Buenas Prácticas en la Seguridad Social. Buena práctica implementada desde: 2013

Transcripción

1 Buena práctica implementada desde: 2013 Buenas Prácticas en la Seguridad Social Modernización del sistema de información para mejorar la calidad del servicio y luchar contra el fraude Una práctica de la Caja Nacional de Seguridad Social Premio especial, Premio de Buenas Prácticas de la AISS, Concurso África 2014 Caja Nacional de Seguridad Social Gabón Año de publicación:

2 1 Resumen Desde julio de 2013, la Caja Nacional de Seguridad Social (CNSS) dio inicio a un programa de mejora de su sistema de informaciones, procediendo a la evolución para integrar la tarjeta biométrica y la declaración en su explotación. Con la tarjeta biométrica, el asegurado podrá, a partir de una terminal, verificar el pago de sus cotizaciones o cualquier otra información en relación con su trayectoria laboral y su situación, simular su jubilación futura o percibir el pago de sus prestaciones. La adopción de la declaración del salario en línea (e-declaración) va a permitir la alimentación automática de las cuentas de los cotizantes que entrañan un mejor seguimiento de la deuda y un registro en tiempo real de las trayectorias laborales de los asegurados. La instauración de estas prácticas, permite que la Caja asocie al asegurado en la gestión de su cuenta individual, que la identifique mejor, con miras a reducir el fraude documental y financiero relativo a la misma, que se optimice la recaudación de las cotizaciones para mejorar la tesorería, con el fin de sostener el esfuerzo de bancarización y de mensualización del pago de las pensiones y de las rentas de las empresas desde febrero de CRITERIO 1 Qué tema/problema/desafío fue objeto de su buena práctica? Antes de la aplicación de las prácticas vinculadas con la tarjeta biométrica, la e-declaración, la bancarización y la mensualización de los pagos, las principales dificultades de la Caja se relacionaron especialmente con la identificación del asegurado, con el control de sus cotizaciones, con el seguimiento de su trayectoria laboral, con su situación y con su núcleo familiar. Se vincularon asimismo con el seguimiento de las cuentas de los cotizantes, con la gestión de las cuentas individuales de los asegurados, con el retraso del envío de las declaraciones trimestrales de los salarios (DTS) y, por tanto, con la evaluación en tiempo real del nivel de cotizaciones esperadas al vencimiento del plazo y posteriormente a los probables errores de procesamiento manual de las DTS. Por último, las dificultades de la Caja que dependen también de la gestión de las largas colas de espera que se forman en sus ventanillas, el transporte de los fondos y la manipulación del efectivo, con el riesgo de robo durante los períodos de pago. CRITERIO 2 Cuáles fueron los principales objetivos y resultados previstos? El establecimiento de este nuevo sistema, tuvo como objetivos, especialmente:

3 2 identificar, de manera única, a los asegurados y sus derechohabientes; reducir los pagos indebidos; reducir el fraude social; permitir la bancarización y la mensualización del pago de las prestaciones; asegurar el seguimiento permanente de los beneficiarios de prestaciones; permitir el autocontrol por los asegurados de sus derechos; automatizar la tramitación de las DTS; asegurar la alimentación automática de las cuentas de los cotizantes y de las cuentas individuales de los asegurados; permitir una liquidación automática de los derechos. Los resultados esperados son los siguientes: consulta y programación del estado de la trayectoria laboral del asegurado en tiempo real, cualquiera sea su lugar de residencia; autocontrol efectuado por el asegurado a partir de las terminales; reducción del fraude social y de los pagos indebidos; automatizar la tramitación de las DTS para mejorar la recaudación; automatizar la alimentación de las trayectorias laborales, con miras a la liquidación automática de los derechos; proceder al pago de la prestación adecuada a la persona adecuada; mejorar los indicadores de desempeño. CRITERIO 3 Qué estrategia/enfoque innovador/a se adoptó para lograr los objetivos? La estrategia adoptada para alcanzar estos objetivos, consistió especialmente en: la reorganización y la depuración de los datos de la base de los asegurados y cotizantes;

4 3 la comunicación con las empresas para organizar el registro de los asegurados y el envío de las DTS en línea mediante el sitio a partir de su identificador; la creación de una asociación con las instituciones financieras, con miras a la bancarización del pago de las prestaciones, especialmente a los jubilados; el registro de los asegurados en una base que integra la biometría, en asociación con un programador y una institución financiera; el establecimiento de una base de prueba y a continuación una demostración en un entorno real, comenzando por los afiliados internos bajo el control del asociado programador de las soluciones. CRITERIO 4 Se han utilizado de manera óptima los recursos y contribuciones para lograr los objetivos y los resultados previstos? Por favor, especifique qué evaluaciones, internas o externas, de la práctica se han efectuado y qué repercusiones/resultados se han observado/logrado hasta ahora. Sobre la base de su experiencia en la gestión de los proyectos, la CNSS se asoció con sus equipos de informáticos, de gestores de las prestaciones técnicas y de recaudación, y con los equipos del programador de las soluciones que han de demostrase. Este procedimiento ha permitido minimizar los gastos del proyecto, sufragados en parte por los salarios pagados y posteriormente ayudar a la transferencia de competencias, con miras a la responsabilidad de las soluciones implementadas para su mantenimiento curativo y evolutivo. La adopción de estas innovaciones ha sido objeto de una evaluación por el sistema de gestión de la calidad (SMQ) establecido en la Dirección de calidad y organización de la CNSS, posteriormente, en el Consejo de Administración, al que se presentaron los resultados obtenidos y los ahorros de los gastos reales logrados hasta la actualidad. Somos todos, la e-declaración es, hasta el momento, practicada por el 70 por ciento de los cotizantes. Esperamos alcanzar cerca del 90 por ciento de toda la cartera en el primer trimestre de En cuanto a la bancarización y a la mensualización del pago de las prestaciones, está cubierto, hasta la fecha, aproximadamente el 80 por ciento de los sitios distribuidos en todo el territorio de Gabón, permitiendo que un 90 por ciento de los jubilados de la Caja accedan a los productos bancarios. En cuanto a la tarjeta biométrica, cuyos resultados son estimulantes, está en vías de extenderse a todos los asegurados, después de su fase de prueba realizada con éxito en los agentes de la CNSS.

5 4 CRITERIO 5 Qué lecciones cabe extraer? En qué medida su buena práctica podría ser idónea para ser reproducida por otras instituciones de seguridad social? A día de hoy, retenemos que la utilización de esta práctica ha permitido a la Caja reducir, de manera considerable, el fraude relacionado con la elaboración manual de los documentos de mantenimiento de los derechos, con la vinculada con el pago de la prestación adecuada a su beneficiario real. También ha permitido optimizar los plazos de tramitación de los expedientes de solicitud de prestaciones, a partir de la automatización de los procesos y de la mejora del nivel de tesorería, gracias a un mejor seguimiento de la recaudación, en relación con la automatización de las declaraciones trimestrales de los salarios. En un plano completamente distinto, las externalizaciones relativas a esta buena práctica, mejoran la calidad de los servicios brindados a los asegurados y a los derechohabientes. Además, la aplicación de esta buena práctica ha permitido a la Caja una mejor valoración de los efectos surgidos de la certificación de estos procesos, mediante la norma ISO 9001 V2008. La refuerza en su procedimiento de autoevaluación de la satisfacción del afiliado y de la eficiencia de las prestaciones otorgadas por el régimen de seguridad social del que es responsable, con miras a su sostenibilidad.