MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

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1 Página 1 de 26 Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABLES RECOMENDACIONES GENERALES Comunicaciones informales Elaboración de Comunicaciones Oficiales Márgenes Tipo de letra Anexo(s) Copias Identificación del transcriptor Tinta Comunicaciones oficiales vía fax:... Error! Marcador no definido Normas para el trámite de comunicaciones vía fax. Error! Marcador no definido. 6. Servicio de Mensajería Servicio de Correo: ACTOS ADMINISTRATIVOS ACTA CIRCULAR MEMORANDO CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS CARTA U OFICIO NOTA INTERNA SOBRES: DIGITALIZACIÓN DE COMUNICADOS... Error! Marcador no definido Comunicaciones Recibidas Comunicaciones Despachadas POLITICAS INFORMATICAS... Error! Marcador no definido Clasificación de la Información... Error! Marcador no definido Administración de la Información... Error! Marcador no definido. 10. POLÍTICA DE SEGURIDAD EN LA UTILIZACIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO MEJORES PRÁCTICAS La cuenta de correo electrónico y su uso Nota Aclaratoria FORMATO DE ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS DE CORREO. Error! Marcador no definido. 11. REGISTROS DOCUMENTOS DE REFERENCIA MODIFICACIONES... 26

2 Página 2 de CONTROL DE DOCUMENTO ANEXOS OBJETIVO Controlar la documentación primaria y secundaria de la entidad a través de la aplicación de las diferentes plantillas para la documentación de los actos administrativos con el fin de unificar la imagen institucional en estos aspectos. 2. ALCANCE Este manual hace parte del proceso Gestión Documental, liderado por la Secretaria de Asuntos Internos y Desarrollo de la Comunidad y aplica a los siguientes actos administrativos: Actas Circular Memorando Certificado Constancia Carta u oficio Nota interna Correo electrónico 3. DEFINICIONES En el, cuerpo del procedimiento se describen las definiciones importantes. 4. RESPONSABLES Secretarios de despacho: Responsable de establecer las políticas de gestión documental de la entidad. Servidores públicos: Responsables de aplicar las políticas de gestión documental establecidas en este manual. Técnico Administrativo de Archivo y correspondencia: responsables del control de la correspondencia que entra y sale.

3 Página 3 de RECOMENDACIONES GENERALES Sacar copia de los documentos de archivo que requieren de permanente utilización y consulta. Tener una guía en cartulina tamaño oficio para perforar los documentos de todos los tamaños que legajan al archivar. Tener en cuenta que el uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento. La abreviatura de visto bueno es VoBo. se debe poner en las comunicaciones siempre que este se requiera. El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados, afectan la preservación y conservación de los documentos Comunicaciones informales Razonaros: Comunicación informal que se utiliza para remitir documentos, aclarar situaciones o asuntos de las comunicaciones oficiales, o del trámite. Nota Interna: Es un formato pre impreso de carácter interno. Los dos formatos anteriores NO pueden remplazar el memorando o la carta Elaboración de Comunicaciones Oficiales Elaborar las comunicaciones oficiales en soporte papel en original y una copia, remitiéndose el original al destinatario, la copia de recibido a la secretaria remitente, por el tiempo establecido en la tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales dejando constancia en la misma comunicación. Encabezar con logotipo, los memorandos, circulares de las comunicaciones internas. Cuando no se conoce el nombre del destinatario, nunca poner SEÑORES, sólo nombre de la entidad y la ciudad.

4 Página 4 de 26 Para las comunicaciones externas, utilizar papelería con membrete a color o con el logo en la parte superior izquierda. Utilizar mayúsculas sostenida para resaltar un dato sin exagerar su uso. Cuando el contenido de la comunicación tenga más de una página, el papel debe ser de la misma calidad, de la primera hoja. Es muy importante que los comunicados no contengan errores gramaticales, ortográficos ni de puntuación. El texto debe ir bien distribuido, de acuerdo con la cantidad del mismo Márgenes Las márgenes a utilizar para la elaboración de memorandos, cartas y circulares son las siguientes: Superior: 4 cm. Inferior: 3 cm. Izquierdo: 4cm. Derecho: 3 cm Tipo de letra Utilizar tipo de letra Arial, tamaño Anexo(s) En el texto y al final de la carta se debe anotar el número de hojas. Ejemplo: Anexo: (nueve hojas) 5.6. Copias A dos renglones del remitente se escribe la palabra copia (sin abreviar) seguida de dos puntos (:), se relaciona, nombre completo y cargo/dependencia. Ejemplo: copia: Sonia Mabel Marchena Payares, Jefe de Control Interno.

5 Página 5 de Identificación del transcriptor A dos renglones de la última línea escrita, se coloca el nombre seguido de la primera letra del primer apellido Tinta Se debe utilizar tinta negra para firmar, así se garantiza la nitidez, en los procesos de automatización. NO se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda, así se garantiza la nitidez en los procesos de tecnificación por lo tanto es la única que se acepta. Utilizar las plantillas con los esquemas del Icontec para la elaboración de comunicaciones oficiales. Radicar en el horario de atención al público. Relacionar en la comunicación los anexos y entregarlos completos. Las comunicaciones que no cumplan las normas de presentación se devolverán. 6. Servicio de Mensajería Utilizar la mensajería sólo para asuntos oficiales. Planear, coordinar y entregar en el Archivo las diligencias tanto internas como externas para su registro y trámite oportuno. Abrir todos los sobres que se reciben para identificar el tipo de documento y permitir el registro control y trámite adecuado. Priorizar, realizar y controlar los trámites urgentes internos o externos en cada oficina productora, las diligencias externas se recogen y registran entre las 8:00 am a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. 6:00 p.m. Revisar tanto lo que se entrega como lo que se recibe y poner el nombre. no la firma. Canalizar la entrega de toda la documentación oficial por la oficina de archivo y correspondencia y no se hace responsable de la documentación que se tramita fuera de los recorridos ordinarios establecidos en este reglamento y por personal diferente a la oficina de archivo y correspondencia. La correspondencia y demás documentos de carácter personal, de gremios y asociaciones, bancos, entre otros, que lleguen al archivo, NO serán recibidos, Ni tramitados, se devolverá al mensajero portador o a la institución remitente.

6 Página 6 de Servicio de Correo: La documentación que se envía por correo requiere sobres tamaño oficio, carta, tarjeta o de manila dependiendo del tipo de los documentos a enviar y deben entregarse al archivo debidamente diligenciados, con datos correctos, completos y buena presentación, teniendo en cuenta la Norma NTC El tamaño del sobre para envío de anexos, debe permitir guardarlos sin dobleces. Si la comunicación incluye disquetes, video cinta y otros soportes que exigen un tratamiento especial, se debe registrar en el sobre. Definir y comunicar el tipo de envío: correo certificado, entrega-diario, entrega ordinaria o entrega personal. Para envíos urgentes por el servicio entrega diario, es necesario tener la documentación debidamente diligenciada en el archivo, con un día de anterioridad al día que debe ser recibido. Para ambos servicios Mensajería y Correo, la información suministrada debe ser por escrito, correcta, clara, precisa y oportuna. Todos los sobres deben llegar abiertos al Archivo para identificar el tipo de documento y permitir el registro control y trámite adecuado. Registrar y comunicar a la oficina productora, las inconsistencias presentadas en el trámite de documentos externos en las planillas de control. Planear y canalizar eficientemente los envíos masivos por el tiempo y los costos que implica esta actividad. Es necesario entregar a la secretaria de Gestión Administrativa, la documentación debidamente organizada y bien presentada, anexando la relación de empresas o personas a quienes se les dirige la comunicación, con el fin de llevar los controles adecuados. El archivo no asumirá las consecuencias de las diligencias que no se pudieren realizar oportunamente, por falta de planeación o coordinación de las unidades productoras responsables de la gestión. Se debe entregar copia de la guía de correo a la oficina productora inmediatamente se hace el envío, con el fin de hacer los controles pertinentes y el responsable del trámite debe anexar esta guía a la comunicación correspondiente. Es necesario hacer control de calidad a los disquetes y demás documentos antes del envío para evitar reprocesos, costos y demora en el trámite.

7 Página 7 de ACTOS ADMINISTRATIVOS 7.1. ACTA LOGO TÍTULO DE LA REUNIÓN ACTA N NOMBRE DEL CARGO QUE CONVOCA FECHA: OBJETIVO: ORDEN DEL DÍA: HORA INICIO: HORA FINALIZACIÓN: DESARROLLO: LUGAR: ASISTENTES: INVITADOS: AUSENTES: PROPOSICIONES Y VARIOS SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS ACTA ANTERIOR: TITULO DEL ACTA ANTERIOR:

8 Página 8 de 26 CONCLUSIONES: DECISIONES: NUEVOS COMPROMISOS: OBSERVACIONES: CONVOCATORIA: CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO RESPONSABLE DE LA REUNIÓN: INTERVINIENTES: FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: NOTA: Anexos: (Si los hay) Transcriptor

9 Página 9 de INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ACTA ACTA: Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate, se acuerda y/o decide, en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta. MÁRGENES: Superior 3 cm, Izquierdo 4 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). PARTES DEL ACTA ENCABEZADO: Está dividido en tres recuadros: El primero lleva el Logotipo En el segundo recuadro escribir: COMITÉ DE O CONSEJO DE ETC. Y ACTA N TÍTULO DE LA REUNIÓN: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida la idea central del carácter de la reunión (Reunión Ordinaria ó Extraordinaria.) FECHA: A dos espacios escribir la fecha, en que se realizó la reunión, HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas. LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión. OBJETIVO: A dos espacios, escribir, iniciando con un verbo en infinitivo, cual es el objetivo que se tiene trazado para la reunión.

10 Página 10 de 26 ASISTENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará su calidad de integrante en el comité. ORDEN DEL DÍA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior), temas a tratar en dicha reunión y el responsable de cada tema, el último punto del orden del día deberá ser proposiciones y varios. LOGISTICA: Relacionar los implementos que se utilizan y que hacen parte de la logística utilizada, (video beam, tablero) entre otros. SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS ACTA ANTERIOR: Con números arábigos relacionar el número de compromisos anteriores, el Tema de cada compromiso y el responsable de cada tema. TITULO DEL ACTA ANTERIOR: Escribir el título del acta anterior. INVITADOS: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional, la primera letra con mayúscula y por último la empresa o dependencia que está representando. AUSENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará su calidad de integrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. DESARROLLO Y CONCLUSIONES: Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, conforme al orden del día, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado). DECISIONES: Con números arábigos identificar cada decisión que se tome. NUEVOS COMPROMISOS: Con números arábigos identificar cada compromiso, el Tema y persona responsable. OBSERVACIONES: Si hubiese alguna observación específica a tener en cuenta para la próxima reunión se anotará en este espacio. CONVOCATORIA: Si se programa una próxima reunión, se escribe la fecha, la hora y lugar de la reunión.

11 Página 11 de 26 CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO: Señalar con X si el objetivo se cumple o no o parcialmente. RESPONSABLE DE LA REUNIÓN: Escribir con mayúscula sostenida, nombres y apellidos del responsable de la reunión. En el siguiente renglón a espacio sencillo y con letra tipo Titulo escribir el nombre del Cargo que desempeña el responsable de la reunión. En el siguiente renglón a espacio sencillo y con letra tipo Titulo escribir el nombre de la institución, Oficina o Dependencia que está representando en la reunión. INTERVINIENTES: FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los intervinientes en la línea siguiente se deberá colocar la firma de los asistentes NOTA: En el espacio dejado sobre el firma, los firmantes deben estampar su autógrafo o rúbrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra). DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Finalmente se escribe el nombre la primera letra del apellido del transcriptor. ASPECTOS GENERALES: Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco CIRCULAR MUNICIPIO DE.ESCRIBIR EL NOMBRE DEL MUNICIPIO

12 Página 12 de 26 CIRCULAR N Ciudad, Fecha PARA: Asunto: Atentamente, DATOS DEL REMITENTE: ANEXOS: Transcriptor INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE CIRCULAR CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el remitente o las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Alcalde o Secretarios de despachos, Directores o jefes de oficina MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA CIRCULAR ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla MUNICIPIO DE MONTELIBANO, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membreteado.

13 Página 13 de 26 TÍTULO Y NÚMERO: Título CIRCULAR, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por cada dependencia. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año). CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma (,) se escribe la fecha. DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas). ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra SECRETARIA DE MEMORANDO MUNICIPIO DE.ESCRIBIR EL NOMBRE DEL MUNICIPIO MEMORANDO CIUDAD Y FECHA PARA: DE: ASUNTO:

14 Página 14 de 26 DESPEDIDA, DATOS DEL REMITENTE: ANEXOS: Transcriptor INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR MEMORANDO MEMORANDO: Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad. MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2.5 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos a tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DEL MEMORANDO ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla el nombre del Procedimiento. MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO. CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha. DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (, ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (. ) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.

15 Página 15 de 26 El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Alcalde o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS Ciudad y Fecha CARGO de la persona que va a certificar o a dar la constancia HACE CONSTAR: Que Esta constancia se expide NOMBRE DE LA PERSONA QUE DA LA CONSTANCIA Nombre completo y en mayúscula sostenida. Transcribió El nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

16 Página 16 de 26 Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y legalidad de un acto solemne. Constancia: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. CLASIFICACIÓN Constancia para: Tiempo de servicio, experiencia laboral, salarios u honorarios, clase de trabajo, jornada laboral, comportamiento del trabajador, otorgamiento de sello de calidad, cumplimiento de comisiones. PARTES DE LAS CONSTANCIAS: Las constancias se elaboran en papel membreteado y sus partes son las siguientes: Número: Asignar un número consecutivo como se hace la carta. Fecha: Se inicia a tres interlíneas del logo, hacia el margen izquierdo, colocando la ciudad de origen y esta debe Contener el día, mes y año. Cargo: El cargo de la persona responsable, se anota en mayúscula sostenida, precedido de los artículos El o La, a tres Interlíneas del margen superior. Identificación: La expresión HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:), se escriben de tres a cuatro interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida se utilizará negrilla para resaltar. Texto: Se ubica de tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierdo, iniciando con La conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante, que puede ser: Tratamiento, nombre y apellidos completos en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad, la razón social de la empresa y el NIT. Motivo: En el último párrafo, se específica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia se incluye el destinatario. Firmante: El nombre de la persona responsable, se escribe con mayúscula sostenida de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto en la margen izquierda. Transcriptor: A dos interlíneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre con mayúscula inicial, la inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña (arial siete u ocho) CARTA U OFICIO Es la comunicación escrita que sirve para mantener las relaciones comerciales entre la Alcaldía y las personas naturales y jurídicas.

17 Página 17 de 26 Requisitos: Se deben tener en cuenta las márgenes: Distribución de Las zonas: Superior: es para la impresión del logo de la ALCALDÌA Superior derecha: Se deja en blanco para los sellos de registro o fecha de recibido del documento. Zona Inferior: Espacio para la dirección, teléfono, fax, Nit, ciudad, país, correo electrónico, apartado aéreo de la ALCALDÍA PARTES Y DISTRIBUCIÓN Número: El documento llevará una numeración consecutiva, que lo asignará la oficina remitente. Fecha: Se indicará la ciudad de origen y fecha a dos interlineas del consecutivo. Datos del destinatario: La carta se dirige en forma personalizada dando el tratamiento o título académico en mayúscula inicial. Ejemplo: Doctor, Doctora, Monseñor, señor, señora, Licenciado. Nombre del destinatario y cargo: El nombre se indica con mayúscula inicial o sostenida, el cargo se escribe con mayúscula inicial; si es demasiado largo se reparte en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. Empresa: La razón social se escribe con mayúscula inicial y las denominaciones Ltda., y S.A. Dirección: Entre el número de la calle o carrera y el número de la puerta, se dejan dos espacios. La abreviatura de número. Nunca se deberá utilizar el signo # para abreviar número, no se abreviarán las palabras calle, carrera y avenida. Nombre de la Ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre aún tratándose de correspondencia local. Asunto: Se debe expresar máximo en cuatro palabras con mayúscula inicial y sin subrayar teniendo en cuenta el número de radicado al cual se le está dando respuesta Ejemplo: Asunto: Respuesta al radicado 2030 Saludo Vocativo: para las damas se acostumbra el nombre, para los caballeros el apellido. Ejemplos: Apreciado Doctor Botero, Apreciada Asesora Gloria, Señora Alcaldesa Olga Lucia. Texto: Se inicia a tres interlíneas del saludo, de preferencia se expresa en primera persona del plural (Nosotros), porque representa a un grupo así se trate de un único firmante. Despedida: Expresión de cortesía escrita a dos interlíneas del texto. Puede ser breve como: Atentamente, Cordialmente, Sinceramente; o despedida con frase de cortesía como:

18 Página 18 de 26 Agradecemos su gentil colaboración, Para nosotros es un gusto Servirle, Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción, Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Remitente: El nombre con mayúscula inicial o sostenida. Cargo: Con mayúscula inicial, en caso de dos firmantes, se puede distribuir uno bajo el otro, o en pareja. Si son más de dos firmantes y el número es impar el último se centra. Anexo o anexos: Si se requiere se detallan en el texto. Al final de la carta se enuncia la cantidad de preferencia se indica el número de hojas y el tipo de anexo. Ejemplo: Anexo uno: (10 folios), o Anexo tres: (Dos disquetes y un cheque). Copia: Después de la línea de anexos si los hay se escribe la palabra copia con mayúscula inicial seguida de dos puntos, y se relacionan los destinatarios así: Tratamiento, Nombre, Cargo, Empresa; y se dirige a un funcionario de la nueva empresa se omite la empresa. Identificación del Transcriptor: a dos interlíneas del último renglón se anota el nombre con mayúscula inicial, e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña. NOTA: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor. VºBº: Las cartas que requieren VºBº se ubica éste, contra el margen izquierdo, seguida del nombre del funcionario responsable en mayúscula inicial o sostenida y debajo.

19 Página 19 de 26 Fecha Aprobación: 7.6. NOTA INTERNA Es un formato pre impreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias del MUNICIPIO y sus funcionarios. NOTA INTERNA FECHA: PARA: DE: URGENTE PARA SU INFORMACIÓN FAVOR DAR CONCEPTO INFORMAR POR ESCRITO ENCARGARSE DEL ASUNTO OTRO: ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA FAVOR TRAMITAR ARCHIVAR ENTERARSE Y DEVOLVER DILIGENCIAR Y DEVOLVER Dar Visto Bueno OBSERVACIONES: FIRMA: RECIBIDO: FECHA: HORA: Nota: Este formato podrá ser impreso en papel reciclable o periódico ya que su conservación va ha ser temporal.

20 Página 20 de 26 Fecha Aprobación: INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA NOTA INTERNA PARTES DE LA NOTA INTERNA FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma SOBRES: Sobre es la cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío, de acuerdo con su aplicación comercial, se clasifica en: Sobre oficio (con ventanilla o sin ventanilla) Sobre para tarjeta Sobre Manila DISTRIBUCION DE LOS DATOS EN EL SOBRE Los sobres deben contener como mínimo los siguientes datos: Logotipo: Se ubica a 3 cm. verticales desde el borde superior izquierdo. Nombre del remitente: Se escribe a dos interlíneas debajo del logo, con mayúscula inicial (opcional). Dirección del remitente: Para ello, se utiliza la zona inferior del sobre, 2 cm. de ancho y horizontalmente casi todo el espacio indicando la dirección, el Apartado, la dirección electrónica, el fax, teléfono, ciudad y país. Datos del destinatario: Se ubica en el segundo tercio del sobre. Se dirige en forma personalizada. Tratamiento o título Académico: Con mayúscula inicial. Nombre del destinatario: Se ubica en la segunda línea con mayúscula inicial. Cargo: Se escribe con mayúscula inicial, debajo del nombre. Dirección, apartado y teléfono: Se utiliza o la dirección, o el apartado y el número telefónico de la persona o entidad.

21 Página 21 de 26 Fecha Aprobación: Nota: Para asegurar la entrega del sobre, la dirección del destinatario debe escribirse clara y completa. RECOMENDACIONES: Verificar la dirección, datos correctos del destinatario y remitentes, firmas en todas las copias El diseño del sobre: Debe coincidir el color, la calidad y diseño de la papelería con el sobre. El tamaño del sobre: para envío de anexos, deben guardarse sin dobleces. La escritura de los datos del remitente y destinatario en sobres de manila: puede hacerse en sentido vertical u horizontal y en mayúscula sostenida dejando uno y medio de interlineación. La solapa del sobre: Se sella por completo, operación que debe hacerse en el área de correspondencia, luego de radicarse y registrarse para su despacho 8. CONTROL DE LA COMUNICACIÓN RECIBIDA Y DESPACHADA 8.1. Comunicaciones Recibidas Las comunicaciones recibidas se radicarán en la oficina de archivo y correspondencia, quien debe distribuir a las dependencias correspondientes para su gestión. El documento físico se conservará en el Archivo Central hasta cumplir lo contemplado en la TRD (Tabla de Retención Documental) para su eliminación. El archivo y correspondencia debe realizar control registrando en el Libro de control de correspondencia recibida Comunicaciones Despachadas Las comunicaciones despachadas se envían con una copia para el recibido el cual se archiva en cada dependencia remitente. Archivo y correspondencia debe realizar control registrando en el libro de control de correspondencia enviada.

22 Página 22 de 26 Fecha Aprobación: 9. POLÍTICA DE SEGURIDAD EN LA UTILIZACIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO Los funcionarios del Municipio, a quienes se les haya asignado el servicio de Correo electrónico, deben cumplir con su propósito, estándares, normas de uso y seguridad, con el fin de proteger la confidencialidad, privacidad e integridad de la información a través del uso de este servicio MEJORES PRÁCTICAS El sistema de Correo Electrónico del Municipio de Valencia debe ser usado fundamentalmente para propósitos de trabajo Para solicitar del correo los servicios de creación, cancelación, modificación o ampliación, el usuario debe diligenciar el formato1 autorizado para ello Ningún empleado está autorizado para monitorear los mensajes de Correo Electrónico Todos los mensajes oficiales de Correo Electrónico que contengan una aprobación administrativa formal, autorización, delegación, manejo de responsabilidad potencialmente importante o que tenga valor como evidencia de una decisión de Alcaldía, deben ser conservados y guardados en una carpeta del equipo originador o en el equipo del funcionario responsable de dicha información. La mayoría de los mensajes de Correo Electrónico no entran en estas categorías por lo que pueden ser borrados después de recibidos El Municipio debe establecer Normas para proteger la confidencialidad, privacidad e integridad de la información (disclaimers/notas/observaciones) obtenida a través de sus servicios de Correo Electrónico, teniendo en cuenta los siguientes parámetros: Tipo de información que se obtiene, finalidad que se dará a la información, modificación o actualización de la información, aceptación de los términos por las partes involucradas Los funcionarios no podrán enviar información del Municipio a través de Correo Electrónico a ninguna dirección de correo fuera de la red del Municipio sin la autorización del responsable de la información La información confidencial no debe ser transmitida por Correo Electrónico, a menos que lo autorice la Alta Gerencia Los archivos y mensajes de correo son información privada. El Correo Electrónico se debe manejar como comunicación directa y privada entre el originador y el receptor. Los funcionarios no deben utilizar una cuenta de Correo Electrónico que pertenezca a otro funcionario. Si hay necesidad de hacerlo en caso de ausencias o vacaciones se debe recurrir a mecanismos alternos como redirección de mensajes Todo mensaje dirigido a terceros a través de sistemas de Correo Electrónico u otros sistemas electrónicos, que represente la posición del Municipio, únicamente pueden enviarlo en nombre de ésta aquellas personas autorizadas explícitamente por la Alta Gerencia del Municipio e incluye al final del mensaje el disclaimer como este: Las opiniones contenidas en este mensaje no necesariamente coinciden con las posiciones institucionales del Municipio. La información y todos sus archivos anexos, es confidencial y privilegiada y sólo puede ser utilizada por sus destinatarios. Si por 1 Ver anexo Formato de Administración de Cuentas de Correo

23 Página 23 de 26 Fecha Aprobación: error usted recibe este mensaje, le ofrecemos disculpas, solicitamos eliminarlo de inmediato, notificarle de su error a la persona que lo envió y abstenerse de utilizar su contenido El Correo Electrónico no debe ser utilizado por terceros (Ciudadanos o proveedores) sin previa autorización de la Alta Gerencia El envío de mensajes masivos a través de Correo Electrónico debe ser realizado solo por las Áreas previamente autorizadas por la Jefatura de la Oficina de Informática Los empleados no deben enviar mensajes de Correo Electrónico con contenidos hostiles que molesten a los receptores del mismo, tales como comentarios sobre sexo, raza, religión o preferencias sexuales; así mismo, cuando un empleado reciba este tipo de mensajes debe comunicarlo a su jefe inmediato Los funcionarios no pueden utilizar versiones digitalizadas de firmas hechas a mano para dar la impresión de que un mensaje de Correo Electrónico o cualquier otro tipo de comunicación electrónica haya sido firmada por la persona que la envía Los funcionarios no deben abrir mensajes anónimos o de desconocidos, por el contrario, deben borrarlos sin leerlos. Así mismo, no deben ejecutar archivos anexados en mensajes de correo de fuente externa al Municipio y no deben deshabilitar el antivirus instalado en su computador Es prerrequisito que los equipos tengan instalado, configurado y actualizado el Antivirus para poder hacer uso del Correo Electrónico Cada usuario es responsable de chequear en forma constante la estación de trabajo para evitar virus en el momento de enviar documentos adjuntos o recibir mensajes con advertencia de virus La clave de ingreso de la estación no se comparte, cada funcionario es responsable por los mensajes que son enviados desde su estación y con su cuenta de usuario de Correo Electrónico Todos los funcionarios deben leer el correo electrónico diariamente y utilizar carpetas personales para almacenar la información de correos que desean conservar y eliminar todos los mensajes innecesarios con el fin de optimizar y garantizar la funcionalidad de su correo La información enviada por intermedio del Correo Electrónico es tan válida y consistente como lo que habitualmente se emite por otros medios de comunicación, por lo tanto su acatamiento y manejo debe obedecer a las mismas normas con las cuales se manejan las comunicaciones al interior del Municipio Se deben enviar mensajes bien redactados, NO se debe utilizar letra en MAYÚSCULA, dado que esto es considerado como gritar. El tamaño, tipo y color de la letra para los mensajes enviados están previamente establecidos y se deberán conservar hasta tanto no haya alguna modificación. Las especificaciones son las siguientes: Tipo de letra: Arial Tamaño: Color: Negro El correo electrónico es privado e individual. Así mismo, antes de responder un mensaje se debe revisar el asunto y asegurarse de que el correo haya sido dirigido a usted; evite contestar agresivamente y verifique que la respuesta esté dirigida correctamente.

24 Página 24 de 26 Fecha Aprobación: No se deben utilizar las opciones de confirmación de entrega y lectura a menos que sea un mensaje muy importante. La configuración de las opciones de prioridad: baja, normal y alta, deben ser usadas adecuadamente; todos los correos son de prioridad normal No envíe ni sea parte de una cadena de mensajes. Esto es considerado como falta grave y puede acarrear sanciones dentro del Municipio aunque no haya sido usted la persona que comenzó con la cadena Cuando se va a enviar un mensaje a un funcionario o grupo de funcionarios, verifique que el mensaje será enviado a la(s) persona(s) correcta(s) Se debe evitar al máximo el envío de mensajes con archivos adjuntos y en caso de usarse debe ser dirigido a una sola persona Los buzones de correo para las sedes tienen definidos los siguientes parámetros: Todos los buzones de correo electrónico utilizan carpetas personales para almacenar los correos enviados y recibidos. En caso de que el funcionario esté en vacaciones, no use al correo electrónico por algún tiempo, etc., el correo es almacenado en el servidor Con el fin de garantizar el servicio de correo y hacer un seguimiento adecuado a todos los buzones de correo se asignaron los siguientes espacios en los servidores para los buzones de las sedes: Se inicia envío de mensajes de advertencia 5 MB Issue Warning Se deshabilita enviar correo 10 MB Prohibit Send Se deshabilita envío y recepción de correo 15 MB Mailbox Dis Primer mensaje de advertencia, el sistema informa que ha superado los 5MB, pero deja seguir recibiendo y enviando; cuando llegue a 10MB, ya no deja enviar; cuando llegue a 15MB, el sistema si bloquea y no deja enviar ni recibir hasta que se conecte y los mensajes bajen al buzón en carpetas personales El tamaño de los mensajes por Correo Electrónico deben propender porque sean comunicaciones livianas y en caso de requerirse archivos adjuntos no podrán exceder de los 50 KB; este tamaño puede ser chequeado por medio de las propiedades de cada archivo desde el Explorador de Windows. Si el adjunto excede los 50 KB, debe ser comprimido, utilizando las herramientas y procedimientos proporcionados por la Jefatura de la Oficina de Informática. Una persona que no utilice correctamente su cuenta puede ser sancionada, desactivando temporalmente (una semana) la cuenta de correo. Aquellas cuentas que no se utilicen durante un semestre también serán desactivadas La cuenta de correo electrónico y su uso Se entiende por cuenta de correo electrónico la asignación por parte del Municipio de: Una dirección electrónica con la forma [email protected], un buzón (espacio en disco) para almacenar los mensajes. Una palabra clave o password para acceder de manera privada a la cuenta.

25 Página 25 de 26 Fecha Aprobación: La posibilidad de enviar y recibir mensajes al interior y al exterior del Municipio, utilizando la dirección electrónica asignada. La identificación de usuario se construirá con el nombre de la dependencia (en minúscula, sin tildes ni signos propios de algunos idiomas), ejemplo: [email protected]. La cuenta de correo electrónico es personal e intransferible. Por esto; se deben tener claves seguras. y no se puede compartir la cuenta. Cada usuario autorizado, es responsable por la seguridad de su cuenta, de su clave y de su información. La primera vez que el usuario reciba su cuenta de correo, deberá cambiar su clave, se recomienda cambiar la clave cada tres (42) días. Es responsabilidad de cada usuario tener copias de respaldo (Backups) de los mensajes de sus carpetas de correo y de su agenda de direcciones electrónicas Nota Aclaratoria Al finalizar los correos se puede incluir la siguiente nota: La información contenida en este correo electrónico y sus archivos adjuntos, es propiedad del Municipio. La presente información es de carácter confidencial y ha sido enviada para uso exclusivo del destinatario intencional. Si usted no es uno de los destinatarios del correo y lo ha recibido por error, por favor, destrúyalo e informe inmediatamente al remitente; Está prohibido su uso, distribución, divulgación o almacenamiento, salvo autorización escrita del Municipio. Todo mensaje enviado y/o recibido por el del Municipio es monitoreado por motivos operativos y actuando de acuerdo con prácticas de negocio y de seguridad legítimas. Este mensaje fue revisado con software antivirus antes de su transmisión, por tanto el del Municipio de Valencia no se hace responsable de los posibles daños causados por el mismo. Los comentarios realizados en este correo son del remitente y no reflejan necesariamente la posición institucional del Municipio. 10. REGISTROS Código FOR-GD-007 FOR-GD-008 FOR-GD-009 FOR-GD-010 FOR-GD-011 FOR-GD-012 Nombre del documento Libro de control correspondencia recibida Libro de control de correspondencia enviada Acta Circular Memorando Certificado

26 Página 26 de 26 Fecha Aprobación: Código FOR-GD-013 FOR-GD-014 FOR-GD-015 FOR-GD-016 NA Nombre del documento Constancia Carta u oficio Nota interna Administración de cuentas de Correo electrónico Correo electrónico 11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Nombre del documento NA NTCGP 1000 numeral 4.2.1, NA MECI Y NA MIPYG numeral MODIFICACIONES Control de Cambios Fecha Versión Describir las modificaciones realizadas en el documento 001 No aplica para la primera versión 13. CONTROL DE DOCUMENTO Elaborador por Revisado por Aprobado por Firma Firma Firma Nombre: Juan Pacheco Castilla Nombre: Comité SGI Nombre: Jorge Zapata Cargo: Técnico Administrativo de archivo y Cargo: Acta N 6 Cargo: Jefe de Control Interno correspondencia. Fecha: 29/07/2014 Fecha: 15/04/2014 Fecha: 15/04/ ANEXOS