INSTITUTO SONORENSE DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA DIRECCION DE OBRAS

Transcripción

1 El Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa en la tarea de simplificar y agilizar los tramites administrativos para la formulación, tramite y pago de estimaciones de obra, emite el presente documento con la finalidad de que, tanto el contratista como el supervisor de la obra, conozcan la forma y el tiempo máximo en el cual se debe llevar a cabo el proceso de estimar la obra ejecutada en cualquier contrato de obra pública. A partir del año 2002, se puso en operación un sistema informático creado y desarrollado en el propio Instituto, este sistema al cual hemos llamado ESTIMATICO, permite elaborar automáticamente las estimaciones de obra, así como llevar el control de las mismas. A su vez, también en el 2011 se tuvo que diseñar un Sistema operativo complementario que le de seguimiento y monitoreo a los trámites de las Estimaciones, una vez recibidos por la Dirección de Obras, donde se da de alta el registro del trámite que da inicio al proceso, al cual se le llama: ISIE-TRAK. En donde participan varias estaciones por donde se autoriza y firma el trámite hasta llegar a su pago, para después integrarlo en su Expediente Técnico correspondiente. Para la operación del sistema, como en todo sistema informático, se requiere que la información necesaria para operarlo se alimente en forma secuencial, es decir, el personal del ISIE alimenta los datos necesarios como son: Datos Generales del Contrato Catalogo de conceptos contratado Programa de ejecución de los trabajos Con los datos anteriores, se inicia el proceso para poder elaborar las estimaciones de obra, siendo necesario tener actualizados y al día dichos datos. ELABORACION DE LA ESTIMACION: De acuerdo a los ordenamientos legales aplicables para la obra pública, la estimación de obra debe integrarse por los siguientes documentos: Números generadores de obra Fotos que correspondan a la obra estimada. Croquis en los que se indique la localización del concepto cobrado en el espacio físico que ocupa la obra. Notas de bitácora en el periodo que abarque la estimación Pruebas de laboratorio que avalen la calidad de los materiales empleados. Oficio de autorización de precios unitarios extraordinarios, cuando sea el caso. Garantía de trabajos de impermeabilización y equipos instalados, en este último caso, también será necesario entregar los manuales de operación de los mismos. Estos documentos deben estar formulados de la siguiente manera: : De acuerdo al formato entregado por el ISIE para este documento debe contener los siguientes datos: NUMERO DE CONTRATO.- El cual debe corresponder al número de contrato asignado a la obra, en caso de no ser así los números generadores se regresarán para su corrección. DESCRIPCION DE LA OBRA.- Se deberá anotar la descripción de la obra, la cual debe coincidir con la anotada en el contrato respectivo. NUMERO DE ESTIMACION.- El número de estimación que se este cobrando. PERIODO DE LA ESTIMACION.- El periodo que abarca la estimación, delimitado por la fecha de inicio y terminación de los trabajos que se estén cobrando. PARTIDA Y/O SUBPARTIDA.- Debe anotarse la partida y/o la subpartida a que corresponda el concepto que se esta generando, de acuerdo al catalogo de conceptos, lo anterior, aún para el caso de conceptos extraordinarios. CLAVE.- Se anotará la clave del concepto generado, de acuerdo al catalogo de conceptos o al oficio de autorización de conceptos extraordinarios, si es el caso. Pág. 1 de 6

2 DESCRIPCION.- Se anotará la descripción del concepto generado, la cual deberá concordar con la descripción del catalogo de conceptos y/o del oficio de autorización de precios unitarios extraordinarios. UNIDAD.- Se deberá anotar la unidad de medida de acuerdo al catalogo de conceptos y/o al oficio de autorización de precios unitarios extraordinarios. CALCULO DE CANTIDADES DE OBRA.- Se indicara el desarrollo aritmético para obtener la cantidad de obra que se esta cobrando, en la cual se deberá identificar la ubicación del concepto, de acuerdo a los planos entregados. FOTOS: De acuerdo al formato entregado por el ISIE para este documento debe contener los siguientes datos: NUMERO DE CONTRATO.- El cual debe corresponder al número de contrato asignado a la obra, en caso de no ser así los números generadores se regresarán para su corrección. DESCRIPCION DE LA OBRA.- Se deberá anotar la descripción de la obra, la cual debe coincidir con la anotada en el contrato respectivo. NUMERO DE ESTIMACION.- El número de estimación que se este cobrando. PERIODO DE LA ESTIMACION.- El periodo que abarca la estimación, delimitado por la fecha de inicio y terminación de los trabajos que se estén cobrando. PARTIDA Y/O SUBPARTIDA.- Debe anotarse la partida y/o la subpartida a que corresponda el concepto que se esta generando, de acuerdo al catalogo de conceptos, lo anterior, aún para el caso de conceptos extraordinarios. CLAVE.- Se anotará la clave del concepto generado, de acuerdo al catalogo de conceptos o al oficio de autorización de conceptos extraordinarios, si es el caso. DESCRIPCION.- Se anotará la descripción del concepto generado, la cual deberá concordar con la descripción del catalogo de conceptos y/o del oficio de autorización de precios unitarios extraordinarios. UNIDAD.- Se deberá anotar la unidad de medida de acuerdo al catalogo de conceptos y/o al oficio de autorización de precios unitarios extraordinarios. FOTO.- Se deberá incluir una foto o varias, dependiendo del elemento a cobrar, la cual corresponda al concepto que se esta cobrando. CROQUIS: De acuerdo al formato entregado por el ISIE para este documento debe contener los siguientes datos: NUMERO DE CONTRATO.- El cual debe corresponder al número de contrato asignado a la obra, en caso de no ser así los números generadores se regresarán para su corrección. DESCRIPCION DE LA OBRA.- Se deberá anotar la descripción de la obra, la cual debe coincidir con la anotada en el contrato respectivo. NUMERO DE ESTIMACION.- El número de estimación que se este cobrando. PERIODO DE LA ESTIMACION.- El periodo que abarca la estimación, delimitado por la fecha de inicio y terminación de los trabajos que se estén cobrando. PARTIDA Y/O SUBPARTIDA.- Debe anotarse la partida y/o la subpartida a que corresponda el concepto que se esta generando, de acuerdo al catalogo de conceptos, lo anterior, aún para el caso de conceptos extraordinarios. CLAVE.- Se anotará la clave del concepto generado, de acuerdo al catalogo de conceptos o al oficio de autorización de conceptos extraordinarios, si es el caso. DESCRIPCION.- Se anotará la descripción del concepto generado, la cual deberá concordar con la descripción del catalogo de conceptos y/o del oficio de autorización de precios unitarios extraordinarios. UNIDAD.- Se deberá anotar la unidad de medida de acuerdo al catalogo de conceptos y/o al oficio de autorización de precios unitarios extraordinarios. CROQUIS.- Se deberá incluir un croquis o parte del plano que corresponda al concepto que se esta cobrando. Pág. 2 de 6

3 Formato 68-DDO-P02-F02/REV.05 NOTAS DE BITACORA: Se incluirán en la estimación copia de las hojas de las notas de bitácora que se hayan generado en el periodo que abarca la estimación. PRUEBAS DE LABORATORIO: Se incluirán en la estimación los reportes del laboratorio sobre las pruebas realizadas a los materiales de construcción utilizados en la obra, lo anterior dependiendo del tipo de obra, estas pruebas deberán corresponder a las que se debieron realizar en el periodo que abarca la estimación. OFICIOS DE AUTORIZACION DE PRECIOS UNITARIOS EXTRAORDINARIOS: Si en la estimación que se este generando se cobran conceptos de obra no contemplados en el catalogo del contrato original, se deberá anexar el oficio de autorización respectivo. HOJA DE SEGUIMIENTO DE LA ESTIMACION: El contratista deberá elaborar este documento en el formato 68-04DO-P02-F01 al momento de entregar al Residente de Supervisión los números generadores de obra para su revisión y autorización, firmando y anotando la fecha de entrega y cerciorándose de que el Residente de Supervisión firme y anote la fecha de recepción donde le corresponda. El formato 68-04DO-P02-F01 se presentará en las estimaciones cuyos recursos provengan de fondos federales y estatales. GARANTIA DE TRABAJOS REALIZADOS Y/O EQUIPOS INSTALADOS: Este documento corresponde a aquellos trabajos en los que en el presupuesto de la obra se especifique que se deba otorgar una garantía por determinado lapso de tiempo, como es el caso de los trabajos de impermeabilización. Adicionalmente, en los casos que se instalen equipos como aires acondicionados, se deberá entregar la garantía de los mismos y los manuales de operación para que al momento de ser entregada la obra se incluyan estos documentos en la misma y sean recibidos por el área encargada de la operación del inmueble. Pág. 3 de 6

4 Formato 68-DDO-P02-F01/REV.05 Además de la documentación anterior se deberá incluir lo siguiente: EN LA PRIMERA ESTIMACION: 1. Copia del cheque del anticipo, así como del recibo correspondiente, donde se indique la fecha de recepción del mismo. 2. Escrito en hoja membretada del contratista donde indique el número de contrato, la descripción de la obra y la fecha de inicio real de los trabajos, la cual deberá ser, invariablemente, un día posterior a la fecha de entrega del anticipo y el nombre del técnico responsable de la obra por parte del contratista. 3. En caso de que la fecha de inicio real no sea la estipulada en el contrato deberá anexar la reprogramación respectiva, debidamente autorizada y firmada por el Supervisor de la Obra, esta reprogramación deberá estar soportada por una nota de bitácora. 4. Foto del letrero informativo de la obra de acuerdo a lo solicitado por el supervisor y/o en las bases de la licitación respectiva. EN LAS ESTIMACIONES SUBSECUENTES: 1. Si se cobran conceptos de obra extraordinaria se deberá incluir una copia del oficio de autorización de los mismos. 2. En el caso de que en el periodo que abarca la estimación, hayan sido autorizadas ampliaciones al periodo de ejecución de los trabajos se deberá anexar copia del convenio respectivo y del nuevo programa de obra. EN LA ULTIMA ESTIMACION: 1. Escrito en hoja membretada del contratista donde indique el número de contrato, la descripción de la obra y la fecha de terminación real de los trabajos. 2. Concentrado de estimaciones, el cual deberá contener el listado de conceptos, unidades de medida, cantidades e importes contratados, los conceptos de obra extraordinaria autorizados así como la relación de cantidades, importes parciales y totales por concepto, partida y obra cobrados por cada estimación, indicando en columnas por separado las cantidades de obra sobrantes o excedentes. 3. Actas de Entrega y Recepción de la obra debidamente firmada, así como la fianza de vicios ocultos en el caso de obras cuyos recursos provengan de fondos federales. Posterior a la última estimación se procederá a la entrega y recepción de los trabajos de acuerdo a lo estipulado en la normatividad aplicable. Pág. 4 de 6

5 Las estimaciones de obra por sus características podrán ser de los siguientes tipos: NORMAL.- Cuando se estén cobrando conceptos que correspondan al catalogo del contrato original. EXTRAORDINARIA.- Cuando se cobren conceptos de obra no contemplados en el catalogo de conceptos del contrato original, en cuyo caso, será necesario que dichos conceptos cuenten con el oficio de autorización respectivo, en estos casos, tanto el contratista como el supervisor de la obra, deberán tomar las previsiones necesarias para que dichos precios sean autorizados aun antes de que sean ejecutados, de acuerdo a los lineamientos establecidos para el efecto. MIXTA.- Cuando se cobren conceptos de obra que correspondan al catalogo de conceptos del contrato original y conceptos de obra extraordinaria, en cuyo caso, se deberán identificar plenamente cada uno de ellos, tanto en los números generadores, como en la misma estimación. CONVENIOS ADICIONALES: Cuando en una obra se haga necesario la formulación de un convenio adicional debido a la necesidad de incrementar el monto contratado, el procedimiento para la formulación de estimaciones para este, será igual al anteriormente descrito, solo que al finalizar ambos contratos se formulará una cédula de terminación de obra en la cual se incluirá la suma de ambos documentos y las actas de entrega y recepción será por el total de ellos. REVISION Y AUTORIZACION DE LA ESTIMACION: PLAZOS MAXIMOS ESTABLECIDOS PARA EL TRAMITE Y PAGO DE ESTIMACIONES NORMATIVIDAD FEDERAL: La formulación de estimaciones deberá ser por lo menos de una cada 30 días, atendiendo a lo siguiente: 1. La fecha de corte será el día último de cada mes. Dependiendo de la magnitud de la obra podrán presentarse más de una estimación por mes, pero invariablemente será necesario presentar una que cierra el mes. 2. El contratista, dentro de los 6 días naturales siguientes a la fecha de corte, deberá presentar al residente de supervisión la estimación para su revisión y firma. 3. El residente de supervisión, revisará y autorizará la estimación en un plazo no mayor de 15 días naturales a partir de la entrega por parte del contratista. 4. El pago de la estimación deberá realizarse en un plazo no mayor de 20 días naturales a partir de que el residente de supervisión haya autorizado su pago. Por lo tanto, el plazo máximo para el pago de una estimación podrá ser de 41 días naturales. NORMATIVIDAD ESTATAL: La formulación de estimaciones deberá ser por lo menos de una cada 30 días, atendiendo a lo siguiente: 5. La fecha de corte será el día último de cada mes. Dependiendo de la magnitud de la obra podrán presentarse más de una estimación por mes, pero invariablemente será necesario presentar una que cierra el mes. 6. El contratista, dentro de los 6 días naturales siguientes a la fecha de corte, deberá presentar al residente de supervisión la estimación para su revisión y firma. 7. El residente de supervisión, revisará y autorizará la estimación en un plazo no mayor de 15 días naturales a partir de la entrega por parte del contratista. 8. El pago de la estimación deberá realizarse en un plazo no mayor de 20 días naturales a partir de que el residente de supervisión haya autorizado su pago. Por lo tanto, el plazo máximo para el pago de una estimación podrá ser de 41 días naturales. Pág. 5 de 6

6 TRAMITE DE LA ESTIMACION: Una vez que la estimación ha sido revisada, autorizada y firmada, tanto por el supervisor como por el contratista, el trámite a seguir será el siguiente: 1. Se hará llegar a la Dirección de Obras del ISIE la documentación completa que conforme la estimación de acuerdo a los lineamientos anteriormente establecidos y posteriormente registrarla en el sistema: ISIE- Trak para su monitoreo y seguimiento del trámite. 2. El Director y/o el Subdirector de Obras revisará la estimación y la turnara a la Subdirección General de Contratos y Licitaciones. 3. La Dirección Técnica formulará la estimación en el sistema: ESTIMÁTICO de acuerdo a sus procedimientos establecidos y seguirá el trámite posterior. Pág. 6 de 6