Municipio de Magdalena, Sonora. Órgano de Control y Evaluación Gubernamental MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 Municipio de Magdalena, Sonora. Órgano de Control y Evaluación Gubernamental MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2 INDICE INTRODUCCIÓN 3 PAGINA OBJETIVO 4 RED DE PROCESOS 5 PROCEDIMIENTOS I II III Auditoria Gubernamental 1.1 Arqueo de Caja Recepción de Declaraciones 9 Patrimoniales 1.3 Revisión de Bienes Muebles Revisión de Conciliaciones Bancarias Revisión de Presupuestos de Ingresos 18 y Egresos 1.6 Revisión de Gasto Público Auditoria Gubernamental 25 Contraloría Social 2.1 Revisión de Expedientes y 29 Supervisión Física de Obras 2.2 Supervisión de Proyectos Productivos 31 Asuntos Jurídicos y Responsabilidades 3.1 Diligenciar Exhortos Responsabilidad Administrativa Subsanación de Observaciones 40 IV Autorizaciones 43 2

3 INTRODUCCIÓN El Órgano de Control y Evaluación Gubernamental en base a lo establecido en el Artículo 94 de la Ley de Gobierno y Administración Municipal, así como de lo dispuesto en la Ley de Acceso a la Información Pública, exhibe el presente Manual de Procedimientos Administrativos y Operativos, por medio del cual, da cumplimiento a la esencia de sus responsabilidades como dependencia de control. En este Manual, se documental trece procedimientos que describen las actividades correspondientes a los subprocesos de revisión y análisis de los recursos y bienes municipales; supervisión de proyectos de desarrollo social, asesoría jurídica y administrativa. Llevando con esto, la indicación que los procedimientos antes descritos en el presente manual van orientados a lograr la estandarización de actividades que conlleven a satisfacer al proceso sustantivo de la dependencia consistente en el control y evaluación gubernamental de la administración pública del municipio. Por lo anterior el personal que integran al Órgano de Control y Evaluación Gubernamental, Contraloría Social y Asuntos Jurídicos y Responsabilidades, así como aquellas que por su naturaleza tienen interrelación con el proceso sustantivo; son el objeto por el cual va dirigido el contenido del manual, buscando con esto el conocimiento de las actividades a desarrollar en la prestación de sus servicios, y de igual manera se busca que esta herramienta sea un instrumento de inducción al personal que conforman la dependencia. 3

4 OBJETIVO Detallar de manera ordenada y sistemática, los principales procedimientos que el personal de las áreas administrativas que integran el Órgano de Control y Evaluación Gubernamental, tiene que realizar para que se cumplan las actividades y responsabilidades asignadas al proceso de control y evaluación gubernamental de la administración pública del Municipio de Magdalena, Sonora. 4

5 RED DE PROCESOS PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO Revisión y análisis de los recursos Control y Evaluación Gubernamental de la Administración Pública del Municipio Arqueo de Cajas Recepción de Declaraciones Patrimoniales. Revisión de bienes muebles Revisión de Conciliaciones bancarias Revisión de los Presupuestos de Ingresos y Egresos. Revisión del Gasto Publico Auditoria Gubernamental. Supervisión de Proyectos de Desarrollo Social. Asesoría Jurídica y Administrativa. Revisión de Expedientes y Supervisión física de obras Supervisión de proyectos productivos. Diligenciar Exhortos Responsabilidad Administrativa Subsanación Observaciones de 5

6 PROCEDIMIENTO Proceso: Revisión y Análisis de los Recursos Financieros. Procedimiento: 1.1. Arqueo de Cajas. Dependencia: Órgano de Control y Evaluación Gubernamental. Fecha de Elaboración: Febrero 15, 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Mostrar las actividades y acciones que permitan verificar que los fondos se utilicen de forma racional y exclusiva, para el fin que fueron creados, así también, que sean valuados correctamente y presentada en el Balance General. II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( X ) ESPECIFICA III.- ALCANCE A todo el personal del Órgano de Control en su aplicación con las diferentes Dependencias Municipales y Paramunicipales. 6

7 IV.- DEFINICIONES Arqueo: Es la comparación de las transacciones del efectivo, durante un lapso de tiempo determinado, con el fin de acreditar si lo contabilizado y el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja esto Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Sector Para municipal: Sector de la administración pública municipal que se integra por organismos descentralizados, empresas de participación pública y fideicomisos públicos, de acuerdo a la Ley de Gobierno y Administración Municipal. V.- REFERENCIA Ley del Presupuesto de Egresos Código Fiscal de la Federación Ley de Coordinación Fiscal Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios. VI.- POLITICAS Realizar los Arqueos de Caja conforme a la programación y Presupuestación anual de objetivos y metas VII.- PRODUCTOS Informe de Arqueo de Caja VIII.- CLIENTE (S) Directores y titulares de dependencias de la Administración Municipal y Paramunicipal IX.-INDICADORES Arqueo de Caja Realizados/ Arqueos de Cajas Programados X.- RESPONSABILIDADES Auditor: Ejecuta Procedimiento y elabora informe. Contralor Municipal: Revisa y autoriza el informe final. Titular de la Dependencia: Recibe y atiende recomendaciones del informe final. 7

8 XI.- DESCRIPICIÓN DELPROCEDIMIENTO. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO Titular 1. Decide en que dependencia Municipal o Paramunicipal, se llevara a cabo el arqueo de caja. 2. Elabora Oficio Informando a la Dependencia que se realizara dicha revisión en el efectivo y documentos bajo su custodia. Oficio 3. Levanta Acta Administrativa de Inicio. 4. Lleva a cabo el inventario de efectivo, cheques, entre otros y lo relaciona en formato. 5. Verifica que la suma de todo el efectivo coincida con el ticket que arroja la máquina Acta Auditoría registradora, así como de las Gubernamental cuentas de ingresos que Formato afectan al momento de registrar el ingreso. 6. Si existen diferencia de importancia, procede a llevar un análisis minucioso de lo acontecido determinando Contralor Municipal causas de los mismos. 7. Realiza informe y envía a la tesorería y/o organismo operador de agua 8. FIN Informe 8

9 Proceso: Recepción y Revisión de las Declaraciones de Situación Patrimonial. Procedimiento: 1.2 Recepción de Declaraciones Patrimoniales Dependencia: Órgano de Control y Evaluación Gubernamental. Fecha de Elaboración: Febrero 15, 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Detallar en forma precisa las actividades que permitan facilitar el cumplimiento a lo establecido en los artículos 94, 95, 96 fracción IX y 97 de la Ley de Administración Pública Municipal. II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( X ) ESPECIFICA III.- ALCANCE Funcionarios de la Administración Pública Municipal, Secretaría del Ayuntamiento, Tesorería, Titular del Órgano de Control, Evaluación Gubernamental, Personal adscrito a la Secretaría de Protección Ciudadana, Contador, Cajeros, y Recaudadores. IV.- DEFINICIONES Sector Para municipal: Sector de la Administración Pública Municipal que se integra por organismos descentralizados, de acuerdo a la Ley de Gobierno y Administración Municipal. V.- REFERENCIA Ley de Gobierno y Administración Municipal Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. 9

10 VI.- POLITICAS Darle seguimiento a todas las declaraciones patrimoniales recibidas en el Órgano de Control. VII.- PRODUCTOS.- Informe de Revisión VIII.- CLIENTES Directores, personal de confianza, funcionarios, de dependencia Municipales y del sector Para municipal. IX.- INDICADORES Recepción de Declaraciones Patrimoniales Recibidas y atendidas. X.- RESPONSABILIDADES Contralor Municipal: Hacer del conocimiento aquellos funcionarios que de acuerdo a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, se encuentren obligados a presentar su Declaración de Situación Patrimonial, enviando al Instituto Catastral y Registral una copia, así mismo a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial. 10

11 XI.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDADES REGISTRO Inicio 1. Envía Oficio a las Dependencias anexando el listado de personal que se encuentra obligado a presentar su Declaración de Situación Titular Patrimonial, ya sea anual, inicial o de conclusión. Circular 2. Recibe en original y copia, la original es para la Contraloría y la copia para el Servidor Público. 3. Captura y ordena Alfabéticamente. Asuntos Jurídicos y Responsabilidades 4. Se envía copia fotostática al Instituto Catastral y Registral del Estado de Sonora, Así mismo a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial. 5. Turna oficio a Titula para firma. 6. Archiva comprobante de Envió. Fin Formato 11

12 PROCEDIMIENTO Proceso: Revisión y Análisis de los Bienes Municipales Procedimiento: 1.3 Revisión de Bienes Muebles Dependencia: Órgano de Control y Evaluación Gubernamental Fecha de Elaboración: Febrero 15, 2014 I.-OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Llevar a cabo actividades de supervisión en coordinación con Sindicatura que permitan la revisión y verificación de los activos fijos representados por inmuebles, equipos de oficina, equipos de transporte, así como de equipos de cómputo que existan físicamente, y que se encuentren en uso por las Dependencias para lo cual fueron adquiridos, y sean propiedad de la entidad con los resguardos correspondientes II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( X ) ESPECIFICA III.- ALCANCE A las Dependencias que integran la Administración Municipal, así como a las Paramunicipales que adquieran bienes. 12

13 IV.- DEFINICIONES Los bienes muebles: a son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaran depositados V.- REFERENCIA Ley del Presupuesto de Egresos Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios. VI.- POLITICAS Realizar las Revisiones conforme a lo establecido a la programación y Presupuestarían anual del Programa Operativo Anual (P.O.A) VII.- PRODUCTOS Inventario de activo fijo y sus resguardos VIII.-CLIENTE(S) Dependencias Municipales y Paramunicipales IX.- INDICADORES Control de bienes muebles e inmuebles X.- RESPONSABILIDADES Determina que bienes del Activo fijo serán sujetos a revisión, una vez concluida la revisión elabora informe de los resultados obtenidos, levanta actas administrativas correspondientes y fotografías de los bienes revisados, concluido la verificación se envía informe por oficio al Presidente Municipal y al Síndico Procurador. 13

14 XI.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDADES REGISTRO Inicio En base a la relación de Adquisiciones de bienes muebles que realice el Departamento de Compras Contralor Municipal Contabilidad Gubernamental 1. Determina que bien mueble será sujeto a revisión y gira instrucciones al responsable de Auditoria Gubernamental para la elaboración del oficio. 2. Elabora oficio para informar a la Dependencia Municipal o Para municipal que se llevara a cabo una revisión de bienes muebles que se adquirieron y que se encuentren asignados a su Dirección. 3. Levanta Acta Administrativa de inicio de revisión. 4. Lleva a cabo dicha revisión, verificando que los bienes relacionados en el formato de Inventario de Activo coincidan con los asignados a la dependencia, de existir alguna observación se levantara acta para dejar constancia, 5. Toma Fotografías de los Bienes Verificados Oficio Acta Administrativa Formato de Inventario Contabilidad Gubernamental 6. Elabora y rinde informe sobre los resultados obtenidos, envía por oficio al C. Presidente Municipal con copia para el Síndico Procurador. Fin. Fotográfico Informe 14

15 PROCEDIMIENTO Proceso: Revisión y Análisis de los Recursos Financieros Procedimiento: 1.4 Revisión de Conciliaciones Bancarias. Dependencia Responsable: Órgano de Control y Evaluación Gubernamental Fecha de Elaboración: Febrero 15, 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Verificar y comprobar que las conciliaciones bancarias se encuentren actualizadas y debidamente requisitadas, cotejar que no exista atraso en su elaboración. Revisar que no existan cheques pendientes de cobro con una antigüedad mayor a 90 días, así mismo cuentas de cheques sin movimientos con saldo o sin saldo. II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( X ) ESPECIFICA III.- ALCANCE Tesorería Municipal (Área de Contabilidad) y Sector Paramunicipal IV.- DEFINICIONES Conciliación Bancaria: Es un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los valores que el banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes. V.- REFERENCIA Ley de Gobierno y Administración Municipal. Código Fiscal de la Federación. 15

16 VI.- POLITICAS Realizar revisiones conforme a la programación del Programa Operativo Anual ( P.O.A) VII.- PRODUCTOS Informe de Revisión VIII.- CLIENTE (S) Tesorería Municipal (Área de Contabilidad) y Sector Paramunicipal IX.- INDICADORES El resultado que resulte de Conciliaciones Revisadas entre el número de conciliaciones recibidas. X.- RESPONSABILIDADES Contralor Municipal: Hace del Conocimiento a la dependencia que se le realizara una revisión a las conciliaciones bancarias., revisa los resultados emite y autoriza informe el cual se envía a Tesorería (Área de Contabilidad) 16

17 XI.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDADES REGISTRO Contralor Municipal/ Contabilidad Gubernamental Inicio 1. Elabora oficio informando al Departamento de Contabilidad dependiente de la Tesorería Municipal, así como a las Paramunicipales que se llevara a cabo una revisión a las conciliaciones bancarias de un determinado mes. 2. Analiza las conciliaciones bancarias, (Verifica que este adjunto a las conciliaciones los estados de cuenta originales o en su caso copias, así como las relaciones analíticas de las cuentas de bancos) 3. Elabora informe de la revisión, donde se detallara si existe alguna observación por parte del Órgano de control y evaluación gubernamental la cual se tendrá enviar evidencia documental que subsanar. 4. Revisa, analiza y autoriza el informe y lo envía a tesorería así como al departamento de contabilidad. 5. Abre proceso para la recepción de subsanación de las observaciones vertidas en el informe, en caso de que las hubiera. Fin 17

18 PROCEDIMIENTO Proceso: Revisión y Análisis de los Recursos Financieros. Procedimiento: 1.5 Revisión del Presupuesto de Ingresos y Egresos Dependencia Órgano de Control y Evaluación Gubernamental Fecha de Elaboración Febrero 15, 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Verificar que en la elaboración de los programas y presupuestos de Ingresos y egresos se cumplan visiblemente los objetivos y metas contempladas en los programas autorizados. De igual forma verificar que el ejercicio presupuestal se encuentre registrado de forma correcta, así mismo su comportamiento esto con el objetivo de detectar un posible desfase. II.- APLICACIÓN (x) GENERAL ( ) ESPECIFICA III.- ALCANCE Tesorería Municipal. IV.- DEFINICIONES. Desfase: Falta de correspondencia de una persona o una cosa con las circunstancias, el ambiente o la gente que se valoran en un momento determinado. Presupuesto de Ingresos: El presupuesto de ingresos de una Entidad local está formado por la previsión de los recursos que la entidad espera obtener en el año para financiar los gastos que figuran en el presupuesto de gastos. Presupuesto de Egresos: El documento que recoge las estimaciones de entrada y salida de recursos monetarios para un determinado periodo recibe el nombre de presupuesto. Gracias a este documento, es posible calcular y plasmar en un registro cuánto dinero se requiere para desarrollar una acción o materializar un proyecto. Los egresos implican la salida de algo. 18

19 V.- REFERENCIA Ley y Presupuesto de Ingresos Ley y Presupuesto de Egresos VI.- POLITICAS Realizar revisiones conforme a la programación del Programa Operativo Anual ( P.O.A) VII.- PRODUCTOS Informe de los Resultados Obtenidos de la Revisión VIII.- CLIENTE(S) Dependencias Municipales y Organismos Paramunicipales IX.- INDICADORES Revisión de Presupuesto de Ingresos y Egresos comparando con lo Ejercido. X.- RESPONSABILIDADES Solicitar mediante oficio a la tesorería los presupuestos de Ingresos y Egresos para su análisis y revisión, de existir observaciones se emite un informe, el cual se hará del conocimiento del Presidente Municipal, así como a las dependencias involucradas. 19

20 XI.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDADES REGISTRO Contralor Municipal Inicio 1. Informa al departamento de Auditoria Gubernamental que se lleve a cabo revisión al Presupuesto. 2. Solicita mediante oficio al departamento de contabilidad a través de la tesorería Municipal el presupuesto de Egresos comparado con lo ejercido, así como el presupuesto de ingreso comparado con lo recaudado, esta información será la generada por trimestre. 3. Analiza los presupuestos de Egresos e Ingresos cotejando que no exista un desfase de consideración en la ejecución de dichos presupuestos. 4. Si no existe ningún desfase se procede a rendir informe al Presidente Municipal, dando a conocer los hechos. 5. Si existe desfase, se localiza a la dependencia o Paramunicipal que esta excedida en la aplicación del gasto. 6. Analiza el motivo que pudo generar el desfase. 20

21 RESPONSABLE ACTIVIDADES REGISTRO Contralor Municipal 7. Se lleva a cabo una segunda revisión en caso de que se haya enviado algún documento aclaratorio para subsanar alguna observación de las detectadas en dicho informe. 8. Elabora oficio al Director de la dependencia notificándole si la documentación recibida sirvió para subsanar la observación realizada por el Órgano de Control y Evaluación Gubernamental. 9. Deja abierto el proceso para la recepción de documentos probatorios que se reciban para la subsanación de las observaciones que queden pendientes. Fin 21

22 PROCEDIMIENTO Proceso: Revisión y Análisis de los Recursos Financieros. Procedimiento: 1.6 Revisión del Gasto Público. Dependencia: Órgano de Control y Evaluación Gubernamental Fecha de Elaboración: Febrero 15, 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Promover la eficiencia de sus operaciones y comprobar el cumplimiento de los objetivos contenidos en el (P.O.A) programa operativo anual, así mismo comprobar que todas las erogaciones realizadas se ejerzan de acuerdo a la normatividad aplicable y soportadas debidamente con la documentación la cual permita conocer su origen y aplicación. II.- APLICACIÓN ( ) GENERAL (X ) ESPECIFICA III.- ALCANCE A las Dependencias de la Administración Pública Municipal y Paramunicipales IV.- DEFINICIONES Póliza: En contabilidad es un documento de asiento o registro de una operación con todos sus pormenores; según la naturaleza de la operación se les denomina: de caja, de diario, de ingresos, de egresos. Solventación: Acción de arreglar odar solución a un asunto difícil. V.- REFERENCIA Ley del Presupuesto de Egresos Código Fiscal de la Federación Ley de Coordinación Fiscal Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios. 22

23 VI.- POLITICAS Realizar las Revisiones conforme a lo establecido a la programación y Presupuestación anual del Programa Operativo Anual (P.O.A) VII.- PRODUCTOS Informe de resultados de la revisión VIII.- CLIENTE(S) Dependencias de la Administración Pública Municipal y Paramunicipal. IX.- INDICADORES Revisión del Comportamiento del Gasto Publico X.- RESPONSABILIDADES Contralor Municipal: Hace del conocimiento de las dependencias a revisar, de igual forma analiza el informe de los resultados obtenidos, hace entrega a la dependencia correspondiente y espera la subsanación de las observaciones que hubieran resultado 23

24 XI.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDADES REGISTRO Contralor Municipal 1. Elabora oficio, informando a la Oficio Dependencia Municipal o Paramunicipal, que se llevara a cabo una revisión aclarando el alcance que esta tendrá así como el periodo a Auditoria Gubernamental revisar. 2. Se presenta con oficio y lleva acabo la revisión. 3. Elabora informe de acuerdo a la evidencia documental, el cual es analizado y autorizado por el titular del Órgano de Control y Evaluación Gubernamental. 4. Hace entrega a la dependencia auditada el informe de hallazgos correspondiente. 5. Espera, en su caso, la Solventación de las observaciones hechas en el informe. 6. En caso de recibir documentación para la aclaración o subsanación de alguna observación esta es analizada y si cumple con la medida de Solventación indicada se da por cumplida. 7. Deja abierto el procedimiento de recepción de documentos que envíen para subsanar observaciones. 24

25 PROCEDIMIENTO Proceso: Revisión y Análisis de los Recursos Financieros y Bienes Municipales. Procedimiento: 1.7. Auditoria Gubernamental. Dependencia: Órgano de Control y Evaluación Gubernamental Fecha de Elaboración Febrero 15, 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Garantizar un Gobierno honesto, eficaz y transparente mediante la aplicación de Auditorias a las dependencias y Paramunicipales con el objetivo de promover la eficiencia en las operaciones, así mismo comprobar el cumplimiento de los objetivos y metas plasmados en el Programa Operativo Anual (P.O.A) II.- APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA III.- ALCANCE A las dependencias de la administración Municipal y del sector Paramunicipal. IV.- DEFINICIONES. Auditoria Gubernamental: Es la revisión y examen que llevan a cabo las entidades fiscalizadoras superiores a las operaciones de diferente naturaleza, que realizan las dependencias y entidades del gobierno, estatal y municipal en el cumplimiento de sus atribuciones legales. La auditoría gubernamental, se clasifica en auditoría financiera y auditoría de gestión o de desempeño. Informe de Auditoría: El informe de auditoría es el resultado de trabajo del auditor. Es un documento elaborado por el auditor donde se expresa de forma, general y sencilla, una opinión profesional sobre los estados contables de una empresa. es claro, oportuno sintético 25

26 V.-REFERENCIA Ley de Gobierno y Administración Municipal. Ley de Coordinación Fiscal Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Ley de Impuestos Sobre la Renta Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Código Fiscal de la Federación. Manual de Contabilidad Gubernamental. Ley del Presupuesto de Egresos. Ley y Presupuesto de Ingresos Normas Generales de Auditoria Pública. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios. Principios de Contabilidad Gubernamental. VI.- POLITICAS Ejercer su autonomía práctica y de gestión con responsabilidad, profesionalismo y visión estratégica. Realizar las Auditorias programadas de acuerdo al Programa Operativo Anual. (P.O.A) Realizar Auditorías con estricto apego a las Normas y Procedimientos de Auditorias. Predicar con el ejemplo manteniendo siempre y todo lugar un comportamiento honesto, así como la utilización racional de los recursos presupuestales que le sean asignados. No encubrir actos ilícitos ni ser considerados con aquellos que llegaran a cometer un delito o infringir la Ley. VII.-PRODUCTOS Informe de Auditoria VIII.- CLIENTE(S) Dependencias Municipales y Paramunicipales IX.-INDICADORES Auditorias Gubernamentales Programadas en el Programa Operativo Anual. (P.O.A) X.- RESPONSABILIDADES Contralor Municipal: Define la Dependencia a Auditar, Revisa el Informe y lo envía a la dependencia. Encargada de Auditoria Gubernamental: lleva acabo Auditoria y elabora informe, en caso de que se lleve a cabo la Solventación de observaciones participa en la revisión de la documentación enviada para dar respuesta. 26

27 XI.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDADES REGISTRO Contralor Municipal Auditoria Gubernamental Inicio. 1. Selecciona la Dependencia Municipal o Paramunicipal a auditar, debiendo coincidir con el programa anual de Auditorias. 2. Elaborar oficio de comisión, informando a la dependencia Municipal o Paramunicipal, que se llevara a cabo una auditoria, marcando en este el periodo que se revisara, así como su alcance y los documentos que se requerirán para llevar a cabo dicha revisión. 3. Se presenta en la dependencia a auditar con dicho oficio, levantando acta de inicio de auditoría. 4. Solicita, en su caso, Pólizas de Ingreso, Pólizas de Egreso, Pólizas de Diario, Pólizas de Bancos, Presupuesto de Ingresos y Egresos comparado con lo ejercido. Informe trimestral del Programa Operativo Anual, Inventario Bienes Muebles, Resguardo, Recibos Ingresos. 5. Si es el caso, se procederá también a realizar un arque de caja, en el caso de las dependencias municipales o paramunicipales que manejen caja chica. Oficio Acta Administrativa 27

28 RESPONSABLE ACTIVIDADES REGISTRO Auditoria Gubernamental 6. Revisa minuciosamente cada uno de los documentos solicitados, y pide copia de los documentos que considere necesarios. 7. Si es el caso, lleva a cabo control de observaciones, mismas que hace de conocimiento al Director de la dependencia o encargado(a) del área y solicita su firma para dicho documento. Copia Auditoria Gubernamental Contralor Municipal y Auditoria Gubernamental 8. Elabora informe de auditoría y turna al Director 9. Revisa, analiza, autoriza y envía a la dependencia auditada, con copia para el Presidente Municipal, y Archivo. 10. Espera, en su caso, la Solventación de las observaciones hechas en el dictamen, para deslindar responsabilidades. Informe Informe 28

29 PROCEDIMIENTO Proceso: Supervisión de Proyectos de Desarrollo Social. Procedimiento: 2.1 Revisión de Expediente y Supervisión Física Dependencia: Órgano de Control y Evaluación Gubernamental. Fecha de Elaboración: Febrero 15, 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Llevar a cabo la supervisión documental y física de obras públicas con el fin de que los recursos se apliquen de acuerdo con la normatividad y presupuesto asignado. II.- APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA III.- ALCANCE. A las dependencias Municipales y Paramunicipales que realicen obra pública. IV.- DEFINICIONES Acta: Es una certificación o testimonio escrito en la cual se asienta lo sucedido, tratado o pactado en una reunión. Bitácora: Una bitácora es, en la actualidad, un cuaderno que nos permite llevar un registro escrito de diversas acciones. V.- REFERENCIA Ley de Gobierno y Administración Municipal Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Ley de Obras Públicas. VI.- POLITICAS Llevar a cabo la revisión de obras conforme lo establecido en la legislación (Ley de Obras) Apoyar la vigilancia ciudadana. VII.- PRODUCTOS Informe de revisión VIII.- CLIENTE(S) Dirección de Obras Públicas, OOMAPAS, Constructoras, Beneficiarios de las obras, Ciudadanía en general. IX.- INDICADORES De un total de revisiones se toman como muestra 5, se mide en porcentaje X.- RESPONSABILIDADES Contralor Municipal: Informa a la dependencia que se va a revisar, autoriza y firma 29

30 reporte de revisión. Lleva a cabo la revisión y elabora informe. XI.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividades Registro Contralor Municipal 1. Informa al titular que se llevara a cabo la revisión de expedientes de obras, así como, supervisión física de las obras realizadas en el periodo en el cual se esté llevando a cabo dicha revisión. Oficio Auditoria Gubernamental 2. Realiza oficio y entrega a la Dirección de Obras Publicas y/o paramunicipales. 3. Revisa Actas, Bitácoras, Planos, Concertación así como, gastos. (estos deberán cumplir con los requisitos mínimos que deben tener los expedientes de obras). 4. Realiza el informe donde detalla la relación de documentos pendientes de anexar y turna a firma. 5. Entrega a la Dirección Auditada. 6. Continúa con la calendarización de la supervisión física de las obras. 7. Realiza sesión fotográfica de la obra enviando a los involucrados en la supervisión de la obra. Fin Documento Informe Fotográfico 30

31 PROCEDIMIENTO Proceso: Supervisión de Proyectos de Desarrollo Social. Procedimiento: 2.2 Supervisión de Proyectos Productivos Dependencia: Órgano de Control y Evaluación Gubernamental. Fecha de Elaboración: Febrero 15, 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Llevar a cabo la supervisión documental y física de proyectos productivos donde intervino el Ayuntamiento con el fin de que los recursos se apliquen de acuerdo con la normatividad y presupuesto destinado para los mismos. II.- APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA III.- ALCANCE Dirección de Desarrollo Social, así como aquellas dependencias de la Administración Pública Municipal que lleven a cabo proyectos productivos. IV.- DEFINICIONES Acta: Es una certificación o testimonio escrito en la cual se asienta lo sucedido, tratado o pactado en una reunión. Bitácora: Una bitácora es, en la actualidad, un cuaderno que nos permite llevar un registro escrito de diversas acciones. Concertación: Arreglo o trato entre personas sobre un tema en particular V.- REFERENCIA Ley d Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Ley de Gobierno y Administración Municipal VI.-POLITICAS Se deben de atender todas las quejas y denuncias que se realicen por parte de la ciudadanía con respecto al mal uso que pudiera tener cualquiera de los proyectos. VII.- PRODUCTOS Informe detallado sobre la revisión efectuada. VIII.- CLIENTE(S) Dirección de Desarrollo Social Dirección de Desarrollo Económico y Turismo Beneficiarios de Proyectos Productivos 31

32 IX.- INDICADORES Número de denuncias atendidas entre número de denuncias recibidas X.- RESPONSABILIDADES Contralor Municipal: Autoriza Supervisión, revisa y firma el informe. Lleva acabo la revisión, la sesión fotográfica y levanta el acta respectiva XI.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDADES REGISTRO 1. Recibe denuncia le hace de conocimiento al titular, e invita a la supervisión física del proyecto productivo al encargado dicho proyecto. Depto. de Asuntos Jurídicos y Responsabilidades Auditoria Gubernamental 2. Comenta con el titular (del Órgano de Control) si se puede asistir y le indica el lugar a donde se llevara a cabo la supervisión. Si da la Autorización. 3. Continua, con ordenar los formatos de actas para formular la visita. 4. Se traslada a donde esté instalado el proyecto productivo. 5. Levanta el acta de visita. (si es necesario se indica en el acta que se tendrá una nueva visita) 6. Lleva a cabo registro fotográfico del proyecto. 7. Entrega actas levantadas en la visita al titular de Órgano de Control y Evaluación ( imprime sesión fotográfica como respaldo del proyecto) Formatos Acta Fotográfico Actas 32

33 Fin PROCEDIMIENTO Proceso: Asesoría Jurídica y Administrativa. Procedimiento: 3.1 Diligenciar Exhortos. Dependencia: Órgano de Control y Evaluación Gubernamental Unidad Administrativa: Asuntos Jurídicos y Responsabilidades Fecha de Elaboración: Febrero 15, 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Llevar a cabo aquellas actividades que permitan brindar apoyo y colaboración con dependencias del ámbito estatal que lo soliciten II.- APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA III.- ALCANCE Al área jurídica del Órgano de Control y Evaluación Gubernamental y a las dependencias del ámbito estatal que solicite apoyo. IV.- DEFINICIONES: Diligenciar: Tramitar un asunto administrativo con constancia escrita de que se hace Exhortos: solicitud que hacen los jueces a otros jueces de distinta jurisdicción pero de igual jerarquía, por escrito y con trascripción de la resolución que los resuelve, ya sea dentro o fuera del país. Auto: Resolución Judicial que decide cuestiones para las que no se requiere sentencia V.- REFERENCIAS: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora Ley de Responsabilidades Ley de Gobierno y Administración Municipal 33

34 Código de Procedimientos Civiles. VI.- POLITICAS Cumplir en los estrictos términos solicitados. Realizar los exhortos en los términos establecidos en la Ley VII.- PRODUCTOS Auto de Audiencia VIII.- CLIENTE Secretaría de la Contraloría General ( Área de Responsabilidades) IX.- INDICADORES Número de Exhortos atendidos entre número de Exhortos Recibidos X.- RESPONSABILIDADES Contralor Municipal: Revisa Exhorto, desahoga audiencia, elabora acuerdo de recepción, notifica al demandado, elabora auto y envía oficio de la diligencia 34

35 XI.- DESCRIPICIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDADES REGISTRO Secretaria 1. Recibe el Exhorto Auto recepción de Contralor Municipal Asesor Jurídico 2. Recibe, revisa y turna al asesor jurídico. 3. Notifica Acuerdo al Notificación Demandado 4. Elabora Auto ordenado se regrese el exhorto diligenciado. 5. Revisa y pasa a firma el Auto 6. Elabora oficio para turnar documentación 7. Revisa y pasa a firma oficio Fin 35

36 PROCEDIMIENTO Proceso: Administración del Patrimonio Municipal. Procedimiento: 3.2. Responsabilidad Administrativa. Dependencia: Órgano de Control y Evaluación Gubernamental. Fecha de Elaboración: Febrero 15, 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Determinar la Existencia de Responsabilidad Administrativa. II.- APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA III.- ALCANCE A los Funcionarios de la Administración Pública Municipal. IV.- DEFINICIONES Audiencia: Las audiencias son procedimientos judiciales que se realizan antes de un juicio penal. Auto: Resolución Judicial que decide cuestiones para las que no se requiere sentencia Resolución: Al decreto o fallo de una autoridad. Es una acción procesal que surge en el marco de un tribunal y que resuelve las peticiones de las partes involucradas, ordenando el cumplimiento de ciertas medidas. 36

37 V.- REFERENCIA Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios Ley de Gobierno y Administración Municipal Código de Procedimientos Civiles del Estado VI.- POLITICAS Aplicar la Ley a los actos de responsabilidad de los servidores públicos Cumplir la función de vigilancia y control de la administración pública. VII.- PRODUCTOS Resolución Administrativa VIII.- CLIENTE (S) Los Ciudadanos, Servidores Públicos. IX.- INDICADORES Número de denuncias resueltas, entre el número de denuncias recibidas RESPONSABILIDADES: Contralor Municipal: Recibe y Revisa la documentación o queja, revisa y firma los documentos de la resolución. Instruye al área jurídica para que elabore autos, y realice las notificaciones, desahogue pruebas. 37

38 XI.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDADES REGISTRO Contralor Municipal 1. Recibe la denuncia y turna al área jurídica Área Jurídica 2. Recibe denuncia y analiza si es procedente o no. 3. Si no procede, se resuelve haciendo constar los motivos y las circunstancias del porque no es procedente, notificando inmediatamente al denunciante. 4. Si es procedente la denuncia, se dicta orden de ratificación, para que el denunciante confirme su denuncia. Auto de Recepción Notificación Oficio de notificación 5. Dicta auto de radicación, inicio del procedimiento, donde se señala al servidor público denunciado, la fecha para la audiencia de ley, que es el momento en que el denunciado ofrece sus defensas y excepciones, se le hacen los apercibimientos correspondientes en caso de incomparecencia de su parte, y se le hace ver todo lo relacionado con su defensa, también que deberá señalar domicilio para oír y recibir notificaciones. 38

39 RESPONSABLE ACTIVIDADES REGISTRO 6. Desahoga audiencia de ley. 7. Dicta auto de admisión de pruebas. Auto 8. Ya que se admitieron las pruebas, se lleva a cabo su desahogo, haciendo lo necesario para llevar a cabo las que requieran de preparación, como por ejemplo las testimoniales, hay que notificar a los testigos ofrecidos y hacerles saber que deberán comparecer a rendir su declaración testimonial en los términos solicitados. 9. Dicta el auto de cierre de pruebas 10. La etapa siguiente, consiste en el periodo de alegatos 11. Cita para oír resolución, esto quiere decir que hasta aquí se cierra prácticamente el expediente y ya está en condiciones de resolverlo. Auto Citatorio 12. Dicta la resolución en los términos de Ley. Fin 39

40 PROCEDIMIENTO Proceso: Administración, Revisión y Análisis de los Recursos Financieros y Patrimonio Municipal. Procedimiento: 3.3 Subsanación de Observaciones Dependencia: Órgano de Control y Evaluación Gubernamental. Fecha de Elaboración: Febrero 15, 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Solventación de observaciones al ejercicio y cuenta pública realizadas por el I.S.A.F, así como aquellas plasmadas por la Contraloría General del Estado II.- APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA III.- ALCANCE A las dependencias de la administración pública municipal IV.- DEFINICIONES: I.S.A.F: Instituto Superior de Auditoria y Fiscalización Subsanación: Corrección de defecto, Reparación de daño V.- REFERENCIA Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios Ley de Gobierno y Administración Municipal Código de Procedimientos Civiles del Estado 40

41 VI.- POLITICAS Cumplir con los requerimientos de vigilancia y sanción expedidos por ISAF y la Secretaria de la Contraloría General. VII.- PRODUCTOS Autos de Citar Alegatos Auto de Pruebas Auto de Citar Sentencia VIII.- CLIENTE(S) ISAF. Servidores Públicos titulares de las dependencias IX.-INDICADORES Oficios de petición y denuncias recibidas y resueltas X.- RESPONSABILIDADES Contralor Municipal: Revisa y firma oficio Hace del conocimiento a las dependencias involucradas Revisa y analiza documentación, y levanta acta de solución si es pertinente. 41

42 XI.- DESCRIPCIÓN DELPROCEDIMIENTO Responsable Actividades Registro Secretaria 1. Recibe informe de Hallazgos oficio Contralor Municipal Auditoria Gubernamental 2. Hace del conocimiento a las dependencias involucradas, indicándoles por oficio el tiempo que tienen para dar respuesta a las observaciones hechas a su área. 3. Revisa y firma oficio 4. La Dependencia envía al Órgano de Control documentación que contiene respuesta. 5. Revisa y Analiza la documentación recibida. Oficio Documentación 6. Levanta acta de solución de observaciones, lo que queda solventado se envía al ISAF o Contraloría General del Estado, como respuesta para su depuración 7. Si todo queda subsanado termina el procedimiento, si no inicia procedimiento de responsabilidad administrativa. Fin 42

43 AUTORIZACIONES Revisó: LIC. LUIS ERNESTO DURAZO ARVIZU Titular del Órgano de Control y Evaluación Gubernamental Aprobó Actualización: H. AYUNTAMIENTO DE MAGDALENA, SONORA Sesión de Fecha: 13 de Febrero de 2014 Acta Número: 20 Acuerdo Número: