Secretaría de Finanzas Unidad de Modernización Manual de USUARIO Introducción al SIAFI. Normas MU-UDEM-1.1

Transcripción

1 Secretaría de Finanzas Unidad de Modernización Manual de USUARIO Introducción al SIAFI Normas MU-UDEM-1.1 y Sistema de Administración Financiera Integrada Procesos Versión 1.00 Fecha: Marzo del 2007 Total Págs. 20

2 Derechos Reservados 2007 SECRETARIA DE FINANZAS Todos los Derechos Reservados. Ninguna parte de este material puede ser reproducido de ninguna manera, ni fotostática, microfilm, serigrafía, o de alguna otra manera, o incorporado dentro de un sistema de información, electrónico o mecánico, sin una autorización escrita de la Secretaria de Finanzas, dueño del derecho reservado. Secretaria de finanzas 2 / 20 unidad de modernización

3 TABLA DE CONTENIDO 1. Marco Teórico QUÉ ES EL SIAFI? Estándares BOTONES USADOS EN EL SISTEMA PANTALLA DE MENÚ PRINCIPAL BANDEJA DE ENTRADA Ingreso al Portal del Sistema SIAFI PANTALLA DE ACCESO PANTALLA DE MENÚ PRINCIPAL Cambio de Usuario Cambio de Password (Contraseña) Cambio de Gestión Cambio de Perfil de Usuarios PESTAÑAS DE MENÚ DEL PORTAL Pestaña de Inicio Pestaña de Downloads PESTAÑA DE MANUALES CONCEPTUALES Opción Menú Manual Nuevo SIAFI Modelo Conceptual Opción Menú Manual de Modificaciones Presupuestarias Opción Menú Manual de Ejecución de Ingresos Opción Menú Manual de Registro de Beneficiarios Opción Menú Manual de Conciliación Bancaria Opción Menú Manual de Registro de Cuotas de Compromiso Opción Menú Manual de Registro de Ejecución del Gasto Opción Menú Manual de Contabilidad Opción Menú Manual de Pagos PESTAÑA DE CONSULTAS GENERALES PESTAÑA DE REPORTES Secretaria de finanzas 3 / 20 unidad de modernización

4 1. Marco Teórico 1.1. Qué es el SIAFI? Es el Sistema de Administración Financiera Integrada que tiene como objetivo sistematizar las operaciones de programación, administración, evaluación y control de los recursos financieros del Estado, incluyendo el desarrollar mecanismos que proporcionen información oportuna y confiable sobre el comportamiento financiero del Sector Público, además de ser útil para la conducción de las instituciones y para evaluar la gestión de los funcionarios responsables; todo esto a través de una plataforma orientada al uso en Internet. Secretaria de finanzas 4 / 20 unidad de modernización

5 2. Estándares 2.1. Botones Usados En El Sistema Salir de la ventana actual Insertar nuevo registro Modificar un registro Ingresar criterios de búsqueda Ir a un registro inferior Ir a un Registro a la Derecha Desverificar un registro Anular operación Imprimir un reporte / documento Eliminar un registro / documento Borrar un registro Ir a un registro superior Ir a un registro a la izquierda Verificar un registro Aprobar un registro Consultar registro Existen Otros Iconos que no se muestran en este manual, los cuales son propios de cada subsistema y son explicados en los manuales correspondientes 2.1. Pantalla de Menú Principal Una vez que se ha ingresado a la pantalla principal, usted podrá comenzar a utilizar el Sistema de Administración Financiera Integrada. La pantalla principal esta compuesta por 3 paneles: Panel de Información General: ubicado en la parte izquierda de la pantalla (a) se muestra la información general al usuario: A. Detalle de perfil de usuario: Área, Grupo, Restricción, Institución, Gerencia Administrativa y Unidad ejecutora, Nivel Institucional y Grupo de Instituciones; Secretaria de finanzas 5 / 20 unidad de modernización

6 B. Panel de Menú Principal: ubicado en la parte central de la pantalla (b), presenta las opciones a las que tiene acceso el usuario. Las opciones habilitadas dependerán del perfil del usuario. C. Panel de Utilitarios: ubicado en la parte derecha de la pantalla (c), presenta las opciones: 2.2. Bandeja de entrada A continuación se muestra la Pantalla de Bandeja de entrada utilizada en todos los módulos del SIAFI: En esta pantalla podemos ingresar criterios de búsqueda solo tenemos que ubicarse sobre la columna de la cual tenemos el criterio, luego pulsamos el icono de criterio de búsqueda a continuación introducimos el símbolo de porcentaje (% ) tanto al comienzo como al final del criterio que se va a buscar y por últimos pulsamos el botón de búsqueda de criterios nuevamente o pulsamos la tecla de función F8 Por ejemplo, queremos encontrar el beneficiario COLUMBIA ELECTRONICA entonces podemos utilizar los diferentes patrones para su búsqueda utilizando la columna de NOMBRE DEL BENEFICIARIO: %COLUMBIA%ELEC% %ELECTRONI% %COLUMBIA ELECTRONICA% COLUM% Entre más explícito es el criterio de búsqueda, más efectivo será el resultado. Será más rápida la respuesta del sistema, la lista resultado será menos extensa, la certeza de la existencia del ítem buscado.. Secretaria de finanzas 6 / 20 unidad de modernización

7 3. Ingreso al Portal del Sistema SIAFI Antes de tener acceso al Portal del sistema SIAFI debe asegurarse de haber instalado correctamente el sistema. Para ingresar a este portal los podemos hacer de dos formas: Para ingresar al Portal del sistema deberá presionar dos veces con el botón izquierdo del Mouse (ratón) en el ícono el sistema abrirá un explorador de Internet. Podemos ingresar a través de Internet escribiendo en la barra de dirección del explorador de internet la siguiente dirección: como se muestra a continuación: Ambas opciones nos llevarán a la pantalla del portal de SIAFI: Secretaria de finanzas 7 / 20 unidad de modernización

8 3.1. Pantalla de Acceso Debe presionar el botón. El explorador ejecutará la aplicación y se desplegará la siguiente pantalla: El sistema pedirá el ingreso del Usuario y su Contraseña de Acceso Después de Ingresar los datos de usuario debe dar clic en el botón Conectar. Si el usuario y la contraseña son correctos, el ingreso a la pantalla principal será exitoso. Es importante tomar en cuenta que si se introduce incorrectamente la contraseña más de 3 veces seguidas el sistema lo deshabilitará automáticamente. En tal caso deberá solicitar un cambio de contraseña al gestor de usuario de su institución. Secretaria de finanzas 8 / 20 unidad de modernización

9 3.2. Pantalla de Menú Principal Una vez que se ha ingresado a la pantalla principal, usted podrá comenzar a utilizar el Sistema de Administración Financiera Integrada. La pantalla principal esta compuesta por 3 paneles: A Panel de Información General: ubicado en la parte izquierda de la pantalla se muestra la información general al usuario: Detalle de perfil de usuario: Área, Grupo, Restricción, Institución, Gerencia Administrativa y Unidad ejecutora, Nivel Institucional y Grupo de Instituciones; B Panel de Menú Principal: ubicado en la parte central de la pantalla, presenta las opciones a las que tiene acceso el usuario. Las opciones habilitadas dependerán del perfil del usuario. C Panel de Utilitarios: ubicado en la parte derecha de la pantalla, presenta las opciones: Cambio de Usuario Cambio de Password (Contraseña) Cambio de Gestión Cambio de Perfil Secretaria de finanzas 9 / 20 unidad de modernización

10 Cambio de Usuario Para ingresar a la pantalla de cambio de usuario debe presionar el ícono mostrará la pantalla de conexión. seguidamente se Deberá escribir el Usuario y su respectiva Contraseña, en los campos solicitados. Al finalizar debe presionar en el botón Conectar Cambio de Password (Contraseña) De acuerdo a la Política de Seguridad de la Información de la Secretaría de Finanzas, es deber de cada usuario del sistema mantener en secreto su contraseña de acceso. Todas las transacciones realizadas con la clave de Usuario son responsabilidad del servidor público al que fue asignada. El sistema SIAFI obligará a cambiar la clave cada 90 días, sin embargo por seguridad es aconsejable que los cambios se realicen cada 30 días. Para cambiar la contraseña de ingreso al sistema se debe dar clic en el botón, aparecerá la pantalla de Cambio de Password Deberá escribir la contraseña actual en Clave Actual. El sistema validará si esta es correcta. Solicitará el ingreso de la nueva contraseña en Nueva Clave y Re-escribir Clave. Seguidamente muestra un fragmento de la Política de la Seguridad de la Información de la Secretaria de Finanzas el cual debe ser leído con detenimiento. Luego dar cheque a la sección Acepto los términos del Cambio de Clave y se habilitará el botón de Cambiar de Clave y Salir Para finalizar dar clic en el botón Cambiar de Clave y Salir, luego se mostrará un mensaje de confirmación. Secretaria de finanzas 10 / 20 unidad de modernización

11 Cambio de Gestión El Sistema de Administración Financiera Integrada es multi-gestión (plurianual), por si necesario consultar datos de diferentes años y cambiar de gestión cuando fuese requerido. Para ingresar a la pantalla de cambio de gestión debe dar clic con el Mouse (ratón) en el botón aparecerá la pantalla de Cambio de Gestión Deberá escribir el año de la gestión (2006 al 2009) en el campo Al finalizar debe dar clic en el botón Aceptar o Cancelar gestión Cambio de Perfil de Usuarios Un Usuario puede tener varios perfiles asociados limitando las opciones desplegadas en el Menú Principal. Para ingresar a la pantalla de cambio de perfil debe dar clic con el Mouse (ratón) en el botón desplegando la pantalla siguiente: Secretaria de finanzas 11 / 20 unidad de modernización

12 Contiene el código y nombre de la institución; número y código de la GA; trimestre en el que se esta trabajando, numero y estado del documento. Tipo de solicitud; tipo de modificación, fecha de elaboración, código y descripción del departamento y municipio; y la fecha y usuario de cada uno de los momentos de registro que intervienen en cada modulo. La pantalla mostrará los datos generales del servidor público: Usuario, No. de documento, Primer y segundo nombre Primer y segundo apellido Cargo. El Grupo de Perfiles asignados y el detalle de los mismos. El grupo, subgrupo organismo, dependencia, oficina y restricción. Secretaria de finanzas 12 / 20 unidad de modernización

13 3.3. Pestañas de Menú del Portal Pestaña de Inicio Al seleccionar la pestaña de inicio se nos desplegarán las opciones siguientes: Consulta de Beneficiarios Al seleccionar esta opción el sistema nos proporcionara Información sobre los pagos realizados al beneficiario que solicito esta acción. Secretaria de finanzas 13 / 20 unidad de modernización

14 El Beneficiario deberá ingresar el Numero de Identificación este número puede ser la Tarjeta de Identidad o cualquiera de los documentos siguientes presentados al momento de solicitar la Inscripción como Beneficiario el Registro Tributario Nacional, Pasaporte, Código Institucional u Otro documento permitido por la ley para la Inscripción de beneficiarios. Luego Ingresara El PIN (Número de Identificación Personal) que es la clave que le proporciona la tesorería General de la República al momento de inscribirse como Beneficiario. Posteriormente se da doble clic con el mouse sobre el botón de Consultar o sobre el botón de Limpiar si lo que se desea es Introducir la información de un nuevo usuario Caso de Éxito de Oracle Versión Inglés y Español Es una conexión (Link) en ambos idiomas (inglés y español) a una página emitida por la compañía ORACLE sobre el uso de su herramienta de programación de la versión 10g, incluye el costo y las características principales del proyecto de desarrollo del SIAFI. Secretaria de finanzas 14 / 20 unidad de modernización

15 Pestaña de Downloads Al Seleccionar la pestaña de Downloads aparecerán tres archivos que son necesarios para la correcta instalación del sistema Opción de Menú Oracle JInitiator El JInitiator, es un archivo para ejecutar ambiente Java en su máquina, es un programa nativo, necesario para ejecutar el programa del SIAFI en una computadora con ambiente Windows. Dependiendo de la instalación que se efectúe, Dicho archivo es instalado la primera vez que se ejecuta el sistema de SIAFI en una computadora Opción de Menú Adobe Reader Los reportes emitidos por el SIAFI son generados en este formato por lo cual es necesaria su instalación Es un software para visualizar e imprimir documentos en formato PDF (Portable Document Format) muy extendidos por la red. Permite manejar el archivo electrónico y guardarlo Opción de Menú Macromedia Flash Player Es un archivo manejador de formatos de archivo para animaciones incluidas en el sistema de SIAFI. Secretaria de finanzas 15 / 20 unidad de modernización

16 3.4. Pestaña de Manuales Conceptuales Al seleccionar la pestaña de Manuales Conceptuales se desplegaran una serie de manuales disponibles en formato PDF (además Imprimibles) Opción Menú Manual Nuevo SIAFI Modelo Conceptual Nos presenta los Antecedentes, Objetivos, características, componentes entre otros del SIAFI Opción Menú Manual de Modificaciones Presupuestarias Este manual tiene el siguiente contenido: Marco Conceptual Procedimientos para realizar Modificaciones Presupuestarias Formularios e Instructivos Tablas Flujo grama de Procedimientos Opción Menú Manual de Ejecución de Ingresos Este manual tiene el siguiente contenido: Momentos del Registro de Ingresos Otros tipos de Registros de Ingresos Cambio al Registro de Ingresos Formulario e Instructivos Secretaria de finanzas 16 / 20 unidad de modernización

17 Opción Menú Manual de Registro de Beneficiarios Este manual tiene el siguiente contenido: Diseño Conceptual Requisitos Proceso de Registro de Beneficiarios Instructivos Reportes Matrices de localización Glosario Opción Menú Manual de Conciliación Bancaria Este manual tiene el siguiente contenido: Diseño Conceptual Tablas Básicas Tipos de Cuentas Bancarias Procedimientos Saldos Disponibles Opción Menú Manual de Registro de Cuotas de Compromiso Este manual tiene el siguiente contenido: Solicitud de Cuotas de Compromiso Procedimiento de Programación de Cuotas de Compromiso de la Tesorería General de la República Distribución de Cuotas de Compromiso en la GA Formulas Aplicadas para el cálculo de Cuotas de Compromiso Flujo gramas, Formularios e Instructivos Opción Menú Manual de Registro de Ejecución del Gasto Este manual tiene el siguiente contenido: Los diferentes momentos del Registro del Gasto Los diferentes tipos del Registro del Gasto Cambios al Registro del Gasto Registro de Pagos de F01 con multas o deducciones y retenciones Registro en el SIAFI Numeración automática de las operaciones Registro en el SIAFI Documento Consolidado Identificación de los Documentos Fuente del Registro de las Transacciones Proceso del registro en el SIAFI para Proyectos con código BIP Procedimiento de Registros Opción Menú Manual de Contabilidad Este manual tiene el siguiente contenido: Diseño Conceptual Secretaria de finanzas 17 / 20 unidad de modernización

18 Subsistema de Contabilidad Gubernamental Cambios al Registro del Gasto Plan Único de Cuentas Contables para el Sector Publico Dinámica de las Cuentas Contables Estados Contables Reportes Opción Menú Manual de Pagos Este manual tiene el siguiente contenido: Procedimiento de Pagos de la Tesorería General de la República Procedimiento de Pagos en las Gerencias Administrativas Pago de las Gerencias Administrativas Unidades Administradoras de Proyectos Procesos de Anulación de Pagos Formularios e Instructivos Procedimientos Secretaria de finanzas 18 / 20 unidad de modernización

19 3.5. Pestaña de Consultas Generales Si el Usuario selecciona la pestaña de Consultas Generales se le desplegara un menú que contiene las siguientes opciones: Ejecución por Institución-Grupo de Gasto Ejecución por Institución, Categoría Programática y Grupo de Gasto Ejecución de Transferencias Corrientes Ejecución de Inversión por Institución, Objetos del Gasto, Categoría Programática y Beneficiario Ejecución del Presupuesto de Egresos por Nivel Ejecución del presupuesto de Egresos por Institución Ejecución del Presupuesto de Egresos por Grupo Ejecución del Presupuesto de Egresos por Fuente Secretaria de finanzas 19 / 20 unidad de modernización

20 3.6. Pestaña de Reportes Al seleccionar la pestaña de Reportes, Si el Usuario selecciona la pestaña de Reportes se le desplegara un menú que contiene las siguientes reportes en formato PDF: Ejecución Administración Central por Institución Ejecución Administración Central por Grupo de Gasto Ejecución Administración Central por Fuente de Financiamiento Ejecución Administración Central por Fuente y Organismo Ejecución Administración Central por Finalidad Función Secretaria de finanzas 20 / 20 unidad de modernización