Directrices para la planificación de la transición hacia ISO 14001: 2015

Transcripción

1 DOCUMENTO INFORMATIVO DE IAF Directrices para la planificación de la transición hacia ISO 14001: 2015 Edición 1 (IAF ID 10:2015)

2 El foro internacional de acreditación, Inc. (International Accreditation Forum IAF) facilita el comercio y apoya a los reguladores al operar un acuerdo de reconocimiento mutuo entre los organismos de acreditación (OA) con el fin de que los resultados emitidos por los organismos de evaluación de la conformidad (OEC) acreditados por los miembros del IAF se acepten globalmente. La acreditación reduce el riesgo para las empresas y sus clientes garantizándoles que los Organismos de Evaluación de la Conformidad (OEC) acreditados son competentes para realizar el trabajo al que se comprometen dentro del alcance de su acreditación. A los Organismos de Acreditación (OA) que son miembros del IAF y a los OEC que ellos acreditan se les exige cumplir con las normas internacionales correspondientes y los documentos aplicables del IAF para la aplicación consistente de tales normas. Los OA signatarios del acuerdo de reconocimiento multilateral de IAF (MLA por sus siglas en inglés) son evaluados regularmente por un equipo de pates asignado para brindar confianza en la operación de sus programas de acreditación. La estructura y el alcance del MLA del IAF se detallan en el documento IAF PR 4 Estructura del MLA de IAF y documentos normativos aprobados. El MLA de IAF está estructurado en cinco niveles: el nivel 1 especifica los criterios obligatorios que se aplican a todos los OA, ISO/IEC La combinación de las actividades del nivel 2 y los documentos normativos correspondientes del nivel 3 se denomina alcance principal del MLA, y la combinación del nivel 4 (si aplica) y los documentos normativos relevantes del nivel 5 se denominan subalcance del MLA. El alcance principal del MLA incluye actividades como certificación de producto y documentos obligatorios asociados p.ej., ISO/IEC Las testificaciones por parte de los OEC en el nivel de alcance principal se consideran igualmente confiables. El subalcance del MLA incluye requisitos para la evaluación de la conformidad como los de ISO y requisitos específicos del esquema, cuando corresponda, p. ej., ISO TS Las testificaciones de los OEC en el nivel de subalcance se consideran equivalentes. El MLA de IAF brinda la confianza necesaria para que los mercados acepten los resultados de la evaluación de la conformidad. Una testificación emitida dentro del alcance del MLA de IAF por parte de un organismo que está acreditado por un OA signatario del MLA de IAF puede ser reconocida en todo el mundo, facilitando así el comercio internacional. Edición No. 1 Preparado por: Comité técnico de IAF Aprobado por: miembros de IAF Fecha: 13 de febrero de 2015 Fecha de publicación: 27 de febrero de 2015 Fecha de aplicación: 27 de febrero de 2015 Contacto para información: Elva Nilsen Secretaria Corporativa de IAF Teléfono: Correo electrónico: secretary@iaf.nu

3 Introducción a los documentos informativos de IAF Este documento informativo de IAF refleja el consenso de los miembros de IAF sobre el tema y pretende ayudar a la aplicación consistente de los requisitos. Sin embargo, por ser un documento con fines informativos únicamente, los organismos de acreditación miembros de IAF y los organismos de evaluación de la conformidad (OEC) que estos acreditan no están obligados a usar ni cumplir parte alguna de este documento.

4 1 INTRODUCCIÓN DIRECTRICES PARA LA PLANIFICACIÓN DE LA TRANSICIÓN HACIA ISO 14001:2015 Este documento proporciona directrices para la transición de ISO 14001: 2004 a ISO 14001:2015 y ha sido elaborado por el Foro Internacional de Acreditación (IAF) con la cooperación de ISO/TC 207/SC 1, con el fin de proporcionar asesoría a las partes interesadas sobre las disposiciones para la transición que se han de considerar antes de implementar la norma ISO 14001:2015. Este identifica las actividades que las partes interesadas pertinentes deberían tomar en consideración y mejora la comprensión del contexto de la norma ISO 14001:2015. La revisión introduce cambios significativos y será publicada en septiembre de La norma se basa en el Anexo SL de las Directivas de ISO, una estructura de alto nivel (EAN) que normaliza los títulos de las subcláusulas, el texto principal, los términos comunes y las definiciones principales con el fin de mejorar la compatibilidad y concordancia con otras normas de sistema de gestión de ISO. Además, la revisión debe: i. Considerar el informe final de ISO/TC 207 SC 1 Desafíos futuros para el SGA grupo de estudio. ii. Asegurar el mantenimiento y la mejora de los principios básicos de ISO 14001:2004, así como la retención y la mejora de sus requisitos existentes. ISO/TC 207/SC 1 en su página web - proporciona notas informativas regulares sobre la revisión de ISO Cuáles son los desafíos emergentes? Gestión ambiental estratégica Existe un protagonismo creciente de la gestión ambiental dentro de los procesos de planificación estratégica de las organizaciones. Se ha incorporado un requisito nuevo para entender el contexto de la organización con el fin de identificar y apalancar oportunidades para el beneficio tanto de la organización como del ambiente. La atención se centra particularmente en aspectos o circunstancias cambiantes con respeto a las necesidades y expectativas de las partes interesadas (incluidos los requisitos reglamentarios) y en las condiciones ambientales locales, regionales o globales que pueden tener efecto en, o verse afectadas por la organización. Una vez se identifican como prioridad, las acciones para mitigar el riesgo adverso o explotar las oportunidades de beneficio se integran en la planificación operacional del sistema de gestión ambiental. Liderazgo Para garantizar el éxito del sistema, se ha añadido una cláusula nueva que asigna responsabilidades específicas a aquellos en los roles de liderazgo para promover la gestión ambiental dentro de la organización.

5 Protección del ambiente La expectativa en las organizaciones se ha extendido al compromiso con iniciativas proactivas para proteger el ambiente del daño y la degradación, de manera consistente con el contexto de la organización. El texto revisado no define proteger el ambiente pero indica que ello puede incluir la prevención de la contaminación, el uso sostenible de los recursos, la mitigación y adaptación al cambio climático, la protección de la biodiversidad y los ecosistemas, etc. Desempeño ambiental Se presenta un cambio en el énfasis con respecto a la mejora continua, de mejorar el sistema de gestión a mejorar el desempeño ambiental. En concordancia con los compromisos de su política, la organización debería, si así corresponde, reducir las emisiones, efluentes y desechos hasta los niveles establecidos por ella. Pensamiento en el ciclo de vida Además del requisito actual de gestionar los aspectos ambientales asociados con las mercancías y los servicios adquiridos, las organizaciones necesitarán ampliar su control e influencia hasta los impactos ambientales asociados al uso del producto y al tratamiento al final de la vida útil o disposición final. Esto no implica un requisito de ejecutar un análisis del ciclo de vida. Comunicación Se ha adicionado el desarrollo de una estrategia de comunicaciones con igual énfasis en las comunicaciones externas e internas. Esto incluye un requisito para la comunicación consistente y la información confiable, así como el establecimiento de mecanismos para que las personas que trabajan bajo el control de la organización hagan sugerencias sobre la mejora del sistema de gestión ambiental. La decisión sobre la comunicación externa permanece en la organización, pero es necesario que en la decisión se tome en consideración el reporte de la información que exigen las agencias reguladoras y las expectativas de otras partes interesadas. Documentación Reflejando la evolución de los sistemas basados en computadores y en la nube para la ejecución de los sistemas de gestión, la revisión incorpora el término información documentada en lugar de documentos y registros. Para la concordancia con ISO 9001, la organización retendrá la flexibilidad de determinar cuándo se necesitan procedimientos para garantizar el control eficaz de los procesos. Qué sucede con el modelo PHVA? La norma vincula la estructura del Anexo SL y el modelo PHVA de ISO según la siguiente ilustración:

6 Nota. Los números entre paréntesis se refieren a las cláusulas de esta norma internacional. 2 TRANSICIÓN El Foro Internacional de Acreditación (IAF) y el comité ISO sobre evaluación de la conformidad (CASCO) han acordado un periodo de transición de tres años a partir de la publicación de ISO 14001:2015. La resolución IAF fue aprobada por la asamblea general de IAF en Vancouver el 17 de octubre de 2014, y aprueba un periodo de transición de 3 años para ISO 14001: Validez de las certificaciones con ISO 14001:2004 Las certificaciones con ISO 14001:2004 no serán válidas después de tres años a partir de la publicación de ISO 14001:2015. Es necesario que la fecha de caducidad de las certificaciones con ISO 14001:2004 emitidas durante el periodo de transición corresponda con el final del periodo de transición de tres años. 3 DIRECTRICES ESPECÍFICAS PARA LAS PARTES INTERESADAS IMPLICADAS EN CERTIFICACIÓN Y ACREDITACIÓN

7 Para cualquier organización, el grado del cambio necesario dependerá de la madurez y eficacia del sistema de gestión actual, la estructura y las prácticas organizacionales; por lo tanto, se recomienda enfáticamente un análisis de impactos o una evaluación de brechas, o ambos, con el fin de identificar implicaciones realistas respecto a recursos y tiempo. 3.1 Organizaciones que usan ISO 14001:2004 Se recomienda que las organizaciones que usan ISO 14001:2004 emprendan las siguientes acciones: I. Identificar las brechas organizacionales que es necesario abordar para cumplir los requisitos. I Desarrollar un plan de implementación. Proveer entrenamiento adecuado y toma de consciencia de todas las partes que tienen impacto en la eficacia de la organización. Actualizar el sistema de gestión ambiental (SGA) existente para satisfacer los requisitos revisados y suministrar verificación de la eficacia. V. Cuando sea aplicable, aliarse con su organismo de certificación con respecto a las disposiciones para la transición. NOTA. Los usuarios deben ser conscientes de que en la etapa de proyecto de norma internacional (DIS) se pueden presentar aún cambios técnicos; por lo tanto, se recomienda que, aunque se puede llevar a cabo la preparación en la etapa de DIS, los cambios significativos no se deberían implementar hasta que se publique el proyecto final de norma internacional (FDIS) y se finalice el contenido técnico. 3.2 Organismos de certificación Se recomienda que los organismos de certificación: I. Suministren formación a los auditores y verifiquen el resultado para garantizar que se demuestra el nivel de competencia relevante. I Se comuniquen regularmente con los organismos nacionales de normalización. Se comuniquen regularmente con los OA. Se comuniquen con otros OC para coordinar la información. V. Se comuniquen con los clientes existentes y compartan las directrices y las disposiciones del proceso de transición. VI. Planifiquen la coordinación del tiempo de auditoría y las actividades de certificación para la norma revisada.

8 V VI IX. Tomen en consideración el periodo de transición establecido y el periodo de certificación actual. Planifiquen la coordinación del tiempo de las decisiones sobre certificación para la actualización de los documentos de certificación. Motiven a los usuarios actuales de ISO 14001:2004 para que implementen ISO 14001:2015 en una etapa temprana, tomando en cuenta los cambios que pueden ocurrir durante la etapa de DIS. X. Motiven a los usuarios nuevos para que implementen la norma ISO 14001:2015. XI. Organicen los programas de auditoría para las organizaciones clientes existentes. 3.3 Organismos de acreditación Se recomienda que los OA: I. Informen a los OC acerca del proceso de transición usando las directrices adecuadas establecidas en la sección 4.3 y los documentos generados por IAF. I Planifiquen los recursos para entrenamiento y ejecución de las evaluaciones para la norma revisada. Comprueben que los criterios usados para evaluar la competencia del auditor son adecuados para auditores que verifican la conformidad con la norma revisada. Entrenen a sus evaluadores y verifiquen el resultado para garantizar que se demuestra el nivel de competencia relevante. V. Se comuniquen regularmente con los organismos nacionales de normalización. VI. V VI IX. Se comuniquen regularmente con sus organismos de certificación acreditados. Se comuniquen con otros organismos de acreditación para coordinar la información. Planifiquen la coordinación del tiempo de las evaluaciones y organicen los programas de evaluación para la norma revisada. Planifiquen la coordinación del tiempo de las decisiones sobre acreditación para la actualización de los certificados de acreditación. 4 DIRECTRICES DE TRANSICIÓN IAF 4.1 Implementación de la transición de la certificación acreditada de ISO 14001:2004 a ISO 14001:2015

9 Se pretende que este documento permita la actividad avanzada en la planificación y adopción de los nuevos requisitos, tomando en cuenta los cambios que aún puedan ocurrir durante la fase de DIS. Aunque se promueve la planificación de actividades durante la fase de DIS, se recomienda que las organizaciones tomen precauciones ya que el DIS aún puede estar sujeto a cambios técnicos posteriores hasta que se publique el FDIS. La actividad de evaluación emprendida por el OC durante la etapa de DIS no se puede considerar parte del proceso formal de transición. Cualquier evaluación temprana se debe volver a valorar y verificar a cabalidad antes de hacer la transición a ISO 14001: Directrices para los organismos de certificación Generalidades Se motiva a los OC a que inicien la información a sus clientes a partir de la etapa DIS y puedan, si se requiere, empezar a realizar el análisis de brechas entre el sistema del cliente y el DIS. Los OC han de hacer seguimiento de todas las actividades de evaluación durante la etapa DIS para una verificación completa posterior al momento de la auditoría de transición de ISO 14001:2015. Las certificaciones acreditadas con ISO 14001:2015 y/o equivalentes nacionales solo se deberían emitir una vez que el OC haya sido acreditado para entregar la certificación con la norma nueva y luego de que la organización haya demostrado la conformidad con ISO 14001:2015. El organismo de certificación debería realizar una auditoría de cada cliente frente a ISO 14001:2015. Con base en el acuerdo con las organizaciones certificadas, los OC pueden ejecutar las actividades de transición durante una auditoría rutinaria de seguimiento, re-certificación o especial. Cuando las auditorías de transición se llevan a cabo junto con seguimiento o re-certificación programados (es decir, enfoque progresivo o por etapas), es probable que se requiera tiempo adicional para garantizar que se cubren todas las actividades para la norma nueva y la existente Proceso de transición Los OC deberían comunicar sus disposiciones de transición a sus clientes tan pronto tengan la oportunidad. Se recomienda que esto se haga en la última etapa DIS o FDIS. Se recomienda que los OC desarrollen planes de transición para abordar los siguientes temas: I. Entrenamiento y verificación de la competencia de los auditores y otro personal. NOTA. Se anima a los OC para que empiecen el entrenamiento en la etapa DIS, pero se puede requerir entrenamiento adicional para abordar cualquier diferencia entre el DIS, el FDIS y la norma publicada. Las disposiciones de los OC para comunicarse con los clientes.

10 I Las disposiciones de los OC para auditar la conformidad con la nueva norma. Por ejemplo, si se hará con una sola visita o con un enfoque por etapas. La manera en que el OC garantizará a los clientes la conformidad continua con ISO 14001:2004 a través del proceso de transición. V. La manera en que el OC planea usar los resultados de las auditorías ejecutadas frente al FDIS. VI. Acción a emprender con respecto a los clientes que han fallado al completar la transición durante tres años después de la publicación de ISO 14001:2015. Por ejemplo, el grado de auditoría necesaria para que la certificación sea restaurada. Los siguientes aspectos se deberían asegurar: I. Todos los aspectos que requieren acción del cliente para la conformidad con los nuevos requisitos se deberían identificar claramente y plantear como hallazgos documentados. I Solamente cuando se han abordado adecuadamente todos los aspectos sobresalientes identificados, y se ha demostrado la eficacia del sistema de gestión, los auditores pueden recomendar la certificación con la norma ISO 14001:2015 publicada. Se debería disponer de registros para demostrar que todos los hallazgos previos de la auditoría de transición se han evaluado con respecto a la acción correctiva y la conformidad antes de que se pueda hacer cualquier recomendación para la aprobación con ISO 14001:2015. El OC debería garantizar que la evaluación de la conformidad de un cliente con los nuevos requisitos durante la fase de transición no interfiere con la conformidad continua del cliente con ISO 14001:2004. V. Cuando las actividades de evaluación han tenido lugar en la etapa de FDIS, la entidad a cargo de tomar la decisión realizará una revisión para garantizar que la validez de dicha actividad se toma en consideración en el proceso de decisión. 4.3 Directrices para los organismos de acreditación Normalmente, no se requieren visitas adicionales por parte del OA para evaluar solamente la transición a ISO 14001:2015. Siempre que sea posible, la implementación se debería verificar durante la actividad normal programada, indicando que puede ser necesario tiempo adicional para la evaluación. Sin embargo, las evaluaciones adicionales pueden ser necesarias cuando un OC solicita la acreditación con celeridad. ISO 14001:2015 promueve la necesidad de demostrar la eficacia del sistema y la aplicación del pensamiento basado en el riesgo a través del enfoque por procesos. Esto puede originar la necesidad de variar las técnicas de auditoría; por lo tanto, las evaluaciones testificadas pueden ser necesarias como parte del programa de transición.

11 Los OA deberían, tan pronto sea posible, comunicar sus disposiciones y requisitos para la transición a sus OC acreditados. Se recomienda que las disposiciones para la transición tomen en cuenta los siguientes aspectos: I. Entrenamiento y verificación de la competencia de los evaluadores y otro personal. NOTA. Se anima a los OA a empezar el entrenamiento en la etapa de FDIS, pero se puede requerir entrenamiento adicional para abordar las diferencias entre el FDIS y la norma publicada. I Cuando el entrenamiento se ha realizado con base en el FDIS, se puede requerir entrenamiento adicional si existen diferencias entre el FDIS y la norma publicada con respecto a los requisitos de la norma. El OA debería desarrollar sus programas de transición para aprovechar el tiempo disponible, incluida la ejecución de tantas actividades como sea posible en la etapa FDIS, con el fin de permitir que la acreditación con la nueva norma esté disponible tan pronto sea posible. La evaluación de transición se debería centrar en los cambios a implementar por parte de los OC como resultado de la implementación de la nueva norma: la primera consideración debería estar en la interpretación consistente de los requisitos; competencia; presentación de informes, y cualquier cambio asociado con la metodología de la auditoría (véase la nota arriba con respecto a las evaluaciones testificadas). La evaluación también revisará las disposiciones para la transición de los OC para sus clientes certificados. Fin del documento informativo IAF de Directrices para la planificación de la transición hacia ISO 14001:2015. Información adicional Para mayor información sobre este y otros documentos del IAF, contacte a cualquiera de los miembros del IAF o de la Secretaría del IAF. Con respecto a los detalles de contactos de los miembros del IAF, consulte el sitio web del IAF Secretaría IAF Secretaria Corporativa Teléfono <secretary1@iaf.nu>