Procedimiento 10: Gestión de cobros. Gestión y control de cobros tiene una doble finalidad por un lado, cobrar a los clientes que pagan en metálico, tpv o por talón (ajustados en fecha de vencimiento) los recibos vencidos y por otro lado realizar cobros los cobros de clientes que vayan por banco pero que no han realizado en pago. y por otro lado, controlar la evolución de los cobros pendientes de los clientes en las sucursales y saber gestionar los que parecen ser más complicado de materializar. Introducción Cuando se apertura un cliente, en la base de datos del programa, el asesor comercial determina la forma de compra y la forma de pago que dicho cliente tendrá. Existen diferentes formas de comprar y diferentes formas de pagar. Documento de compra Forma de pago a) Consulta cobros pendientes: Tres veces a la semana (Lunes Miércoles y Viernes), el responsable de caja debe consultar en Nexo los recibos que han vencido (se recomienda la gestión del cobro antes de que el recibo llegue a su fecha de vencimiento) y hay que ir a cobrar al taller (Actualmente este manual, está enfocado al manejo de la aplicación Nexo, pero hasta que se cobren todos los recibos del antiguo programa LOGROSS, la persona responsable de la gestión del cobro, tendrá en cuenta el seguimiento de la evolución de los cobros por ambos programas). 1
La consulta se hace indicando la semana actual como fecha de vencimiento y aparecerá en pantalla todos los recibos que vencen en esa semana y los que estaban vencidos en las anteriores. Para acceder a los efectos pendientes los hacemos a través de órdenes de venta, pulsamos en el símbolo de la calculadora, donde se nos desplegaran dos opciones. En este caso pulsaremos Efectos pendientes de Cobro, también podemos acceder de una forma rápida pulsando ALT+F9. El programa por defecto, muestra los efectos del día y aparecen como pendientes de cobro del día en cuestión. 2
Si queremos ampliar la búsqueda, pulsaremos en el botón de selección, y pulsaremos en fecha de vencimientos, ajustando las fechas en cuestión. P El programa nos permite imprimir el listado en un formato manejable para que el encargado de cobros gestione mejor la información, para ello pulsaremos en la impresora y cogeremos la opción de Informe de Efectos por Código Sujeto (Cobros) 3
El listado de efectos pendientes de cobro se muestra de esta forma. Otra utilidad que tiene la aplicación, es que desde el listado de efectos pendientes de Cobro, podremos imprimir el recibo para entregar al cliente, una vez este nos page, y además podemos imprimir los documentos que están asignados a dicho recibo. 4
b) El cliente paga el recibo completo En el caso de que el cliente pague el recibo completo, le entregará la copia del recibo firmado por el mismo repartidor (no vale garabato ). El dinero lo guarda en un sobre junto con la otra copia del recibo, la cual se identificara con el mensaje ES COPIA. El segundo recibo saldrá impreso con ES COPIA Este recibo, se guardará junto a las facturas de Contado del día. (Aunque no estén firmado) Para quitar el efecto del pendiente del programa y hacerlo efectivo realizaremos los siguientes pasos. Localizaremos el efecto en cuestión, a través de los pasos anteriormente comentados, una vez localizado el efecto, pulsaremos encima del mismo si es un efecto, si son varios el programa nos permite seleccionar varios a la vez. A continuación pulsaremos sobre la tecla Convertir Efectos, en este paso decidimos como pagara el cliente los recibos seleccionados anteriormente 5
Seleccionamos la forma de pago y pulsamos en el botón Aceptar, de esta forma lo confirmamos. Si la forma de pago seleccionada es 053 Efectivo, el recibo desaparecerá del pendiente y pasara a formar parte de la información de la caja, igualmente ocurrirá si elegimos la forma de pago por TPV o por Talón Si el cliente nos paga con talón, actuaremos de la siguiente forma: Elegimos forma de pago Pagaré/Talón Automáticamente nos aparece en pantalla, un talón virtual, con la finalidad de rellenar los campos solicitados en el mismo y de esa forma asociar el talón/pagaré del cliente con el virtual, para ello rellenaremos los campos solicitados. En este apartado debemos de prestar mucha atención, ya que el talón debe coincidir con la fecha de vencimiento de la factura del cliente. No debemos de coger talones que la fecha de vencimiento sobrepase la fecha de vencimiento. 6
c) El cliente paga parcialmente el recibo Si al llamar al taller para informar sobre el cobro y el cliente ha dicho que sólo va a pagar una parte, el responsable de caja genera el recibo (y su copia), pero cuando el repartidor pasa por el taller y recoge el dinero NO entrega el recibo al cliente, indicándole que tendrá el recibo de lo pagado en la próxima ruta (aunque sí puede entregarle la factura en caso de que la tenga). El repartidor anotará lo entregado en el recibo. En el sobre introducirá el recibo y su copia y se lo entregará al responsable de caja, el cual lo archivará junto a los albaranes de Contado de ese día. En este ejemplo, se puede ver, un recibo de una factura de contado, para imprimir un recibo de un efecto de caja, pulsamos en el efecto que deseamos un recibo, y pulsamos en la opción imprimir recibo. d) El cliente tiene un abono a su favor Si el cliente tiene a su favor un importe, cuando le entreguemos el dinero en metálico, nos tendremos que quedar con el recibo firmado por el cliente, asegurando que ha cobrado el dinero. Este recibo se adjuntará en la caja. e) Cobro de la venta de contado La venta de contado por definición es una venta que ha de cobrarse en el momento que se realiza. Sin embargo en ocasiones se deja la venta de contado pendiente de cobrar, aunque lo realmente adecuado es que el cliente abra cuenta para no tener que pagar en el instante que compra. 7
A continuación exponemos pautas para controlar el contado pendiente: En la venta de contado tanto a clientes como a empleados no debemos dejar contado pendiente, sino que - ha de pagarse en el mismo día o 24 horas más tarde. Este plazo se marca con criterio logístico, ya que en ocasiones tenemos que pedir piezas a otros almacenes. - las facturas de contado que se originen por garantías. Debemos de cobrar dicha factura y una vez realizado el dictamen de la garantía en cuestión, pues procederemos a la devolución del dinero. El principal responsable del contado pendiente de la sucursal es el responsable de sucursal. El ha de transmitir al responsable de caja y al resto de personal de mostrador las acciones para disminuir el contado pendiente y los criterios de control que se aplican al contado Anexo. 1. Para cualquier reclamación del cliente, sobre temas relacionados con el Departamento Financiero, tenemos la obligación de reclamar la solución a dicha incidencia a través de la http://www.jimenezmana.es/reclamaciones.php, en la opción número 13. 2. Los clientes bloqueados por motivos de pago a crédito, está prohibido realizarles ventas de contado y dejar en pendiente dicha factura, para realizar ventas de contado en estos casos, el asesor habilitara la opción contado en la ficha del cliente y desde la sucursal lo gestionaremos con las pautas indicadas sobre los contados. 8
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