PROCEDIMIENTO PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS DIGITALES DE FICHAS SOCIOECONÓMICAS ÚNICAS (ARCHIVOS PGH ) A CARGO DE LA UNIDAD LOCAL DE EMPADRONAMIENTO 1. OBJETIVO Disminuir el tiempo de atención y respuesta del procesamiento de información de la Ficha Socioeconómica Única (FSU) digitalizada y que es remitida por la Unidad Local de Empadronamiento (ULE) en los archivos pgh a la Unidad Central de Focalización. 2. BASE LEGAL Ley de Presupuesto del Sector Público para el Ejercicio Fiscal 2013. Resolución Ministerial N 023-2015-MIDIS, que aprueba la Directiva 001-2015- MIDIS que regula la operatividad del SISFOH. Resolución Ministerial N 066-2013-MIDIS, que aprueba la Ficha Socioeconómica Única. Resolución Ministerial N 018-2013-MIDIS, que declara en proceso de adecuación a lo dispuesto por la Ley N 29951, La organización, funcionamiento, procedimientos y actividades de la Unidad Central de Focalización (UCF) a cargo de la operación del Sistema de Focalización de Hogares - SISFOH. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PARA EL ENVIÓ DE ARCHIVOS PGH Terminado el proceso de digitación de la información contenida en las FSU, la ULE deberá remitir el archivo digital de FSU que se obtiene del aplicativo SISFOH (archivo pgh ). Para lo cual la ULE debe acreditar ante la UCF la(s) cuenta(s) de correo(s) electrónico(s) que servirán como medio para remitir el archivo pgh. La remisión del archivo pgh debe realizarse a la cuenta de correo electrónico sisfoh@midis.gob.pe; consignando en el asunto del mensaje: Asunto: [UBIGEO]-[archivo-[Nombre del archivo pgh ]- [cantidad de FSU]FSU donde: [Nombre del archivo pgh ] = Nombre del archivo pgh generado desde el aplicativo SISFOH, el cual se va a remitir. [UBIGEO] = Código de ubicación geográfica del distrito al que pertenece la ULE (Seis dígitos) [Cantidad de FSU] = Cantidad de FSU contendidas en el archivo pgh Ejemplos: Asunto: Asunto: [UBIGEO]-archivo-[Nombre del archivo pgh ]-[cantidad de FSU]FSU 010101-archivo-123456787.pgh-15FSU 1
Una vez remitido el correo electrónico, la UCF realiza la validación y consistencia automática de la información remitida y contenida en el archivo con extensión pgh, respectivamente. Para este procedimiento la UCF realiza 06 pasos: 2
PASO A Validación de la cuenta de Correo Electrónico acreditada para el envío de archivos de extensión pgh por parte de la ULE Verificar que el envío de archivos pgh se realice desde la(s) cuenta(s) de correo(s) electrónico(s) que la ULE ha acreditado(s) ante la UCF para tal fin. Para efectos de auditoria y seguridad en la recepción tanto del correo electrónico como de los archivos adjuntos en este, se han adoptado las siguientes medidas: a) Capturar el código global de identificación del correo electrónico mediante el cual se remite el archivo PGH. Este código es único. b) Capturar el código MD5 del archivo PGH que se adjunta al mensaje de correo electrónico, Este código es único y de modificarse el archivo adjunto automáticamente generará otro código. Si la ULE remite información desde una cuenta de correo electrónico no acreditada por la UCF, la información remitida no se recibirá y la UCF responderá un correo electrónico adjuntando el Anexo A: Acreditación de Correo Electrónico indicando el error y detallando las cuentas de correos electrónicos que se encuentran acreditadas. Ejemplo de Anexo A La cuenta de correo electrónico acreditado ante la UCF debe ser de uso exclusivo por la ULE y su administración debe estar a cargo del Responsable de la ULE. Se recomienda el uso de cuentas que no aludan a correos electrónicos personales. Al crear las cuentas de correo electrónico, se recomienda considerar nombres de usuarios que permitan la fácil y rápida identificación de la ULE; para ello, al momento de crear el nombre de usuario debe incluir: el UBIGEO, las siglas ule, el nombre del distrito, Tal como se muestra en algunos ejemplos: 200101ulepiura@gmail.com 240101uletumbes@hotmail.com 010101ulechachapoyas@yahoo.es 3
La acreditación ante la UCF de la(s) cuenta(s) de correo(s) electrónico(s) mediante la(s) cual(es) la ULE remitirá electrónicamente las FSU en los archivos pgh ; se realiza conjuntamente con la solicitud de acceso al aplicativo Consulta al Padrón General de Hogares ; para lo cual deberá remitir al correo electrónico fortalecimiento@sisfoh.gob.pe, lo siguiente: a) La Resolución de Alcaldía de designación como Responsable de ULE, cuyo formato podrá ser descargado del siguiente enlace: http://www.sisfoh.gob.pe/descargas/ra-designacion-responsable-ulf2015.docx b) Declaración Jurada original firmada por el responsable de la ULE, descargue el modelo en el enlace: http://www.sisfoh.gob.pe/descargas/dj-acceso-al-pgh2015.docx c) La Ficha de actualización de Datos de la Municipalidad firmada por el Responsable de la ULE y el Alcalde (o el Jefe Inmediato de la ULE) respectivamente, cuyo formato podrá ser descargado del siguiente enlace: http://www.sisfoh.gob.pe/descargas/ficha-de-datosmunicipalidad2015.xlsm En caso que la ULE requiera actualizar datos tales como dirección de la ULE, correos electrónicos y/o teléfonos, deberá remitir al correo electrónico fortalecimiento@sisfoh.gob.pe, lo siguiente: a) La Resolución de Alcaldía de designación como Responsable de ULE, cuyo formato podrá ser descargado del enlace: http://www.sisfoh.gob.pe/descargas/ra-designacion-responsable-ulf2015.docx d) La Ficha de actualización de Datos de la Municipalidad firmada por el Responsable de la ULE y el Alcalde o el Jefe Inmediato de la ULE, respectivamente, cuyo formato podrá ser descargado del siguiente enlace: http://www.sisfoh.gob.pe/descargas/ficha-de-datosmunicipalidad2015.xlsm Una vez acreditada y validada la cuenta de correo electrónico, la información remitida continúa al siguiente paso. A partir del paso B, se generan reportes por cada paso, al finalizar el paso E, estos reportes se adjuntan a un mensaje que es enviado vía correo electrónico a la ULE en respuesta al procesamiento de las FSU remitidas en el archivo pgh. PASO B Validación del Número de Serie de la FSU Una vez que la UCF validó la cuenta y se recepcionó la información remitida por la ULE mediante el correo electrónico, se procede a: Validar el número de serie de las FSU entregadas a la ULE, lo que permitirá controlar y validar su uso correcto En caso un número de serie no sea validado por no corresponder a los entregados por la UCF, la FSU no será procesada, generándose el Anexo B: Reporte de Validación de FSU, donde se detalla las FSU que presentan el error: FICHAS CUYO NUMERO o UBIGEO NO SON CORRECTOS. Esta información se adjuntará al mensaje que remite la UCF al final del procedimiento. 4
Ejemplo de Anexo B Para que la Unidad Central de Focalización proceda a entregar FSU a las ULE, el Responsable acreditado ante la UCF o el Alcalde del Distrito acreditado como tal, deberán presentar: La Solicitud de FSU, presentada ante los Coordinadores Territoriales de la UCF; y si fuese el caso, ante la Sede de la UCF. Copia de DNI del Responsable de ULE o Alcalde acreditados. Excepcionalmente, una tercera persona puede solicitar FSU a nombre de una ULE, siempre y cuando, presente adicional a la copia del DNI, una carta poder simple firmada por el Alcalde o Responsable de ULE, en original, donde se le otorga la representatividad y poder para dicho requerimiento. Las entregas se realizarán en las Oficinas de Coordinación de Enlace MIDIS a nivel nacional, cuyas direcciones puede conocer visitando el enlace: http://www.sisfoh.gob.pe/descargas/directorio-2015.pdf o en la Sede Central de la UCF. Cumplidos todos los requisitos establecidos para la entrega de FSU, El Coordinador Territorial responsable de esta tarea procederá a generar un cargo de Entrega/Recepción. La firma de la persona que recoge la FSU expresa la conformidad de la recepción de las FSU por parte de la ULE, convirtiéndose en el documento fuente que contiene el número de serie de FSU asignado a la ULE y ante el cual se contrastará el número de la FSU remitida en el archivo pgh. En caso que, la ULE reciba mensajes automáticos en el que se señale que la FSU no se encuentra validadas se deberá realizar los siguientes pasos: 1. Verifique el número de serie de la FSU observada. 2. Corrobore si el número de serie se encuentra dentro del rango indicado en el Cargo de Entrega/Recepción correspondiente. 3. Si tiene alguna objeción ante la observación formulada por la UCF deberá comunicarse con la UCF mediante el correo electrónico fortalecimiento@sisfoh.gob.pe y con el Coordinador Territorial, según el departamento que corresponda. Ver enlace: http://www.sisfoh.gob.pe/descargas/directorio-2015.pdf a fin de subsanar la observación. 5
PASO C Validación del DNI del empadronador e informante del Hogar declarados en la FSU Consiste en validar ante el RENIEC la identidad del empadronador y el informante del Hogar que han sido consignados en la FSU. Los datos a cotejar son los siguientes: Número de DNI Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Fecha de Nacimiento (solo informante) Sexo (solo informante) Los datos registrados en la FSU deben de coincidir exactamente con los datos registrados en el RENIEC, caso contrario el procesamiento de la FSU no podrá continuar, generándose el Anexo C: Reporte de Validación de Identidad del empadronador e informante del Hogar indicando el error: Fichas con DNI del Empadronador y/o informante no validado por RENIEC y se adjunta al mensaje que es remitido a la ULE. Ejemplo de Anexo C En caso, la ULE reciba mensajes automáticos que refieran a datos del empadronador o informante no validadas, deberán: 1. Verificar que los datos observados se encuentren correctamente registrados, tanto en la FSU física como al momento de digitarlos en el aplicativo SISFOH. 2. Generar el archivo pgh respectivo y remitirlo a la UCF según lo indicado en el presente procedimiento para subsanar la observación. 6
3. De requerir asistencia técnica, el Responsable de la ULE podrá comunicarse con el Coordinador Territorial de la UCF, según el departamento que corresponda; ver enlace: http://www.sisfoh.gob.pe/descargas/directorio-2015.pdf PASO D Validación de Identidad de los integrantes del hogar declarados en la FSU Como siguiente paso, la UCF valida la identidad de los integrantes del hogar declarados en la FSU. Los datos que se cotejan son los que están registrados en la SECCION V desde la pregunta 1 hasta la 7 de la FSU, que son las siguientes: Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Fecha de Nacimiento Sexo Número de DNI En caso de menores de edad, se podrá presentar el Certificado de Nacido Vivo (CNV) o Acta de Nacimiento (AN) de acuerdo a la normatividad vigente. Los datos de los DNI consignados en la FSU deben de coincidir exactamente con los datos registrados en RENIEC, caso contrario el procesamiento de la FSU no podrá continuar. En caso de advertir que los datos no coinciden se genera el Anexo D: Reporte de validación de identidad de integrantes de hogar; indicando el error: Fichas con integrantes del hogar cuyo DNI no son válidos y se adjunta al mensaje que será remitido a la ULE. Ejemplo de Anexo D Para subsanar estas observaciones deberá: 7
1. Verificar que los datos observados estén correctamente registrados, tanto en la FSU física como al momento de digitar las FSU observadas en el aplicativo SISFOH. 2. Generar el archivo pgh respectivo y remitirlo a la UCF según lo indicado en el presente procedimiento. De requerir asistencia técnica el Responsable de la ULE podrá comunicarse con el Coordinador Territorial de la UCF, según el departamento que corresponda; ver enlace: http://www.sisfoh.gob.pe/descargas/directorio-2015.pdf PASO E Luego de validada la identidad de los integrantes del hogar, se procesa la información contenida en la FSU para verificar la consistencia en su totalidad de la misma. De advertir incongruencias, omisiones y errores en las respuestas de la FSU, se genera el Anexo E: Reporte de Validación de consistencia de la FSU; donde se detalla las inconsistencias de las FSU. Reporte de inconsistencias de la FSU El reporte contiene el detalle de las inconsistencias y la orientación básica para subsanarlas. Este reporte se adjuntará al mensaje que se envía a la ULE. Ejemplo de Anexo E 8
Con el reporte de inconsistencias, deberá revisar las secciones observadas en la FSU y de ser necesario realizar una nueva visita al hogar empadronado. Luego deberá digitar las FSU observadas en el aplicativo SISFOH, generar el archivo pgh respectivo y remitirlo a la UCF según lo indicado en el presente procedimiento. Mientras no se cuente con el Listado de FSU Consistente, las solicitudes de CSE o ACSE, con la documentación y requisitos completos, no deben ser enviados a la UCF. De requerir asistencia técnica el Responsable de la ULE podrá comunicarse con el Coordinador Territorial de la UCF, según el departamento que corresponda; ver enlace: http://www.sisfoh.gob.pe/descargas/directorio-2015.pdf, llamar al teléfono 01-631-8000 anexo: 1779, 1769 y 1755 o escribir al correo electrónico: fortalecimiento@sisfoh.gob.pe. PASO F Este paso corresponde al paso final de la consistencia de la información de la FSU que su ULE ha enviado, para ello se emitirá el Anexo F: Reporte de FSU consistentes, que contiene el código de operación, un listado de FSU consistentes entre otros datos que permitirán identificar los archivos enviados. Este anexo se enviará a la ULE a través del correo electrónico el mismo que incluirá un Modelo de oficio que deberá ser impreso por la ULE. Paso siguiente la ULE solo deberá enviar los requisitos establecidos para la atención de las Solicitudes de CSE y ACSE Convencional de las fichas indicadas en dicho anexo el Anexo F y el Modelo de Oficio. Modelo de Oficio para envío de Fichas Socioeconómicas Únicas consistentes La ULE recibirá adjunto al mensaje, en archivo de extensión txt, el anexo F que contiene el modelo de oficio para la remisión de la documentación. Este formato reemplaza a los oficios de remisión de solicitudes CSE y ACSE convencional (formato 03 y formato 04 de la Directiva) respectivamente. La ULE ya no debe remitir el archivo pgh mediante CD. Adjunto al oficio se debe enviar las solicitudes de CSE o ACSE convencional con los requisitos completos, de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente, para ello debe seguir y ordenar la documentación a ser enviada de acuerdo a las Pautas para el envío de la documentación en físico de las solicitudes de CSE o ACSE convencional. 9
Ejemplo de Anexo F Modelo de Oficio para envío de Fichas Socioeconómicas Únicas consistentes Anexo F: Reporte de Fichas Socioeconómicas Únicas (FSU) Consistentes El Listado de FSU consistentes detalla entre otra información: el número de FSU consistentes, la fecha de empadronamiento, el DNI del informante y el código de Operación. El contenido del Listado de FSU por ningún motivo debe ser alterado ni modificado. El Listado de FSU consistentes deberá ser firmado por el Responsable de ULE y enviado físicamente junto con los requisitos establecidos en la normatividad vigente. 10
Ejemplo de Anexo F Reporte de Fichas Socioeconómicas Únicas (FSU) Consistentes 11
PREGUNTAS FRECUENTES 1. Si ya he acreditado una cuenta de correo electrónico, con el nuevo procedimiento es necesario acreditarla nuevamente? No es necesario volver a acreditar una cuenta de correo electrónico, siempre y cuando la cuenta de correo electrónico que fue acreditada ante la UCF, sea de uso exclusivo de la ULE, permita su fácil y rápida identificación y, está bajo la administración y responsabilidad del Responsable de la ULE. 2. Puedo acreditar más de una cuenta de correo electrónico? Si. La ULE puede acreditar un máximo de 03 (Tres) cuentas de correo electrónico; para ello deberá asegurar que éstas cumplan con los criterios y características establecidas para la acreditación de cuentas de correo electrónico. 3. Ya acredité una cuenta de correo electrónico que tiene un nombre de usuario diferente a lo establecido en el nuevo procedimiento; Es necesario volver a crear una cuenta de correo electrónico? Ya no es necesario crear otra cuenta, si la cuenta de correo electrónico permite una fácil y rápida identificación de la ULE, y además su uso es de manera exclusiva para la ULE. 4. Puedo acreditar correos electrónicos personales como medios de remisión de información? No. Evita el uso de cuentas que aludan a correos electrónicos personales, recuerde que la cuenta de correo electrónico es de uso exclusivo de la ULE y está bajo la administración y responsabilidad del Responsable de la ULE que se encuentre designado. 5. Aún tengo FSU en blanco que me fueron entregadas en el año 2014 y no he recibido FSU en el año 2015; estas FSU están acreditadas para el empadronamiento durante el año 2015? Están acreditadas aquellas FSU que, durante el año 2014, fueron entregadas de manera formal por la UCF, el número de serie de la FSU se encuentre dentro del rango total de FSU distribuidas por la UCF a nivel nacional en ese año. Cabe señalar que estas FSU deben guardar el formato y cuestionario de la FSU aprobado con la Resolución Ministerial 066-2013-MIDIS. 12
6. Es necesario que registre ante la UCF a todos los empadronadores que laboran en la ULE? Si. La UCF en cumplimiento con su responsabilidad establecida en la Directiva No. 001-2015-MIDIS, registra a los Responsables de ULE y empadronadores. Para ello, la UCF coordinará con las ULE la implementación de dicho registro. 7. Cómo debo asegurar que los DNI del empadronador e informante del hogar que han sido declarados en la FSU, sean validados? Para asegurar la validación de los DNI tanto del empadronador como el informante del Hogar revisa los datos registrados en la FSU, asegúrese que el número de DNI, Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombres, Fecha de Nacimiento y Sexo; (los dos últimos solo en el caso del informante) coincidan con lo registrado en el Documento Nacional de Identidad - DNI (RENIEC). Recuerda que la consistencia y validación de la información, depende de un correcto llenado de la FSU, cumpliendo la metodología para el empadronamiento de hogares establecida por la UCF. También debes realizar un control previo al momento de generar el archivo pgh y revisar la información digitada en el aplicativo SISFOH. 8. Debo remitir un archivo pgh por cada FSU digitada? No. Recuerda que en un archivo pgh puedes remitir de manera electrónica información de una o más FSU digitadas. Se recomienda generar un archivo pgh según el tipo de solicitud atendida. En ese sentido, debes digitar todas las FSU que correspondan a solicitudes de CSE y generar el archivo pgh, de la misma forma deberás proceder para aquellas que correspondan a solicitudes de ACSE. 9. En un solo archivo pgh, puedo remitir más de una FSU para subsanar las observaciones de cada una de ellas? Si. Recuerda que en un archivo pgh puedes remitir de manera electrónica información de una o más FSU. 10. Debo adjuntar en el correo electrónico los formatos Excel: Reporte de Archivo pgh y Registro de Constancias de Empadronamiento? NO. A partir del mes de agosto del 2015, la ULE deberá remitir solamente el archivo digital de Fichas Socioeconómicas Únicas que se obtiene del aplicativo SISFOH (archivo pgh ). La documentación de cada solicitud de CSE o ACSE debe remitirse cuando la UCF remita el mensaje de consistencia. 13
Recuerda que la ULE debe acreditar ante la UCF la(s) cuenta(s) de correo(s) electrónico(s) que servirán como medio para remitir el archivo pgh. 11. Qué modelo de Oficio debo usar para remitir la documentación y requisitos presentados en la Solicitud de CSE y ACSE? Sólo para la determinación y actualización de CSE a través de la atención de los casos de solicitud del representante del hogar (convencional), el modelo de oficio remitido por la UCF vía correo electrónico reemplaza a los formatos 03 y 04 indicados en la Directiva para la remisión de solicitudes CSE y ACSE, respectivamente. Asimismo, como parte de la documentación debe incluir el anexo que indica el listado de FSU consistentes y el código de operación respectivo. Recuerda que a partir del 17 de agosto del 2015, la ULE recibe un reporte como resultado del envío de información válida y consistente de la FSU, junto con este reporte recibirá el modelo de oficio para la remisión de la documentación. 12. Debo adjuntar al expediente un CD con el archivo pgh que remití en el correo electrónico? NO. Una vez alcanzada la consistencia de la FSU mensaje de consistencia, se emitirá un código de operación dando la conformidad de la consistencia de la FSU remitida, luego de lo cual podrá enviar físicamente la documentación completa y requisitos establecidos en la normativa vigente que sustenten la solicitud de CSE o ACSE. 14