Recepción y devolución electrónica de las cotizaciones

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Catalina Barbero Espinoza
hace 5 años
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1 Buena práctica implementada desde: 2007 Buenas Prácticas en la Seguridad Social Recepción y devolución electrónica de las cotizaciones Una práctica de la Autoridad Nacional del Régimen de Pensiones Autoridad Nacional del Régimen de Pensiones Zambia Año de publicación:

2 Resumen En Zambia, la introducción de la transferencia electrónica obligatoria de fondos para todas las transacciones de más de 100 millones ZK, representó un verdadero desafío organizativo para la Autoridad Nacional del Régimen de Pensiones (National Pension Scheme Authority (NAPSA)). En efecto, incluso si las transferencias electrónicas tienen el potencial de hacer mucho más rápidas la recogida, la transferencia y la actualización de la información, la desventaja de esta nueva práctica fue una pérdida potencial de la información decisiva que, hasta entonces, se presentaba manualmente junto con los pagos. Para superar este riesgo, la NAPSA introdujo un sistema electrónico de presentación llamado Computer Media Returns, (CMR) que permite que la NAPSA envíe los datos eficientemente y, por tanto, procese oportunamente el pago de las prestaciones. Además, la NAPSA firmó acuerdos con los principales bancos para extender sus cuentas de recaudación con miras a efectuar conciliaciones bancarias electrónicas con mayor facilidad y con menor posibilidad de error. CRITERIO 1: Qué tema/problema/desafío aborda su buena práctica? En Zambia, el Banco de Zambia emitió una instrucción para que cualquier pago igual o superior a ZK ,00 1 fuese efectuado mediante transferencias electrónicas y no mediante cheques. El sistema se llama "Grandes Pagos en Tiempo Real" (RTGS). A tal fin, la NAPSA comunicó a sus empleadores afiliados que las cotizaciones equivalentes o superiores a ZK ,00, se efectuaran por transferencias electrónicas a través de los bancos. La NAPSA incentivó asimismo a los empleadores de pequeñas y medianas empresas para que pagaran sus cotizaciones mediante transferencias bancarias. El desafío radica en el hecho de que Zambia cuenta con muchos bancos y los empleadores trabajan con cualquier banco que estimen conveniente. Si bien en toda la República de Zambia los empleadores que cotizan trabajan con varios bancos, la NAPSA mantiene una cuenta de recaudaciones en un banco comercial a través de la cual recibe la transferencia de fondos (sweep outs) de los distritos externos. Recientemente, la NAPSA abrió otra cuenta en Lusaka, en la cual todas las recaudaciones de esa ciudad se ingresaban en los bancos, debiendo las transferencias electrónicas hacerse en esos bancos. La apertura de otra cuenta sólo para las recaudaciones de Lusaka se realizó con el objeto de contribuir a la reducción de los problemas de conciliación generados por el hecho de tener una cuenta de recaudaciones en la que se depositan los fondos transferidos (sweep outs) de los distritos. La NAPSA ha hecho frente a problemas con este sistema de transferencias electrónicas de las cotizaciones, debido a que la gran preocupación de los empleadores en la actualidad es la de efectuar estas transferencias electrónicas sin presentar la información correspondiente sobre las devoluciones. 1 kwacha zambiano ngwee (ZK)

3 Es un hecho conocido que todos los regímenes de pensiones deben contar con la información adecuada, de modo que se encuentren en condiciones de saber quién ha pagado, cuánto y en nombre de quién. Si no se transmite esta información, será difícil efectuar ingresos en las cuentas de los afiliados. El desafío es que, una vez que el empleador ha autorizado a su banco a realizar la transferencia de las cotizaciones, la presentación de la devolución correspondiente se torna improcedente para el empleador que ha pagado. En la actualidad, la autoridad tiene que emprender actividades de ejecución obligatoria para recuperar las devoluciones. Esto se traduce en que, mientras que el empleador que cotiza pagó sus cotizaciones, las cuentas de los afiliados correspondientes a este empleador, seguirán sin estar actualizadas. Esto plantea un nuevo desafío cuando llega el momento del pago de la prestación a un beneficiario cuya cuenta no está actualizada. Además de este desafío, los empleadores que cotizan tienen cuentas con varios bancos, al tiempo que la NAPSA no tiene ninguna. El reto que se deriva de este escenario está dado por el hecho de que estos bancos que tienen las cuentas de los empleadores, carecen de incentivos para obligar a que tales empleadores rellenen con exactitud el formulario de transferencia de fondos, debido a que la NAPSA no tiene cuenta de recaudaciones con aquellos. CRITERIO 2: Cuáles eran los principales objetivos y los resultados previstos? El objetivo de la NAPSA es encontrar una solución permanente que aborde la cuestión de realizar transferencias electrónicas integrales de las cotizaciones pagadas por los empleadores, así como la presentación del sistema electrónico de las devoluciones (Computer Media Returns (CMR)). Al contarse con un sistema tal que los bancos se encuentren en condiciones de transferir las cotizaciones a la cuenta de recaudación de la NAPSA con todos los detalles pertinentes, será posible realizar conciliaciones electrónicas diarias. Una vez que la mayoría de los empleadores comience a efectuar las transferencias electrónicas de las cotizaciones y a presentar las devoluciones electrónicas, el resultado esperado es que la NAPSA podrá realizar, con rapidez y eficiencia, las conciliaciones electrónicas diarias de las cotizaciones recibidas. En segundo término, cuando los empleadores presenten las devoluciones electrónicas, la NAPSA acreditará fácilmente las cuentas de los afiliados y se actualizarán constantemente los registros de los mismos. Este sistema sustituye al sistema en el que la recogida de los datos se hacía manualmente. CRITERIO 3: Qué estrategia/enfoque innovador se ha utilizado para lograr los objetivos? La NAPSA introdujo un sistema de presentación electrónica de las devoluciones (Computer Media Returns, (CMR)). Este sistema permite que la NAPSA envíe los datos con eficiencia y oportunamente, puesto que ello se realiza electrónicamente con sólo pocas intervenciones

4 humanas. La ventaja de este sistema es que, al poder hacer oportunamente el envío de datos a las cuentas de los afiliados, se torna más fácil y rápido servirles, debido a que la NAPSA se encuentra en condiciones de procesar el pago de las prestaciones oportunamente. La otra solución que procura la NAPSA está dada por el hecho de que la institución ya haya iniciado el diálogo con siete bancos diferentes, a efectos de tratar y ver si estos bancos pueden aceptar la principal cuenta de recaudación de la NAPSA. Detrás de este enfoque, se encuentra la lógica de que estos bancos tendrán una motivación para dar cumplimiento a los requisitos de la transferencia de los fondos de la NAPSA, dado que estarán en posesión de las cuentas bancarias más importantes de esta institución. CRITERIO 4: Se han utilizado de manera óptima los recursos y contribuciones para aplicar la práctica? Mediante el enfoque anterior, la NAPSA espera obtener determinados niveles de eficiencia en el área de las conciliaciones bancarias, dado que estos bancos aportarán a la institución una plataforma de conciliación electrónica bancaria. Se espera que, debido a que la mayoría de los empleadores efectuará cotizaciones y presentaciones de devoluciones por vía electrónica, se reducirá la congestión de las operaciones bancarias de la NAPSA y, por tanto, la institución obtendrá cierto nivel de eficacia en términos de prestación de un servicio de calidad a sus afiliados. CRITERIO 5: Qué impacto/resultados se ha(n) logrado hasta el momento? Se espera que pueda medirse el impacto del informe anterior, en razón de la oportuna conclusión de conciliaciones bancarias, lo que permitirá que la dirección de cotizaciones y prestaciones elabore informes mensuales a tiempo para que la administración se encuentre en condiciones de adoptar decisiones basadas en informaciones recientes. CRITERIO 6: Qué conclusiones se han extraído? Se ha destacado que la debilidad del sistema reside en las pequeñas empresas. No todas éstas tienen acceso a ordenadores que les permitan enviar devoluciones informatizadas a la NAPSA. Si las pequeñas empresas se ven obligadas a presentar las devoluciones electrónicamente, significará que las mismas deberán pagar por estos servicios, lo que les supondrá una desventaja. La solución es dejar que estas pequeñas empresas que no pueden presentar devoluciones electrónicas, sigan con las copias en papel, puesto que consideramos que cuando pasen a ser empresas medianas, podrán unirse al resto.

5 CRITERIO 7: En qué medida puede ser reproducida su buena práctica por otras instituciones de la seguridad social? La práctica anterior tiene el potencial de servir como modelo para otras administraciones de seguridad social que desean mejorar la recogida de datos y una actualización eficiente de los registros de los afiliados, lo que conduce a un procesamiento oportuno del pago de las prestaciones.

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