Manual. de Procedimientos. Oficina de Libre Acceso a la Infomación. Oficina Libre Acceso a la Información

Transcripción

1 Manual de Procedimientos Oficina de Libre Acceso a la Infomación Oficina Libre Acceso a la Información

2 INTRODUCCION El presente documento es el Manual de Procedimientos de la Oficina de Acceso a la Información, el cual fomenta el control interno, al contar con sus políticas y procedimientos en forma escrita. Las funciones de este manual se encuentran comprendidas en el Manual de Organización y Funciones de la institución. En este trabajo se describen únicamente los procedimientos que lleva a cabo la OAI, así como los documentos y formatos que utilizan. El Manual de Procedimientos es una herramienta necesaria para mantener informado al personal de la Dirección General de Presupuesto a la vez que conforma uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno. Éste hace que las instrucciones sean decisivas, minimiza las interpretaciones discrecionales, enlaza a cada una de las áreas en la organización estableciendo buenas relaciones entre ellas, facilita el entrenamiento al personal de nuevo ingreso y contribuye al logro de los objetivos institucionales. Página 1 de 11

3 Tabla de Contenido Objetivo del Manual de Procedimientos... 3 Metodología del Manual... 4 Organigrama de la Oficina de Acceso a la Información... 5 Procedimiento: (Solicitud de Libre Acceso a la información)... 6 Formulario: (Solicitud de Información).. 11 Página 2 de 11

4 Objetivo del Manual Describir en forma ágil, clara y sencilla, los procedimientos que se llevan a cabo en la OAI señalando las personas que intervienen en la realización de estos, así como los documentos o formatos que se utilizan y la distribución de los mismos. Establecer los lineamientos que deberán observarse en la OAI, para cumplir con los procedimientos ya establecidos Precisar los procedimientos de la OAI para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas a la Oficina y propiciar la estandarización en el servicio, respecto de otras OAI. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a los distintos procedimientos. Ayudar a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos. Asegurar la continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. Incrementar la coordinación en la realización del trabajo. Posibilitar una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. Página 3 de 11

5 Metodología del Manual La elaboración de este Manual, se realizó de acuerdo a las siguientes fases de trabajo: Primera Fase: Levantamiento de la Información - El objeto de esta fase fue: Obtener las informaciones referentes a los procesos de la OAI, mediante entrevistas a los empleados en su sitio de trabajo, adquiriendo una descripción detallada de las tareas que se realizan. Segunda Fase: Análisis, Validación y Documentación - En esta fase fue: Se analizaron las actividades que realizan los empleados, examinando cada proceso y validándolos (posteriormente), con los supervisores correspondientes. Tercera Fase: Jornadas de Socialización - Se realizaron jornadas de socialización de los documentos, procedimientos y diagramas de flujo, y se ajustaron en función a las sugerencias presentadas en la socialización. Página 4 de 11

6 ORGANIGRAMA OFICINA DE ACCESO LA INFORMACION (OAI) Director General Responsable de Oficina De Libre Acceso Información Auxiliar Técnico de Oficina De Libre Acceso Información Página 5 de 11

7 DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO Descripción del Procedimiento Área: Oficina Libre Acceso a la Información (OAI) Página 1 de 5 Procedimiento: Solicitud de Libre Acceso a la Información Código: OAI-P GENERALIDADES La Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI), de la Dirección General de Presupuesto (DIGEPRES), tiene como responsabilidad dar a conocer a todos los usuarios las informaciones referentes a las actividades y operaciones que realiza la institución. Estas informaciones pueden solicitadas por distintas vías (Presencial, Electrónica y Telefónica) las cuales son recibidas y respondidas dentro del plazo que establece la ley No PROPÓSITO Atender las solicitudes de informaciones que formulen los usuarios e instituciones a la Dirección General de Presupuesto (DIGEPRES), así como responder de manera efectiva dentro de los plazos que establece la ley No ALCANCE Este procedimiento aplica para las solicitudes que son recibidas en la oficina de libre acceso a la información de la DIGEPRES. Inicia con la solicitud de información formulada por los usuarios y concluye con la entrega de dicha información. 4. POLÍTICAS DEL PROCEDIMIENTO 1. Las solicitudes de información serán realizadas a la Oficina de Acceso Información (OAI) por las siguientes vías: correo electrónico, fax, telefónica y de manera personal completando el formulario creados para estos fines. 2. Las informaciones solicitadas a la Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) podrán ser entregadas en formato digital como en formato impreso. 3. En los casos de solicitudes de informaciones que por su naturaleza no podrán ser respondidas dentro del plazo legal establecido por la ley (quince (15) días laborables), la oficina de libre acceso a la información (OAI) tendrá diez (10) días para poder responder a la solicitud. Se deberá notificar mediante comunicación al usuario las razones que justifica la extensión. Página 6 de 11

8 4. Las solicitudes de informaciones que por alguna razón no estén disponibles, la Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) deberá comunicar al usuario en forma escrita en un plazo no mayor a cinco (5) días laborables. Este plazo se contabilizara desde el momento de la recepción de la solicitud. 5. La Encargada de la Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) deberá llevar un registro de las informaciones que entrega a los usuarios para los fines de acuse de recibo. 6. La Encargada de la Oficina de Libre Acceso a la Información será responsable de informar al usuario por las vías establecidas en este procedimiento, las tramitaciones de solicitudes que fueron enviadas a otras instituciones por estar fuera de la competencia de la DIGEPRES. 7. Las áreas sustantivas de la DIGEPRES serán responsables de suministrar a la oficina de libre acceso a la información (OAI) las informaciones que se encuentren en el Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF), con el apoyo del Departamento de Tecnología. 8. Las distintas dependencias de la DIGEPRES tendrán un plazo de setenta y dos (72) horas para responder a las solicitudes de informaciones realizadas por la Oficina de Acceso a la Información (OAI). 9. La Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) deberá dar respuesta a las solicitudes recibidas de los usuarios dentro de un plazo de quince (15) días como lo establece la ley de libre acceso a la información (Ley ). 10. La Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI), será responsable de tramitar dentro de un plazo no mayor a tres (3) días laborables, las solicitudes de informaciones que estén fuera de la competencia de la DIGEPRES. Este plazo se contabilizara desde el momento de la recepción de la solicitud. Página 7 de 11

9 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Usuarios(as) Responsable Actividades 1. Realiza las solicitudes de las informaciones relacionadas a la DIGEPRES por las vías establecidas en este procedimiento. Responsable de Acceso a la Información 2. Recibe y analiza solicitudes de informaciones del usuario. Si las informaciones están en la página web notifica al usuario su disponibilidad, en caso de que las informaciones no están disponible en la página web, se envía la solicitud a la dirección general. Sección de Archivo y Correspondencia Director General 3. Remite la solicitud de información a la sección de archivo y correspondencia para remisión a la Dirección General. 4. Recibe la solicitud y procede a remitir a la Dirección General. 5. Recibe la solicitud de información y designa a un asesor para los fines de gestionar la información. Asesor Responsable de Acceso a la Información 6. Coordina con la responsable de la oficina de acceso a la información (RAI) la tramitación de la información. 7. Entrega al área correspondiente la solicitud de la información, la cual debe ser respondida dentro de los plazos establecidos en este procedimiento. Director de Área Correspondiente 8. Recibe y analiza las informaciones requeridas por la encargada de la oficina de libre acceso a la información. Procede asignar la persona responsable de recopilar las informaciones requeridas. Responsable Departamental / Analista 9. Reciben requerimientos y proceden a recopilar informaciones y remite al director del área para su verificación. Director de Área Correspondiente 10. Recibe y valida las informaciones y procede a entregar a la encargada de la OAI la información requerida. Responsable de acceso a la Información 11. Recibe las informaciones del director del área correspondiente y procede a entregar las informaciones al asesor designado por el director para su validación Página 8 de 11

10 Asesor Director General Responsable de Acceso a la Información 12. Valida que las informaciones corresponden a la solicitud realizada por el usuario y remite dichas informaciones al director general. 13. Recibe y verifica las informaciones, firma comunicación que estará anexa a la solicitud del usuario. 14. Remite comunicación al usuario 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos Formulario de requerimiento de información Código (cuando aplique) OAI-F DISTRIBUCIÓN Deben poseer copia controlada de este procedimiento la Oficina de Acceso a la Información (OAI), todas áreas sustantiva de DIGEPRES, Departamento de Administrativo, Departamento de Recursos Humanos y Departamento de Planificación y Desarrollo. 8. DIAGRAMA DE FLUJO Página 9 de 11

11 Inicio Usuarios Realiza las solicitudes de las informaciones relacionadas a la DIGEPRES por las vías establecidas Asesor Coordina con la responsable de la oficina de acceso a la información (RAI) la tramitación de la información Responsable de acceso a la Información Recibe las informaciones del director del área correspondiente y procede a entregar las informaciones al asesor designado por el director para su validación Responsable de Acceso a la Información Recibe y analiza solicitudes de informaciones del usuario. Responsable de Acceso a la Información Entrega al área correspondiente la solicitud de la información, la cual debe ser respondida dentro de los plazos establecidos en este procedimiento. Asesor Valida que las informaciones corresponden a la solicitud realizada por el usuario y remite dichas informaciones al director general. Responsable de Acceso a la Información Remite la solicitud de información a la sección de archivo y correspondencia para remisión a la Dirección General. Director de Área Correspondiente Recibe y analiza las informaciones requeridas por la encargada de la oficina de libre acceso a la información. Procede asignar la persona responsable de recopilar las informaciones requeridas. Director General Recibe y verifica las informaciones, firma comunicación que estará anexa a la solicitud del usuario Sección de Archivo y Correspondencia Recibe la solicitud y procede a remitir a la Dirección General. Responsable Departamental / Analista Reciben requerimientos y proceden a recopilar informaciones y remite al director del área para su verificación Responsable de Acceso a la Información Remite comunicación al usuario Director General Recibe la solicitud de información y designa a un asesor para los fines de gestionar la información. Director de Área Correspondiente Recibe y valida las informaciones y procede a entregar a la encargada de la OAI la información requerida Fin Página 10 de 11

12 MINISTERIO DE HACIENDA Dirección General De Presupuesto Area: Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) Página 11 de 11 Documento: Formulario Solicitud de Libre Acceso a la Información Código: OAI-F-001 Version: 01 1-Presente un Poder Legal cuando actúe en nombre y representación de otra Persona Física o de una Persona Jurídica 2-Pida el acuse de recibo de su solicitud de Información o la confirmación de recepción en caso de ser por vía electrónica 3- El Acceso Público a la información es gratuito en tanto no se requiera la reproducción de la información I. Datos del Solicitante Nombre de la Persona Física o Jurídica (*anexar poder otorgado para hacer la solicitud de información): No. Cédula / Pasaporte / RNC: Dirección: Teléfono: Celular: Fax: Correo Electrónico: II. Datos de Información Requerida Descripción de la información (especifique si son fotografías, grabaciones, soportes magnéticos o digitales): Motivación de la Solicitud: Medio para recibir la información (seleccione): PERSONAL PAGINAS INTERNET TELEFONO CORREO ELECTRONICO CORREO ORDINARIO FACSÍMIL Indicar dirección en caso de ser por correo: III. Firmas Nombre del Solicitante Firma del Solicitante: Representante de la OAI No. de Solicitud Día Mes Año *Espacio Reservado para la Oficina de Acceso a la Información* Página 11 de 11