Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Transcripción

1 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

2 Objetivos de aprendizaje Comprender la importancia de una buena comunicación Explicar elementos de la planificación de las comunicaciones, incluyendo el Plan de Gestión de las Comunicaciones y el Análisis de las Comunicaciones con los Interesados Describir varios métodos de distribución de información; mostrando ventajas y desventajas Ver la importancia de atender las necesidades individuales de comunicación Calcular el número de canales de comunicación en un proyecto Mostrar la importancia de los informes de rendimiento y cómo ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos Reconocer la importancia de una buena gestión de comunicaciones para las relaciones con los interesados y para resolver los problemas Mostrar varios métodos para mejorar las comunicaciones, tales como la gestión de los conflictos, llevar a cabo reuniones efectivas, utilización del correo electrónico y otras tecnologías de manera eficaz y el uso de plantillas

3 Comunicaciones - Importancia La falta de comunicación, puede ser una gran amenaza Nuestra cultura no muestra a los profesionales de TI como buenos Comunicadores Investigaciones muestran que los profesionales de TI deben ser capaces de comunicarse efectivamente para tener éxito en sus posiciones Tener muy buenas habilidades verbales, son un factor clave en la promoción para profesionales de TI

4 Procesos de la gestión de las comunicaciones Planificar la Gestión de las Comunicaciones: Desarrollar el Plan de Gestión de las Comunicaciones con base en las necesidades y requerimientos de información de los interesados y los activos de la organización Gestionar las Comunicaciones Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la información según el Plan de Gestión de las Comunicaciones. Controlar las Comunicaciones Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las necesidades de información de los interesados se cumplen. Incluye informes de estado, medición del avance y proyecciones

5 Plan de Gestión de las Comunicaciones - Contenido Requerimientos de comunicaciones de los interesados Información que debe ser comunicada Con formato, contenido y nivel de detalle Persona responsable de comunicar la información Persona o grupos que reciben la información Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información Memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa Frecuencia de la comunicación Proceso de escalamiento Identificando plazos y cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal Métodos para actualizar y refinar el Plan de Gestión de las Comunicaciones Glosario de terminología común

6 Análisis de comunicaciones con los interesados - Ejemplo Interesados Gerencia del clientes Equipo de negocios del cliente Equipo técnico del cliente Gerencia Interna Nombre del documento Reporte mensual de estado Reporte mensual de estado Reporte mensual de estado Reporte mensual de estado Formato del documento Persona de contacto Frecuencia Copia Impresa Tom Silva Primer día del mes Copia Impresa Julie Grant Primer día del mes Li Chau Primer día del mes Copia Impresa Bob Thomson Primer día del mes Equipo técnico y de negocios interno Subcontratista de capacitación Subcontratista de software Reporte mensual de estado Intranet Angie Liu Primer día del mes Plan de capacitación Copia Impresa Jonathan Kraus Noviembre 1, 2008 Plan de implementación de software Najwa Gates Junio 1, 2008 Comentario: En la cabecera del correo electrónico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo

7 Planificar la Gestión de las Comunicaciones Empresa/ Organización 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Plan de dirección del proyecto Registro de interesados Gestión de Comunicaciones del Proyecto 10.1 Planificar la gestión de las Comunicaciones Documentos del proyecto actualizados Documentos del proyecto 13.1 Identificar a los Interesados 10.2 Gestionar las Comunicaciones Plan de gestión de las comunicaciones 13.3 Gestionar los compromisos de los Interesados

8 Planificar la Gestión de las Comunicaciones Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Registro de Interesados 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Análisis de requisitos de comunicaciones 2. Tecnología de comunicaciones 3. Modelos de comunicación 4. Métodos de comunicación 5. Reuniones Salidas 1. Plan de Gestión de las comunicaciones 2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones

9 Distribuir la información Ofrecer la información Contenido adecuado Correcta A las personas adecuadas En el momento oportuno En un formato útil Consideraciones importantes: Utilizar la tecnología para mejorar la distribución de la información Utilizar métodos formales e informales para la distribución de información

10 Distribuir información De manera eficaz y oportuna No esconder información crucial No tener miedo de reportar mala información Comunicación oral a través de reuniones y conversaciones informales Ayudan a dar información importante - buena y mala - a la luz pública

11 Importancia de la comunicación cara a cara Interacción cara a cara Investigaciones muestran: 58 por ciento de la comunicación es a través del lenguaje del cuerpo 35 por ciento de la comunicación es a través de la forma en que se dicen las palabras 7 por ciento de la comunicación es a través del contenido o las palabras que se dicen Prestar atención a algo más que solo a las palabras que alguien dice El tono de voz y lenguaje corporal Dice mucho acerca de cómo la persona realmente se siente

12 Interacciones cara a cara - Fomentarlas Reuniones frecuentes y cortas Suelen ser muy eficaces en proyectos de TI Reuniones agendadas Obligan a las personas a centrarse en lo que realmente necesitan comunicar Políticas restrictivas con respecto al uso de tecnología Algunas empresas restringen el uso de los teléfonos inteligentes, tabletas y el correo electrónico durante algunas ciertas circunstancias, durante ciertas horas del día o incluso durante varios días de la semana

13 Ejemplo de tabla de elección de medio Como un buen medio se adapta a: Copia Impresa Llama da telefónica Mensaje de voz Reunión Sitio Web Compromiso de evaluación Crear consensos Mediar en un conflicto Resolver malentendidos Abordar comportamiento negativo Expresar apoyo o aprecio Fomentar pensamientos creativos Hacer una afirmación irónica Trasmitir un documento de referencia Reforzar la autoridad Suministrar registros permanentes Mantener la confidencialidad Transmitir información simple Hacer preguntas informales Hacer preguntas simples Dar instrucciones complejas Dirigir mucha gente o 1* Convenciones: Valor 1 = Excelente. Valor 2 = Adecuado, * Depende de la funcionalidad del sistema Valor 3 = Inapropiado Ver: Galati, Tess. Composition and Communication (EmC2) Practical Communications, Inc

14 Comunicación grupal e individual Entender necesidades Las personas no son partes intercambiables No se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos personas : Brooks, en el libro The Mythical Man-Month*, Nueve mujeres no pueden producir un bebé en un mes! * Ley Brooks: "agregar más personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar aún más" Ver:

15 Necesidades de comunicación - Preferencias personales Introvertidos Prefieren comunicaciones más privadas Extrovertidos Prefieren discutir las cosas en público Intuitivas Les gusta entender el panorama general Receptivos Necesitan detalles paso a paso Pensadores Les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones Sentimentales Quieren saber cómo las afecta personalmente Los que juzgan Se ven obligados a hacer cumplir los plazos Los que perciben Necesitan más ayuda en el desarrollo y seguimiento de los planes

16 Comunicaciones - Otras consideraciones Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el remitente La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la complejidad de las comunicaciones del proyecto Diferentes horarios laborables Barreras idiomáticas Diferentes normas culturales

17 Preparar el escenario para dar malas noticias Queridos papá y mamá, o debería decir abuelo y abuela: Sí, estoy embarazada. No, no estoy casada aún. Larry, mi novio, dejó su trabajo. Sus jefes no parecen apreciar las habilidades que ha aprendido desde que dejó la escuela secundaria. Larry se ve mucho más joven que tú, papá, aunque él es tres años mayor. Voy a dejar la universidad y conseguir un trabajo para que podamos tener un apartamento antes de que nazca el bebé. He encontrado un hermoso apartamento sobre un taller de reparación de autos 24 horas. Con un buen aislamiento, los gases de escape y el ruido no nos molestará. Estoy muy feliz. Pensé que ustedes también lo estarían. Con amor, Ashley P.D. No hay tal Larry. No estoy embarazada. No me voy a casar. No pienso dejar la escuela, pero estoy recibiendo una pésima calificación en Química. Sólo quería darles un poco de perspectiva.

18 Número de canales de información A medida que aumenta el número de personas involucradas, aumenta la complejidad de las comunicaciones, porque hay más canales de comunicación o caminos a través de los cuales las personas pueden comunicarse Número de canales de comunicación = (n * (n-1)) / 2 Donde n es el número de personas involucradas 2 Personas, 1 canal de comunicación 4 Personas, 6 canales de comunicación 3 Personas, 3 canales de comunicación

19 Comunicaciones - Sugerencias Manejar efectivamente los conflictos Desarrollar mejores habilidades de comunicación Realizar reuniones efectivas Usar las facilidades tecnológicas de forma eficiente Usar plantillas para las comunicaciones

20 Comunicación - Desarrollar mejores habilidades Las empresas y los programas formales para profesionales de TI A menudo descuidan la importancia de las habilidades de expresión oral, escrita y para escuchar A medida que las organizaciones se vuelven más globales Se dan cuenta de que deben invertir en formas para mejorar la comunicación con personas de diferentes países y culturas Se requiere liderazgo para mejorar la comunicación

21 Reuniones eficaces Determinar si una reunión se puede evitar Definir el propósito y resultados esperados de la reunión Determinar quién debe asistir a la reunión Proveer a los participantes un orden del día antes de la reunión Preparar folletos y ayudas visuales Preparar los arreglos logísticos Ejecutar la reunión profesionalmente Construir relaciones

22 Gestionar las Comunicaciones Gestión de Comunicaciones del Proyecto 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Empresa/ Organización Informes sobre el desempeño del trabajo Factores ambientales de la Empresa Activos de procesos de la organización Activos de procesos de la organización actualizados 10.1 Planificar la gestión de las Comunicaciones 10.2 Gestionar las Comunicaciones Plan de gestión de las comunicaciones Plan de dirección del proyecto actualizado Documentos del proyecto actualizados Comunicaciones del proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Documentos del proyecto 10.3 Controlar las Comunicaciones

23 Gestionar las Comunicaciones Entradas 1. Plan de Gestión de Comunicaciones 2. Informes de rendimiento del Trabajo 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Tecnología de Comunicaciones 2. Modelos de Comunicación 3. Métodos de Comunicación 4. Sistemas de Gestión de Información 5. Informes de Rendimiento Salidas 1. Comunicaciones del Proyecto 2. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 4. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones

24 Informar el desempeño Informes de desempeño Mantienen a los interesados informados sobre cómo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del proyecto Informes de estado Muestran dónde se encuentra el proyecto en un punto específico en el tiempo Informes de progreso Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un determinado período de tiempo Pronósticos Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la información del pasado y las tendencias

25 Comunicaciones Facilidades tecnológicas Asegurarse que sean un medio apropiado para lo que se quiere comunicar Correo electrónico, mensajería instantánea, y/o herramientas de colaboración Asegurarse de enviar la información a las personas adecuadas Utilizar líneas de asunto significativas Limitar el contenido al tema principal Ser lo más claro y conciso posible Autorizar a las personas adecuadas Para compartir y editar documentos de colaboración

26 Comunicaciones Uso de plantillas Facilitan las comunicaciones Ahorran tiempo y dinero Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda Las plantillas Se pueden hacer mediante desarrollos propios Se pueden utilizar algunas proporcionadas por organizaciones externas Se pueden tomar de los ejemplo de los libros Éxito en la gestión de proyectos por uso efectivo de plantillas Muchas investigaciones muestran que Empresas exitosas las usan

27 Plantilla para la descripción del proyecto - Ejemplo Descripción Proyecto X Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfóquese en los beneficios Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. Qué funciones del negocio están involucradas y cuáles son los principales productos del proyecto? Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto Costo: Dé el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por año. Cronograma: Resuma la información del diagrama de Gantt del proyecto, enfocándose en las tareas globales y en los hitos

28 Informe mensual de progreso - Ejemplo I. Logros para el mes de mes: Describa los logros más importantes. Relaciónelos con el diagrama de Gantt. Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue resuelto lístelo como logro. II. Planes para mes siguiente: Describa los ítems más importantes a alcanzar en el siguiente mes. Relaciónelos con el diagrama de Gantt. Describa otros ítems importantes a lograr. III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el éxito del proyecto, por lo tanto no dude en indicar los problemas. IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripción): Liste cualquier cambio solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripción.

29 Elementos finales de documentación - Ejemplo I. Descripción del proyecto II. III: IV. Propósito del proyecto, con datos, información y soportes de respaldo Información original y revisada del contrato y documentos de aceptación del cliente Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt, Diagramas de red, estimación de costos, plan de gestión de las comunicaciones, etc.) V. Documentos de diseño VI. Reporte final del proyecto VII. Entregables, si aplican VIII. Reportes de auditoría IX. Informe de lecciones aprendidas X. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunión, y otras comunicaciones escritas y electrónicas

30 Archivos del proyecto Archivos del proyecto Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una historia exacta del proyecto Importante organizar y preparar los archivos del proyecto Estos archivos pueden proporcionar información valiosa para futuros proyectos

31 Sitio Web del proyecto Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto donde se almacenan los documentos importantes y otra información

32 Comunicaciones - Ejemplo usando Microsoft Project

33 Software en la gestión de las comunicaciones Hay muchas herramientas de software que ayudan en las comunicaciones de un proyecto Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente El software de gestión de proyectos generalmente incluye características para facilitar las comunicaciones virtuales Herramientas como la mensajería instantánea y los blogs pueden ayudar en las comunicaciones del proyecto

34 Controlar las Comunicaciones Gestión de Comunicaciones del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto actualizado 10.2 Gestionar las Comunicaciones 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Comunicaciones del proyecto Documentos del proyecto 13.3 Gestionar los compromisos de los Interesados Plan de dirección del proyecto Datos sobre el desempeño del trabajo Registro de asuntos Activos de procesos de la organización 10.3 Controlar las Comunicaciones Documentos del proyecto actualizados Información sobre el desempeño del trabajo 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Empresa/ Organización Solicitud de cambios 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios Activos de procesos de la organización actualizados

35 Controlar las Comunicaciones Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Comunicaciones del Proyecto 3. Registro de Incidentes 4. Datos de rendimiento del trabajo 5. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Sistemas de gestión de información 2. Juicio de Expertos 3. Reuniones Salidas 1. Informes de rendimiento del trabajo 2. Solicitudes de Cambio 3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 4. Actualizaciones a los documentos del Proyecto 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones