REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL CAUCA MUNICIPIO DE ARGELIA NIT

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1 REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL CAUCA MUNICIPIO DE ARGELIA NIT NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS Con corte a 31 de Diciembre de 2013 NOTAS DE CARÁCTER GENERAL NATURALEZA JURIDICA, FUNCION SOCIAL Y ACTIVIDADES QUE DESARROLLA EL COMETIDO ESTATAL La Alcaldía Municipal de Argelia Cauca es una entidad pública, creada como Municipio según ordenanza 02 de Noviembre 08 de Registrada ante la DIAN como persona Jurídica identificada bajo el Nit No , Responsable de Retención en la fuente a Título de Renta, Retención a Título de Timbre, Retención en la fuente del impuesto sobre las ventas y Responsable en la presentación de la Información Exógena. La Administración Municipal está ubicada en el Municipio de Argelia Cauca en el Barrio la Gloria- Calle Principal - Edificio CAM- código DANE: El Régimen Municipal de Argelia Cauca, está definido en la Constitución Nacional, la Ley 136 de 1994, Ley177 de 1994, Decreto 915 de 1997 y la Ley 617 de El plan de desarrollo de la actual administración aprobado para el cuatrienio 2012 al 2015, cuyo lema es UNIDOS POR UN ARGELIA MEJOR. La administración está conformada por: Concejo Municipal, Personería Municipal y Administración Central. El Municipio está ubicado en categoría sexta. FUNCION SOCIAL O COMETIDO ESTATAL, OBJETIVOS Y ACTIVIDADES Su función social se fundamenta en la ejecución de políticas, estrategias, planes programas y proyectos de acuerdo a los lineamientos y Normas promulgadas por la Nación con el objeto de velar por el bienestar social de la comunidad de ARGELIA, Cauca, satisfaciendo sus necesidades básicas como salud, educación, agua potable, vivienda, vías, desarrollo comunitario, entre otras y en pro de fortalecer el desarrollo normal del Municipio tanto económico como social mediante la inversión social y la inversión en infraestructura física para prestar cada día mejores servicios y atención comunitaria. 1

2 COMETIDO ESTATAL. Para el cumplimiento de su objetivo social el Municipio de ARGELIA, Cauca, desarrolla las siguientes actividades entre otras : Ejecutar las políticas del gobierno Nacional y departamental de conformidad con lo establecido por los diferentes Ministerios; Elaborar los planes programas y proyectos con los diferentes sectores sociales tendientes a mejorar la calidad de vida de los habitantes de ARGELIA efectuando la prestación de servicios en salud subsidiada tanto para población de estratos sociales del 0 al 2 y la población en general del municipio de ARGELIA. POLITICAS Y PRACTICAS CONTABLES La Contabilidad y los Estados Financieros de la Alcaldía Municipal de Argelia Cauca, se ciñen a las políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad pública emitida por el Régimen de la Contabilidad Pública, que han permitido la generación de la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de la administración de la entidad pública. APLICACIÓN DEL MARCO CONCEPTUAL DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA En la contabilidad del Municipio se viene aplicando los principios de gestión continuada, registro, causación, medición, asociación, prudencia, periodo contable, revelación y cierre. El periodo contable de registro de operaciones es anual de 01 de enero a 31 de diciembre. APLICACIÓN DEL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales se registran en comprobantes de diario, y sus correspondientes registros en libros auxiliares, diario columnario, mayor y balances mediante la aplicación del PGC ámbito municipios a nivel de documento fuente, y el uso de un programa sistematizado de reconocida eficiencia. APLICACIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS En el reconocimiento y revelación de la información financiera, económica, social y ambiental, se basa en un modelo contable regido por principios, normas, y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación y aplica todos los criterios y normas de valuación de activos y pasivos REGISTRO OFICIAL DE LIBROS DE CONTABILIDAD Y DOCUMENTOS SOPORTE 2

3 Los libros de contabilidad del Municipio de Argelia, se encuentran debidamente registrados y todas las operaciones realizadas por la administración cuentan con los debidos soportes. Dicha documentación tiene respaldo en medio magnético y custodiado en los archivos de medios magnéticos. LIMITACIONES Y DEFICIENCIAS GENERALES DE TIPO OPERATIVO O ADMINISTRATIVO QUE INCIDEN EN EL NORMAL DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE: MANEJO DE DOCUMENTOS Y SOPORTES CONTABLES En el municipio se aplica la contabilidad pública a partir de propósitos específicos articulando diferentes elementos tendientes a satisfacer las necesidades de información, control financiero, económico, social y ambiental de la administración Municipal. Por lo tanto la estrategia es consolidar la información interna y externa del Municipio e incorporarla de manera oportuna al proceso financiero cumpliendo con toda la normativa contable exigida. ESTRUCTURA DEL ÁREA FINANCIERA El municipio de Argelia cuenta con un software que integra Presupuesto, Tesorería, Contabilidad y recaudos (PRECONT), además se cuenta con un software para el control del impuesto predial (SIPRED), hasta el momento funcionan bien, y permiten consolidar en la contabilidad la información para los estados financieros, el área financiera está a cargo de un tesorero, 2 auxiliares administrativos, y 1 recaudador, se apoya en el contador que no es de planta y un asesor financiero. EFECTOS Y CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN LA INFORMACION CONTABLE: AJUSTES DE EJERCICIOS ANTERIORES Debido a que el municipio de Argelia no había realizado el correcto registro de sus aportes para cubrir el pasivo pensional, resulto un valor de ajuste de años anteriores muy representativo, el cual se realizó atendiendo las directrices realizadas por la CGN, de la misma forma realizada la depuración de los pasivos reales y de la cartera del municipio se encontraron errores en el registro de obligaciones de vigencias anteriores que no contaban con soporte, por lo tanto resultaron ajustes representativos. 3

4 DIFERENCIAS EN LOS VALORES REPORTADOS EN LA INFORMACIÓN Y LOS VALORES ESTABLECIDOS MEDIANTE INVENTARIOS FISÍCOS DERECHOS Y OBLIGACIONES Se realizó una depuración al disponible en cuentas de ahorro y corrientes del municipio, encontrándose diferencias en las conciliaciones bancarias, por lo tanto estos valores continúan dentro de un proceso de investigación a fin de poder depurar al 100% las cuentas bancarias del municipio. OTROS EFECTOS Y CAMBIOS SIGNIFICATICOS Se realizaron ajustes al cálculo actuarial del municipio, y se ajustó de acuerdo al reporte del fonpet, en el cual el municipio ya cumplió con el 160% de sus aportes, además dichos aportes se ajustaron y constituyo la reserva financiera que no había sido contabilizada, se registró además la valorización por concepto de acciones con Cedelca S.A. NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO A los Estados Financiero con corte a 31 de diciembre de Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras. a. Las cifras presentadas en el grupo de activo disponible son conciliables, las anotaciones realizadas se deben en gran manera a la falta de organización en los pagos efectuados por tesorería, que de manera errónea realizo muchas transacciones equivocadas, por valores y de cuentas erradas, los cuales en la vigencia tal vez por razones de tiempo tanto de la tesorería como del banco no fueron solucionadas, por lo cual el grupo de activo disponible deberá ser objeto de depuración, con el fin de subsanar y eliminar las diferencias presentadas en los bancos y en los libros de contabilidad por concepto de registros no elaborados en la contabilidad desde la tesorería. b. Se registra de acuerdo a los documentos conpes la causación de las doce doceavas correspondientes a las transferencias del SGP, a 31 de diciembre de solamente queda pendiente por descargar de la cuenta por cobrar transferencias el valor correspondiente a la última doceava de de los sectores de salud, alimentación escolar, y de propósito general. 4

5 c. Los ingresos y gastos de la entidad son conciliables con las cuentas de presupuesto y tesorería, y están cuentan con los soportes que indica las normas vigentes. 1. Relativas a valuación De acuerdo a las normas vigentes de contabilidad pública en nuestro país no se calculan ni registran los ajustes por inflación. Se registra la depreciación por el método de línea recta y se realiza de forma anual. 2. Relativas a recursos restringidos En la vigencia de se siguen descontando los recursos autorizados para cubrir el aporte a PDA, estos recursos de agua potable y saneamiento básico los que son afectados sin situación de fondos en el 40% del giro por doceava. 3. Relativas a situaciones particulares de los grupos, clases, cuentas y subcuentas. Nota 1: DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS: $ 8,356,460, Este grupo de cuentas contiene las cuentas de ahorro y corriente, donde se depositan los recursos captados por el municipio. Existen diferencias en algunas cuentas bancarias, que deben ser objeto de investigación por concepto de anotaciones que aparecen en las conciliaciones bancarias, por notas de ajuste pendientes de realizar en los libros auxiliares de vigencias anteriores a 2.013, las cuales se encuentran identificadas y en proceso de investigación Nota 2: INVERSIONES ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ EN TÍTULOS PARTICIPATIVOS. ($ ) Se registra y realiza la conciliación de los recursos transferidos al Consorcio FIA, administrados por concepto de aportes del Municipio al Plan Departamental de 5

6 Agua, los cuales no se encontraban registrados y de los cuales no se tenía ningún control en la contabilidad. Nota 3: RENTAS POR COBRAR ($ oo) Se realiza la depuración de la cuenta por cobrar por impuesto predial, ajustando las diferencias de acuerdo al reporte obtenido por el software para el control del impuesto predial (SIPRED), de la vigencia y de las vigencias anteriores, producto de este ajuste resulta un valor significativo el cual se registra como ingreso de vigencias anteriores ingresos fiscales. Nota 4: TRANSFERENCIAS POR COBRAR ($ oo) El valor pendiente registrado en esta cuenta corresponde al valor causado por cobrar de la última doceava del sistema general de participaciones, que se recauda normalmente en el mes de enero de la vigencia siguiente. Nota 5 y 6: PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO ($ oo) Se realiza depuración de acuerdo al inventario y se reclasifican algunas cuentas, de construcciones en curso que vienen desde años anteriores al 2007, y que por errores en la parametrización del sistema nunca fueron cancelados ni reclasificados a su nivel de activos fijos en la contabilidad. Se realiza depreciación por el método de línea recta. Nota 7: OTROS ACTIVOS ($ ) Se reclasifica y ajusta el valor correspondiente a la reserva financiera del Municipio de Argelia, por concepto de aportes al fonpet, de acuerdo a reporte de esta entidad con corte a 31 de diciembre de 2013, producto del ajuste el cual por estar en el 160% de cubrimiento, resulta un ajuste muy representativo que se registra como mayor ingreso de vigencias anteriores transferencias. Nota 8: VALORIZACIONES ( ) 6

7 Se registra la valorización al valor intrínseco de las acciones que posee el municipio de Argelia en Cedelca S.A, de acuerdo a la certificación emitida por la entidad para el corte de 31 de diciembre de Nota 9: OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL ( oo) Valor conciliado por concepto de préstamo otorgado por el banco agrario por maquinaria que tiene el municipio. Nota 10: CUENTAS POR PAGAR ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES ($ ) Se depuro y ajusto el valor de las obligaciones del municipio con corte a 31 de diciembre de 2.013, de acuerdo al decreto de constitución de cuentas por pagar. Nota 11: PROVISION PARA PENSIONES Se realiza ajuste y reclasificación de cuentas de acuerdo al reporte del cálculo actuarial de pensiones del municipio de acuerdo a reporte del fonpet con corte a 31 de diciembre de ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Nota 12: Variación patrimonial durante la vigencia de ($ oo) Se presenta un incremento del patrimonio del Municipio de Argelia, el cual es producto de los ajustes realizados por concepto del registro y ajuste de la reserva financiera, los ajustes realizados a la provisión para pensiones del cálculo actuarial del municipio, por depuración de anotaciones en las conciliaciones bancarias y el ajuste de las obligaciones y cuentas por pagar con corte a 31 de diciembre de

8 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL Nota 13: AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES ($ ) En este grupo de cuentas, se encuentran principalmente registrados los ajustes resultantes de la depuración de ingresos tributarios como es el predial del cual resulto un ajuste al ingreso, además por el registro de las transferencias al fonpet del cual no se encontraba registrado en la contabilidad. JUAN JOSE ERAZO GOMEZ Contador TP No T 8