Lic. Manuel de Jesús Campos Boc

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1 UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE CENTRO UNIVERSITARIOS CENTRO UNIVERSITARIO DE VILLA NUEVA CURSO ADMINISTRACIÓN I Lic. Manuel de Jesús Campos Boc QUINTA UNIDAD La Planeación Ahora que está familiarizado con la teoría de la administración básica y tiene las bases para comprender las cincos funciones administrativas esenciales: planeación, organización, integración, dirección y control. Se analizará la planeación. Al diseñar un ambiente para el desempeño efectivo y funcional de los individuos que trabajas en grupo, la tarea principal de un gerente es asegurar de que todos comprendan tanto el proyecto a realizar como los objetivos del grupo y los métodos para alcanzarlos. 1.- Definición Es la base de todas las funciones gerenciales que consiste en seleccionar metas y objetivo, y decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos. A través de la planeación, una persona u organización se fija alguna meta y estipula qué pasos debería seguir para llegar hasta ella. En este proceso, que puede tener una duración muy variable dependiendo del caso, se consideran diversas cuestiones, como ser los recursos con los que se cuenta y la influencia de situaciones externas. Toda planeación consta de distintas etapas, ya que es un proceso que supone tomar decisiones sucesivas. Es frecuente que la planificación se inicie con la identificación de un problema y continúe con el análisis de las diferentes opciones disponibles. El sujeto o la compañía deberán escoger la 1

2 opción que le resulte más propicia para solucionar el problema en cuestión e iniciar la puesta en marcha de un plan. Cabe resaltar que, en un sentido amplio, la planeación se realiza casi a cada momento, incluso en el día a día. Por ejemplo, cuando una persona decide tomar un taxi para llegar a un cierto lugar, habrá planeado cómo viajar de forma más rápida y efectiva. Sin embargo, también se puede realizar a largo plazo y con decisiones que involucren a miles de personas, como puede ser el caso de la planeación llevada a cabo en una gran corporación multinacional. 2.- Importancia Es que se centra en el hecho de que permite a la persona o responsable proyectar a mediano o largo plazo la actividad a realizar, acercándose de ese modo más fácilmente a las metas y teniéndolas vistas de manera clara y concisa, evitando a la vez proyecciones muy exageradas sobre un resultado que luego en la práctica sea de difícil logro. Muchas veces la planeación puede tener que ser alterada debido a circunstancias ajenas o inesperadas y en ese caso deberá ser reacondicionada de acuerdo a las necesidades y posibilidades que la situación permita. De todos modos, seguirá permitiendo conocer cuál será el plan de trabajo aún en una situación de excepción. 3.- Naturaleza No muchas personas entienden el real significado de lo que es la naturaleza de alguna ciencia, mucho menos de un factor y que decir de un proceso administrativo como es la planeación, el significado de naturaleza hace referencia a la esencia y propiedad característica de cada cosa, es aquello por lo que cada ser es como es y no es otra cosa. Al diseñar un ambiente para el desempeño eficaz de las personas que trabajan en grupos, la tarea más importante de un administrador es asegurarse de que todos comprendan los propósitos y objetivos de los 2

3 grupos y su método para lograrlos. Por lo cual hay que resalta y examinar sus cuatro aspectos principales. -La contribución de la Planeación a los propósitos y objetivos: cada plan y todos sus planes de apoyo deben contribuir al logro del propósito y los objetivos de la empresa. -La supremacía de la planeación: puesto que las operaciones de organización, integración, dirección y control, se han diseñado para respaldar el logro de los objetivos de la empresa, es lógico que la planeación preceda a la ejecución de todas las otras funciones administrativas. -Generalización de la planeación: la planeación es una función de todos los jefes, desde los gerentes generales, hasta los supervisores, todos hacen planes. Aunque los altos ejecutivos elaboran los planes para la dirección general de la empresa, los jefes de todos los niveles tienen que preparar los suyos para que contribuyan a las metas globales de la organización. -La eficiencia de los planes: los planes son eficientes si logran su propósito a un costo razonable, cuando éste se mide no solo en términos de tiempo, dinero o producción, sino también por el grado de satisfacción grupal o individual. 4.- Principios Partiendo del hecho de que la función administrativa de la empresa es la encargada de formular el programa general de acción de la misma y de constituir el cuerpo social, coordinando esfuerzos y armonizando los actos, que es lo que habitualmente se denomina Administración, se puede afirmar que ésta se rige por un conjunto de condiciones a las que se les da el nombre de principios, leyes o reglas. Estos principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a todas las necesidades de la empresa y entre los aplicados con mayor frecuencia se encuentran 3

4 -Factibilidad: lo que se planea debe ser realizable, es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograr. La planeación debe adaptarse a la realidad, a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente. -Flexibilidad: al elaborar un plan es conveniente manejar márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas. -Unidad y Equilibrio: todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los objetivos generales, de tal manera que sean consistentes, armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos. -Cambio de estrategias: cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo) será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción. -Objetividad: los planes deben basarse en hechos reales y no en opiniones subjetivas. -Cuantificación: los planes deben expresarse en cantidades, volúmenes y porcentajes. -Precisión: los planes no deben ser vagos e inexactos sino precisos para lo cual deberán basarse en la objetividad y la cuantificación. 4

5 5.- Elementos de la Planeación La planeación es la fase inicial de todo proceso administrativo, toda organización requiere de esta etapa preliminar para el logro de una eficiencia máxima. La planeación es un proceso continuo, y por supuesto siempre está sujeto a cambios, sujeto siempre al desarrollo constante de la empresa. Para desarrollar adecuadamente la planeación es necesario llevar a cabo una serie de etapas que son conocidas también como elementos fundamentales de la planeación 6. -Tipos de planes Un plan abarca cualquier curso de acción futura, tales como: -Visión: no es más que una proyección de lo que la organización desea ser en un largo plazo, una declaración de la visión responde a esta pregunta: Qué queremos llegar a ser? (La empresa No. 1 en Guatemala) -Misión: no es más que el propósito fundamental que tiene la organización, empresa o institución. En otras palabras la misión es una finalidad específica de una empresa. Esta declaración debe responder a una pregunta clave: Cuál es Nuestro Negocio? En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad misma le asigna. El Propósito común de toda empresa o negocio, es la producción de bienes que satisfagan las necesidades de la sociedad, o la prestación de servicios. (Siendo los mejores en producción y distribución de nuestro producto). -Objetivos o metas: es un fin a alcanzar. Si una organización o empresa, dentro de su planeación no considera sus objetivos o metas, simplemente esa empresa será como un barco a la deriva en el mar. 5

6 Los objetivos o metas de toda empresa, representa los resultados que la empresa desea obtener. Fijando siempre un plazo, y por supuesto un curso de acción para lograrlo. Las empresas, organización, proyectos, por muy micro o macro que estos sean, si carecen de objetivos o metas concretamente definidos, simplemente como empresa, muy difícilmente tendrán éxito. (Aumentar la producción en un 20% para este año). -Estrategias: son indispensables para el desarrollo de un plan en cualquier organización. Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestra la dirección y el empleo general e inteligente de los recursos disponibles con que cuenta la empresa. Y por supuesto también es el empleo general de los esfuerzos de toda la organización. El contar con una amplia gama de alternativas o estrategias para selecciona, ayuda a elegir la más adecuada para minimizar dificultades en el logro de los objetivos. (Llevas el producto al cliente) -Políticas: son una guía para orientar la acción o criterios a seguir para la toma de decisiones, en problemas que se reten una y otra vez, dentro de la empresa misma. Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión. La determinación de políticas, no está reservada exclusivamente para la alta gerencia, sino a los demás niveles que existen en la empresa. (Si en cliente nuevo solo contado). -Procedimientos: son una serie de tareas concatenadas que forman el orden cronológico y la forma de establecida de ejecutar el trabajo, que deba hacerse de forma repetitiva. Estos son de vital importancia para cualquier organización o empresa, y máximo lo son para la planeación porque estos establecen la secuencia de operaciones que deben seguirse. (Procedimiento para los clientes que se les da crédito). 6

7 -Reglas: las reglas describe con claridad las acciones requerida y específica que no se deben llevar a cabo. Regula la conducta de cada miembro de la organización existiendo. (No otorgar crédito a los clientes nuevos). -Programas: son un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de tareas y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado y el tiempo que tomará para ejecutar cada una de las partes del programa mismo, siempre va acompañado de un presupuesto. (Capacitación de los ejecutivos cada año, para aumentar las ventas). Presupuestos: son estados de resultados anticipados a través de los cuales, los planes son traducidos a términos financieros. Permiten al ejecutivo ver claramente que el capital será gastado, por quien y donde, que costo, ingresos, unidades o productos. De esta manera podrá dirigir mejor el plan dentro de los límites del presupuesto. Aparte de ser instrumentos de planeación también son elementos de control. 7.- Pasos de la Planeación Para que algo se lleve a cabo, es necesario tener en cuenta una serie de pasos, y más si se está tratando de planear algo. Ya se había mencionado que la planeación es la formulación, selección y visualización de actividades futuras, que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados, es muy importante porque permite una eficiencia en las acciones de las personas y las organizaciones produciendo un adecuado funcionamiento de todo el proceso administrativo, donde se puede aplicar el control e ir corrigiendo en el camino para reducir la incertidumbre y dar tranquilidad al funcionamiento de la organización. 7

8 Las etapas de la planeación son importantes tanto para programas importantes y de gran envergadura como para programas pequeños debido a su importante contenido. Los pasos de la planeación constituyen un proceso racional para el logro de los objetivos y su seguimiento se puede realizar en cualquier planeación. Los pasos pueden ser más simples y de mayor aplicabilidad dependiendo del tipo de plan, pero generalmente los ocho pasos son de aplicación general. - Detección de Oportunidades Consiste en la detección de oportunidades tanto en el ambiente externo como interno de la organización, es el verdadero punto de partida de la Planeación. Por esto es conveniente hacer un estudio preliminar de las oportunidades futuras y la capacidad de verlas con claridad y por completo, un conocimiento de dónde estamos y de nuestras fuerzas y debilidades y comprender los problemas que se quieran resolver, así como saber lo que se desea lograr, buscando establecer objetivos posibles. - Establecimientos de Objetivos Consiste en establecer objetivos para la empresa en general y luego para cada área de esta, realizando lo anterior para el corto y largo plazo. Los objetivos explican los resultados esperados, señalan los pasos a seguir así como su prioridad, y que se debe lograr con las estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas con los que se cuenta. Los objetivos de la empresa determinan la dirección de los planes principales y definen los objetivos de cada departamento que a su vez controlan los departamentos subordinados y así sucesivamente, reflejando la jerarquía organizacional. 8

9 - Desarrollo de Premisas Premisas son suposiciones sobre el ambiente en el que el plan ha de ejecutarse. Desarrollar, divulgar y obtener acuerdos para utilizar premisas críticas de planeación, estas son: pronósticos, políticas aplicables básicas y planes existentes en la compañía. Son supuestos a cerca del medio ambiente en el que debe ejecutarse el plan. Para el desarrollo de estas premisas es importante tener en cuenta preguntas como: Cuál será el mercado?, Qué volumen de ventas manejaré?, Qué precios?, Qué avances tecnológicos debo conseguir?, Qué costos?, Cómo financiaré la expansión?, Cuáles son las tendencias a largo plazo?, entre otras preguntas globales que debemos hacer. No es rentable ni realista hacer suposiciones sobre cada detalle del ambiente futuro de un plan debido a que el futuro es muy complejo. Por consiguiente las premisas están limitadas a suposiciones que aparentan ser críticas o estrategias para un plan, es decir aquellas que influyen más en su operación. - Identificación de Alternativas Consiste en buscar y examinar cursos alternativos de acción, especialmente los que no son muy evidentes, ya que en muchas ocasiones la alternativa razonable que no es muy obvia puede ser la mejor. El problema no radica en encontrar alternativas sino en reducir su número para analizar las más prometedoras. - Evaluación de Alternativas Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus fortalezas y debilidades, el siguiente paso es evaluarlos mediante una comparación entre estos y las metas antes fijadas. Ya que existe gran cantidad de 9

10 cursos para todas las situaciones y son muchas las variables que se deben analizar, en este paso de la planeación la investigación de operaciones y las técnicas matemáticas y de computación tienen su principal aplicación en la administración. - Selección de una Alternativa En este paso se adopta el plan de punto real de la toma de decisiones, ya que el administrador debe decidir si seguir varios cursos en lugar del mejor. - Elaboración de Planes Derivados Se aconseja este séptimo paso ya que muchas veces cuando se toma una decisión, la planeación está completa, por tal motivo se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico. - Elaboración de Presupuesto En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al establecimiento del plan, mediante una expresión numérica convirtiéndolos en presupuestos. Los presupuestos globales de una empresa son la suma total de los ingresos y los gastos, con las utilidades. Si los presupuestos son bien elaborados sirven de medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se pueda medir el avance de la planeación. 8.- Planeación Operativa Se refiere a la organización de los recursos y del personal de una compañía para la resolución de problemas. Es esencial para toda empresa, ya que traza el plan de acción y la relación que tendrán los distintos departamentos entre sí para el desarrollo de las tareas en un tiempo generalmente estipulado por el departamento directivo. En grupos de trabajo compuestos 10

11 por un equipo y su líder, éste recibe proyectos y sus correspondientes fechas de entrega, y decide cómo se procederá, qué integrante se ocupará de cada tarea. 9.- Planeación estratégica La realizan los directivos de una empresa, para analizar factores internos y externos y su repercusión en los objetivos de la compañía. Suele trazarse a largo plazo, en general varios años, y consiste en el diseño detallado de su inserción en el mercado, de su comunicación con los medios y de sus campañas publicitarias. 11