INSTRUCTIVO DE DOCUMENTOS

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1 CÓDIGO: IN-CDO-01 VERSIÓN No. : _03 FECHA DE EMISIÓN: 10/05/2011 COPIA No. : 01 ELABORADO Y REVISADO: FECHA: _10/05/2011 Representante HSEQ APROBADO: FECHA: _10/05/2011 Gerente General

2 Código: IN-CDO-01 Página : 2 de 7 1. OBJETIVO Fijar parámetros para la elaboración y codificación de documentos y formatos en el sistema de gestión de la Organización. 2. ALCANCE Aplica a la documentación de los sistemas de gestión implementados en la organización y rige a partir de la fecha de emisión. 3. DEFINICIONES NTC-ISO 9000:2005 Sistema de gestión de la calidad vocabulario 4. ELABORACION DE DOCUMENTOS 4.1. ELEMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS DOCUMENTOS Se ha determinado que los documentos que se implementen en el Sistema de Gestión tengan las siguientes características: DESCRIPCION DE LOS ELEMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS DOCUMENTOS CLASE DE DOCUMENTO ELEMENTOS MANUALES PLANES PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS FORMATOS PORTADA X X X X 0 ENCABEZADO X X X X X OBJETIVOS X X X X 0 ALCANCE X 0 X X 0 REF. NORMATIVO 0 X 0 0 DEFINICIONES O VOCABULARIO PROCEDIMIENTO 0 X + 0 ( 0 ) No requiere ( X ) Obligatorio ( + ) Opcional

3 Código: IN-CDO-01 Página : 3 de PORTADA: Permite identificar el documento que se va a consultar y sus características de emisión y versión. Logo y Nombre de la Empresa INSTRUCTIVO DE DOCUMENTOS Nombre del Documento CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN.: VERSIÓN No. : COPIA No. : ELABORADO Y REVISADO: Protocolo Representante HSEQ FECHA APROBADO: FECHA Gerente General 4.3. ENCABEZADO Nos permite establecer a que documento, pagina, versión y fecha de emisión corresponde la hoja que se está observando. Logo y Nombre de la Empresa Nombre del Documento INSTRUCTIVO DE DOCUMENTOS Código: Página : Fecha Emisión: Versión No. : Código del Documento Fecha en la cual se emite No. De Página Número de Versión

4 Código: IN-CDO-01 Página : 4 de OBJETIVO: Permite establecer con que propósito se elabora se implementa cada documento llámese proceso, procedimiento o instructivo ALCANCE: Permite establecer la cobertura y las áreas en que aplica el documento PROCEDIMIENTO: Describe el cómo se realizan las actividades en SEGURIDAD NAPOLES LTDA. de igual manera identifica el número de la etapa, la etapa, sus responsables, que documento interviene y hace una descripción de la actividad. No. ETAPA RESPONSABLE DOCUMENTO DESCRIPCION 1. Indica el inicio 2. Proceso Se menciona el responsable de ejecutar la actividad en mención. Se relaciona el documento que interviene en la etapa de la actividad con su respectiva codificación. Toma de decisión Conector fuera de página 5. Conector dentro de la página 6. Terminador

5 Código: IN-CDO-01 Página : 5 de 7 5. CODIFICACION DE DOCUMENTOS En SEGURIDAD NAPOLES LTDA., se ha determinado asignar la siguiente nomenclatura para asignación de códigos en el sistema de gestión. CLASE DE DOCUMENTO CÓDIGO SUBPROCESOS CÓDIG O CONSECUTIVO MANUAL ML PLANEACIÓN DIRECTIVA INTEGRAL PDI 01 PLAN PL PLANEACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PSIG 02 PROCEDIMIENTO PD PLANEACIÓN HSE PHSE 03 INSTRUCTIVO FORMATO IN FT REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: GESTIÓN DE LA MEJORA CONTINUA VENTA DIRECTA / MERCADEO Y PRODUCCIÓN PLANEACIÓN DEL SERVICIO RSIG 04 GMC VDMP PS... INSTALACIÓN DEL SERVICIO IS 0n PRESTACIÓN DEL SERVICIO LEVANTAMIENTO DEL SERVICIO PRS LS n = el número consecutivo SUPERVISIÓN DEL SERVICIO SS CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME CPNC QUEJAS Y RECLAMOS QR SATISFACCIÓN DE PARTES INTERESADAS SPI SELECCIÓN, INCORPORACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL SIAP FORMACIÓN DEL PERSONAL FP NÓMINA NM

6 Código: IN-CDO-01 Página : 6 de 7 BIENESTAR SOCIAL BSC GESTIÓN AMBIENTAL GA GESTIÓN S&SO COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ALMACENAMIENTO DE BIENES EQUIPOS Y MEDICIÓN EDIFICIO Y PUESTOS DE TRABAJO EQUIPOS DE COMPUTO Y RED VEHÍCULOS ARMAMENTO EQUIPOS DE COMUNICACIÓN CONTABILIDAD GSO CBS ALB MEM MEFP MECR MV MAT MEC CT FACTURACIÓN Y CARTERA FAC TESORERÍA TE CONTROL DOCUMENTAL: CDO CONTROL DE REGISTROS CRE AUDITORIAS INTERNAS AUI

7 Código: IN-CDO-01 Página : 7 de EJEMPLO DE CODIFICACIÓN Para la codificación de cualquier documento, ya sea: proceso, procedimiento, instructivo o formato se tiene en cuenta el siguiente esquema: LL LL ## PC CRE 01 Las dos primeras letras indican el código de la clase del documento. La segunda parte indican el código del subproceso del documento. Los números indican el consecutivo del documento. 6. DIVULGACION Para garantizar la divulgación y la correcta implementación de los procesos, procedimientos, etc., se realiza una reunión después de la fecha de emisión del documento en donde se involucra a todos los que intervienen en el documento, se les explica, se desarrollan ejemplos de diligenciamiento de los formatos se resuelven dudas y se hace retroalimentación del tema para verificar que fue entendido.