Manual de Procedimientos DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD

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1 Manual de Procedimientos DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD OCTUBRE 2017

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3 INDICE Página I. Introducción 5 II. Presentación de los Procedimientos 6 III. DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE INGRESOS Procedimiento para el registro de los ingresos recibidos mediante cajas recaudadoras 8 municipales Procedimiento para el registro de los ingresos recibidos mediante bancos, oficinas externas 11 receptoras e internet Procedimiento para el registro de claves de reconciliación creadas por el Departamento de 14 Control de Recaudación e Infracciones Procedimiento para el registro de ingresos por participaciones y aportaciones federales, otros fondos, programas especiales y convenios Procedimiento para las conciliaciones bancarias 20 Procedimiento para el registro de ingreso y egreso por concepto de inversiones 25 Procedimiento para el registro de ingreso por concepto de intereses 28 Procedimiento para el registro de ingreso por concepto de reintegro de rendimientos financieros 31 Procedimiento para el registro del ingreso por Derecho de Alumbrado Público (DAP) 34 Procedimiento para el registro de apoyos a ayudas sociales 37 Procedimiento para las reclasificaciones contables 40 Procedimiento para el registro de fideicomisos 43 Procedimiento para el registro de movimientos de la deuda pública 47 Procedimiento de control, revisión y archivo de la documentación comprobatoria del ingreso 50 diario mediante cajas recaudadoras municipales IV. DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE EGRESOS Procedimiento para la validación y control de la obra pública municipal y federal 53 Procedimiento para el registro de la nómina en el sistema SAP 57 Procedimiento para la revisión del compromiso del gasto 62 Procedimiento de revisión de los pagos por gastos erogados por el Municipio 65 Procedimiento para la verificación y compensación de la comprobación de recursos financieros 70 Procedimiento para la verificación de alta de activos de bienes patrimoniales 74 Procedimiento para la verificación de registro de baja y sustitución de bienes patrimoniales 78 Procedimiento para la compensación de Fondo Fijo 82 Procedimiento para la emisión de estados financieros del Sistema SAP 86 Procedimiento para la revisión de fondos 91 Procedimiento para la revisión de los recursos otorgados a las Juntas Auxiliares 94 Procedimiento para el registro de préstamos por fondo 98 Procedimiento para la determinación y captura de retenciones del 10% de ISR mensual y su 102 declaración anual 3 17

4 Procedimiento para la cancelación de registro de pasivo de nómina 105 Procedimiento para la consolidación de estados financieros de los Organismos Públicos 109 Descentralizados (OPD S) y Municipio de Puebla Procedimiento para la elaboración de formato de reintegro en efectivo 113 V. DEPARTAMENTO DE CUENTA PÚBLICA Procedimiento para la presentación de Estados Financieros, Presupuestales y Programáticos, 118 así como información financiera a la Auditoría Superior del Estado de Puebla Procedimiento para la atención de requerimientos de información derivadas de auditorías 124 internas y externas Procedimiento para integración y presentación de la cuenta pública 127 Procedimiento para la recepción de la documentación soporte que conforma el egreso público, 133 para su resguardo VI Glosario de términos 137 4

5 I. INTRODUCCIÓN La Tesorería Municipal, comprometida a mejorar el cumplimiento de sus obligaciones, busca incrementar la calidad de los trámites y servicios que brinda para satisfacer las necesidades y expectativas de la ciudadanía. Para lograrlo, realizó una mejora y actualización de sus procesos de trabajo que conforman su operación diaria. Por este motivo, es necesario conocer a fondo las actividades que se realizan en la y los diferentes departamentos que la conforman: Departamento de, Departamento de, Departamento de Cuenta Pública dejándolas documentadas para su difusión y conocimiento del personal. Es por esta razón que se ha actualizado el presente Manual de Procedimientos, como una herramienta de apoyo y consulta, con la finalidad de establecer las normas generales de operación y los procedimientos de trabajo, de las diferentes dependencias que conforman la Tesorería Municipal. El manual está estructurado de la siguiente manera: 1. El Marco legal, que da sustento a las funciones de la dirección 2. Sus políticas de operación, que son los lineamientos generales de actuación 3. Descripción del procedimiento, que señala la explicación a detalle de los procesos mostrados en el Diagrama de Flujo 4. Diagrama de Flujo que muestra la secuencia de las actividades realizadas así como las personas encargadas de realizar operativamente el proceso Los beneficios de la actualización de los manuales radican en: Facilitar el análisis, monitoreo y efectividad de los procesos. Se encuentran alineados con la actualización e implementación de la Armonización Contable. Permiten detectar áreas de mejora. Se identifican plenamente quienes son los actores de cada uno de los procesos así como cuáles son los niveles de autorización por los que debe pasar un trámite antes de ser cubierto en su totalidad. Se dan a conocer los servicios con los que cuenta la dirección. Asimismo, y con la intención de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la Dirección de Contabilidad adscrita a la Tesorería Municipal, que considere los principios básicos de igualdad y equidad, que deben existir entre hombres y mujeres para su óptimo desarrollo personal y profesional, toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este Manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca que es para uno y otro género. El contenido técnico del presente documento es responsabilidad de quien los emite así como sus modificaciones, cada vez que la normatividad aplicable o las tareas al interior de las Unidades Administrativas que la conforman, signifiquen cambios en sus procedimientos, a efecto de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz. 5

6 II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Departamento de 1. Procedimiento para el registro de los ingresos recibidos mediante cajas recaudadoras municipales 2. Procedimiento para el registro de los ingresos recibidos mediante bancos, oficinas externas receptoras e internet 3. Procedimiento para el registro de claves de reconciliación creadas por el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones 4. Procedimiento para el registro de ingresos por participaciones y aportaciones federales, otros fondos, programas especiales y convenios 5. Procedimiento para las conciliaciones bancarias 6. Procedimiento para el registro de ingreso y egreso por concepto de inversiones 7. Procedimiento para el registro de ingreso por concepto de intereses 8. Procedimiento para el registro de ingreso por concepto de rendimientos financieros 9. Procedimiento para el registro del ingreso por Derecho de Alumbrado Público (DAP) 10. Procedimiento para el registro de apoyos a ayudas sociales 11. Procedimiento para las reclasificaciones contables 12. Procedimiento para el registro de fideicomisos 13. Procedimiento para el registro de movimientos de la deuda pública 14. Procedimiento de control, revisión y archivo de la documentación comprobatoria del ingreso diario mediante cajas recaudadoras municipales Departamento de 1. Procedimiento para la validación y control de la obra pública municipal y federal. 2. Procedimiento para registro de la nómina en el sistema SAP 3. Procedimiento para la revisión del compromiso del gasto 6

7 4. Procedimiento de revisión de pagos de gastos erogados por el Municipio 5. Procedimiento para la verificación y compensación de la comprobación de recursos financieros 6. Procedimiento para la verificación de alta de activos de bienes patrimoniales 7. Procedimiento para la verificación de registro de baja y sustitución de bienes patrimoniales 8. Procedimiento para la compensación de Fondo Fijo 9. Procedimiento para la emisión de estados financieros del Sistema SAP 10. Procedimiento para la revisión de fondos 11. Procedimiento para la revisión de los recursos otorgados a las Juntas Auxiliares 12. Procedimiento para el registro de préstamos por fondo 13. Procedimiento para la determinación y captura de retenciones del 10% de ISR mensual y su declaración anual. 14. Procedimiento para la cancelación de registro de pasivo de nómina 15. Procedimiento para la consolidación de estados financieros de los OPD S y Municipio de Puebla 16. Procedimiento para la elaboración de Formato de Reintegro en efectivo Departamento de Cuenta Pública 1. Procedimiento para la presentación de estados financieros, Presupuestales y Programáticos, así como información financiera a la Auditoría Superior del Estado de Puebla 2. Procedimiento para la atención de requerimientos de información derivadas de auditorías internas y externas 3. Procedimiento para Integración y presentación de la cuenta pública 4. Procedimiento para la recepción de la documentación soporte que conforma el egreso público, para su resguardopúblico, para su resguardo. 7

8 III. DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE INGRESOS Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para el registro de los ingresos recibidos mediante cajas recaudadoras municipales. Realizar los registros contables de los ingresos que recibe el Municipio mediante Cajas recaudadoras Municipales por contribuciones de la ciudadanía a fin de contar en todo momento con información oportuna, veraz y confiable. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de del Municipio de Puebla, del Ejercicio Fiscal 2017, aplica toda la ley Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: 1. Los recibos oficiales así como fichas bancarias y vouchers que envíe el Departamento de Caja General serán el soporte de los registros contables, por lo que es indispensable que los mismos incluyan sello oficial de recibido y/o el sello de la institución bancaria. 2 días 8

9 Descripción del Procedimiento: para el registro de los ingresos recibidos mediante cajas recaudadoras municipales Responsable No. Actividad Formato o Tantos Reportes, recibos Recibe los cierres correspondientes al día hábil 1 oficiales, fichas inmediato anterior. impreso bancarias y vouchers Verifica que los ingresos estén cobrados conforme a la Ley de a su vez que coincida el reporte de cajas con los recibos, fichas bancarias y vouchers. Existen faltantes de soporte documental original? No, continúa en la actividad No. 4 En caso contrario: Aclaran las diferencias correspondientes con el Departamento de Caja General, regresando a la actividad No. 2 Se realizan las reclasificaciones correspondientes por diferencias entre las diferentes cuentas de bancos (SAP) y estados de cuenta bancarios y verificados contra fichas bancarias y vouchers, con la Transacción ZFITR_INGRESOS. Realiza el cierre del día en SAP en la Transacción FPG4. Transfiere la información revisada en SAP del cierre del día en la Transacción FPG1. Revisa los documentos generados validando que coincidan los registros. Pasa la información del ingreso a otro Analista del mismo Departamento para la revisión documental y termina el procedimiento. Se genera documento en Excel Se genera documento en sistema impreso impreso 9

10 Manual de Procedimientos de la Departamento de Registro: Fecha de elaboración: Agosto 2017 Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LOS INGRESOS RECIBIDOS MEDIANTE CAJAS RECAUDADORAS MUNICIPALES 1 ARI Recibe los cierres correspondientes al día hábil inmediato anterior 2 Verifica que los ingresos estén cobrados conforme a la ley, a su vez que coincida el reporte de cajas Existen Faltantes? NO 3 Si Reyna Hernández Caballero Analista Cuadro de Firmas Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad 10 INICIO ARI DCG ARI 4 ARI Se realizan las reclasificaciones por diferencias entre las cuentas de bancos con la transacción ZFITR_INGRESOS 5 Realiza el cierre del día en SAP en la transacción FPG4 ARI Transfiere la información revisada en SAP del cierre del día en la transacción FPG1 ARI Aclara diferencias con el Depto. De Caja General 7 ARI Revisa los documentos generados validando que coincidan los registros 8 ARI Pasa la información del ingreso a otro analista para la revisión documental y termina el procedimiento FIN ANALISTA DE REGISTRO DE INGRESOS DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL ARI 6

11 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para el registro de los ingresos recibidos mediante bancos, oficinas externas receptoras e internet. Registrar y controlar los ingresos captados en bancos e Internet, a fin de contar en todo momento con información oportuna, veraz y confiable. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito Art. 1 y 2 Fracc.III, Titulo Primero Capítulo IV y Titulo Segundo Capitulo II. Ley de del Municipio de Puebla para el Ejercicio Fiscal 2017, aplica toda la ley. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: 1. Los cobros recibidos mediante Bancos, Oficinas Externas Receptoras e Internet serán validados con el reporte generado en SAP por el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones los cuales se transfieren a la para su validación contable. 1 día 11

12 Descripción del Procedimiento: Para el registro de los ingresos recibidos mediante bancos, oficinas externas receptoras e internet. Formato o Responsable No. Actividad Tantos Recibe del Departamento de Control de Recaudación e Infracciones copia del Estado de Cuenta con el depósito correspondiente. Verifica que coincida el Reporte emitido en el Sistema contra el estado de cuenta bancario. Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 4 En caso contrario: Aclara las diferencias con el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones, regresando a la actividad No. 2 Realiza el cierre del día por Institución Bancaria e Internet en la Transacción FPG4. Transfiere la información revisada en el sistema SAP en la Transacción FPG1. Envía informe de los documentos generados para validar contra bancos y termina procedimiento. Estado de Cuenta Se genera reporte en Excel Se genera documento en sistema Copia impreso 12

13 Manual de Procedimientos de la Departamento de Registro: Fecha de elaboración: Agosto 2017 Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LOS INGRESOS RECIBIDOS MEDIANTE BANCOS, OFICINAS EXTERNAS RECEPTORAS E INTERNET 1 ARI Recibe del DCRI copia del Estado de Cuenta con el depósito correspondiente 2 Verifica que coincida el Reporte emitido en el sistema contra el Estado. De Cuenta bancario Existen diferencias? NO Si 3 Esau Cruz Santana Analista Cuadro de Firmas Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad 13 INICIO ARI DCRI ARI 4 Se realiza cierre del día por Institución Bancaria e Internet en la Transacción FPG4 Se transfiere la información revisada en el sistema SAP en la Transacción FPG1 ARI Envía informe de los documentos generados para validar contra bancos y termina procedimiento. ARI Se aclaran las diferencias con el DCRI FIN ANALISTA DE REGISTRO DE INGRESOS DEPARTAMENTO DE CONTROL DE RECAUDACIÓN E INFRACCIONES ARI 5 ARI 6

14 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para el registro de claves de reconciliación creadas por el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones Revisar que las claves de reconciliación afecten correctamente las cuentas contables para su cierre y transferencia a Contabilidad. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito Art. 1 y 2 Fracc. III, Título Primero Capítulo IV y Título Segundo Capítulo II. Ley de del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017 aplica toda la ley. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: 1. Las claves de reconciliación creadas por el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones (Reversas, saldos a favor, creación de deuda, contracargos, anulaciones) deberán ser revisadas y validadas para que efectúen el movimiento correspondiente en Contabilidad. 2 días 14

15 Descripción del Procedimiento: Para el registro de claves de reconciliación creadas por el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones Formato o Responsable No. Actividad Tantos Recibe del Departamento de Control de Recaudación e Infracciones listado de claves de reconciliación efectuadas por ellos. Verifica que las claves de reconciliación afecten las cuentas contables correctas mediante la transacción FPF3. Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 4 En caso contrario: Aclara las diferencias con el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones, regresando a la actividad No. 2. Realiza el cierre de las claves de reconciliación mediante la Transacción FPG4. Realiza la transferencia de las claves de reconciliación mediante la transacción FPG1, y termina el procedimiento. Listado Se genera documento en sistema Copia impreso 15

16 ANALISTA DE REGISTRO DE INGRESOS ARI Registro: DEPARTAMENTO DE CONTROL DE RECAUDACIÓN E INFRACCIONES DCRI Fecha de elaboración: Agosto 2017 Manual de Procedimientos de la Departamento de Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CLAVES DE RECONCILIACIÓN CREADAS POR EL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE RECAUDACIÓN E INFRACCIONES 2 1 ARI NO Existen diferencias? Verifica que dichas claves afecten las cuentas contables correctas en la Transacción FPF3 Recibe del DCRI listado de claves de reconciliación efectuadas por ellos Si 3 Cuadro de Firmas Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Esau Cruz Santana Analista 16 INICIO ARI 5 ARI 4 ARI FIN Se transfieren las claves de reconciliación en la Transacción FPG1 Se realiza cierre de las claves de reconciliación mediante la Transacción FPG4 ARI Se aclaran las diferencias con el DCRI

17 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para el registro de ingresos por participaciones y aportaciones federales, otros fondos, programas especiales y convenios. Registrar y controlar los ingresos captados por concepto de participaciones, aportaciones federales, otros fondos, programas especiales y convenios. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, aplica toda la ley. Ley de del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017 Título Séptimo. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: 1. Las cuentas liquidadas certificadas que emite la Secretaría de Finanzas deberá contar con la firma del funcionario (según corresponda); que lo emite. 2. A su vez los recibos oficiales que emite el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones correspondientes a Participaciones y Otros Fondos Federales, invariablemente deberán especificar el concepto de la aportación recibida para su correcto registro contable. 1 día 17

18 Descripción del Procedimiento: Para el registro de ingresos por participaciones y aportaciones federales, otros fondos, programas especiales y convenios Responsable No. Actividad Formato o Tantos Recibe de la Dirección de el Recibo Oficial comprobante de participaciones y aportaciones (CFDI) Cuenta por programas especiales, así como el recibo Liquidada y 1 Especializado oficial; y del área de conciliaciones bancarias la Certificada Copia copia del estado de cuenta donde se refleja el depósito bancario correspondiente. (CLC) y Estado de Cuenta Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Verifica que coincida el importe que aparece en el estado de cuenta bancario con el comprobante de participaciones y aportaciones por programas especiales. Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 4 En caso contrario: Aclara las diferencias con la Dirección de, regresando a la actividad No. 2. Registra los movimientos y emite documento en el Sistema SAP en la Transacción ZFITR_. Elabora análisis de participaciones y aportaciones Federales, otros fondos y programas especiales. Anexa los comprobantes e integración de expedientes de participaciones y aportaciones por programas especiales a los s generados en Sistema SAP. Elabora soporte Documental necesario para la Certificación de Participaciones y Aportaciones (Ramo 28 y Ramo 33) para informe del ente Fiscalizador. Digitaliza las pólizas contables con la documentación soporte y termina el procedimiento. Genera documento en sistema Se genera documento en Excel Recibo Oficial (CFDI) Cuenta Liquidada Certif. (CLC) y 2 copias y Copia 18

19 COE COORDINADOR ESPECIALIZADO Registro: DI DIRECCIÓN DE INGRESOS Fecha de elaboración: Agosto 2017 Manual de Procedimientos de la Departamento de Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR PARTICIPACIONES Y APORTACIONES FEDERALES, OTROS FONDOS, PROGRAMAS ESPECIALES Y CONVENIOS COE NO Existen diferencias? Verifica que coincidan los importes Recibe de la DI comprobante de participaciones y aportaciones y del Área de Conciliaciones Bancarias copia del estado de cuenta Si 3 COE 8 COE Cuadro de Firmas Cecilia Flores Pérez Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Guadalupe Hernández de Castilla Directora de Contabilidad Especializado 19 INICIO COE 7 Elabora soporte documental para la certificación (ramo 28 y ramo 33). COE Anexa comprobantes e integración de expedientes de participaciones y aportaciones a los documentos Generados En SAP Registra los movimientos y emite documento SAP en la transacción ZFITR_INGRESOS COE COE 5 COE 6 Elabora análisis de participaciones, aportaciones federales y otros fondos Digitaliza las pólizas contables con la documentación soporte y termina el procedimiento Se aclaran las diferencias con la Dirección de FIN

20 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para las conciliaciones bancarias Conciliar oportunamente los ingresos y egresos de movimientos bancarios de cada una de las cuentas del H. Ayuntamiento. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito aplica toda la ley, Ley de del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017 aplica toda la ley. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: 1. Los Estados de Cuenta Bancarios originales deberán quedar bajo el resguardo de la. 2. En la contabilización del extracto bancario se validará que la información esté correcta, verificando el saldo bancario con el saldo de la cuenta contable principal. 3. El l Departamento de deberá notificar a las áreas correspondientes los registros contables pendientes por capturar para su registro oportuno y en caso de no ser así, quedarán como partidas en conciliación. 2 días 20

21 Descripción del Procedimiento: Para las conciliaciones bancarias Responsable No. Actividad Consulta, exporta, e imprime de la Banca Electrónica los movimientos bancarios de cada una de las cuentas del Municipio. Carga el extracto bancario en SAP de acuerdo al tipo de contabilización. Tipo de Contabilización? Sí es por Contabilización de forma automática, continúa en la actividad No. 4 En caso de Contabilización de forma manual: Convierte el archivo de texto a formato Excel codificando la información extraída de la banca, de acuerdo al formato requerido en SAP en la Transacción FF67, continuando en la actividad No. 5 Integra el archivo en formato TXT extraído de la banca electrónica en SAP en la Transacción ZFITR_MULTICASH Verifica saldos bancarios contra la información alimentada por medio del extracto bancario en SAP. Recibe de la Dirección de la documentación soporte para la elaboración de pólizas de Cheques devueltos y Aclaraciones de diversos depósitos/cargos bancarios no identificados. Formato o Corte de saldos y movimientos así como el extracto en formato Excel o Txt Se genera documento en sistema Se genera documento en Excel Se genera documento en sistema Documentación Soporte Tantos de saldos y movimientos (impreso) Copia 21

22 Responsable No. Actividad En caso de existir cheques devueltos se crea la Cuenta por Cobrar y al realizar el reintegro se cancela contra Ingreso por Reintegro e Indemnizaciones, mediante la Transacción F-02 En caso de existir Depósitos no Identificados, se realizará el reconocimiento dentro del Pasivo como una cuenta por pagar en la Transacción F-02, al transcurrir 3 meses si sigue el estatus de no identificado se generará el recibo de Otros por parte del depto. de Caja General. Se recibe de la Dirección de la documentación soporte para la elaboración de pólizas de Cheques cancelados de ejercicios anteriores mediante la transacción F-02 y en caso de reexpedición se crea el Acreedor. Valida fichas de depósito del ingreso registrado en las Cajas Recaudadoras, contra listado de movimientos bancarios que se integran en el Estado de Cuenta. Formato o Se genera documento en sistema Póliza Sistema SAP, Oficio, y Recibo Documentación Soporte Tantos Copia Copia Realiza la compensación de las partidas abiertas en el sistema SAP en las Transacciones F.13 y F-03 Verifica si existen faltantes por conciliar, si no se quedarán como partidas en conciliación. Elabora listado de partidas en conciliación pendientes de compensar (partidas abiertas). Genera formato de Conciliación Bancaria soportándolo con Estados de Cuenta y anexos que sustentan las partidas en conciliación y posteriormente para la firma de autorización del/a Jefe/a de Departamento. Listado en Excel Formato de Conciliación Bancaria y una copia (impreso) 22

23 Manual de Procedimientos de la Responsable No. Actividad Notifica a las Direcciones de y y Control Presupuestal mediante oficio, el listado de partidas en conciliación para las aclaraciones correspondientes y en su caso se proceda a su registro. Elabora soporte documental necesario para la certificación de las Conciliaciones Bancarias, el cual forma parte de la integración de los Estados Financieros que se entregan en tiempo y forma al Ente Fiscalizador. Envía información de las comisiones bancarias del mes en cierre al Enlace Administrativo de la Tesorería Municipal para el trámite de su registro con el Departamento de y Control Presupuestal. Envía el expediente de Conciliaciones Bancarias al área de Digitalización de la para su escaneo. Genera copia grabada en CD de los archivos de las conciliaciones bancarias digitalizadas para entregar al Departamento de Cuenta Pública de la Dirección de Contabilidad Recibe estados de cuenta es, los cuales después de pasar por el Área de Digitalización se integran al expediente de las Conciliaciones Bancarias y termina el procedimiento. Formato o Oficio Documentación Soporte Oficio Documentación Soporte CD de archivos de conciliaciones Estados de Cuenta Tantos y Copia 1CD 23

24 ANALISTA DE REGISTRO DE INGRESOS ARI Registro: Fecha de elaboración: Agosto 2017 Manual de Procedimientos de la Departamento de Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO PARA LAS CONCILIACIONES BANCARIAS. 3 Convierte el archivo de texto en formato Excel codificando la información, de acuerdo al formato requerido en SAP, en la transacción FF67. ARI 2 1 ARI Tipo de contabilización Carga el extracto bancario en SAP de acuerdo al tipo de contabilización Consulta, exporta e imprime de la Banca Electrónica los movimientos de cada una de las cuentas del municipio ARI 4 Integra el archivo en formato TXT extraído de la banca electrónica en SAP, transacción ZFITR_MULTICASH. ARI 5 D.I. DIRECCIÓN DE INGRESOS DIRECCIÓN DE EGRESOS Y CONTROL PRESUPUESTAL DECP Forma Manual ARI 6 ARI Recibe de la D.I. la documentación soporte para elaboración de pólizas de cheques devueltos y aclaraciones de Dep. No Identif. Verifica saldos bancarios contra la información alimentada por medio del extracto bancario en SAP. INICIO Forma Automática ARI 7 En caso de cheques devueltos se crea cta. por cobrar y al realizar reintegro se cancela contra ingreso, en la transacción F-02 ARI En caso de Dep. No identificados, se realizará el reconocimiento dentro del pasivo como CxP, transacción F- 02, al trascurrir 3 meses y sigue con status no Identif. Se genera recibo de Otros del Depto. de Caja General 8 9 ARI Se recibe de la Dirección de doc. Soporte para elaboración de pólizas de cheques cancelados de ejercicios anteriores, transacción F-02 ARI 10 ARI 11 ARI 12 ARI 13 Valida fichas de depósito del ingreso registrado en cajas recaudadoras, contra listado de movimientos bancarios. Realiza la compensación de las partidas abiertas en el sistema SAP en las transacciones F.13 y F-03. Verifica si existen faltantes por conciliar, si no se quedarán como partidas en conciliación Elabora listado de partidas en conciliación pendientes de compensar (partidas abiertas). 14 ARI 15 ARI 16 FIN Elabora soporte documental para certificación de las conciliaciones que se entregan en tiempo y forma al ente fiscalizador. ARI 17 ARI 18 Envía el expediente de conciliaciones al Área de Digitalización de la para su escaneo Envía información de las comisiones bancarias del mes al enlace administrativo para el trámite de su registro con el Depto. De. ARI 19 Genera copia en CD de los archivos de las conciliaciones para entregar al Depto. De Cuenta Pública ARI 20 ARI Recibe estados de cuenta originales que se integran al expediente de conciliaciones bancarias y termina el procedimiento. Notifica a la DI y D.E.C.P. mediante oficio, el listado de partidas en conciliación para aclaraciones, y en su caso proceda su registro. Genera formato de conciliación bancaria, soportado con Edo. De cta. y anexos para autorización del/la jefe/a de departamento Cuadro de Firmas Cecilia Flores Pérez Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Marco Antonio Reyes Santos Antonio Tecanhuehue Jiménez Elizabeth Avendaño Pérez Directora de Contabilidad Analista Analista Analista 24

25 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para el registro de ingreso y egreso por concepto de inversiones. Registrar oportunamente los ingresos y egresos por concepto de inversiones de cada una de las cuentas en que invierte el H. Ayuntamiento. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017 Título Quinto y Séptimo. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: 1. La documentación física deberá provenir del Departamento de Caja General. 2. La Dirección de es la encargada de la captura de la información en el sistema SAP. 3. Todos los movimientos registrados de las inversiones deberán estar debidamente soportados con las cartas de inversión expedidas por los bancos. 4. Es un proceso compartido y cada dirección deberá vigilar la correcta ejecución y registro correspondiente. 5. En caso de que no se realice la entrega completa de las cartas bancarias Caja General deberá notificar cuales son las cartas faltantes y hacer la entrega de las mismas al siguiente día hábil. 1 día 25

26 Descripción del Procedimiento: Para el registro de ingreso y egreso por concepto de inversiones Formato o Responsable No. Actividad Recibe del l Departamento de Caja General las Cartas de Inversión por día. Captura de auxiliar en Excel de acuerdo a las cartas de Inversión para corroborar que los importes invertidos en cada una de las cuentas sean correctos conforme al registro en SAP. Verifica que coincidan las Cartas de Inversión por día con los registros que genera la Dirección de en Sistema SAP ya contabilizados. Existen Diferencias? No, continúa en la actividad No. 6 En caso contrario: Aclara con la Dirección de los registros correspondientes, para que proceda a efectuar las correcciones pertinentes. Procede a verificar que dichas correcciones se hayan efectuado y contabilizado correctamente. Verifica las cartas de inversión que aún no han vencido al cierre del mes, con el reporte emitido del SAP el primer día del siguiente mes en la transacción S_ALR_ y verifica que el número de fondo asignado corresponda a la inversión. Integra la documentación soporte de las inversiones. Se realiza la Conciliación de inversión de cada uno de los contratos anexo con estados de cuenta para envío al Área de Digitalización y termina procedimiento. Cartas de Inversión Archivo Digital (Excel) Genera Reporte en sistema Se genera Reporte en sistema Se generan reporte de saldos de cuentas de mayor y lista de partidas individuales Reportes SAP, Archivo Digital (Excel) y Cartas de Inversión Estado de Cuenta Tantos impreso impreso impreso 26

27 1 ARI Recibe el analista del Depto. de Caja General las cartas de inversión por día Manual de Procedimientos de la Departamento de Registro: Fecha de elaboración: Agosto 2017 Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS POR CONCEPTO DE INVERSIONES 2 Captura de auxiliar en Excel de acuerdo a las cartas de inversión para corroborar importes Existen diferencias? NO Si 4 ARI 5 ARI Maria del Carmen Juárez Hernández Analista Cuadro de Firmas Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad 27 INICIO ARI ANALISTA DE REGISTRO DE INGRESOS DI DIRECCIÓN DE INGRESOS DCG DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL ARI 3 ARI Verifica que coincidan las cartas de inversión por día con registros que genera D.I. en SAP 6 Verifica las cartas de inversión que aun no vencen en el cierre del mes con el reporte de SAP el primer día del sig. Mes en la transacción S_ALR_ ARI 7 Integra la documentación soporte de las inversiones ARI Realiza la conciliación de inversión de cada uno de los contratos con Edo. De Cta. para envío al Área de Digitalización y termina el procedimiento Aclara con la Dirección de, para que proceda a efectuar las correcciones Verificar que dichas correcciones se hayan efectuado y contabilizado correctamente FIN ARI 8

28 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para el registro de ingreso por concepto de intereses. Registrar oportunamente los ingresos por concepto de intereses de las cuentas que generan diversos tipos de intereses al H. Ayuntamiento. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017, Título Quinto y Séptimo. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: 1. La documentación física debe provenir del Departamento de Caja General. 2. La Dirección de es la encargada de la captura de la información en el sistema SAP. 3. Todos los movimientos registrados de los intereses deberán estar debidamente soportados con las cartas de inversión. 4. Es un proceso compartido y cada dirección deberá vigilar la correcta ejecución y registro correspondiente. 5. En caso de que no se realice la entrega completa de las cartas de Inversión Caja General deberá notificar cuales son las cartas faltantes y hacer la entrega de las mismas al siguiente día hábil. 1 día 28

29 Descripción del Procedimiento: Para el registro de ingreso por concepto de intereses Responsable No. Actividad Recibe del Departamento de Caja General los intereses de las inversiones bancarias, mediante las cartas de inversión. Verifica que coincida la Carta de Inversión con los registros que genera la Dirección de en Sistema SAP ya contabilizadas. Verifica en el auxiliar de Excel que el cálculo del interés sea idéntico al señalado en las cartas de inversión. Existen Diferencias? No, continúa en la actividad No. 6 En caso contrario: Aclara con la Dirección de los registros correspondientes, para que proceda a efectuar las correcciones pertinentes. Procede a verificar que dichas correcciones se hayan efectuado y contabilizado correctamente. Verifica el saldo de forma diaria y al cierre de cada mes en el auxiliar de intereses con el reporte del SAP y Excel, así como el fondo asignado que corresponda a los intereses. Integra la documentación soporte de las inversiones y los estados de cuenta, termina procedimiento. Formato o Carta de Inversión Genera reporte en sistema SAP Archivo Digital (Excel) Genera reporte en sistema SAP Genera reporte en sistema SAP y en Excel (digital) Estado de Cuenta y Reporte Digital (Excel) Tantos impreso impreso impreso Copia 29

30 1 ARI Recibe del Depto. De Caja General los intereses de las inversiones bancarias Manual de Procedimientos de la Departamento de Registro: Fecha de elaboración: Agosto 2017 Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR CONCEPTO DE INTERESES Existen diferencias? NO Si 4 ARI 5 ARI Maria del Carmen Juárez Hernández Analista Cuadro de Firmas Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad 30 INICIO ARI ANALISTA DE REGISTRO DE INGRESOS DI DIRECCIÓN DE INGRESOS DCG DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL 2 ARI Verifica que coincida la carta de inversión con los registros de la D.I. en SAP ya contabilizadas 3 ARI Verifica en auxiliar de Excel que el cálculo del interés sea igual al de las cartas de inversión 6 ARI Verifica el saldo de forma diaria y el cierre de cada mes en el auxiliar de intereses con reporte de SAP y EXCEL 7 ARI Integra la documentación soporte de las inversiones y Edo. De Cta. y termina procedimiento FIN Aclara con la D.I. los registros, para que proceda a efectuar las correcciones Procede a verificar que las correcciones se hayan efectuado y contabilizado

31 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para el registro de ingreso por concepto de reintegro de rendimientos financieros. Registrar oportunamente los ingresos por concepto de reintegros de rendimientos financieros de las cuentas de intereses del H. Ayuntamiento. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017, Título Quinto Capítulo IV y Título Séptimo y Octavo. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: 1. La documentación proviene de las Dependencias Municipales. 2. El Departamento de Presupuesto es el encargado de la captura de la información en el sistema SAP. 3. Todos los movimientos registrados de los rendimientos financieros deberán estar soportado con el cuadro elaborado por el Departamento de Órdenes de Pago que es remitido a las diferentes dependencias. 4. Es un proceso compartido en el que cada Dependencia y el Departamento de Presupuesto deben vigilar la correcta ejecución con la Dirección de Contabilidad. 5. En caso de que no se realice la entrega de dicho cuadro, se debe notificar al Departamento de Órdenes de Pago cuales son los cuadros faltantes y hacer la entrega de las mismas. 2 días 31

32 Descripción del Procedimiento: Para el registro de ingreso por concepto de reintegro de rendimientos financieros Responsable No. Actividad Formato o Tantos 1 Recibe del Departamento de Órdenes de Pago cuadro de los rendimientos financieros y de la Dirección de fichas de depósito, CFDI por complementos de reintegros. Cuadro de rendimientos, Fichas de depósito y CFDI Verifica que la información entregada del Departamento de Órdenes de Pago coincida con el sistema SAP. Existen Diferencias? No, continúa en la actividad No. 5 En caso contrario: Aclara con el Departamento de Órdenes de Pago la diferencia para efectuar las correcciones pertinentes. Genera reporte en sistema Procede a verificar que dichas correcciones se hayan efectuado. Registra en el Sistema SAP en la transacción ZFITR_INGRESOS los depósitos y rendimientos financieros. Es recurso del ejercicio anterior? No, continúa en la actividad No. 7 En caso contrario: Registra en el Sistema SAP en la transacción F-02 la afectación a Resultado de Ejercicios Anteriores contra la cuenta de Banco del programa de que se trate. SAP y Ficha de depósito SAP Integra documentación de la póliza, se digitaliza y termina el procedimiento. 32

33 Manual de Procedimientos de la Departamento de Registro: Fecha de elaboración: Agosto 2017 Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR CONCEPTO DE REINTEGRO DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS 1 ARI Recibe del Depto. De Ordenes de Pago cuadro de rendimientos financieros y de la D.I. fichas de Deposito CFDI por reintegros Existen diferencias? NO 3 Si Maria del Carmen Juárez Hernández Analista Cuadro de Firmas Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad 33 INICIO ARI ANALISTA DE REGISTRO DE INGRESOS DI DIRECCIÓN DE INGRESOS 2 ARI Verifica que la información entregada del Depto. De Ordenes de Pago coincida con SAP 5 ARI Registra en el sistema SAP en la transacción ZFITR_INGRESOS los depósitos y rendimientos Es recurso del ejercicio anterior NO 7 ARI Integra documentación de la póliza, se digitaliza y termina procedimiento FIN ARI Aclara con el Depto. De Ordenes de Pago la diferencia para efectuar las correcciones 4 ARI Procede a verificar que dichas correcciones se hayan efectuado 6 Si ARI Registra en SAP en la transacción F-02 la afectación a resultado de ejercicio anterior contra cuenta de banco

34 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para el registro del ingreso por Derecho de Alumbrado Público (DAP). Registrar oportunamente las afectaciones al gasto e ingreso provenientes del Derecho de Alumbrado Público (DAP) derivado del Convenio de Colaboración con CFE. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017, Título Cuarto Capítulo IV. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla , Capítulo Cuarto Art Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: 1. El primer oficio es emitido por la Comisión Federal de Electricidad CFE a la Dirección de que posteriormente lo remitirá al Departamento de de la y éste turna copia al Departamento de de la misma Dirección. 2. En caso necesario se elabora un papel de trabajo con el que se solicita suficiencia presupuestal para la afectación contable. 1 día 34

35 Descripción del Procedimiento: Para el registro del ingreso por Derecho de Alumbrado Público (DAP) Formato o Responsable No. Actividad Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Recibe del Departamento de la documentación comprobatoria o el análisis para la afectación contable del corte del mes inmediato anterior. Verifica que la documentación comprobatoria del DAP y el importe de la facturación del mes sean los correctos. En su caso, solicita suficiencia presupuestal a la Dirección de y Control Presupuestal. Se realiza la afectación en el sistema SAP en la transacción ZFITR_ingresos en la opción Contabilización de cuentas de ingresos y egresos. Captura la póliza en sistema SAP y se genera un documento contable. Integra la póliza contable con la documentación soporte para digitalizar y termina procedimiento. Oficio de CFE Archivo Digital (Excel) Se genera documento en sistema Tantos Copia 35

36 Manual de Procedimientos de la Departamento de Registro: Fecha de elaboración: Agosto 2017 Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL INGRESO POR DERECHO DE ALUMBRADO PÚBLICO (DAP) 1 COE Recibe del Depto. De la documentación Comprobatoria o análisis para la afectación contable del corte del mes Guadalupe Hernàndez de Castilla Especializado Cuadro de Firmas Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad 36 INICIO COE COORDINADOR ESPECIALIZADO DI DIRECCIÓN DE INGRESOS DECP DIRECCIÓN DE EGRESOS Y CONTROL PRESUPUESTAL 2 COE Verifica la documentación Comprobatoria del DAP y el importe de facturación del mes que sean correctos 3 COE En su caso solicita suficiencia presupuestal a la Dirección de y Control Presupuestal 4 COE Realiza la afectación en el sistema SAP en la transacción ZFITR_INGRESOS 5 COE Captura la póliza en SAP y se genera un documento Contable 6 COE Integra la póliza contable con la documentación Soporte para digitalizar y termina procedimiento FIN

37 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para el registro de apoyos a ayudas sociales. Registrar en el Sistema SAP el total de apoyos por concepto de ayudas sociales que otorga el H. Ayuntamiento. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017, aplica toda la ley. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla , Capítulo Cuarto, Art Al cierre de cada mes, deberá de coordinarse una conciliación de cifras contables del Departamento de con el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones de la Dirección de, por operación parcial para su debida validación. 2. En su caso se deberá elaborar un papel de trabajo con el que solicita suficiencia presupuestal para la afectación contable. 3. Ya efectuados los registros, dicho papel de trabajo se envía a firmas de las Direcciones de Contabilidad, Catastro e, Jefatura de y Jefatura de Control de Recaudación e Infracciones. 3 días 37

38 Descripción del Procedimiento: Para el registro de apoyos a ayudas sociales Formato o Responsable No. Actividad Se genera Genera el Auxiliar Contable y se envía al auxiliar Departamento de Recaudación para que 1 contable en Especializado integren el saldo contable por operación parcial sistema y sea validado. (digital) Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 3 En caso contrario: Especializado y Departamento de Control de Recaudación e Infracciones Especializado Especializado Especializado Revisa hasta llegar a un resultado común validando que sean anulaciones, entre el Departamento de Control de Recaudación e Infracciones y el Departamento de y continúa con la actividad No. 3. Realiza la afectación en el sistema SAP en la transacción ZFITR_ingresos en la opción Contabilización de cuentas de ingresos y egresos. Captura la póliza y se genera un documento contable Integra la póliza contable con la documentación soporte para su digitalización y termina procedimiento. Se genera documento en el sistema Tantos 38

39 Manual de Procedimientos de la Departamento de Registro: Fecha de elaboración: Agosto 2017 Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE APOYOS A AYUDAS SOCIALES 1 COE 3 COE 4 Genera el auxiliar contable y se envía al Depto. de Recaudación para que integren el saldo contable por operación parcial y sea validado Existen diferencias? NO Si 2 Guadalupe Hernández de Castilla Especializado Cuadro de Firmas Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad 39 INICIO COE COORDINADOR ESPECIALIZADO DCRI DEPARTAMENTO DE CONTROL DE RECAUDACION E INFRACCIONES COE Realiza la afectación en SAP en la transacción ZFITR_INGRESOS en la opción contabilización cuentas de ingresos y egresos Captura la póliza y se genera un documento contable Integra la póliza contable con la documentación soporte para su digitalización y termina procedimiento FIN COE Revisa hasta llegar a un resultado común validando que sean anulaciones entre el DCRI y Departamento de. COE 5

40 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para las reclasificaciones contables. Registrar oportunamente las reclasificaciones contables necesarias a fin de obtener saldos veraces. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, aplica toda la ley. Ley de del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017 aplica toda la ley. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla , Capítulo Cuarto, incisos c) y d). 1. Manejar cifras reales para contar con información financiera veraz y oportuna para una correcta toma de decisiones. Evitando futuras observaciones por parte de las diferentes instancias de Auditoría. 1 día 40

41 Descripción del Procedimiento: Para las reclasificaciones contables Responsable No. Actividad Analistas de la Dirección de Contabilidad Analistas de la Dirección de Contabilidad Analistas de la Dirección de Contabilidad Analistas de la Dirección de Contabilidad Analistas de la Dirección de Contabilidad Analistas de la Dirección de Contabilidad Analistas de la Dirección de Contabilidad Formato o Tantos 1 Analiza los auxiliares contables Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 5 En caso contrario: 2 Revisa la documentación comprobatoria Tipo de Error? Sí, es por Afectación a Cuentas de Resultados, continúa en la actividad No. 4 En caso de Afectación a Cuentas de Balance: 3 Contabiliza en la Transacción F-02 4 Contabiliza en la Transacción ZFITR_ingresos en la opción Contabilización de Cuentas de o Contabilización de e. 5 Realiza la reclasificación 6 7 Genera el documento contable Integra la póliza contable con la documentación soporte y termina procedimiento. Se genera documento contable en sistema 41

42 1 ADC Analiza los auxiliares contables Manual de Procedimientos de la Departamento de Registro: Fecha de elaboración: Agosto 2017 Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO PARA LAS RECLASIFICACIONES CONTABLES Existen Diferencias? NO Si 2 ADC 4 ADC Maria Alejandra Báez Bárcenas Jefa de Depto. De Cuadro de Firmas Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad 42 INICIO ADC 5 ADC 6 ADC Realiza la Reclasificación Genera el documento contable Integra la póliza contable con la documentación soporte y termina procedimiento FIN Revisa la documentación comprobatoria Tipo de Error Afectacion cuentas de Resultados Contabiliza en la transacción ZFITR_INGRESOS Afectación cuentas de Balance 3 ADC Contabiliza en la transacción F-02 ANALISTAS DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD ADC 7

43 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para el registro de fideicomisos. Efectuar el registro de los movimientos de los Fideicomisos correspondientes a la, a fin de contar con información veraz. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, Título Segundo Capítulo V. Ley de del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017, Título Quinto. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: 1. Todos los movimientos registrados en los fideicomisos deberán estar debidamente soportados con los estados de cuenta bancarios de los fideicomisos. 2. Es un proceso compartido y cada Dirección deberá vigilar la correcta ejecución y registro correspondiente. 22 días 43

44 Descripción del Procedimiento: Para el registro de Fideicomisos Responsable No. Actividad Dirección de Departamento de Órdenes de Pago Departamento de Órdenes de Pago Departamento de Seguimiento Crediticio de la Gerencia de Gestión de Fondos Departamento de Seguimiento Crediticio de la Gerencia de Gestión de Fondos Departamento de Control Presupuestal y Órdenes de Pago/Dirección de Departamento de / Dirección de Contabilidad Departamento de / Dirección de Contabilidad El Municipio recibe de la Secretaría de Finanzas los recursos de las participaciones en los Fideicomisos correspondientes y en las cuentas de cheques de participaciones. Realiza traspasos de las cuentas de los fideicomisos para pago de deuda a las Instituciones correspondientes. Traspasa el resto a la cuenta de participaciones. 4 Registra los intereses de los fideicomisos Gestiona mediante el Departamento de Órdenes de Pago las comisiones SPEI y Honorarios Fiduciarios de los Fideicomisos. Registra comisiones SPEI y Honorarios Fiduciarios. Codifica el extracto bancario de los Fideicomisos de acuerdo al formato requerido en SAP y lo captura en la transacción FF67. Concilia cifras contra Estados de Cuenta en la transacción F-03. Formato o Se genera documento en SAP Se genera documento en SAP Se genera documento en SAP Se genera orden de pago Se genera documento en SAP Se genera documento en SAP Tantos y una copia 44

45 Responsable No. Actividad Departamento de / Dirección de Contabilidad 9 Envía los Estados de Cuenta al Área de Digitalización y Archivo, termina procedimiento. Formato o Tantos 45

46 Manual de Procedimientos de la Departamento de Registro: Fecha de elaboración: Agosto 2017 Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE FIDEICOMISOS 1 DI INICIO DRI DOP DSC DCP DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE INGRESOS DEPARTAMENTO DE ORDENES DE PAGO DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO CREDITICIO DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL El municipio recibe de la Secretaria de Finanzas los recursos de participaciones en los fideicomisos y en las cuentas de cheques de participaciones 2 DOP Realiza traspasos de las cuentas de los fideicomisos para pago de deuda a las instituciones 3 DOP Traspasa el resto a la cuenta de participaciones 4 DSC Registra los intereses de los Fideicomisos 5 DSC Gestiona mediante el Depto. De Órdenes de Pago las comisiones SPEI y Honorarios Fiduciarios de los Fideicomisos 6 DCP Registra comisiones SPEI y Honorarios Fiduciarios 9 DRI 8 DRI 7 DRI Envía los estados de cuenta al Área de Digitalización y Archivo, termina procedimiento Concilia cifras contra estados de cuenta en la transacción F-03 Codifica el extracto bancario de los fideicomisos de acuerdo al formato SAP y captura en la transacción FF67 FIN Elizabeth Avendaño Pérez Analista Cuadro de Firmas Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad 46

47 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para el registro de movimientos de la deuda pública. Registrar oportunamente los movimientos correspondientes a la deuda pública adquirida y/o créditos vigentes en el H. Ayuntamiento. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley de Deuda Pública para el Estado Libre y Soberano de Puebla, aplica toda la Ley. Código Fiscal y Presupuestario del Municipio de Puebla 2017 y su Reglamento, aplica todo. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, artículos 25 y 26. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: 1. Una vez autorizado el Crédito de Deuda Pública la Dirección de Contabilidad recibe la documentación y procede a realizar los registros correspondientes. 2. Al inicio de cada ejercicio se deberá registrar la porción de la deuda que se amortizará durante el ejercicio. 3. Cada mes todas las áreas involucradas deberán realizar los registros que corresponden. 4. Al finiquitar el crédito la deberá efectuar la liquidación de dicho crédito. 1 día 47

48 Descripción del Procedimiento: Para el registro de movimientos de la deuda pública Responsable No. Actividad Especializado del Departamento de Especializado del Departamento de Especializado del Departamento de Especializado del Departamento de Recibe por parte del Departamento de Seguimiento Crediticio de la Gerencia de Gestión de Fondos, la documentación relativa a la contratación de un nuevo crédito. Contabiliza el pasivo a largo plazo contra bancos por el total del crédito de reciente contratación en la transacción F-02. Registra los depósitos en garantía del crédito de reciente contratación en la transacción F-02. Registra de la deuda a largo plazo, la porción a amortizar en el año, de la deuda a corto plazo, en la transacción F-02 y termina el procedimiento. Formato o Contrato Se genera documento en sistema Se genera documento en sistema Se genera documento en sistema Tantos 1 Copia 48

49 Manual de Procedimientos de la Manual de Procedimientos de la Departamento de Registro: INICIO Fecha de elaboración: Agosto 2017 Núm. De Revisión: COE COORDINADOR ESPECIALIZADO DCRI DEPARTAMENTO DE CONTROL DE RECAUDACION E INFRACCIONES PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE LA DEUDA PÚBLICA 1 COE Recibe por parte del Depto. de Seguimiento Crediticio de la Gerencia de Gestión de fondos, la documentación relativa a la contratación de un nuevo crédito 2 COE Contabiliza el pasivo a largo plazo contra bancos por el total del crédito de reciente contratación en la transacción F COE Genera el auxiliar Registra contable los y depósitos se envía al en depto. garantía De del recaudación crédito de para reciente que integren contratación el saldo en contable la transacción por operación F-02 parcial y sea validado 4 COE Registra de la deuda a largo plazo, la porción a amortizar en el año, de la deuda a corto plazo, en la transacción F-02 y termina el procedimiento FIN Guadalupe Hernández de Castilla Especializado Cuadro de Firmas Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad 49

50 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento de control, revisión y archivo de la documentación comprobatoria del ingreso diario mediante cajas recaudadoras municipales. Revisar la documentación comprobatoria de los ingresos que recibe el municipio mediante cajas recaudadoras municipales por contribuciones de la ciudadanía a fin de contar en todo momento con información oportuna, veraz y confiable. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 20 y 34. Ley Orgánica Municipal, artículos 138 fracciones XI y XV. Ley de Archivos del Estado de Puebla, aplica toda la Ley. Ley de del Municipio de Puebla, para el Ejercicio Fiscal 2017, aplica toda la ley. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento de Puebla, artículos 25 y 26. Lineamientos Generales para la Administración Documental y Transferencia de Archivos Administrativos al Archivo General Municipal. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Operación: Código Reglamentario para el Municipio de Puebla, Capítulo XXV 1. Los recibos oficiales así como los demás formatos oficiales originales que amparen el cobro de los diferentes conceptos de Ingreso, que envía el Departamento de Caja General; deberán estar completos y contar con el sello oficial. 2. Se deberá contar con la información completa de cada día de cobro, misma que será remitida al Archivo de ésta Dirección y en su momento se hará la transferencia al Archivo General Municipal. 2 días 50

51 Descripción del Procedimiento: Control, revisión y archivo de la documentación comprobatoria del ingreso diario mediante cajas recaudadoras municipales. Formato o Responsable No. Actividad Tantos Recibe los cierres correspondientes al día hábil inmediato anterior. Verifica que el reporte de cada caja de cobro coincida con la documentación soporte (recibos oficiales, sellos y legibilidad de los mismos). Existen diferencias y/o faltantes? No, continúa en la actividad No. 4 En caso contrario: Aclara las diferencias y/o faltantes con el Departamento de Caja General, regresando a la actividad No. 2. Realiza tabular en Excel de la documentación recibida (recibos oficiales) validando que coincidan con el cierre de las cajas de cobro. Empaqueta por día, caja y sucursal; con folio consecutivo, de acuerdo a los Lineamientos Generales para la Administración Documental y Transferencia de Archivos Administrativos al Archivo General Municipal emitido por la Dirección del Archivo General Municipal. Envía la documentación al Área de Digitalización y Archivo, termina el procedimiento. Recibos oficiales Se genera documento digital en Excel Recibos oficiales y cierres de caja Recibos oficiales y cierres de caja es impresos es impresos es es 51

52 ANALISTA DE REGISTRO DE INGRESOS ARI Registro: DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL DCG Fecha de elaboración: Agosto 2017 Manual de Procedimientos de la Departamento de Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO DE CONTROL, REVISIÓN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL INGRESO DIARIO MEDIANTE CAJAS RECAUDADORAS MUNICIPALES 5 ARI 4 ARI 2 1 ARI FIN Empaqueta por día, caja y sucursal, con folio consecutivo Realiza tabular en Excel de la documentación (recibos oficiales) validando que coincidan con el cierre de cajas NO Existen Diferencias? Verifica que el reporte de cada caja de cobro coincida con la documentación Soporte ARI 6 AG ARCHIVO GENERAL ARI Envía la documentación al área de digitalización y archivo, termina el procedimiento. Recibe los cierres correspondientes al día hábil inmediato anterior INICIO Si ARI 3 Aclara las diferencias y/o faltantes con el Depto. De Caja General Cuadro de Firmas Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad Perla Yazmin García Luna Jefa de Depto. De Ania Alejandra Rojas Flores Analista 52

53 IV. DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE EGRESOS Nombre del Procedimiento: Objetivo: Fundamento Legal: Procedimiento para la validación y control de la obra pública municipal y federal. Validar y controlar la obra pública Municipal, con la finalidad de contar en todo momento con información oportuna, veraz y confiable. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Municipal y Estatal, Títulos Primero y Quinto. Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20, 29 y 34. Código Fiscal y Presupuestario para el Municipio de Puebla, Artículo 389. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla , Artículos 38 al 41 y La amortización del anticipo y la retención del 5 al millar se registran al momento del pago de la estimación (Departamento de Presupuesto). 2. Las Aditivas y Deductivas se registran al término de la obra con el finiquito de la misma (Registro contable afectando obra contratada). 3. Los anticipos de obra son registrados por el Departamento de Presupuesto. 1 día. 53

54 Descripción del Procedimiento: para la validación y control de la obra pública municipal y federal. Formato o Responsable No. Actividad Analista 1 de 1 Recibe de la Dirección de Obras Públicas el oficio en el que se solicita que se asigne el número de activo a las obras que se están realizando. Oficio Tantos Analista 1 de 2 Registra en el sistema SAP la Transacción AS01, capturando la llave, el concepto, el centro de costos, el fondo y el área funcional, para crear el activo fijo. digital en sistema digital Analista 1 de Analista 1 de Analista 1 de Analista 1 de Analista 1 de 3 4 Genera un número de activo asignado a cada una de las obras. digital en sistema digital Crea un subnúmero dependiendo de los fondos de cada activo en la Transacción AS11. Existe algún error? No, continúa en la actividad No. 6 En caso contrario: 5 Corrige el error en la Transacción AS digital en sistema digital Visualizar activo fijo en la Transacción AS03, para confirmar la información. Ingresa el elemento PEP en la Transacción CJ02, para liberar la norma de liquidación posteriormente se selecciona el elemento PEP y se asigna el número de activo con subnúmero y finalmente en la Clase de Liquidación cambiar de Global a Periódica. 54

55 Responsable No. Actividad Analista 1 de Analista 1 de Analista 1 de Analista 1 de Genera un reporte cada fin de mes, mediante la Transacción ME2J. En el cual se muestran todos los elementos PEP y envía al Departamento de Presupuesto para que indiquen cuales son las obras finiquitadas. Genera Auxiliar con la transacción FAGLB03, de las cuentas 1235 Bienes de Dominio Público y 1236 Bienes Propios del Ayuntamiento y se verifica el saldo del mes. Cuando existe un saldo en las cuentas con terminación 01 se deberá ejecutar la transacción CJ88, para trasladar el saldo a las cuentas con terminación 02. Revisa la información de obras finiquitas que envía por correo electrónico el Departamento de Presupuesto. Se realiza la baja contable mediante las transacciones ABAVN y ABUMN para Bienes de Dominio Público y Bienes Propios respectivamente. Formato o Reporte Digital 2 Reportes de saldos (digital) de cuenta1235 y cuenta1236 Reporte de Obras Finiquitadas Reporte de Obras Finiquitadas Tantos digital Digital Analista 1 de Analista 1 de Recibe las órdenes compromiso y las registra en la base de datos de contratos y pagos (Pagos de Estimaciones, anticipos y retenciones) para la integración de cada expediente. Guarda los documentos originales en expedientes de obra, resguardados en el Archivo del Departamento de. Termina el Proceso. Orden Compromiso con documentación soporte s 55

56 INICIO Manual de Procedimientos de la, Departamento de Registro: Fecha de elaboración: Agosto 2017 Núm. De Revisión: ARE PROCEDIMIENTO PARA LA VALIDACIÓN Y CONTROL DE LA OBRA PÚBLICA MUNICIPAL Y FEDERAL 1 ARE Recibe de la Dir. Obras Públicas el oficio en el que solicita se asigne el No. de Activo a las obras 2 ARE Registra en SAP el Activo Fijo en la AS01 3 ARE Genera número de activo asignado a cada una de las obras 4 ARE Crea el subnúmero a cada activo en la AS11 Existe algún error No 6 ARE Visualiza Activo Fijo en la AS03 7 ARE Ingresa el elemento PEP en la CJ02 Si 5 ARE Corrige el error en la AS02 9 ARE Genera un auxiliar en la FAGLB03 de las cuentas 1235 y 1236, para verificar el saldo. 10 ARE Revisa la información de obras finiquitas que envía por correo electrónico el Departamento de Presupuesto 11 ARE Efectua Baja Contable en ABAVN y ABUMN. 12 ARE Recibe órdenes compromiso y registra en base de datos de contratos y pagos 13 ARE Guarda los documentos originales en expedientes de obra, resguardados en el Archivo del Departamento de. Cuadro de Firmas Graciela Lazcano Guevara Analista María Alejandra Báez Bárcenas Jefa de ANALISTA DE REGISTRO EGRESOS 8 ARE Genera reporte en ME2J y se envía al Depto. de Presupuesto FIN Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad 56

57 Nombre del Procedimiento para registro de la nómina en el Sistema SAP. Procedimiento: Objetivo: la nómina de sueldos y salarios, así como sus respectivas retenciones en forma quincenal. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20 y 34. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla , Artículos 14, 80, 135 y 141. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y Para efectuar el registro contable de la nómina, previamente se debe confirmar con la Dirección de Recursos Humanos la generación de documentos simulados con número de ID. 2. La Dirección de Recursos Humanos otorga oficio que incluye ID s según clasificación de nómina. 2 días. 57

58 Descripción del Procedimiento: para registro de la nómina en el Sistema SAP Responsable No. Actividad Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Recibe de la Dirección de Recursos Humanos los IQ S donde se refleja el importe de cada concepto de la Nómina por sueldos, retenciones, seguro social, INFONAVIT, SAR, ISSSTEP, INFONACOT, etc. Realiza hoja de trabajo de los IQ S resumiendo los importes por cada clave de nómina, cuenta contable, fondo y tipo de pago. Ejecuta la póliza de simulación de la nómina en la Transacción PC00_M99_CIPE. Existen diferencias? No, continúa con la actividad 5 En caso contrario: Comenta a la Dirección de Recursos Humanos, las diferencias para su solventación. Regresa al punto 3. Valida las pólizas simuladas con la información de la hoja de trabajo de los IQ S, por Fondo, Cuenta Contable e Importes totales de cada nómina. Existen diferencias? No, continúa con la actividad No. 7 En caso contrario: Comenta a la Dirección de Recursos Humanos, las diferencias para su solventación. Regresa al punto 5. Ejecuta las pólizas contables la Transacción PC00_M99_CIPE. Existen diferencias? No, continúa con la actividad No. 9 En caso contrario: Formato o s Digitales Digital Digital Digital Digital Tantos 58

59 Responsable No. Actividad Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Comenta a la Dirección de Recursos Humanos, las diferencias para su solventación. Regresa al punto 7. Valida las pólizas contables con la información de la hoja de trabajo de los IQ S por fondo, cuenta contable e importes totales de cada nómina. Existen diferencias? No, continúa con la actividad No. 11 En caso contrario: Comenta a la Dirección de Recursos Humanos, las diferencias para su solventación. Regresa al punto 9. Libera y contabiliza las nóminas en la Transacción PCP0, y confirma la afectación de forma correcta en cada cuenta contable. Ejecuta la Transacción ZFITR_ACTUALIZA_FONDO para la actualización de fondos de los documentos 056* generados en el punto 11. Ejecuta el ajuste de fondos de los registros contables en la Transacción ZRHTR_POLIZA_PASIVO2. Efectúa la actualización de fondos en la transacción ZFITR_ACTUALIZA_FONDO de los documentos 070* generados en el punto 13. En caso de ser necesario para efecto de ajuste de fondos, realiza póliza manual en la transacción FB02 afectando la Cuenta Técnica de Nómina. Formato o Digital Digital Digital Digital Digital Digital Tantos 59

60 Responsable No. Actividad Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Especializado Compensa en la transacción F-03, los documentos 056* y 070* incluidos en la cuenta Cuenta Compensatoria de Fondos. Recibe de la Dirección de Recursos Humanos las órdenes de pago por cada concepto de Nómina. Valida la información de las órdenes de pago con la hoja de trabajo de los IQ S del punto 2 como son: importes totales del fondo, clave de nómina y cuenta contable de cada nómina. Existen diferencias? No, continúa con la actividad No. 20 En caso contrario: Comenta a la Dirección de Recursos Humanos, las diferencias para su solventación. Regresa al punto 18. Recaba rúbrica en las órdenes de pago del Titular de la y de la Jefa del Departamento de. Devuelve las órdenes de pago a la Dirección de Recursos Humanos para su trámite de pago. Da seguimiento a la cuenta de pasivo Sueldos por pagar a efecto de detectar el registro de reexpediciones y/o posibles rechazos en la dispersión de nómina. Termina el Procedimiento. Formato o Digital Oficio Oficio y órdenes de pago Tantos 60

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62 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para la revisión del compromiso del gasto. Efectuar la verificación del registro de gastos creados por compromisos contraídos por el Municipio. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental Artículos 20 y 34. Ley de Adjudicaciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal, Título Quinto, Capítulo I De los Contratos Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla , Artículos 11 al 19 y del 23 al El l Departamento de deberá validar que el Reporte de Movimientos de gasto compromiso (Orden Compromiso, SOLPED, folio y partidas) que entrega el Departamento de Presupuesto contenga las firmas correspondientes. 2. La documentación es por día de operación. 3. La documentación recibida de la Dirección de respecto al compromiso se recibe en original. 4. La orden compromiso debe traer referenciado el número Solicitud de Pedido (SOLPED). 5. Las pólizas de reclasificaciones derivadas de una observación del Departamento de Presupuesto se realizará soportándola con un formato de volante de reasignación, presupuestal, que elabora el Departamento de Presupuesto. 6. Las pólizas contables generadas en este procedimiento derivadas de reclasificaciones o registros manuales se conservan en recopiladores dentro del área para su consulta. 7. Los importes de las retenciones de I.S.R. por conceptos de honorarios y arrendamientos se envían posteriormente al cierre contable del mes al Enlace Administrativo de Tesorería por la para el trámite de entero a la Federación. Asimismo se armará un expediente con copia de los recibos, el cual servirá como soporte en la Declaración Informativa Anual del Ayuntamiento. 2 días. 62

63 Descripción del Procedimiento: para la revisión del compromiso del gasto Responsable No. Actividad Analista 2 de Analista 2 de Analista 2 de Analista 2 de Analista 2 de Recibe del Departamento de Presupuesto: reporte de movimientos, compromisos (orden de pago, folio, documento SAP y partida) y comprobantes de gasto. Verifica con base al catálogo presupuestal, que coincidan los compromisos y/o comprobantes de gasto con la partida presupuestal empleando la transacción FB03 y coteja la información de los documentos incluidos en el reporte. Separa de la documentación recibida del Departamento de Presupuesto: los contratos de obra pública y los de gasto corriente y los turna al Área de Digitalización. Recibe los documentos digitalizados de obra pública y los entrega al analista 1, para su guarda y custodia. Recibe los documentos digitalizados de gasto corriente y/o prestación de servicio y los entrega al archivo para su guarda y custodia. Termina procedimiento. Formato o Reporte en Excel Se genera reporte en Excel Reporte en Excel Reporte en Excel Tantos y copia y copia y copia y copia 63

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65 Nombre del Procedimiento de revisión de pagos de gastos erogados por el Municipio. Procedimiento: Objetivo: Verificar el registro de los pagos que la Tesorería efectúa a través de la Dirección de y Control Presupuestal (Obra Pública, Deuda Pública y Proveedores de Bienes y Servicios), así como el registro de pago por dispersión de nómina quincenal. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20, 24, 41 y 42. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla , Artículos 14 al 37, 42 al 56, 83, y del 142 al Todo pago deberá tener un registro en una cuenta contable. 2. Las facturas originales por adquisición de bienes muebles, se envían mensualmente al área responsable del manejo y control de los inventarios de los bienes muebles pertenecientes a la Secretaría de Administración. 3. Los documentos originales soporte de los pagos (contratos, estimaciones, facturas, orden de pago) por concepto de obra de contratos efectuados en la Administración Municipal quedan en poder de la. 4. El pago de nómina se realiza quincenalmente contra la cuenta de pasivo soportado con comprobantes bancarios de los traspasos efectuados a cada cuenta de los empleados o funcionarios. 5. En las órdenes de pago, debe estar anotada la Solicitud de Pedido (SOLPED) de referencia así como el documento SAP de compromiso al pie de la misma. 6. Los comprobantes de las transferencias por pago de nómina quincenal proporcionadas por el Departamento de Órdenes de Pago se revisarán con antelación por el analista de nómina y se firmarán por el Director del área. 2 días. 65

66 Descripción del Procedimiento: de revisión de pagos de gastos erogados por el Municipio. Responsable No. Actividad Analista 3 del Analista 3 del Analista 3 del Analista 3 del Analista 3 del Analista 3 del Analista 3 del Diariamente emite reporte del Sistema SAP, en la transacción S_P99_ con la finalidad de controlar los pagos efectuados. (Incluye cheques cancelados). Recibe del Departamento de Órdenes de Pago, mediante oficio, las pólizas cheque y /o transferencias con la documentación soporte, así como la comprobación de nómina de: Pensiones alimenticias, Pensionados y Jubilados, Incapacidades permanentes y Notificadores. Formato o Reporte de SAP Pólizas Cheque y/o Transferencias, y Órdenes de Pago y documentos comprobatorios Tantos es Verifica que físicamente se encuentren los documentos indicados en el oficio. Existen Diferencias? No, continúa con la actividad 4 En caso contrario: Se comenta a la Jefa del Departamento de Órdenes de Pago lo observado para que regularice a la brevedad. Verifica que los documentos comprobatorios de cada póliza cheque o transferencias cumplan con los requisitos fiscales, así como con lo estipulado en la Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público de la Administración Municipal vigente. Existen Diferencias? No, continúa con la actividad 5 En caso contrario: Se comenta con la Jefa del Departamento de Presupuesto lo observado para que regularice a la brevedad. Verifica en el Sistema SAP en la transacción FB03 que la cuenta, proveedor, fondo, monto, banco y cuenta bancaría coincidan con lo estipulado en la Orden de Pago; así mismo verifica que el Centro Gestor y la Partida de la Orden de Pago coincidan con el concepto de pago. Existen Diferencias? No, continúa con la actividad 6 66

67 Descripción del Procedimiento: de revisión de pagos de gastos erogados por el Municipio. Responsable No. Actividad Formato o En caso contrario: Analista 3 del Comenta con la Jefa del Departamento de 5.1 Presupuesto lo observado para que regularice a la brevedad. Analista 3 del Analista 3 del Analista 3 del Analista 3 del Analista 3 del Analista 3 del En el caso del pago de Impuestos, se fotocopian los documentos para integrarlos al expediente de Impuestos. En el caso de pagos que afectan al capítulo 5000, Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles, la factura original se fotocopia, dejando copia en el pago, anexándole la leyenda: La Factura se encuentra en la SECAD. La factura original se entrega al analista 5 para que la envié a la SECAD. En el caso de comprobación de nóminas de: Pensiones alimenticias, Pensionados y Jubilados, Incapacidades Permanentes y Notificadores, se efectúa conteo físico de tickets; se coteja con relación adjunta a la comprobación; y se envía al archivo de la Dirección para que se adjunte al documento de pago de nómina. Existen Diferencias? No, continúa con la actividad 9 En caso contrario: Comenta con la Jefa del Departamento de Órdenes de Pago lo observado para que regularice a la brevedad. Efectúa relación de pólizas cheque y/o transferencias, separando lo referente a obra y lo de gasto corriente, posteriormente se le asigna un número consecutivo, el cual se toma del Control de s Recibidos. Gasto Corriente Entrega documentos originales correspondientes a Gasto Corriente y/o Comprobación de Nómina, así como relación a nivel cheque y/o transferencia Pólizas Cheque y/o Transferencias, y Órdenes de Pago y documentos comprobatorios Facturas s de comprobación Reporte de recepción impreso y digital Pólizas Cheque y/o Transferencias, Tantos Copia es 3 originales impresos es 67

68 Descripción del Procedimiento: de revisión de pagos de gastos erogados por el Municipio. Responsable No. Actividad Formato o al Área de Archivo y Digitalización, para que se y Órdenes de digitalicen así como para su guarda y custodia, y Pago y éste firma de recibido. documentos Analista 3 del Analista 3 del l Archivo y Digitalización Analista 3 del Archiva relación a nivel cheque y/o transferencia, en expediente de Relaciones. Obra Pública Entrega documentos originales de Obra Pública al Área de Archivo y Digitalización en relación a nivel cheque y/o transferencia para que se digitalicen. El Área de Archivo y Digitalización, digitaliza los documentos originales referente a Obra Pública y los devuelve, así como la relación a nivel cheque y/o transferencia, en donde el Analista 3 firma de recibido. Entrega documentos originales y relación a nivel cheque y/o transferencia al Analista 1, donde éste firma de recibido, la cual se archiva en expediente de Relaciones de Obra Pública y termina el procedimiento. comprobatorios Reporte de recepción impreso Reporte de recepción impreso y digital Pólizas Cheque y/o Transferencias, y Órdenes de Pago y documentos comprobatorios de Obra Pública Pólizas Cheque y/o Transferencias, y Órdenes de Pago y documentos comprobatorios de Obra Pública Tantos 1 original impreso 2 originales impresos es es 68

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70 Nombre del Procedimiento para la verificación y compensación de la comprobación de recursos Procedimiento: financieros. Objetivo: Efectuar la verificación y compensación de aquellos gastos a comprobar a cargo de personal del H. Ayuntamiento de acuerdo a normatividad, con la finalidad de contar en todo momento con información, oportuna, veraz y confiable. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20, y 34. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla , Artículos 14, 57 al 60 y Las comprobaciones de gastos efectuadas en moneda extranjera deberán tener especificado el tipo de cambio utilizado, presentadas por las Dependencias que comprueben el gasto. 2. La comprobación de recursos financieros se efectúan mediante documentos y en caso de existir sobrantes de efectivo se deberá efectuar el reintegro de éstos. 3. Los Gastos a Comprobar deberán especificar el indicador T en el SAP para su distinción respecto a los Fondos Revolventes que son indicador B. 1 día. 70

71 Descripción del Procedimiento: para la verificación y compensación de la comprobación de recursos financieros. Formato o Responsable No. Actividad Tantos Comprobación Recibe del Departamento de Presupuesto la de recursos con 1 documentación soporte de la comprobación de documentación recursos financieros con su documentación anexa. comprobatoria Verifica en la transacción FB03 que coincida la documentación soporte con el anexo de gastos de acuerdo a la Normatividad Presupuestal vigente. Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 4 En caso contrario: Devuelve la documentación al Departamento de Presupuesto, para que solvente lo observado Revisa la comprobación del Recurso Financiero mediante la documentación presentada con apego a lo que señala la Normatividad Presupuestal vigente, y en caso de que aplique reintegro en efectivo, verifica que estén incluidos: el formato original de reintegro y la ficha de depósito. Existe diferencia? No, continúa en la actividad No. 6 En caso contrario: Devuelve la documentación al Departamento de Presupuesto, para que solvente lo observado En el caso de que el reintegro en efectivo sea por la totalidad de la comprobación del gasto, por no haberse ejercido, se llevará a cabo su compensación en la transacción F-44. Comprobación de recursos con documentación comprobatoria Comprobación de recursos con documentación comprobatoria Comprobación con documentación soporte Comprobación de recursos con documentación comprobatoria 71

72 Responsable No. Actividad Verifica en la transacción FBL1N que la compensación sea efectuada al acreedor y con el monto correcto. Termina proceso. En el caso de que la comprobación de Recursos Financieros esté integrada por facturas y reintegro en efectivo, se efectúa compensación del registro del acreedor en la transacción F-53 con indicador T. Verifica en la transacción FBL1N que la compensación sea efectuada correctamente al acreedor y con el monto correcto. Entrega la documentación soporte al archivo de la para su guarda y custodia a través de un listado. Termina procedimiento. Formato o Reporte del acreedor en SAP digital en sistema Reporte del acreedor en SAP Comprobación de recursos con documentación correspondiente a través de un reporte Tantos 72

73 INICIO Manual de Procedimientos de la, Departamento de Registro: Fecha de elaboración: Agosto 2017 Núm. De Revisión: ARE ANALISTA DE REGISTRO DE EGRESOS PROCEDIMIENTO PARA LA VERIFICACIÓN Y COMPENSACIÓN DE LA COMPROBACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 1 ARE Recibe del Depto. de Presupuesto la documentación soporte de la comprobación 2 ARE 4 ARE 6 ARE 7 ARE 8 ARE Verifica en la FB03 que coincida documentos soporte e importes de acuerdo a la Normatividad Vigente. Si Existen diferencias No Revisa comprobación con apego a Normatividad Presupuestal vigente, en caso de reintegro en efectivo verifica que contenga formato original de reintegro y ficha de deposito. Existen sobrante Si No Compensa en F-44 en caso de reintegro por el total de la comprobación. Verifica en la FBL1N que la compensación sea correcta En el caso de que la comprobación, este integrada por facturas y reintegros efectúa compensación en la F-53 con indicador T 3 Devuelve documentación al Depto. de Presupuesto para que solvente lo observado. 5 ARE Devuelve la documentación al Depto. de Presupuesto para que solvente lo observado. 9 ARE ARE Verifica en la FBL1N, que la compensación sea efectuada correctamente 10 ARE Entrega la documentación soporte al Área de Archivo de la Dirección de Contabilidad para su guarda y custodia FIN Cuadro de Firmas Abraham Aponte Espinoza Analista María Alejandra Báez Bárcenas Jefa de Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad 73

74 Nombre del Procedimiento para la verificación de alta de activos de bienes patrimoniales. Procedimiento: Objetivo: Revisar y Registrar los movimientos contables que se originen por la adquisición de bienes patrimoniales. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20, 23, 24 y 34. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla , Artículos 20, 21, 90, 100, 166 y La adquisición de bienes muebles se registra al gasto presupuestal en el momento que se adquiere, éstas quedan registradas al activo de acuerdo a su clasificación. 2. Las altas de bienes muebles e inmuebles por donación afectan a la cuenta de activo sin afectar el gasto. 3. Las altas de los bienes muebles e inmuebles exceptuando las donaciones, se registran al gasto presupuestal en el momento que se realiza, de acuerdo a su clasificación. 4. Cuando se concluyen las obras correspondientes a la clasificación de bienes propios se registran como activo. 30 días. 74

75 Descripción del Procedimiento: para la verificación de alta de activos de bienes patrimoniales. Responsable No. Actividad Formato o Tipo de Bien Bien Mueble: Analista 5 de Analista 5 de Analista 5 de Analista 5 de Analista 5 de Analista 5 de Área Solicitante Analista 5 de Recibe del analista de órdenes de pago las facturas originales de la adquisición de bienes muebles anexas a las órdenes de pago conforme se van adquiriendo, en el caso de bienes por sustitución se reciben mediante oficio de cada una de las dependencias correspondientes. Verifica en la transacción AR05, que los bienes estén registrados por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y/o Dirección de Gobierno Electrónico. Se recibe oficio por parte de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y/o la Dirección de Gobierno Electrónico, con la notificación de la incorporación de donación, así como los activos padres creados. Registra afectando a la cuenta de activo sin afectar el gasto mediante la transacción F-02. Verifica en la transacción AFAB, que el alta del activo sea correcta para efecto de la depreciación con número cero. Comunica vía telefónica al Enlace Administrativo de las dependencias que adquirieron los activos para que realice los traslados y los asigne a su personal así como el subnúmero de control del activo. Se realizan los traslados mediante la transacción ABUMN. Al final del mes se corre la depreciación de todos los activos con subnúmeros en la transacción AFAB. Facturas Oficio Contable Tantos original impreso 75

76 Responsable No. Actividad Analista 5 de Analista 5 de Analista 5 de Analista 5 de Analista 5 de Analista 5 de Envía facturas originales a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, para su guarda y custodia. Bien Inmueble: Recibe de la Dirección de Bienes Patrimoniales la escritura del bien y su avalúo catastral. Formato o Facturas Escritura y avalúo catastral Tantos Copia Verifica en la Transacción AR05, el alta del bien inmueble. Registra la actualización de valor de acuerdo a los avalúos recibidos, de la Dirección de Bienes Patrimoniales en la transacción F-02. Contable impreso Verifica la depreciación en el caso de los edificios y otros inmuebles en la transacción AFAB. Al final del mes se corre la depreciación de los activos con subnúmeros, en la transacción AFAB y termina procedimiento. 76

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78 Nombre del Procedimiento para la verificación de registro de baja y sustitución de bienes Procedimiento: patrimoniales. Objetivo: Revisar y registrar los movimientos contables que se originen por la incorporación y desincorporación de activos fijos al patrimonio del municipio. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20, 23, 24 y 34. Normatividad General para el alta, baja o desincorporación y destino final de los bienes muebles del Gobierno Municipal al servicio de las Dependencias que lo conforman, Artículos 16, 20, 27, 29, 30 y 52. Acuerdo por el que se emiten las principales reglas de registro y valoración del patrimonio. Acuerdo por el que se emiten las reglas específicas del registro y valoración del patrimonio. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y La adquisición de bienes muebles se registra al gasto presupuestal en el momento que se adquiere, éstas quedan registradas al activo de acuerdo a su clasificación. 2. El registro de los bienes inmuebles se registra al gasto presupuestal en el momento que se adquiere, éstas quedan registradas al activo de acuerdo a su clasificación, cuando se concluyen las obras se envían al activo que corresponden a bienes propios. 3. Las donaciones y/o sustituciones de bienes muebles e inmuebles se registran con el oficio que se recibe de la Dependencia correspondiente, y en caso de baja de bienes muebles e inmuebles con la aprobación de Cabildo. 30 días. 78

79 Descripción del Procedimiento: para la verificación de registro de baja y sustitución de bienes patrimoniales. Formato o Responsable No. Actividad Tantos Analista 5 de Analista 5 de Analista 5 de Recibe oficio por parte de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y/o Dirección de Gobierno Electrónico para su baja indicando en el mismo los números de los bienes. Tipo de baja Baja por Sustitución Recibe el oficio con los números de siniestro correspondiente y los nuevos números de activo que lo sustituirán. Recibe las facturas originales (proporcionadas por la aseguradora), de los bienes que sustituyen. Oficio Oficio Oficio con documentación Área Solicitante 4 Analista 5 de Analista 5 de 5 6 Área Solicitante 7 Analista 5 de 8 Es activo anterior a 2012? No, continúa en la actividad No. 7 En caso contrario: Realiza la primera parte de la baja en la transacción ABAVN. Registra la pérdida en venta contra patrimonio en la transacción F-02. Realiza la capitalización del activo contra patrimonio en la transacción F-02, alta por sustitución. Afecta las cuentas de activo contra la depreciación y pérdida en la transacción ABAVN. Realiza la capitalización del activo que sustituye mediante la transacción F-02, activo contra pérdida. Contable Contable Contable Contable impreso impreso impreso impreso 79

80 Responsable No. Actividad Área solicitante 9 Analista 5 de 10 Área solicitante 11 Analista 5 de 12 Baja por Desguace Es activo anterior a 2012? No, continúa en la actividad No. 11 En caso contrario: Registra la baja en la transacción ABAVN que sería activo contra pérdida en venta. Registra la pérdida en venta contra patrimonio en la transacción F-02 y termina proceso. Afecta las cuentas de activo contra la depreciación y pérdida en la transacción ABAVN. Confirma la cancelación de la depreciación del activo dado de baja en la transacción AFAB. Lo anterior únicamente para bienes adquiridos en 2013 en adelante y termina procedimiento. Formato o Contable Contable Contable Contable Tantos impreso impreso impreso impreso 80

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82 Nombre del Procedimiento para la compensación de Fondo Fijo. Procedimiento: Objetivo: Efectuar la compensación de aquellos fondos Fijos a cargo de personal del H. Ayuntamiento de acuerdo a normatividad aplicable, con la finalidad de contar en todo momento con información, oportuna, veraz y confiable. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20 y 34. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla , Artículos 42, 44, 47, 49 y del 52 al Los fondos Fijos deberán especificar el indicador B en el SAP para su distinción respecto a los gastos a comprobar que son indicador T. 1 día. 82

83 Descripción del Procedimiento: para la compensación de Fondo Fijo. Responsable No. Actividad Recibe del Departamento de Presupuesto la documentación soporte de la comprobación de recursos financieros correspondiente al Fondo Fijo con su documentación anexa. Verifica en la transacción FB03 que coincida la documentación soporte con el anexo de gastos de acuerdo a la Normatividad Presupuestal vigente. Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 4 En caso contrario: Devuelve la documentación al Departamento de Presupuesto, para que solvente lo observado. Revisa la comprobación del Fondo Fijo mediante la documentación presentada y con apego a lo que señala la Normatividad Presupuestal vigente. En caso de que el reintegro en efectivo sea por la totalidad de los recursos del Fondo Revolvente, por no haberse ejercido o por cancelación anticipada del mismo, se llevará a cabo su compensación mediante la transacción F-44 con el indicador BZ. Verifica en la transacción FBL1N que la compensación sea efectuada correctamente al acreedor y con el monto correcto. Termina Proceso En el caso de que la comprobación de Fondo Fijo este integrada por facturas o reintegro en efectivo se procede a la compensación del registro del acreedor mediante la transacción F-53 indicador BZ. Formato o Comprobación de recursos con documentación comprobatoria Comprobación de recursos con documentación comprobatoria Comprobación de recursos con documentación comprobatoria Comprobación con documentación soporte digital en sistema Reporte del acreedor en SAP digital en sistema Tantos 83

84 Responsable No. Actividad Analista 4 de Registro de Verifica en la Transacción FBL1N que la compensación sea efectuada al acreedor y con el monto correcto. Da seguimiento a la cuenta Fondos Fijos Compensaciones para detectar importes en tránsito que son sujetas a compensación relacionadas con fondos revolventes. Entrega la relación con la documentación soporte al archivo de la para su guarda y custodia. Termina el procedimiento. Formato o Reporte del acreedor en SAP Comprobación de recursos con documentación correspondiente a través de un reporte Tantos 84

85 INICIO Manual de Procedimientos de la, Departamento de Registro: Fecha de elaboración: Agosto 2017 Núm. De Revisión: PROCEDIMIENTO PARA LA COMPENSACIÓN DE FONDO FIJO 1 ARE Recibe del Depto. Presupuesto la documentación soporte de la comprobación de Fondo Fijo 2 ARE 4 ARE Verifica en FB03 que coincida la documentación con anexo de acuerdo a la Normatividad vigente en la FB03 Si Existen diferencias No Revisa la comprobación del Fondo Fijo, con apego a la Normatividad Presupuestal vigente 5 ARE Verifica si el reintegro en efectivo es por el total de los Recursos del Fondo Revolvente, por no haberse ejercido o por cancelación anticipada y realiza la compensación en la F-44, con indicador BZ 3 ARE Devuelve documentos al Depto. de Presupuesto, para que solvente lo observado. 7 ARE En el caso de que la comprobación este integrada por facturas y reintegros en efectivo se procede a la compensación en la F-53 indicador BZ 8 ARE Verifica que la compensación sea efectuada al acreedor y con el monto correcto en la FBL1N. 9 ARE Da seguimiento a la cuenta Fondos Fijos Compensaciones para detectar importes en tránsito que son sujetos a compensación relacionadas con fondos revolventes Cuadro de Firmas Abraham Aponte Espinoza Analista María Alejandra Báez Bárcenas Jefe de ARE ANALISTA DE REGISTRO DE EGRESOS 6 ARE Verifica que la compensación sea efectuada correctamente al acreedor y el monto en la FBL1N 10 ARE Entrega la relación con la documentación soporte al Area de Archivo de la Dirección de Contabilidad para su guarda y custodia. FIN Cecilia Flores Pérez Directora de Contabilidad 85

86 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Fundamento Legal: Procedimiento para la emisión de estados financieros del Sistema SAP. Efectuar el registro contable de los ingresos y egresos, para emitir los estados financieros actualizados. Ley General de Contabilidad Gubernamental Artículos 3, 4 fracciones XXII, XXIII, XXVII, 19 fracción VI, 20, 33, 34, 36, 44, 45, 46, 48 y 49 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla, Artículo 11 fracción VIII Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y La emisión de los Estados Financieros se debe efectuar al cierre de movimientos, para lo cual se consideran todos los ingresos y egresos del Municipio 2. Como medida para verificar el cierre de movimientos se deberá realizar la conciliación contable y presupuestal al cierre de mes y así como todas y cada una de las conciliaciones bancarias mensuales que correspondan, y apegarse en su totalidad a las leyes y normas vigentes 3. El cierre de movimientos de cada mes se efectuará, tomando en cuenta el calendario de sesiones que indica la Comisión de Patrimonio y Hacienda Municipal y Sesiones del Cabildo a efecto de que el titular de la Dirección de Contabilidad presente los Estados Financieros para su análisis, discusión y aprobación por dicha Comisión previamente a su aprobación por el Cabildo 4. Los Estados Financieros firmados y autorizados se entrega un juego original a la Auditoría Superior del Estado de Puebla (ASEP) y otro juego original se conserva en el Departamento de Cuenta Pública para su resguardo. 5 días. 86

87 Descripción del Procedimiento: Para la emisión de estados financieros del Sistema SAP. Responsable No. Actividad Jefe de Departamento de Jefe de Departamento de 1 Realiza reunión de trabajo con el titular del Departamento de para revisar el status y llevar a cabo el cierre del mes. Formato o Tantos 2 Emite el cierre contable del mes. 3 4 Genera la balanza de comprobación en la Transacción S_ALR_ y se carga a Excel. Emite los Estados Básicos: de Situación Financiera y Estado de Actividades en la Transacción ZTRFI_CONAC_CONTA. 5 Efectúa la validación de los mismos Envía para su revisión y autorización a los titulares de los Departamentos de y. Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 8 En caso contrario: Efectúa el análisis y detecta las diferencias, para efectuar la corrección en la Transacción ZTRFI_CONAC_CONTA. Si no pueden ser solventadas en la Transacción ZTRFI_CONAC_CONTA se detallan en anexo las observaciones detectadas. Envía por correo electrónico a la Dirección de Gobierno Abierto con copia a los titulares de la y del Departamento de la relación de observaciones para su solventación. Balanza de Comprobación Estado de Situación Financiera y Estado de Actividades Estado de Situación Financiera y Estado de Actividades Estado de Situación Financiera y Estado de Actividades Anexo de las observaciones digital Anexo de las observaciones digital 87

88 Responsable No. Actividad Efectúa el seguimiento de las observaciones, hasta que estas sean solventadas por la Dirección de Gobierno Abierto. Regresa a la actividad número 6 Se actualizan las firmas de los Estados Financieros en la Transacción ZFITR_FIRMAS. Envía por correo electrónico los Estados Financieros Básicos al titular del Departamento de Cuenta Pública, para que efectúe la impresión y recabe las firmas de los respectivos titulares. Termina el procedimiento. Solicita al titular del Departamento de Cuenta Pública, la actualización de las Notas de Gestión para que efectúe su actualización y posteriormente en la transacción ZTRFI_CONAC_CONTA efectúa la carga en SAP. Emite posteriormente 7 Estados y 6 Notas Financieras en la Transacción ZTRFI_CONAC_CONTA para entregar a la Auditoría Superior del Estado de Puebla: Estado de Situación Financiera. Notas al Estado de Situación Financiera. Estado de Actividades. Notas al Estado de Actividades. Estado de Variaciones en la Hacienda Pública/ Patrimonio. Notas al Estado de Variaciones en la Hacienda Pública/ Patrimonio. Estado de Flujo de Efectivo. Notas al Estado de Flujo de Efectivo. Estado Analítico del Activo. Estado Analítico de la Deuda y Otros Pasivos. Estado de Cambios en la Situación Financiera. Notas de Gestión Administrativa. Notas de Memoria Formato o Balanza de Comprobación mensual Siete Estados Financieros y Seis Notas Tantos es 88

89 Responsable No. Actividad Envía para su revisión y autorización a los titulares de los Departamentos de y. Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 15 En caso contrario: Efectúa el análisis y detecta las diferencias para efectuar la corrección en la Transacción ZTRFI_CONAC_CONTA. Si no pueden ser solventadas en la Transacción ZTRFI_CONAC_CONTA se detallan en anexo las observaciones detectadas. Envía por correo electrónico a la Dirección de Gobierno Abierto con copia a los titulares de la y del Departamento de la relación de observaciones para su solventación. Efectúa el seguimiento de las observaciones, hasta que estas sean solventadas por la Dirección de Gobierno Abierto. Regresa a la actividad número 12 Se actualizan las firmas de los Estados Financieros en la Transacción ZFITR_FIRMAS. Envía por correo electrónico los Estados Financieros y Notas respectivas al titular del Departamento de Cuenta Pública, para que efectúe la impresión y recabe las firmas de los respectivos titulares. Termina el procedimiento. Formato o Siete Estados Financieros y Seis Notas Anexo de observaciones (digital) Anexo de las observaciones digital Balanza de Comprobación mensual Tantos es 89

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91 Nombre: Procedimiento para la revisión de fondos. Objetivo: Revisión y corrección de los registros descuadrados por fondo de todos los documentos. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20 y 34 Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y Los documentos que presenten fondos diferentes generan un documento 6000 con clave ZF. 2. Se selecciona la lista de documentos y en el campo de clase de documento se anota la clave ZF, en el campo fecha de contabilización se anota la fecha que se quiere revisar. 3. Se le da seguimiento a los documentos reportados con base en los usuarios que incidieron en dichos descuadres para su corrección. 1 día. 91

92 Descripción del Procedimiento: para la revisión de Fondos Responsable No. Actividad Especializado de Especializado de Especializado de Especializado de Especializado de Especializado de Especializado de Especializado de Genera la Transacción ZFITR_ACTUALIZAFONDO, para detectar los documentos con fondos diferentes. Emite los documentos que presentan fondos diferentes, los cuales generan un documento Estos documentos se visualizan con la Transacción FB03. Selecciona la lista de documentos y en el campo de clase de documento se anota la clave ZF, y en el campo fecha de contabilización se anota la fecha que se quiere revisar. Revisa la lista de los documentos 6000 e identifica los usuarios para localizar en qué Departamento se realizó el registro del documento. Analiza el documento de referencia que aparece en el documento 6000 anotando las observaciones que se derivan por el descuadre de los fondos en los diferentes casos. Cancela los documentos que se referencian entre sí (anulación de documento erróneo). Da seguimiento a los documentos restantes para su corrección, por medio del registro de un nuevo documento. Queda en espera de que se emita el nuevo documento 6000 con el cual se compensa el primero y termina procedimiento. Formato o Listado de documentos s Contables Nuevo documento Contable Tantos 92

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94 Nombre del Procedimiento para la revisión de los recursos otorgados a las Juntas Auxiliares. Procedimiento: Objetivo: Revisión, comprobación y presentación de los estados financieros de los recursos otorgados a las Juntas Auxiliares. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 41 y 42 Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla, Artículo 230. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla , Artículos 83 y Cuando se hace la revisión de la documentación, se debe verificar el orden, firmas y sellos originales. 2. Si existe alguna observación se le notifica a la Junta Auxiliar, vía correo electrónico, detallando el número del formato. 3. Se verifica con el Depto. de, que se ha efectuado el cobro de la comprobación presentada. 4. El acuse de recibo se sella hasta que la Junta Auxiliar solvente todas las observaciones. 1 día. 94

95 Descripción del procedimiento: para la revisión de los recursos otorgados a las Juntas Auxiliares Formato o Responsable No. Actividad Analista 6 de Analista 6 de Analista 6 de La Junta Auxiliar Analista 6 de Turna el clasificador (Catálogo por Objeto del Gasto) y la Normatividad a las Juntas Auxiliares, que deben aplicar, una vez que el Departamento de lo reciba por la Dirección de y Control Presupuestal. Emite cuadro de Análisis del gasto ejercido por la Junta Auxiliar dentro de los cinco días hábiles siguientes al cierre contable de cada mes, este se emite en la transacción FAGLB03 Este contiene la participación que otorga el Municipio. Dentro de los primeros 5 días hábiles del mes, envía vía correo electrónico al Presidente y/o Tesorero el Cuadro de Análisis del Gasto correspondiente a su participación mensual. Presenta dentro de los primeros 15 días hábiles de cada mes su comprobación correspondiente ante el Departamento de para su revisión y aceptación correspondiente. Recibe mediante Oficio la comprobación integrada de la siguiente forma : Oficio dirigido al Tesorero Municipal. Estados Financieros y Formatos que lo soportan. Documentación comprobatoria (Copias de INE para cotejo de firmas en nómina). Copia del Cheque de Participaciones. Comprobación de Recursos Pólizas contables que se requieran. Debiendo reunir los siguientes requisitos: La documentación debe presentarse con folio (Parte superior derecha, enumerando a partir de la Balanza de Comprobación). Todos los Estados Financieros y Formatos deben venir firmados por el Presidente, el Secretario y el Tesorero de la Junta Auxiliar. Toda la comprobación debe venir firmada por el Presidente de la Junta Auxiliar y sellada con el sello oficial de la Junta. La documentación comprobatoria debe ser en Catálogo por Objeto del Gasto Se genera Reporte en Excel digital Formato de recibo de análisis de gasto de las juntas 1 por mes Comprobación mensual correspondiente Oficio y formatos indicados Tantos digital 95

96 Analista 6 de La Junta Auxiliar Analista 6 de Analista 6 de original. No se aceptan firmas por poder o por ausencia. No se aceptan tachaduras o enmendaduras. Los egresos se ejercerán de acuerdo a la normatividad y demás disposiciones legales aplicables vigentes. El catálogo y el Clasificador aplicable vigente deberá aplicarse sin que proceda modificación salvo previa autorización del H. Ayuntamiento de Puebla. Los formatos que no sean utilizados por la Junta Auxiliar deberán presentarse con la leyenda No Aplicable. La presentación de la Comprobación deberá ser perforada y presentada en un folder sujeto por un broche Baco. Existen diferencias? No, continúa en la Actividad 6. En caso contrario: Realiza las observaciones a cada Junta Auxiliar para que estas se solventen. Solventa las observaciones de la Comprobación y las entrega al Departamento de. Verifica con el Departamento de que se efectuó el cobro del cheque de la comprobación presentada, lo anterior es indispensable para que la comprobación sea aceptada. Se efectuó el cobro? Si, continúa con la actividad 7. No, se comenta a la Junta Auxiliar para que efectué el cobro del cheque y con ello estar en posibilidades de aceptar la comprobación Formatos indicados Formatos indicados Copia de cheque Copia Analista 6 de 7 Otorga el acuse de recibido. Termina el procedimiento. Oficio y Formatos Indicados. 96

97 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 97

98 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Nombre del Procedimiento para el registro de préstamos por fondo. Procedimiento: Objetivo: Registrar y dar seguimiento a los préstamos que se realizan entre fondos hasta que se efectué su devolución. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG) Artículos 20 y 34. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y La clasificación de los movimientos financieros de acuerdo a las claves establecidas, se registran únicamente las que tienen abreviación CXP y DEVCXP que corresponden a los préstamos entre fondos y su devolución correspondiente. 1 día. 98

99 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Descripción del Procedimiento: para el registro de préstamos por fondo. Responsable No. Actividad Recibe el oficio y relación del Departamento de Órdenes de Pago donde muestra una relación de movimientos financieros realizados como: (Traspasos, Cuentas por Pagar, Fondeo por Pago, Devolución de Cuentas x Pagar y Cancelación de Cuentas) Verifica que la relación coincida con la documentación comprobatoria y que cuente con firmas originales. Facilita documentos originales al titular del Departamento de Registros de con la finalidad de que identifique los movimientos que afectan a su área y de ser así los fotocopie. 4 Clasifica los movimientos financieros Tipo de Movimiento Traspaso Verifica que la cuenta de origen como la cuenta de destino tengan el mismo fondo. Fin Cuentas por Pagar Verifica qué cuenta bancaria realiza el préstamo y la razón del porqué se genera esa Cuenta por Pagar. Procede al registro contable en la Transacción F-02, con clase de póliza SA, con cargo a la cuenta Deudores por Fondo y abono al acreedor por fondo. Devolución de Cuentas por Pagar Formato o Oficio, movimientos financieros, con documentación soporte Por tipo de movimiento Movimientos Financieros Contable Tantos y copia 99

100 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Responsable No. Actividad Analista 4de Recibe oficio y relación del Departamento de Órdenes de Pago. Registra contablemente el cargo al acreedor por fondo con abono a la cuenta deudora por fondo en la transacción F-02 clase SA. Realiza la compensación del acreedor en la transacción F-44. Fin Fondeo por Pago Verifica que el concepto de pago corresponda al concepto de impuestos como ISR, 3% sobre nómina, Seguro Social e INFONAVIT. Toma en cuenta que para este tipo de movimientos no debe existir clave repetitiva. En caso de que exista una clave repetitiva notifica al Departamento de Órdenes de Pago para que cancele el documento respectivo. Fin Fondeo por Cancelación de Cuenta Valida cual fue el registro de ese movimiento (si son gastos, ingresos y el ejercicio al que corresponde) para su registro correspondiente. Fin del proceso Formato o Oficio, movimientos financieros, con documentación soporte Contable Contable Movimiento Financiero Contable Tantos y copia 100

101 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión:

102 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Fundamento Legal: Procedimiento para la determinación y captura de retenciones del 10% de ISR mensual y su declaración anual. Determinar la declaración y entero de retenciones del 10% de ISR Ley de Impuesto Sobre la Renta, Artículos 27 fracciones V y 99 fracciones I, II, III y V. Ley General de Contabilidad Gubernamental, Artículos 20 y 34. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Operación: Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28 Es un proceso compartido, con las Direcciones de Recursos Humanos y de y Control Presupuestal, por lo que se debe vigilar la correcta ejecución y registro correspondiente. Mensual. 102

103 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Descripción del Procedimiento: para la determinación y captura de retenciones del 10% de ISR mensual y su declaración anual. Formato o Responsable No. Actividad Tantos Analista 2 de Analista 2 de Analista 2 de Analista 2 de Analista 2 de Analista 2 de Analista 2 de Analista 6 de Analista 2 de Analista 2 de Analista 2 de 1 Recibe documentación soporte del Departamento de Presupuesto. 2 Separa y clasifica por honorarios y arrendamiento Saca copia de la orden de pago del recibo de honorarios y/o arrendamiento. Genera un reporte en la Transacción S_PL0_ Genera un cuadro comparativo en Excel en donde se clasifican por honorarios y arrendamientos, incluye número de acreedor, nombre del acreedor, importe, fondo, documento de pago y la cuenta contable, para honorarios: y arrendamientos: Elabora Orden de Pago y genera oficio dirigido al Enlace Administrativo de la Tesorería. Envía al Enlace Administrativo de la Tesorería las órdenes de pago y el oficio firmado por el titular de la. Realiza el registro en línea, en el portal del SAT y genera un acuse de recibo por el registro de ese impuesto. Captura mensualmente la información en un archivo denominado: vaciado de retenciones. Efectúa conciliación de lo registrado en el vaciado de retenciones con lo registrado en SAP. Captura la Declaración Informativa Múltiple, y se envía de forma electrónica al SAT y termina procedimiento. Órdenes Compromiso Órdenes Compromiso Órdenes de Pago Se genera reporte en sistema Reporte en Excel Orden de Pago y Oficio Oficio digital del SAT y Acuse de recibo Reporte en Excel Se genera auxiliar contable Formato de Acuse de recibido por el SAT Copia Copia Copia y copia y copia 103

104 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión:

105 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Procedimiento para la cancelación de registro de pasivo de nómina. Cancelar los cheques no cobrados oportunamente, por concepto de nómina. Fundamento Legal: Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, Artículos 42, 65, 75, 191, 192 Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20 y 34. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y La Dirección de Recursos Humanos a través de la Dirección de y Control Presupuestal solicita la reexpedición de cheques cancelados 2. Los cheques cancelados que corresponden a ejercicios anteriores se afectan a la cuenta de Resultado de Ejercicios Anteriores. 3. Los cheques cancelados que correspondan al ejercicio actual se afectan a cuentas de gasto, que previamente indicará la Dirección de Recursos Humanos mediante oficio. 1 día. 105

106 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Descripción del Procedimiento: para la cancelación de registro de pasivo de nómina. Responsable No. Actividad Especializado de Especializado de 1 2 Recibe oficio del Departamento de Órdenes de Pago adscrito a la Dirección de y Control Presupuestal en el que envía: Cheques y Pólizas Cheques cancelados, donde indica se realice la cancelación del pasivo respectivo. Coteja en la transacción FB03 la correcta cancelación del cheque, y que el importe, concepto y beneficiario coincidan. Cancelación de ejercicios anteriores: Formato o Oficio Tantos Depto. de 3 Efectúa póliza en transacción F-02 afectando cuentas de pasivo y Resultado de Ejercicios Anteriores (REA). Digital Especializado de Especializado de Especializado de Reexpedición de cheque de Ejercicios Anteriores: Recibe orden de pago del Departamento de Órdenes de Pago adscrito a la Dirección de y Control Presupuestal donde solicita se le otorgue número de documento SAP para que proceda la reexpedición del cheque. Cancelación del ejercicio actual: Recibe oficio de la Dirección de Recursos Humanos en el que indica, el número de control y nombre del trabajador, importe y las claves y conceptos nómina a donde deberá ingresar el recurso. Efectúa póliza en transacción F-02 afectando cuentas de pasivo y de gasto. Oficio 106

107 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Descripción del Procedimiento: para la cancelación de registro de pasivo de nómina Responsable No. Actividad Formato o Reexpedición de cheque del Ejercicio actual: Recibe orden de pago del Departamento de Órdenes de Pago adscrito a la Dirección de y Control Presupuestal y verifica en la Especializado 7 transacción FBL3N que exista disponibilidad de de recurso en cuenta de pasivo para cubrir la reexpedición solicitada, así mismo coteja el Orden de Pago fondo y cuenta contable de la orden de pago. Especializado de Especializado de 8 9 Existen diferencias? No, continúa con la actividad 9. En caso contrario: Comenta a la Dirección de Recursos Humanos las diferencias para que solvente. Regresa a la actividad 5. Recaba rúbrica del titular de la Dirección de Contabilidad y de la jefa del Departamento de para la orden de pago y la devuelve a la Dirección de Recursos Humanos. Termina procedimiento. Orden de pago Tantos 107

108 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión:

109 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Nombre del Procedimiento: Procedimiento para la consolidación de estados financieros de los Organismos Públicos Descentralizados (OPD S) y Municipio de Puebla. Objetivo: Efectuar la consolidación de Estados y Notas Financieras de los Organismos Públicos Descentralizados y del Municipio de Puebla. Fundamento Legal: Ley General de Contabilidad Gubernamental Artículos 3, 4 fracciones XXII, XXIII, XXVII, 19 fracción VI, 20, 33, 34, 36, 44, 45, 46, 48 Y 49. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla, Artículo 11 fracción VIII. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y 28. Políticas de Operación: 1. Para la consolidación de los Estados y notas Financieras, los OPD S y Municipio de Puebla deberán integrar sus estados financieros en forma anualizada. 2. Los OPD S enviarán el detalle e importe de las participaciones otorgadas por el Municipio durante el ejercicio a consolidar. 3. Los OPD S oficializarán el envío de sus Estados Financieros una vez que reciban el estatus de VALIDADO a través de la Plataforma de Consolidación de Estados Financieros (CEFIN). Así mismo deben anexar los Estados Financieros emitidos de la Plataforma CEFIN 4. Los Oficios y Estados Financieros recibidos en el punto anterior, se digitalizan y se cargan en la Plataforma (CEFIN). 5. La responsabilidad por la información otorgada y capturada en la plataforma (CEFIN) corresponde a los OPD S 6. Los Estados y Notas Financieras firmadas y autorizadas se entrega un juego original a la Auditoría Superior del Estado de Puebla (ASEP) y el otro juego original se conserva en el Departamento de Cuenta Pública para su resguardo. Tiempo Promedio de 15 días. Gestión: 109

110 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Descripción del Procedimiento: para la consolidación de estados financieros de Organismos Públicos..Descentralizados (OPD S) y Municipio de Puebla. Formato o Responsable No. Actividad 1 OPD S 2 OPD S / Envía oficio a los Organismos Públicos Descentralizados (OPD S) para que inicien captura de cifras en la Plataforma de Consolidación de Estados Financieros (CEFIN), así mismo les solicita importes de las participaciones otorgadas. Envían mediante correo electrónico las participaciones recibidas durante el ejercicio a consolidar. Concilia con registros contables las cifras enviadas por los OPD S respecto a las participaciones otorgadas en el ejercicio a consolidar. Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 5 En caso contrario: Comenta al Organismo Público Descentralizado (OPD) las diferencias detectadas para que se aclaren y/o solventen. Regresa a la actividad 3 Capturan en la Plataforma de Consolidación de Estados Financieros (CEFIN), los 5 Estados Financieros: Estado de Actividades, Estado de Situación Financiera, Estado de Cambios en la Situación Financiera, Estado de Flujo de Efectivos y Estado de Variación en la Hacienda Pública/Patrimonio, así como las participaciones otorgadas, según Manual de Usuario CEFIN. Revisa en la Plataforma de Consolidación de Estados Financieros (CEFIN), los 5 Estados Financieros de cada OPD, según Manual de Usuario CEFIN. Existen diferencias? No, continúa con la actividad No. 7 En caso contrario: Indica al OPD solvente la diferencia y efectúe la modificación en la plataforma de captura CEFIN, con apoyo en su caso, de la Dirección de Gobierno Abierto. Regresa a la actividad 5. Oficio Digital Digital Tantos 110

111 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Responsable No. Actividad 7 OPD`S Aplica el estatus de validado a cada OPD en la Plataforma CEFIN, incluyendo al Municipio. Imprimen en la plataforma CEFIN los Estados Financieros y los envían mediante oficio a la Tesorería Municipal debidamente firmados. Recibe de las OPD s oficios y Estados Financieros, los digitaliza y los carga a la plataforma CEFIN, los originales se archivan en expediente de CONSOLIDACIÓN DE OPD S Efectúa desde la plataforma CEFIN la emigración de los 5 Estados Financieros de cada OPD y el Municipio al Sistema SAP para que se lleve a cabo la respectiva consolidación. Revisa en SAP que la emigración y consolidación de los Estados y Notas Financieras sea correcta. Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 13 En caso contrario: Indica a la Dirección de Gobierno Abierto las diferencias a efecto de que apoye en la modificación y/o corrección en el Sistema SAP. Regresa a la actividad 11 Actualiza en ZFITR_FIRMAS nombres y cargos de las personas que firman los Estados Financieros Consolidados Emite en ZFITR_EFC los Estados Financieros y Notas Consolidadas de los OPD`S y del Municipio. Envía por correo electrónico los estados y notas consolidadas al titular del Departamento de Cuenta Pública, para que efectúe la impresión y recabe las firmas de los respectivos titulares para con ello efectuar la entrega a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Termina el Procedimiento. Formato o digital Oficio y Estados Financieros digital digital Estados Financieros y Notas Estados Financieros y Notas Tantos 111

112 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión:

113 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Fundamento Legal: Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Procedimiento para la elaboración de formato de reintegro en efectivo. Efectuar formato de reintegro de efectivo referentes a: Recursos no ejercidos por concepto de Gastos a Comprobar, cancelación de Fondos Fijos, conceptos de nómina y cancelación total o parcial de Apoyo de Becas. Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), Artículos 20 y 34. Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículos 27 y El reintegro deberá efectuarse en efectivo. 2. La persona que realiza el trámite deberá proporcionar el nombre de la persona que recibió el recurso, así como el importe y el concepto por el que reintegra. 3. En relación al reintegro por conceptos de nómina como: sueldos, retenciones, entre otros, es indispensable que Recursos Humanos proporcione los datos del trabajador, así como el periodo y concepto del reintegro. 4. En el caso de que el reintegro por concepto de nómina corresponda a ejercicios anteriores, éste se efectuará a la institución y cuenta bancaria correspondiente al fondo Cuando el reintegro por concepto de nómina corresponda al ejercicio actual, se efectuará a la institución y cuenta bancaria que indique el IQQ del periodo a reintegrar. 6. Respecto al reintegro por concepto de Apoyo de Becas, es necesario que Recursos Humanos otorgue el nombre de la persona o institución que recibió el apoyo, así como el periodo y concepto del reintegro. 1 día. 113

114 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Descripción del Procedimiento: para la elaboración de formato de reintegro en efectivo. Responsable No. Actividad Dependencia 1 Dependencia 2 Analista 4. de Especializado Solicita Formato de Reintegro, determinando el concepto de reintegro, que puede ser por: gastos a comprobar, cancelación de fondo fijo, conceptos de nómina (sueldos, retenciones, entre otros) y cancelación total o parcial de apoyo de beca. Formato o Por concepto de Gastos a Comprobar / Cancelación de Fondos Fijos: Proporciona nombre de la persona que efectúa el rembolso, así como la fecha, concepto e importe a reintegrar. Consulta en FBL1N los datos proporcionados por la Dependencia, y determina la Institución Bancaria, cuenta bancaria, fondo y documento SAP con el que recibió el recurso. Efectúa Formato de Reintegro que incluye: monto a reintegrar, documento SAP y fecha con el que recibió el recurso, número de cheque, concepto detallado del reintegro, fondo, nombre y extensión de la persona que realiza el trámite. Solicita al Especializado visto bueno del Formato de Reintegro. Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 7 En caso contrario: Solventa las diferencias. Continúa con actividad 5 Recaba rubrica de la persona que solicito el Formato de Reintegro. 8 Rubrica el Formato de Reintegro Recaba rubrica del Titular del Depto. de y el sello oficial de la Dirección de Contabilidad para el Formato de Reintegro. Otorga original del Formato a la persona que solicito el formato y otro original lo archiva en expediente de Formato de Reintegro. Reporte del acreedor en SAP Formato de Reintegro Formato de reintegro Formato de reintegro Formato de reintegro Formato de reintegro Formato de reintegro Formato de reintegro Tantos 2 es 2 originales 2 es 2 es 2 es 2 es 114

115 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Responsable No. Actividad Dependencia Una vez que efectúa el depósito en efectivo en la Institución Bancaria, proporciona copia fotostática del comprobante del depósito bancario al l Departamento de. Verifica que el comprobante del depósito bancario coincida con lo que indica el Formato de Reintegro. (Importe, Institución Bancaria y Cuenta Bancaria). Existen diferencias? No, continúa en la actividad No. 14 En caso contrario: En el caso de que la diferencia en el importe sea menor a lo que indica el formato de reintegro, le comenta a la dependencia lo observado, para que efectúe el depósito faltante. En el caso de que el importe depositado sea mayor a lo indicado en el Formato de Reintegro o que la institución bancaria y/o cuenta bancaria no coincidan, le requiere a la dependencia realice el reembolso correctamente, de acuerdo al formato de reintegro otorgado. Recibe del Departamento de Presupuesto de la Dirección de y Control Presupuestal, la comprobación del recurso, que incluye los originales del formato de reintegro y del comprobante del depósito bancario. Realiza póliza en transacción F-02 contable por el ingreso de efectivo y por la disminución de pasivo con indicador SA. Imprime póliza en FB03, agrega formato de reintegro y original del comprobante del depósito y se archiva en expediente de póliza del mes. Fin. Por conceptos de Nómina: Formato o Boucher Comprobación de Recursos Financieros Póliza Tantos Copia SECAD (Recursos Humanos) 17 Proporciona los datos del trabajador, (nombre y número de control) así como el periodo, concepto e importe a reintegrar. 115

116 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Responsable No. Actividad Proporciona al Titular del Depto. de los datos del trabajador (nombre y número de control) concepto y periodo a reintegrar, para que el Titular consulte el IQQ del período y otorgue el fondo y la institución y cuenta bancaria a donde se efectuará el reintegro. Continúa con la actividad 4 a Recibe de la Dirección de Recursos Humanos, oficio que incluye los originales del formato de reintegro y del comprobante del depósito bancario, así como el detalle del reintegro (datos del trabajador, importe, periodo, claves y conceptos de nómina). Formato o Oficio Tantos Continúa con la actividad 15 a 16. Fin. Por concepto de Apoyo de Becas: SECAD (Área de Becas) Proporciona nombre de la persona o institución educativa que recibió el recurso, así como la fecha, concepto e importe a reintegrar. Continúa con la actividad 3 a 13. Recibe de la Dirección de Recursos Humanos, oficio que incluye los originales del formato de reintegro y del comprobante bancario, así como el detalle del reintegro (datos del trabajador, importe, periodo). Oficio Continúa con los pasos 15 y 16. Fin. Fin del proceso. 116

117 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión:

118 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 V. DEPARTAMENTO DE CUENTA PÚBLICA Nombre del Procedimiento: Objetivo: Fundamento Legal: Procedimiento para la presentación de Estados Financieros, Presupuestales y Programáticos, así como información financiera a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Coordinar la integración de los documentos que deben ser entregados a la Auditoría Superior del Estado de Puebla, a fin de cumplir el Acuerdo de fechas emitido por dicho ente fiscalizador. Ley General de Contabilidad Gubernamental; artículos 3, 4 fracciones VII, VIII, XII, XVIII, XXI, XXII, XXIII, XXV y XXIX, 16, 19 fracción VI, 33, 36, 37, 44, 45, 46, 48 y 49, Transitorios artículo 3 fracción III y 6 segundo párrafo. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla; artículos 2 fracción V, 12 fracción I y 77 fracción XXXI. Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios; Artículos 1, 2 fracción IX, 4, 5, 18 y Vigésimo Transitorio. CRITERIOS para la elaboración y presentación homogénea de la información financiera y de los formatos a que hace referencia la Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios. Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior para el Estado de Puebla; artículos 1, 2, 3, 4 fracciones XII y XXI, 33 fracciones X, XI, XII, XIII, XIX, XX y XXXVI y 54 fracciones I, IV Y IX inciso a). Ley Orgánica Municipal; artículo 166 fracciones VIII y XXI. Código Fiscal y Presupuestario para el Municipio de Puebla; artículos 311 fracciones I, II y III, 313 y 315 fracción IV. Políticas de Operación: Reglamento Interior de la Tesorería Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla; artículos 14 fracciones I, IV, V, XXIII y XXXV, 24 fracciones II, VII y VIII y 30 fracciones I, II, III, V, VII y VIII. 1. Para la emisión de los estados financieros se deberá efectuar el cierre del mes que corresponda, para lo cual se consideraran todos los ingresos y egresos del Municipio. 2. Se deberá conciliar las cifras presentadas en los Estados Financieros, Notas y demás información financiera. 3. El cierre de cada mes se programará considerando los Calendarios de Sesiones que indica la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal 118

119 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Tiempo Promedio de Gestión: y el H. Cabildo. 4. El Director(a) de Contabilidad deberá presentar los estados financieros e información financiera para su análisis, discusión y aprobación por dichos Órganos. 5. Los estados financieros e información financiera firmada y autorizada se presentarán en la fecha establecida ante la Auditoría Superior del Estado de Puebla y se resguardará un original en el Departamento de Cuenta Pública además de ser remitidos a la Unidad Administrativa de Acceso a la Información de la Tesorería Municipal que a su vez, informará mensualmente a la Coordinación General de Transparencia para su publicación en el portal del Ayuntamiento. 10 días 119

120 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Descripción del Procedimiento: Presentación de Estados Financieros, Presupuestales y Programáticos, así como información financiera a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Formato o Responsable No. Actividad Tantos Jefe/a de Departamento de y Jefe/a de Departamento de Especializado del Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de y Jefe/a de Departamento de Especializado del Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de y Jefe/a de Departamento de Jefe/a de Departamento y Especializado del Departamento de Cuenta Pública Especializado del Departamento de Cuenta Pública 7 Entrega Balanza de Comprobación; elabora Tarjetas Analíticas de los rubros que integran el Estado de Situación Financiera y el Estado de Actividades. Revisa y concentra las tarjetas; en su caso, solicita las correcciones a las jefaturas. Entregan tarjetas corregidas y Estados Financieros de Situación Financiera y de Actividades. Con las tarjetas y Estados integra carpetas para Tesorero/a y Director/a de Contabilidad, para revisión de cifras conjuntamente con el Tesorero/a. En su caso, realiza las correcciones hechas por el Tesorero/a Integran la carpeta que contiene Tarjetas Analíticas y Estados de Situación Financiera y de Actividades y se digitaliza para su entrega al Presidente de la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal. Imprime para la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal lo siguiente: Estado de Situación Financiera. Estado de Actividades. Balanza de Comprobación, Tarjetas Analíticas Tarjetas Analíticas Tarjetas analíticas y Estados Financieros Impreso Impresa y Digital Estados Financieros e Informes 1 borrador 3 tantos 2 Carpetas 1 Carpeta y CD 3 es 120

121 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal Secretaría del Ayuntamiento Jefe/a de Departamento de Especializado del Departamento de Cuenta Pública Informe de Avance de Gestión Financiera (Trimestral) Se lleva a cabo la Sesión de la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal, en la que se discuten y aprueban los Estados Financieros Presenta los Estados Financieros para aprobación del H. Cabildo, siendo éstos: Estado de Situación Financiera Estado de Actividades Informe de Avance de Gestión Financiera (Trimestral) Remite al Departamento de Cuenta Pública los Estados Financieros y la Balanza de comprobación Realiza la impresión de los siete Estados Financieros para recabar firmas del Presidente Municipal, Secretario del Ayuntamiento, Tesorero Municipal y respecto a las Notas a dichos Estados únicamente se recaba las rubricas del Tesorero Municipal y del Director/a de Contabilidad, siendo éstos: Estado de Situación Financiera. Notas al Estado de Situación Financiera. Estado de Actividades. Notas al Estado de Actividades. Estado de Variaciones en la Hacienda Pública/ Patrimonio. Notas al Estado de Variaciones en la Hacienda Pública/ Patrimonio. Estado de Flujo de Efectivo. Notas al Estado de Flujo de Efectivo. Estado Analítico del Activo. Estado Analítico de la Deuda y Otros Pasivos. Notas de Memoria. Notas de Gestión Administrativa. Estado de Cambios en la Situación Financiera. Estados Financieros e Informe firmados Acta de Cabildo Digital Impreso 2 es 1 original 2 es 121

122 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Especializado del Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Especializado del Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Reúne los demás documentos que correspondan a otras áreas de la Tesorería para recabar las firmas correspondientes. De la Dirección de : Estado Analítico de y Formatos de la Ley de Disciplina Financiera. De la Dirección de y Control Presupuestal: Estados Analíticos del Ejercicio del Presupuesto de, Formato de Obras y Acciones R-1, Informe de Avance de Gestión Financiera y Formatos de la Ley de Disciplina Financiera. De acuerdo a la periodicidad que indique el Acuerdo de ASEP, Concentra Acta de la Comisión de Patrimonio y Hacienda, Constancia del Auditor Externo, SEIRMA, Conciliaciones Bancarias, Recibos de Participaciones, Cédula de Impuesto Predial y Expedientes de Obra que también se incluyen en el paquete de Estados Financieros. Solicita número de oficios en Oficialía de Presidencia e imprime y recaba firmas del Tesorero/a y Presidente Municipal. Una vez recabadas las firmas se digitaliza la totalidad de los documentos y se respalda en medio magnético CD. Presenta los documentos a la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Resguarda la información y Acuse de recibido por parte de la Auditoría Superior del Estado de Puebla. Notifica a la Secretaría Particular de Presidencia, Secretaría del Ayuntamiento, Presidencia de la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal, Contraloría Municipal y Unidad Administrativa de Acceso a la Información de la Tesorería Municipal, que los Estados Financieros fueron presentados ante la Auditoría Superior del Estado de Puebla y termina el procedimiento. Impreso Impreso Impreso Toda la documentación y digital Impreso Acuse Oficios 2 a 3 originales según corresponda 1 original y/o copias certificadas según corresponda 2 originales 1 original y 1 CD 1 original 5 oficios 122

123 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión:

124 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Nombre del Procedimiento: Objetivo: Fundamento Legal: Procedimientos para la atención de requerimientos de información derivados de auditorías internas y externas. Atender los requerimientos de información competencia de la Dirección, de auditorías internas por parte de la Contraloría Municipal y externas por parte de las instancias fiscalizadoras federales, estatales y Auditoría Externa. Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla para el Estado de Puebla artículos 33 fracción III y 54 fracción XI. Ley Orgánica Municipal, artículo 166 fracciones XXII y XXVI. Código Fiscal y Presupuestario para el Municipio de Puebla; artículo 315 fracción II. Políticas de Operación: Tiempo Promedio de Gestión: Reglamento Interior de la Tesorería Municipal artículos 14 fracciones I, IV, V, XXIII, XXVII y XXXV, 24 fracciones IV y VI y 30 fracciones IV, V y X. 1. Derivado de la atención de requerimientos por parte de las instancias fiscalizadoras, se entiende como auditorías internas aquellas que son realizadas por la Contraloría Municipal y auditoría externas las que son practicadas por la Auditoría Superior de la Federación, Secretaría de la Función Pública, Servicio de Administración Tributaria, Auditoría Superior del Estado de Puebla, Secretaría de la Contraloría del Estado y Despacho de Auditoría Externa 2. Analizar la solicitud de los requerimientos efectuados por las instancias fiscalizadoras, para determinar las áreas de la Tesorería Municipal que son competentes para proporcionar la información, respecto a auditorías internas o externas iniciadas y en proceso de solventación 3. Solicitar a las áreas competentes de la Tesorería Municipal en los plazos establecidos, la documentación e información solicitada por las instancias fiscalizadoras. 4. Conjuntar la documentación e información, para su entrega a la dependencia o autoridad solicitante. De 3 a 10 días hábiles 124

125 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Descripción del Procedimiento: Atención de requerimientos de información derivados de auditorías internas y externas Formato o Responsable No. Actividad Tantos Director/a de Contabilidad / Tesorero/a Director/a de Contabilidad / Tesorero/a Director/a de Contabilidad y Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento y Especializado del Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Recibe los requerimientos de las instancias fiscalizadoras por cuanto hace a auditorías externas iniciadas o en proceso de solventación. Dichos requerimientos pueden efectuarse directamente por la autoridad fiscalizadora o por conducto de alguna de las dependencias del ayuntamiento. Recibe los requerimientos de Contraloría Municipal, como instancia fiscalizadora para auditorías internas iniciadas o en proceso de solventación. Indistintamente, procede al estudio y análisis de la solicitud de los requerimientos efectuados por las instancias fiscalizadoras, para determinar el área de la Tesorería Municipal que es competente para proporcionar la información. En su caso, notifican a las áreas competentes los requerimientos de información que se deben atender. Recibe, revisa y ordena la documentación entregada por las Unidades Administrativas para su entrega a las instancias fiscalizadoras y dar seguimiento. Elabora Oficio de respuesta a la instancia fiscalizadora solicitante, adjuntando la evidencia documental en los términos señalados y en el plazo establecido, firmado por el Director/a y termina el procedimiento. Oficio de solicitud Oficio de solicitud Memorándums Oficio y/o Memorándum Evidencia documental Copias certificadas y/o digital 125

126 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión:

127 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Nombre del Procedimiento para la integración y presentación de la cuenta pública Procedimiento: Objetivo: Cumplir en tiempo y forma con la presentación de la cuenta pública ante la Auditoría Superior del Estado de Puebla, por el ejercicio o periodo correspondiente. Fundamento Legal: Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, artículo 114. Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículos 1, 4 fracción IX y XII, 23, 46, 48, 52, 53 y 55. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla; artículos 2 fracción V, 12 fracción I y 77 fracción XXI. Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios; Artículos 1, 2 fracción IX, 4 y 58. CRITERIOS para la elaboración y presentación homogénea de la información financiera y de los formatos a que hace referencia la Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios. Ley de Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior del Estado de Puebla artículos 1 fracción I inciso a), 2 fracción I, 4 fracción VII, 27 cuarto párrafo, 31 fracción I, 33 fracción I y 54 fracción VIII. Ley Orgánica Municipal, artículos 78 fracción XII y 166 fracciones XIX y XXI. Código Fiscal y Presupuestario para el Municipio de Puebla, artículos 304 primer párrafo y 315 fracción I. Políticas de Operación: Reglamento Interior de la Tesorería Municipal artículos 14, 24 fracciones I, II, V, VII, VIII, IX y XII y 30 fracciones VII y IX. 1. Para la presentación de la Cuenta Pública, deberán integrarse todos los Estados Financieros Contables, Presupuestarios, Programáticos y demás Estados Complementarios y Aclaratorios, Reportes e información complementaria señalados en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y los lineamientos que emita el Consejo Nacional de Armonización Contable, en la Ley de Disciplina Financiera y otras disposiciones aplicables y los que determine la Auditoría Superior del Estado de Puebla. 2. Los errores u omisiones que se conozcan al cierre del ejercicio o periodo, deberán ser corregidos mediante asientos de ajuste o reclasificaciones y remitir el expediente que contenga el análisis de las diferencias del mes de diciembre y Cuenta Pública, adjuntando copia certificada de las pólizas de registro y de la respectiva documentación comprobatoria y justificativa que soporte los registros efectuados en las pólizas que adjunte. 3. La Cuenta Pública una vez presentada ante la Auditoría Superior del 127

128 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Tiempo Promedio de Gestión: Estado de Puebla, se resguardará un original en el Departamento de Cuenta Pública. 4 meses 128

129 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Descripción del Procedimiento: Integración y presentación de la cuenta pública Responsable No. Actividad Jefe/a de Departamento de y Jefe/a de Departamento de Director/a de Contabilidad Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de Director/a de y Control Presupuestal Director/a de Director/a de y Control Presupuestal Director/a de Director/a de y Control Presupuestal Jefe/a de Departamento de Jefe/a de Departamento de Elabora los Estados Financieros básicos, así como sus notas y los remite al Departamento de Cuenta Pública. Revisan los Estados Financieros Complementarios y Aclaratorios: CP-1, CP-2, CP-3, CP-4 Elaboran el Estado Analítico de y los Estados Analíticos del Ejercicio del Presupuesto de. Elabora: Informe de Avance de Gestión Financiera. Relación de obras y acciones R-1 Entrega los Estados de Cuenta y Conciliaciones Bancarias, incluyendo el listado de la cuenta de inversión. Entrega Inventarios de bienes muebles e inmuebles. Formato o Digital Digital Digital Digital Copias certificadas Copias Certificadas y digital Tantos 1 borrador

130 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Jefe/a de Departamento de Jefe/a de Departamento de Jefe/a de Departamento de y Jefe/a de Departamento de Jefe/a del Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Director/a de Director/a de y Control Presupuestal SECAD Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de y Jefe/a de Departamento de 7 8 Elabora los Estados Financieros Consolidados y sus notas. Elabora conciliación entre los egresos presupuestarios y gastos contables y conciliación entre los presupuestarios y contables. 9 Solicita la Constancia al Auditor Externo Elaboran los formatos de la Ley de Disciplina Financiera que correspondan Gestiona las copias certificadas de Actas de Cabildo de la aprobación de Estados Financieros mensuales, así como de Estados Financieros básicos, Estados Presupuestales e Informe de Avance de Gestión Financiera al 31 de diciembre del ejercicio que corresponda En caso de existir diferencias entre el mes de diciembre y Cuenta Pública del ejercicio que corresponda, realiza los registros, impresión y armado de los expedientes que las respalden y gestiona su certificación. Digital Conciliaciones firmadas Constancia firmada Digital Copias Certificadas Copias Certificadas 2 es 2 originales

131 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: 02 Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal Secretaría de Ayuntamiento Especializado del Departamento de Cuenta Pública Especializado del Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Jefe/a de Departamento de Cuenta Pública Concentra y revisa la información y documentación mencionada en los puntos anteriores y en caso de existir correcciones, notifica a las Áreas responsables para su modificación. Integra los anexos de la Cuenta Pública, con la información que concentra y realiza la entrega a la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal. Convoca a Sesión para aprobación de la Cuenta Pública y notifica a la Secretaría del Ayuntamiento. Convoca a Sesión de Cabildo para aprobación de la Cuenta Pública Elabora el Oficio de Presentación, solicita No. de Oficio en Oficialía de Presidencia, lo imprime para recabar la firma, así como de la información complementaria. Digitaliza los documentos ya firmados, integra dos tantos de la Cuenta Pública y genera los CD s con la información que corresponda. Presenta la Cuenta Pública del ejercicio correspondiente a la Auditoría Superior del Estado de Puebla Notifica a la Secretaría Particular de Presidencia, Secretaría del Ayuntamiento, Presidencia de la Comisión de Patrimonio y Hacienda Pública Municipal, Contraloría Municipal y Unidad Administrativa de Acceso a la Información de la Tesorería Municipal, la presentación de la Cuenta Pública ante la Auditoría Superior del Estado de Puebla y termina el procedimiento. Digital Dictamen Acta de la Comisión Oficio de presentación Demás información es y Digital Acuse de recibo de la ASEP Se generan oficios correspondientes y CD s con toda la información 3 CD 2 copias certificados 2 originales 2 ó 3 originales según el documento 2 originales y CD S 1 original es y 2 CD s 131

132 Fecha de actualización: 24/08/2017 Núm. de Revisión: