HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E. PROCESO SISTEMAS DE INFORMACIÓN VERSION: DICIEMBRE DE 2014 DOCUMENTO CONTROLADO Elaboro Reviso Aprobó Fecha: Diciembre de 2014 Fecha: Diciembre 2014 Fecha: Diciembre 2014 1
1. TABLA DE CONTENIDO 1. GESTIÓN POR PROCESOS INSTITUCIONAL 4 1.1. OBJETIVOS 4 1.1.1. GENERAL 4 1.1.2. ESPECÍFICOS 4 2. ALCANCE 5 3. DEFINICIONES 5 4. ASPECTOS GENERALES 6 4.1 PLATAFORMA ESTRATÉGICA 6 4.1.1 Misión 6 4.1.2 Visión 6 4.1.3 Objetivos 7 4.1.4 Principios Corporativos 7 4.2 POLITICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 8 5. GESTIÓN POR PROCESOS 11 5.1 Cadena de Valor del Hospital La Victoria III Nivel E.S.E 12 5.2 Grupos de interés del Hospital La Victoria III Nivel E.S.E 13 5.3 Mapa de procesos 14 6. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y 16 6.1 Macroproceso estratégico, gestión estratégica 16 6.1.1 Listado procesos 16 6.1.2 Listado procedimientos 17 6.2 Macroproceso misional, atención y cuidados en la prestación del servicio de salud. 17 6.2.1 Listado procesos 17 6.2.2 Listado procedimientos 18 2
6.3 Macroproceso de apoyo, gestión de apoyo 19 6.3.1 Listado procesos 19 6.3.2 Listado procedimientos 19 6.4 Macroproceso de evaluación y control institucional 21 6.4.1 Listado procesos 21 6.4.2 Listado procedimientos 21 6.5 Caracterizaciones de procesos y procedimientos 21 3
2. GESTIÓN POR PROCESOS INSTITUCIONAL El Hospital La Victoria III Nivel E.S.E se encuentra comprometido con la gestión institucional por procesos, el cual propone que los procesos se gestionen como un sistema, a través de la creación de una red de interacciones, que logren atravesar la organización de manera transversal, cruzando de esta manera, los límites de cada dependencia para lograr los objetivos comunes de la organización 1. 1.1. OBJETIVOS 1.1.1. GENERAL Diseñar y ejecutar el modelo de gestión por procesos en el Hospital La Victoria III Nivel E.S.E, bajo principios de eficiencia y eficacia que permitan alcanzar una gestión por resultados en los diferentes niveles de la organización y entregar servicios con calidad a los usuarios. 1.1.2. ESPECÍFICOS Estandarizar las actividades desarrolladas por cada una de las áreas administrativas y asistenciales, buscando garantizar el cumplimiento de la misión de la entidad. Fortalecer los mecanismos de sensibilización para el mejoramiento de la cultura del Autocontrol y el Sistema de Control Interno. Realizar el análisis de las actividades, tiempos, responsables y controles dentro de la producción de bienes y servicios de la entidad, buscando la satisfacción de los usuarios, servidores, colaboradores y demás grupos e interés. Garantizar el manejo eficiente de los recursos provistos para la realización de actividades de cada proceso. 1 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ- Programa de formación virtual para servidores distritales, Lo sistémico en la administración pública, p.14. 4
Realizar la evaluación de la implementación y estandarización de procedimientos, con miras al posicionamiento y competitividad de la entidad en el marco del Sistema General de Seguridad Social en salud. 3. ALCANCE El Manual de procesos y procedimientos aplica para todos los servidores del Hospital La Victoria III Nivel E.S.E., que ofrezcan sus servicios en las áreas administrativa y financiera de la institución. 4. DEFINICIONES Mapa de procesos: Se define como la representación gráfica de los procesos y la operación de las entidades y organismos distritales. Estos diagramas se clasifican habitualmente en estratégicos o gerenciales, misionales o primarios, de apoyo o soporte y evaluación o control. Proceso: Es el conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Conjunto de pasos que se realizan en forma sucesiva en distintas dependencias, con el objeto de transformar una serie de entradas en unas salidas (bienes o servicios) deseadas, añadiendo valor. Procedimiento: Los procedimientos constituyen un tipo de documento que permite escribir en forma exacta, técnica y secuencial la manera como un conjunto de actividades deben ser realizadas. Entradas: Son los recursos y/o insumos con los cuales la organización elabora los productos, es decir, los bienes y/o servicios. Actividades: Son el conjunto de tareas que al desarrollarse permiten obtener un producto. Como hacen parte de un sistema, están en constante interacción para hacer más eficaz el proceso. Puntos de control: Son mecanismos que evitan que se generen desviaciones de los recursos en el buen desarrollo del proceso. Los controles pueden ser tanto internos como externos. 5
Cadena de valor: Lista de procesos por los que pasa el servicio para lograr la salida y la satisfacción del usuario. Sistema Integrado de Gestión: Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés. Tal Sistema se encuentra conformado por los siguientes subsistemas: Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC). Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). Subsistema de Responsabilidad Social (SRS). Subsistema de Gestión Ambiental (SGA). Subsistema de Control Interno (SCI). 5. ASPECTOS GENERALES 4.1 PLATAFORMA ESTRATÉGICA El Hospital La Victoria cuenta con una plataforma estratégica para el periodo comprendido entre los años 2012 y 2016; ésta se enfoca en el despliegue del plan de desarrollo institucional centrado en la integración de los sistemas de gestión para dar alcance a la orientación estratégica como se consigna a continuación. 4.1.1 MISIÓN El Hospital La Victoria ESE III Nivel presta servicios de salud de alta complejidad, enfatizados en la atención materno-perinatal de alto riesgo, fundamentados en la relación docencia servicio, la disposición de recursos físicos, técnicos y tecnológicos, que en su conjunto permiten contribuir al mejoramiento de las condiciones de salud de nuestros usuarios. 4.1.2 VISIÓN El Hospital La Victoria ESE III nivel será en el año 2016 una institución reconocida por la prestación de servicios de salud integrales, de calidad y alta complejidad con 6
énfasis en la atención materno-perinatal de alto riesgo, lo anterior, en desarrollo del modelo de atención primaria en salud y el trabajo en coordinación con la red centrooriente, así como una utilización eficiente y eficaz de los recursos que genere sostenibilidad económica, rentabilidad social y desarrollo institucional. 4.1.3 OBJETIVOS o Misional: Desarrollar el modelo de atención en salud con la organización de una oferta de servicios de mediana y alta complejidad, que enfatice la integralidad e integración de la atención de la madre gestante y el recién nacido, bajo el desarrollo de actividades, procedimientos e intervenciones guiadas por los preceptos de calidad y humanización, en el marco de la formación y capacitación de recurso humano en salud. o Gestión financiera: Administrar los recursos financieros de forma transparente y que garanticen la efectividad operativa y estratégica de la institución, en busca de la sostenibilidad y rentabilidad social. o Gestión de talento humano: Fortalecer las competencias necesarias para la prestación de servicios de salud humanizados, oportunos y de calidad, mejorando el bienestar de los servidores y servidoras de la institución. o Gestión Administrativa: Desarrollar y articular los sistemas de gestión administrativa que garanticen la prestación de servicios de salud con calidad, humana, oportuna, eficiente y acorde con las necesidades de los usuarios. 4.1.4 PRINCIPIOS CORPORATIVOS o Eficiencia: Es la utilización óptima de los recursos, para prestar servicios con calidad y oportunidad. o Solidaridad: Es el ejercicio de dirigir la prestación de nuestros servicios en salud, a la población más pobre y vulnerable. o Equidad: Es la prestación de servicios integrales de salud de igual calidad a los clientes que lo requieran, sin que medien barreras culturales, sociales, geográficas, económicas y organizacionales. 7
o Participación: Es la integración de nuestro talento humano y de la comunidad en la planeación, ejecución, evaluación y control de la gestión institucional y su responsabilidad en el éxito de la empresa. o Atención Humanizada: Nuestras estructuras, procesos y decisiones priorizan las necesidades integrales y expectativas de los usuarios internos y externos, que constituyen nuestra razón de ser. 4.2 POLITICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El Hospital La Victoria III Nivel ESE en cumplimiento de lo establecido por la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión NTD-SIG 001:2011 por la cual se dictan las generalidades para la implementación de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos del Distrito Capital, y con el compromiso de mejorar continuamente la prestación del servicio para el beneficio de sus usuarios, se ha dado a la tarea de crear la Política del Sistema Integrado de Gestión con sus diferentes líneas de acción. El objetivo principal de esta política es mejorar la articulación y evaluación de los procesos institucionales, así como el uso de los resultados para el logro de los objetivos estratégicos, garantizando de esta manera la satisfacción de los usuarios de la institución y beneficiando la alineación de la planeación institucional con las funciones y competencias, los procesos para potenciar los resultados de la gestión institucional y la optimización de tiempos y costos en la ejecución de las actividades. La política del SIG en la institución cuenta con 15 líneas de acción, mediante las cuales se desarrolla la estrategia y las cuales son explicadas a continuación: explicadas a continuación: 1. Gestión de Calidad: El propósito de esta línea de acción es desarrollar e implementar una cultura de calidad a nivel institucional, buscando responder las expectativas y necesidades en salud de nuestros usuarios, a través de una dinámica de mejoramiento continuo. 2. Gestión del Riesgo: Con esta línea se busca formular y dotar a la institución de las estrategias requeridas para responder a los riesgos Institucionales seleccionados de acuerdo con los criterios establecidos, a fin de asegurar que 8
los responsables de los procesos las lleven a cabo, lo cual permitirá cumplir eficazmente con la misión institucional. 3. Gestión Ambiental: El compromiso de la institución para desarrollar esta línea de acción se encamina a la protección, respeto y preservación del medio ambiente, previniendo su contaminación, reduciendo y mitigando los impactos en todas y cada una de las actividades y procesos que se desarrollan al interior de la institución, teniendo en cuenta los principios de minimización, responsabilidad, gestión y mejoramiento continuo, partiendo de cada uno de los aspectos ambientales o recursos naturales que se puedan afectar en algún momento. 4. Gestión de Seguridad de la Información: La institución a través de esta línea de acción se compromete a asegurar la protección, evitar la pérdida o modificación de datos o información institucional y que los riesgos de la seguridad de la información sean conocidos, asumidos, gestionados y minimizados por la organización de una forma documentada, sistemática, estructurada, eficiente y adaptada a los cambios que se produzcan según la presentación de riesgos, cambios en el entorno y tecnologías. 5. Comunicaciones: Esta línea de acción, plantea la comunicación en nuestra institución con un carácter estratégico que optimiza el flujo de la información con los usuarios internos y externos, garantizando así los logros Institucionales y la transparencia de la administración. 6. Gestión documental: La línea de acción establece el compromiso encaminado a gestionar la correspondencia, archivo y documentos generados en cada una de las áreas y dependencias del Hospital, desde su elaboración hasta su disposición final. 7. Seguridad del paciente: Esta línea de acción expresa el compromiso con la consolidación de un entorno seguro para los pacientes, en donde el riesgo de ocurrencia de un evento adverso sea minimizado a partir del control del proceso de atención, de la implementación de barreras de seguridad eficientes y de la 9
consolidación de una cultura institucional proactiva de prevención y reporte de incidentes, que contribuye al aprendizaje organizacional. 8. Referenciación competitiva: En el propósito de la línea de acción es la de investigar, identificar, comparar y aprende de las mejores prácticas organizacionales, para implementar acciones de mejoramiento continuo que contribuyan a ofrecer los mejores estándares de calidad en la atención en salud a nuestros usuarios. 9. Atención humanizada: La acción trabaja por la creación de una cultura de atención humanizada en salud en armonía con la comunidad hospitalaria y nuestros usuarios, resaltando la integridad humana, el respeto e igualdad, dando respuesta a sus necesidades, basados en los principios, valores institucionales y el mejoramiento continuo. 10. Gestión de Talento humano: La línea de acción busca promover las condiciones de trabajo dignas para las y los trabajadores de la institución, con el fin de mejorar los servicios prestados e impactar favorablemente en las condiciones de salud y la calidad de vida de nuestros usuarios. 11. Seguridad y salud en el trabajo Se soporta las acciones en esta línea sobre el de compromiso de adelantar y gestionar todas las actividades de seguridad y salud en el trabajo para la promoción de la salud y prevención de los peligros presentes en el ámbito laboral, garantizando de esta forma la protección al personal, instalaciones y equipos. 12. Docencia Servicio: En esta línea de acción se resalta el compromiso institucional de ofrecer escenarios de práctica formativa para fortalecer y generar competencias, capacidades y nuevos conocimientos a estudiantes de programas académicos en ciencias de la salud, bajo la supervisión de profesionales calificados, en un marco que promueve la investigación, la seguridad y calidad de la atención, los derechos de los pacientes y el ejercicio profesional ético. 10
13. Prestación de servicios: En la institución se garantiza el acceso, pertinencia, integralidad y trato humanizado, con énfasis en atención materno perinatal, buscando la satisfacción de las necesidades de salud de los usuarios y su familia con un continuo mejoramiento de procesos, procedimientos y prácticas seguras. 14. Responsabilidad social: La línea de acción se direcciona a aplicar dentro de los procesos institucionales, principios de sostenibilidad ambiental, económica, laboral y social que bajo la ética de responsabilidad social empresarial permitan el desarrollo integral de los colaboradores cumpliendo a cabalidad con las necesidades y expectativas de nuestros usuarios. 15. Gestión de la tecnología: Esta última línea de acción representa el compromiso de prestar una atención en salud con calidad, a través de una adecuada administración, optimización e innovación de la tecnología, fortaleciendo los procedimientos de trazabilidad, adquisición, mantenimiento y disposición final de los equipos tecnológicos. 6. GESTIÓN POR PROCESOS La gestión por procesos busca la integración de los diferentes elementos de la Institución en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos comunes del Hospital La Victoria III Nivel E.S.E y trabajar en forma conjunta y sistemática para alcanzar la satisfacción de sus usuarios; este enfoque se basa en el ejercicio de interacción de todos los procesos institucionales alrededor de la cadena de valor - ingreso, evaluación de necesidades, plan de cuidado, ejecución y evaluación y egreso del paciente-, realizando con esto una gestión integral y transversal que deje atrás el enfoque tradicional y funcional de la gestión pública. El enfoque basado en procesos, se da respuesta a la pregunta Cómo lo hacemos? y parte de la premisa que un resultado se alcanza de manera más eficiente cuando las actividades y los recursos se gestionan como un proceso, ya que a partir de esto, se puede garantizar la creación de productos de calidad 2. De acuerdo al 2 I BID. p, 15. 11
anterior, es de vital importancia que en el Hospital La Victoria se implemente eficientemente este modelo de gestión de la nueva gerencia pública, que permita que los colaboradores de la institución entiendan y mejoren sus procesos y con esto se presten servicios de salud más eficientes, eficaces y efectivos, cumpliendo así con los objetivos institucionales. Es importante mencionar la importancia del ciclo de mejora continua de los procesos PHVA para el correcto funcionamiento del enfoque; esta metodología a partir del Planificar, Hacer, Verificar y Actuar permite mantener y mejorar continuamente todos los procesos que tienen lugar en las organizaciones. Por lo cual, la Administración Distrital acorde con los lineamientos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, ha adoptado tanto el enfoque basado en procesos, como el ciclo de mejoramiento continuo en cada uno de los sistemas de gestión que se han desarrollado a nivel Distrital 3. 5.1 CADENA DE VALOR DEL HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E El Hospital La Victoria III Nivel ESE, se encuentra localizado en el Sur-Oriente de la Capital, localidad Cuarta de San Cristóbal, circundado por estribaciones montañosas que se levantan progresivamente sobre el eje principal de la cordillera ocupando la periferia sur-oriental de Bogotá, contra los Cerros de los Páramos de Cruz Verde, Zuque y Diego Largo. La población estimada de la Institución, es de 1.127.784 personas, correspondiente a la población de la Red Centro Oriente. Basados en esta información, la institución argumenta su existencia en la prestación de servicios de salud de alta complejidad, enfatizados en la atención maternoperinatal de alto riesgo en el Distrito, especialmente para la población perteneciente a la Red Centro Oriente. De acuerdo a lo anterior, el Hospital cuenta con una cadena de valor, entendida como el conjunto de actividades por las que pasan los diferentes procesos servicio para lograr la salida y la satisfacción del usuario, prestando servicios con altos estándares de calidad: 3 I BID, p, 15. 12
Ingreso Evaluación de necesidades Plan de cuidado Ejecución Evaluación y egreso 6.2 GRUPOS DE INTERÉS DEL HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E El Hospital La Victoria III Nivel ESE, define los grupos de interés de acuerdo a la importancia de su relación con las diferentes instancias y organización para el logro de sus objetivos de manera decidida y bajo preceptos de responsabilidad social y financiera, de la siguiente manera: o Los usuarios y sus familias: Nuestros usuarios son la razón de ser de las actividades y servicios que presta la institución y por ello la gestión institucional se centra en satisfacer sus necesidades y expectativas. La familia de los usuarios y/o sus cuidadores guardan igual representación para el Hospital. o Junta Directiva: Es el órgano máximo de dirección, que propende por mantener la unidad de objetivos e intereses de la organización. o El Trabajador y su familia: Representan el grupo conformado por las personas que vinculadas en diferentes formas jurídicas a la institución, aportan desde su desempeño laboral al cumplimiento de los objetivos y misión del Hospital, a su vez se considera las familias de cada uno de ellos. o Las Empresas Responsables de Pago (ERP): Son el grupo de personas jurídicas responsables del pago de los servicios de salud ofertados y contratados por el Hospital. 13
o Proveedores: Personas jurídicas o naturales a través de las cuales se realiza el suministro de bienes o servicios necesarios para los procesos del Hospital. o Instituciones Educativas: Todas aquellas instituciones de educación superior o tecnológica que participan con el Hospital en la formación de estudiantes para la prestación de servicios de salud, a través de convenios docencia servicio. Se incluyen en este grupo a las asociaciones científicas, docentes y equipos de investigación. o Entes gubernamentales y de control: Son las entidades de los niveles nacional, distrital y local, como Ministerio de la Protección Social, Alcaldía Mayor de Bogotá, Secretaría Distrital de Salud, Superintendencia Nacional de Salud, Comisión Nacional del Servicio Civil, Departamento Administrativo de la Función Pública, Departamento Administrativo del Servicio Civil, Veeduría, Contraloría General y Distrital, Personería, Procuraduría, Secretaría Distrital de Medio Ambiente, entre otros. o Mecanismos de participación Social: Los mecanismos de participación en salud, como asociación de usuarios, veeduría y comités de participación comunitaria que trabajan en la representación de los usuarios en la promoción de la gestión institucional y la corresponsabilidad en el cuido y promoción de la salud. o Comunidad: La comunidad en general que a través de las actividades de promoción de la salud, prevención de la enfermedad, tratamiento y rehabilitación que lleva a cabo la institución, se intervienen dentro del área de influencia del Hospital. 5.3 MAPA DE PROCESOS Teniendo en cuenta la cadena de valor institucional y los grupos de interés del Hospital La Victoria III Nivel E.S.E, se definió el siguiente mapa de procesos: 14
N E C E S I D A D E S Y E X P E C T A T I V A S D E L U S U A R I O PLANEACION INGRESO EPIDEMIOLOGIA COMUNICACIONES URGENCIAS AMBULATORIOS QUIRURGICOS HOSPITALIZACION TALENTO HUMANO EVALUACION DE NECESIADES APOYO TERAPEUTICO GESTION ESTRATEGICA GESTION COMERCIAL PLAN DE CUIDADO ATENCION AL USUARIO SISTEMA DE INFORMACION Y GESTION DOCUMENTAL PARTICIPACION SOCIAL APOYO DIAGNOSTICO GESTION DE APOYO GESTION FINANCIERA EJECUCION EDUCACION MEDICA GESTION JURIDICA EVALUACION Y EGRESO REFERENCIA CONTRAREFERENCIA GESTION MISIONAL- ATENCION Y CUIDADOS EN LA PRESTACION DEL SERVICIO DE SALUD CONTROL DE GESTION EVALUACION Y CONTROL INSTITUCIONAL GESTION DE CALIDAD CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO GESTION RECURSOS FISICOS S A T I S F A C C I O N D E L U S U A R I O El mapa de procesos fue diseñado con el objetivo de cumplir la cadena de valor de la institución y hace una relación de los procesos asistenciales y administrativos existentes; de esta manera, se identifican cuatro macroprocesos gestión estratégica, gestión misional, gestión de apoyo y evaluación y control institucional-, y veinte dos procesos planeación, comunicaciones, gestión comercial, participación social, control interno disciplinario, gestión pública, urgencias, ambulatoria, quirúrgicos, hospitalización, apoyo terapéutico, apoyo diagnóstico, 15
referencia y contrareferencia, epidemiologia, atención al usuario, educación médica, talento humano, sistemas de información y gestión documental, gestión financiera, gestión de recursos físicos, control de gestión y gestión de calidad. 7. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y La caracterización describe en detalle los elementos esenciales necesarios para llevar a cabo el proceso y la definición de las principales características del proceso y procedimientos, facilitando su entendimiento, gestión y el control de sus interrelaciones como parte de un sistema. 6.1 MACROPROCESO ESTRATÉGICO, GESTIÓN ESTRATÉGICA El macroproceso de gestión estratégica se enfoca en las definir las políticas, estrategias y líneas de acción generales para la el direccionamiento de la entidad y de sus procesos. Por su característica son comunes a toda la organización. De acuerdo a la anterior, Dentro del macroproceso estratégico se definieron seis procesos con sus correspondientes procedimientos así: 6.1.1 LISTADO PROCESOS PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL GESTIÓN COMERCIAL COMUNICACIONES GESTIÓN JURÍDICA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO PARTICIPACIÓN SOCIAL CÓDIGO GE-PI.P1 GE-GC.P2 GE-C.P3 GE-GJ.P4 GE-CID.P5 GE-PS.P6 16
6.1.2 LISTADO PROCEDIMIENTO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO OPERACIONALIZACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO GESTIÓN COMERCIAL PLANIFICACIÓN OPERATIVA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA GESTIÓN CONTRACTUAL DEFENSA JURÍDICA COBRO COACTÍVO ASESORÍA JURÍDICA TRÁMITE Y SEGUIMIENTO DE PROCESOS DISCIPLINARIOS EN PRIMERA INSTANCIA CÓDIGO GE-PI.P1-Pd001 GE-PI.P1-Pd002 GE-PI.P1-Pd003 GE-PI.P1-Pd004 GE-GC.P2-Pd001 GE-GC.P2-Pd002 GE-C.P3-Pd001 GE-GJ.P4-Pd001 GE-GJ.P4-Pd002 GE-GJ.P4-Pd003 GE-GJ.P4-Pd004 GE-CID.P5-Pd001 6.2 MACROPROCESO MISIONAL, ATENCIÓN Y CUIDADOS EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE SALUD. El macroproceso misional se centra en generar valor durante el proceso de atención a nuestros usuarios, incidiendo directamente en su satisfacción. Dentro del macroproceso misional correspondientes procedimientos, así: se definieron diez procesos con sus 7.2.1 LISTADO PROCESOS AMBULATORIA URGENCIAS PROCESO CÓDIGO GM-A.P1 GM-URG.P2 GESTIÓN REFERENCIA CONTRAREFERENCIA HOSPITALIZACIÓN GM-GRC.P3 GM-H.P4 17
PROCESO QUIRURGICOS EPIDEMIOLOGÍA APOYO TERAPEÚTICO APOYO DIAGNÓSTICO EDUCACIÓN MEDICA ATENCIÓN AL USUARIO CÓDIGO GM-Q.P5 GM-EP.P6 GM-AT.P7 GM-Adx.P8 GM-EM.P9 GM-A.US.P10 7.2.2 LISTADO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PROGRAMAS DE PREVENCIÓN GESTIÓN DE LA PARTICIPACIÓN SOCIAL GENERACIÓN DE LA AGENDA CONSULTA AMBULATORIA VALORACIÓN DE LA URGENCIA CONSULTA OBSERVACIÓN GESTIÓN DE REFERENCIA HOSPITALIZACIÓN Y URGENCIAS GESTIÓN DE REFERENCIA AMBULATORIA GESTIÓN DE CONTRAREFERENCIA INGRESO A HOSPITALIZACIÓN ESTANCIA Y EGRESO A HOSPITALIZACIÓN VALORACIÓN QUIRURGICA ATENCIÓN QUIRURGICA ATENCIÓN POSTQUIRURGICA VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA ESTADISTICAS VITALES ESTERILIZACIÓN GESTIÓN DE TERAPIAS GESTIÓN DE FARMACIA BUENAS PRACTICAS DE ELABORACIÓN DE PREPARACIONES MAGISTRALES FARMACEUTICA CÓDIGO GE-CID.P5-Pd002 GE-PS.P06-Pd001 GM-A.P1-Pd001 GM-A.P1-Pd002 GM-URG.P2-Pd001 GM-URG.P2-Pd002 GM-URG.P2-Pd003 GM-GRC.P3-Pd001 GM-GRC.P3-Pd002 GM-GRC.P3-Pd003 GM-H.P4-Pd001 GM-H.P4-Pd002 GM-Q.P5-Pd001 GM-Q.P5-Pd002 GM-Q.P5-Pd003 GM-EP.P6-Pd001 GM-EP.P6-Pd002 GM-EP.P6-Pd003 GM-AT.P7-Pd001 GM-AT.P7-Pd002 GM-AT.P7-Pd003 18
PROCEDIMIENTO BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA DE GASES GESTIÓN DE LABORATORIO GESTIÓN DE GESTIÓN DE IMÁGENES GESTIÓN DE PATOLOGÍA DEFINICIÓN DE SUFICIENCIA PARA PROGRAMAS EVALUACIÓN DE PROGRAMAS FORMATIVOS EN EJECUCIÓN ORIENTACIÓN E INFORMACION EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN AL USUARIO GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS ATENCIÓN SOCIAL CÓDIGO GM-AT.P7-Pd004 GM-Adx.P8-Pd001 GM-Adx.P8-Pd002 GM-Adx.P8-Pd003 GM-EM.P9-Pd001 GM-EM.P9-Pd002 GM-A.US.P10-Pd001 GM-A.US.P10-Pd002 GM-A.US.P10-Pd003 GM-A.US.P10-Pd004 6.3 MACROPROCESO DE APOYO, GESTIÓN DE APOYO En el macroproceso de apoyo se enmarcan en el conjunto de actividades responsables entregar al resto de procesos los recursos necesarios en cuanto a personas, maquinaria y materia prima, para poder generar el valor agregado y la satisfacción del usuario. El Hospital definió cuatro procesos con sus correspondientes procedimientos, así: 6.3.1 LISTADO PROCESOS PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTAL CÓDIGO GA-GTH.P1 GA-GRF.P2 GA-GF.P3 GA-GSI.P4 6.3.2 LISTADO 19
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y DESIGNACIÓN DE PERSONAL INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN DEL PERSONAL NOMINA Y PAGO DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES CAPACITACIÓN BIENESTAR E INCENTIVOS LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO REPORTE E INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO GESTIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES AMBIENTALES IDENTIFICACIÓN, CONSOLIDACIÓN Y ADQUISICIÓN DE NECESIDADES RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES MANEJO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO DE INFRAESTRUCTURA Y EQUIPO INDUSTRIAL SEGUIMIENTO, CONTROL Y AJUSTE DE APOYO LOGÍSTICO MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CALIBRACIÓN Y CORRECTIVO DE TECNOLOGÍA BIOMÉDICA IDENTIFICACION Y EVALUACION DE LOS REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES ADMISIÓN Y ASIGNACIÓN DE CITAS AUTORIZACIÓN DE SERVICIOS FACTURACIÓN DE SERVICIOS Y GENERACIÓN DE RECIBO DE CAJA RESPUESTA, CONCILIACIÓN DE OBJECIONES Y ANALISIS DE GLOSAS DEFINITIVAS GESTIÓN DE CARTERA EJECUCIÓN DE INGRESOS SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN FINANCIERA DE CONVENIOS DOCENCIA-SERVICIO CONCILIACIONES CONTABLES, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS GENERACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS GESTIÓN Y DESARROLLO DE LA INFORMACIÓN DE COSTOS RECONOCIMIENTO Y CONTROL DE LAS OBLIGACIONES POR EJECUCIÓN DE GASTOS EGRESOS DE TESORERIA ARMADO Y PRESENTACIÓN DE FACTURAS IDENTIFICACIÓN Y OBTENCIÓN DE FUENTES Y DATOS ALIMENTACIÓN, ALMACENAMIENTO Y RESPALDO DE DATOS CÓDIGO GA-GTH.P1-Pd001 GA-GTH.P1-Pd002 GA-GTH.P1-Pd003 GA-GTH.P1-Pd004 GA-GTH.P1-Pd005 GA-GTH.P1-Pd006 GA-GTH.P1-Pd007 GA-GTH.P1-Pd008 GA-GTH.P1-Pd009 GA-GRF.P2-Pd001 GA-GRF.P2-Pd002 GA-GRF.P2-Pd003 GA-GRF.P2-Pd004 GA-GRF.P2-Pd005 GA-GRF.P2-Pd006 GA-GRF.P2-Pd007 GA-GRF.P2-Pd008 GA-GRF.P2-Pd009 GA-GF.P3-Pd001 GA-GF.P3-Pd002 GA-GF.P3-Pd003 GA-GF.P3-Pd004 GA-GF.P3-Pd005 GA-GF.P3-Pd006 GA-GF.P3-Pd007 GA-GF.P3-Pd008 GA-GF.P3-Pd009 GA-GF.P3-Pd010 GA-GF.P3-Pd011 GA-GF.P3-Pd012 GA-GF.P3-Pd013 GA-GF.P3-Pd014 GA-GSI.P4-Pd001 GA-GSI.P4-Pd002 TRANSFORMACIÓN Y VERIFICACIÓN DE DATOS SALIDA Y ENTREGA DE INFORMACIÓN ADMINISTRACIÓN DE SOFTWARE Y HADWARE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA GA-GSI.P4-Pd003 GA-GSI.P4-Pd004 GA-GSI.P4-Pd004 GA-GSI.P4-Pd005 GA-GSI.P4-Pd006 GA-GSI.P4-Pd007 20
6.4 MACROPROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL INSTITUCIONAL El grupo de proceso de evaluación y control institucional permite generar los controles y mejora al sistema de gestión, dando cumplimiento a los requisitos del Sistema Integrado de Gestión. Los procesos definidos para es macroproceso son dos y su procedimientos seis, así: 6.4.1 LISTADO PROCESOS CONTROL DE GESTIÓN GESTIÓN DE CALIDAD PROCESO CÓDIGO ECI-CG.P1 ECI-GC.P2 6.4.2 LISTADO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE NORMOGRAMA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES SERVICIO NO CONFORME CÓDIGO GA-GSI.P4-Pd007 ECI-CG.P1-Pd002 ECI-CG.P1-Pd001 ECI-GC.P2-Pd001 ECI-GC.P2-Pd002 ECI-GC.P2-Pd003 ECI-GC.P2-Pd004 6.5 CARACTERIZACIONES DE PROCESOS Y En el anexo No. 1 se adjunta la caracterización de cada uno de los proceso y procedimientos de acuerdo a la definición de entradas, salidas, requisitos, actividades, responsables, tiempos y controles definidos por cada líder y su equipo de trabajo. 21
8. SOCIALIZACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN La socialización de la caracterización de proceso y procedimientos definidos en es manual se realizará a través del link de gestión documental en la intranet y en la página WEB. La implementación es responsabilidad del líder de cada proceso y su grupo de trabajo, así como la definición de cambios y su oficialización siguiendo el procedimiento de control documental GA-GSI.P4-Pd006 La evaluación del cumplimiento de los procesos y procedimientos lo realizará cada uno de los líderes, de acuerdo el ejercicio de autocontrol y las evaluaciones estarán a cargo de Gestión Pública y Autocontrol, así como de Calidad. 22