PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO GENERAL

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DEL FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. REGISTRO DE CAMBIOS DESCRIPCION U ORIGEN DEL NUMERAL CAMBIO

2 1. OBJETIVO El procedimiento describe y determina las normas, procesos y procedimientos básicos así como las políticas, actividades, responsabilidades y controles para realizar la programación, elaboración, ejecución, ajustes, evaluación y control del presupuesto de ingresos y gastos de la institución, teniendo en cuenta la proyección de ingresos y estimación de gastos de las unidades administrativas y académicas para el cumplimiento de su función y de los recursos disponibles. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la proyección de ingresos y gastos hasta la aprobación del presupuesto para una vigencia determinada, por parte de la Junta Directiva de la institución. 3. RESPONSABLES 3.1 Rectora: Aprueba las políticas presupuestales, formula el acto administrativo de programación del presupuesto, presenta el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos de la institución, a la Junta Directiva. 3.2 Director de Planeación Institucional: Plantea la metodología a desarrollar para la programación del presupuesto, presenta a la rectora el anteproyecto de gastos de inversión de la institución, para la vigencia que se está programando. 4. DEFINICIONES 4.1 Programación Presupuestal: Comprende todos los procesos destinados a fijar la totalidad de las rentas y recursos de capital y de los gastos de CECAR, en la respectiva vigencia fiscal, teniendo como base en el Plan de Desarrollo Institucional y los lineamientos de la Junta Directiva.

3 4.2 Rentas Propias: Son los ingresos que se generan en desarrollo de las actividades misionales de CECAR en su labor de Docencia, de Investigación, de Proyección Social, de prestación de servicios, de beneficios de productos en los niveles de pregrado y postgrado, convenios de educación a distancia y otros ingresos que reciba cualquiera que sea su denominación. 4.3 Derechos Académicos: Pagos que efectúan los estudiantes relacionados solamente con la actividad académica en los distintos niveles de educación formal que ofrece la institución, tales como inscripciones, derechos de matrículas, derechos de grado, entre otros. 4.4 Venta de bienes y servicios: Ingresos que recibe la institución por venta de productos y servicios que adquiere u obtiene en cumplimiento de las actividades misionales de Docencia, Investigación y Proyección Social. 4.5 Recursos de Capital: Comprenden los recursos del balance, la recuperación de cartera, los recursos de los créditos internos con vencimiento mayor a un año, de acuerdo con los cupos autorizados por la Junta Directiva, los rendimientos financieros, los excedentes financieros y las donaciones 4.6 Presupuesto de Gastos: El presupuesto de gastos o de apropiaciones se compone de los gastos de funcionamiento (servicios personales, gastos generales y transferencias) y de los gastos de inversión, definidos de acuerdo a los Ejes Estratégicos contemplados en el Plan de Desarrollo Institucional y para las actividades de: Docencia, Investigación, Proyección Social y Apoyo Administrativo. 4.7 Gastos de Funcionamiento: Son los egresos que se originan en el normal desarrollo de las actividades de las diferentes áreas de CECAR, están constituidos o conformados por: los gastos de personal, gastos generales, transferencias corrientes, y gastos de comercialización y producción.

4 4.8 Gastos de personal Corresponde a aquellos gastos que debe hacer la Institución como contraprestación de los servicios que recibe sea por una relación laboral o a través de contratos. 4.9 Servicios personales asociados a la nómina: Comprende la remuneración por concepto de sueldos y demás factores salariales legalmente establecidos, de las personas vinculadas a la planta de personal, tales como: Sueldos del personal de nómina, horas extras, días Festivos, indemnizaciones, Vacaciones, auxilio de transporte, prima de servicio, prima de vacaciones, horas cátedra Mantenimiento: Los gastos destinados a la conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles. Incluye el costo de los contratos por servicios de vigilancia Servicios Públicos: Erogaciones por concepto de servicios de acueducto, alcantarillado, recolección de basuras, energía, gas natural, telefonía pública conmutada, telefonía móvil celular, telefonía satelital, servicios al valor agregado, y demás servicios públicos domiciliarios Arrendamientos: Alquiler de bienes muebles e inmuebles para el adecuado funcionamiento de los órganos Viáticos y Gastos de Viaje: Por este rubro se le reconoce a los empleados los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando previa notificación deban desempeñar funciones en lugar diferente de su sede habitual de trabajo Impresos y Publicaciones: Por este rubro se pueden ordenar y pagar los gastos por edición de formas, publicaciones, escritos, revistas, libros, suscripciones, adquisición de revistas, pago de avisos y videos de televisión Comunicaciones y Transporte: Se cubre por este concepto aquellos gastos tales como los de mensajería, correos, correo electrónico, líneas celulares, embalaje y acarreo de los elementos.

5 4.16 Seguros: Corresponde al costo previsto en los contratos o pólizas para amparar los bienes, muebles e inmuebles, de propiedad de la institución. 5. POLITICAS 5.1. El presupuesto es el documento que recoge las previsiones de ingresos y gastos de la institución, para un período de un año que se cuenta del 1 de enero al 31 de diciembre El presupuesto debe ser elaborado, ejecutado y controlado con base en el Estatuto general y los estatutos y reglamentos específicos, el Proyecto Educativo Institucional, el plan de desarrollo y el plan de acción Institucional. Así mismo debe atender los lineamientos de políticas trazadas por la Sala General y la Junta Directiva Principios: El Presupuesto estará orientado por los principios de planificación, programación integral, especialización, universalidad, unidad de caja, equilibrio, descentralización y anualidad El presupuesto anual debe reflejar los objetivos y metas del plan de desarrollo y de los programas previamente adoptados por la Junta Directiva, para toda la institución y para cada una de las unidades La Programación Integral indica en que todo programa presupuestal debe registrar simultáneamente tanto los gastos de inversión como los de funcionamiento que las condiciones técnicas y administrativas exigen como necesarias para su adecuada ejecución El principio de especialización señala que las apropiaciones deben orientarse a cumplir la misión y las funciones de la institución universitaria y ejecutarse de conformidad con el fin para el cual se programan.

6 5.4.4 El principio de universalidad exige que el presupuesto incluya el estimativo total de los ingresos previsibles, así como el total de los gastos estimados para el ejercicio respectivo La unidad de caja exige que exista una sola caja o tesorería encargada de percibir todos los ingresos para atender con ellos el pago oportuno de las apropiaciones El principio de equilibrio indica que el presupuesto de gastos debe tener como base el presupuesto de ingresos y debe haber un estricto equilibrio entre los dos El principio de descentralización señala que la elaboración y ejecución del presupuesto se debe hacer de manera descentralizada de tal forma que se garantice la autonomía técnica, presupuestal y administrativa de las diferentes dependencias, en busca de eficiencia, eficacia, oportunidad y calidad en el ejercicio de las funciones de docencia, investigación, servicios, bajo un régimen de delegación por parte del ordenador del gasto, basado en planes de acción El principio de anualidad indica que el período fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre, lapso durante el cual debe ejecutarse el presupuesto haciendo oportunamente los ajustes necesarios. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra y los saldos de apropiación caducarán en esa fecha Las obligaciones contraídas con cargo a las apropiaciones vigentes y pendientes de pago a 31 de diciembre se constituirán en la contabilidad presupuestal como pasivo presupuestal, denominado vigencias expiradas siempre y cuando la institución hubiese recibido los bienes o servicios antes de esa fecha Presupuestos de Tesorería: Para la acertada ejecución del presupuesto general, la institución contará con presupuestos mensuales de efectivo, formulados con base en las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil

7 realización. Paralelamente se adoptarán políticas de pago y de adquisiciones aplicables a los compromisos relacionados con las operaciones regulares de la institución Verificación de la Disponibilidad y Registro: La ejecución de gastos con cargo a las apropiaciones presupuestales deberán contar con una verificación de disponibilidad previa, que garantice la existencia de apropiación suficiente para cubrirlos. Igualmente los compromisos deben ser registrados una vez se causen legalmente, para evitar que se realicen gastos superiores a los saldos disponibles. La verificación y los respectivos registros serán responsabilidad del Jefe de Presupuestos y Costos. 5.7 Todo incremento en la planta de personal deberá estar respaldado por la respectiva verificación de disponibilidad presupuestal, la cual debe incluir en su cálculo el sueldo básico más las prestaciones sociales, la seguridad social y los aportes parafiscales La Junta Directiva podrá decidir en cualquier momento la reducción, el incremento o aplazamiento, total o parcial, de las apropiaciones presupuestales. Para que la Junta Directiva autorice adiciones al presupuesto se requiere el certificado del nuevo ingreso presentado por el Rector y refrendado por el Revisor Fiscal Contabilidad Presupuestal: La institución llevará un registro de todos los movimientos del presupuesto, desde su aprobación hasta su cierre, incluyendo las modificaciones que se efectúan en el transcurso del ejercicio y control de las apropiaciones Corresponde al Rector presentar a la Junta Directiva los informes mensuales de ejecución presupuestal previstos en el Estatuto General de la institución Los Créditos de Tesorería, es decir los préstamos bancarios con vencimiento dentro del ejercicio, no afectarán el presupuesto El Jefe de Presupuesto será el encargado de velar por el cumplimiento de las etapas del ciclo presupuestal, según lo dispuesto en los actos administrativos, los procedimientos

8 y las políticas presupuestales; y de registrar en el presupuesto de ingresos, egresos, pasivo e inversiones, las modificaciones que sean solicitadas por las unidades ejecutoras y coordinadores de programas, cumpliendo con la reglamentación y normas vigentes El presupuesto debe tener la flexibilidad necesaria para que puedan ajustarse las partidas cuando son insuficientes, o asignarse nuevas si ello lo amerita. Todas las modificaciones o ajustes al presupuesto aprobado en cada área, deberán ser solicitadas al Jefe de Presupuestos y Costos quien las acuerda con el Vicerrector Administrativo y Financiero; en todo caso, la decisión es informada al Director de Planeación. Así mismo, las modificaciones serán solicitadas con la identificación del Proyecto y la Unidad Ejecutora que se pretende modificar, con la documentación soporte que la justifique Las modificaciones al Presupuesto podrán ser como se establece a continuación: Inclusión de Nuevas Cuentas: Cuando se trate de cuentas que son propias de la institución, creadas según sus necesidades, el control de éstas estará a cargo del Jefe de Presupuesto, quien será responsable de asignar el respectivo código y darlo a conocer al Jefe de Contabilidad junto con su descripción, previa aprobación de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera Traslados Presupuestales Son los movimientos créditos o contra créditos, que se hacen a los rubros presupuestados con el fin de aumentarlos o disminuirlos, de acuerdo con la Ejecución presupuestal y las necesidades planteadas; el efecto final sobre el total del presupuesto, es neutro Los ordenadores del Gastos, podrán aprobar traslados entre una misma Unidad Ejecutora o Proyecto, entre diferentes programas académicos que correspondan a la misma Facultad, y entre diferentes áreas del mismo centro de costos. Cuando se trate de una Unidad Académica, debe llevar la aprobación del Rector y en caso de una Unidad

9 Administrativa por el Vicerrector Administrativo y Financiero; ambos deberán informar en los informes de ejecución presupuestal, tales movimientos Adiciones o Disminuciones: Se entiende por adiciones o disminuciones del Presupuesto aquellas operaciones que aumentan o disminuyen apropiaciones del Presupuesto. Las siguientes adiciones solo las podrá aprobar la Junta Directiva: Recursos de Balance del año anterior. Apertura de nuevos programas académicos, cuando se tenga la certeza de los ingresos, en efectivo y/o en título valor. Generación de mayores Ingresos en los programas presupuestados, previa verificación y certificación de cumplimiento en los demás programas. Recuperación de cartera castigada. Recursos de Crédito, los cuales no deben ser destinados a gastos de funcionamiento Las excepciones serán consideradas por la Junta Directiva. Cuando sea necesario adicionar el Presupuesto por la apertura de un programa que no esté presupuestado, involucrando ingresos y gastos, se hará una adición preliminar, la cual será aprobada en primera instancia por el Presidente y el Rector, y será presentada la Junta Directiva en la reunión inmediatamente siguiente, para su aprobación definitiva, incluyendo el complemento del proyecto Correcciones y Reubicaciones: En cualquier época del año, el Jefe de Presupuesto está facultado para hacer las correcciones de los errores aritméticos, como las aclaraciones de leyendas presupuestales y la reubicación de apropiaciones que no impliquen el cambio de destinación y del objeto del gasto Prohibiciones: No se podrán hacer traslados del Presupuesto de Inversión al Presupuesto de Gastos. No se podrá adicionar el Presupuesto antes del recaudo de los ingresos que van a servir de base para ello, o antes de la aprobación del crédito, cuando éste sea la base de la adición.

10 No se podrán autorizar gastos financiados con recursos del crédito, si dichos recursos no han ingresado. 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES El presupuesto está formado por dos grandes capítulos: El presupuesto de Ingresos y el Presupuesto de Gastos o apropiaciones, distinguiendo en último entre gastos de funcionamiento, gastos de inversión y servicio de la deuda. 6.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Se realizará una reunión entre el Vicerrector Administrativo y Financiero, el Director de Planeación Institucional y el Jefe de Presupuestos con el fin de establecer la metodología y el cronograma de actividades para las siete fases de Planificación, Programación, Elaboración, Presentación, Aprobación, Ejecución y Evaluación y Control para la vigencia del año siguiente. 6.2 ETAPA DE PLANIFICACIÓN: El Director de Planeación Institucional socializará ante el comité de Presupuesto, el Plan de inversiones, discriminado detalladamente las necesidades orientadas al logro de los objetivos establecidos en el plan de desarrollo del PEI. Cada propuesta llevará como adjunto las estimaciones en cifras de lo que puede costar cada actividad. El Jefe de presupuestos entregará la información correspondiente a los registros históricos correspondientes, de llegarse a requerir, y trabajará en equipo con las distintas unidades en la elaboración de sus propuestas. 6.3 ETAPA DE PROGRAMACION: El comité de Presupuesto, delegará un representante a la reunión de Junta Directiva para la presentación y justificación del incremento en el valor de derechos pecuniarios. Una vez aprobados los incrementos se procede a publicar los nuevos valores de los derechos pecuniarios. Cuando el valor del incremento de los derechos pecuniarios supere el IPC, el Director de Planeación realizará la justificación y argumentación necesaria para enviarla al Ministerio de Educación Nacional. 6.4 ETAPA DE ELABORACION: El comité de Presupuesto, con la colaboración de la Vicerrectoría Académica, quien actuara en el comité como invitada, aprobaran la

11 proyección de los valores de las matrículas de primer semestre y la meta de captación de matrículas antiguas para el primero y segundo periodo de la futura vigencia. El Director de Planeación Institucional junto con el Jefe de Presupuestos, elaboran el anteproyecto del presupuesto de ingresos y de egresos de la Institución para ser presentado al Comité de Presupuesto Presupuesto de Ingresos: El Director de Planeación Institucional junto con el Jefe de Presupuestos, presentan ante el Comité de Presupuesto un avance del anteproyecto del presupuesto de ingresos, al cual se le realizan los ajustes y modificaciones pertinentes, teniendo presente el análisis económico del entorno y el análisis de las debilidades y fortalezas de la historia financiera frente a la actualidad; el comité de presupuesto hará la primera aprobación de la cifra total del presupuesto de ingresos de la institución, para su posterior presentación y aprobación ante la Junta Directiva Presupuesto de egresos: El Comité de Presupuesto realizará el análisis de la información para establecer el presupuesto de egresos de la siguiente vigencia. Esta información debe desagregar los registros de ejecución presupuestal. Los rubros de sueldos de administrativos y docentes, deben ser costeados por el Director de Planeación Institucional; una vez aprobados, se enviarán al Jefe de Presupuestos para que los haga parte de las estimaciones del capítulo de Servicios de Personal requerido. Los ajustes, modificaciones y reducciones se informarán a tiempo a la Jefe de Presupuesto. 6.5 ETAPA DE PRESENTACION Y APROBACION AL COMITÉ DE PRSUPUESTO: El Director de Planeación Institucional con el apoyo del Jefe de Presupuesto, presentará ante el Comité de Presupuesto el primer informe del presupuesto de ingresos y egresos con los ajustes realizados junto con un informe de la ejecución presupuestal de la vigencia anterior; el Comité de Presupuesto, decidirá los ajustes del anteproyecto del presupuesto con antelación a la presentación ante los miembros de la Junta Directiva. 6.6 ETAPA DE PRESENTACION A LA JUNTA DIRECTIVA: El Jefe de Presupuesto enviará a la secretaria General el proyecto de Acuerdo por el cual se adopta el Presupuesto General de la institución, para la aprobación de la Junta Directiva.

12 6.7 ETAPA DE EJECUCION: A partir de la aprobación del Presupuesto General de la institución por parte del órgano competente, el Jefe de Presupuestos y Costos realizará la asignación de recursos de apropiación, estructurado por áreas y rubros presupuestales. 6.8 ETAPA DE EVALUACIÓN: La Evaluación del Presupuesto tiene como objeto medir qué tan eficiente ha sido el proceso de ejecución del Presupuesto. Estará a cargo del Director de Planeación Institucional con el apoyo del Jefe de Presupuestos y Costos y se traduce en la adopción y puesta en funcionamiento de un conjunto de medidas oportunas, para evitar errores y desviaciones, que permitan una mayor confiabilidad en la toma de decisiones, a través de cifras precisas. La Evaluación de Gestión Académica le corresponde al Rector. La Evaluación de Gestión Administrativa corresponde al Presidente. En cuanto al cumplimiento de los objetivos y metas propuestas de manera particular, la evaluación estará a cargo de las Autoridades Administrativas y Académicas, de acuerdo con los Presupuestos de cada unidad. 6.9 ETAPA DE CONTROL: El Control del Presupuesto lo ejerce el Vicerrector Administrativo y Financiero con el apoyo del Jefe de Presupuestos y Costos; en esta etapa, se compara lo programado con lo ejecutado para determinar el grado de cumplimiento del presupuesto de las áreas estratégicas, misional y de apoyo. Para ello es necesario hacer un análisis comparativo periódicamente, con el fin de determinar las causas de las variaciones y buscar los posibles correctivos. El Control se ejerce sobre los aspectos financieros y programáticos para vigilar la viabilidad presupuestal de los unos y el cumplimiento de los otros. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Estatuto General 8. REGISTROS N/A

13 Elaborado por Aprobado por Nombre Carlos W. Oviedo Córdoba Piedad Martínez Carazo Cargo Director de Planeación Institucional Rectora Firma Original Firmado Original Firmado