PÁGINA 1 INFORME SEGUIMIENTO DERECHOS DE PETICION TRIMESTRE I VIG. 2015 ANDRES FELIPE OSORIO A. JEFE DE CONTROL INTERNO 02-07-2015
PÁGINA 2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION... 3 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 4 1. NORMATIVIDAD... 4 2. METODOLOGIA APLICADA... 4 3. INFORMACION GENERAL... 4 4. RECOMENDACIONES... 7
PÁGINA 3 INTRODUCCION En cumplimiento a lo dispuesto en el Art. 76 de Ley 1474 de 2011, la información contenida en el presente informe, corresponde a la verificación realizada a las solicitudes allegadas desde Enero hasta Junio de 2015, para la cual se utilizó la herramienta denominada Radicador que se encuentra en cada una de las oficinas de la entidad, para llevar el control y seguimiento a las solicitudes allegadas. Dicha auditoria se desarrolló en cumplimiento a las funciones que corresponden a los Jefes de Control Interno y los resultados que de ella, se derivan en procura de una mejora continua al proceso y las actividades que se derivan del mismo. 1. OBJETIVO Cumplir con lo establecido en el artículo 76 de la ley 1474 de Julio 12 de 2011, el cual se norma lo siguiente: La Oficina de control interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular. En la página web principal de toda entidad pública deberá existir un Link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que los ciudadanos realicen sus comentarios.
PÁGINA 4 2. ALCANCE Verificación del comportamiento de respuestas dadas a los derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes, consultas, sugerencias, reclamos y solicitudes de información, entre otras; que han ingresado a la Entidad, en el periodo comprendido desde el 01 de Enero hasta el 30 de Junio del 2015. 1. NORMATIVIDAD Ley 1474 de 2011 art. 76, Constitución Política 2. METODOLOGIA APLICADA Se procedió a solicitar a cada una de las oficinas la herramienta denominada Radicador ; la cual permite observar el nivel de cumplimiento en términos de tiempos, eficiencia y eficacia, al momento de realizar las respuestas y entre al usuario final. 3. INFORMACION GENERAL Es muy importante que se tenga claro que la información recopilada en este documento es con base a las solicitudes registradas en la herramienta denominada Radicador, en el cual, permite a todas las dependencias llevar el control y seguimiento a cada una de estas, entre el 01 de Enero hasta el 01 de Junio de 2015; el cual arrojó setecientas siete (707) solicitudes discriminadas de la siguiente manera:
PÁGINA 5 TABULACION DE SOLICITUDES POR DEPENDENCIA DEPENDENCIAS CANTIDAD % PAG. WEB 7 1,0 OFICINA COMISARIA FAMILIA 51 7,2 OFICINA CONTRATACION 1 0,1 OFICINA DESARROLLO SOCIAL 20 2,8 DESPACHO ALCALDE 87 12,3 DIRECCION LOCAL SALUD 47 6,6 SEC. GOBIERNO 100 14,1 SEC. HACIENDA 18 2,5 OFICINA INSP. POLICIA 157 22,2 SEC. PLANEACION 173 24,5 OFICINA SISBEN 9 1,3 OFICINA CMGRD 12 1,7 OFICINA RENTAS 25 3,5 TOTAL 707 100 Representación gráfica: Como se observa en la gráfica la oficina con mayor número de solicitudes allegadas ha sido la Secretaría de Planeación con 24.5%, seguida de la oficina de la Inspección de Policía con 22.2%, continua la Secretaria de Gobierno con el 14.1%, seguida por el Despacho Alcalde con el 12.3% y las restantes como la Comisaria de Familia con el 7.2%, Dirección Local de Salud con el 6.6%, oficina de Rentas con el 3.5%, Desarrollo Social con el 2.8%, Secretaria de Hacienda con el 2.5%, CMGRD con el 1.7%, oficina
PÁGINA 6 de SISBEN con el 1.3%, Pagina web con el 1.0% y finaliza la oficina de contratación con el 0.1%. Conforme a lo dispuesto en el Art. 14 de la Ley 4137 de 2011, se clasificaron las solicitudes de la siguiente manera: CLASIFICACIÓN CANTIDAD % CUALQUIER PETICION 528 75,6 PETICION DOCUMENTOS 24 3,4 CONSULTA MATERIALES 4 0,6 PETICION ENTRE AUTORIDADES 142 20,3 TOTAL 698 100 Representación gráfica: Como se observa en la gráfica, el mayor tipo de solicitud allegado a la entidad ha sido Cualquier Petición, las cuales son: Solicitud de certificados, Solicitud Licencia de construcción, permisos, préstamo de salones, derechos de petición, solicitud de información, Quejas, Sugerencias, entre otras, con el 75.8%, seguida por Petición entre Autoridades del 20.2%, Petición de Documentos con 3.4% y finaliza Consulta de materiales con 0.6%.
PÁGINA 7 Por otra parte, se observa que de las setecientas siete (707) solicitudes allegadas a la entidad correspondientes al primer trimestre de la vigencia 2015, solo se respondió el 97.4% y el 2.8% no se puedo constatar la respuesta. 4. RECOMENDACIONES Se recomienda a todas las Secretarias de Despacho y oficinas tener en cuenta lo siguiente: Conforme a lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, los términos para resolver son: Para cualquier petición: 15 días hábiles siguientes a la recepción. Petición de documentos: 10 días hábiles siguientes a la recepción. Consultas de materias a su cargo: 30 días hábiles siguientes a la recepción. Peticiones entre autoridades: 10 días hábiles siguientes a la recepción. El incumplimiento a lo dispuesto anteriormente, genera sanciones disciplinarias para los funcionarios responsables de dar respuesta a cada solicitud. Se recomienda a todos los funcionarios, continuar registrando en la herramienta denominada Radicador todas las solicitudes allegadas con el objetivo de llevar un control y seguimiento de cada una de ellas; toda vez, que se evidencia que las solicitudes trasladas del despacho Alcalde, en algunos casos no se están registrando en dicho instrumento, para lo cual dificulta se seguimiento. Se recomienda que cuando un oficio allegado a la dependencia u oficina y no es competencia de dar respuesta, hacer oficio remisorio a la dependencia responsable de atender la solicitud.
PÁGINA 8 Dar Cumplimiento con la Ley de Archivo, en lo referente a la limpieza, organización y foliación de los archivos de Gestión de cada una de las Dependencias. Todas las solicitudes tanto físicas, traslado de una dependencia a otra, como las allegadas vía email, deben ser respondas en los términos de ley y radicarse por ventanilla única.