ASESORIAS Y SISTEMAS AUTOMATIZADOS, S. DE R.L.

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO ASESORIAS Y SISTEMAS AUTOMATIZADOS, S. DE R.L. Copyright 1998

2 INTRODUCCION El Sistema Integrado Administrativo Contable (SIAC-MILENIUM) versión 2.01 ha sido diseñado para administradores, contadores y financistas, con el objetivo de desarrollar su estructura contable y financiera que posee las empresas o instituciones, mediante métodos y aplicaciones que presenten un mejor manejo de sus recursos financieros. Los estándares que están desarrollados en este sistema, van de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, para la facilitación de los resultados financieros. El SIAC-MILENIUM es un sistema versátil y flexible, de muy fácil manejo y aprendizaje, contiene una excelente distribución de sus métodos y aplicaciones con el detalle posible que la misma muestra los datos. El SIAC-MILENIUM es totalmente integrado, o sea unido entre todas sus partes, esta ligado a la contabilidad, sus controles de bancos y su presupuesto, su base de datos están canalizados en cada empresa. El SIAC-MILENIUM esta capacitado para llevar un sin numero de empresas o proyectos independientes de su información y base de datos, llamado multiempresas. Este Sistema Funciona en los sistemas operativos de Windows XP, Professional, Home Edition. (Ninguno antes de estos podrá ser utilizado) Pagina No. 2

3 Multiempresas COMO CREAR UNA EMPRESA El SIAC-MILENIUM contiene la modalidad de uso de multiempresas, donde el usuario podrá monitorear un conjunto de empresas u proyectos que maneje la administración financiera de cada institución, que son almacenados en distintas bases de datos. (a) (b) (c) Figura 1.1 Cuadro A. Al inicializar el sistema por primera vez, debemos crear nuestra empresa o proyecto deseado, una vez hecho clic en el botón Agregar Institución aparecerá el cuadro de creación de empresa. (Ver figura 1.2) Figura 1.2 Pagina No. 3

4 El sistema lleva un orden correlativo de el numero de empresas que usted contiene en su base de datos, por lo que si es la primer empresa que usted crea, en la casilla código de empresa le aparecerá el numero 1 como señalización de que es la primer empresa que comienza a crearse y así sucesivamente. Luego introduzca el nombre completo o abreviado de la empresa o proyecto, y si usted ve en la figura 1.2 la ubicación del directorio siempre le aparecerá de esta forma, C:\Siac\Datos1, si usted desea podrá utilizar otro nombre a Datos1, como ser Empresa1, o Cia1, es criterio del usuario de cómo llamar a la carpeta donde usted guardara toda la información de la empresa creada. Nota Importante: Cuando usted siga creando empresas o proyectos, siempre deberá cambiar en la casilla ubicación directorio la palabra de Datos1, ya que si es la empresa numero 2 se tendrá que llamar Datos2, esto para que no haya ningún problema de orden de Datos. II PASO Al haber terminado el proceso de creación de empresas el sistema por cuestiones de seguridad, le pedirá el nombre y contraseña del usuario para entrar a utilizar el sistema, sin la contraseña no podrá manipular la entrada al sistema; es lógico que no poseerá una contraseña al comienzo, sino que el asistente técnico le otorgara su entrada para que origine su propia contraseña. Figura 2.1 Si todavía no ha ingresado su contraseña, entonces al iniciar el sistema haga clic en Claves de Acceso y luego en Usuarios en donde le aparecerá la casilla de usuario Figura 2.2 Introduzca un código cualquiera o algún numero que lo defina a usted, luego escriba su nombre, para pasarse a cada casilla utilice la tecla Tab en donde aparecen « », seleccione el nivel No. 1 para entrar a todas las opciones (Esto si lo requiere el que Autoriza) escriba el nombre de usuario, la contraseña y luego escriba correctamente la confirmación de su nueva clave. Salve su clave con el botón que dice Guardar, si desea modificar o eliminar la contraseña deberá primero introducir en la casilla del código de empleado el numero que lo identifica, luego modifique si desea en las casillas que aparecerán llenas de los registros y haga clic en el botón modificar, sino solamente haga clic en eliminar si esto es lo que desea. Pagina No. 4

5 III PASO PARAMETROS DEL SISTEMA Una vez hecha el proceso de creación de empresa y asignación de contraseña a usuarios, forzosamente y obligatoriamente al inicio de cada empresa y que solamente lo tendrá que hacer una sola vez, deberá introducirse a Parámetros del menú principal en Parámetros del Sistema así le aparecerá el cuadro de datos principales. Figura 3.1 Como primer punto a seguir, es asignar la información que tendrá la empresa creada por el usuario, pero es importante saber el numero asignado en el código de empresa creado en la figura 1.2, por ejemplo, si el numero de la empresa creada es 1 entonces me posiciono en la casilla código ID he introduzca el numero 1 y le presiona ENTER, inmediatamente aparecerán todas sus casillas llenas de información y como es normal el numero y nombre de la compañía creada y en las demás casillas, el sistema ha generado información al momento de la creación de la empresa, cambie conforme a sus necesidades y llénelas a los parámetros de su nueva empresa. Al terminar de cambiar la información que contiene su nueva empresa, haga clic en Modificar para actualizar su nueva empresa con información certificada por el usuario, esta serán los parámetros de su nueva empresa y esta listo para continuar las transacciones de su empresa. Pagina No. 5

6 IV PASO Al haber asignado todos sus parámetros es buen momento de comenzar con la creación del catalogo de cuentas, esto como punto de partida a todo lo que se pretende hacer con el sistema, es por eso que seleccionamos en el menú principal Contabilidad luego Catálogo de Cuentas y le aparecerá el cuadro siguiente Figura 4.1 Según la nomenclatura contable deberá definir su estructura, trate de solo utilizar números, es mas confiable al trabajar con ellos, asigne una definición contable en jerarquía, tal y como es un Balance General o un Estado de Resultados que tiene una jerarquía, (este planteamiento siempre la asistencia técnica le ayudara para asistirle para un mejor funcionamiento de su catálogo) en la figura 4.1 usted podrá ver el código de cuenta, descripción de la cuenta, la cuenta utilizable que es específicamente una cuenta que tendrá movimiento y que será la que alimentara a los mayores, por ejemplo, Caja Chica es la cuenta mayor, por tanto será inactiva, pero Caja Chica- Rolando Castro será activa porque ella tendrá su propio record y sumara al mayor de caja chica. Pagina No. 6

7 El origen de la cuenta es si es cuenta de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos, Proyectos(Egresos de Proyectos) esta es similar a egresos, luego el código de la cuenta de mayor, siguiente el nivel (esta es la aplicación jerárquica del catálogo por centro de costos), luego el código de proyecto, este es importante antes de comenzar a realizar la nomenclatura contable irse al menú principal de catálogo de cuentas en proyectos existentes, y le aparecerá el cuadro de proyectos para crear un proyecto por centro de costos, (este le servirá para generar su ejecución presupuestaria con el nombre del proyecto asignado a su empresa o proyecto) Figura 4.2 Introduzca un código que identifique al proyecto que posee un presupuesto, luego su nombre en el cual aparecerá en sus reportes, y asígnele la agencia donante si es que lo posee, haga clic en guardar y su proyecto esta asignado. Posteriormente, ahora podrá introducir el código de proyecto en su catálogo, naturalmente únicamente cuando son partidas del presupuesto ya que este código sirve exclusivamente para generar la ejecución presupuestaria por el código del proyecto creado, en pocas palabras solamente en cuentas de egresos; luego si hay saldo inicial introduzca el valor, si hay saldo en dólares, luego el presupuesto en dólares y el presupuesto en lempiras. Arriba de barra de dibujos aparece un papel(nuevo), disco(guardar), cuaderno(modificar), X(eliminar) para que realice lo deseado. Trate de no dejar espacios en blanco, esto podría causarle error al leerle los datos. Si desea imprimir el catálogo y ver como esta elaborándose, haga clic en Contabilidad, Catálogo de Cuentas, y Reporte del Catálogo y le aparecerá el cuadro siguiente Figura 4.3 Pagina No. 7

8 Operaciones de Diario El sistema SIAC contiene todos los libros contables, como ser : Libro diario, Mayor, Balance de Saldos, Mayores analíticos, Balance General, Estado de Resultados. Pagina No. 8

9 El sistema SIAC contiene una gran ventaja en todas sus funciones, radica específicamente en el uso de los recursos financieros, o sea en el uso de sus bancos, una vez hecha cualquier transacción bancaria, automáticamente le realiza la situación financiera del proyecto o empresa, todos los reportes figurados anteriormente, aun la ejecución presupuestaria. Puede contener todas las cuentas de bancos que usted desea, para hacer cualquier transacción que esta diseñada en el SIAC, como ser: Cheques, depósitos, notas de crédito, notas de debito y retiros Pagina No. 9

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11 La ejecución presupuestaria es una sección de mucha ayuda para los contadores, es automática cuando mayorizamos todos los movimientos del mes y ejecuta todas las transacciones. Además contiene los activos fijos. Pagina No. 11