Asunto: Seguimiento a toma física de inventarios - Imprenta

Transcripción

1 UAI Medellín, 18 de julio de 2014 Doctor JORGE IVAN FRANCO GIRALDO Jefe Departamento de Publicaciones Doctora NUBIA POSADA HINCAPIE Jefa Sección de Inventarios Universidad de Antioquia Medellín, Antioquia Asunto: Seguimiento a toma física de inventarios - Imprenta Cordial saludo. La Unidad de Auditoria Institucional observó el proceso de toma física semestral de inventarios del Almacén de imprenta el día 27 de junio del A continuación incluimos los resultados y las recomendaciones que consideramos deben tenerse en cuenta para mejora del proceso. Solicitamos remitirnos por cada recomendación presentada: la acción correctiva o de mejora propuesta, el responsable de ejecutar la acción y la fecha del compromiso máximo en el cual se ejecutará la acción. Para lo anterior, sugerimos reunir a los dueños de los procesos asociados y establecer la responsabilidad que compete a cada uno. Si se considera necesaria alguna aclaración o ampliación sobre los asuntos tratados en este informe, con gusto la suministraremos. Atentamente, ADRIANA ASTRID ZEA CÁRDENAS Auditora Interna Anexo: Uno (06 hojas) Copia: Doctor Mauricio Londoño Vélez, Director Gestión Logística y de Infraestructura Doctora Lina María García Quintero, Jefe de sección de imprenta Digitó: Leidy Roldán Elaboró: Uriel Alzate

2 SEGUIMIENTO A TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS - ALMACEN DE PUBLICACIONES UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 1. OBJETIVO Realizar seguimiento al procedimiento efectuado en la toma física de inventarios del almacén de Imprenta, verificando el cumplimiento de los procedimientos y la eficacia de su aplicación. 2. ALCANCE Almacén de Imprenta y observación al procedimiento llevado en la toma física de inventarios. 3. ACTIVIDADES REALIZADAS Consulta y validación con el almacenista y delegado de la sección de inventarios de los pasos que realizan semestralmente en la toma física de inventarios y verificación de procedimientos realizados en el almacén. 4. RESULTADOS OBTENIDOS El siguiente es el resultado del seguimiento efectuado el día 27 de junio del 2014: Aspectos positivos Al indagar sobre el procedimiento de toma física de inventarios, los funcionarios si tenían conocimiento del procedimiento oficial publicado en el portal de la Universidad Procedimiento para la realización del inventario físico de almacén Código P Versión 02. La toma física fue ejecutada en su totalidad con el acompañamiento de la sección de inventarios como se recomendó en vigencias pasadas. La persona que efectuó el conteo físico, es diferente a la encargada del manejo del inventario en el almacén. El almacenista como responsable del inventario estuvo presente, para resolver dudas y custodiar el inventario a cargo. Quien efectuó la toma física de inventario, no tenía acceso al sistema. Las planillas utilizadas al momento de realizar los conteos, no registran el dato de la cantidad que tiene cada referencia en el kárdex, debido a que esto podría sesgar el conteo practicado por el encargado del almacén como fue recomendado por esta Unidad en inventarios pasados. 1

3 Aspectos a mejorar A continuación se presenta el detalle del resultado de la toma física semestral del almacén de imprenta, donde se muestran las s presentadas. DIFERENCIA NEGATIVA EN TOMA FISICA Código Descripción Unitario U/M Diferencia faltando PROPALCOTE 70* GRAMO 1 -CONS PAPEL KIMBERLY BLANCO SAHARA-9 PROPALCOTE 70*100 PESO 250 GRAMO-1 HOJA C1 ROSADO -1 HOJA-U VERDE 1-HOJA-IN AMARILLO 1-INTE PROPALCOTE 70*100 PRESENTACION 70*100 HOJA- PAPEL BOND 90 GFMS 70*100 PAPEL BOND 90 GRMS CARTULINA BRISTOL 70*100 COLOR BLANCO - 160G CARTULINA BRISTOL 70*100 COLOR ROSADO 160G PAPEL BOND AZUL AZUL 60 GRAMOS PAPEL BOND 60 GRM BLANCO BLANCO *163 RM , HJ HJ -4-1, HJ HJ HJ HJ -5-1, HJ -10-1, HJ HJ HJ HJ Total -574,941 2

4 DIFERENCIA SOBRANTE EN TOMA FISICA Código Descripción Unitario U/M Diferencia Sobrando PAPEL BOND 75 GRMS BLANCO 70*100 PAPEL BOND 75 PAPEL NATURAL EARTH PACT 70 GRAMOS PAPEL NATURAL EARTH PACT 150 GRAMOS PAPEL NATURAL EARTH PACT 295 GRAMOS PAPEL BOND 75 GRMS BLANCO 60*90 BAHIA MATE IMPOR PAPEL KIMBERLY BLANCO SAHARA-18 PAPEL MANILA 70*100 PESO 60 GRAMO 1 HOJA -CON PESO 300 GRAMOS 1 HOJA C PESO 115 GRAMOS 1 PESO 150 GRAMOS 1 PESO 200 GRAMOS 1 PESO 250 GRAMOS 1 PROPALMATE 70*100 COLOR BLANCO 90 GRAMOS 1 H PROPALMATE 70*100 COLOR BLANCO 240 GRAMOS 1 H BLANCO 1 HOJA OR PAPEL BOND 90 GRMS BLANCO 90GR CARTULINA BRISTOL AMARILLO -160 CARTULINA BRISTOL *168 HJ , RM , RM RM RM HJ 3, ,178 1,950 RM 1 1, HJ 17 1,989 **5,600 HJ 1 5,600 **15,000 HJ 70 1,050, HJ , HJ 10 3, HJ 26 12, HJ , HJ 6 3, HJ 6 1, HJ , RL 6 2, HJ ,798 3

5 DIFERENCIA SOBRANTE EN TOMA FISICA Código Descripción Unitario U/M Diferencia Sobrando VERDE CARTULINA OPALINA 70*100 PESO 180 GRAMOS 1 H PAPEL BOND AMARILLO 70* PAPEL BOND ROSADO 70* GRAMOS 740 HJ 10 7, HJ , HJ ,389 Total 1,985,702 *Referencias trocadas según delegado de sección de inventarios **Estas referencias presentan error en el costo unitario debido a que se ingresó erróneamente la factura según jefe de almacén sobreestimando el costo unitario. Al indagar sobre algunas s puntuales se observan situaciones como: Referencias trocadas Costo unitario ingresado erróneamente Sobrantes por resmas entregadas por el proveedor con algunas unidades demás como puede detallarse en la siguiente justificación de la almacenista Marta Eugenia Franco Callejas: La mayoría del papel se produce en bobinas las cuales son convertidas luego en pliegos de 70x100 centímetros, el proveedor arma paquetes por lo general de 500, 200 ó 100 hojas según sea el calibre del papel. Cuando son empacadas las resmas rara vez vienen exactas, en la mayoría de los casos vienen con un porcentaje de más o de menos. Cuando nosotros recibimos el papel, no podemos desempacarlo y contar resma por resma porque en ocasiones las entregas pueden ser hasta de 100 resmas, además el empaque protege el papel mientras llega la hora de ser cortado. Pero al momento de gastarlo si se cuenta hoja por hoja. Por este motivo siempre presenta desfases al momento del conteo para el inventario. En este Inventario en particular presentaba un desfase igual en dos referencias, faltando en una y sobrando en la otra. Esto sucede cuando apuntan un corte y en el momento final deciden cambiar el calibre del papel y pasando desapercibido aclararlo en la planilla. 4

6 Recomendaciones Realizar los ajustes correspondientes a las s presentadas por errores en los costos unitarios ingresados al sistema y referencias trocadas. Justificar en forma detallada, cada una de las s presentadas en dicho inventario, las cuales deben quedar registradas en acta de cierre por parte se la sección de imprenta e inventarios. Inventario obsoleto A continuación se muestran algunos insumos en mal estado (obsoletos) encontrados en el seguimiento realizado. 5

7 Recomendación Analizar las referencias obsoletas y/o dañadas que se encuentren en inventario de insumos, con el fin de determinar la acción pertinente: dar de baja, eliminar o depurar, entre otros. Cordialmente, ADRIANA ASTRID ZEA CÁRDENAS Auditora Interna 6