Sistema Integral de Apoyo a la Apertura, Seguimiento y Certificación de SARE s. Manual de Operación del SARE Nivel Suficiente

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1 Sistema Integral de Apoyo a la Apertura, Seguimiento y Certificación de SARE s Manual de Operación del SARE Nivel Suficiente NOVIEMBRE 2011

2 Manual de Operación Nivel Suficiente Fecha de revisión: Datos del Documento Código del documento: M-SARE-01 Tipo de documento: Manual Responsable del documento: Ing. Gustavo Hernández Trejo Jefe de la Dirección de Fomento y Desarrollo Económico. Versión: 01 Revisado por: Lic. Alejandro Ramírez Lino, Asesor de Planeación del Municipio de San Luis de la Paz, Guanajuato. Aprobado por: Ing. J. del Refugio Becerra Moya, Presidente Municipal de San Luis de la Paz, Guanajuato. HISTORIAL DE CAMBIOS: Versión Fecha Descripción del cambio Versión original Documento controlado 2

3 ÍNDICE: I. Introducción... 5 II. Objetivo del Manual de Operación... 5 III. Alcance del Manual... 5 IV. Marco Jurídico... 6 V. Sistema de Gestión de la Operación V.1 Generalidades V.2 Responsabilidad de la Dirección V.2.1 Política de Operación del SARE V.2.2 Planificación del Sistema de Operación V Objetivos del Sistema de Operación V.2.3 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación V.3 Gestión de los Recursos V.3.1 Infraestructura V.4 Prestación del Servicio V.4.1 Planificación de la Prestación del Servicio V.4.2 Procesos Relacionados con el Solicitante V Comunicación con el Solicitante V.4.3 Prestación del Servicio V Control de la Prestación del Servicio V Identificación y Trazabilidad V Documentos e Información del Solicitante V.5 Medición, Análisis y Mejora V.5.1 Control del Servicio No Conforme V.5.2 Mejora Documento controlado 3

4 V Acción Correctiva VI. ANEXOS.23 Documento controlado 4

5 I. Introducción Este documento tiene como propósito el proporcionar una guía detallada para llevar a cabo la operación cotidiana del Sistema de Apertura Rápida de Empresas (SARE), además de apoyar para alcanzar un nivel de desempeño Suficiente y con ello, lograr la permanencia del mismo. El presente Manual de Operación describe las actividades que se realizan en el SARE del Municipio de San Luis de la Paz, Guanajuato, las cuales se apegan totalmente a la normatividad federal, estatal y municipal vigente. Para cumplir con lo anterior, la COFEMER ha establecido políticas de operación y procedimientos específicos que orientan de manera eficaz el funcionamiento del Módulo SARE, permitiendo de esta manera que las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYME) de bajo riesgo puedan recibir su licencia de apertura de empresas en un tiempo máximo de 48 horas, realizando todos los trámites en un mismo lugar de forma ágil, transparente y honesta. II. Objetivo del Manual de Operación El objetivo del presente manual es el de proveer una guía y procedimientos específicos de operación del SARE que permita el efectivo y ágil otorgamiento de licencias de factibilidad de uso de suelo de micro, pequeñas y/o medianas empresas de bajo riesgo en un tiempo máximo de 48 horas, sustentado en el marco regulatorio vigente. III. Alcance del Manual El alcance del presente manual contempla las actividades comprendidas desde la recepción de una solicitud de información para la apertura de una empresa de bajo riesgo hasta su resolución correspondiente. Documento controlado 5

6 IV. Marco Jurídico a) Leyes Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 25: Corresponde al Estado la rectoría del desarrollo nacional, mediante el fomento del crecimiento económico y el empleo y una más justa distribución del ingreso y la riqueza. El Estado planeará, conducirá, coordinara y orientara la actividad económica nacional, y llevará a cabo la regulación y fomento de las actividades que demande el interés general Artículo 115. Los Estados adoptarán, para su régimen interior, la forma de gobierno republicano, representativo, popular, teniendo como base de su división territorial y de su organización política y administrativa el Municipio Libre, conforme a las bases siguientes: II. Los municipios estarán investidos de personalidad jurídica y manejarán su patrimonio conforme a la ley. Los ayuntamientos tendrán facultades para aprobar, de acuerdo con las leyes en materia municipal que deberán expedir las legislaturas de los Estados, los bandos de policía y gobierno, los reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general dentro de sus respectivas jurisdicciones, que organicen la administración pública municipal, regulen las materias, procedimientos, funciones y servicios públicos de su competencia y aseguren la participación ciudadana y vecinal. El objeto de las leyes a que se refiere el párrafo anterior será establecer: a) Las bases generales de la administración pública municipal y del procedimiento administrativo, incluyendo los medios de impugnación y los órganos para dirimir las controversias entre dicha administración y los particulares, con sujeción a los principios de igualdad, publicidad, audiencia y legalidad. V. Los Municipios, en los términos de las leyes federales y Estatales relativas, estarán facultados para: d) Autorizar, controlar y vigilar la utilización del suelo, en el ámbito de su competencia, en sus jurisdicciones territoriales. Constitución Política del Estado de Guanajuato. ARTÍCULO 117. A los Ayuntamientos compete: I. Aprobar, de acuerdo con las Leyes en materia municipal que expida el Congreso del Estado; los Bandos de Policía y Gobierno, Reglamentos, Circulares y disposiciones administrativas de observancia general; que organicen la administración pública municipal, regulen las materias, procedimientos, funciones y servicios públicos de su competencia y aseguren la participación ciudadana y vecinal; Documento controlado 6

7 II. Ejercer, en los términos de las Leyes federales y estatales, las siguientes facultades: d). Autorizar, controlar y vigilar la utilización del suelo, en el ámbito de su competencia, en sus jurisdicciones territoriales. Ley de Desarrollo Urbano para el Estado de Guanajuato. ARTÍCULO 1.- Las disposiciones de esta Ley son de orden público e interés social y tienen por objeto: I.- Fijar las disposiciones básicas para planear y regular el ordenamiento territorial de los asentamientos humanos en el Estado, así como la fundación, conservación, mejoramiento y crecimiento de los centros de población; II.- Establecer la concurrencia entre la Federación, el Estado y los municipios, así como entre éstos últimos, para la ordenación y regulación de los asentamientos humanos en el territorio estatal; y III.- Establecer las bases conforme a las cuales el Estado y los municipios ejercerán sus atribuciones para zonificar el territorio y determinar las correspondientes provisiones, usos, reservas y destinos de áreas y predios. ARTÍCULO 11.- Son autoridades en materia de desarrollo urbano: II. A nivel municipal: a) El Ayuntamiento; b) El Presidente Municipal; y c) La Dirección de Desarrollo Urbano del Municipio. ARTÍCULO 15.- Corresponde al Ayuntamiento, las siguientes atribuciones: III. Expedir la licencia de factibilidad de uso de suelo, previo al otorgamiento de licencias de construcción, de conformidad con esta Ley; VI. Expedir las certificaciones de uso, destino y políticas territoriales en los términos de esta Ley; Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. ARTÍCULO 69. Los ayuntamientos tendrán las siguientes atribuciones: I. En materia de gobierno y régimen interior: b) Aprobar, de acuerdo con las leyes en materia municipal que expida el Congreso del Estado, los bandos de policía y buen gobierno, reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general; que organicen la administración pública municipal, regulen las materias, procedimientos, funciones y servicios públicos de su competencia y aseguren la participación ciudadana y vecinal; n) Otorgar licencias, permisos y autorizaciones; pudiendo delegar esta atribución; Documento controlado 7

8 II. En materia de obra pública y desarrollo urbano: i) Autorizar, controlar y vigilar la utilización del suelo en el ámbito de su competencia. Ley de Ingresos para el Municipio de San Luis de la Paz, Guanajuato, para el Ejercicio Fiscal Año Artículo 23. Los derechos por la prestación de los servicios de obras públicas y desarrollo urbano se causarán y liquidarán conforme a la siguiente: XII. Por licencia de uso de suelo, en predios de uso comercial: a) Menor de 50 m² ( tarifa única ) b) Mayor de 50 m² Ley de Mejora Regulatoria para el Estado de Guanajuato y sus Municipios ARTÍCULO 23. Se establece el SARE como el conjunto de acciones y servicios tendientes a lograr la apertura de una empresa o negocio en el Estado en el menor tiempo posible, reduciendo y optimizando trámites y tiempos de respuesta hacia el particular. La SDES expedirá los lineamientos que faciliten la operación de este instrumento. El plazo para la resolución de los trámites para la apertura de empresas o negocios cuyo giro o actividad impliquen bajo impacto económico y social, en ningún caso podrá ser mayor de 48 horas. ARTÍCULO 24. Las dependencias y entidades de las administraciones públicas estatal y municipal, deberán identificar y simplificar los trámites que tengan mayor impacto en el desarrollo de las actividades empresariales. ARTÍCULO 25. La SDES llevará a cabo la clasificación de los giros o actividades empresariales en: a) Bajo impacto económico y social; b) Mediano impacto económico y social, y c) Alto impacto económico y social. Para la clasificación de los giros o actividades empresariales se considerarán, entre otros aspectos, los relacionados con protección civil, ecológicos y de protección al ambiente, de planeación y ordenamiento territorial y de salud que involucre actividades económicas o empresariales. La clasificación de los giros o actividades empresariales deberá ser actualizada permanentemente tomando como base los estándares internacionales. Documento controlado 8

9 La clasificación formulada por la SDES será compartida con los municipios, a efecto de que ellos realicen la propia, atendiendo a su realidad socioeconómica pero sin apartarse del contenido de aquella. ARTÍCULO 26. La SDES mandará publicar en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, el catálogo que comprenda la clasificación de los giros o actividades a que se refiere esta sección. ARTÍCULO 27. Para identificar oportunidades de simplificación, la SDES dará seguimiento a la operación de los SARE que se implementen y de cada uno de los trámites relacionados con la apertura de empresas que emitan las dependencias y entidades de las administraciones públicas estatal y municipal. Ley de Protección Civil para el Estado de Guanajuato. ARTÍCULO 46.- En todas las edificaciones, excepto casas habitación unifamiliares, se deberá colocar en lugares visibles, la señalización y equipo adecuado, así como los instructivos para casos de emergencia, en los que se consignarán las reglas que deberán observarse antes, durante y después del siniestro o desastre; asimismo, deberán señalarse las zonas de seguridad y las rutas de evacuación. Esta disposición se regulará en los reglamentos de construcción y se hará efectiva por las autoridades municipales al autorizar los proyectos de construcción y expedir las licencias correspondientes. ARTÍCULO 47.- Las empresas industriales, comerciales y de servicio, contarán con un sistema de prevención y protección para sus clientes y usuarios así como para sus propios bienes y entorno, adecuando a las actividades que realicen y capacitando en esta materia a las personas que laboren en ellas. Asimismo, implementarán un programa permanente de señalización e instructivos para el caso de emergencia o desastre. Estas empresas están obligadas a colaborar con la unidad estatal y las unidades municipales, para integrar las normas propias de seguridad industrial y laboral que aplique a sus operaciones, con las normas generales de protección civil aplicables en su localidad. ARTÍCULO 48.- Es obligación de las empresas, ya sean industriales, comerciales o de servicios, capacitar a su personal en materia de protección civil e implementar la unidad interna en los casos en que esta Ley lo determine, para que atienda las demandas propias en materia de prevención y atención de riesgos. ARTÍCULO 49.- Los administradores, gerentes, poseedores, arrendatarios o propietarios de edificaciones que por su uso y destino reciban una afluencia masiva de personas, están obligados a elaborar un programa específico de protección civil, contando para ello con la asesoría técnica de la unidad estatal o municipal, en su caso. Documento controlado 9

10 La unidad estatal o municipal de protección civil, en su caso, podrá señalar quien, de las personas indicadas en el párrafo anterior, deberán cumplir con la preparación y aplicación del programa específico. II. Reglamentos Plan de Ordenamiento Territorial del Municipio de San Luis de la Paz, Guanajuato. III. Acuerdos. Acuerdo del H. Ayuntamiento por el que se aprueba la operación del Sistema de Apertura Rápida de Empresas SARE para giros de bajo impacto. Publicado en el Periódico Oficial del Estado de Guanajuato, de fecha 9 de Junio del Acuerdo de operación del Sistema de Apertura Rápida de Empresas (SARE) de Bajo Impacto, en Sesión Ordinaria de fecha 22 de Noviembre del año 2011, en el Acta No. 45/2011. IV. Convenios Convenio de colaboración en materia de Mejora Regulatoria con el Municipio de San Luis de la Paz, Guanajuato., la SEDETUR y SDES. Firmado en fecha 25 de Agosto del Documento controlado 10

11 V. Sistema de Gestión de la Operación V.1 Generalidades Para cumplir con el objetivo de este manual es indispensable que sea conocido y usado permanentemente por todos los funcionarios que colaboran en el SARE, a la vez que demanda el establecimiento de un marco de actuación que permita: a) Asegurar la vigencia y actualización permanente de este documento, lo cual requiere: 1. Que los siguientes documentos estén identificados: Manual de Operación, Catálogo de giros de Bajo Riesgo, Solicitud de Servicio, Formato de solicitud de Licencia de Factibilidad de Uso de suelo, Formato de Dictamen de Factibilidad de uso de Suelo, Formato de pago de Derechos, Oficio de negativa de la Licencia de Factibilidad de Uso de Suelo. 2. Que los documentos anteriores estén disponibles en su lugar de uso. 3. Que los documentos sean legibles y se encuentren en buenas condiciones. b) Generar evidencia de que el sistema opera de manera efectiva. Para tal propósito, los registros son establecidos y se mantienen para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz del sistema. Los registros permanecen legibles, fácilmente identificables y apropiadamente almacenados. Los registros que deben existir en copia son, al menos: 1. Expedientes de los solicitantes, los cuales contienen: 1.1. Solicitud de Servicio Solicitud de Licencia de Factibilidad de Uso de Suelo 1.3. Escritura o contrato de arrendamiento o documento que demuestre la legal posesión del inmueble Identificación oficial del solicitante o representante legal Recibo de pago de predial al corriente de la solicitud Acta constitutiva en caso de personas morales Poder notarial que valide la representación legal. 2. Lista de verificación de entrega de documentos. 3. Recibo de pago de derechos de la Licencia de Factibilidad de uso de Suelo. 4. Licencias de Factibilidad de Uso de Suelo, SARE otorgada (en su caso). 5. Respuesta de resolución negativa (en su caso). Documento controlado 11

12 V.2 Responsabilidad de la Dirección V.2.1 Política de Operación del SARE Existe el compromiso de cumplir con las expectativas de los solicitantes en cuanto al tiempo máximo para tramitar una solicitud de apertura de empresa de bajo riesgo en 48 horas y de reducir al mínimo posible los desplazamientos físicos del solicitante para realizar dicho trámite. Este compromiso: a) Es conocido. b) Es entendido por todas las personas que colaboran en el Módulo del SARE. V.2.2 Planificación del Sistema de Operación V Objetivos del Sistema de Operación Los objetivos de operación del Módulo SARE son medibles y coherentes con los compromisos adquiridos previos a su apertura. Congruentes con los anteriores compromisos y con los propósitos para los cuales el SARE fue creado, los objetivos de operación del mismo, en el Municipio de San Luis de la Paz, Gto, son: 1. Cumplir con una duración real del trámite de expedición de licencia de factibilidad de uso de suelo para la apertura de empresas de bajo riesgo en un período máximo de 48 hrs. 2. Lograr que los trámites municipales requeridos para obtener una licencia de uso de suelo para la apertura de empresas de bajo riesgo se realicen en el mismo lugar. 3. Lograr que la respuesta a la solicitud de la licencia de factibilidad de uso de suelo para la apertura de empresas de bajo riesgo se otorgue en un máximo de 2 visitas del solicitante. Estas son: 1) Entrega de documentos y 2) Obtención de respuesta. El SARE cuenta con indicadores para evaluar los procesos con el fin de demostrar su capacidad para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcanzan los resultados planificados se llevan a cabo las correcciones según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del servicio. Documento controlado 12

13 La forma de evaluar el cumplimiento de los objetivos anteriores es: Objetivo Resultado esperado Otorgamiento expedito de la licencia de factibilidad uso de suelo para la apertura de empresas de bajo riesgo. Beneficiario Indicador de desempeño Características Índice de calidad Solicitante Eficacia Porcentaje de solicitudes que fueron tramitadas en un tiempo máximo de 48 horas. Ver nota 1 Agilidad Tiempo promedio de respuestas a las solicitudes de licencias para la apertura de empresas (hrs). Meta / rango 80% <= 48 hrs. Ver nota 1. Nota 1: El tiempo de otorgamiento incluye desde el momento en que el solicitante llega al Módulo por primera vez con la documentación completa, hasta el instante en el que la respuesta del trámite está disponible para el solicitante. Fuente de medición: Expedientes de los solicitantes Responsable de la medición: Encargado del Módulo SARE Reportar medición a COFEMER: Mensualmente Otorgamiento conveniente de la atención del trámite de licencia de factibilidad de uso de suelo para la apertura de empresas de bajo riesgo. Solicitante Conveniencia Número promedio de dependencias visitadas por el solicitante para obtener la licencia de factibilidad de uso de suelo para la apertura de empresas de bajo riesgo. Ver nota 2 1 oficina Nota 2: Corresponde al número total de oficinas visitadas por el solicitante desde que inicia el trámite de su licencia de factibilidad de uso de suelo para la apertura de empresas de bajo riesgo, hasta su recepción. Fuente de medición: Expedientes de los solicitantes Responsable de la medición: Encargado del Módulo SARE Reportar medición a COFEMER: Mensualmente Otorgamiento conveniente de la atención del trámite de licencia de factibilidad de uso de suelo para la apertura de empresas de bajo riesgo. Solicitante Conveniencia Número de visitas promedio del solicitante para realizar trámite. Ver nota 3 2 visitas (La primera entrega de documentos y la segunda obtención de respuesta) Nota 3: El valor promedio de visitas realizadas por el solicitante al Módulo SARE por los solicitantes para obtener su licencia de factibilidad de uso de suelo para la apertura de empresas de bajo riesgo se calcula a partir de que el solicitante entrega su documentación completa Fuente de medición: Expedientes de los solicitantes Responsable de la medición: Encargado del Módulo SARE Reportar medición a COFEMER: Mensualmente Documento controlado 13

14 Adicionalmente a los objetivos anteriores, el SARE monitorea su nivel de operación, cuantificando el número de solicitudes para la apertura de empresas atendidas mensualmente. Objetivo 4 Resultado esperado Funcionamiento eficaz del Módulo SARE. Beneficiario Características de calidad Indicador de desempeño Índice Ciudadanía Eficacia Número de solicitudes para la apertura de empresas de giro SARE atendidas. Meta/rango >=10 Ver nota 4 Nota 4: Se deben contabilizar una a una las solicitudes para la licencia de factibilidad de uso de suelo para la apertura de empresas de bajo riesgo atendidas entre el día primero del mes y el día último. Fuente de medición: Registros de solicitudes para la apertura atendidas (en expedientes de cada empresa) Responsable de la medición: Encargado del Módulo SARE Reportar medición a COFEMER: Mensualmente V.2.3 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación Las responsabilidades y autoridades del personal que colabora en el SARE están definidas y son conocidas por todos. Dichas responsabilidades y autoridades se describen en el procedimiento de operación del Módulo SARE (ver el apartado V.4.1 de este manual). En relación con este punto se describe la responsabilidad y autoridad mediante el organigrama autorizado, así como las facultades legales previstas en el marco jurídico vigente. V.3 Gestión de los Recursos V.3.1 Infraestructura La Administración Municipal provee la infraestructura indispensable para cumplir con los objetivos del SARE. Así mismo, los empleados del módulo cuentan con los recursos necesarios para la realización eficaz de sus funciones. La infraestructura incluye, al menos, un local dedicado cuando la situación lo amerita o compartido con otras dependencias municipales, en condiciones óptimas de funcionamiento, mobiliario de oficina básico, equipo de cómputo y servicio de comunicación, así como papelería requerida para su operación eficaz. Documento controlado 14

15 V.4 Prestación del Servicio El presente apartado muestra cómo el SARE cumple con el compromiso de tramitar el otorgamiento de licencias de uso de suelo para la apertura de empresas en un plazo no mayor de 48 horas, en un solo lugar y con un máximo de dos visitas al módulo. Tal como se describe en el alcance del sistema de operación del SARE, el proceso inicia con la solicitud entregada por el ciudadano al funcionario del Módulo SARE, y finaliza con el otorgamiento de la correspondiente licencia de uso de suelo para la apertura de empresas (en su caso). A través de este proceso se miden y se controlan las actividades necesarias con el fin de cumplir con los objetivos establecidos, evaluados mediante los indicadores de desempeño indicados en el apartado V del presente manual. Solicitud de licencia de factibilidad de uso de suelo para la apertura de empresa V.4.1 Planificación de la Prestación del Servicio El SARE planifica y desarrolla los procesos necesarios para brindar el servicio. Para ello, el mismo: a) Identifica los procesos necesarios para cumplir con los requerimientos del solicitante, de COFEMER y los legales que le aplican, tales como: la recepción de solicitud de licencia de factibilidad de uso de suelo y documentos anexos, procesos relacionados con dicho trámite y su respectiva resolución. b) Determina la secuencia e interacción de estos procesos. A continuación se muestran los procesos identificados y su interacción: Documento controlado 15

16 SISTEMA DE OPERACIÓN DE UN SARE GESTIÓN DE LOS RECURSOS RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA Infraestructura Responsabilidad, autoridad y comunicación Establecimiento de objetivos del SARE Establecimiento de compromisos del SARE Oportunidad y mejora Identificación setvicio no conforme Servicio no conforme Informe PNC Información Corrección Medición de los procesos Recursos Derechos y obligaciones Información Satisfacción SOLICITANTE PRESTACIÓN DEL SERVICIO SOLICITANTE Requerimiento de información Proporcionar información relativa a:trámites y procedimiento de apertura Información sobre trámite Solicitud completa y Papelería requerida Verificar documentación recibida Recibir y capturar la solicitud de licencia en el sistema informático Evaluar la factibilidad de otorgar licencias municipales Entregar formato para realizar pago en Tesorería Entregar licencia de uso de suelo para la apertura de empresas de bajo riesgo o comunicar causa de negativa Entrega de licencia Informar sobre actividades de seguimiento posterior Control de la documentación del SARE Control de los registros del SARE Nota: Los pagos de derechos para la obtención de la licencia para apertura de empresa se adecuarán conforme a las particularidades de cada municipio. Documento controlado 16

17 A continuación se describe cada etapa y se hace referencia al documento que aplica: Etapa del proceso Proporcionar información relativa a trámites y procedimiento de apertura Objetivo de operación / requisito del servicio Asegurar la entrega de información clara y precisa sobre el proceso y los trámites a cubrir Procedimiento o documento que aplica Diagrama de proceso: Información al solicitante sobre el proceso SARE Seguimiento y medición Actividad de verificación, Criterio de validación o aceptación inspección requerida Número total de visitas del solicitante para conocer el proceso de trámite. 1 visita Registros que aplican Solicitud de servicio Formato de Solicitud de Licencia de Factibilidad de Uso de Suelo Verificar documentación recibida Recibir y capturar solicitud de licencia Asegurar que los requisitos solicitados estén completos Diagrama de proceso: Recepción de documentos Verificación de documentación completa Cumplimiento al 100% Lista de verificación de entrega de documentos Expediente del solicitante Evaluar factibilidad de otorgar licencias municipales Pago de derechos y Entregar licencia o comunicar causa de negativa Asegurar una respuesta en un término máximo de 48 horas Diagrama de proceso: Dictamen y resolución de solicitud de licencia de factibilidad de uso de suelo para apertura de empresas de bajo riesgo. Diagrama de proceso: Entrega de licencia de apertura Verificación de plazo de apertura Plazo máximo de 48 horas Registro de licencias otorgadas (incluye solicitante, fecha de entrega, vo.bo. de recibido, plazo de apertura) Informar al solicitante sobre actividades de seguimiento posterior Asegurar que se brinde información sobre actividades de seguimiento posteriores. Esta debe ser clara y precisa Documento informativo que describe las actividades de seguimiento posteriores (Ejemplo: inspecciones pendientes a realizarse) Información entregada junto con cada licencia expedida Acuse de recibo de documento informativo A continuación se presentan los diagramas de proceso con los que el SARE da cumplimiento al plan de operación señalado en la tabla anterior. Documento controlado 17

18 Información al solicitante sobre el proceso SARE Actividad Descripción Responsable Registro / Documento Inicio Ciudadano acude a módulo SARE para solicitar información El ciudadano se presenta en el módulo SARE para solicitar información de trámites requeridos Se informa proceso para Apertura Para proceder, el giro debe de estar en el catálogo SARE, y debe cumplir con todos y cada uno de los requisitos señalados Responsable de Módulo SARE Se informa de los tiempos de respuesta del trámite SARE, requisitos y entrega solicitud de servicio Fin Si el giro es SARE y se tiene un local previamente construido, se informa al ciudadano que el tiempo de trámite es de un máximo de 48 horas, se le entrega solicitud de servicio y un listado de los requisitos a cumplir Responsable de Módulo SARE Formato de Solicitud de servicio Formato de Solicitud de Licencia de Factibilidad de uso de Suelo (F-SARE-02) NOTA 1: En caso de que no sea giro SARE el proceso termina con una orientación al ciudadano para que realice el trámite bajo el esquema normal. Documento controlado 18

19 Recepción de documentos Actividad Descripción Responsable Registro / Documento Inicio Se reciben documentos y se valida que la información este completa y correcta El ciudadano acude al módulo para entregar documentación, la cual es recibida por el responsable, el cual la valida Responsable de Módulo SARE Checklist Formato de requisitos Se anota giro y número en solicitud de Licencia de Factibilidad de uso de suelo. Si la documentación es correcta y si es giro SARE de acuerdo al catálogo SARE, se anotan los datos Responsable de Módulo SARE Formato de Solicitud de Licencia de Factibilidad de Uso de Suelo Catálogo SARE Se genera y otorga contrarecibo de recepción de documentos Si se acredita la propiedad o posesión, se cuenta con local previamente construido, se procede a entregar contrarrecibo Responsable de Módulo SARE Contrarecibo Ingresa expediente, genera folio y actualiza la información en la hoja de seguimiento y en la solicitud de servicio Se organiza la documentación del expediente Responsable de Módulo SARE Hoja de segumiento, expediente y solicitud de servicio Entrega de expediente a responsable de Dictamenes en Desarrollo Urbano Se entrega expediente Responsable de Módulo SARE Expediente Fin NOTA 1: En caso de que no sea correcta la información se aclara al ciudadano la inconsistencia o documentos faltantes. NOTA 2: Si no es giro SARE se orienta al ciudadano para que realice el trámite bajo el proceso normal y aquí finaliza el proceso con el módulo SARE. NOTA 3: De no contar con propiedad o posesión, se orienta al ciudadano sobre las acciones a tomar, previo a presentar nuevamente su solicitud. NOTA 4: De no contar con local previamente construido, se notifica y orienta al ciudadano que deberá realizar el trámite bajo el proceso normal y aquí finaliza con el módulo SARE. Documento controlado 19

20 Dictamen y resolución de solicitud para la apertura de empresas Actividad Descripción Responsable Registro / Documento Inicio Revisa expediente y actualiza en hoja de seguimiento El responsable realiza la revisión de expediente y verifica que se cumplan los requisitos. Posteriormente actualiza la hoja de seguimiento Responsable de Dictamen y Resolución Hoja de seguimiento Elabora, imprime y firma la licencia de factibilidad de uso de suelo Fin Si en la matriz de compatibilidad resultó ser giro compatible se genera y firma la licencia de apertura Responsable de Dictamen y Resolución Matriz de compatibilidad Dictamen de Licencia de Factibilidad de uso de suelo Oficio de rechazo cuando es negativo el dictámen NOTA 1: Si el giro no es compatible se genera oficio de rechazo, informando al ciudadano los motivos. Se actualiza, además, hoja de seguimiento y se regresa el expediente completo a módulo SARE. Documento controlado 20

21 Entrega de licencia de uso de suelo Actividad Descripción Responsable Registro / Documento Inicio Se recibe expediente completo, actualiza en hoja de seguimiento y se espera visita del solicitante El responsable actualiza información de seguimiento cuando lo recibe de la Dirección de Desarrollo Urbano. Responsable de módulo SARE Expediente completo, Hoja de seguimiento Se informa resultado al ciudadano Cuando acude el ciudadano al módulo SARE, se le presenta el resultado Responsable de módulo SARE Se llena forma para realizar el pago de derechos en Tesorería El responsable realiza el pago de derechos en Tesorería. Responsable de módulo SARE Formato de pago de Derechos Se entrega Dictamen de Licencia de F.U S. y Lista de requisitos para Dictamen de Protección Civil Se entrega el Dictamen de Licencia de Factibilidad de Licencia de uso de Suelo, Recibo oficial de pago, Formato con los requisitos que revisa Protección Civil para que solicite el Visto Bueno. Responsable de módulo SARE Dictamen de Factibilidad de uso de Suelo Lista de requisitos que verifica Protección Civil Envia relación a protección civil y archiva expediente Fin Se envía copia de la Licencia de Factibilidad de uso de Suelo a Protección Civil para que realice la inspección y emita su dictamen. Responsable de módulo SARE NOTA 1: Si el resultado no es favorable para el ciudadano, se entrega oficio de rechazo y se actualiza hoja de seguimiento. Con esto termina el proceso. Documento controlado 21

22 V.4.2 Procesos Relacionados con el Solicitante. V Comunicación con el Solicitante. El SARE proporciona documentos impresos que contienen información para el ciudadano con el fin de: a) Dar a conocer los requisitos para realizar el trámite para la licencia de factibilidad de uso suelo para la apertura de empresas. b) Avisar el tiempo de respuesta a la solicitud de licencia de factibilidad de uso de suelo para la apertura de empresas. c) Informar las medidas de seguridad requeridas por Protección Civil. V.4.3 Prestación del Servicio V Control de la Prestación del Servicio El SARE planifica y lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, las cuales incluyen: a) El uso de documentos estandarizados para: 1. Presentar la solicitud de licencia de factibilidad de uso de suelo para la apertura, debidamente requisitado. 2. Otorgar la licencia de factibilidad de uso de suelo para la apertura. El formato de este documento corresponde al previamente autorizado por la Dirección de Desarrollo Urbano. b) La disponibilidad y uso de este manual de operación y documentos relacionados. V Identificación y Trazabilidad El SARE identifica a través de un número de folio las solicitudes así como las actividades necesarias a realizarse como parte del trámite de apertura de empresas. V Documentos e Información del Solicitante La información y documentación proporcionada por el solicitante como parte del proceso del trámite de licencia de factibilidad de uso de suelo para la apertura, tales como: copia de contrato de arrendamiento, copia de identificación oficial, son mantenidos y salvaguardados de manera apropiada por el SARE para evitar su daño o extravío. Documento controlado 22

23 V.5 Medición, Análisis y Mejora V.5.1 Control del Servicio No Conforme El servicio que no cumple con los requisitos del solicitante o de COFEMER se identifica con el fin de tomar acciones para corregir las no conformidades. V.5.2 Mejora V Acción Correctiva En el SARE se toman acciones apropiadas para corregir los problemas que se presentan. VI. Anexos. Documento controlado 23

24 ANEXO 1. Formato de Solicitud de Servicio (F-CAE-01). ANEXO 2. Formato de Licencia de Factibilidad de uso de Suelo de Bajo Impacto (SARE) con sus requisitos y criterios. (F-SARE-02) Documento controlado 24

25 Documento controlado 25

26 Documento controlado 26

27 ANEXO 3. Listado de giros de bajo impacto y actividades Turísticas ANEXO 4. Dictamen de Licencia de Factibilidad de Uso de Suelo para giros de Bajo Impacto (F-SARE-03) Documento controlado 27

28 ANEXO 5. Formato de pago de Derechos (F-SARE-04) ANEXO 6. Oficio de negativa de la Licencia de Factibilidad de uso de Suelo SARE Documento controlado 28

29 FIRMAS Ing. J. Refugio Javier Becerra Moya Presidente Municipal Arq. José Israel Ibáñez Sánchez. Director de Desarrollo Urbano Ing. Gustavo Hernández Trejo Encargado del Despacho de la Dirección General de Fomento y Desarrollo Económico y Encargado de Mejora Regulatoria Ing. Alejandro Ramírez Lino Asesor de Planeación Documento controlado 29