2013
MANUAL PLATAFORMA ELECTRONICA USUARIOS SODEXO INDICE 1.- OBJETIVO Pág. 3 2.- ALCANCE Pág. 3 3.- RESPONSABILIDADES Pág. 3 4.- PROCEDIMIENTO Pág. 4 4.1 Diagrama del Proceso de Compras a través de Plataforma Electrónica Pág. 4 4.2 Descripción del Proceso Pág. 5 4.2.1 Solicitud de Pedido (Compra por Convenio): Pág. 6 4.2.1.1 Consultar Estado de Pedido (Compra por Convenio) Pág. 10 4.2.1.2 Compras (Consultar Estado de Orden) Pág. 11 4.2.2 Pedido de Materiales (Sin Convenio) Pág. 13 4.2.2.1 Consultar Estado de Pedidos (Sin Convenio) Pág. 16 4.2.2.2 Compras (Aprobar Orden de Compra) Pág. 17 4.2.2.3 Compras (Consultar Estado de Orden) Pág. 18 4.2.3 Solicitud Creación Material a través de Mesa de Ayuda Pág. 19 4.2.4 Recepción (Ingresar Mercadería Recibida o Rechazada a través del despacho del Proveedor) Pág. 20 4.2.4.1 Control de Recepciones (Visualizar Recepciones ya realizadas) Pág. 30 4.2.4.2 Anular Operaciones (Eliminar Recepciones ya ingresadas) Pág. 30 4.2.5 Ingreso y Asociación de Facturas Pág. 32 4.2.5.1 Diferencias en los Montos (Notas Débito o Crédito) Pág. 34 4.2.5.2 Diferencias en los Montos (Flete) Pág. 35 4.2.5.3 Mensajes SGP Pág. 36 2
1.- OBJETIVO Establecer el mecanismo para el proceso de Compras: Servicios, Equipos, Suministros e Insumos a través de la Plataforma Electrónica, principalmente actividades propias del Área de Compras. 2.- ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las compras : Servicios, Equipos, Suministros e Insumos que se realicen a través de la Plataforma Electrónica, sean éstas provenientes de sitios operacionales, de áreas funcionales o Centrales de Distribución. 3.- RESPONSABILIDADES 3.1 Jefe de proyectos de Desarrollo Actualización del presente procedimiento 3.2 Gerente de Gestión Estratégica Aprobar este procedimiento y sus posteriores modificaciones 3.2 Gerente de Compras Informar a Jefes de Compra y Asistentes de Compra a nivel país. 3
4.- PROCEDIMIENTO 4.1 Diagrama del Proceso de Compras a través de Plataforma Electrónica RESUMEN Proceso Compras Productos Operaciones Compras Proveedores Contabilidad Generar Pedido Productos en Portal Electronico - (1) al (9): Procedimiento detallado de actividad - OC : Orden de Compra NO Producto en convenio SI Ingresar a Solicitud de Pedido, agregar productos, cantidades y fechas de entrega si esta OK => presionar verificar (1) Proveedor Acepta o rechaza total o parcial OC (4) Rechazo Total o Parcial Pedido va a aprobacion operacional y luego a proveedor (2) SI Ingresar a Pedido Material, agregar productos, cantidades y fechas de entrega si esta OK => presionar verificar (3) Compras podra. Cotizar, licitar para luego generar Orden de compra (5) SI Producto NO existe NO Llamar a CALL CENTER Plataforma Electronica proveedor I Construye (562) 486 1200 para solicitar habilitacion producto (6) Respuesta en plazo definido NO Debe recepcionar fisicamente el pedido validando que en el documento del proveedor se refleje el N del pedido Portal Electronico/SAP Ingresar a Portal electronico y realizar recepcion de mercaderia (7) Factura con OC SAP Ingresar a SGP y realizar ingreso factura Envio de CFC a contabilidad separar facturas SES de FOOD Conpras realiza gestion con operaciones para regularizar proceso en Portal electronico (9) NO SI Contabilidad Ingresa facturas a SAP (8) SI Error ingreso Factura v/s recepcion FIN NO 4
4.2 Descripción del Proceso Para ingresar: Ingresar a la página de la Plataforma Electrónica: http://sodexo.iconstruye.com/ Si no tiene sus credenciales de acceso, debe comunicarse con la Mesa de Ayuda de la Plataforma IConstruye al (562) 2486 1200 o al correo electrónico contactosodexo@iconstruye.com Una vez que ingresa a la Plataforma, se encontrará con su página principal Seleccionar Sucursal Mi Escritorio Imprimir Cambio de Clave Salir del Sistema 5
El solicitante tendrá 3 formas de solicitar sus pedidos: A.- Por Solicitud de Pedido (Compra por convenio): Se debe realizar cuando se requiere solicitar un producto de uso habitual y que compras tiene negociado con un proveedor, una vigencia y un precio. B.- A través de Pedido de Materiales (Compra sin convenio) Se debe realizar cuando se requiere solicitar un producto de uso NO habitual. C.- A través de la Mesa de Ayuda (Solicitud de Creación de Producto no encontrado en Plataforma) Si no encuentras el material (producto) que necesitas llama a la mesa de ayuda (562) 2486 1200 4.2.1 Solicitud de Pedido (Compra por Convenio): Lo primero que debe hacer es buscar en la opción Solicitud de Pedido el o los productos para verificar que exista un convenio para ellos. Ingrese a Crear Solicitud de Pedido. Debe registrar un Nombre al Carro de Compras que hará, se recomienda crear el carro con lo que solicita y la fecha, ej. Desechables Ago 2011. Luego debe buscar el o los productos a través del Maestro, ya sea por código o por descripción (se recomienda utilizar palabra general, ejemplo: bolsa; vaso, taza, etc. NO marcas). Selecciona el o los productos que desee comprar. 6
Una vez seleccionados los productos, debe hacer un click en Editar Líneas para ingresar las cantidades y fechas de para cada línea de producto que se ingrese al carro de compras verificando que cumple con el factor de redondeo informado. Para terminar, hacer un click en Guardar y Volver. Debe revisar si las líneas agregadas al carro están OK (fechas de entrega, cantidades). El carro aún no ha sido enviado a su aprobador (Jefe Directo) ni tampoco como Orden de Compra al proveedor, por lo que aún podría modificar o eliminar una línea. Si está todo bien y desea enviar la solicitud a aprobación (si es que corresponde aprobación), debe Verificar. 7
Ingrese un comentario obligatorio antes de Enviar. Si tiene por definición una aprobación de su Jefe Directo, le aparecerá el nombre del Aprobador que recibirá esta Solicitud de Pedido. Una vez enviada la Solicitud, aparecerá la confirmación de lo que acaba de realizar. 8
En el caso que desee seguir trabajando con ese carro en otra oportunidad y no enviarlo aún al proveedor, debe Guardar Esto significa que el carro está en su escritorio, NO ha sido enviado a nadie, por lo que no recibirá ningún pedido relacionado a ese carro. Mientras el carro no sea enviado aprobación o al proveedor, usted puede modificar o eliminar líneas 9
4.2.1.1 Consultar Estado de Pedido (Compra por Convenio): Para consultar el estado del Pedido, debe hacer un click en Consultar Estado Pedido y realizar la búsqueda por los parámetros que ofrece la plataforma (fechas, nº o nombre del pedido, etc). Una forma fácil es hacer un click directamente en Buscar Podrá saber si su Solicitud de Pedido está en Aprobación, si fue rechazada por su aprobador, o si se envió al proveedor. En caso que se haya enviado al proveedor, automáticamente se generó una o más órdenes de compra, dependiendo del o los proveedores que provean los productos de la Solicitud de Pedido. Cada vez que una Solicitud de Pedido (Con convenio) o una OC esté en estado Enviada a aprobación, debe ser aprobada por su aprobador (generalmente su Jefe Directo) si es que le corresponde aprobación. Siempre es recomendable comunicarse con su jefe para recordar sobre la aprobación del pedido. 10
4.2.1.2 Compras (Consultar Estado de Orden): Para ver el estado de la o las Órdenes de Compra, debe ingresar al menú Compras, Consultar Estado de Orden. Puede buscar por el número del pedido que aparece cuando consulta el estado del pedido (carro) Para ver el detalle de la Orden de Compra, debe ingresar en la lupa. En la impresora puede imprimir la Orden de Compra SOLO EN CASO DE SER PRODUCTO PAP SI ES EXTRICTAMENTE NECESARIO, puede cancelar la orden de compra que no ha sido despachada, En el círculo, con el tiempo de antelación determinado por el proveedor. Si desea disminuir la cantidad de alguna línea, con anticipación a la fecha de cierre de sistemas, puede hacerlo haciendo un click sobre la cantidad. Siempre y cuando sea PAP con el periodo de antelación definido por el proveedor. Deberá ingresar la nueva cantidad y el motivo de la disminución de la cantidad. 11
Al disminuir una cantidad, la línea se pondrá automáticamente en color amarillo y el proveedor será notificado sobre esta cancelación. Existirán 5 estados para las Órdenes de Compra (OC): 1. OC Enviada Proveedor: La OC está en manos del proveedor, pero aún no ha sido revisada. 2. OC En Proceso: El proveedor está revisando la OC 3. OC Aceptada: El proveedor aceptó toda la OC 4. OC Aceptada Parcialmente: El proveedor rechazó una o más líneas o aceptó una o más líneas con comentarios 5. OC No Aceptada: El proveedor rechazó toda la OC En caso que el proveedor rechace una o más líneas de una OC, usted se dará cuenta porque le llegará una notificación a su correo electrónico y además verá la línea rechazada en color rojo 12
Para saber el motivo del rechazo, debe hacer un click en la última opción de la línea en color rojo (Motivo de Aceptación Parcial/Rechazo Línea). Todos los rechazos de Órdenes de Compra completas o parciales, deben ser gestionados por el por el Asistente de Compra del Área de Compras de su zona. 4.2.2 Pedido de Materiales (Sin Convenio): Si al ingresar a través de Solicitud de Pedido no encontró el producto que busca, debe ingresar a través del menú Pedido de Materiales, el cual sirve para buscar productos que NO están en convenio. Los pedidos que realice a través de este menú, serán gestionados por el Área de Compras de su Zona, quienes podrían enviar una Orden de Compra a un proveedor con quien tenga algún precio gestionado o podría cotizar a más de un proveedor. En ambos casos, la Orden de Compra debe ser aprobada por el solicitante y su aprobador (si es que corresponde). En ese momento es cuando se envía la OC al proveedor, no antes. Una vez que ingresa al menú Pedido de Materiales, debe ingresar un nombre al pedido y luego ir a Maestro para realizar la búsqueda del o los productos. La búsqueda se puede hacer por código o por descripción (se recomienda utilizar palabra general, ejemplo: bolsa; vaso, taza, etc. NO marcas). Selecciona el o los productos que desee pedir. 13
Al realizar la búsqueda de productos, se dará cuenta que no verá precios, ni fechas de entrega, ni factor de redondeo como cuando busca en Solicitud de Pedido (Convenio), sólo verá el producto y el código. 14
En la pantalla aparecerán los productos que seleccionó a través de Maestro. Puede editar línea a línea a través de la opción del lapiz o todas las líneas a la vez en la opción Editar Líneas Debe ingresar la cantidad y fecha de entrega por cada línea de producto que va a solicitar, luego guardar y volver. Debe revisar si las líneas agregadas al pedido están OK (fechas de entrega, cantidades). El pedido aún no ha sido enviado al Área de Compras de su Zona para que lo gestione, por lo que aún podría modificar o eliminar una línea. Si está todo bien y desea enviar el Pedido de Materiales al Área de Compras de su Zona, debe Verificar. Ingresa un comentario y luego Enviar. 15
4.2.2.1 Consultar Estado de Pedidos (Sin Convenio): Para consultar el estado del Pedido, debe hacer un click en Consultar Estado Pedidos y realizar la búsqueda por los parámetros que ofrece la plataforma (fechas, nº o nombre del pedido, etc.). Una forma fácil es hacer un click directamente en Buscar El Pedido de Materiales podría tener los siguientes estados: Guardado (no se ha enviado a compras) En Adquisiciones (está en manos del área de compras) Orden enviada Aprobación (el pedido fue gestionado por compras y ahora debe ser aprobado por el solicitante y su aprobador directo (si es que corresponde)) Orden Aceptada Proveedor Orden Aceptada Parcialmente Proveedor Orden No Aceptada Proveedor 16
Rechazado (compras lo ha rechazado) Cancelado (el solicitante cancela el pedido de materiales) 4.2.2.2 Compras (Aprobar Orden de Compra): Una vez que el Pedido de Materiales ha sido gestionado por Compras, se generará la Orden de Compra (s) al o los proveedores. El solicitante recibirá una notificación vía email avisando que debe aprobar una OC. Para aprobar la OC, debe ingresar el menú Aprobar Orden de Compra deberá aprobarla (s) y si corresponde, su aprobador también. En caso de no aceptar el precio, deberá rechazar la OC. Sólo una vez aprobada (s) la OC (s), éstas se enviará (n) al proveedor o proveedores correspondientes, por lo tanto, los pedidos gestionados por Compras nunca llegarán al proveedor sin antes ser aprobadas por el solicitante y su aprobador (en el caso que corresponda) Siempre es recomendable comunicarse con su jefe para recordar sobre la aprobación del pedido. 4.2.2.3 Compras (Consultar Estado de Orden): Para ver el estado de la o las Órdenes de Compra que se generaron del Pedido de Materiales, debe ingresar al menú Compras, Consultar Estado de Orden. Puede buscar por el número del pedido que aparece cuando consulta el estado del pedido (carro) 17
Existirán 5 estados para las Órdenes de Compra (OC): 6. OC Enviada Proveedor: La OC está en manos del proveedor, pero aún no ha sido revisada. 7. OC En Proceso: El proveedor está revisando la OC 8. OC Aceptada: El proveedor aceptó toda la OC 9. OC Aceptada Parcialmente: El proveedor rechazó una o más líneas o aceptó una o más líneas con comentarios 10. OC No Aceptada: El proveedor rechazó toda la OC 4.2.3 Solicitud Creación Material a través de Mesa de Ayuda: Si al ingresar a través de Pedido de Materiales no encontró el producto que busca, debe comunicarse con la Mesa de Ayuda de IConstruye (562) 2486 1200 o a contactosodexo@iconstruye.com para comprobar que efectivamente el producto buscado no está creado en la Plataforma. El procedimiento para este caso es: PASO 1 El solicitante llama o escribe a la Mesa de Ayuda para solicitar la creación del producto no encontrado en la Plataforma. La ejecutiva de IConstruye revisará y verificará que efectivamente no exista el producto. Luego informará al solicitante que el producto no se encuentra disponible en los registros de Sodexo (SAP), por lo tanto no podrá comprarlo hasta que éste no sea ingresado. IConstruye realizará la gestión de solicitud de creación del producto en Sodexo y le informará al solicitante una vez que el producto esté creado para que pueda realizar la compra a través de la forma que finalmente se resuelva ingresar el producto (Convenio o Pedido de Materiales). El tiempo estimado que tardará Sodexo en la creación del producto es de máximo 48 horas. PASO 2 Una vez que el producto es creado en Sodexo (SAP), se le informa a IConstruye para que éste sea cargado en el Maestro de Materiales de la Plataforma. El plazo máximo para que IConstruye cree el producto en la Plataforma será de 2 horas. 18
PASO 3 La Mesa de Ayuda debe llamar al solicitante que pidió la creación del producto e informarle que ahora podrá realizar un Pedido de Materiales o un Carro de Compras y continuar con el proceso. MESA DE AYUDA Recoge solicitud y genera requerimiento para SDX Producto Descripción Clasifica ONU SODEXO Genera código a producto en SAP Producto Descripción Clasifica ONU Unidad de Medida MESA DE AYUDA Crea producto en maestro y configura para que CECO lo vea Producto Descripción Clasifica ONU Unidad de Medida 4.2.4 Recepción (Ingresar Mercadería Recibida o Rechazada a través del despacho del Proveedor): Cada vez que reciba algún despacho de un proveedor por los Suministros, Equipos o Servicios que haya solicitado vía Plataforma Electrónica, DEBE ingresar lo recibido o lo no recibido a la Plataforma a través del menú Recepción y luego Recibir Órdenes de Compra Puede realizar la búsqueda a través de los parámetros de búsqueda que ofrece la página (fechas, proveedor, etc. Se recomienda siempre buscar por el Nº de la OC, Ejemplo: 1510-9-0) 19
Una vez que arroje el resultado de la búsqueda, se mostrará la OC que desea recibir, en donde podrá ver el Monto enviado al Proveedor, el Monto Recibido, Devolución, Saldo por Recibir y el Estado de Recepción Las opciones que tiene para la recepción son: Recibir Recursos Cerrar Recepción Recibir Recursos: Es para comenzar a ingresar la mercadería recibida o no recibida Datos importantes y obligatorios a ingresar: Tipo Documento: Guía Guía Electrónica Factura Factura Electrónica 20
Número Documento: Ingrese el nº del documento recibido Fecha Documento: Fecha impresa en el documento recibido Bodega Recepción: Seleccionar la Bodega que está recepcionando Fecha Movimiento: Fecha en que recibió la mercadería, NO la fecha en que está ingresando la información al sistema. Una vez ingresada la información anterior, debe ingresar las cantidades recibidas por cada linea de la Orden de Compra. ESCENARIO 1: Recibió el 100% de lo solicitado en la Orden de Compra La plataforma acepta recepcionar la misma cantidad solicitada o menos, no permite recibir excesos. 21
Una vez ingresadas las cantidades recepcionadas para cada línea, debe Confirmar Recepción En ese momento, el costo de esa compra ha sido contabilizado para su Centro de Costos. ESCENARIO 2: No recibió el 100% de lo solicitado en la Orden de Compra, y la factura viene de acuerdo a lo recibido. Queda un saldo pendiente por recibir con una nueva factura. Debe ingresar la cantidad recibida por cada línea. Ejemplo: Linea 1: Se pidieron 150 y recibió 150; en la Línea 2 se pidieron 200 y recibió 150; Línea 3: Se pidieron 100 y recibió 98. Una vez finalizado el ingreso de lo recibido, y la factura coincide con lo recibido debe Confirmar Recepción. En ese momento, se pre-contabilizará ese costo para su Centro de Costos. 22
El saldo pendiente en este ejemplo es de 50 para la línea 2 y 2 para la línea 3, es decir, este documento tiene una Recepción Parcial Tiene dos opciones: 1.- Espera a que el proveedor le despacho el saldo pendiente con un nuevo documento. En ese caso, debe realizar el proceso de ingreso de mercadería nuevamente en la opción Recibir Recursos. Debe volver a ingresar los datos mínimos: Tipo Documento: Guía Guía Electrónica Factura Factura Electrónica Número Documento: Ingrese el nº del documento recibido Fecha Documento: Fecha impresa en el documento recibido Bodega Recepción: Seleccionar la Bodega que está recepcionando 23
Fecha Movimiento: Fecha en que recibió la mercadería, NO la fecha en que está ingresando la información al sistema 2.- No esperar a que el proveedor le despache el saldo pendiente. En ese caso debe cerrar la Orden de Compra para que no quede ninguna recepción pendiente. Para eso debe hacer un click en la opción Cerrar Recepción Debe ingresar el Motivo del Cierre y luego hacer un click en Cerrar Recepción 24
En ese momento la Orden de Compra quedó 100% con recepción. Esta información viaja a SAP, por lo que al ingresar la factura en Contabilidad, esta coincidirá con la recepción ingresada por el solicitante. ESCENARIO 3: Recibió el 100% de lo solicitado en la Orden de Compra, y la factura viene de acuerdo a lo recibido. Del 100% de los productos, algunos venían dañados o equivocados, por lo que debe rechazarlos. Debe ingresar las cantidades que recibe conforme en el campo Cantidad Recibida Conforme y luego debe ingresar las cantidades rechazadas en el campo Cantidad Rechazada En las líneas que tienen rechazos, debe ingresar obligatoriamente el motivo del rechazo. Tendrá varias opciones que están pre definidas y tambié puede escribir otro comentario de rechazo. Luego debe hacer un click en Guardar. Para finalizar el proceso, debe hacer un click en Confirmar Recepción. 25
Finalización del proceso de recepción de mercadería ESCENARIO 4: Recibió más del 100% de lo solicitado en la Orden de Compra, es decir, el proveedor despachó más cantidad de una o más líneas solicitadas y la factura viene por un monto mayor a la Orden de Compra. En este caso, el solicitante debe recibir el 100% correspondiente a lo recibido de acuerdo a la Orden de Compra enviada. Luego, para regularizar la factura, se debe hacer una Solicitud de Pedido (Convenio) con la o las líneas de más que despachó el proveedor. 26
El nombre de esa Solicitud de Pedido se debe llamar siempre: NO DESPACHAR. CORRESPONDE A REGULARIZACION POR EXCESO DESPACHADO EN FACTURA Nº XXXXX Esa Orden de Compra le llegará al proveedor, el que sabrá que NO debe despachar lo indicado en esa Orden de Compra, que es sólo para que Sodexo pueda regularizar el exceso despachado en el documento Nº XXXX. Es recomendable llamar al proveedor para advertirlo sobre ese pedido falso. Para recepcionar la cantidad exceso que no pudo ingresar en la recepción anterior, debe buscar la nueva OC generada para regularizar el despacho e ingresar los productos recibidos con el mismo nº de documento recibido. Con eso se finaliza y regulariza el proceso. En caso de no realizar esta regularización, la factura no coincidirá con la Orden de Compra, lo que significa que la factura quedará bloqueada para pago al proveedor. Esto muestra la importancia de la regularización de las recepciones de mercadería en la Plataforma. ESCENARIO 5: Recibió menos del 100% de lo solicitado en la Orden de Compra, es decir, el proveedor despachó menos cantidad de una o más líneas solicitadas, sin embargo la factura viene por el monto original de la Orden de Compra. (Saldo en contra del sitio) En este caso, el solicitante debe recibir el 100% correspondiente a lo recibido de acuerdo a la Orden de Compra enviada, quedando un saldo pendiente por recibir. Luego, para regularizar la factura, se debe solicitar una Nota de Crédito por la diferencia que no despachó el proveedor pero que sí está facturando. Esa Nota de Crédito debe ser enviada a Contabilidad junto con la Factura, de modo que cuando sea ingresada al sistema, coincida con la recepción de la Orden de Compra y no se bloquee el pago para el proveedor. Es recomendable llamar al proveedor para solicitarle la Nota de Crédito. Con eso se finaliza y regulariza el proceso. En caso de no realizar esta regularización, la factura no coincidirá con la Orden de Compra, lo que significa que la factura quedará bloqueada para pago al proveedor. ESCENARIO 6: Recibió el 100% de lo solicitado en la Orden de Compra, es decir, el proveedor despachó toda lo solicitado, sin embargo la factura viene con diferencias de precios. En este caso, debe realizar la recepción completa de cada línea recibida. Al existir diferencias de precio entre la factura y la Orden de Compra, debe solicitar una Nota de Crédito o una Nota de Débito al proveedor. 27
Luego debe enviar esa Nota de Crédito o de Débito a Contabilidad junto a la Factura para que ésta coincida con la Orden de Compra. Con eso se finaliza y regulariza el proceso. En caso de no realizar esta regularización, la factura no coincidirá con la Orden de Compra, lo que significa que la factura quedará bloqueada para pago al proveedor. Consideraciones: LOS CFC DEBEN SEGUIR SIENDO ENVIADOS AL AREA DE CONTABILIDAD DE SU ZONA. TODAS LAS FACTURAS ENVIADAS A CONTABILIDAD PARA SU INGRESO, DEBEN IR AL MENOS CON EL Nº DE ORDEN DE COMPRA SAP ESCRITO EN LA FACTURA (45000XXX). ESTE NUMERO PERMITE A CONTABILIDAD REALIZAR EL MATCH ENTRE LA FACTURA Y LA OC EMITIDA POR PLATAFORMA. EN EL CASO DE QUE CONTABILIDAD RECIBA FACTURAS DE COMPRAS SIN LA ORDEN DE COMPRA, LA FACTURA SE DEVOLVERÁ AL AREA DE COMPRAS DE CADA ZONA PARA QUE SE REGULARICE LA SITUACION. NO SE ACEPTARÁN FACTURAS SIN ORDENES DE COMPRA, NO SE PAGARAN AL PROVEEDOR. 28
4.2.4.1 Control de Recepciones (Visualizar Recepciones ya realizadas): Cada vez que desee revisar algún despacho o recepción de una Orden de Compra ya ingresada en Plataforma, debe revisarlo a través del menú Recepción y luego Control de Recepciones. Podrá revisar los documentos recepcionados en la lupa y ver el historial de la recepción de cada documento. 4.2.4.2 Anular Operaciones (Eliminar Recepciones ya ingresadas): La plataforma permite eliminar una recepción ya ingresada (en el caso de que el solicitante haya ingresado alguna cifra con error). Esta eliminación será permitida siempre y cuando la factura asociada a la recepción no ha sido ingresada en nuestro sistema contable. Si se ingresó, arrojará un error y no permitirá eliminar la recepción. Para anular una recepción ya ingresada, debe ingresar el menú Recepción y luego en Control de Recepciones. Ingresa el Nº del documento que desea eliminar para realizar la búsqueda. Una vez que muestra el documento, debe hacer un click en la lupa del documento 29
Al ingresar al documento, debe hacer un click en la opción Abrir el Documento que aparece al final de la página hacia la derecha. Una vez abierto el documento, debe ir al menú Recepciones y luego a la opción Anular Operaciones 30
Luego debe ingresar el Nº del documento que desea eliminar para realizar la búsqueda. Una vez que aparece el documento, debe hacer un click en la opción Anular Recepción El sistema le exigirá ingresar un Motivo por el cual cancela, lo ingresa y luego hace un click en Anular De esta forma, y si es que no hay facturas ingresadas contablemente de por medio, la recepción de esa OC quedará anulada por completo. No existen anulaciones parciales. La Orden de Compra quedará nuevamente como Sin Recepciones por lo que deberá realizar todo el procedimiento de Recepcionar Orden de Compra desde 0. 31
4.2.5 Ingreso y Asociación de Facturas: Una vez realizada la Recepción de mercancía en la PEL y luego de recibida la factura, deberá registrarla a través de la plataforma. En el costado izquierdo se encuentran los Datos de la Factura, donde usted debe completar o seleccionar lo siguiente: - Seleccionar si la factura es Impresa o electrónica. - Tipo de Factura Afecta o Exenta. - Número de Factura. - Ingresar Fecha de emisión de la factura. - Fecha de Recepción de la Factura. En el costado derecho se encuentran los Datos del Proveedor, donde usted debe completar o seleccionar lo siguiente: - Seleccionar la Lupa para ingresar Proveedor. - Seleccionar Sucursal del Proveedor. - Ingresar Monto afecto de la Factura. - I.V.A., este dato es calculado automáticamente por la plataforma. Una vez ingresada toda la información, usted podrá Eliminar lo que acaba de ingresar (se borrará todo registro), presionando el botón del mismo nombre, Guardar la información que lleva 32
ingresada para continuar después con el proceso o bien Aceptar, que permite avanzar a la pantalla siguiente donde deberá asociar la o las Recepciones correspondientes. Al lado derecho verá los datos del proveedor previamente ingresado. Al lado opuesto, un buscador con diferentes filtros para encontrar las Recepciones a asociar del mismo proveedor. Si sólo presiona Buscar, verá todas las recepciones ingresadas y no asociadas del proveedor y sucursal seleccionados. Seleccione el o los documentos a asociar (Guía, Guía Electrónica, Factura o Factura Electrónica) y presione el botón Asociar. La siguiente pantalla muestra todos los documentos que esa factura tenga asociados. Al presionar Aceptar verá el resumen de todo lo ingresado hasta ahora con los cálculos realizados. 33
Si los montos cuadran y no hay Monto por Asociar, presione Aceptar y posteriormente Verificar. Con esto el estado de la Factura será Enviada a Integración, hasta que ingrese a SAP, proceso que demora unos minutos, ahí el estado cambia a Integrada y posteriormente la información viaja a SGP. Cabe destacar que sólo podrá Enviar facturas que estén Totalmente Asociadas. 4.2.5.1 Diferencias en los Montos (Notas Débito o Crédito): Si existiera alguna diferencia entre el monto de la Factura y el monto de la Recepción, éste será individualizado en la sección central de la pantalla, Saldo por Asociar. En el ejemplo quiere decir que la factura llegó por $500 más que lo que se recibió. En ese caso es necesario realizar un ajuste mediante Solicitud de Nota de Corrección. En primera instancia deberá digitar en los campos Cantidad Facturada o Precio Unitario Factura ($), dónde está la diferencia. Una vez ingresado presione el botón Calcular para ver si el saldo por asociar está cubierto. En este caso el dato a modificar fue la cantidad de la última línea, en vez de 55, indicaremos 56. Una vez cuadrado, presione Aceptar. 34
El nuevo cálculo con la diferencia aparecen marcados en rojo. Para continuar con el proceso, debe presionar el botón Solicitar Nota de Corrección. El mismo sistema completa la información, excepto el Motivo, éste debe ser completado por usted de manera obligatoria. Una vez listo presione Enviar a Proveedor. La información de la Solicitud de Nota aparece en la línea de abajo y fue enviada ya al proveedor. Presione Volver para finalizar el proceso y enviar la Factura. En la nueva pantalla y siempre que el saldo por Asociar sea $0,00, presione Verificar y finalmente Enviar. 4.2.5.2 Diferencias en los Montos (Flete): Otra forma de Justificar la Diferencia es el Flete. Si la diferencia que presenta la factura corresponde a Flete, esta vez no deberá modificar ni el monto ni la cantidad recibida, debe continuar y presionar el botón del mismo nombre que aparece al costado derecho. 35
Se abrirá la ventana donde debe ingresar el detalle del flete y confirmarlo. Luego Volver, en la nueva pantalla y siempre que el saldo por Asociar sea $0,00, presione Verificar y finalmente Enviar. 4.2.5.3 Mensajes SGP: 36