Control de Documentos y Registros

Transcripción

1 Procedimiento Empresa Organizativa Código de identificación Endesa Colombia PC001 Carácter Multifuncional Ámbito Macro Proceso Proceso Colombia Desarrollo de la Gestión de Procesos y la Calidad Desarrollo de la Gestión de Procesos y la Calidad Fecha de aprobación 23 de Febrero de 2010 Revisado por: Aprobado por: Nombre Camilo Torres Vega Cargo Subgerente PRL, Calidad y Colaboradoras Nombre Rafael Carbonell Blanco Cargo Gerente de Organización y RRHH Colombia

2 Página 2 de TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES RELACIÓN CON OTROS DOCUMENTOS CONTENIDO GENERACIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Clasificación de los Documentos Identificación de los Documentos Estructura de los Documentos Formato de la Documentación Portada Encabezado Tabla de Contenido Objetivo Alcance Definiciones Condiciones Generales Contenido Descripción de es Responsabilidades Control de los Registros Matriz de Control Interno Control de Cambios Responsable de Revisión y Aprobación CONTROL DE LOS DOCUMENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS INTERNOS ACTIVIDADES / RESPONSABLES MATRIZ DE CONTROL INTERNO REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS...

3 Página 3 de 1 OBJETIVO Establecer requisitos y directrices para el control de los documentos y registros internos y externos, así como los pasos a seguir para la creación, modificación, aprobación, derogación, distribución y la disposición de los documentos obsoletos internos; con el fin de darles legitimidad, disponibilidad, actualización permanente y conservar la historia de los mismos. 2 ALCANCE Cargos / Procesos: Este procedimiento es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los cargos y procesos de las empresas del Grupo ENDESA en Colombia. es: Comprende las actividades desarrolladas desde el recibo de la solicitud de elaboración, actualización y/o eliminación del documento hasta la divulgación de la novedad. 3 DEFINICIONES Estas definiciones se encuentran en el glosario unificado de términos que se encuentra en la intranet de la organización y puede ser consultado en la ruta: Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) Ámbito Caracterización Carácter Especificación Formato Instructivo Política Norma Interna Procedimiento Registro SG 4 CONDICIONES GENERALES Los documentos oficializados y publicados en cada una de las empresas se deben modificar con las especificaciones de este procedimiento a medida que vayan creando o generando actualizaciones o cambios en los mismos. 4.1 RELACIÓN CON OTROS DOCUMENTOS Los siguientes documentos corporativos (políticas, normas y/o procedimientos) de la casa matriz definen criterios acerca del control documental y/o elaboración de documentos: Criterios para la elaboración, aprobación y clasificación de la Normativa Operativa Endesa (N.001) Norma Operativa para el Sistema de Gestión del Mantenimiento (N.29) Norma Operativa sobre administración del portal informático de operación y mantenimiento (N.35) Los criterios definidos en los documentos mencionados prevalecen sobre lo descrito en este procedimiento.

4 Página 4 de Este documento deroga y reemplaza cualquier documento que previamente haya establecido directrices o metodologías para el control documental y/o elaboración de documentos en las empresas del Grupo ENDESA. 5 CONTENIDO 5.1 GENERACIÓN DE DOCUMENTOS Los documentos se pueden generan a partir de: La experiencia Método de trabajo de los procesos Exigencia legal o de normas que se decida adoptar Exigencia Corporativa Exigencia del Cliente Estandarización para obtener resultados Riesgos asociados en la ejecución de la(s) actividad(es) Conservar la memoria corporativa Para definir el tipo de documento a generar refiérase a la definición establecida en el glosario unificado de términos que se encuentra en la intranet de la organización y puede ser consultado en la ruta: ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Es responsabilidad del proceso de Desarrollo de la Gestión de Procesos y la Calidad administrar los documentos aprobados y asegurar que cumplen los lineamientos establecidos para la elaboración de los documentos según lo descrito en este procedimiento. El Jefe de la División de Gestión de la Calidad debe designar dentro del equipo de trabajo al responsable del control documental quien a su vez debe: Controlar la asignación de los códigos de los documentos Estar en coordinación con los facilitadores dentro de los diferentes procesos / gerencias para servir de puente de comunicación para el envío de los documentos a ser publicados o eliminados. Actualizar los documentos en la intranet, esta labor puede estar apoyada en los facilitadores o en el Departamento de Procesos y Calidad Comercial. 5.3 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Clasificación de los Documentos Los documentos generados deben clasificarse de acuerdo a la estructura presentada en la Figura 1. Política Norma Interna Caracterización Procedimiento Instructivo / Especificación / Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) Formatos / Registros Figura 1. Pirámide Documental

5 Página 5 de Identificación de los Documentos Es responsabilidad del proceso de Desarrollo de la Gestión de Procesos y la Calidad asignar el código de identificación del documento de acuerdo a la siguiente estructura: Identificación del Tipo de Documento + Número consecutivo Ej. PC001 En el código del ejemplo se puede identificar: Las primeras letras PC indican que es un documento tipo procedimiento (Ver Tabla1) El número 001 indica un número consecutivo el cual debe iniciar en uno. Nota: Para el caso de los documentos de operación generados por la gerencia de producción se debe usar la codificación definida en el sistema SAP, en donde se definen, por planta, las actividades concretas de operación (Ej. HBEMM034). Para este caso la asignación del código es responsabilidad del delegado documental de cada planta. En el caso de los formatos es responsabilidad de quien lo genera asignarle el código de la siguiente forma: RG + Número consecutivo del Formato + CÓDIGO DEL DOCUMENTO EN EL CUAL SE CREA Ej.: RG01-PC001 En el código del ejemplo se puede identificar: Las primeras letras RG indican que es un documento tipo Formato (Ver Tabla1) El número 01 indica el número consecutivo asignado a los formatos asociados al documento que lo origina. Siempre debe iniciar el consecutivo con el número uno. Se separa por un guión la parte restante del código. Se coloca el código del documento que lo origina. Para cada uno de los casos anteriores se deben tener en cuenta: TIPO DOCUMENTO CÓDIGO Política PL Norma NO Caracterización CA Procedimiento PC Instructivo IN Especificación ES Acuerdo de Nivel de Servicio AN (ANS) Formato RG Tabla 1. Códigos Según Tipo de Documento Estructura de los Documentos A continuación se encuentra el contenido mínimo que debe tener cada tipo de documento

6 Política Norma Procedimiento Procedimiento de Operación (Plantas) ANS Instructivos Especificacione s Formatos PC001 Página 6 de CONTENIDO Portada R R R N N R R N Encabezado R R R R R R R R Número de Versión R R R R R R R R Tabla de Contenido N N R O N O R N Objetivo N R R R R R R N Alcance N R R R N R R N Definiciones N O O N N N N N Condiciones Generales N R R N N N N N CONTENIDO R R R R R R R R Diagrama de Flujo N N R O N O N N es / Responsable N N R R N O N N Responsabilidades N R N N N N N N Control de Registros N O R R N O O N Matriz de Control Interno N N R N N O N N Control de Cambios R R R R R R R N(*) Responsable Revisión y Aprobación R R R R R R R N Anexos O O O O N O O N R = Requerido O = Opcional (Cuando el elemento exista se debe incluir) N = No Aplica Nota: El contenido puede ser modificado de acuerdo a exigencias normativas (Ej. Norma Operativa para el Sistema de Gestión del Mantenimiento (N.29)) Por facilidad de interpretación de las características definidas se pueden desarrollar plantillas. (*) Los cambios realizados sobre los formatos se deben registrar en la tabla de control de cambios en el documento que lo origina Tabla 2. Contenido según tipo de Documento Las caracterizaciones son un tipo especial de documento el cual es diligenciado en un programa informático (ARIS) el cual contempla la suma de las siguientes características: PHVA del proceso Descripción General del Proceso (Dueño de proceso, indicadores, acceso a las entradas y salidas del proceso y acceso a la documentación asociada al proceso) Entradas y Salidas del proceso En el programa informático cada una de las características anteriores se denomina modelo y para efectos del control documental deben incorporar en los atributos del modelo: Número de Versión Fecha de Aprobación Identificación del documento La comunicación de un documento tipo política en medios electrónicos o impresos masivos no tiene una estructura fija pero debe contener como mínimo el (los) logotipo(s) que sea(n) definido(s) por la Gerencia de Comunicaciones, el número de la modificación, fecha de expedición y la aprobación del documento. En el caso en el que se opte por realizar y publicar documentos interactivos en portales de internet, intranet u otros medios electrónicos, se debe conservar la estructura definida en la tabla 2 a excepción del encabezado y la portada pero su contenido debe estar presente en alguna sección del modelo interactivo. El formato de la documentación, en el caso anterior, está supeditado a la capacidad del programa en el cual se desarrolla para cumplir con lo especificado.

7 Página 7 de Formato de la Documentación La configuración establecida para las páginas, en los documentos tipo Política, Norma, Procedimiento, Instructivo y Especificación, es: Papel: Tamaño Carta Procesador de Texto Normalizado Letra: Verdana 10 Normal Espaciado Interlineal: Sencillo Márgenes de la hoja: Superior 2 cm (hojas de portada) 4 cm (hojas internas), Inferior 2 cm, Derecho 2 cm, Izquierdo 2 cm Encabezado y pie de página deben comenzar a 1,5 cm del borde de la página Redacción de los Documentos: La redacción debe realizarse en tiempo verbal presente Se deben numerar las Figuras, Tablas y Anexos Cuando se referencie otro documento en el texto se debe especificar el tipo de documento, el nombre y por último entre paréntesis el código del mismo cuando aplique. (Ej.. que se encuentran definidos en el procedimiento (PC001). ) Portada En los documentos en los que aplique, se debe iniciar con una portada la cual debe especificar: Tipo de documento Logotipos Código del documento Carácter Ámbito Número de del documento Fecha de Aprobación Nombre del Documento Nombre y cargo de quien revisa el documento Nombre y cargo de quien aprueba el documento Encabezado Para los documentos tipo política, norma, procedimiento, instructivo y especificación el encabezado debe contener: Código del documento Número de la página del documento y el total de páginas del documento Número de versión del documento. Al crear el documento se debe asignar la versión número uno (1). Nota: El concepto de la numeración de la versión se debe aplicar a todos los tipo de documentos. Nombre del documento Logotipo (según especificaciones corporativas del uso del logo) PC001 Versión 1 Página 7 de 5 Figura 2. Encabezado de los documentos

8 Página 8 de El encabezado para los documentos tipo especificación y Formato deben contener: Logotipo (según especificaciones corporativas del uso del logo) Nombre del Documento Los campos de código del documento, número de modificación y fecha de aprobación pueden ser ubicados en el encabezado o en el pie de página de este tipo de documentos. Se debe asegurar que los campos mencionados estén presentes en el documento Tabla de Contenido Cuando el tipo de documento lo requiera la tabla de contenido debe seguir los siguientes parámetros: Debe contener los títulos de primer segundo y tercer nivel y su respectiva numeración. La numeración de los títulos se debe hacer mediante números siguiendo los parámetros establecidos por el procesador de texto. A continuación se presenta un ejemplo de tabla de contenido y la forma de presentación. TABLA DE CONTENIDO Pág 1 OBJETIVO 2 2 ALCANCE 2 3 DEFINICIONES 2 4 CONDICIONES GENERALES RELACIÓN CON OTROS DOCUMENTOS 3 5. CONTENIDO GENERACIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Clasificación de los Documentos Identificación de los Documentos Estructura de los Documentos Objetivo El objetivo debe redactarse comenzando con verbos en infinitivo y debe describir en forma resumida la finalidad que se pretende obtener con el documento Alcance El alcance en los documentos que aplique debe definirse teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Cargos / Procesos: Se describen los cargos y/o procesos a los cuales aplican las responsabilidades. es: Describe la actividad de inicio y de finalización del documento Definiciones Se debe relacionar sólo las palabras que se encuentran en el glosario unificado de términos, en el cual se establece el significado de cada una de ellas con el fin de unificar conceptos y facilitar la comprensión del usuario. Si la palabra no se encuentra referenciada en el glosario de términos se debe solicitar su adición al responsable del control documental de la División de Gestión de la Calidad quien es el encargado de la actualización del glosario unificado de términos.

9 Página 9 de En este capítulo, en los documentos que aplique, se deben incluir: Términos técnicos usados en el desarrollo del documento y que es necesario aclarar para los usuarios del documento. Las abreviaciones usadas en el documento. Términos en otros idiomas que sea necesario aclarar por el ámbito en el que se desarrollan las actividades o responsabilidades del documento Condiciones Generales En los documentos que aplique, se debe hacer una relación con otros documentos en los cuales se reglamente, se den disposiciones o sean referencia legal o regulatoria con los cuales el documento en desarrollo se deba apoyar. En este capítulo también se pueden hacer las aclaraciones que el documento requiera en cuanto a especificaciones, excepciones o limitaciones de las actividades, métodos, responsabilidades o alcances del documento Contenido En este capítulo se desarrolla el documento de acuerdo a su tipo Descripción de es Diagramas de Flujo: Su función es describir y representar gráficamente los pasos o actividades del procedimiento que permite detectar las dependencias responsables del mismo así como sus interrelaciones y flujo de la información. Los diagramas de flujo deben usar las siguientes convenciones: Convención Cargo #. o Tarea Cargo #. o Tarea Cargo #. o tarea Descripción Terminador: Indica el principio o fin del diagrama de flujo. Se identifica con las palabras INICIO ó FIN según sea el caso Acción: Tarea o actividad que se realiza en el procedimiento. La actividad o tarea debe iniciar con un verbo en infinitivo ( ar, er, ir ). El uso de los cargos en este símbolo es opcional y su implementación depende de la complejidad del diagrama y la cantidad de cargos responsables asignados a la actividad Acción con sistema de Información: Tarea o actividad que se realiza interactuando con los sistemas de información. La actividad o tarea debe iniciar con un verbo en infinitivo ( ar, er, ir ). El uso de los cargos en este símbolo es opcional y su implementación depende de la complejidad del diagrama y la cantidad de cargos responsables asignados a la actividad Acción con Registro: Tarea o en la cual se genera un documento, formato o archivo que sirve de evidencia de la misma. La actividad o tarea debe iniciar con un verbo en infinitivo ( ar, er, ir ). El uso de los cargos en este símbolo es opcional y su implementación depende de la complejidad del diagrama y la cantidad de cargos responsables asignados a la actividad Decisión: Punto en donde el diagrama de flujo puede tomar más de un camino. Se realiza con la formulación de una pregunta, cuyas respuestas determinan el camino a seguir dentro del diagrama de flujo

10 Página 10 de Nota: Convención # # # Descripción Conector misma página: Remite a una etapa anterior o posterior del mismo diagrama de flujo dentro de la misma página. Debe estar marcado con un número para identificar las etapas a las cuales hace referencia Conector otra página: Remite a una etapa anterior o posterior del mismo diagrama de flujo dentro de la misma página. Debe estar marcado con un número para identificar la secuencia de las páginas Conector otro procedimiento: Remite a otro procedimiento. Debe especificar el nombre y código del documento Control SOX: Punto en el cual aplican las directrices establecidas en un control de una matriz COSO. Se debe colocar en las esquinas superiores de las acciones y debe contener el código de la actividad de control que le aplica Conector entre símbolos: Indica la dirección del flujo conectando entre dos figuras de las anteriormente descritas En el diagrama de flujo se deben numerar en forma consecutiva las actividades cuyo símbolo sea de acción. La numeración debe iniciar en uno (1). En el control SOX, siempre y cuando aplique una sola matriz COSO, se puede colocar los últimos seis dígitos del código de la actividad de control Tabla 3. Convenciones Diagrama de Flujo Los diagramas de flujo se deben desarrollar asignando una columna a cada uno de los procesos / áreas que intervienen en las actividades. Como ejemplo de elaboración de un diagrama de flujo ver la Figura 3. Descripción de es / Responsables: Especifica el detalle de las actividades definidas en el diagrama de flujo. Se debe presentar en forma de tabla colocando el número, la actividad y el responsable (cargo) que realiza la actividad, cuando se requiera se debe incluir una columna con los aspectos ambientales y de seguridad Industrial y Salud Ocupacional. A continuación se coloca un ejemplo de la forma de realizar la descripción para cada uno de los casos citados anteriormente: ACTIVIDAD 1. Alistar la cuadrilla en la sede operativa DESCRIPCIÓN Realizar charla pre-operacional a todas las cuadrillas Recibir las herramientas, equipos y materiales en el almacén Verificar.. ASPECTOS DE S&SO Y AMBIENTALES La señalización debe realizarse según lo estipulado en los planes de manejo transitorio de CODENSA S.A. ESP Los elementos de protección a usar son: Guantes de carnaza o baqueta, botas de caucho con puntera dieléctrica Tabla 4. Ejemplo incluyendo aspectos S&SO y Ambientales RESPONSABLE Supervisores

11 Página 11 de ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1. Determinar el responsable por elaborar el documento De acuerdo al tema tratado y la interacción con otros procesos ó áreas ó divisiones determina la(s) persona(s) que debe(n) responsabilizarse por la elaboración del documento. En cuanto a las aprobaciones debe seguir lo descrito en el procedimiento (PC001) Tabla 5. Ejemplo sin aspectos S&SO y Ambientales Jefe División / Departamento solicitante En la anterior descripción se pueden colocar imágenes, tablas y/o texto para mejorar la comprensión del documento por parte del usuario / lector Responsabilidades En los documentos tipo norma en este numeral se debe realizar una descripción de los cargos y sus principales responsabilidades en el cumplimiento del documento que se está generando Control de los Registros En los documentos que aplique el control de los registros se realiza al identificarlos en una tabla con la siguiente información: Código Nombre Almacenamiento Código (Cuando Aplique) Nombre del registro Lugar físico o magnético donde se archiva Responsable de archivo de registro Criterios de recuperación Tipos de búsqueda del registro. Cargo y área Ejemplos: responsable de Por consecutivo mantener el Por nombre de archivo del usuario registro Por fecha Dirección del archivo magnético Tabla 6. Control de Registros Protección del Registro Mecanismos utilizados para proteger la información contenida en el registro Tiempo de Retención Tiempo que debe mantener el Responsable de Archivo el registro Disposición Final Que se hace con el registro una vez terminado el Tiempo de retención Para la protección usada para los registros en forma física, puede estar dada, entre otras, por alguna de las siguientes formas: AZ Carpetas Archivadores El mecanismo usado para la protección de los registros digitales es a través de backups los cuales obedecen a lineamientos definidos en CODENSA S.A. E.S.P. y en EMGESA S.A. E.S.P. En caso que el mecanismo de protección (backup) definido no cubra el registro, el responsable por aprobar el documento en el cual se origina, debe definir los criterios para la protección del documento y los debe especificar en la columna Protección del Registro de la tabla de Control de Registros. Para fijar el tiempo de retención de los registros se debe tener en cuenta, entre otros los siguientes criterios: Legislación vigente que determine tiempos máximo o mínimos de retención

12 Página 12 de Requisitos corporativos, regionales o locales. Requisitos de otros sistemas de gestión o control Riesgo de no contar con la información Frecuencia de uso del registro Cantidad de registros generados En CODENSA S.A. E.S.P. y EMGESA S.A. E.S.P. se ha establecido que el almacenaje y administración de los registros físicos, una vez transcurre el tiempo de retención inicial, se puede realizar, cuando aplique, a través de una empresa subcontratada con la cual se establecen convenios o contratos en los cuales se especifican los tiempos de retención, autorizaciones de acceso a la información, lugares de almacenaje y ANS entre otros. Los cambios realizados y aprobados en los formatos se deben registrar en la tabla de control de cambios en el documento que lo origina y este documento se debe publicar nuevamente pero no ocasiona que se tenga una nueva versión del mismo Matriz de Control Interno Aplica para los documentos que contengan actividades que estén identificadas en el sistema de control interno de las compañías. En estos casos el documento debe ser revisado por la Unidad de Control Interno antes de su aprobación. La forma de presentación de la matriz de control interno se debe hacer de la siguiente forma: Enunciar el Macroproceso SOX, proceso SOX y fecha de aprobación de la matriz de control interno. En una tabla colocar el código del objetivo de control, objetivo de control, descripción del riesgo, código de la actividad de control y la actividad de control. Nota: En caso de hacer referencia a varias matrices dentro del mismo documento se debe realizar los mismos pasos anteriores. Ejemplo de presentación matriz de control Interno: Macroproceso SOX: Proceso SOX: Fecha de Aprobación: Código Objetivo de Control Objetivo de Control Descripción del Riesgo Código de Control de Control Tabla 7. Presentación de la Matriz de Control Interno Los Macroprocesos SOX y Procesos SOX están definidos por la casa matriz y difieren de los definidos en la estructura de procesos del grupo ENDESA en Colombia Control de Cambios La identificación de los cambios en un documento se evidencia en un capítulo dentro del documento el cual se llama CONTROL DE CAMBIOS y se deben registrar los cambios en una tabla con las siguientes características:

13 Página 13 de Versión Fecha Descripción de la modificación Aprobado por # Tabla 8. Historial de Cambios Responsable de Revisión y Aprobación En los documentos que aplique, en la página de la portada, se debe especificar el nombre y cargo de la(s) persona(s) responsables por realizar la revisión y aprobación. La responsabilidad por revisar y/o aprobar los documentos depende del tipo de documento que se genere y debe realizarse de acuerdo a la siguiente tabla: Documento Política Política Norma Norma Norma Norma: Manual del SG de la Calidad, Ambiental y S&SO Procedimiento Instructivo / Especificación Procedimiento / Instructivo / Especificación Procedimiento / Instructivo / Especificación Procedimiento / Instructivo / Especificación Procedimiento / Instructivo / Especificación Descripción Cuando aplica para una empresa Cuando aplica a varias empresas Cuando aplica a una gerencia Cuando aplica a varias gerencias de la misma empresa Cuando aplica a varias empresas Cuando aplica a un departamento / División Cuando aplica a un departamento / División Cuando aplica a varias Divisiones / Departamentos de una misma subgerencia Cuando aplica a varias Divisiones / Departamentos de diferentes subgerencias de la misma gerencia Cuando aplica a varias Divisiones / Departamentos de diferentes gerencias Cuando aplica a varias empresas (áreas de apoyo) Responsable por Revisar Gerente del área Gerente del área Subgerente del área Subgerentes de las áreas implicadas Gerente del área Subgerente / Gerente del área responsable de la Jefe del departamento / división emisora Quien sea asignado por el Jefe del departamento / división emisora Jefes de departamentos / divisiones implicadas Jefes de departamentos / divisiones implicadas Subgerentes de departamentos / divisiones implicados Subgerente del área Responsable por Aprobar Gerente General empresa emisora Director General Gerente del área Gerentes de las áreas implicadas Director General Director General, ó Gerente General, ó Representante de la Dirección Subgerente del área Jefe del departamento / división emisora Subgerente del área Subgerentes de departamentos / divisiones implicados Gerente del área Gerente del área

14 Página 14 de Documento Acuerdo de Nivel de Servicio Caracterización Descripción Responsable por Revisar Quienes ejecuten las actividades descritas en el ANS Responsable de realizar el cargue en la herramienta informática ARIS en conjunto con quien sea asignado por el (los) dueño(s) del proceso Responsable por Aprobar El cargo superior a quien desempaña las actividades descritas en el ANS por parte del Cliente (solicitante) y del Proveedor (Responsable) Dueño(s) del Proceso definido en la caracterización Nota: Al elaborar el documento se puede establecer que los documentos sean revisados y aprobados por cargos superiores a los estipulados en esta tabla Tabla 9. Responsabilidades de Revisión y Aprobación de Documentos El responsable por realizar la revisión debe asegurar que el documento cumpla con las exigencias técnicas del tema tratado, la regulación vigente aplicable, que el documento no genera inconsistencias con otros documentos existentes, han sido consultados los implicados en el documento (Áreas, Procesos, Cargos) y considerar la conveniencia de establecer acuerdos de niveles de servicio entre los implicados (Áreas ó Procesos). El responsable por la aprobación de los documentos debe asegurar que el documento cumple con los niveles de responsabilidad y autoridad y, su alineación con las directrices estratégicas de la organización. La aprobación de los documentos se puede realizar por cualquiera de los siguientes métodos: Uso de herramientas informáticas (Ej: Programa Mercurio) en las cuales se pueda establecer el flujo de revisión y aprobación. Aprobación física de los documentos a través de firma de los mismos, la cual se debe realizar en la última página del contenido antes de los anexos en una tabla que tenga la siguiente presentación sugerida: REVISADO POR FIRMA: APROBADO POR FIRMA: Nombre: Cargo: Nombre: Cargo: Tabla 10. Presentación sugerida de aprobación de los Documentos 5.4 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS El control de los documentos se hace a través de la publicación en la intranet de los documentos aprobados y vigentes. La creación, actualización y eliminación de un documento se puede realizar en cualquier momento y es responsabilidad del usuario del documento seguir los criterios establecidos en el presente procedimiento Se consideran documentos controlados lo que se encuentran en la intranet de la compañía. Cuando se requiera imprimir un documento de forma controlada para distribución a destinatarios que no tienen acceso a la información en la Intranet este debe solicitarse al responsable

15 Página 15 de documental de la División de Calidad quien debe registrar la entrega de la copia controlada en el formato Lista Maestra de Distribución de Documentos (RG01-PC001) en dónde se relaciona la cantidad de copias entregadas, el cargo responsable por el documento y la fecha de entrega del documento. Los documentos publicados en la intranet a excepción de los formatos, poseen en forma adicional en el archivo digital, la siguiente anotación: Si imprime este documento se considera una copia no controlada por lo que cualquier copia física o digital se considera una Copia NO Controlada. El responsable de actualizar la intranet debe retirar de la misma (Ver numeral 5.2 de este documento) los documentos obsoletos internos y en caso de tener copias impresas controladas debe enviar comunicación ( o carta) a los responsables identificados en la Lista Maestra de Distribución de Documentos (RG01-PC001) solicitando la eliminación de las copias. Los siguientes tipos de cambios son excepciones a la regla general de aprobaciones y revisiones y se denominan cambios por consistencia: TIPO DE CAMBIO Ajuste de Nombres de Cargos o dependencia Correcciones de forma: ortográficas y gramaticales que no modifican semánticamente el documento o de espacio (Tamaño y distribución) PROCEDIMIENTO Publicación Directa en la Intranet, no cambia la versión. El cambio se registra en el documento en el control de cambios. Publicación Directa en la Intranet, no cambia la versión. Tabla 11. Tipos de cambios por consistencia 5.5 CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO La identificación de los documentos de origen externo es responsabilidad de las diferentes áreas de la compañía y en los temas relacionados con órganos regulatorios del sector eléctrico colombiano es responsabilidad de la Gerencia de Regulación. En ambos casos es responsabilidad, de quien se ha delegado en las diferentes áreas, registrarlo en el formato Lista Maestra de Documentos de Origen Externo (RG02-PC001), en la cual se debe especificar mínimo el nombre, origen, estado, tipo de documento, forma del documento, entidad a la que pertenece y fecha de la última aprobación. En caso de requerirse la distribución del documento de origen externo o de entregar copias del mismo el delegado del control documental del área debe registrarlo en el formato Lista Maestra de Documentos de Origen Externo. Los documentos de origen externo se controlan dependiendo de la forma del documento: DIGITAL: La versión vigente de estos documentos es la publicada en las páginas web de los emisores. FISICO: La identificación, actualización y custodia de estos documentos es responsabilidad del área usuaria. Cualquier copia digital o física no identificada o distribuida bajo los mecanismos definidos de los documentos de origen externo es considerada una copia no controlada.

16 Página 16 de 5.6 DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS INTERNOS Figura 3. Diagrama de Flujo

17 Página 17 de 5.7 ACTIVIDADES / RESPONSABLES ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1. Analizar la necesidad de crear / Actualizar / Eliminar documentos 2. Consultar si existe relación con otros documentos 3. Determinar el responsable por crear / actualizar / eliminar el documento 4. Recolectar información para la creación del documento 5. Identificar los cambios a realizar 6. Asignar código y notifica al solicitante 7. Elaborar borrador del documento de acuerdo a tipo de documento 8. Revisar estructura y contenido del documento 9. Determinar las causas para eliminar el documento Determinar si el documento genera valor para el proceso y si permite mejorar los controles existentes Establecer, en la intranet, si existen documentos anteriores que traten o contengan el tema a documentar y determinar si es necesario modificarlos o eliminarlos De acuerdo a tabla 9 de este documento se debe determinar el (los) responsable(s) de revisión y aprobación del documento Identificar los demás cargos relacionados con la ejecución de las actividades o procesos a documentar y recolectar la información necesaria para elaborar el documento correspondiente Determinar el (los) documento(s) que requiere(n) ser actualizado(s), recolectar la información necesaria para implementar los ajustes solicitados e identifica las áreas, procesos y cargos que intervienen en el documentos para realizar el consenso de los cambios Revisa el consecutivo de códigos de acuerdo al tipo de documento y notifica al solicitante mediante corres electrónico el código asignado Elaborar de acuerdo a las directrices este procedimiento el tipo de documento(s) requerido(s). En caso en que el documento posea relación con controles relacionados en la estructura de las matrices de control interno el documento debe ser enviado a validación a la Unidad de Control Interno Revisar en conjunto con la persona responsable de la documentación del proceso la estructura del documento y con los cargos relacionados con la ejecución de las actividades el contenido del mismo. Nota: La revisión incluye que la validación con la Unidad de Control Interno en cuanto a las matrices de control interno se haya efectuado Recolectar la información necesaria para justificar la eliminación del documento e identificar documentos relacionados para hacer ajustes o eliminar de ser necesario. Se requiere el visto bueno del cargo que aprobó el documento por cualquier medio escrito o electrónico para eliminar el documento. Se debe guardar la evidencia de la aprobación de la eliminación Usuario que detecta la necesidad Usuario que detecta la necesidad Jefe área responsable / Proceso Cargo asignado Cargo asignado Profesional asignado al control documental DGC / Facilitador / Departamento Procesos y Calidad Cargo asignado Responsable por revisar el documento Responsable por revisar el documento

18 Página 18 de ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 10. Enviar documento a aprobación / Eliminación 11. Enviar comentarios para ajustes 12. Realizar ajustes al documento 13. Enviar para: publicación y notifica si requiere copias controladas ó eliminación 14. Oficializar cambio, actualiza en la intranet y de ser necesario registra copias controladas De acuerdo a tabla de revisión y aprobación (ver tabla 9) enviar el documento por medio electrónico a los responsables correspondientes Una vez revisado el documento y de requerir algún tipo de adecuación o ajuste notifica al Cargo Asignado de elaborar el documento especificando los cambios que se desea sean implementados. Esto se puede realizar en el archivo original digital o en copia impresa Realiza los ajustes al documento y los valida con el solicitante del cambio antes de enviarlo a aprobación Una vez aprobado el documento debe enviar vía correo electrónico el documento digital y especifica el número de las copias controladas a entregar y a quién se le deben entregar. En caso de ser un formato se deben especificar los cambios que se realizaron sobre el documento Actualizar las bases de datos, la intranet y realizar prueba de acceso a los documentos publicados. Enviar correo electrónico al responsable por revisar y al responsable por aprobar notificando que el documento se encuentra disponible y publicado. Registra, en caso de existir, las copias controladas generadas del documento en el formato Lista Maestra de Distribución de Documentos (RG01-PC001) Cargo Asignado Responsable por aprobación del documento Cargo Asignado Cargo Asignado Profesional asignado al control documental DGC / Facilitador / Departamento Procesos y Calidad 6 MATRIZ DE CONTROL INTERNO No Aplica 7 REGISTROS Código Nombre Almacenamiento Responsable de archivo Lista Maestra Unidad de red de Profesional de RG01- la División de asignado al Distribución PC001 Gestión de control de Calidad documental Documentos RG02- PC001 Lista Maestra de Documentos de Origen Externo Unidad de red de cada División /Departamento Profesional asignado al control documental Criterios de recuperación Nombre del archivo Nombre del Archivo Protección del Registro Backups de la organización Backups de la organización Tiempo de Retención Duración del SGC Duración del SGC Disposición Final Backup Backup

19 Página de 8 CONTROL DE CAMBIOS Los cambios que se realicen al presente documento se consignan en la siguiente tabla: Versión Fecha Descripción de la modificación Aprobado por Oct Feb- 10 Este documento reemplaza al anterior procedimiento PO.000 y al instructivo IN Se adicionan los tipos de documento Acuerdo de Nivel de Servicio y Caracterización de Proceso, se incluyen los controles y niveles de aprobación de los mismos. Se adicionan la metodología y controles necesarios para la gestión de cambios por consistencia en los documentos Se adecua el documento para el uso de la fuente corporativa cambiando la letra ARIAL por la letra VERDANA Se eliminan los contenidos y documentos que hacen referencia a CAM Se establece que la responsabilidad de la actualización del glosario unificado de términos pasa la División de Gestión de la Calidad Gerente de Organización y Recursos Humanos (Representante de la Dirección) Gerente de Organización y Recursos Humanos (Representante de la Dirección)