CÓMO DILIGENCIAR LA CUENTA DE COBRO V1 Y QUÉ ANEXOS DEBE CONTENER
Documentos para gestionar el pago Formato cuenta de cobro código: FO-502-016 Versión: 1. De la Universidad Pontificia Bolivariana. Anexos: Certificado de cumplimiento de actividades. Planilla de pago de seguridad social (Donde se demuestre pagada). Certificado declarante de renta.
CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO La finalidad del certificado de Cumplimiento es garantizar que el contratista (Cogestor o administrativo) ha cumplido con sus actividades, por tanto amerita el pago de sus honorarios POR ESE PERIODO DE TIEMPO. A partir de la fecha de elaboración de la Certificación de Cumplimiento el contratista avalado puede elaborar su cuenta de cobro y presentarlo junto con su pago de seguridad social, Certificado de declarante de renta y por supuesto la Certificación de cumplimiento para el cobro de sus honorarios.
Una vez revisadas y avaladas las actividades del Contratista por parte de su supervisor se procede a realizar la Cuenta de cobro y se le debe colocar la Fecha en la cual se hizo el levantamiento de esa información. En este ejemplo, el levantamiento de la información se hizo el día 31 de Octubre de 2014 y por eso lleva esa fecha. Ahora que fueron avaladas sus actividades la contratista podrá diligenciar el resto del formato de la cuenta de cobro.
CUENTA DE COBRO Una vez se haya elaborado la Certificación de cumplimiento, el Contratista ya puede comenzar a tramitar su cuenta de cobro. La fecha que debe llevar la cuenta de cobro debe ser igual o posterior a la fecha de elaboración de la certificación de cumplimiento y no anterior al día 20 de cada mes. El trámite de la cuenta de cobro al interior de la UPB, comienza a partir de la fecha de llegada a las oficinas centrales y teniendo en cuenta la fecha de diligenciamiento de la misma.
DATOS PERSONALES 1. Nombre del contratista 2. Número de la organización o Centro de costos 3. Tipo de documento (cc, TI, Nit) 4. Número de documento de identidad 5. ID. Número de identificación provisto por la UPB. Para conocer su ID, de clic aquí 6. Número de contacto. 7. Dirección del solicitante, tal como aparece en el RUT 8. Forma de pago: Se debe escoger CONSIGNACIÓN 9. Banco, se debe escribir el nombre de la entidad bancaria donde el solicitante posee su cuenta bancaria 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10. Escribir el número de cuenta bancaria y escoger el tipo de cuenta bancaria Ahorros o Corriente. 11. Declarante de renta? Deberá escribir SI o NO. Este campo se diligencia dependiendo del anexo Certificación declarante de renta 11 10 No diligenciar
CENTROS DE COSTO U ORGANIZACIÓN En la presentación anterior veíamos como en el numeral dos se pide el número de la organización. En la tabla se muestran los centros de costo que deben ser diligenciados en cada cuenta de cobro dependiendo de la Microregión a la cual pertenecen.
CONCEPTO Para toda persona que tenga contrato de prestación de servicios el concepto será: CONSULTORES DE PROYECTOS DE EXTENSION O PROYECTOS ESPECIALES.
DESCRIPCIÓN En esta sección el contratista deberá diligenciar la información general contenida en su contrato. Se digita el valor a cobrar en números y automáticamente se escribirá el valor en letras de la cantidad allí escrita. No diligenciar A modo de ejemplo se muestra diligenciado el campo para un Cogestor social que desempeña sus actividades en el municipio de Topaga del departamento de Boyacá, perteneciente a la MR-029 y cobrando el mes de octubre de 2014
ANEXOS 1. Pago de seguridad social. El contratista deberá anexar los soportes correspondientes al pago de Salud, pensión y ARL-SURA. 1 2 3 ARL-SURA, es la entidad vinculada con la Universidad Pontificia Bolivariana que resguarda los riesgos laborales a los que sus empleados y/o contratistas puedan verse involucrados en un accidente laboral. La afiliación a esta entidad la realiza directamente la UPB a todos sus contratistas. Las entidades de Salud y pensión deberán ser escogidas por el Contratista y pagará sus aportes mensualmente como Independiente. La descripción de los valores cancelados por seguridad social se deben describir en el formato como lo muestra la figura. 2. Sobre el Certificado de cumplimiento de actividades ya se habló en una presentación anterior
CERTIFICACIÓN DECLARANTE DE RENTA 1. Ciudad y fecha de diligenciamiento, es la misma fecha en la que diligencia la cuenta de cobro. 2. Beneficiario de la cuenta de cobro. 3. Número de cédula de ciudadanía. 4. Lugar de expedición de la cédula de ciudadanía. 5. Afirmación bajo la gravedad de juramento (Si o No) es declarante de renta. 6. Afirmación Si o No realiza aportes a beneficios tributarios. En caso de ser SI deberá llenar los datos solicitados y anexar la certificación bancaria. 7. FIRMAS: Del beneficiario, deberá firmar como esta en el contrato y debe ser original de su puño y letra. 2 2 3 7 1 6 3 4 5
FIRMAS El beneficiario deberá firmar como esta en el contrato y debe ser original de su puño y letra.
Es de suma importancia tener estos temas claros para no tener inconvenientes con el tema de las cuentas de cobro. Por favor, ante la duda mejor consultar. nancy.duran@upb.edu.co susana.arias@upb.edu.co