HERMANAS DOMINICAS DE LA PRESENTACIÓN - PROVINCIA DE MEDELLÍN SISTEMA DE GESTIÓN COLEGIO SAN MIGUEL DEL ROSARIO SEGUIMIENTO DEL PROCESO

Transcripción

1 PROCESO: GESTIÓN DIRECTIVA 1. COMPROMISOS PENDIENTES DEL PERIODO ANTERIOR: AÑO : 2018 PERÍODO: (Primero) 16 DE ENERO 23 DE MARZO COMPROMISO RESPONSABLE Montar las acciones y seguimientos en Daruma de las No Conformidades Menores detectadas en la Auditoría Externa 2017 con el ICONTEC. Conocer más de las matrices de aspectos legales sobre todo de las leyes que afectan los procesos y de partes interesadas. Llevar un control para hacer seguimiento y mejoras a la asistencia de Padres de Familia a las convocatorias del colegio. Fortalecer el estudio del Reglamento Escolar periódico. Realizar Re inducciones del Software Daruma para todos los procesos Coordinadora de Gestión Coordinadora de Gestión Coordinadora de Convivencia Coordinación Académica Rectora, Talento Humano, Coordinadora de Gestión Se hicieron las acciones correctivas y los seguimientos de las No conformidades detectadas a los proceso. Aún están pendientes algunos seguimientos del proceso pedagógico, Financiero y Directivo. I Periodo 2018 (Desde la Provincia se comunicó el FOGD1 Matriz de requisitos legales, donde están contempladas las normativas que a nivel nacional impactan los colegios de la Provincia) I Periodo 2018 (La Coordinadora de Convivencia lleva un libro de firmas donde los acudientes y padres de familia firman la asistencia a cada cita que se emite desde la institución) (ver Indicador en Daruma) I Periodo 2018 (La Coordinadora de Convivencia establece el estudio periódico del Reglamento escolar, las evidencias se encuentran en Plan de Mejora en Daruma) I Periodo 2018 (Se planifica la reinducción del Software Daruma para el II periodo) Socializar resultados de Auto Evaluación 2017 a Padres de Familia y Estudiantes Rectora, Coordinación de Gestión I Periodo 2018 (Se socializa desde la página web del colegio a todas las partes interesadas, durante 1era asamblea de padres de familia se da la invitación a revisar el contenido en la web) 2. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL PROCESO Identifique y analice los cambios en tecnología, infraestructura, personal, documentación que podrían afectar la calidad del servicio y que se han detectado desde la última reunión. Si es necesario regístrelo en el formato GESTIÓN DEL CAMBIO, FOGD4 *Traslado de la Ecónoma del Colegio: durante el mes de Marzo, la H. Milrande Janvier fue enviada en misión desde nuestra comunidad hacia el municipio de Envigado, aún no se cuenta con la nueva Ecónoma. FOGD4: Página: 1 de 8

2 *Cobranzas institucionales COBI: tercerización del servicio de cobro de pensiones y recuperación de cartera en los colegios de la provincia. *Decreto 1421 de 2017: Por la cual se reglamenta en el marco de la educación inclusiva la atención educativa a la población con discapacidad. *Decreto 090 de 2018 (Reporte de datos personales) *Resolución en proceso: Modalidad colegio Femenino-Masculino * Circular No.0054 de Noviembre 20 de 2017, Pago de licencia de derechos reprográficos de centros de copiado en instituciones educativas oficiales y privadas del distrito de Barranquilla. 3. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 3.1. Resultados de encuestas Analice los resultados de la SATISFACCIÓN DEL CLIENTE FOGD12 y otros que aplique Se evidencia la satisfacción del cliente en la medición de la atención durante el primer periodo por parte de la Rectora H. Margarita María Arango Palacio. Se realizaron 9 encuestas a Padres de familia y 1 a estudiantes, de los cuales todos aprobaron satisfactoriamente el servicio recibido. Página: 2 de 8

3 Se analiza el comportamiento de la satisfacción frente al mismo período del año inmediatamente anterior, donde se evidencia un ligero aumento en la calificación frente a la prestación del servicio por parte de la rectora. La afectación de la salud de la rectora el año pasado fue determinante ante la prestación del servicio. Gracias a Dios este año, ella ha prestado el servicio de manera ininterrumpida y con toda la disposición frene a su estado de salud. La participación de nuestros clientes se analiza, evidenciando que la gran mayoría de los evaluadores son el grupo de Padres de familia de la institución. Personas comprometidas con el crecimiento y la mejora del Colegio. Página: 3 de 8

4 3.2 Análisis de quejas y reclamos Destaque las causas más comunes que se han presentado con relación a su proceso, las acciones implementadas para la eliminación o mitigación de las mismas y evalúe el tiempo de respuesta al cliente. Los 4 Reclamos y 2 Quejas presentadas durante el 1 periodo, corresponden a manifestaciones de nuestros clientes a las gestiones: (GD): 1 Queja (Acogida y Satisfecha), Con respecto a las directrices del ingreso de padres de familia sin cita hacia las dependencias. (RF): 1 Queja y 2 Reclamos (Acogidas y Satisfechas), Con respecto a las directrices del ingreso de padres de familia sin cita hacia las zonas internas del colegio. (PE): 2 Reclamos (Acogidos y Satisfechas), con a servicios de acceso de las plataformas Master2000 y Santillana. Las dos quejas presentadas, fueron de una misma madre de familia que confundió directrices de la institución acerca del ingreso a zonas específicas del colegio sin previa autorización o cita. Aún no se presentan manifestaciones de común origen para realizar análisis. 3.3 Sugerencias, felicitaciones y otros. Clasifique las sugerencias e indique cuáles fueron acogidas y cuáles no. Página: 4 de 8

5 De las 3 sugerencias recibidas, todas fueron acogidas, los procesos que presentaron sugerencias fueron: (RF): 2 Sugerencias (Acogidas), Con respecto a la Cafetería Escolar y a la disponibilidad de pago en Línea. (PE): 1 Sugerencias (Acogidas), Con respecto a la revisión de los costos de los textos escolares vs la utilización de los mismos. El reconocimiento lo realizó la Coordinadora de Convivencia hacia la gestión de la Coordinadora de Gestión. En otras manifestaciones, se incluyen aspectos tales como consultas a través de página web en general. Página: 5 de 8

6 Se evidencia el uso de otras manifestaciones tales como consultas y peticiones como el porcentaje de mayor frecuencia, seguido de los reclamos, las sugerencias, las quejas y las felicitaciones o reconocimientos. 4. A LOS INDICADORES Este informe se encuentra en el módulo INDICADORES de Daruma4 y lo presenta la persona encargada 5. PLANES DE MEJORAMIENTO 5.1. Control de servicio educativo no conforme Reporte la información registrada en el FOGD10 SERVICIO EDUCATIVO NO CONFORME indicando cuáles son los servicios educativos no conformes más comunes y de mayor impacto. Defina cuándo se debe iniciar una acción correctiva de acuerdo a su recurrencia. Este proceso no evidencia ningún Servicio Educativo No Conforme Acciones de auditorias Cuando tenga acciones de auditorías analice en qué estado se encuentran de acuerdo al tratamiento planteado en Daruma 4, módulo Auditorías. Indique cuáles se alcanzaron a cumplir y cuáles no. Determine qué va a hacer con las que presentan dificultades. Las siguientes acciones aún no presentan cierre: PA Diligenciar completamente los registros de los docentes vinculados actualmente que no cumplan con el perfil desde educación, formación y/o experiencia, documentando las razones. PA Desde Gestión Humana de la Casa Provincial hacer monitoreo a las vinculaciones de personal para asegurar que los colegios cumplan con los requisitos del perfil según el cargo. Página: 6 de 8

7 PA Divulgar a la comunidad educativa las medidas a tomar de acuerdo a las faltas cometidas (debido proceso) PA Hacer seguimiento al cumplimiento de los procesos llevados en el contrato pedagógico -FOPE20 PA Desde este momento el Consejo Directivo se reunirá cada mes y con el Consejo de Padres se concretarán las reuniones que hacen falta. PA En el ciclo de auditorías internas se hará énfasis en revisión del debido proceso según los manuales de convivencia y del cumplimiento a los reglamentos de las instancias de participación Otros planes de mejoramiento Muestre el seguimiento a las acciones diligenciadas en el módulo PLANES de Daruma 4. Consigne aquí las acciones implementadas según el mapa de riesgos. CÓDIGO / RIESGO CAUSA RAÍZ OBJETIVO DE LA ACCIÓN ACCIONES PARA PREVENIR EL RIESGO ACCIONES PARA DETECTAR EL RIESGO OBSERVACIONES Falta de liderazgo en ella ejecución de sus funciones y propuestas de los cargos de gobierno escolar e instancias de participación No detectar debilidades en la autoevaluación institucional *Falta de compromiso en el ejercicio de sus deberes, *Falta de sentido de pertenencia *Falta de seguimiento al cumplimiento de funciones del Gobierno Escolar *Preguntas mal elaboradas y/o incompletas *Debilidades en la aplicación de la autoevaluación *Poca participación del personal Reducir Reducir *Formación en técnicas de liderazgo *Seguimiento continuo a los planes de gobierno *Revisión de los reglamentos y funciones del cargo *Más difusión del perfil institucional antes de comenzar las campañas electorales *Previa a la aplicación sensibilizar al personal *Capacitar a algunos docentes de la metodología para servir de apoyo el día de su aplicación *Continuar con las revisiones de los instrumentos de aplicación por procesos *Ejecución de las actividades *Validación del Proyecto de Democracia *Resultados de la Autoevaluación Institucional *Publicar sus resultados a la comunidad educativa Marzo : Se evidencia compromiso y empoderamiento por parte de la Rectora y los líderes en el desarrollo de gobierno escolar Enero 2018: En Comité de Gestión se evidencia el análisis a la Autoevaluación institucional donde se deja constancia de la identificación de las debilidades del proceso. Febrero 2018: Se hace revisión de algunas de los instrumentos de autoevaluación con los que cuenta el colegio; entre ellos el FOTH OTROS ASPECTOS Registre (opcional) cualquier aspecto que considere relevante para su proceso y que no esté contemplado en ninguno de los numerales anteriores. 7. ACUERDOS Y COMPROMISOS PARA LA MEJORA Enuncie las posibles mejoras y compromisos que se puedan realizar en su proceso y necesiten ser consideradas COMPROMISO RESPONSABLE FECHA Montar las acciones y seguimientos en Daruma de las No Conformidades Menores Se hicieron las acciones correctivas y los seguimientos de las No Página: 7 de 8

8 detectadas en la Auditoría Externa 2017 con el ICONTEC Preparación para la realización de las auditorias internas de Gestión Pedagógica y Gestión Financiera 2018 Nombres de los responsables del proceso: - H. Margarita María Arango Palacio (Rectora) - Maithe Auxiliadora García Sandoval (Coordinadora de Gestión) Fecha de diligenciamiento: Abril 16 de 2018 Coordinadora de Gestión conformidades detectadas al proceso Financiero. Aún están pendientes algunos seguimientos del proceso pedagógico y directivo. Gestión Directiva Coordinadora de Gestión Mayo 2018 Página: 8 de 8