PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Comité de Archivo. Comité de Gerencia. Comité Gestión y Mejora de la Calidad. GD080-R3-M04 VERSION

2 Página 2 de 40 Tabla de Contenido 1. Aspectos Generales... 4 A. Introducción... 4 B. Alcance... 5 C. Objetivos... 5 Objetivo General... 5 Objetivos Específicos... 5 D. Marco estratégico del programa de gestión documental PGD Política de gestión documental... 6 Responsabilidad en la gestión documental... 6 Articulación de Procesos para la Implementación del PGD... 7 E. Público al que va dirigido... 8 F. Requerimientos para la implementación del PGD... 8 Normativos... 8 Económicos Administrativos Tecnológicos Gestión del Cambio Lineamientos para los procesos de Gestión Documental A. Planeación documental Administración documental Directrices para la creación y diseño de documentos Mecanismos de autenticación B. Producción documental C. Gestión y trámite D. Organización E. Transferencias F. Disposición G. Preservación a largo plazo Programas Específicos del PGD A. Programa de estandarización de formatos y formularios electrónicos B. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos C. Programa de Digitalización D. Plan de Capacitación en Gestión Documental Cronograma Consolidación del PGD Revisión y Aprobación del PGD Actualización del PGD Evaluación del PGD... 31

3 Página 3 de Bibliografía Anexos ANEXO 1. Diagnóstico ANEXO 2. Mapa de procesos ANEXO 3. Matriz de responsabilidades RACI ANEXO 4. Cronograma

4 Página 4 de Aspectos Generales A. Introducción La ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, busca fortalecer y actualizar los lineamientos para garantizar la correcta gestión del patrimonio documental, para lo cual identifica los requerimientos normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión; las actividades relacionadas con la gestión documental institucional y los lineamientos que permitan planear, gestionar, controlar, proteger, preservar y garantizar el derecho de acceso a la información. Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos para Colombia, Decreto 2609 de 2012 y el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, la ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, implementará el Programa de Gestión Documental PGD, articulado al Sistema de Gestión de la Calidad, para lo cual elabora el presente documento, que en su contenido establece aspectos generales como: Política de Gestión Documental, objetivos, alcance, público al cual está dirigido, requerimientos normativos, económicos, administrativos y tecnológicos para su desarrollo; los lineamientos para los procesos de la Gestión Documental (Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencias, Disposición de los Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración); los programas específicos, el diagnóstico de Gestión Documental, cronograma de implementación, el mapa de procesos de la Entidad y los recursos requeridos para su implementación. Este documento consolida los lineamientos para la Gestión Documental, en las etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración de documentos, independientemente del soporte y medio de registro y almacenamiento. Se establecen los requerimientos para la gestión documental y las acciones a corto, mediano y largo plazo, para la implementación del PGD. El Programa de Gestión Documental se ha estructurado en armonización con el Modelo Estándar de Control Interno MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad e interactúa con la misión, visión, objetivos, planes y metas estratégicas institucionales.

5 Página 5 de 40 B. Alcance El Programa de Gestión Documental (PGD) de la ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, aplica para la información física, electrónica, digital y en cualquier soporte en el corto, mediano y largo plazo, desde su producción o recepción, hasta su disposición final, articulado con los lineamientos estratégicos Institucionales, así como con las Políticas de Gerencia de la Información y el Sistema de Gestión de Calidad. Se encuentra alineado con el Plan de Desarrollo Institucional, puesto que en la estrategia Gestión de la Comunicación perteneciente a la Línea Gestión del Entorno se promueve la transparencia y acceso a la información como derecho del ciudadano frente a la memoria documental de la Entidad y el mejoramiento continuo de trámites y servicios y a través de la estrategia Fortalecimiento del Sistema de Información de la línea Efectividad Clínico Administrativa que busca fortalecer el uso de recursos tecnológicos para la gestión documental que permita alcanzar altos niveles de eficiencia administrativa. En la Línea Humanización y Seguridad en la Atención, el PGD debe garantizar los elementos necesarios para una gestión sistémica de documentos claves para los procesos asistenciales, como lo son las guías de práctica clínica y los protocolos de enfermería. Además, el PGD al articularse con el Sistema de Gestión de Calidad deber proporcionar las herramientas para una gestión ordenada de todos sus activos de información, tanto en formato físico como en formato virtual. C. Objetivos Objetivo General Fortalecer la Gestión Documental en la ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, proporcionando instrumentos archivísticos y lineamientos claros y precisos, que articulados a los lineamientos institucionales procuren la seguridad de la información, la gestión transparente y confiable del patrimonio documental y la accesibilidad y confiabilidad de su contenido a todos los ciudadanos. Objetivos Específicos

6 Página 6 de 40 Gestionar el acceso a la documentación del Hospital. Conservar y preservar el patrimonio documental de la ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas. Implementar buenas prácticas en materia de seguridad de la información. Promover la Cultura Institucional en cuanto a prácticas de Gestión Documental. Diseñar e implementar los instrumentos que le permitan la adecuada administración y control del archivo institucional. D. Marco estratégico del programa de gestión documental PGD. Política de gestión documental La ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, se compromete a aplicar los requerimientos normativos que en materia archivística promueva el Archivo General de la Nación, para el desarrollo de la Gestión Documental a través de los procesos de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración de documentos, garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información producida y recibida por el Hospital en sus diferentes medios y soportes, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad. Responsabilidad en la gestión documental Con el fin de enfocar los esfuerzos institucionales al logro sistemático y sistémico de resultados, El Hospital ha implementado el modelo de operación por procesos, cuyo esquema plantea procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y Evaluación. Es así, como el Proceso Gestión Documental cuenta con recurso humano idóneo, capacitado en la gestión archivística e incorpora los procedimientos, indicadores y planes necesarios para garantizar una adecuada gestión del patrimonio documental. EL proceso mencionado será el responsable de acompañar la implementación del Programa de Gestión Documental y de articular esfuerzos para desplegar los lineamientos definidos por los procesos estratégicos. Así mismo, los líderes de proceso y coordinadores de servicios serán responsables de apoyar en el despliegue de lineamientos y políticas con sus equipos de trabajo. Todos los colaboradores de la Institución sin distinción de su modalidad de contratación, son responsables de actuar de conformidad con lo estipulado y promover la correcta gestión de los documentos institucionales físico o digitales.

7 Página 7 de 40 Para alcanzar altos niveles de implementación del Programa de Gestión Documental, se cuenta con el apoyo del Comité Anti trámites y de Gobierno en Línea, desde el cual se realizar seguimiento periódico a la normatividad relacionada con el Acceso y Transparencia a la Información. El Comité de Gestión y Mejora de la Calidad, el cual se encarga dentro de sus funciones, de promover la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. Igualmente el Comité de Historias Clínicas tiene a su cargo las funciones relacionadas con garantizar la gestión correcta del archivo institucional y de la Historia Clínica como expediente legal y de carácter confidencial, por lo que ejerce como instancia asesora ante la alta dirección en materias archivísticas y de gestión documental. Articulación de Procesos para la Implementación del PGD Para alcanzar una implementación efectiva del Programa de Gestión Documental, es necesario definir la relación de los principales procesos

8 Página 8 de 40 E. Público al que va dirigido El PGD va dirigido a todos los colaboradores de la Institución (cliente interno), sin distinción de su modalidad de contratación o vinculación y servirá como marco de referencia para las solicitudes realizadas por Entes de Control, Entidades y ciudadanía en general (Cliente externo). Para ofrecer el derecho de acceso a la información, se utilizan diferentes medios tecnológicos tales como intranet, páginas web, aplicaciones móviles, medios de comunicación tradicionales y medios presenciales. La institución con el ánimo de definir perfiles de los usuarios, realizará caracterización con base en la Guía de Caracterización de Usuarios de Gobierno en Línea. F. Requerimientos para la implementación del PGD Normativos Ley 80 de 1989 El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, es el encargado de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País, ponerlo al servicio de la comunidad y difundir los documentos que registran actividades realizadas por las personas o entidades a lo largo de la historia del país Ley 527 de Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Se encuentra reglamentada parcialmente por el decreto 4124 de En su Artículo 19, establece Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnología de avanzada en la administración y conservación de

9 Página 9 de 40 sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitos contemplados en la ley. Ley Estatutaria 1581 de Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. En su Artículo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Ley 1712 de Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Conjunto de disposiciones legales que tiene como objeto regular y garantizar el derecho de acceso a la información pública, así como sus procedimientos y garantías Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículo 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado. Art. 2. Tipos de información. Art. 18, Preservación de documentos en ambientes electrónicos. CAPITULO IV, La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Acuerdo 048 de Por el cual se desarrolla el Artículo 59 del capítulo 7 Conservación de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración.

10 Página 10 de 40 Acuerdo 060 de Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Define el concepto de documento electrónico de archivo. Acuerdo 03 de Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012 Acuerdo 037 de Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía. 2. Digitalización. Las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de digitalización de documentos de archivo deberán garantizar como mínimo: Contar con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos. Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para adelantar el trabajo. Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y aplicaciones de digitalización de archivos. Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la obsolescencia tecnológica. Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la información por accidentes o terrorismo. Acuerdo 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de Acuerdo 042 de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

11 Página 11 de 40 Acuerdo 027 de Por el cual se modifica el Acuerdo No. 7 del 29 de Junio de Modifica glosario reglamento general de archivos. Definiciones de documento electrónico de archivo y archivo electrónico. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Circular externa 002 de AGN. Adquisición de Herramientas Tecnológicas de Gestión Documental. Hace referencia a la Circular No de la Comisión Intersectorial de Políticas y Gestión de la Información para la. Administración Pública - COINFO (. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. Acuerdo 004 de Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de la Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental. Art.14. Actualización. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos. Art. 18. Usos de tecnologías de información que permitan la automatización de la elaboración, consulta y actualización de la TRD, de forma que facilite la interoperabilidad con el Registro Único de Series Documentales y otros sistemas de información de cada entidad. Acuerdo 005 de Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Art. 20. Utilización de medios tecnológicos en la descripción archivística. Art. 21. Compatibilidad e interoperabilidad. Art. 22. Transferencias de información

12 Página 12 de 40 Decreto 2693 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones Decreto 2609 de 2012 Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental. Ver Artículo 17. Características de los sistemas de gestión documental. La gestión adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades públicas, sus dependencias y funcionarios, así como en la normalización de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo anterior es necesario que los sistemas de gestión de documentos respondan mínimo a las siguientes características: Económicos Para el desarrollo del Programa de Gestión Documental, la ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, requiere de los recursos necesarios para su implementación, teniendo en cuenta lo siguiente: Asignar el presupuesto de acuerdo a los requerimientos y necesidades de la Institución para garantizar la operatividad, mantenimiento y mejora del Programa de Gestión Documental. Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones, las necesidades para la implementación del Programa de Gestión Documental. Incluir en el Plan Anual de Inversiones, los recursos que correspondan para la contratación de bienes y/o servicios necesarios para llevar a cabo la ejecución del PGD. Incluir en el Plan Anual de Capacitación de la Entidad, los recursos necesarios para fortalecer las competencias de los líderes de procesos y colaboradores, que permitan ejecutar las actividades relacionada con la Gestión Documental.

13 Página 13 de 40 El Hospital establecerá para cada vigencia los recursos presupuestales necesarios para ejecutar el PGD, el cual estará sujeto a las respectivas aprobaciones por el CODFIS y la Junta Directiva. A continuación se presentan los valores aproximados para las vigencias , teniendo en cuenta que en cada una se llevarán a cabo las respectivas refrendaciones. Resumen general de presupuesto PGD Concepto Descripción Almacenamiento de Archivo Recurso Humano Plan de Inversión Outsourcing para almacenamiento de fondos documentales según los criterios archivísticos. Equipo de trabajo relacionado directamente con las actividades archivísticas, según matríz RACI. Equipo de trabajo de Gestión Documental. Presupuesto de inversión dedicado al fortalecimiento del sistema de información como elementos claves para el desarrollo de la gestión documental en formato físico y electrónico. Adquisición de recursos tecnológicos. Presupuesto de inversión dedicado a garantizar el mantenimiento de los sistemas de información. Incluye soporte y licenciamiento de software, así como garantías sobre el hardware que soporta los sistemas de información Total

14 Operativo Táctico Estratégico PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Página 14 de 40 Administrativos. Infraestructura: para gestionar correctamente la producción, recepción y el almacenamiento de la información o documentación, se requiere de los espacios físicos adecuados, tanto en las instalaciones locales, como instalaciones externas. Recurso Humano: conformación de un equipo interdisciplinario para apoyar la Gestión Documental y la implementación del Programa de Gestión Documental. Incluye los respectivos procesos de contratación para el desarrollo de acciones que el Hospital no pueda suplir. Ver Anexo 3 Matriz de Responsabilidades RACI- el cual incluye la estructura funcional de los responsables de la Gestión Documental y responsables de la implementación del PGD. Estructura de Gobierno Junta Directiva Gerencia Comité de Historias Clínicas Comité Gestión y Mejora de la Calidad. Comité de Gerencia Planeación e Información. Equipo Gerencia de la información. Líder Gestión Documental Líderes de Procesos. Equipo Gestión Documental. Equipos de trabajo de los procesos

15 Página 15 de 40 Tecnológicos. Los recursos de TI que permitan aplicar de manera efectiva cada una de las acciones en el ciclo de vida de la información y la documentación. La ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas deberá proporcionar los medios y recursos tecnológicos necesarios para llevar a cabo las acciones en cada fase del ciclo de vida de la información y la documentación, desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su producción, gestión y trámite, consulta y conservación, para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes criterios: Aplicativo para la gestión de correspondencia para facilitar el registro de envíos y recepción de documentación, así como la consulta de los respectivos históricos. Software para la gestión de la documentación relacionada con el Sistema de Gestión de Calidad. Recursos de TI para registrar, recepcionar, tramitar, consultar y conservar la documentación institucional. Herramientas (Hardware y Software) que permitan ofrecer los niveles de seguridad de la información. Incluye sus políticas y lineamientos. Mantenimiento y monitoreo al Sistema de Seguridad de la Información. Promover el uso de recursos de TI para alcanzar la mayor eficiencia en las funciones archivísticas. Conforme a la integralidad del PGD y los datos institucionales ya sean en formato físico o electrónico, forman parte de los recursos tecnológicos las licencias de software propietarias y desarrollos propios de software que son utilizados en la institución; a la vez, se incluyen las herramientas automáticas para la generación de copias de seguridad y servidores externos que han sido contratados con terceros. A continuación, la figura muestra algunas de las aplicaciones utilizadas.

16 Página 16 de 40 Recursos de almacenamiento y despliegue documental Gestión documental electrónica del Sistema de Gestión de Calidad.

17 Página 17 de 40 Gestión documental electrónica Asistencial y Administrativa Software complementario para la gestión documental Software para Gestión Documental (Ventanilla Única y Correspondencia interna) Software Ofimático para la generación y actualización de documentos. Software para automatización de copias de seguridad.

18 Página 18 de 40 Los sistemas de información son herramientas efectivas para promover el acceso a la información pública y cumplen con los siguientes criterios: a. Se encuentran alineados y articulados para ofrecer la integridad de la información que requiere el PGD. b. Se ofrece a los ciudadanos la posibilidad de consultar la información, de manera oportuna y con los más altos niveles de disponibilidad. c. La Institución por medio de sus recursos y sistemas de información cumple con el cronograma de trabajo establecido en la Estrategia de Gobierno en Línea y efectúa el monitoreo sistemático a la política de Transparencia y Acceso a la información pública. d. Los proyectos de infraestructura y desarrollo tecnológico incluyen en sus necesidades los requerimientos para la gestión documental institucional y promueven la disminución de uso de papel así como la austeridad en el gasto y eficiencia de los procesos. Gestión del Cambio. Las inversiones realizadas por el Hospital en cuanto a infraestructura tecnológica que fomente una gestión documental responsable y promoviendo la aplicación normativa, se formulan acciones tendientes a que las personas y la cultura del Hospital se ajusten a las nuevas dinámicas, estrategias, directrices y mejores prácticas de la gestión documental. Dichas actividades permiten disminuir las brechas y resistencia al cambio en cuando a un mayor uso de tecnologías y menos papel; genera ambientes de confianza y aprovecha el interés de los colaboradores por aprehender y afrontar retos. Capacitaciones en aplicación de TRD Capacitaciones para el uso correcto de copias de seguridad. Capacitaciones para uso adecuado del archivo electrónico. Capacitación y acompañamiento en archivos de gestión. Actividades orientadas a Cero Papel. Capacitación confidencialidad de la información clínica. Capacitación en uso de aplicativos (Sevenet, wikissofthia, Almera, Correo Electrónico, Hosvital). Fortalecer la inducción y re inducción en temas archivísticos.

19 Página 19 de Lineamientos para los procesos de Gestión Documental La mejora continua del Programa de Gestión Documental, permite a la Institución desarrollar de manera efectiva los procesos de Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración, para lo cual cuenta con el Proceso de Gestión Documental, el cual ha sido caracterizado como proceso de apoyo según el Mapa de Procesos. A continuación se establecen los lineamientos para cada fase del ciclo de vida documental y a la vez, se plantean las acciones que el Hospital requiere fortalecer para mejorar continuamente el ciclo de vida del patrimonio documental. A. Planeación documental La Planeación Documental de la ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, se lleva a cabo bajo las directrices de la Alta Dirección y lo estipulado por el Sistema de Gestión de Calidad. Administración documental. EL Hospital cuenta con la caracterización del Proceso de Gestión Documental y un modelo de operación por procesos que facilita la interacción y enfoque común a resultados. Como recurso informático cuenta con software ALMERA y SEVENET en los cuales se puede gestionar la documentación institucional, así como consultar las caracterizaciones de los procesos, procedimientos y políticas con sus respectivos indicadores de gestión y resultado. A continuación se listan los manuales y políticas institucionales que apoyan la planeación documental en el Hospital y los cuales cuentan con su respectivo acceso a través de medios tecnológicos. Manual de ventanilla Única de Correspondencia y Software de Gestión Documental. Manual de Archivo y Correspondencia. Manual de Historia Clínica. Política de Gerencia y Seguridad de la Información. Política de Comunicaciones. Manual de Políticas de Seguridad Informática. Manual de documentación del Modelo de Operación por Procesos. Manual del Sistema de Gestión de Calidad.

20 Página 20 de 40 Acciones del Programa de Gestión Documental. TIPO Actividad a Desarrollar REQUISITO A L F T Elaborar, revisar, aprobar y publicar el PGD. X X Actualizar el registro de activos de información. X X X X Documentar bajo esquema de norma única la Política de Gestión Documental de la institución. X Desarrollar los programas específicos planteados desde el PGD. X Desplegar a través del sitio web el esquema de publicación. X X X X Revisar y/o actualizar las Tablas de Retención Documental. X X X X Revisar y/o actualizar el Manual de Archivo y Correspondencia X Revisar y/o actualizar el Manual de Historia Clínica X Revisar y/o actualizar el Manual de ventanilla Única de X Correspondencia y Software de Gestión Documental Documentar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad PINAR. X X X Elaborar las Tablas de Valoración Documental TVD. X X X Diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para la correcta gestión y preservación de los documentos electrónicos, según sus respectivas Tablas de Retención Documental TRD. X X X Ajustar el Proceso de Gestión Documental a las disposiciones archivísticas, de seguridad de la información y medios electrónicos. X X X Tipo de Requisito: A Administrativo, L Legal, F Funcional, T- Tecnológico Directrices para la creación y diseño de documentos El Hospital cuenta con manuales y formatos (norma única) para la estandarización en la creación y producción documental, así como una ruta establecida para el diseño, revisión y aprobación de los documentos y formatos asociados al Sistema de gestión de Calidad y comunicación interna y externa. Para ello cuenta con los siguientes activos: Manual de Archivo y Correspondencia. Manual de documentación del Modelo de Operación por Procesos.

21 Página 21 de 40 Acciones del Programa de Gestión Documental. TIPO Actividad a Desarrollar REQUISITO A L F T Promover el uso de flujos de Trabajo utilizando la Herramienta Sevenet. X X X Incorporar la elaboración de actas utilizando el Software para el Sistema de Gestión de Calidad Almera. X X X Parametrizar en el software Almera, la visualización y seguimiento de plan de desarrollo y grupos de estándares de acreditación. X X X Explorar el uso del software Almera para la Gestión de Proyectos. X X X Tipo de Requisito: A Administrativo, L Legal, F Funcional, T- Tecnológico Mecanismos de autenticación Para la autenticación de documentos se cuenta con: Firma digitalizada para registros clínicos realizados en Sistema de Información Hospitalario Hosvital. Firma electrónica para las comunicaciones externas que la requieran. TIPO Actividad a Desarrollar REQUISITO A L F T Explorar el uso de tabletas digitalizadoras de firmas, para el archivo de formatos de negación de servicios. X X X Tipo de Requisito: A Administrativo, L Legal, F Funcional, T- Tecnológico B. Producción documental La producción documental en el Hospital se rige bajo los siguientes lineamientos: Estructura de los documentos Manual de Archivo y Correspondencia: define la estructura necesaria para la producción de comunicaciones oficiales enviadas, memorandos, certificaciones, circulares, actas y resoluciones.

22 Página 22 de 40 Manual de documentación del Modelo de Operación por Procesos: se establecen los modelos de norma única para: políticas, procesos, procedimientos, indicadores, manuales, guías, protocolos, instructivos y formatos Áreas responsables de trámites documentales El Hospital lleva el control unificado del registro y radicación de los documentos, por medio del aplicativo SEVENET, el cual es administrado por el Proceso de Gestión Documental y el proceso de Administración de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TICS Se cuenta así mismo con mecanismos de digitalización de documentos que luego son incorporados a sistemas de información como HOSVITAL (historias clínicas) y ALMERA (Software de Contenidos del Sistema de Gestión de Calidad) El Manual para la Documentación del Modelo de Operación por Procesos establece el flujo de producción documental en el Sistema de Gestión de Calidad, desde su elaboración hasta la aprobación y futuras actualizaciones. Incluye además el proceso para control de versiones. Acciones del Programa de Gestión Documental. Actividad a Desarrollar TIPO REQUISITO A L F T Definir formatos estandarizados para la gestión de proyectos. X X X Definir la política de tratamiento de datos personales. X X X Definir política de publicación de datos en sitio web e intranet. X X X Ejecutar el Plan de Medios (múltiples canales) que permita desplegar la información tanto a usuarios internos como externos. Tipo de Requisito: A Administrativo, L Legal, F Funcional, T- Tecnológico X X X

23 Página 23 de 40 C. Gestión y trámite TIPO Actividad a Desarrollar REQUISITO A L F T Caracterizar los usuarios internos y externos para definir los mecanismos de despliegue de información adecuados. X X Actualizar la plataforma de intranet, buscando mayores niveles de usabilidad. Facilidad de interacción con los usuarios. X X Realizar estudio de viabilidad de proyecto para carteleras digitales, promoviendo interacción con usuario interno y externo. X X Difusión de uso de trámites y servicios que brinda el Hospital. X X Revisar y de ser necesario, ajustar los flujos de trabajo (Workflow) definidos en los sistemas de información. X X Realizar el registro y control de formatos de la Gestión Documental, en particular aquellos asociados al préstamo de la Historia Clínica. X X X X Definir los metadatos mínimos de los documentos digitales, en particular para iniciar la implementación de la estrategia de X X X Gobierno en línea Datos Abiertos. Definir los lineamientos para la generación y publicación de datos abiertos. X X X Actualización periódica del sitio web conforme a los requerimientos de la Ley de Transparencia y Acceso a la X X Información. Aplicar encuestas de opinión a los usuarios internos y externos en cuanto a información publicada. X X Tipo de Requisito: A Administrativo, L Legal, F Funcional, T- Tecnológico D. Organización Este apartado hace referencia a las acciones encaminadas a identificar los documentos institucionales, su clasificación y ubicación. Actividad a Desarrollar Aplicar los criterios básicos de ordenación, clasificación y descripción de los expedientes, según lo establecido por el Acuerdo 005 de Mantener actualizado el Listado Maestro de Documentos que permita la identificación y control de versiones. Tipo de Requisito: A Administrativo, L Legal, F Funcional, T- Tecnológico TIPO REQUISITO A L F T X X X

24 Página 24 de 40 E. Transferencias. Conjunto de operaciones que deben ser realizadas para transferir los archivos de gestión al archivo central. Actividad a Desarrollar Aplicar los procedimientos y formatos definidos por la Institución para efectuar el traslado de archivo desde los procesos hacia el archivo central. Etiquetar los expedientes de tal manera que se facilite su recuperación y control. Tipo de Requisito: A Administrativo, L Legal, F Funcional, T- Tecnológico TIPO REQUISITO A L F T X X X X F. Disposición. Determinar las acciones a realizar con los documentos luego de su ciclo de vida, de acuerdo a las disposiciones generales (TRD, TVD), prácticas de digitalización del archivo físico y procedimiento correcto para la eliminación de los documentos físicos o digitales. Actividad a Desarrollar Aplicar los procedimientos de archivo, con el objetivo de disponer los documentos según las TRD. Realizar análisis de viabilidad económica para la elaboración y aplicación de la tablas de valoración documental TVD- TIPO REQUISITO A L F T X X X X X X X X En caso de eliminación documental, garantizar el registro adecuado de actas y prácticas de eliminación segura de archivos (físicos o digitales) garantizando la trazabilidad de las tareas X X X X llevadas a cabo. Publicar el inventario de documentos eliminados. X X X X Tipo de Requisito: A Administrativo, L Legal, F Funcional, T- Tecnológico G. Preservación a largo plazo. Corresponde a las actividades realizadas por el Hospital para garantizar la preservación en el tiempo, independientemente de su forma de registro o almacenamiento. Busca ofrecer atributos de autenticidad, integridad,

25 Página 25 de 40 inalterabilidad, acceso, disponibilidad, legalidad y conservación de documentos físicos y digitales. Actividad a Desarrollar TIPO REQUISITO A L F T Llevar a cabo los procesos de revisión, foliación y restauración de documentos físicos, para facilitar la labor de conservación. X X X X Parametrizar y garantizar las copias de seguridad de las bases de datos financieras y asistenciales. X X X X Parametrizar y garantizar las copias de seguridad de la información de los procesos. X X X X Garantizar la función de Archiving para las cuentas de correo electrónicas institucionales. X X X Implementar herramientas administrativas de cortafuegos, antivirus, anti spam, filtros de internet y seguridad perimetral para X X X brindar seguridad a la información institucional. Verificar la adherencia a las TRD en la gestión documental X X X Definir la metodología de digitalización y especificar las series, subseries y tipos documentales que deberán ser sujetos a este X X X X tratamiento. Tipo de Requisito: A Administrativo, L Legal, F Funcional, T- Tecnológico 3. Fases de implementación del PGD A. Alineación con el Plan De Desarrollo El PGD se alineará al Plan de Desarrollo del Hospital, para cada vigencia se integraran las actividades en el Plan de Acción del Proceso de Gestión Documental, de acuerdo al cronograma definido y su ejecución se llevará a cabo de acuerdo al flujo de recursos del sistema. En particular en lo relacionado con la implementación del software ALMERA como gestor de contenidos del Sistema de Gestión de Calidad. B. Metas a corto, mediano y largo plazo Con el fin de armonizar el desarrollo del PGD con el modelo de madurez del SGI, se definen un plan de implementación de los diferentes programas específicos descritos en el presente documento, los cuales se desarrollarán a corto y mediano plazo. Los proyectos e desarrollarán de manera gradual y se complementan entre sí y se constituyen en prerrequisitos unos de otros, según la etapa de madurez y el plazo establecido para su ejecución.

26 Página 26 de Programas Específicos del PGD. A partir del Anexo 1. Diagnóstico, se han definido las necesidades en materia de Gestión Documental y su correspondiente articulación con el Sistema de Gestión de Calidad, por lo que se plantean los siguientes programas específicos durante la implementación del PGD. a. Programa de estandarización de formatos y formularios electrónicos b. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos. c. Programa de Digitalización. d. Plan de Capacitación en Gestión Documental. La ejecución de estos programas específicos podrá suscitar la necesidad de cambios a nivel de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad tales como: Políticas, procesos, procedimientos, manuales, formatos e indicadores. A. Programa de estandarización de formatos y formularios electrónicos Propósito Estandarizar los formatos y plantillas institucionales para la gestión de documentos internos y externos, así como la definición, diseño e implementación de formularios electrónicos. Estas acciones facilitan la identificación, clasificación y descripción de los documentos. Acciones generales: Revisión documental: Hacer una revisión de los procesos institucionales para detectar formatos y actualizar las Tablas de Retención Documental, así como el listado maestro de documentos. Igualmente efectuar análisis de tipos documentales que puedan ser convertidos a formato digital mediante formularios. Se revisan y publican en la intranet, formatos (plantillas) institucionales para comunicación interna y externa. Lenguaje estandarizado Construir un diccionario terminológico adaptado al léxico institucional, que permita referirse en términos homogéneos a la actividad archivística. Definición de esquema de metadatos, en particular para la Estrategia de Gobierno en Línea y su actividad específica de Datos Abiertos.

27 Página 27 de 40 B. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos. Propósito Propone diseñar e implementar estratégicas que permitan gestionar el ciclo de vida de los documentos electrónicos, promoviendo la racionalización de trámites según lo requerido en el marco del gobierno electrónico. Acciones generales: Documentar y socializar el modelo para la gestión de documentos electrónicos, capacitando a los líderes en la creación de estructuras documentales que faciliten el archivo y copias de seguridad de los documentos electrónicos. Analizar, diseñar e implementar un software para la gestión del ciclo de vida de los documentos electrónico asociados al recurso humano institucional, que además de facilitar la gestión de la información, apoye la estrategia de cero papel. Implementar una solución de People Analytics que brinde a la Gestión y Administración del Talento Humano, una herramienta para el aprovechamiento inteligente de los datos relacionados con el recurso humano institucional. Llevar a cabo tareas de backup manuales y automáticas de los documentos electrónicos almacenados en los equipos de cómputo de líderes de proceso, garantizando su salvaguarda y futuro acceso. Integrar los nuevos desarrollos de software propuestos desde el Plan de Gerencia de la Información a las bases de datos actuales, de tal manera que se articulen y garanticen la coherencia con los sistemas actuales. Realizar las gestiones necesarias para salvaguardar la información contenida en los correos electrónicos institucionales, así como los datos gestionados desde los aplicativos SEVENET y ALMERA, que forman parte de la estructura tecnológica de gestión documental. Así mismo, garantizar el esquema de copias de seguridad sistemático del aplicativo HOSVITAL que conserva la información clínica y financiera del Hospital. Realizar el proceso de copia de seguridad de documentos publicados en la Intranet y Sitio Web, para garantizar su conservación de mediano plazo.

28 Página 28 de 40 Para lo cual se deberán definir períodos de generación de backups y medios tecnológicos a utilizar (DVD, Almacenamiento en discos con sistema RAID, cinta). Desarrollar soluciones de inteligencia de negocios y minería de datos, que permitan recuperar informes para apoyar la toma de decisiones y la evaluación de resultados por parte de los procesos. Reduce los tiempos de consulta de los datos y promueve la eficiencia administrativa. C. Programa de Digitalización. Propósito Proponer proyectos orientados a la digitalización de documentos clínicos y/o administrativos, de tal manera que se propicien mecanismos de acceso electrónicos facilitando su gestión. Acciones generales: Realizar análisis de alcance, costo y cronograma, para viabilizar proyecto institucional de digitalización de historias clínicas. Actividad encaminada a garantizar la conservación de los expedientes en formatos digitales, además de la liberación de espacio en el archivo físico de historias. Las acciones a realizar garantizarán los niveles de seguridad, disponibilidad y confidencialidad de la información. Digitalizar de expedientes relacionados con la gestión del recurso humano institucional. Datos sobre colaboradores activos (hojas de vida) como de inactivos (Historias laborales). Cumpliendo con los niveles de seguridad, disponibilidad y confidencialidad de la información. Digitalizar la información legal interna de la Institución (Resoluciones) y ofrecer mecanismos de acceso a través de la intranet y sitio web, según el alcance de su contenido. Digitalizar documentos de carácter asistencial (Consentimientos informados, solicitud de copias de historia clínica) e integrarlos al sistema de información Hosvital. D. Plan de Capacitación en Gestión Documental

29 Página 29 de 40 Incorporar en el Plan de Capacitación Institucional, momentos en los cuales se brinde asesoría y formación a los líderes de los procesos acerca de la Gestión documental. Acciones generales: Identificar necesidades de capacitación interna en los temas de la Gestión Documental e integrarlas a los Planes de Acción del Proceso de Gestión Documental para cada vigencia, así como al Plan de Capacitación Institucional. Definir el cronograma y los recursos necesarios para ejecutar las sesiones de capacitación. Llevar a cabo las jornadas de capacitación programadas, buscando siempre la integración de los conocimientos adquiridos en la práctica diaria de las labores archivísticas. 5. Cronograma Al conocer y priorizar las actividades de corto, mediano y largo plazo necesarias para la implementación sistemática y sistémica del PGD, se establece el Cronograma de trabajo. Se adopta el esquema de cronograma propuesto por el Archivo General de la Nación en su PGD, buscando categorizar las actividades y definir su tiempo de ejecución en el corto, mediano y largo plazo. El cronograma conforma el ANEXO 4 del presente PGD Cronograma de implementación del PGD y aunque se propone con una vigencia , podrá ser modificado de acuerdo a los requerimientos institucionales.

30 Página 30 de Consolidación del PGD El proceso de Gestión Documental será el responsable de articular la participación de los diferentes procesos e identificar los recursos necesarios para su implementación. La Alta Dirección (Gerencia y líderes de los procesos) deberán participar activamente en todas las fases del Programa. Sin embargo se relacionan a continuación algunos de los procesos (o quien haga sus veces) invitados a aportar todo el esfuerzo en la elaboración, ejecución y acompañamiento durante el ciclo de vida del programa: Gestión Documental. Gestión de Planeación. Control Interno de Gestión. Administración de Tecnologías de la Información TICS Gestión y Administración del Talento Humano. Garantía de Calidad. Gestión de Comunicaciones y Mercadeo. Gestión Ambiental. Gestión Financiera. Gestión de Facturación. Asesoría Jurídica. 7. Revisión y Aprobación del PGD La revisión del PGD estará a cargo del Comité de Archivo. Podrá ser presentado en otros comités con el objetivo de articular sus acciones. 8. Actualización del PGD El PGD se propone para la , sin embargo la Institución podrá llevar a cabo actualizaciones parciales cuando se considere pertinente. Algunos factores que pueden conducir a revisar y/o actualizar parcialmente el PGD son: Cambios normativos. Cambios en el Direccionamiento Estratégico. Análisis de Contexto. Evaluaciones internas. Evaluaciones externas.

31 Página 31 de 40 Mejora continua del PGD. El responsable de articular la revisión del PGD será el proceso de Gestión Documental. Se recomienda participación activa de los líderes interesados, en particular los relacionados en el numeral 4 del presente programa. Consolidación del PGD y será el Comité de Archivo el encargado de avalar los ajustes efectuados. Al terminar la vigencia propuesta, se deberá efectuar todo el proceso de consolidación, revisión y aprobación del PGD. 9. Evaluación del PGD El proceso de Control Interno de Gestión brindará el apoyo para garantizar la implementación del PGD y el cumplimiento de las directrices relacionadas con la gestión documental Institucional. Incluirá en su Programa y Plan de Auditoría las actividades tendientes a evaluar su avance. De igual forma, el proceso de Gestión de Planeación podrá realizar labores de acompañamiento durante la implementación, así como seguimientos cualitativos semestrales en pro de mejorar los resultados. Los Comités de Historias Clínicas y Gestión y Mejora de la Calidad, podrán ser utilizados como escenarios para socializar el estado de ejecución del programa, toda vez que se encuentra articulado con el Sistema de Gestión de Calidad.

32 Página 32 de Bibliografía Archivo General de la Nación Implementación de un Programa de Gestión Documental. Imprenta Nacional de Colombia. ISBN Cárdenas Zapata, Carlos. Directrices para estructurar un programa de Gestión de documentos en las organizaciones. Bogotá Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y la Comunicaciones. Manual para la Implementación de la estrategia Gobierno en Línea Martin, James, and Leben, Joe Strategic Information Planning Methodologies. Second Edition. Englewood Cliffs: Prentice-Hall. ISBN: Spewak, Steven H Enterprise Architecture Planning - Developing a Blueprint for Data, Applications and Technology. Wellesley, Mass.: QED Publishing Group. ISBN: Baca Urbina, Gabriel. Formulación y Evaluación de Proyectos Informáticos.Mc Graw Hill, Quinta edición p LEY 527 DE Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones Resolución 1995 de Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica. %20DE% pdf Ley 1712 de Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Decreto 103 de Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. Ley 1341 de 2009 por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las

33 Página 33 de 40 comunicaciones - tic-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras y se dictan otras disposiciones html Decreto 2573 de 2014 por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea. Decreto 1078 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

34 Página 34 de Anexos ANEXO 1. Diagnóstico. Ver archivo adjunto (Excel) ANEXO 2. Mapa de procesos. Ver archivo adjunto (Mapa de Procesos en formato PDF) ANEXO 3. Matriz de responsabilidades RACI RESPONSABILIDADES RACI- 1. Gerencia. 2. Planeación e Información. 3. Control Interno de Gestión. 4. Asesoría Jurídica. 5. Gestión Documental 6. Gestión y Administración del Talento Humano 7. Administración de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 8. Garantía de la Calidad 9. Comunicaciones y Mercadeo 10. Gestión Financiera. Ver archivo adjunto (Excel)

35 Página 35 de 40 ANEXO 4. Cronograma. E.S.E. HOSPITAL DEPARTAMENTAL UNIVERSITARIO SANTA SOFÍA DE CALDAS GESTION DOCUMENTAL Programa de Gestión Documental ANEXO 4. CRONOGRAMA CORTO PLAZO MEDIANO PLAZO LARGO PLAZO Nº EJE NUCLEO ACTIVIDAD PRODUCTO ESTRATÉGICO OPERATIVO ADMINISTRACIÓN Elaborar, revisar, aprobar y publicar el PGD. Documentar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad PINAR. Documentar bajo esquema de norma única la Política de Gestión Documental de la institución. Revisar y/o actualizar las Tablas de Retención Documental. Documentar instructivo para la gestión de Documentos Electrónicos, según sus respectivas Tablas de Retención Documental TRD. Realizar análisis de viabilidad económica para la elaboración y aplicación de la tablas de valoración documental TVD- Actualizar el registro de activos de información. Desplegar a través del sitio web el esquema de publicación. Revisar y/o actualizar el Manual de Archivo y Correspondencia Documento PGD Documento PINAR Política Documentada TRD Instructivo Análisis de viabilidad realizado. Documento. Documento actualizado Esquema Publicado Documento revisado y/o actualizado

36 Página 36 de OPERATIVO DISEÑO Y CREACIÓN DE DOCUMENTOS 16 OPERATIVO AUTENTICACIÓN ESTRATÉGICO 19 TÁCTICO 20 OPERATIVO PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Revisar y/o actualizar el Manual de Historia Clínica Revisar y/o actualizar el Manual de ventanilla Única de Correspondencia y Software de Gestión Documental Seguimiento al uso de flujos de Trabajo utilizando la Herramienta Sevenet. Incorporar la elaboración de actas utilizando el Software para el Sistema de Gestión de Calidad Almera. Parametrizar en el software Almera, la visualización y seguimiento de plan de desarrollo y grupos de estándares de acreditación. Explorar el uso del software Almera para la Gestión de Proyectos. Explorar el uso de tabletas digitalizadoras de firmas, para el archivo de formatos de negación de servicios. Definir política de tratamiento de datos personales. Definir política de publicación de datos en sitio web e intranet. Definir formatos estandarizados para la gestión de proyectos. Ejecutar el Plan de Medios (múltiples canales) que permita desplegar la información tanto a usuarios internos como externos. Documento revisado y/o actualizado Documento revisado y/o actualizado Seguimiento realizado de manera semestral. Mínimo anual. Modulo implementado Cuadros Indicativos implementados Modulo implementado Tabletas configuradas e instaladas Política Documentada Política Documentada Formatos estandarizados Evidencias de Ejecución del Plan

37 Página 37 de ESTRATÉGICO TÁCTICO OPERATIVO GESTIÓN Y TRÁMITE GESTIÓN Y TRÁMITE 29 OPERATIVO ORGANIZACIÓN Definir los metadatos para la estrategia de Gobierno en línea e iniciar la implementación de Datos Abiertos. Generación y publicación de datos abiertos. Realizar estudio de viabilidad de proyecto para carteleras digitales, promoviendo interacción con usuario interno y externo. Caracterizar los usuarios internos y externos para definir los mecanismos de despliegue de información adecuados. Actualizar la plataforma de intranet, buscando mayores niveles de usabilidad. Facilidad de interacción con los usuarios. Difusión de uso de trámites y servicios que brinda el Hospital. Realizar el registro y control de formatos de la Gestión Documental, en particular aquellos asociados al préstamo de la Historia Clínica. Actualización periódica del sitio web conforme a los requerimientos de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información. Aplicar los criterios básicos de ordenación, clasificación y descripción de los expedientes. Metadatos Definidos Datos Abiertos publicados Análisis Realizado. Documento Usuarios caracterizados Intranet actualizada Despliegue de información sobre trámites y servicios Formatos y controles aplicados al préstamos de Historias Clínicas Verificación de cumplimiento de Ley de Transparencia y Acceso a la Información. Mínimo Anual. Seguimiento realizado a los criterios de ordenación, clasificación y marcación de expedientes.

38 Página 38 de OPERATIVO TRANSFERENCIA 32 TÁCTICO OPERATIVO TÁCTICO DISPOSICIÓN PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Mantener actualizado el Listado Maestro de Documentos que permita la identificación y control de versiones. Aplicar los procedimientos y formatos definidos por la Institución para efectuar el traslado de archivo desde los procesos hacia el archivo central. Elaborar las Tablas de Valoración Documental TVD. Aplicar en los procesos, los procedimientos de archivo, con el objetivo de disponer los documentos según las TRD. En caso de eliminación documental, garantizar el registro adecuado de actas y prácticas de eliminación segura de archivos (físicos o digitales) garantizando la trazabilidad de las tareas llevadas a cabo. Publicar el inventario de documentos eliminados. Parametrizar y garantizar las copias de seguridad de las bases de datos financieras y asistenciales. Parametrizar y garantizar las copias de seguridad de la información de los procesos. Definir instructivo de digitalización y especificar las series, subseries y tipos documentales que Listado Maestro actualizado Traslados documentales debidamente soportados. TVD Visitas de acompañamiento a procesos en la aplicación de TRD Eliminaciones documentales documentadas. Publicación de documentos eliminados realizada. Copias de Seguridad existentes Copias de Seguridad existentes Instructivo documentado

39 Página 39 de 40 deberán ser sujetos a este tratamiento OPERATIVO 43 ESTRATÉGICO 44 OPERATIVO Programa de estandarización de formatos y formularios electrónicos 45 ESTRATÉGICO Programa de Gestión de Documentos Electrónicos 46 OPERATIVO 47 ESTRATÉGICO 48 OPERATIVO 49 ESTRATÉGICO Programa de Digitalización Plan de Capacitación en Gestión Documental Verificar la adherencia de los procesos a las TRD en la gestión documental Llevar a cabo los procesos de revisión, foliación y restauración de documentos físicos, para facilitar la labor de conservación. Garantizar la función de Archiving para las cuentas de correo electrónicas institucionales. Implementar herramientas administrativas de cortafuegos, antivirus, anti spam, filtros de internet y seguridad perimetral para brindar seguridad a la información institucional. Estructurar proyecto. Aplicando 5 formatos recomendados por PMI Implementar Proyecto Estructurar proyecto. Aplicando 5 formatos recomendados por PMI Implementar Proyecto Estructurar proyecto. Aplicando 5 formatos recomendados por PMI Implementar Proyecto Estructurar proyecto. Aplicando 5 formatos Verificación de aplicación de TRD en procesos Documentos físicos foliados. Copias de Seguridad existentes Herramientas cortafuegos, antivirus, anti spam, filtros de internet y seguridad perimetral implementadas. Formatos implementados para el proyecto. Evidencias de Ejecución del Proyecto. Formatos implementados para el proyecto. Evidencias de Ejecución del Proyecto. Formatos implementados para el proyecto. Evidencias de Ejecución del Proyecto. Formatos implementados para el proyecto.

40 Página 40 de OPERATIVO recomendados por PMI Implementar Proyecto Evidencias de Ejecución del Proyecto. Consolidado por WILSON ALEJANDRO ROJAS CALVO Planeación de Información. Aprobado por Comité de Archivo Presentado a: Comité de Gerencia Comité de Gestión y Mejora de la Calidad.