COPIA NO CONTROLADA INSTRUCTIVO Titulo: HABILIDAD DE ASOCIADOS PARA ELECCIÓN DE REPRESENTANTES A JUNTAS ZONALES

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1 COPIA NO CONTROLADA INSTRUCTIVO Titulo: HABILIDAD DE ASOCIADOS PARA ELECCIÓN DE REPRESENTANTES A JUNTAS ZONALES Código: CO- IN-297 Versión: 2 1. OBJETIVO Definir los lineamientos para determinar la habilidad e inhabilidad de los Asociados de acuerdo con lo establecido en el Estatuto, en la Resolución 357 que reglamenta la elección Representantes a Juntas Zonales y en la Resolución 358 por medio de la cual se convoca a participar en dichas elecciones para el período ALCANCE Inicia con la verificación y certificación de habilidad o inhabilidad de los asociados dentro del proceso, continúa con la publicación del listado de asociados hábiles y finaliza con la resolución de inhabilidad para votar. Tiene alcance a nivel de las Zonas y Oficinas de la Cooperativa donde se realizará la elección de representantes a Juntas Zonales en el año correspondiente. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 3.1. Asociado Hábil: Son asociados hábiles para elegir y ser elegidos los inscritos en el registro social de COOMEVA que no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren, a la fecha de la convocatoria, al corriente con sus obligaciones reglamentarias y crediticias contraídas con la Cooperativa. Igualmente deberán estar al corriente a la fecha de convocatoria, en el cumplimiento de las siguientes obligaciones: a) Las derivadas por servicios prestados por Bancoomeva; b) las derivadas de servicios cuyo pago y cartera asuma la Cooperativa en nombre de sus asociados; c)aquellas cuyo valor sea incluido en el estado de cuenta del asociado Junta Zonal de Representantes: Está conformada por los representantes elegidos en el proceso respectivo y por los delegados de la unidad zonal correspondiente Representante a Junta Zonal: Llámese representante el asociado hábil que ha sido elegido por otros asociados para que los represente en la Junta Zonal, tendrá un periodo de tres años Zona Electoral: Área geográfica constituida por los Municipios que hacen parte de una Unidad Zonal de Coomeva, conforme a la reglamentación expedida por el Consejo de Administración Unidad Zonal: Son aquellas que se originan en los planes y programas de desarrollo de las Unidades Regionales o por iniciativa de los propios asociados en un todo, de acuerdo al reglamento de descentralización que para el efecto expida el Consejo de Administración. 4. DESCRIPCIÓN 4.1. NUEVOS ASOCIADOS Para tener derecho al voto, el Asociado debe haber adquirido la calidad de Asociado con una antelación mínima de seis (6) meses al momento de la votación, es decir, hasta del 22 de Agosto de Se considera adquirida la calidad de Asociado, quienes su ingreso haya sido aprobado por los Comités Zonales de Administración y éste conste en el acta respectiva, la cual debe estar debidamente aprobada y firmada. Además, el registro como asociado debe haber sido incluido en el sistema hasta el 22 de Agosto de 2013.

2 4.2. CONDICIONES PARA DETERMINAR LA HABILIDAD DEL ASOCIADO El sistema debe validar que para poder ejercer el derecho al voto, los Asociados estén hábiles a Diciembre 4 de 2013, fecha determinada por el Consejo de Administración en la Resolución 358 de Convocatoria a Elecciones. También podrán ejercer el derecho al voto los nuevos Asociados que hayan adquirido tal calidad hasta el 22 de Agosto de El sistema deberá validar el cumplimiento de los siguientes requisitos para determinar la habilidad del Asociado: Deberá estar al día con las obligaciones estatutarias, reglamentarias, crediticias y de todo tipo con la Cooperativa. Deberá estar al día con las obligaciones derivadas por servicios prestados por Bancoomeva. Deberá estar al día con las obligaciones derivadas de servicios cuyo pago y cartera asuma la cooperativa en nombre de sus Asociados y cuyo valor sea incluido en el estado de cuenta del asociado. Validar a través de base de datos certificada por la Junta de Vigilancia que el Asociado no haya sido suspendido o perdido sus derechos sociales durante los últimos cinco años anteriores a la nominación. Los asociados que posean cuentas de ahorro de depósitos disponibles activas con la correspondiente autorización para descontar de ella el valor mensual del estado de cuenta y su saldo vencido en obligaciones por conceptos estatutarios y crediticios con Coomeva, sean iguales o inferiores a diez mil pesos moneda corriente ($10.000,oo m/cte.), se deberán considerar como Asociados Hábiles El sistema debe validar para determinar la habilidad del Asociado, que las reestructuraciones de las obligaciones con Coomeva y Bancoomeva, hayan sido realizadas hasta el 4 de Diciembre de 2013, con el fin de que sean aceptadas como válidas para la generación de información de Asociados hábiles Obligaciones con Coomeva susceptibles a realizar reestructuración: Producto 930 Créditos empresariales del grupo Producto 910 Crédito libre inversión computadores dirigentes Producto 410 Créditos Solidarios Producto 450 Reestructuración Créditos El sistema deberá validar, a través de la base de datos de cheques devueltos suministrada por Bancoomeva, los Asociados que hayan pagado el estado de cuenta hasta el 4 de Diciembre de 2013 con cheque y éste haya sido devuelto y por lo tanto, incumpla con los requisitos de pago necesarios para considerarse Asociado hábil Los Asociados que se encuentran incluidos en el Listado de Habilidades del 4 de Diciembre de 2013 y no paguen sus estados de cuenta de enero y febrero de 2014, serán considerados hábiles para votar Cuando los Asociados cancelen su estado de cuenta hasta el día 4 de Diciembre de 2013 por medio de otras entidades financieras distintas a Coomeva y por medio de cajeros de Servibanca, se deberá tomar en cuenta los tres (3) días hábiles para otras entidades y un (1) día hábil para cajero Servibanca, para que se refleje el pago y no ser calificados como Asociados Inhábiles Los Asociados que paguen sus estados de cuenta hasta el 4 de diciembre de 2013 por medio de Oficinas de Bancoomeva, débito automático, pagos en línea y oficina virtual, su pago se reflejará de manera automática y por lo tanto, el sistema los calificará como Hábiles Los Asociados que cancelen su estado de cuenta por medio de cuentas ACH- débito con otras cuentas, se inicia la validación en la cuenta de la otra entidad financiera dos (2) días antes de la fecha de corte, si no se tiene el dinero, se continua validando hasta dos (2) días después de la fecha de corte. La fecha de registro del pago será el día en que se logre debitar el dinero. Por lo tanto, el Asociado queda hábil una vez se valide que la fecha y hora de pago en la entidad no es posterior a la fecha límite de pago descrita en la factura del Asociado.

3 Cuando los Asociados cancelen por medio de cajero Servibanca, su pago se verá reflejado en el sistema el día hábil siguiente de haber recibido el registro del pago por parte de Servibanca. Por lo tanto, el Asociado queda hábil una vez se valide fecha y hora de pago Los Asociados que se encuentran incluidos en el Listado de Habilidad el 17 de Diciembre de 2013 o los posteriormente habilitados por la Junta de Vigilancia, serán considerados hábiles para votar Las quejas e inquietudes que presenten los Asociados relacionados con su habilidad serán atendidas por la respectiva Gerencia Zonal, la cual verificará la documentación entregada por el Asociado y, de resultar válida la queja, se enviará solicitud de Habilidad a la Junta de Vigilancia. En caso contrario, la Gerencia Zonal explicará al Asociado las razones de inhabilidad Una vez verificada la información de solicitud de habilidad, de encontrar fundamento, la Junta Nacional de Vigilancia informará a la respectiva Gerencia Zonal el cambio de estado del Asociado De determinarse por la Junta de Vigilancia que el Asociado cambia el estado de inhabilidad, se informará la novedad al área de Operaciones UTI, para actualizar el estado del Asociado en el sistema. La única formalidad valida será el documento escrito de la Junta de Vigilancia La fecha límite para resolver inhabilidades subsanables es el 8 de Enero de Pasada esta fecha no se podrá hacer habilitación de ninguna índole Para efectos de elecciones, sólo se considerarán los traslados de Asociados entre zonas y oficinas que se hayan realizado antes del 4 de Diciembre de 2013, fecha de habilidad. Por lo tanto, los Asociados que soliciten su traslado después del 4 de Diciembre de 2013 deberán votar por candidatos de la zona electoral en la cual estaban registrados antes del traslado Para aquellos Asociados empleados y Promotores que ya no presenten vínculo laboral con la Cooperativa pero continúen con su calidad de Asociados, la zona electoral que rige para la votación cambia a aquella zona a la cual este georeferenciado el Asociado Para los empleados pensionados, el sistema debe validar la calidad especial de los mismos a través del sistema People Net, con el fin de permitir la votación en la zona donde este georeferenciado el pensionado CONGELAMIENTO BASES DE DATOS Y GENERACIÓN LISTADOS DE HABILIDAD Para el proceso electoral de Representantes a Juntas Zonales , la Junta de Vigilancia contará con un aplicativo denominado Software de Habilidad, el cual les permitirá mayor efectividad y confianza en la verificación y certificación de la información de los Asociados para poder determinar habilidades e inhabilidades dentro del proceso La Junta de Vigilancia generará por medio del Aplicativo de Habilidad el Listado de Habilidad e Inhabilidad de Asociados. El área de Operaciones UTI dará el apoyo necesario que requiera la Junta de Vigilancia para la generación del listado de Asociados Hábiles e Inhábiles Si la Junta de Vigilancia requiere ampliar información del estado de habilidad e inhabilidad, solicitará al área de Operaciones UTI, la documentación de soporte desde el software Taylor Certificado de Habilidad: La Junta de Vigilancia será quien verifique y certifique los listados de los Asociados hábiles e inhábiles y autorice su publicación para conocimiento de los Asociados, determinando quienes están en posibilidad de elegir y ser elegidos. La Junta de Vigilancia hará entrega del Listado de Habilidad certificado a la Administración el 12 de diciembre de La Junta de Vigilancia procederá a partir del 13 de diciembre de 2013, la impresión y envío del mismo a las zonas electorales, en cumplimiento con el cronograma de la Convocatoria La administración de la Cooperativa publicará el listado de Asociados hábiles para elegir y ser elegidos certificado por la Junta de Vigilancia, el 17 de Diciembre de El Listado de Habilidad de Asociados será publicado en el Portal de Internet y en las oficinas de Coomeva.

4 Una vez se termine el proceso de habilidad y se autorice su publicación por parte de la Junta de Vigilancia en Diciembre 17 de 2013, se deben generar dos (2) archivos magnéticos con los listados de los Asociados hábiles los cuales se distribuirán, uno para el Tribunal de Elecciones y Escrutinios y otro para la Junta de Vigilancia La Junta de Vigilancia es responsable de enviar el archivo magnético a custodia en Cajilla de Seguridad a DATECSA en Cali Los Listados de Habilidad e Inhabilidad de Asociados serán salvaguardados en medio magnético por un período de tres años una vez finalizado el período electoral correspondiente. Pasado este tiempo, los mismos serán destruidos Se deberá generar acta donde se relacione los Listados de Habilidad e Inhabilidad destruidos y la fecha del periodo electoral comprendido por los listados. Esta acta reposará en los archivos del ente correspondiente Se deberá realizar congelamiento de la base de datos, refrescamiento de la misma y generación de Listado de Asociados Hábiles e Inhábiles en las siguientes fechas: Congelamiento de la base de datos: 4 de diciembre de 2013 Generación de listados Hábiles e Inhábiles: 10 de diciembre de 2013 Refrescamiento de la base de datos: 8 de enero de 2014 (Fecha para subsanar inhabilidades) Publicación de novedades de hábiles e Inhábiles: 8 de enero de 2014 Refrescamiento de la base de datos: 13 de Febrero de 2014 (fecha límite para resolver inhabilidades para votar) Publicación de novedades de hábiles e Inhábiles: 13 de Febrero de 2014 Refrescamiento Final de la base de datos de Asociados Hábiles: 20 de Febrero de El 22 de Febrero de 2014 día de inicio de las votaciones, el asociado debe figurar en la base de datos de Asociados hábiles certificada por la Junta de Vigilancia, incluidas las habilitaciones que hubiera hecho este Organismo hasta el 20 de febrero de A partir de esta fecha se realizará la impresión del listado para el registro de asociados votantes El Listado de Habilidad e Inhabilidad de Asociados deberá contener los siguientes campos: Datos Electorales: Período electoral, Zona electoral. Datos Personales: Número de documento de identidad, Nombre, apellido y profesión Los Listados de Habilidad generados en las fechas descritas para refrescamiento, además de los ajustes autorizados por la Junta de Vigilancia, contiene: Asociados retirados, excluidos, fallecidos y los empleados y promotores con los cuales ya no exista vínculo contractual con la Cooperativa o empresas del GECC y que este haya sido la razón del vínculo, o la nueva zona electoral a la que pertenezca el ex empleado o ex corredor de conservar la calidad de Asociado El Aplicativo de Habilidad debe permitir generar los listados de todos los asociados hábiles e inhábiles, en orden ascendente de número de cédula, por Zona, en formato Excel y PDF GENERACIÓN RESUMEN PARA ACTA DE HABILIDAD DE ASOCIADOS DE LA JUNTA DE VIGILANCIA A través del software de habilidad, la Junta de Vigilancia podrá generar el resumen de habilidad de Asociados y revisión aleatoria de inhábiles para ser incluido en el Acta de Habilidad de Asociados. Este resumen contendrá la siguiente información: Regional Zona Total de Asociados por cada una de las zonas de la Regional Suma de Hábiles (Total de Asociados Hábiles en la Zona Electoral) Porcentaje de Hábiles (División Suma de Hábiles/Total de Asociados)

5 Suma de Inhábiles (Total de Asociados Inhábiles en la Zona Electoral) Porcentaje de Inhábiles (División Suma de Inhábiles/Total de Asociados) Muestra Inhábiles(Número aleatorio de Asociados inhábiles sobre los cuales se realizó la muestra) Porcentaje Muestra Inhábiles (División Muestra de Inhábiles/Suma de Inhábiles) Total de cada uno de estos ítems por Regional, Zona Electoral. Total general de cada uno de estos ítems (Suma de cada resultado de estos ítems por cada regional) Este informe podrá ser generado por el área de Operaciones UTI a solicitud de la Junta de Vigilancia VALIDACIÓN DE SANCIONES La Junta de Vigilancia solicitará a la Asamblea, al Consejo de Administración, a los Comités Regionales de Administración y los Comités Zonales de Administración, los nombres y número de identificación de los Asociados que el ultimo año previo a la convocatoria a elecciones (Agosto 23 de Agosto 23 del 2013) hayan sido sancionados con la suspensión o pérdida de sus derechos sociales, de acuerdo a lo establecido en el Código Electoral La Junta de Vigilancia consolidará la información anterior y realizará entrega de listado al área de Operaciones UTI para que se registre estas novedades en el aplicativo de habilidad, con el fin que se actualice el Listado de Asociados Hábiles e Inhábiles GENERACIÓN DE INFORME DE NOVEDADES El aplicativo debe generar Informe con las siguientes novedades: Asociados a habilitar por diferentes motivos Asociados a inhabilitar por diferentes motivos Este informe deberá ser generado en formato Excel y Pdf, en orden ascendente de número de cédula, conteniendo los siguientes campos para cada novedad aplicada: Número de cédula del Asociado Nombre y Apellido completo del Asociado Novedad Aplicada Fecha de aplicación de la novedad Zona a la cual pertenece Fecha de Corte El informe se debe poder filtrar por novedad aplicada, zona a la que pertenece el Asociado y fecha de corte El informe generado no podrá admitir cambio o impresión del mismo, salvo autorización del usuario asignado por la Junta de Vigilancia El aplicativo debe validar lo siguiente: a. Para los asociados a habilitar: Comprobar que sean asociados existentes en la base de datos de asociados inhábiles. Una vez aplicada la novedad, se debe comprobar que ésta quede aplicada correctamente. b. Para los asociados a inhabilitar: Comprobar que sean asociados existentes en la base de datos de asociados hábiles. Una vez aplicada la novedad, se debe comprobar que ésta quede aplicada correctamente.

6 El aplicativo debe generar un informe en formato Excel y pdf de las novedades aplicadas, detallando: Número y porcentaje de novedades aplicadas discriminado por tipo de novedades Número y porcentaje de novedades aplicadas por zona Fecha de Corte 4.7. CONSULTA DE HABILIDAD POR MEDIO DE LA PÁGINA WEB A través de la página web, el Asociado persona natural podrá consultar su habilidad a través del número de cédula y el asociado persona jurídica lo hará a través del NIT de la empresa El sistema arrojará el siguiente mensaje cuando el Asociado se encuentre hábil: Señor(a) Nombre y apellido del Asociado, usted cumple con las condiciones para ser hábil En caso de no ser hábil, el sistema arrojará el siguiente mensaje: Señor(a) Nombre y apellido del Asociado, usted incumple las siguientes condiciones para ser hábil, por favor diríjase a la Oficina de Coomeva más cercana: No se encuentra al día con las obligaciones estatutarias, reglamentarias, crediticias y de todo tipo con la Cooperativa. No se encuentra al día con las obligaciones derivadas por servicios prestados con Bancoomeva. No se encuentra al día con las obligaciones derivadas de servicios cuyo valor es incluido en su estado de cuenta de Asociado. Usted tiene suspendidos sus derechos. No cuenta con una antigüedad mínima de seis (6) meses al momento de la votación Las solicitudes de habilitación e inhabilitación realizadas por los asociados quedaran registradas en actas de la Junta de Vigilancia La Junta de Vigilancia realizará revisión de la idoneidad del Software de Habilidad a través de la validación de la habilidad de una muestra de asociados entre 50 y 100 datos determinada por la Junta de Vigilancia, de acuerdo a las condiciones parametrizadas en el sistema La Junta de Vigilancia registrará los resultados de la revisión del Software de Habilidad en el acta de Certificación de Habilidad e Inhabilidad Toda la logística correspondiente a la consecución de los equipos de cómputo para que la Junta de Vigilancia verifique y certifique la habilidad de los Asociados, es responsabilidad del Asistente de la Junta de Vigilancia La Junta de Vigilancia accederá al Aplicativo de Habilidad con el usuario y contraseña asignado. El Analista de Operaciones deberá ingresar al Aplicativo con el usuario y contraseña asignado Durante el proceso de verificación y certificación de habilidad se contará con el apoyo de la auditoría interna ZONAS ELECTORALES ZONA ELECTORAL No. 01 ARMENIA: Comprende Armenia y los demás municipios del Departamento del Quindío. Incluye los municipios de Caicedonia y Sevilla ZONA ELECTORAL No. 02 BUCARAMANGA: Comprende Bucaramanga y los demás municipios del Departamento de Santander ZONA ELECTORAL No. 03 BUENAVENTURA: Comprende los municipios de Buenaventura, Guapi, López de Micay y Dagua.

7 ZONA ELECTORAL No. 04 BUGA: Comprende los municipios de: Buga, Guacarí, Darién, Restrepo, San Pedro, Sonso, Yotoco, Calima y la Unión (Darién) ZONA ELECTORAL No. 05 CARTAGO: Comprende los municipios de Cartago, Versalles, La Unión, La Victoria, Alcalá, Ulloa, Argelia, Ansermanuevo, Bolívar, Obando, Toro, Zaragoza, El Cairo, El Águila, San José del Palmar, Córcega y Holguín ZONA ELECTORAL No. 06 CARTAGENA: Comprende Cartagena de Indias y los demás municipios del Departamento de Bolívar ZONA ELECTORAL No. 07 CÚCUTA: Comprende Cúcuta y los demás municipios del Departamento de Norte de Santander ZONA ELECTORAL No. 08 ENVIGADO: Comprende Envigado, La Estrella, Caldas, Sabaneta e Itagüí ZONA ELECTORAL No. 09 FLORENCIA: Comprende Florencia y los demás municipios de Departamento del Caquetá ZONA ELECTORAL No. 10 IBAGUÉ: Comprende Ibagué y los demás municipios del Departamento del Tolima ZONA ELECTORAL No. 11 MANIZALES: Comprende Manizales y los demás municipios del Departamento de Caldas ZONA ELECTORAL No. 12 MONTERÍA: Compren de Montería y los demás municipios del Departamento de Córdoba ZONA ELECTORAL No. 13 NEIVA: Comprende Neiva y los demás municipios del Departamento del Huila ZONA ELECTORAL No. 14 PASTO: Comprende los municipios de Pasto, Puerto Asís, La Unión (Nariño), Mocoa, Tumaco e Ipiales ZONA ELECTORAL No. 15 POPAYAN: Comprende Popayán y los demás municipios del Departamento del Cauca ZONA ELECTORAL No. 16 TULUÁ: Comprende los municipios de: Tuluá, Andalucía, Zarzal, Roldanillo, La Marina, Bugalagrande, Bolívar, La Paila, Riofrío, El Dovio, Trujillo, Salónica ZONA ELECTORAL No. 17 URABÁ: Comprende Apartadó y los demás municipios de la Zona de Urabá ZONA ELECTORAL No. 18 VALLEDUPAR: Comprende Valledupar y los demás municipios del Departamento del Cesar. Aprobado por la Junta de Vigilancia en su reunión del 21 de noviembre de 2013, según acta N 541