (s) necesario (s). Fotocopia el documento requerido. Devuelve el documento, a la carpeta del contable. asiento Devuelve la carpeta del asiento contable, al archivo del Departamento de Contabilidad. Revisa en el reporte de comprobante de diario y los soportes, la exactitud del registro. Notifica al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, la situación. Recibe instrucciones del Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación. Si no esta correcto el registro: a) Elabora el asiento de ajuste. Ver Procedimiento 2.2 ELABORACION DE ASIENTOS DE AJUSTE. b) Coloca nota en el reporte de análisis actualizado, reflejando que ya se hizo el ajuste y la fecha de dicho ajuste (Ir al paso 16)

161 Página: 7/12 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE CUENTAS DEL PASIVO En caso contrario, si esta correcto el registro: a) Solicita al Departamento de Nómina ó Tesorería, de manera verbal información sobre el origen de la transacción en dicha dependencia. b) Espera respuesta del Departamento de Nómina ó Tesorería, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles. Si recibe respuesta: (Ir al literal c del paso 15). En caso contrario, si no recibe respuesta durante este lapso: o Realiza memorando dirigido al Departamento de Nómina ó Tesorería, según corresponda. o Imprime original y copia del memorandum. o Coloca firma en original y copia del memorandum. o Anexa al original del memorandum los soportes respectivos. o Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, original y copia del memorandum con los soportes respectivos y ejecuta el paso anterior 15- b.

162 Página: 8/12 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE CUENTAS DEL PASIVO c) Posteriormente, recibe respuesta del Departamento de Nómina ó Tesorería, expresando el origen de la transacción y/o corrección del error. Verifica si la información suministrada por el Departamento de Nómina ó Tesorería se corresponde con el registro. o Si la información corresponde con el registro (Ir al paso 16). o En caso contrario, si la información no corresponde con el registro: Revisa quien es el responsable del error. Notifica al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, la situación encontrada. Recibe instrucciones del Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, para solventar la situación. Si los errores fueron cometidos por el Departamento de Nómina ó Tesorería: Elabora memorandum dirigido al Departamento de Nómina ó Tesorería, para que el Departamento de Nómina ó Tesorería corrija el error.

163 Página: 9/12 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE CUENTAS DEL PASIVO Imprime original y copia del memorandum. Coloca firma en original y copia del memorandum. Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, original y copia del memorandum con los soportes respectivos y ejecuta el paso anterior 15-c. En caso contrario, si los errores fueron cometidos por el Departamento de Contabilidad: Elabora el asiento de ajuste. Ver Procedimiento 2.2 ELABORACION DE ASIENTOS DE AJUSTE. Coloca nota en el reporte de análisis actualizado, reflejando que ya se realizo el ajuste y la fecha de dicho ajuste. 16. Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, el reporte de análisis actualizado, el reporte de análisis del mes anterior y el reporte del auxiliar analítico de la cuenta analizada, para su validación.

164 Página: 10/12 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE CUENTAS DEL PASIVO CONTADOR JEFE (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) 17. Recibe el reporte de análisis actualizado, el reporte de análisis del mes anterior y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta analizada. 18. Verifica en el reporte de análisis actualizado y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta analizada: que los saldos totales coincidan y/o que no existan cargos y abonos indebidos. a) Si los saldos coinciden y/o no existen cargos y abonos indebidos: Coloca firma en el reporte de análisis actualizado, como señal de validado. Entrega al Contador (a) y/o Contabilista el reporte de análisis actualizado validado, reporte de análisis del mes anterior y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta analizada (Ir al paso 19). b) Si los saldos no coinciden y/o existen cargos y abonos indebidos: Entrega al Contador (a) y/o Contabilista de la Sección de Análisis y Conciliación, el reporte (s) de análisis actualizado, reporte de análisis del mes anterior y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta analizada. Da instrucciones al contador (a) y/o contabilista de la Sección de Análisis y Conciliación, para que realice las correcciones necesarias.

165 Página: 11/12 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE CUENTAS DEL PASIVO CONTADOR O CONTABILISTA (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) Recibe instrucciones y el reporte de análisis actualizado, el reporte de análisis del mes anterior y el reporte del auxiliar analítico de la cuenta a analizar. Realiza las correcciones necesarias. Coloca nota en el reporte de análisis actualizado, reflejando la corrección realizada. Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, el reporte (s) de análisis actualizado corregido, reporte de análisis del mes anterior y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta analizada. CONTADOR JEFE (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) CONTADOR O CONTABILISTA (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) Recibe el reporte (s) de análisis actualizado corregido, reporte de análisis del mes anterior y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta analizada. Revisa las correcciones realizadas y ejecuta el paso anterior 18-a. 19. Recibe el reporte de análisis actualizado validado, reporte de análisis del mes anterior y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta analizada.

166 Página: 12/12 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE CUENTAS DEL PASIVO 20. Archiva en la carpeta de la cuenta analizada, en orden ascendente: reporte de análisis actualizado, reporte de auxiliar analítico con los soportes correspondientes y el reporte de análisis del mes anterior.

167 Página: 1/1 Asunto: 2.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN LA ELABORACION DE ASIENTOS DE AJUSTE

168 Página: 1/4 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE ASIENTOS DE AJUSTE 2.2 ELABORACIÓN DE ASIENTOS DE AJUSTE

169 Página: 2/4 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE ASIENTOS DE AJUSTE RESPONSABLE ACCION CONTADOR O CONTABILISTA (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) 1. Elabora el asiento de ajuste en un cuadro de asiento de ajuste. CONTADOR JEFE (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) 2. Imprime original y copia del cuadro de asiento de ajuste. 3. Coloca firma en los cuadros de asientos de ajuste. 4. Anexa a los cuadros de asientos de ajuste los soportes que respalden la operación. 5. Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, los cuadros de asientos de ajuste con los soportes, para su respectiva autorización. 6. Recibe los cuadros de asientos de ajuste con los soportes. 7. Verifica el cuadro de asiento de ajuste y los soportes: a) Si esta correcto el cuadro de asiento de ajuste: Firma el cuadro de asiento de ajuste JEFE DE CONTABILIDAD Entrega al Jefe (a) de Contabilidad los cuadro de asientos de ajuste con los soportes para respectiva autorización. Recibe los cuadros de asientos de ajuste con los soportes.

170 Página: 3/4 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE ASIENTOS DE AJUSTE Revisa el cuadro de asiento de ajuste y los soportes. Coloca firma en los cuadros de asientos de ajuste como señal de autorizado. Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, los cuadros de asientos de ajuste. CONTADOR JEFE (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) CONTADOR O CONTABILISTA Recibe los cuadros de asientos de ajustes autorizado (Ir al paso 8). b) En caso contrario, si esta incorrecto el cuadro de asiento de ajuste: Da instrucciones al Contador (a) y/o Contabilista de la Sección de Análisis y conciliación, para que realice las correcciones necesarias y ejecuta el paso anterior Entrega el cuadro de asiento de ajuste autorizado al Contador (a) y/o Contabilista de la Sección de Análisis y Conciliación. (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) 9. Recibe los cuadros de asientos de ajustes, autorizado. 10. Realiza el asiento de ajuste en el Sistema de Contabilidad. 11. Imprime el reporte de comprobante de diario.

171 Página: 4/4 Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN Asunto: 2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE ASIENTOS DE AJUSTE CONTADOR JEFE (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) 12. Revisa en el reporte de comprobante de diario, la exactitud de los datos. 13. Anexa al reporte de comprobante de diario el original del cuadro de asiento de ajuste y los soportes. 14. Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, el reporte de comprobante de diario con sus respectivos soportes (incluyendo el cuadro de asiento de ajuste). 15. Recibe el reporte de comprobante de diario con sus respectivos soportes. 16. Coloca el reporte de comprobante de diario, el cuadro de asiento de ajuste original y los soportes respectivos, en un archivo temporal donde permanece hasta el final del mes, momento en que se realiza el cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL. 17. Archiva copia del cuadro de asiento de ajuste y los soportes respectivos en la carpeta asignada para ello.

172 Página: 1/1 Asunto: 2.3 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA COMPARACIÓN ENTRE EL REPORTE DEL Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN AUXILIAR ANALÍTICO Y EL REPORTE DE MOVIMIENTO BANCARIO DPTO. DE INGRESAR: RMB del mes a analizar. Consultar en el SC el RAACB. CONTABILISTA (Sección de Análisis y Conciliación ) Cotejar cada uno de los movimientos registrados en el RMB y en el RAACB. Montos Incorrectos. Montos Correctos. Informar al Contador Jefe de la Sección de Registro. Recibir notificación sobre el responsable del error. Archivar el RMB en la carpeta del Banco respectivo. RMB Dpto. Contabilidad Dpto. Tesorería Notificar al Jefe de la Sección da Habilitaduria el error encontrado. Corregir el error en el SC. RMB: Reporte del movimiento bancario. SC: Sistema de contabilidad. RAACB: Reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria a analizar. Dpto: departamento. LEYENDA DE SIMBOLOS Objeto: Representa un objeto (insumo, producto, recurso físico) que es usado o producido por un proceso. Inicio de Proceso: Indica el inicio de un proceso o actividad. Flujo de Control: Muestra el orden de ejecución de los procesos. Actividad: Proceso atómico que no puede ser descompuesto en otros de más bajo nivel. Decisión: Indica un punto de decisión entre dos o más objetos. Fin de Proceso: Indica el fin de un proceso ó actividad.

173 Página: 1/3 Asunto: 2.3 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN COMPARACIÓN ENTRE EL REPORTE DEL AUXILIAR ANALÍTICO Y EL REPORTE DE MOVIMIENTO BANCARIO 2.3 COMPARACIÓN ENTRE EL REPORTE DEL AUXILIAR ANALITICO Y EL REPORTE DE MOVIMIENTO BANCARIO

174 Página: 2/3 Asunto: 2.3 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN COMPARACIÓN ENTRE EL REPORTE DEL AUXILIAR ANALÍTICO Y EL REPORTE DE MOVIMIENTO BANCARIO RESPONSABLE ACCION CONTABILISTA (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) 1. Recibe del Departamento de Tesorería, reporte de movimiento bancario del mes a analizar. 2. Consulta en el Sistema de Contabilidad e imprime de ser necesario, el reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria a analizar. 3. Coteja cada uno de los movimientos registrados en el reporte de movimiento bancario y en el reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria a analizar. a) Si no encuentra diferencia en montos en los registros reflejados en el reporte de movimiento bancario y en el reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria a analizar (Ir al paso 4). b) En caso contrario, si encuentra diferencia en montos, en los registros reflejados en el reporte de movimiento bancario y en el reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria a analizar: Informa al Contador (a) Jefe de la Sección de Registro la situación presentada, para que realice su respectiva verificación y/o corrección. Recibe del Contador (a) Jefe de la Sección de Registro notificación sobre quien es el responsable del error encontrado ó si ya fue corregido.

175 Página: 3/3 Asunto: 2.3 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN COMPARACIÓN ENTRE EL REPORTE DEL AUXILIAR ANALÍTICO Y EL REPORTE DE MOVIMIENTO BANCARIO Si el error fue cometido en el Departamento de Tesorería: Notifica al Jefe (a) de la Sección de Habilitaduría de forma verbal la situación, para que realice la respectiva corrección. 4. Archiva el reporte del movimiento bancario enviado por el departamento de Tesorería, en la carpeta del banco correspondiente.

176 Página: 1/1 Asunto: 2.4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA Proceso: ANALISIS Y CONCILIACIÓN ELABORACION DE ESTADOS DE CONCILIACIÓN BANCARIA

177 Página: 1/8 Asunto: 2.4 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE Proceso: ANALISIS Y CONCILIACION ESTADOS DE CONCILIACIÓN BANCARIA 2.4 ELABORACIÓN DE ESTADOS DE CONCILIACIÓN BANCARIA

178 Página: 2/8 Asunto: 2.4 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE Proceso: ANALISIS Y CONCILIACION ESTADOS DE CONCILIACIÓN BANCARIA RESPONSABLE ACCION CONTADOR JEFE (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) CONTABILISTA (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACIÓN) 1. Recibe los reportes de auxiliares analíticos de las cuentas bancarias de la institución, enviados por la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA). 2. Consulta en el Sistema de Contabilidad el saldo anterior y verifica que el total del reporte de auxiliar analítico coincida con el reporte de balance de comprobación del sistema. a) Si coinciden los saldos: (Ir al paso 3). b) En caso contrario, si no coinciden los saldos: Notifica al Jefe (a) de Contabilidad la situación. Recibe instrucciones del Jefe de Contabilidad para solventar la situación. Realiza las acciones necesarias. 3. Entrega al Contabilista de la Sección de Análisis y Conciliación, los reportes de auxiliares analíticos de las cuentas bancarias de la institución. 4. Recibe los reportes de auxiliares analíticos de las cuentas bancarias de la institución. 5. Recibe del Departamento de Tesorería, los estados de cuentas bancarios de las cuentas corrientes que maneja la institución.

179 Página: 3/8 Asunto: 2.4 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE Proceso: ANALISIS Y CONCILIACION ESTADOS DE CONCILIACIÓN BANCARIA 6. Busca el estado de conciliación bancaria del mes anterior correspondiente a la cuenta a analizar. 7. Chequea en el estado de cuenta bancario y en el reporte del auxiliar analítico: que todos los registros del banco correspondan con los registros que realizó la institución, y viceversa. a) Si los registros contables se corresponden en el estado de cuenta bancario y en el reporte del auxiliar analítico: (Ir al paso 8). b) En otro caso, si los registros contables no se corresponden en el estado de cuenta bancario y en el reporte del auxiliar analítico, debido a que: No se encuentren cheques o depósitos en esta verificación, se toman como cheques o depósitos en tránsito, para el banco o para la institución, según corresponda. No se encuentren notas de débito y notas de crédito, los marca con una tilde como pendientes para la elaboración del estado de conciliación bancaria. Existen errores: Busca en el archivo del Departamento de Contabilidad, la carpeta del asiento contable correspondiente. Extrae el documento necesario. Fotocopia el documento.

180 Página: 4/8 Asunto: 2.4 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE Proceso: ANALISIS Y CONCILIACION ESTADOS DE CONCILIACIÓN BANCARIA Devuelve el documento a la carpeta del asiento contable correspondiente. Devuelve la carpeta del asiento contable, al archivo del departamento de Contabilidad. Si los errores encontrados han sido cometidos en los registros contables: Elabora el asiento de ajuste. Ver Procedimiento 2.2 ELABORACIÓN DE ASIENTOS DE AJUSTE Ir al paso 8). En caso contrario, si los errores han sido cometidos por la Entidad Bancaria o por el Departamento de Tesorería: o Realiza memorandum dirigido al Departamento de Tesorería, explicando la situación presentada. o Imprime original y copia del memorandum. o Coloca firma en original y copia del memorandum. o Anexa los soportes correspondientes al memorandum original. o Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, original y copia del memorandum con los soportes respectivos, para que coloque firma como señal de autorizado y envíe el memorando al Departamento de Tesorería (Ir al paso 8).

181 Página: 5/8 Asunto: 2.4 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE Proceso: ANALISIS Y CONCILIACION ESTADOS DE CONCILIACIÓN BANCARIA c) En otro caso, si detecta depósitos globales correspondientes a matriculas estudiantiles y aranceles: Busca en el archivo del Departamento de Contabilidad las carpetas de asientos contables correspondientes a los depósitos de matrículas estudiantiles y aranceles. Revisa que cada uno de los depósitos este incluido en el estado de cuenta bancario. Archiva los depósitos de matrículas estudiantiles y aranceles en la carpeta de asiento contable correspondiente. Devuelve las carpetas de asientos contables al archivo del Departamento de Contabilidad. 8. Elabora el estado de conciliación bancaria a través del Método de Saldos Encontrados. a) Registra el saldo según el estado de cuenta del banco, del mes a conciliar. b) Registra los depósitos y cheques en tránsito. c) Registra las notas de débito y las notas de crédito. d) Registra los errores del banco y/o de la empresa, según corresponda. 9. Verifica que coincida el saldo conciliado con el saldo reflejado en el reporte del auxiliar analítico. a) Si coinciden los saldos: (Ir al paso 10). b) En caso contrario, si no coinciden los saldos: Ejecuta el paso anterior 8-a.

182 Página: 6/8 Asunto: 2.4 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE Proceso: ANALISIS Y CONCILIACION ESTADOS DE CONCILIACIÓN BANCARIA c) Si persiste el descuadre del estado de conciliación bancaria ejecuta el paso anterior Imprime el estado de conciliación bancaria. 11. Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación, el estado de conciliación bancaria nuevo, el estado de conciliación bancaria del mes anterior y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria, para su validación. CONTADOR JEFE (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) 14. Recibe el estado de conciliación bancaria nuevo, el estado de conciliación bancaria del mes anterior y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria. 15. Verifica en el estado de conciliación bancaria nuevo y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria: que los saldos totales coincidan y/o que no existan cargos y abonos indebidos. a) Si los saldos coinciden y/o no existen cargos y abonos indebidos: Coloca firma en el estado de conciliación bancaria, como señal de validado. Entrega al Contabilista de la Sección de Análisis y Conciliación el estado de conciliación bancaria validado, el estado de conciliación bancaria del mes anterior y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria (Ir al paso 16).

183 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 7/8 ÁREA FINANCIERA Proceso: ANALISIS Y CONCILIACION Asunto: 2.4 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE ESTADOS DE CONCILIACIÓN BANCARIA CONTABILISTA b) En caso contrario, si los saldos no coinciden y/o existen cargos y abonos indebidos: (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) Entrega al Contabilista de la Sección de Análisis y Conciliación el estado de conciliación bancaria nuevo, el estado de conciliación bancaria del mes anterior y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria. Da instrucciones al Contabilista de la Sección de Análisis y Conciliación, para que realice las correcciones necesarias. Recibe instrucciones y el reporte de análisis actualizado, el reporte de análisis del mes anterior y el reporte del auxiliar analítico de la cuenta a analizar. CONTADOR JEFE (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) Realiza las correcciones necesarias. Entrega al Contador (a) Jefe de la Sección de Análisis y Conciliación el estado de conciliación bancaria nuevo corregido, el estado de conciliación bancaria del mes anterior y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria. Recibe el estado de conciliación bancaria nuevo corregido, el estado de conciliación bancaria del

184 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 8/8 ÁREA FINANCIERA Proceso: ANALISIS Y CONCILIACION Asunto: 2.4 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE ESTADOS DE CONCILIACIÓN BANCARIA CONTABILISTA (SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION) mes anterior y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria. Revisa las correcciones realizadas y ejecuta el paso anterior 15 a. 16. Recibe el estado de conciliación bancaria validado, el estado de conciliación bancaria del mes anterior y el reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria. 17. Archiva el reporte del auxiliar analítico, el estado de cuenta bancario y el estado de conciliación bancaria del mes anterior, en la carpeta del banco correspondiente. 18. Archiva el nuevo estado de conciliación bancaria en la carpeta de conciliaciones. 19. Coloca las carpetas en sus respectivos lugares.

185 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 1/8 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 11. PROCESO 3: ARCHIVO

186 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: Página: 2/8 INDICE DEL PROCESO 11. PROCESO 3: ARCHIVO Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Información General Objetivo. Clientes: Iniciales. Finales. Entradas. Salidas. Dependencias y/o Personas Vinculadas: Internas. Base Legal Relacionada. Formularios. Recursos: Humanos. Tecnológicos: Computacionales. Materiales y Equipos. Procedimientos: Diagrama de Actividades 3.1: Archivo de Asientos Contables y sus Soportes. Procedimiento 3.1: Archivo de Asientos Contables y sus Soportes. Diagrama de Actividades 3.2: Recepción y Archivo de la Información Contable y de Nómina a través de Medios Magnéticos Procedimiento 3.2: Recepción y Archivo de la Información Contable y de Nómina a través de Medios Magnéticos Diagrama de Actividades 3.3: Recepción y Archivo de Comprobantes de Cheques. Procedimiento 3.3: Recepción y Archivo de Comprobantes de Cheques. Diagrama de Actividades 3.4: Recepción y Archivo de Tickets de Unidades de Producción. Procedimiento 3.4: Recepción y Archivo de Tickets de Unidades de Producción.

187 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Asunto: Página: 3/8 INDICE DEL PROCESO Diagrama de Actividades 3.5: Búsqueda de Documentos para Fines de Jubilación solicitada por la Dirección de Personal, OAP y a Título Personal. Procedimiento 3.5: Búsqueda de Documentos para Fines de Jubilación solicitada por la Dirección de Personal, OAP y a Título Personal. Diagrama de Actividades 3.6: Búsqueda de Documentos solicitados por la Unidad de Auditoria Interna. Procedimiento 3.6: Búsqueda de Documentos solicitados por la Unidad de Auditoria Interna. Diagrama de Actividades 3.7: Depuración de Archivos Contables. Procedimiento 3.7: Depuración de Archivos Contables.

188 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 4/8 Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE ARCHIVO

189 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 5/8 Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DEL PROCESO DE ARCHIVO

190 Asunto: Proceso: ARCHIVO Página: 6/8 INFORMACIÓN GENERAL INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO 3: ARCHIVO OBJETIVO Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de archivar los documentos y carpetas que genera el Departamento de Contabilidad. CLIENTES INICIALES Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA). Sección de Registro del Departamento de Contabilidad. Sección de Análisis y Conciliación del Departamento de Contabilidad. Dependencias Centrales. FINALES Archivo del Departamento de Contabilidad. Dependencias Centrales. Circuito Universitario de los Andes para el Manejo Integral de los Desechos (CIULAMIDE). ENTRADAS Solicitud para archivar los documentos que genera el Departamento de Contabilidad, así como carpetas y reportes. SALIDAS Reportes, Documentos, Relaciones, Medios Magnéticos Archivados. Oficios y fotocopia de documentos. Carpetas de Asientos Contables. Carpetas de Asientos Contables Depuradas.

191 Asunto: Proceso: ARCHIVO Página: 7/8 INFORMACIÓN GENERAL DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS BASE LEGAL RELACIONADA FORMULARIOS INTERNAS Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA). Dirección de Finanzas. Unidad de Auditoria Interna. Funcionarios que laboran en el Departamento de Contabilidad. Código de Comercio. Políticas y Normas de funcionamiento interno del Departamento de Contabilidad. Formato de Tickets Enviados a Archivo. Formato de Control de Archivo. Formato de Documentos Enviados. Planilla de Entrega de Comprobantes Contables por los Funcionarios del Archivo del Departamento de Contabilidad a los Funcionarios de Auditoria Interna. Planilla de Devolución de Comprobantes Contables por los Auditores de la Unidad de Auditoria Interna al Encargado del Archivo del Departamento de Contabilidad. RECURSOS HUMANOS Jefe de Contabilidad. Archivista (1). Oficinista (1).

192 Asunto: Proceso: ARCHIVO Página: 8/8 INFORMACIÓN GENERAL TECNOLÓGICOS: Computacionales Base de Datos. MATERIALES Y EQUIPOS Materiales y equipos de oficina. Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes,...etc.

193 Página: 1/1 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVO DE ASIENTOS CONTABLES Y SUS SOPORTES

194 Página: 1/2 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.1 PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVO DE ASIENTOS CONTABLES Y SUS SOPORTES 3.1 ARCHIVO DE ASIENTOS CONTABLES Y SUS SOPORTES

195 Página: 2/2 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.1 PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVO DE ASIENTOS CONTABLES Y SUS SOPORTES RESPONSABLE ACCION ARCHIVISTA 1. Recibe de la Sección de Registro, los reportes de movimientos de comprobantes de diarios con sus respectivos soportes. 2. Ordena los reportes de movimientos de comprobantes de diarios y sus respectivos soportes, de acuerdo al número de asiento y fecha. 3. Busca las carpetas para archivar. 4. Perfora todos los reportes de movimientos de comprobantes de diarios con sus respectivos soportes. 5. Encarpeta dichos reportes de movimientos de comprobantes de diarios con sus respectivos soportes. 6. Identifica lomo (s) de la (s) carpeta (s). 7. Coloca la (s) carpeta (s) en el archimóvil. 8. Posteriormente, al finalizar de encarpetar e identificar todos los reportes de movimientos de comprobantes de diarios con sus respectivos soportes, busca en el archimóvil, la (s) carpeta (s) ya identificadas. 9. Serializa con el número de asiento correspondiente, cada uno de los reportes de movimientos de comprobantes de diarios y sus respectivos soportes. 10. Devuelve al archimóvil, la (s) carpeta (s).

196 Página: 1/1 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y DE NÓMINA A TRAVÉS DE MEDIOS MAGNETICOS

197 Página: 1/2 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.2 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y DE NÓMINA A TRAVÉS DE MEDIOS MAGNETICOS 3.2 RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y DE NÓMINA A TRAVÉS DE MEDIOS MAGNÉTICOS

198 Página: 2/2 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.2 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y DE NÓMINA A TRAVÉS DE MEDIOS MAGNETICOS RESPONSABLE ACCION JEFE DE CONTABILIDAD 1. Recibe de la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA), oficio y medios magnéticos (CD) contentivos de información correspondiente a los siguientes registros contables: a) Reportes de nómina canceladas. b) Libro Diario. c) Auxiliar Analítico. d) Balances, entre otros. 2. Compara la información reflejada en el oficio con los medios magnéticos recibidos. 3. Coloca firma, fecha y hora en el oficio. 4. Coloca el oficio en la carpeta asignada para archivar oficios recibidos. 5. Revisa los medios magnéticos. ARCHIVISTA 6. Entrega al Archivista del Departamento de Contabilidad, los medios magnéticos para su respectivo archivo. 7. Recibe del Jefe (a) de Contabilidad, los medios magnéticos para su respectivo archivo. 8. Archiva los medios magnéticos en los espacios destinados para ello, en el archivo del Departamento de Contabilidad.

199 Página: 1/1 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.3 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y ARCHIVO DE COMPROBANTES DE CHEQUES

200 Página: 1/3 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.3 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y ARCHIVO DE COMPROBANTES DE CHEQUES 3.3 RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE COMPROBANTES DE CHEQUES

201 Página: 2/3 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.3 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y ARCHIVO DE COMPROBANTES DE CHEQUES RESPONSABLE ACCION ARCHIVISTA 1. Recibe del funcionario (a) del Departamento de Tesorería, los comprobantes de cheques pagados con dos relaciones de cheques. 2. Coloca firma, fecha y hora en las relaciones de cheques pagados. 3. Devuelve al funcionario (a) del Departamento de Tesorería una relación de cheques pagados. 4. Ordena los comprobantes de cheques, de acuerdo al número de cheque y fecha. 5. Busca las carpetas para archivar. 6. Perfora cada uno de los comprobantes de cheques y la relación de cheques pagados. 7. Encarpeta los comprobantes de cheques y la relación de cheques pagados. 8. Identifica el lomo de la carpeta, con el mes al cual corresponde los comprobantes de cheques. 9. Coloca la carpeta con los comprobantes de cheques y la relación de cheques pagados, en un archivo temporal. 10. Posteriormente, busca en el archivo temporal, la carpeta con los comprobantes de cheques y la relación de cheques pagados.

202 Página: 3/3 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.3 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y ARCHIVO DE COMPROBANTES DE CHEQUES 11. Busca en el archimóvil, la (s) carpeta (s) de asiento (s) contable (s) de acuerdo a la fecha de los comprobantes de cheques. 12. Anexa a la (s) carpeta (s) de asiento (s) contable (s) correspondiente (s), los comprobantes de cheques. 13. Serializa con el número de asiento correspondiente, cada uno de los comprobantes de cheques. 14. Devuelve al archimóvil, la (s) carpeta (s) de asiento (s) contable (s) 15. Archiva en la carpeta de relación de cheques, la relación.

203 Página: 1/1 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y ARCHIVO DE TICKETS DE UNIDADES DE PRODUCCION CONTADOR DE INGRESOS INGRESAR: Sobres contentivos de Tickets de Unidades de Producción. Colocar firma, fecha y hora en el libro de recibido. Buscar una caja para archivar los Tickets de Unidades de Producción. Extraer del sobre, los Tickets de Unidades de Producción. Identificar la caja con el número que le corresponda según la relación elaborada. Llenar la planilla de Tickets de Unidades de Producción. Archivar los Tickets de Unidades de Producción, en la caja identificada. ARCHIVISTA Relacionar en la base de datos los Tickets de Unidades de Producción, de acuerdo al # de asiento y fecha. Colocar la caja en los espacios destinados para ello, en el archivo del Dpto. de Contabilidad. Imprimir la relación de tickets enviados al archivo. Anexar a la relación de tickets enviados al archivo, los Tickets de Unidades de Producción. Caja. Dpto: Departamento. #: Número. LEYENDA DE SIMBOLOS Objeto: Representa un objeto (insumo, producto, recurso físico) que es usado o producido por un proceso. Inicio de Proceso: Indica el inicio de un proceso o actividad. Flujo de Control: Muestra el orden de ejecución de los procesos. Actividad: Proceso atómico que no puede ser descompuesto en otros de más bajo nivel. Fin de Proceso: Indica el fin de un proceso ó actividad.

204 Página: 1/2 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.4 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y ARCHIVO DE TICKETS DE UNIDADES DE PRODUCCION 3.4 RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE TICKETS DE UNIDADES DE PRODUCCIÓN

205 Página: 2/2 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.4 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION Y ARCHIVO DE TICKETS DE UNIDADES DE PRODUCCION RESPONSABLE ACCION ARCHIVISTA 1. Recibe del Contador (a) de Ingresos, sobres contentivos de tickets de unidades de producción. 2. Coloca firma, fecha y hora en el libro de recibido. 3. Extrae del sobre, los tickets de unidades de producción. 4. Llena la planilla de tickets enviados a archivo. 5. Relaciona en una base de datos los tickets de unidades de producción recibidos, de acuerdo al número de asiento y fecha correspondiente. 6. Imprime la relación de tickets enviados al archivo. 7. Anexa a la relación de tickets enviados al archivo, los tickets de unidades de producción. 8. Busca una caja para archivar los tickets de unidades de producción. 9. Identifica la caja con el número que le correspondan según la relación elaborada. 10. Archiva los tickets de unidades de producción, en la caja identificada. 11. Coloca la caja en los espacios destinados para ello, en el archivo del Departamento de Contabilidad.

206 Página: 1/1 Asunto: 3.5 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA Proceso: ARCHIVO BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS PARA FINES DE JUBILACIÓN SOLICITADA POR LA DIRECCIÓN DE PERSONAL, O.A.P. Y A TITULO PERSONAL

207 Página: 1/5 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.5 PROCEDIMIENTO PARA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS PARA FINES DE JUBILACIÓN SOLICITADA POR LA DIRECCIÓN DE PERSONAL, O.A.P. Y A TITULO PERSONAL 3.5 BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS PARA FINES DE JUBILACIÓN SOLICITADA POR LA DIRECCIÓN DE PERSONAL, OAP Y A TÍTULO PERSONAL OAP: Oficina de Asuntos Profesorales

208 Página: 2/5 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.5 PROCEDIMIENTO PARA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS PARA FINES DE JUBILACIÓN SOLICITADA POR LA DIRECCIÓN DE PERSONAL, O.A.P. Y A TITULO PERSONAL RESPONSABLE ACCION OFICINISTA 1. Recibe original y copia de oficio de solicitud de documentos para fines de jubilación de la Dirección de Personal ó de la Oficina de Asuntos Profesorales ó persona interesada. 2. Revisa que el oficio recibido pertenezca al Departamento de Contabilidad. 3. Coloca firma, sello, fecha y hora en que se recibe los oficios de solicitud, en ambos oficios. 4. Devuelve la copia del oficio al funcionario (a) o trabajador de la Universidad de los Andes que hace entrega de los oficios de solicitud de documentos. 5. Registra la entrada del oficio de solicitud de documentos, en la carpeta de recepción de documentos. 6. Fotocopia el oficio recibido. ARCHIVISTA 7. Entrega al archivista, original y fotocopia del oficio de solicitud de documentos y la carpeta de recepción de documentos. 8. Recibe original y fotocopia del oficio de solicitud de documentos y la carpeta de recepción de documentos. 9. Coloca firma, fecha y hora en la carpeta de recepción de documentos y en el oficio original de solicitud de documentos.

209 Página: 3/5 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.5 PROCEDIMIENTO PARA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS PARA FINES DE JUBILACIÓN SOLICITADA POR LA DIRECCIÓN DE PERSONAL, O.A.P. Y A TITULO PERSONAL OFICINISTA 10. Entrega a la oficinista la carpeta de recepción de documentos. 11. Recibe la carpeta de recepción de documentos, firmadas. ARCHIVISTA 12. Archiva en estante la carpeta de recepción de documentos. 13. Busca los documentos en los archivos que están a disposición del Departamento de Contabilidad, de acuerdo al lapso de tiempo solicitado en el oficio. a) Si encuentra los documentos solicitados: Extrae documento (s) respectivo (s) del archivo. Llena la planilla de control de archivo. Fotocopia los documento (s). Archiva en la carpeta asignada para ello, la fotocopia del oficio de solicitud de documentos. JEFE DE CONTABILIDAD Entrega al Jefe (a) de Contabilidad original de oficio de solicitud de documentos, original y fotocopia de documento (s), para que éste certifique la fotocopia de documento (s). Recibe original de oficio de solicitud de documentos, original y fotocopia de documento (s).

210 Página: 4/5 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.5 PROCEDIMIENTO PARA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS PARA FINES DE JUBILACIÓN SOLICITADA POR LA DIRECCIÓN DE PERSONAL, O.A.P. Y A TITULO PERSONAL Revisa de manera general los documentos Certifica la fotocopia de documento (s). Entrega a la oficinista original de oficio de solicitud de documentos (para su archivo), fotocopia de documento (s) y da instrucciones a la oficinista para envío de correspondencia. Ver procedimiento 3.2 CONTROL DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA. ARCHIVISTA Entrega al archivista original de documento (s) y copia del oficio de solicitud de documento (s) firmados en calidad de recibir documentos encontrados en el archivo. Recibe del Jefe (a) de Contabilidad, original de documento (s) y copia del oficio de solicitud de documento (s). (Ir al paso 14) b) Si no encuentra los documentos solicitados: Coloca una nota en el oficio original de solicitud de documentos. Fotocopia el oficio original de solicitud de documentos. JEFE DE CONTABILIDAD Entrega al Jefe (a) de Contabilidad, original y fotocopia del oficio de solicitud de documentos. Recibe original y fotocopia del oficio de solicitud de documentos.

211 Página: 5/5 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.5 PROCEDIMIENTO PARA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS PARA FINES DE JUBILACIÓN SOLICITADA POR LA DIRECCIÓN DE PERSONAL, O.A.P. Y A TITULO PERSONAL Coloca firma en original y fotocopia del oficio de solicitud de documentos. Entrega a la oficinista original del oficio de solicitud de documentos y da instrucciones a la oficinista para envío de correspondencia. Ver procedimiento 3.2 CONTROL DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA. ARCHIVISTA Entrega al archivista la fotocopia de solicitud de documentos firmada. Recibe del Jefe (a) de Contabilidad, la fotocopia de solicitud de documentos firmada. 14. Actualiza en una base de datos de documentos enviados. 15. Imprime la planilla de documentos enviados. 16. Archiva en la carpeta de documentos enviados, la planilla y los soportes correspondientes.

212 Página: 1/1 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.6 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA BUSQUEDA DE DOCUMENTOS SOLICITADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

213 Página: 1/2 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.6 PROCEDIMIENTO PARA BUSQUEDA DE DOCUMENTOS SOLICITADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA 3.6 BUSQUEDA DE DOCUMENTOS SOLICITADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

214 Página: 2/2 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.6 PROCEDIMIENTO PARA BUSQUEDA DE DOCUMENTOS SOLICITADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA RESPONSABLE ACCION ARCHIVISTA 1. Recibe solicitud de carpeta (s) de asiento (s) contable (s) de forma verbal, de parte del funcionario (a) de la Unidad de Auditoria Interna. 2. Busca en el archimóvil, la (s) carpeta (s) de asiento (s) contable (s) solicitadas. 3. Llena la planilla de entrega de comprobantes contables del archivo del Departamento de Contabilidad. 4. Firma la planilla de entrega de comprobantes contables de la Unidad de Auditoria Interna. 5. Entrega la (s) carpeta (s) de asiento (s) contable (s) al funcionario (a) de la Unidad de Auditoria Interna. 6. Posteriormente, recibe del funcionario (a) de la Unidad de Auditoria Interna, la (s) carpeta (s) de asiento (s) contable (s). 7. Llena la planilla de devolución de comprobantes contables del archivo del Departamento de Contabilidad. 8. Firma la planilla de devolución de comprobantes contables de la Unidad de Auditoria Interna 9. Archiva la (s) carpeta (s) de asiento (s) contable(s), en el archimóvil.

215 Página: 1/1 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.7 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA DEPURACIÓN DE ARCHIVOS CONTABLES

216 Página: 1/3 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.7 PROCEDIMIENTO PARA DEPURACIÓN DE ARCHIVOS CONTABLES 3.7 DEPURACIÓN DE ARCHIVOS CONTABLES

217 Página: 2/3 Proceso: ARCHIVO Asunto: 3.7 PROCEDIMIENTO PARA DEPURACIÓN DE ARCHIVOS CONTABLES RESPONSABLE ACCION ARCHIVISTA 1. Recibe solicitud del Jefe (a) de Contabilidad, para depurar los archivos contables inactivos ubicados en el sector Campo de Oro, en instalaciones de la Universidad de los Andes, de acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio. 2. Identifica la (s) carpeta (s) de asiento (s) contable (s) a depurar en los archivos inactivos ubicados en el sector Campo de Oro, en instalaciones de la Universidad de los Andes, de acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio. 3. Toma la (s) carpeta (s) de asiento (s) contable (s) a depurar. 4. Extrae los documentos contables de pagos de personal, facturas de compra de bienes muebles e inmuebles capitalizables. 5. Archiva todos los documentos mencionados anteriormente en una nueva carpeta. 6. Deja los documentos sobrantes en la (s) carpeta (s) de asiento (s) contable (s) depurada. 7. Coloca las carpetas en los archivos destinados para ellas. 8. Posteriormente, al reunir una cantidad determinada de carpetas de asientos contables depuradas, realiza un oficio dirigido al Jefe (a) de Contabilidad.

218 Página: 3/3 Asunto: 3.7 PROCEDIMIENTO PARA DEPURACIÓN Proceso: ARCHIVO DE ARCHIVOS CONTABLES 9. Imprime original y copia del oficio. JEFE DE CONTABILIDAD 10. Entrega original y copia del oficio al Jefe (a) de Contabilidad. 11. Recibe del Archivista original y copia del oficio. 12. Revisa el oficio. 13. Elabora Acta para efectuar la entrega de documentos a la Facultad de Ciencias. 14. Imprime el Acta. 15. Coloca firma en el Acta. 16. Archiva en la carpeta asignada para ello, original del Acta. ARCHIVISTA 17. Entrega al Archivista original y copia del oficio y copia del Acta. 18. Recibe del Jefe (a) de Contabilidad, copia del oficio firmado y copia del Acta para efectuar la entrega de documentos a la Facultad de Ciencias. 19. Entrega las carpetas de asientos contables depuradas, al Circuito Universitario de los Andes para el Manejo Integral de los desechos (CIULAMIDE) de la Facultad de Ciencia, para su proyecto de reciclaje.

219 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 1/6 Asunto: 12. PROCESO 4: REGISTRO DE FORMATOS

220 Proceso: REGISTRO EN FORMATO Asunto: Página: 2/6 INDICE DEL PROCESO 12. PROCESO 4: REGISTRO DE FORMATOS Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Información General Objetivo. Clientes: Iniciales. Finales. Entradas. Salidas. Dependencias y/o Personas Vinculadas: Internas. Base Legal Relacionada. Formularios. Recursos: Humanos. Tecnológicos: Computacionales. Materiales y Equipos. Procedimientos: Diagrama de Actividades 4.1: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo Número 07 la Información de la Ejecución financiera y Presupuestaria. Procedimiento 4.1: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo Número 07 la Información de la Ejecución financiera y Presupuestaria. Diagrama de Actividades 4.2: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo Número 19 la Información del Proyecto del Presupuesto Anual. Procedimiento 4.2: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo Número 19 la Información del Proyecto del Presupuesto Anual.

221 Página: 3/6 Proceso: REGISTRO EN FORMATO Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DEL PROCESO DE REGISTRO DE FORMATOS

222 Página: 4/6 Proceso: REGISTRO EN FORMATO Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DEL PROCESO DE REGISTRO DE FORMATOS

223 Asunto: Proceso: REGISTRO EN FORMATO Página: 5/6 INFORMACIÓN GENERAL INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO 4: REGISTRO EN FORMATO OBJETIVO Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de registrar la información financiera, presupuestaria y del proyecto de presupuesto anual, en formatos financieros contables. CLIENTES INICIALES Dirección de Presupuesto. FINALES Archivo del Departamento de Contabilidad. Dirección de Presupuesto. ENTRADAS Solicitud de registro de la información financiera, presupuestaria y del proyecto de presupuesto anual, en formatos financieros contables. SALIDAS Formatos Financieros Contables del instructivo Nº 07, con la información Financiera y Presupuestaria Trimestral. Formatos Financieros Contables del instructivo Nº 19, con la Información del Proyecto de Presupuesto Anual. Medios magnéticos contentivos de la información arriba mencionada. DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS INTERNAS Dirección de Presupuesto. Dirección de Finanzas.

224 Proceso: REGISTRO EN FORMATO Asunto: Página: 6/6 INFORMACIÓN GENERAL BASE LEGAL RELACIONADA FORMULARIOS Jefe del Departamento de Contabilidad. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. Ley de Presupuesto. Políticas y Normas de funcionamiento interno del Departamento de Contabilidad. Formatos Financieros Contables del instructivo Nº 07, con la información Financiera y Presupuestaria Trimestral. Formatos Financieros Contables del instructivo Nº 19, con la Información del Proyecto de Presupuesto Anual. RECURSOS HUMANOS Jefe de Contabilidad. Archivista (1). Oficinista (1). TECNOLÓGICOS: Computacionales Sistema de Contabilidad. MATERIALES Y EQUIPOS Materiales y equipos de oficina. Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes,...etc.

225 Página: 1/1 Asunto: 4.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR EN LOS FORMATOS FINANCIEROS Proceso: REGISTRO EN FORMATO CONTABLES DEL INSTRUCTIVO NUMERO 07 LA INFORMACION DE LA EJECUCION FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

226 Página: 1/3 Asunto: 4.1 PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR EN LOS FORMATOS FINANCIEROS CONTABLES DEL Proceso: REGISTRO EN FORMATO INSTRUCTIVO NUMERO 07 LA INFORMACION DE LA EJECUCION FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA 4.1 REGISTRAR EN LOS FORMATOS FINANCIEROS - CONTABLES DEL INSTRUCTIVO NÚMERO 07 LA INFORMACIÓN DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

227 Página: 2/3 Asunto: 4.1 PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR EN LOS FORMATOS FINANCIEROS CONTABLES DEL Proceso: REGISTRO EN FORMATO INSTRUCTIVO NUMERO 07 LA INFORMACION DE LA EJECUCION FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA RESPONSABLE ACCION JEFE DE CONTABILIDAD 1. Recibe de la Dirección de Presupuesto solicitud de llenar los formatos financieros contables del instructivo número 07 y los Formatos Financieros Contables del Instructivo número 07 a ser llenados. 2. Consulta el reporte de balance de comprobación trimestral. 3. Consulta el presupuesto anual aprobado del año en curso. 4. Registra en los formatos financieros contables del instructivo número 07, la información de la ejecución financiera y presupuestaria trimestral. 5. Imprime original y copia de los formatos financieros contables del instructivo número 07 con la información de la ejecución financiera y presupuestaria trimestral. 6. Guarda en medios magnéticos los formatos financieros contables del instructivo número 07 con la información de la ejecución financiera y presupuestaria trimestral. 7. Envía a la Dirección de Presupuesto original de los formatos financieros contables del instructivo número 07 con la información de la ejecución financiera y presupuestaria trimestral y medios magnéticos. a) Si no surgen observaciones de la Dirección de Presupuesto: (Ir al paso 8).

228 Página: 3/3 Asunto: 4.1 PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR EN LOS FORMATOS FINANCIEROS CONTABLES DEL Proceso: REGISTRO EN FORMATO INSTRUCTIVO NUMERO 07 LA INFORMACION DE LA EJECUCION FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA b) Si surgen observaciones de la Dirección de Presupuesto: Recibe notificación de la Dirección de Presupuesto, sobre las correcciones a efectuar. Realiza las correcciones y ejecuta el paso anterior Archiva copia de los formatos financieros contables del instructivo número 07 con la información de la ejecución financiera y presupuestaria trimestral, en la carpeta asignada para los formatos.

229 Página: 3/3 Asunto: 4.1 PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR EN LOS FORMATOS FINANCIEROS CONTABLES DEL Proceso: REGISTRO EN FORMATO INSTRUCTIVO NUMERO 07 LA INFORMACION DE LA EJECUCION FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

230 Página: 1/1 Asunto: 4.2 PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR EN LOS FORMATOS FINANCIEROS CONTABLES DEL Proceso: REGISTRO EN FORMATO INSTRUCTIVO NUMERO 19 LA INFORMACION DEL PROYECTO DEL PRESUPUESTO ANUAL