Platafrma en línea de Gestión de Pryects PLATAFORMA TECNOLOGICA EN LINEA DE GESTION DE PROYECTOS DE LA INGENIERÍA INDUSTRIAL Para que la realización de un pryect tenga éxit en sus tres bjetivs (calidad, plaz y cstes) es necesari una crrecta planificación, seguimient y cntrl de este. Existen numersas herramientas infrmáticas que facilitan esta labr, per cn mtiv de las demandas planteadas pr Ingeniers Industriales en relación a la Gestión de Pryects, el COIIM ha desarrllad una nvedsa aplicación infrmática que piensa pner a dispsición de ls clegiads cn el bjetiv de ayudarles en la redacción, seguimient y gestión de una serie de pryects tip. Esta herramienta es una iniciativa inédita en el mercad que prprcina una metdlgía de trabaj prpia de la Ingeniería Industrial btenida cm resultad de un Estudi de Viabilidad realizad de frma previa (cfinanciad pr el Ministeri de Industria, Turism y Cmerci pr medi del Plan Avanza, Prgrama Avanza Pyme). El pryect cmenzó cn una fase preliminar en la que se analizarn las diferentes slucines existentes en el mercad para la Gestión de Pryects, evaluand sus punts fuertes y débiles. Las cndicines necesarias mínimas que cnsiderams que debía cumplir nuestra herramienta eran: Acces web (nline). Aljamient prpi. Idima españl. Extensible. Tras un exhaustiv análisis de cada una y atendiend a estas cndicines se seleccinó la herramienta Micrsft Office Enterprise Prject Management (EPM). Una vez elegida la herramienta, llegó el mment de determinar aquells Pryects Tip que estarán dispnibles en el repsitri de la Platafrma. Para ell se atendió a tres criteris: 1
Platafrma en línea de Gestión de Pryects 1. Númer de Visads presentads pr Tip de Pryect. De esta manera ns asegurarems de seleccinar aquells más representativs pr cantidad. 2. Númer de Clegiads distints pr Tip de Pryect : Para cada tip de pryect, cuánts clegiads distints han presentad algún pryect de ese tip. Así, evitams el riesg de cger pryects muy numerss per que sn presentads pr un númer muy pequeñ de clegiads, bien prque requiere una especialización determinada bien prque n están al alcance de tds ls clegiads pr trs mtivs, cm pr ejempl cmerciales empresariales. 3. Que sean estandarizables. Cn esta platafrma buscams prprcinar a ls Ingeniers una frma de gestinar pryects a través de unas plantillas que le permitan cncer ls detalles necesaris para su gestión. Lógicamente, para que estas plantillas puedan cnstruirse es necesari que las características del tip de pryect l permitan, que sean estandarizables. Finalmente, ests fuern ls Pryects Tip seleccinads: Psterirmente, el númer de pryects irá incrementándse de frma periódica, haciend que cada vez sea más extens y variad. En el repsitri de la Platafrma está dispnible para cada un de ests tips de pryect: Un Índice General (cn una breve explicación del cntenid que debería explicarse para cada un de ls apartads). Una plantilla de presupuest cn las principales partidas. El Diagrama de Gantt crrespndiente. Listad de pass y trámites administrativs a cumplir, incluyend ls rganisms u rganizacines cn ls que es necesari cntactar para la realización de ests trámites. 2
Platafrma en línea de Gestión de Pryects Esta Platafrma Tecnlógica, accesible vía web, supne un espaci en el que ls usuaris dedicads a la realización de pryects pueden: Dispner de un espaci WEB prpi dnde gestinar sus pryects, cubriend las fases de redacción, dirección técnica y legalización de pryects. Estandarizar y frmalizar ls prcess prpis de la empresa de frma metdlógica incrementand la rapidez de gestión: mdificads, aprbacines, certificacines, actualización de dcumentación técnica... Cmpartir plans, actas, catálgs... y en definitiva cualquier tip de infrmación cn clabradres clientes, desde cualquier lugar y en cualquier mment. Permitir diverss grads de accesibilidad a la Platafrma pr tip y perfil de usuari: Administradr, Jefe de Pryect, Gerente, Clabradr Cliente. Utilización de la firma electrónica para la firma de ls dcuments asciads al pryect, actas, certificacines, etc. Cncer el avance del pryect mediante indicadres: tiemp, cste y riesgs. 3
Platafrma en línea de Gestión de Pryects La metdlgía empleada pr la Platafrma para medir el rendimient de un pryect es el Análisis del Valr Acumulad. Cn él pdems cncer la situación real del pryect: si el presupuest gastad hasta la fecha está pr encima pr debaj del prgramad si el tiemp de trabaj invertid en realizar una tarea es superir inferir al estimad. Este métd utiliza ls siguientes valres: CPTP: Cste Presupuestad del Trabaj Prgramad. CPTR: Cste Presupuestad del Trabaj Realizad. CRTR: Cste Real del Trabaj Realizad. IRC: Índice de Rendimient de Cste = CPTR/CRTR IRP: Índice de Rendimient de Plaz = CPTR/CPTP VC: Variación en Cste = CPTR CRTR VP: Variación en Plaz = CPTR CPTP Esta herramienta está dirigida a tdas aquellas rganizacines que realizan Pryects relacinads cn la Ingeniería (autónms, empresas privadas, tant grandes cm pequeñas, cnsultras y empresas de trs sectres afines a la Ingeniería Industrial) aprtándlas ls siguientes beneficis: 1. Aument de su negci: Aument del númer de Pryects. Al seguir una metdlgía cntrastada y utilizada pr el sectr, el númer de pryects que se pdrán acmeter aumentará debid a la eficiencia en su ejecución. Aument del númer de Cntrats. La herramienta prprcinará un sell de calidad que permitirá demstrar antes las administracines públicas y trs clientes, la calidad de ls trabajs, l que repercutirá en el númer de cntrats adjudicads. Aument del tip de pryects a realizar. Al prprcinar guías y plantillas de diferentes tips de pryect, las empresas, especialmente las pymes, tendrán una base en la que pder cnsultar ls pass a seguir y la dcumentación que se debe generar para cada tip de pryect sin necesidad de tener una experiencia previa en el mism. 2. Disminución de cstes: Disminución de errres. Debid a la existencia de plantillas y pass a seguir para cada un de ls pryects, el nivel de errres que se pueden prducir disminuye cnsiderablemente. Aument de la especialización. Debid a la existencia de este tip de herramientas, la empresa pdrá acmeter más prfesinalmente ls pryects, pudiéndse especializar en aquells pryects que cnsidere estratégics. Participación activa de trs usuaris. La platafrma permitirá interactuar entre la empresa y el cliente final y ls clabradres. De este md la cmunicación entre ls actres que participan en el pryect es más fluida, l cual permitirá disminuir ls cstes asciads a la gestión y dirección de ls pryects. Mejra de la prductividad. Al prprcinar una herramienta que guía tds ls pass y prprcina las plantillas e hits a cumplimentar, la prductividad de ls recurss y materiales que participan en ls pryects aumentan, disminuyend en cnsecuencia ls cstes asciads al mism. 4
Platafrma en línea de Gestión de Pryects 3. Disminución en el tiemp de ejecución de ls pryects: Menr tiemp de planificación. La herramienta prprcina al usuari una planificación previa dependiend del tip de pryect a acmeter. De esta frma el tiemp de planificación del usuari se reduce prque simplemente se precupará de cumplimentar l que la herramienta le prprcina. Menr tiemp de prductividad. Al prprcinar plantillas, pass a seguir, actividades, mdels, etc., ls tiemps de prductividad se reducen al tener un cntrl sbre las diferentes variables que participan en el pryect. Menr tiemp de cmunicacines. La platafrma aprta un entrn en el cual ls diferentes actres que participan en el pryect pueden cmunicarse de una frma rápida y segura. Si está interesad en esta nueva herramienta desea cncer más infrmación sbre su funcinamient y aplicacines, póngase en cntact cn el Departament de Tecnlgía del COIIM: Teléfn: 91 531 55 83 Crre electrónic: c2ai2@ciim.es 5