Evaluando ERP Kit de herramientas para el proceso de Evaluación y Selección de Software Elementos escritos para apoyar el proceso Consultoría Evaluando ERP 07
1. Guía para escribir un RFP 2 1.1 Secciones claves de un RFP Puede identificar con facilidad las partes claves que debería incluir su RFP, respondiendo cada una de las siguientes preguntas: Por qué?: Explicite cuales son las razones por las que su organización necesita adquirir una solución. Quién está buscando software?: describa su organización. Qué está buscando?: describa qué es lo que su organización está buscando. Cómo se hará el trabajo?: detalle la información que necesita de los proveedores; especifique los criterios que utilizará para evaluación y los criterios para alcanzar la firma del contrato. 1.2 Directrices del proyecto Describa con amplitud los productos y servicios que su organización está buscando como también los objetivos de la contratación. 1.3 Antecedentes Presente un resumen de su organización: operaciones, mercados en los que actúa, perfil de sus clientes y lo que considere necesario para que los proponentes tengan una dimensión de su compañía. Es recomendable incluso citar honestamente las fortalezas y debilidades que tiene su compañía. No olvide de incluir información sobre las personas que estarán involucradas en el proyecto y los ejecutivos de contacto relacionados con este proyecto. 1.4 Alcances de la tarea Enumere las tareas específicas que estarán a cargo del proveedor y las expectativas que su organización tiene en cuanto a los resultados a obtener. Incluya una lista detallada de responsabilidades, en particular cuando se encuentran involucrados sub contratistas. 1.5 Expectativas de desempeño Especifique el mínimo desempeño que su organización espera del proveedor, los métodos que se usarán para monitorear el desempeño y el proceso para implementar acciones correctivas. 1.6 Entregables Proporcione una lista de todos los productos, reportes y planes que deben entregarse a su organización y cronograma tentativo de entregables. 1.7 Términos de contratación Especifique la duración mínima y máxima de la contratación y las opciones de renovación. 1.8 Pagos, premios y castigos Sea explícito en cuanto a las condiciones de pago de acuerdo a los entregables y al desempeño de los mismos. Destaque o subraye las bases para obtener un premio por desempeño superior y las multas que el proveedor deberá pagar por un inadecuado desempeño o por no cumplir con los compromisos.
1.9 Términos contractuales y condiciones Adjunte un modelo estándar de su contratación, certificados requeridos y pólizas de seguro necesarias. Si no tiene esta documentación estandarizada, solicite al proponente su modelo de contratación. 3 1.10 Requerimientos para preparar las propuestas Prepare una estructura consistente con contenidos, información y documentos estandarizados para que los proponentes respondan de igual forma y para simplificar el trabajo de evaluación. Debería solicitar una estructura de propuesta particular y especificar los documentos que espera recibir. 1.11 Proceso de evaluación y selección Especifique los procedimientos y criterios que serán usados para evaluar las propuestas y para seleccionar al contratista. 1.12 Cronograma del proceso Sea claro con la línea de tiempo para cada uno de los pasos del proceso hasta el momento de tomar la decisión. Por ejemplo especifique: Fecha tope para recibir las consultas relacionadas con el RFP. Fecha tope para recibir las propuestas. Fecha en la que se harán las demostraciones. Fecha en la que será convocado el proponente para presentar su oferta. Fecha de 1ra. Selección. Fecha en la que se anunciará la terna clasificada. Fecha estimada de contratación. 1.13 Personas de contacto Incluya una lista de las personas de contacto que podrán dar información adicional o responder consultas.
4 2. Modelo de carta de invitación a presentar propuesta Estimado Su empresa está invitada a participar de nuestro proyecto [Nombre del proyecto] en un todo de acuerdo con los requerimientos que se solicitan en las hojas siguientes, además los que se encuentran disponibles en nuestro sitio WEB. [Breve descripción de la compañía] [Breve descripción de la situación actual y los sistemas en uso] Me gustaría mantener una reunión preliminar con los que están invitados a participar de este proyecto entre los días [fecha inicial] hasta el [fecha tope]. Si planea asistir por favor confirme la fecha que lo hará. Las consultas previas a la reunión serán recibidas has el día [fecha y hora]. Por favor, si tiene consultas envíemelas por escrito a la siguiente dirección de mail [dirección de mail para consultas]. Las preguntas, respuestas y modificaciones del RFP serán publicadas en el siguiente enlace del sitio WEB [especificar URL]. La propuesta en formato original y su copia en formato electrónico serán recibidas hasta el [Día/Hora]. Si es recibida con posterioridad a la fecha y hora indicada su propuesta será descalificada. El proponente que presente la solución que más se adapta a nuestros requerimientos será seleccionado el día [Fecha]. Notificaremos a todos los proponentes si fueron descalificados o si sus respuestas fueron insuficientes. Me complace informarle que seré el único punto de contacto para las consultas o cualquier otro tipo de comunicación. Le agradezco su tiempo, esfuerzo e interés por participar en nuestro proyecto.
3. Modelo de carta para desestimar una propuesta 5 La carta para desestimar una propuesta se envía a los proponentes cuyas propuestas fueron desestimadas. Use un documento formal. Agradezca a la empresa que envió la propuesta por su esfuerzo, tiempo e interés. Explique que la propuesta fue desestimada por no ser la solución más adecuada para el proyecto y especifique la fecha en la que la desestimación se hace efectiva. No contrate con otro proveedor ni lo notifique de su adjudicación sino hasta después de la fecha en que la desestimación sea efectiva. Cuando más exhaustivas y honestas son las razones de desestimación, es más difícil para el proponente rebatir su decisión. No está obligado a suministrar información sobre la compañía adjudicada con el proyecto. Sin embargo, si le preguntan acerca del adjudicado, usted debe proveer la información con excepción de la que es clasificada como confidencial o secreto comercial. Si es posible envíe la carta de descalificación por vía certificada o con una constancia de entrega. Si es necesario, consulte a un profesional. El siguiente es un modelo de carta: Estimado Les estamos muy agradecidos por el tiempo, esfuerzo e interés en nuestro Proyecto [Nombre del proyecto]. Sin embargo, otras propuestas han sido seleccionadas como las mejores soluciones para nuestro proyecto.
4. Modelo de carta de descalificación de propuesta 6 La carta de descalificación se envía al proponente cuya propuesta fue descalificada por razones muy específicas, las que deben ser explicitadas. Algunas recomendaciones son: Use un documento formal. Agradezca a la empresa que envió la propuesta por su esfuerzo, tiempo e interés. Explique las razones por las que la propuesta fue descalificada y especifique la fecha en la que la descalificación se hace efectiva. Si tiene un motivo muy fuerte para descalificarla (por ejemplo la entrega se hizo en fecha u hora posterior a la establecida), no abra la propuesta y devuélvala cerrada y con una carta de descalificación. No contrate con otro proveedor sino hasta después de la fecha en que la descalificación sea efectiva. Cuando más exhaustivas y honestas son las razones de descalificación, es más difícil para el proponente rebatir su decisión. No está obligado a suministrar información sobre la compañía adjudicada con el proyecto. Sin embargo, si le preguntan acerca del adjudicado, usted debe proveer la información con excepción de la que es clasificada como confidencial o secreto comercial. Si es posible envíe la carta de descalificación por vía certificada o con una constancia de entrega. Si es necesario, consulte a un profesional. El siguiente es un modelo de carta: Estimado Les estamos muy agradecidos por el tiempo, esfuerzo e interés en nuestro Proyecto [Nombre del proyecto]. Sin embargo, no hemos procedido a abrir su propuesta la que adjuntamos a la presente. La misma ha sido descalificada por las siguientes razones: Razón 1: detalles. Razón 2: detalles. Razón N: detalles.
5. Carta de adjudicación del proyecto 7 La carta de adjudicación se le envía al proponente cuya solución es la que mejor satisface los requerimientos definidos en el RFP. Algunas recomendaciones son: Use un documento formal. Agradezca a la empresa que envió la propuesta por su esfuerzo, tiempo e interés en el proyecto. Notifique que la propuesta que envió es, en apariencia, la solución que mejor satisface el RFP. Con esta carta el adjudicado o ganador del proyecto es informado aunque no está formalmente contratado. No firme contrato hasta tanto no hayan vencido los plazos que otorgó a otros proponentes para hacer efectivas las desestimaciones o las descalificaciones. Si es posible envíe la carta por vía certificada o con una constancia de entrega. Si es necesario, consulte a un profesional. El siguiente es un modelo de carta: Estimado Les estamos muy agradecidos por el tiempo, esfuerzo e interés en nuestro Proyecto [Nombre del proyecto]. Nos complace informarle que la propuesta de [Nombre de la empresa proponente] es la que aparentemente mejor se adapta a los requerimientos de nuestro proyecto. Pasados los plazos formales para informar a otros proponentes y recibir sus comentarios, nos pondremos en contacto con usted para formalizar la contratación. Por tal motivo esta carta es solo una notificación sin efectos legales.